MAKALAH FARMASI PEMERINTAH

TUGAS POKOK DAN FUNGSI APOTEKER DI INSTALASI

FARMASI KOTA SAMARINDA

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK II
MAHASISWA APOTEKER
ANGKATAN XII

PROGRAM STUDI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MULAWARMAN
SAMARINDA
2020

i
 KELOMPOK II

Meilanie dwi anggraeni /2013017012

Nurul yasmin /2013017041

Halimatusya’diah 2013017019

Rany silvi / 2013017009

piston simon/2013017030

Gracesitha Eunike Sihombing / 2013017051

Agata tika sari /2013017004

Erica Hernanda Purba/2013017010

Kharisma Ayu Tandi Datu/2013017011

Devitamara Ayu Nurwinda/ 2013017045

Nova mega handayani / 2013017006

Desy Aulia Rahmah/2013017032

Nurmayanti/2013017005

Bakti puji rahayu/2013017052

Firmansyah /2013017056

Apridaya Manullang/2013017022

Angga Gusti Saputra/ 2013017055

Lita Nur hanifa / 2013017013

Adri Musrah/2013017014

Ulfah Dwi Wahyuni/ 2013017031

ii
 Ria Kurniyanti/2013017044

Duwi Meiliyani/2013017035

Adzimahtinur Pradawahyuningtyas/2013017020

Renita/ 2013017016

Nur Shidiq/2013017053

Miftachul Ainin Chambali /2013017036

Seftya Ayu Lestari/2013017047

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan
kesempatan pada penulis untuk menyelesaikan makalah ini. Atas Rahmat dan
Hidayah-Nya lah penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Tugas
Pokok dan Fungsi Apoteker di Instalasi Farmasi Kota Samarinda.
Makalah Tugas Pokok dan Fungsi Instalasi Farmasi Kota Samarinda disusun guna
memenuhi tugas mata kuliah Farmasi Pemerintah pada Program Studi Apoteker di
Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman. Selain itu, penulis juga berharap agar
makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca tentang Instalasi Farmasi
Kota Samarinda.
Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Nur Masyithah Z,
S.Farm, M.Farm, Apt selaku dosen mata Kuliah Farmasi Pemerintah. Tugas yang
telah diberikan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan terkait bidang
yang ditekuni penulis. Penulis juga mengucapkan terima kasih pada semua pihak
khususnya seluruh Anggota kelompok II Mahasiswa Profesi Apoteker Angkatan
XII yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan
makalah ini.

Samarinda, 18 November 2020

Kelompok II Mahasiswa Profesi Apoteker Angkatan XII

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN .............................................................................................. ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii
DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... ix
BAB I ...................................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2. Tujuan ....................................................................................................... 2
1.3. Manfaat ..................................................................................................... 2
BAB II ..................................................................................................................... 4
2.1. Pengertian UPT. Instalasi Farmasi Kota .................................................. 4
2.2. Visi dan Misi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda............................ 4
2.3. Tugas dan Wewenang UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda .............. 5
2.4. Struktur Organisasi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda .................. 7
2.5. Deskripsi Tugas Struktur UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda ......... 8
2.6. Pengelolaan Obat, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai ........ 12
BAB III ................................................................................................................. 21
BAB IV ................................................................................................................. 32
4.1. Kesimpulan ............................................................................................. 32
4.2. Saran ....................................................................................................... 32
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 33
LAMPIRAN .......................................................................................................... 34
3. Lemari NAPZA (Narkotika, Psikotropika) .................................................... 35
5. Gudang vaksin (pengecek suhu vaksin, dan kartu stok) ................................ 36
6. Kartu stok obat program ................................................................................ 36
7. Surat permintaan barang obat program .......................................................... 37
8. Surat bukti barang keluar (vaksin + reagen) .................................................. 38
9. Surat perintah mengeluarkan barang ............................................................. 38

v
10. Laporan/monitoring logistik dan permintaan ............................................. 39
11. Laporan bulanan mutasi vaksin UPT. IFK Samarinda............................... 39
12. Grafik pencatatan suhu lemari ES .............................................................. 40
13. Surat bukti pengembalian barang ............................................................... 40
14. Berita acara pengembalian vaksin bias ...................................................... 41
15. Pemantauan suhu ruangan (Karu pemantau dan thermometer suhu) ......... 41
16. Bangunan UPT. IFK Samarinda ................................................................ 42

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Struktur Organisasi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda .......... 7

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 .............................................................................................................34

Lampiran 2 .............................................................................................................34

Lampiran 3 .............................................................................................................35

Lampiran 4 .............................................................................................................35

Lampiran 5 .............................................................................................................36

Lampiran 6 .............................................................................................................36

Lampiran 7 .............................................................................................................37

Lampiran 8 .............................................................................................................38

Lampiran 9 .............................................................................................................38

Lampiran 10 ...........................................................................................................39

Lampiran 11 ...........................................................................................................39

Lampiran 12 ...........................................................................................................40

Lampiran 13 ...........................................................................................................40

Lampiran 14 ...........................................................................................................41

Lampiran 15 ...........................................................................................................41

Lampiran 16 ...........................................................................................................42

viii
 DAFTAR SINGKATAN

AMDAL : Analisis Dampak Lingkungan

BMHP : Bahan Medis Habis Pakai
BPOM : Badan Pengawas Obat dan Makanan
DKK : Dinas Kesehatan Kota
DOEN : Daftar Obat Esensial Nasional
FEFO : First Expired First Out
FIFO : First In First Out
GFK : Gudang Farmasi Kota
IAI : Ikatan Apoteker Indonesia
IFK : Instalasi Farmasi Kota
KLB : Kejadian Luar Biasa
LPLPO : Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
PKD : Pelayanan Kesehatan Dasar
POT : Perencanaan Obat Terpadu
SBPB : Surat Bukti Penerimaan Barang
SBBK : Surat Bukti Barang Keluar
UPT : Unit Pelaksana Teknis

ix
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berdasarkan Undang-Undang No. 36 tahun 2009 kesehatan adalah keadaan
sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun sosial yang memungkinkan
setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Kesehatan
merupakan bagian terpenting dalam menciptakan sumber daya yang berkualitas.
Tenaga kesehatan dituntut untuk menjalankan tugas dan fungsinya seseuai dengan
aturan pemerintah yang telah dibuat. Pemerintah berupaya melakukan
pembangunan dan penyelenggaraan upaya kesehatan yang merata dan terjangkau
oleh masyarakat sebagai salah satu wujud pembangunan nasional. Farmasi
merupakan suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan
distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga meliputi profesi yang
sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang berkhasiat obat yang baik dan
aman. Dalam kegiatan farmasi utamanya sangat diperlukan instansi-instansi
kesehatan, balai pengobatan ataupun konsumen lainnya yang telah ditentukan oleh
Menteri Kesehatan.
Terdapat dua kompetensi yang harus dimiliki calon apoteker berdasarkan
Standar Kompetensi yang telah dibuat olah IAI yaitu kemampuan dalam aspek
manajerial dan aspek pelayanan farmasi klinik. Apoteker dituntut untuk dapat
menjalankan praktik kefarmasian sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian
yaitu pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan farmasi klinik. Oleh karena
itu mahasiswa calon apoteker harus melakukan Praktik Kerja Profesi Apoteker di
apotek agar dapat mengetahui penerapan pengelolaan perbekalan farmasi dan
farmasi klinik yang terjadi di apotek.
Instalasi Farmasi Kota merupakan bagian pelaksana dari Dinas Kesehatan
Kota yang memiliki tugas dan fungsi sebagai penyelenggara dalam
pendistribusian serta penyimpanan obat, alat kesehatan serta bahan medis habis
pakai yang akan digunakan oleh seluruh pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas)
yang ada di suatu wilayah Kabupaten atau Kota untuk menunjang pelayanan
kesehatan bagi masyarakat.

1
 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009, menyatakan
bahwa penyimpanan, pendistribusian atau penyaluran obat, dan pengelolaan obat
merupakan salah satu pekerjaan kefarmasian dan fasilitas distribusi atau
penyaluran sediaan farmasi yang digunakan untuk mendistribusikan atau
menyalurkan sediaan farmasi disebut instalasi sediaan farmasi dan pedagang besar
farmasi.
Sedangkan pada pasal 14, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51
Tahun 2009 menjelaskan bahwa setiap Fasilitas Distribusi atau Penyaluran
Sediaan Farmasi berupa obat harus memiliki seorang Apoteker sebagai
penanggung jawab. Apoteker di fasilitas distribusi dalam hal ini yaitu UPT. IFK,
berperan dalam menjalankan, menjamin dan mengawasi seluruh kegiatan
distribusi obat dan sediaan farmasi lainnya kepada fasilitas pelayanan kesehatan
agar mutu dan kualitas obat terjamin sesuai peraturan perundang-undangan. Calon
apoteker harus memiliki pengetahuan dan pengalaman praktis tentang peran,
fungsi, posisi dan tanggung jawab apoteker di UPT. IFK sebagai bentuk
pendidikan dan latihan bagi calon apoteker.

1.2. Tujuan
a. Mengetahui tentang peran, fungsi, posisi, dan tanggung jawab apoteker
dalam UPT. UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda.
b. Mengetahui secara nyata proses pekerjaan kefarmasian di UPT. UPT.
Instalasi Farmasi Kota Samarinda.
c. Mengetahui mengenai proses pengelolaan obat, alat kesehatan dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP) di UPT. UPT. Instalasi Farmasi Kota
Samarinda.
1.3. Manfaat
a. Mendapatkan gambaran tentang peran, fungsi, posisi, dan tanggung jawab
Apoteker di UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda.
b. Mendapatkan pengetahuan, wawasan serta pengalaman tentang proses
pekerjaan kefarmasian di Insalasi Farmasi Kota Samarinda

2
c. Mendapatkan gambaran dan pengetahuan mengenai proses pengelolaan
Obat, alat kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) di UPT.
Instalasi Farmasi Kota Samarinda.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian UPT. Instalasi Farmasi Kota

Instalasi Farmasi Kota merupakan suatu unit pelaksana teknis (UPT) yang
berada di Provinsi/Kab/Kota yang disebut juga sebagai gudang farmasi
Kabupaten/Kota yang menjalankan sistem kebijakan satu pintu dengan melakukan
fungsi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan
pelaporan serta monitoring dan evaluasi yang terintegrasi dengan unit kerja
terkait. Pengelolaan yang dilakukan mencakup seluruh obat publik dan perbekalan
kesehatan termasuk vaksin yang penyediaannya berasal dari sumber anggaran
(Kemenkes, 2012). Adapun fungsi dari adanya Instalasi Farmasi Kota (UPT.
IFK), yaitu :
1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian
obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan
farmasi.
3. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persedian maupun yang didistribusikan.
4. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam.

2.2. Visi dan Misi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda

1. Visi
Menjadi pusat penyimpanan dan distribusi obat dan perbekalan kesehatan
yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk menunjang pelayanan
kesehatan yang bermutu di kota samarinda.
2. Misi
a. Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kriteria khasiat dan keamanan obat.
b. Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah dan jenis obat
serta kontinyu.

4
c. Meningkatkan profesionalisme dalam penyimpanan dan distribusi obat dan
perbekalan kesehatan.
d. Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan perbekalan kesehatan
dengan pemanfaatan teknologi informasi.

2.3. Tugas dan Wewenang UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda

Tugas pokok UPT. IFK adalah menerima, menyimpan dan
mendistribusikan. Pengelolaan sediaan farmasi di Instalasi Farmasi kota yakni :
1. Perencanaan
Instalasi Farmasi Kota Samarinda merencanakan persediaan obat sesuai
dengan keputusan rapat timport dengan merencanakan obat terpadu, rencana
kebutuhan obat tersebut diperuntukkan untuk 1 tahun. Hasil rapat tersebut
diajukan kepada Dinas Kesehatan kota Samarinda untuk dilakukan pengadaan
obat-obat tersebut.
2. Pengadaan
Pengadaan obat-obat yang telah dirapatkan menggunakan e-katalog.
Sedangkan untuk obat-obat yang tidak terdapat dalam e-katalog akan diadakan
dengan sistem tender.
3. Penerimaan
Penerimaan sediaan farmasi di UPT. IFK dilakukan dengan mengecek
barang yang datang apakah barang yang dipesan sudah sesuai atau tidak.
Pengecekan meliputi jenis dan nama barang, kekuatan obat, jumlah barang,
tanggal kedaluwarsa (expired date) serta kondisi fisik barang. Setelah selesai
faktur diserahkan ke bagian TU untuk dicatat di kartu stok induk lalu di entri ke
komputer.
4. Penyimpanan
Untuk penyimpanan di Instalasi Farmasi kota Samarinda dibedakan dalam
beberapa gudang yakni gudang obat oral, gudang obat non oral, gudang obat
bahan medis habis pakai, gudang obat-obatan program (obat TB, obat kusta, obat
untuk kesehatan ibu dan anak, obat HIV atau penyakit menular seksual), serta
gudang vaksin, bahan-bahan laboratorium dan gudang alat kesehatan.

5
Penyimpanan obat juga berdasarkan bentuk dan kestabilan suhu, disusun secara
alfabetis.
Di dalam masing-masing gudang terbagi dua yakni gudang besar tempat
penyimpanan sediaan farmasi dalam skala besar dan gudang kecil tempat
penyimpanan sediaan farmasi yang siap untuk di distribusikan.
Pengeluarkan sediaan farmasi pada setiap gudangnya menggunakan sistem
FEFO dan FIFO untuk menghindari kerusakan barang atau menghidari
penumpukan barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa yang lebih dekat.
5. Distribusi
Sistem distribusi di UPT. IFK Samarinda, hanya dilakukan ke Puskesmas-
Puskesmas yang ada di wilayah kota Samarinda saja. Terdapat 26 Puskesmas di
kota Samarinda dan untuk mendistribusikan obat tersebut pendistribusian dibagi
menjadi 2 yakni 13 Puskesmas pada bulan ganjil dan 13 Peskesmas pada bulan
genap. Namun jika Puskesmas telah kekosongan obat sebelum jadwal permintaan
sediaan farmasi maka Puskesmas dapat mengajukan formulir permintaaan obat
diluar jalur distribusi. UPT. IFK tetap akan melayani permintaan obat dari
Puskesmas tersebut tetapi harus ditinjau kembali manajemen pengelolaan obat
pada puskesmas tersebut agar tidak kembali mengalami kekosongan atau
kekurangan barang sebelum jadwal permintaan sediaan farmasinya.
Pendistribusian vaksin selain dapat dilakukan ke Puskesmas juga dapat
dilakukan ke Rumah Sakit yang telah mengajukan permintaan vaksin ke Dinas
Kesehatan Kota yang dibuktikan dengan surat permintaan yang telah disetujui
oleh DKK yang kemudian diserahkan ke UPT. IFK.
6. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan di UPT. IFK Samarinda yakni pencatatan di kartu
stok induk, kartu stok gudang besar dan kartu stok gudang kecil, serta pencatatan
obat-obat yang rusak dan expired date. Untuk pelaporan yakni laporan bulanan,
laporan 3 bulan, laporan tahunan, laporan asset, laporan pencacahan, dan laporan
evaluasi pemakaian obat.

6
7. Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi yang sudah tidak layak
digunakan, mengalami kerusakan, dicabut izin edarnya atau yang telah melewati
tanggal kedaluwarsanya.

2.4. Struktur Organisasi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda

UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda dipimpin oleh seorang Apoteker
yang membawahi 3 bagian utama yaitu Sub Bagian Tata Usaha, bagian
Penyimpanan dan Penyaluran, serta bagian Pencatatan dan Evaluasi. Struktur
Organisasi Instalasi Farmasi Kota Samarinda dapat dilihat pada gambar 2.1.

KEPALA
Palas Tumpal D. L. Tobing, S.Farm., Apt.
NIP. 19800807.201001.1.010

SUBAG. TU
1. Suwadji
NIP. 19630310.198803.1.021
2. Oriati
NIP. 19611016.198603.2.013

PENCATATAN, PELAPORAN DAN

PENERIMAAN, PENYIMPANAN
EVALUASI
DAN PENYALURAN
1. Rabiatul Adawiah
1. Sri Hartati, Amd.Farm
NIP. 19670205.193303.2.006
NIP. 19760815.200503.2.003
2. Fenni Hiendra Sari, S.Farm., Apt.
2. M. Faisal, Amd.Farm.
PTTH
NIP. 19840326.200604.1.005
3. Ayu Wulandari
3. Antung Rahmadana, S. Farm
PTTH
NIPTTB. 2014.01.01.1460
4. Nuriana Yunita Putri, S.Farm., Apt
NIPTTB.2015.07.01.1667

Gambar 2.1. Struktur Organisasi UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda

7
2.5. Deskripsi Tugas Struktur UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda
Masing-masing karyawan di Instalasi Farmasi Kota Samarinda memiliki
tugas yang spesifik sesuai bagiannya dalam struktur organasasi.Berikut uraian
tugas masing-masing karyawan tiap bagian di UPT. Instalasi Farmasi Kota
Samarinda.
1. Kepala UPT. Instalasi Farmasi
Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh Palas Tumpal D. L. Tobing, S.Farm.,
Apt. yang merupakan seorang Kepala Instalasi Farmasi Kota Samarinda meliputi:
a. Mengelola laporan tentang mutu obat, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan lainnya.
b. Memberikan informasi tentang pengelolaan obat, alat kesehatan dan
perbekalan farmasi lainnya.
c. Menyusun rencana kebutuhan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi
lainnya (Tim Perencanaan Obat Terpadu/POT).
d. Membuat laporan dan evaluasi tentang distribusi obat dan penggunaan obat
di puskesmas.
Secara fungsional, yaitu:
a. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pengamatan mutu
dan mengeluarkan barang
b. Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang cukup jelas dan mudah
dikontrol, mencatat setiap hari mutasi barang.
c. Menyusun dan melaporkan persediaan barang serta penggunaannya.
d. Melaporkan atas kehilangan/kerusakan barang persediaan.
e. Menyimpan dan mengeluarkan barang dalam keadaan mendesak setelah
mendapatkan persetujuan atasan Dinas Kesehatan Kota.
f. Menyusun anggaran satuan kerja.
g. Melaksanakan pengendalian anggaran.
h. Menegakan disiplin, semangat kerja dan ketenangan kerja untuk
memungkinkan tercapainya produktivitas yang tinggi.
i. Bekerja sama dengan bawahan/pegawai instalasi farmasi sesuai dengan
tugas-tugas yang ada.

8
j. Melaksanakan kerja sama yang baik dengan pihak puskesmas dan lintas
yang terkait mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan obat.
2. Sub Bagian Tata Usaha
a. Melaksanakan tugas-tugas keuangan, kepegawaian dan tata usaha satuan
kerja
b. Melaksanakan tugas-tugas urusan dalam/rumah tangga UPT. UPT. Instalasi
Farmasi Kota Samarinda.
c. Menyiapkan rencana anggaran satuan kerja.
d. Melaksakan tata usaha perkantoran satuan kerja.
e. Membuat usulan perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan farmasi
lainnya.
f. Melaksanakan pendataan pengelolaan obat dan perbekalan farmasi lainnya.
g. Membantu urusan dalam rumah tangga Instalasi Farmasi Kota Samarinda
h. Membantu melaksanakan tata usaha perkantoran satuan kerja.
i. Membantu tugas-tugas tata usaha.
j. Membantu kelancaran kegiatan dan tugas sehari-hari InstalasiFarmasi Kota
Samarinda.
k. Membantu kelancaran kegiatan dan tugas Petugas Penerimaan dan
Penyaluran terutama dalam penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian
obat ke Puskesmas serta membantu pencacahan obat di UPT. IFK.
3. Penyimpanan dan Penyaluran
a. Melaksanakan tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pengeluaran/
distribusi obat.
b. Menyiapkan laporan/berita acara penerimaan obat-obatan.
c. Menyiapkan dokumen mutasi barang/pengeluaran obat-obatan.
d. Melakukan pencatatan mutasi barang pada kartu obat.
e. Melaporkan keadaan barang yang rusak, hilang dan memelihara barang
yang ada dalam persediaan.
f. Melaksanakan pencatatan penerimaan barang pada buku harian penerimaan
barang.

9
g. Membantu kelancaran kegiatan dan tugas sehari-hari UPT. UPT. Instalasi
Farmasi Kota Samarinda.
h. Melaksanakan tugas-tugas penerimaan barang obat dan perbekalan farmasi.
i. Menyimpan dan menata penerimaan obat dan perbekalan farmasi di stok
gudang besar.
j. Menyiapkan berita acara penerimaan barang dan membuat laporan
penerimaan barang.
k. Melaksanakan pengeluaran obat dan perbekalan farmasi dari stok gudang
besar ke stok pelayanan.
l. Mencatat semua transaksi obat dan perbekalan farmasi dalam kartu stok
barang.
m. Melaksanakan pencacahan barang setiap akhir bulan dan memcatat hasil
pencacahan barang.
n. Membantu pelaksanaan distribusi obat dan perbekalan farmasi ke
Puskesmas.
o. Membantu pelaksanaan penerimaan barang bahan habis pakai, reagent dan
alat kesehatan.
p. Menerima, menyimpan dan menata penerimaan bahan habis pakai, reagent
dan alkes dar stok gudang besar ke stok pelayanan.
q. Mencatat penerimaan bahan habis pakai, reagent dan alkes dalam kartu stok
pelayanan.
r. Menyiapkan permintaan bahan habis pakai, reagent dan alat kesehatan.
s. Mencatat semua mutasi barang bahan habis pakai, reagent dan alat
kesehatan ke kartu stok pelayanan.
t. Melaksanakan pencacahan barang bahan habis pakai, reagent dan alat
kesehatan setiap akhir bulan.
u. Mencatat semua hasil pencacahan barang bahan habis pakai, reagent dan
alat kesehatan.
v. Membantu pelaksanaan distribusi obat dan perbekalan farmasi ke
Puskesmas.

10
w. Membantu pelaksanaan penerimaan obat program (TB, HIV, Kusta dan
gizi).
x. Membantu pelaksanaan pengeluaran obat program.
y. Membantu pencatatan mutasi barang pada kartu barang terutama obat
program.
z. Melaksanakan pencacahan barang obat program setiap akhir bulan.
aa. Membuat laporan persediaan obat program setiap bulan.
bb. Membantu menyiapkan permintaan obat puskesmas terutama obat syrup dan
larutan infus.
4. Pencatatan dan Evaluasi
a. Melaksanakan kegiatan pencatatan dan rekapitulasi persediaan obat di
Puskesmas, permintaan dan distribusi obat serta perbekalan kesehatan
lainnya.
b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang pada kartu stok induk.
c. Menyiapkan laporan mutasi barang (triwulan dan tahunan) baik obat
maupun perbekalan farmasi lainnya.
d. Menyiapkan laporan pencacahan barang setiap akhir tahun anggaran, dan
membuat berita acara pencacahan barang.
e. Menyiapkan laporan dan evaluasi permintaan, distribusi, dan penggunaan
obat, perbekalan kesehatan lainnya.
f. Membantu kelancaran kegiatan dan tugas sehari-hari UPT. Instalasi Farmasi
Kota Samarinda.
g. Mengimput data mutasi obat dan perbekalan farmasi dan membuat laporan
mutasi barang bulanan, triwulan dan tahunan.
h. Mengimput data hasil pencacahan obat dan perbekalan farmasi setiap bulan.
i. Membuat laporan mutasi bulanan NAPZA.
j. Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi ketersediaan obat dan
vaksin puskesmas setiap bulan.
k. Membantu kelancaranan dalam pelaksanaan distribusi obat ke Puskesmas.

11
2.6. Pengelolaan Obat, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
Proses pengelolaan obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di
Instalasi Farmasi Kota (UPT. IFK) dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu
perencanaan, pengadaan, penerimaaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta evaluasi.
1. Perencanaan
Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan awal dalam
menentukan jenis dan jumlah obat. Tujuan perencanaan obat dan perbekalan
kesehatan yaitu untuk menetapkan jenis serta jumlah obat dan perbekalan
kesehatan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
termasuk obat program kesehatan yang telah ditetapkan.
Berkaitan dengan hal tersebut, diperlukan koordinasi dan keterpaduan dalam
hal perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sehingga pembentukan
tim perencanaan obat terpadu merupakan suatu kebutuhan dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana melalui koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat di
setiap kabupaten/kota. Manfaat perencanaan obat terpadu antara lain :
a. Menghindari tumpang tindih penggunaan anggaran
b. Keterpaduan dalam evaluasi, penggunaan dan perencanaan
c. Kesamaan persepsi antara pemakai obat dan penyedia anggaran
d. Estimasi kebutuhan obat lebih tepat
e. Koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat
f. Pemanfaatan dana pengadaan obat dapat lebih optimal
Adapun tahap perencanaan kebutuhan obat terdiri dari :
a. Tahap Pemilihan Obat
Pemilihan obat berdasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum
dalam Daftar Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dan Daftar Obat Essensial
Nasional (DOEN) yang masih berlaku dengan patokan harga sesuai dengan
Keputusan Menteri Kesehatan tentang Daftar Harga Obat untuk Obat Pelayanan
Kesehatan Dasar (PKD) dan Obat Program Kesehatan. Fungsi pemilihan obat

12
adalah untuk menentukan apakah obat benarbenar diperlukan sesuai dengan pola
penyakit yang ada.
b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian setiap
bulan dari masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan Kesehatan/Puskesmas
selama setahun, serta untuk menentukan stok optimum (stok kerja ditambahkan
dengan stok pengaman segingga menghasilkan stok optimum). Data pemakaian
obat di puskesmas diperoleh dari LPLPO dan pola penyakit.
c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan salah satu pekerjaan kefarmasian
yang harus dilakukan oleh apoteker di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota. Dengan
koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu
(termasuk obat program), maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat
jenis, jumlah dan waktu serta mutu yang terjamin. Untuk menentukan kebutuhan
obat dilakukan pendekatan perhitungan melalui metoda konsumsi dan atau
morbiditas. Rumus yang sering digunakan untuk perencanaan jumlah obat yaitu
rumus dengan metode konsumsi yaitu :

A = [(B+C+D) - E]

Keterangan :
A = Rencana Pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Buffer stock (10%– 20%)
D = Lead time 3 – 6 bulan
E = Sisa stok
d. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Kegiatan dari tahapan ini antara lain :
1) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan
stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu

13
 (lead time) dengan estimasi pemakaian ratarata/ bulan ditambah Stok
pengaman (buffer stock).
2) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.
Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang
3) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat
4) Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran
e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat
Dengan melaksanakan penyesuaian perencanaan obat dengan jumlah dana
yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan,
skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana
pengadaan obat tahun yang akan datang.
2. Pengadaan
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses untuk
penyediaan obat yang dibutuhkan di Unit Pelayanan Kesehatan. Pengadaan obat
dan perbekalan kesehatan dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi dan
Kabupaten/Kota sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah dan Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara. Pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan-ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang
Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi
dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Keputusan Presiden No. 80 Tahun
2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa Instansi Pemerintah
melalui:
a. Lelang
b. Pemilihan Langsung
c. Penunjukan langsung untuk
1) Pengadaan skala kecil
2) Telah dilakukan pelelangan ulang
3) Pengadaan bersifat mendesak
4) Penyediaan barang/jasa tunggal
d. Swakelola

14
3. Penerimaan
Penerimaan dan pemeriksaan perbekalan farmasi merupakan salah satu
kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta
sesuai dengan dokumen yang menyertainya.
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat
yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu
obat dan perbekalan kesehatan. Adapun kegiatan penyimpanan obat meliputi :
a. Penyiapan sarana penyimpanan
b. Pengaturan tata ruang
c. Penyusunan obat
d. Pengamatan mutu obat
Beberapa perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan khusus, antara
lain :
a. Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik (harus tersedianya generator).
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan
selalu terkunci sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter dan pestisida harus
disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus
yang terpisah dari gudang induk.
Penyusunan stok obat berdasarkan bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk
memudahkan pengendalian dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menggunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In
First Out (FIFO) dalam penyusunan obat, yaitu obat yang masa
kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus dikeluarkan
lebih awal.
b. Obat dalam kemasan besar disusun di atas pallet secara rapi dan teratur.
Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan

15
 dipisahkan antara obat dalam dan obat untuk pemakaian luar dengan
memperhatikan keseragaman nomor batch.
c. Menggunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika.
d. Obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya
dan kontaminasi bakteri disimpan pada tempat yang sesuai.
e. Perlu diperhatikan untuk obat yang memerlukan penyimpanan khusus dan
cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. Apabila
persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-
masing.
5. Pendistribusian
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan
teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat
dilakukan untuk menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta
mempertahankan tingkat persediaan obat. Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/
Kota terdiri dari :
a. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan
pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan
b. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk:
1) Program kesehatan
2) Kejadian Luar Biasa (KLB)
3) Bencana (alam dan sosial)
Kegiatan distribusi rutin dilakukan dengan Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke unit
pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan yang dilakukan
berdasarkan perumusan stok optimum untuk tiap unit pelayanan kesehatan,
penetapan frekuensi pengiriman, penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah
pengiriman.
Kegiatan distribusi khusus di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yaitu
sebagai berikut :

16
a. UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dan pengelola program
kabupaten/kota, bekerjasama untuk mendistribusikan masing-masing obat
program yang diterima dari propinsi, kabupaten/kota.
b. Distribusi obat program ke puskesmas dilakukan oleh UPT. IFK atas
permintaan penanggung jawab program, misalnya pelaksanaan program
penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit
kelamin. Apabila obat diminta langsung oleh petugas program kepada UPT.
IFK Kabupaten/Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang
bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat yang
diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
c. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada
penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang
membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,
apabila terdapat sisa obat maka obat harus dikembalikan ke puskesmas yang
bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan sejumlah persediaan
obat diadakan di Posyandu yang penyediaannya diatur oleh Puskesmas.
d. Untuk kejadian luar biasa dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan
melalui permintaan maupun tanpa permintaan oleh puskesmas. Apabila
diperlukan, puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB atau bencana
dapat meminta bantuan obat kepada puskesmas terdekat.
Adapun tata cara distribusi obat yaitu sebagai berikut :
a. UPT. IFK Kabupaten/Kota melaksanakan distribusi obat ke puskesmas dan
di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan
Kesehatan.
b. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas
Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya
yang ada di wilayah kerjanya.
c. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPT. IFK ke
Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas
persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.

17
6. Pemusnahan
Pemusnahan merupakan kegiatan penanganan terhadap perbekalan farmasi
yang tidak terpakai karena kadaluarsa atau rusak. Fungsi pemusnahan adalah
untuk menghapus kerusakan karena tidak dapat diperbaiki lagi.
7. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara
tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang
digunakan di puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. Adapun kegiatan
pencatatan dan pelaporan meliputi :
a. Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan
obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per Unit
Pelayanan Kesehatan.
b. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi
akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di UPT. IFK.
c. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat.
d. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di UPT. IFK dibagi dengan
pemakaian rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan.
Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun, maka petugas UPT. IFK
dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk
memberikan umpan balik kepada pemegang kebijakan agar mempercepat
pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui. Jika semua pengadaan telah
dilakukan, maka petugas UPT. IFK harus segera menyesuaikan stok optimum
obat bersangkutan untuk seluruh Unit Pelayanan Kesehatan. Tingkat kecukupan
dan sisa stok obat di UPT. IFK dalam mendukung rencana distribusi harus selalu
dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.
Kegiatan pencatatan dan pelaporan terdiri atas :
a. Kartu stok dan kartu stok induk
b. LPLPO dan SBBK
c. Buku penerimaan
d. Buku pengeluaran

18
 Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) disampaikan
oleh puskesmas/Unit Pelayanan Kesehatan. ke UPT. IFK. Petugas pencatatan dan
evaluasi melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari
UPT. IFK lalu dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk
mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kabupaten/Kota. Formulir yang
digunakan sebagai Dokumen Bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau
disebut juga formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat. Formulir
ini digunakan untuk permintaan dan pengeluaran obat. Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat dibuat rangkap 3 (tiga) yang terdiri dari :
a. Asli untuk Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Kabupaten/Kota
b. Tindasan 1 dikirim untuk instansi penerima (RS/Puskesmas)
c. Tindasan 2 untuk arsip Dinas Kesehatan Dati Kabupaten/Kota
Adapun kegunaan LPLPO yaitu:
a. Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan.
b. Sebagai bukti penerimaan obat di rumah sakit/puskesmas
c. Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari rumah sakit/puskesmas kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
d. Sebagai bukti penggunaan obat di rumah sakit/puskesmas
Isi dari LPLPO yaitu:
a. Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan
b. Nama Puskesmas yang bersangkutan
c. Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas
d. Nama Kabupaten/Kota dari wilayah Kecamatan yang bersangkutan
e. Tanggal pembuatan dokumen
f. Bulan bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas
g. Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisi dengan nama
bulan bersangkutan
h. Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data obat)
diisi dengan periode distribusi bersangkutan

19
8. Evaluasi
Supervisi yang dilakukan oleh petugas UPT. IFK adalah proses pengamatan
secara terencana dari unit yang lebih tinggi (Instalasi Farmasi
Propinsi/Kabupaten/Kota) terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas
pada unit yang lebih rendah (Puskesmas/Puskesmas Pembantu/UPT lainnya).
Pengamatan diarahkan untuk menjaga agar pekerjaan atau kegiatan yang
dilakukan sesuai dengan pedoman yang disepakati bersama.

20
 BAB III
PEMBAHASAN

Instalasi Farmasi Kota berkedudukan sebagai unit pelaksaanaan teknis

dalam hal penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian perbekalan farmasi dan
bertanggung jawab langsung kepada Dinas Kesehatan Kota.
Tugas dari Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Instalasi Farmasi Kota
Samarinda yaitu melaksanakan perencanaan, pengelolaan, penerimaan,
penyimpanan, pengamatan mutu, dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan lainnya, untuk menunjang pelayanan kesehatan, pencegahan
dan pemberantasan penyakit serta pembinaan kesehatan masyarakat di Kota
Samarinda. Untuk menjalankan tugas tersebut, UPT. Instalasi Farmasi Kota
Samarinda mempunyai fungsi yaitu menyusun perencanaan kebutuhan obat setiap
tahun anggaran, melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pengamatan
mutu pendistribusian obat alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya,
melakukan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi mengenai persediaan obat, alat
kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya dan melakukan urusan tata usaha,
keuangan, kepegawaian, dan urusan dalam.
Proses pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap perencanaan,
tahap pengadaan, penyimpanan, tahap distribusi dan tahap penggunaan.
Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam
pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedianya obat dengan jenis
dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta
dapat diperoleh pada saat yang diperlukan.
Pengelolaan obat yang tidak efisien menyebabkan tingkat ketersediaan obat
menjadi kurang ataupun banyak obat tertentu yang menumpuk akibat perencanaan
kebutuhan obat yang tidak sesuai, biaya obat menjadi mahal disebabkan tidak
rasionalnya penggunaan obat, banyaknya obat yang kadaluarsa karena sistem
distribusi yang kurang baik, sehingga akan berdampak kepada inefisiensi
penggunaan anggaran/ biaya obat di tingka kota.
Agar tercapainya tujuan yang efektif dan efisien pemerintah telah
menetapkan berbagai kebijaksanaan bagi seluruh upaya dan kegiatan di bidang

21
obat antara lain penyampaian konsep Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan
Obat Generik serta peningkatan pengelolaan obat mulai dari pusat sampai ke
Kota. Konsep DOEN dan Obat Generik bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
penggunaan dana dan ketepatan serta kerasionalan penggunaan obat, sedangkan
peningkatan pelayanan obat dilakukan dengan membangun Gudang Farmasi Kota
(GFK) di setiap Kota berdasarkan KONAS 2006. Peraturan dan pedoman tentang
tata cara pengelolaan obat di Kota tercantum dalam Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No.1426/SK/XI/202 tanggal 21 November 2002.
UPT. Instalasi farmasi Kota memiliki tugas yaitu melaksanakan
pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi
dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,
pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di
Kota sesuai dengan petunjuk DepKes Kota. Sedangkan fungsi yang dilakukan
UPT. IFK antara lain melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi, penyiapan,
penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan
penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi, pengamatan mutu dan
khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang
didistribusikan serta juga melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian
dan urusan dalam.
UPT. Instalasi Farmasi Kota merupakan titik sentral pengelolaan obat di
Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat
diperlukan adanya koordinasi dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain
: Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.
Pengelolaan Obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di Instalasi
Farmasi Kota Samarinda yaitu meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian, penghapusan obat, pencatatan dan pelaporan serta evaluasi.

a. Perencanaan
Perencanaan yang merupakan salah satu fungsi dari pengelolaan obat harus
dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat yang telah direncanakan sesuai

22
dengan kebutuhan, tepat sasaran dan tepat guna.Untuk mendukung hal ini,
perencanaan obat secara terpadu antara obat untuk pelayanan kesehatan dasar
merupakan langkah yang harus dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam
perencanaan dan pengadaan obat di sektor publik.
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis
dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.Tahapan
perencanaan pengadaan obat meliputi tahap persiapan dan tahap pelaksanaan.
Tahap persiapan yang meliputi pembentukan Tim Terpadu yang berupa tim
POT (perencanaan Obat Terpadu) yang terdiri dari Kepala Dinas Kesehatan Kota
Samarinda, Sekertaris, Kepala Gudang Farmasi Kota, Perwakilan Puskesmas,
Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program).
Penyiapan dan pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1) Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan
kesehatan / Puskesmas dari LPLPO
2) Menyusun data 10 penyakit terbesar
3) Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat
UPT. IFK dan Puskesmas
4) Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
5) Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat
inpres tahun lalu).
Perencanaan yang dilakukan berupa perencanaan obat rutin dan obat
program yang akan dirapatkan pada saat rapat POT yang bertujuan untuk dapat
merencanakan atau menentukan berapa jumlah obat yang akan dipesan atau
diadakan untuk memenuhi kebutuhan 1 tahun kedepan dimana dasar yang
digunakan untuk merencanakan pengadaan adalah rekapan penggunaan rata-rata
obat selama 1 tahun sebelumnya. Secara teknis pada saat dilakukan pemesanan
jumlah obat yang akan dipesan akan direncanakan dengan menggunakan jumlah
rata-rata penggunaan obat 1 tahun sebelumnya ditambah dengan buffer stock atau
stok penyangga yang dilakukan untuk mengantisipasi waktu pengiriman barang

23
yang lama dan tidak sesuai jadwal sehingga dapat mencegah kekosongan stok.
Buffer stock yang dipakai yaitu jumlah obat untuk waktu 6 bulan, sehingga jumlah
obat yang direncanakan akan dipesan yaitu jumlah obat yang mencukupi untuk 18
bulan.
Pelaksanaan perencanaan sediaan farmasi kemudian diawali dengan GFK
membuat perencanaan obat lalu lembar perencanaan obat difotocopy untuk
dibagikan pada saat rapat dilaksanakan kemudian rapat diadakan bersama dengan
tim POT (Perencanaan Obat Terpadu) dan mendiskusikan sediaan farmasi yang
akan dipesan dengan menambah maupun mengurangi jumlah perencanaan yang
telah dibuat oleh UPT. IFK. Selanjutnya ditentukan hasil perencanaan sedian
farmasi yang akan dipesan oleh dinas kesehatan melalui e-purcasing yang
nantinya akan ditembuskan ke UPT. IFK untuk memastikan ke distributor yang
dipilih oleh pusat untuk memastikan barang yang dipesan kapan datangnya.
b. Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di
unit pelayanan kesehatan sesuai dengan perencanaan yang dilakukan. Tujuan
pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup
sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.Pengadaan dilakukan setiap 1 tahun sekali dengan menggunakan
metode konsumsi 1 tahun sebelumnya dengan mempertimbangkan barang fast
moving dan slow moving.
Langkah – langkah dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut:
1) Pemilihan metode pengadaan
2) Pemilihan pemasok
3) Pemantauan status pesanan
4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
5) Penerimaan dan pemeriksaan obat

Sedangkan, metode pengadaan obat ada 4 macam, yaitu sebagai berikut:

1) Pelelangan umum
2) Pelelangan terbatas

24
3) Pemilihan langsung
4) Pembelian atau pengadaan langsung
Setelah obat direncanakan dan dipesan maka distributor yang ditunjuk untuk
melakukan pengadaan akan mengirim barang ke UPT. IFK. Penerimaan dilakukan
oleh petugas penerima barang. Sebelum diterima obat-obatan serta alat kesehatan
diperiksa terlebih dahulu jumlah, kondisi fisik dan kemasan, tanggal kadaluwarsa
serta nomor batch disesuaikan dengan surat pengiriman barang dimana obat yang
diterima merupakan obat serta alat kesehatan yang telah sesuai dengan dokumen
pengiriman barang lalu ditandatangani oleh petugas penerima obat. Selanjutnya,
data obat akan dicatat dikartu stok dimana kartu stok terdiri atas nama obat,
tanggal, nomor dokumen, sumber, jumlah obat yang masuk serta keluar, nomor
batch, dan tanggal kadaluwarsa obat yang diterima.
c. Penerimaan
Administrasi dalam penerimaan dimulai dengan pemeriksaan kesesuaian
faktur dengan item, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi
kemasaan barang yang datang. Jika telah sesuai, faktur tersebut ditandatangani
dan distampel serta pembuatan surat bukti penerimaan barang (SBPB) yang
ditandatangi oleh pengirim barang, penerima barang dan kepala UPT. Instalasi
Farmasi Kota (UPT. IFK) sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah sesuai
dengan faktur dan mutu barang yang diterima terjamin. Faktur dan SPBP tersebut
harus di arsipkan oleh bagian tata usaha untuk mempermudah pelacakan jika
terjadi permasalan. Alur penerimaan barang sebagai berikut:
1) Pengiriman baranag diserta dengan faktur
2) Cek kesesuaian barang dengan faktur
3) Penandatanganan dokumen (berita acara dan lampiran daftar obat)
4) Pencatatan di buku penerimaan (petugas pencatata dan pelaporan)
5) Penyimpanan di gudang stock besar disertai pencatatan kartu stock induk
dan kartu stok gudang
d. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari

25
pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan obat adalah memelihara mutu obat, menghindari penggunaan yang
tidak bertanggung jawab, menjaga kelangsungan persediaan dan memudahkan
pencarian dan pengawasan.Kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi juga
harus mempertimbangkan tata ruang yang harus memudahan bergeraknya arus
barang, sirkulasi udara yang baik, penempatan rak yang tepat dan penggunaan
pallet kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat
yang mudah terbakar.
Obat-obatan yang telah melalui proses penerimaan selanjutya disimpan.
Tempat penyimpanan di Instalasi Farmasi Kota Samarinda diatur disesuaikan
berdasarkan golongan obat (Narkotik, Psikotropik), berdasarkan suhu
penyimpanan, berdasarkan system FEFO (First Expired First Out) serta
berdasarkan nomor batch sediaan yang bertujuan untuk dapat memudahkan
apabila sewaktu-waktu terjadi penarikan sedangkan untuk penyusunan stock obat
dan pengaturan stock obat dilakukan penerapan prinsip FEFO dalam penyimpanan
dan pengeluaran barang dimana obat yang mempunyai batas kadaluwarsa
disimpan dan dikeluarkan terlebih dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu
kadaluwarsanya yang bertujuan agar tidak terjadi obat kadaluarsa karena ada
sebagian obat yang baru tetapi masa kadaluarsanya lebih singkat dari stok obat
yang lama sedangkan untuk penyimpanan khusus narkotika disimpan dalam
lemari terkunci, untuk vaksin disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu yang
sesuai dengan jenis vaksin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar disimpan
dalam ruang terpisah. Dalam menyimpan obat dalam kemasan besar digunakan
pallet untuk melindungi obat bersentuhan langsung dengan lantai. Obat berbentuk
sirup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling bawah dengan
mencantumkan nama masing-masing obat pada tiap rak dimana kondisi ruang
penyimpanan adalah 15-25o C yang diatur oleh alat pendingin ruangan (AC) dan
suhunya dipantau setiap hari sebanyak 2 kali sehari sedangkan untuk obat yang
memerlukan kondisi penyimpanan di suhu dingin (2-15oC) maka akan disimpan
dilemari pendingin dimana setiap mengambil obat atau alat kesehatan dilakukan
pencatatan kartu stock yang bertujuan untuk mencatat mutasi obat dan sebagai alat

26
bantu untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan, distribusi, pengendalian
persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik dalam tempat
penyimpanan. Pencatatan kartu stock dilakukan dengan cara manual dan sistem
komputerisasi serta e-logistic (pencatatan yang dimiliki pusat) yang bertujuan
untuk menghindari terjadinya selisih barang.
e. Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat-obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan
jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan
unit-unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah agar terlaksananya
pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan, terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit
pelayanan kesehatan dan terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan
pelayanan dan program kesehatan.
Instalasi Farmasi Kota Samarinda menyusun rencana distribusi obat untuk
masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program
yang diterima dari Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II. Instalasi
Farmasi Kota Samarinda bekerja sama dengan penanggung jawab program,
mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing
program. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan
penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat
II. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria,
TBC, tablet penambah darah dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta
langsung oleh petugas program kepada Instalasi Farmasi Kota tanpa melalui
Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan permintaan
dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan. Obat program
yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran,
diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai
pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke
Puskesmas yang bersangkutan.Khusus untuk program diare diusahakan ada
sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.

27
 Obat-obat yang dikelola oleh Instalasi Farmasi Kota akan didistribusikan ke
puskesmas-puskesmas yang ada dikota Samarinda. Pembagian obat ke masing-
masing puskesmas disesuaikan dengan permintaan puskesmas ke Instalasi farmasi
kota (UPT. IFK) menggunakan LPLPO. Setelah ditentukan pesanan obat masing-
masing puskesmas lalu dibuat surat bukti barang keluar. Setelah itu, petugas
UPT. IFK mengatur jadwal pengambilan obat dan menyiapkan obat selambat-
lambatnya satu hari sebelum jadwal pengambilan obat. Obat yang telah disiapkan,
akan diserahkan ke petugas dari masing-masing puskesmas kota Samarinda sesuai
dengan pesanan yang telah ditetapkan. Setelah obat diperiksa dan diterima lalu
surat bukti barang keluar obat ditandatangani oleh penerima dan petugas yang
menyerahkan. Alur Distribusi dari UPT. IFK kepada puskesmas sebagai berikut:
1) LPLPO dari puskesmas
2) Penyiapan barang sesuai LPLPO (Pencatatan mutasi barang di kartu
3) Verifikasi LPLPO (petugas pencatatan dan pelaporan)
4) Pengecekan ulang
5) Packing Surat bukti barang keluar (SBBK) Lembar 1 (UPT. IFK) dan
Lembar 2 (DKK)
6) Serah terima barang (UPT. IFK ke PKM) Penandatanganan LPLPO dan
SBBK
7) Pencatatan dan pelaporan secara komputerisasi
8) Pengarsipan LPLPO dan SBBK
f. Pemusnahan
Pemusnahan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-
obatan milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan
perundangundangan yang berlaku. Tujuan pemusnahan Obat adalah sebagai
pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusnya, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku, menghindari
pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atas
barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara dan menjaga keselamatan kerja
serta menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan.

28
 Pemusnahan dilakukan dengan cara Bupati/Walikota mengeluarkan Surat
Keputusan Pemusnahan Obat. Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara
Pemusnahan, dimana Kepala Dinas Kesehatan Kota, membentuk Panitia
Pemusnahan, yang akan menentukan cara-cara pemusnahan dengan
memperhatikan ketentuan yang berlaku di bidang AMDAL. Kemudian
menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan, menyiapkan pelaksanaan
pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui. Setelah dilakukan
pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan dan menyampaikan laporan
pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati/ Walikota. Pemusnahan akan dilakukan
apabila ada obat serta alat kesehatan yang rusak atau sudah kadaluwarsa dimana
obat dan alat kesehatan yang rusak dan kadaluwarsa akan disimpan terpisah
dengan gudang obat dengan penandaan yang jelas dengan cara memisahkan
sediaan yang rusak dengan sediaan yang masih baik. Proses pemusnahan obat
dimulai dari persiapan berita acara dan pendataan obat dan alkes yang akan
dimusnahkan. Obat dan alkes yang akan dimusnahkan sebelumnya akan
dipastikan terlebih dahulu jumlahnya sesuai dengan data yang ada dalam lampiran
obat dan alkes yang dimusnahkan. Selanjutnya obat dan alkes yang rusak dan
kadaluwarsa dibakar dengan disaksikan oleh dua orang saksi serta kepala dinas
kesehatan dimana untuk Dinas Kesehatan Kota Samarinda dalam beberapa tahun
ini belum melakukan pemusnahan sehingga sediaan farmasi yang berupa obat-
obatan serta alat kesehatan yang kadaluwarsa dan rusak hanya disimpan dan
dipisahkan dari sediaan farmasi yang masih baik.
g. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan pelaporan data obat di UPT.
Instalasi Farmasi Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan di
Puskesmas. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai
jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data
mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

29
 Lembar LPLPO diberikan ke bagian tata usaha untuk diberikan nomor
kemudian LPLPO yang sudah diberi nomor akan dibawa kee bagian pencatatan
dan pelaporan untuk mengisi berapa banyak obat yang akan diberikan kemudian
disiapkan barang-barang sesuai dengan LPLPO masing-masing puskesmas untuk
didistribusikan. Setelah itu, dicek ulang untuk meminimalisir kesalahan
pengambilan barang maupun jumlah lalu di packing dan menghubungi Puskesmas
untuk segera mengambil barang yang telah dipesan.
UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda juga melakukan stock opname yang
bertujuan sebagai pengendalian terhadap barang yang ada di gudang. Stock
opname dilakukan setiap tanggal 25 untuk mengecek barang fisik dengan kartu
stock apakah terdapat selisih atau tidak.
Kegiatan stock opname ini juga perlu dilakukan untuk memastikan bahwa
rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam
gudang penyimpanan Instalasi Farmasi. Perhitungan dilakukan langsung pada
Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di
Instalasi Farmasi dibagi dengan total kebutuhan stok optimum obat Unit
Pelayanan Kesehatan. Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka
petugas Gudang Farmasi dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi
Pengadaan Obat untuk memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar
mempercepat pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui. Jika ternyata semua
pengadaan telah dilakukan, maka petugas Instalasi Farmasi harus segera
menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh UPK. Tingkat
kecukupan sisa stok obat di Instalasi Farmasi dalam mendukung rencana distribusi
harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota.
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung
bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota, maka Instalasi Farmasi
memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang
dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari Laporan Mutasi Obat,
Laporan Kegiatan Distribusi, Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun
Anggaran dan Laporan Tahunan / Profil Pengelolaan Obat Daerah.

30
 Tahap pengelolaan yang terakhir yaitu evaluasi.Evaluasi yang dilakukan
oleh Gudang Farmasi Kota Samarinda adalah berupa evaluasi eksternal dan
evaluasi internal. Evaluasi eksternal berupa evaluasi yang dilakukan oleh BPOM,
BPABPK, dan dari Dinas Kesehatan yang berupa inspeksi sedangkan evaluasi
internal berupa rapat bulanan, mingguan yang dilakukan oleh pegawai internal
dinas kesehatan yang bertujuan untuk memperbaiki serta menyeelesaikan masalah
yang ada dimana rapat internal dilakukan setiap awal dan akhir bulan.

31
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan
Berdasarkan data yang kelompok II kumpulkan maka, yang telah dilakukan
di UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda, dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. UPT. Instalasi Farmasi Kota Samarinda merupakan gudang farmasi yang
dimiliki oleh pemerintah kota Samarinda yang berperan dalam menyimpan
dan mendistribusikan obat disetiap puskesmas yang ada di Samarinda.
2. Apoteker Penanggungjawab berperan dalam pengelolaan perbekalan farmasi
dan alat kesehatan yaitu dalam hal perencanaan, pemesanan, penerimaan,
penyimpanan, dan distribusi.

4.2. Saran
Setiap ruangan gudang penyimpanan di UPT. Instalasi Farmasi Kota
Samarinda hendaknya dilengkapi dengan pengatur suhu ruangan dan kelembapan
yang baik agar kualitas dan estetika obat tidak terganggu.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. Departemen
Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. 2007. Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 38 Tentang Pembagian Urusan Pemerintah Antara
Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi Dan Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota. Presiden Republik Indonesia. Jakarta.
Keputusan Presiden Republik Indonesia. 2003. Keputusan Presiden Republik
Indonesia Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Presiden Republik Indonesia. Presiden Republik Indonesia.
Jakarta.

Kementerian Kesehatan. 2012. Profil 2011. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
No. 51 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Presiden Republik Indonesia.
Jakarta.

33
 LAMPIRAN

1. Gudang pelayanan obat rutin

2. Gudang obat program (TB, Kusta, HIV/IMS, Gizi, ibu hamil)

34
3. Lemari NAPZA (Narkotika, Psikotropika)

4. Gudang Vaksin, Alkes dan Reagen

35
5. Gudang vaksin (pengecek suhu vaksin, dan kartu stok)

6. Kartu stok obat program

36
7. Surat permintaan barang obat program

37
8. Surat bukti barang keluar (vaksin + reagen)

9. Surat perintah mengeluarkan barang

38
10. Laporan/monitoring logistik dan permintaan

11. Laporan bulanan mutasi vaksin UPT. IFK Samarinda

39
12. Grafik pencatatan suhu lemari ES

13. Surat bukti pengembalian barang

40
14. Berita acara pengembalian vaksin bias

15. Pemantauan suhu ruangan (Karu pemantau dan thermometer suhu)

41
16. Bangunan UPT. IFK Samarinda

42