Pertemuan ke 9: UTS

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Kelas : D3 - Akuntansi
Waktu : 60 Menit
Dosen : Verni Juita SE, MCom (Adv) AK

Soal:
1. Apa yang harus diperhatikan ketika kita harus menggambar flowchart? Jelaskan! Dan apa arti
serta kegunaan simbol berikut ini :
Symbol Arti dan Kegunaan

, dan identifikasi kelemahan/kekuatan pengendalian internalnya ! resiko apa yang mungkin

ada pada kasus ini
Penyusunan Siklus Pendapatan
Aktivitas Bisnis untuk Siklus Pendapatan
Revenue cycle adalah kumpulan aktivitas bisnis dan informasi kegiatan operasi yang terkait
dengan penyediaan barang dan servis kepada kostumer dan mengumpulan uang dari pembayaran
untuk penjualan yang dilakukan. Empat dasar siklus pendapatan pada aktivitas bisnis :
- Aktivitas Transaksi Penjualan

- Pengiriman Barang

- Penagihan dan Piutang dagang

- Penerimaan Kas

Aktivitas bisnis siklus akuntansi:

1. Aktivitas Transaksi Penjualan memerlukan tiga tahapan:
a. Menerima pesanan pelanggan
b. Mengecek dan menyetujui pesanan dari konsumen berdasarkan catatan kredit mereka.
c. Mengecek ketersediaan persediaan.

2. Pengiriman Barang
Aktivitas dasar kedua pada siklus pendapatan adalah mencatat pesanan pelanggan dan mengirim
barang yang diinginkan. Aktivitas ini terdiri dari dua tahap:
a. Memilih dan menyiapkan pesanan
b. Mengirim barang yang dipesan

3. Penagihan dan Piutang dagang

Aktivitas dasar yang ketiga dari siklus pendapatan melibatkan:
a. Membuat daftar tagihan kepada kostumer (customers Billing)
b. Mengupdate catatan piutang usaha (accounts receivable)

4. Penerimaan Kas

Aktivitas dasar yang keempat dari siklus pendapatan melibatkan:

 a. Menangani pembayaran kostumer (customer remittances).
b. Memindahkan pembayaran pada bank yang ditunjuk.

Keputusan Kunci pada Siklus Pendapatan

Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat pada lokasi
pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat, untuk harga yang tepat (the right product in
the right place at he right time for the right price). Bagaimana perusahaan mencapai tujuan
tersebut? Untuk mencapai tujuan utama revenue cycle, manajemen harus membuat beberapa
keputusan:
- Bagaimana dapat mengembangkan kustomisasi produk pada masing-masing keinginan
kostumer?
- Berapa banyak inventori yang harus disediakan, dan dimana lokasi inventori tersebut
diletakkan?
- Bagaimana barang dagangan dapat dikirim kepada kostumer? Apakah perusahaan
membentuk armada pengiriman sendiri atau memberikan kepada pihak lain (outsource)?
- Apakah pemberian kredit kepada kostumer terus dikembangkan?

- Seberapa banyak batasan kredit diberikan kepada kostumer?

- Macam kredit apa yang perlu ditawarkan kepada kostumer?

- Bagaimana kostomer dapat melakukan proses pembayaran agar bisa meminimasi cash
flow?

Aktivitas pertama : Pengentrian transaksi penjualan

Pada tahap ini melibatkan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pengumpulan dan
pemrosesan order kostumer. Keputusan dan informasi kunci membutuhkan:
Keputusan berkaitan dengan konsentrasi kebijakan pemberian kredit, serta proses pengajuan
kredit
Informasi tentang ketersediaan inventory dan status kredit kostumer dari pengendalian
inventory dan dan fungsi akuntasi secara berturut-turut.
Fungsi pengentrian penjualan melibatkan tiga fungsi utama:
- Merespon permintaan kostumer (customer inquiries).
 - Pengecekan dan persetujuan kredit yang diajukan kostumer.

- Pengecekan ketersediaan inventory.

Prosedur dan kebutuhan Informasi

SIA harus mampu menyediakan informasi operasional agar dapat melakukan beberapa
fungsi:
1. Merespon permintaan kostumer tentang saldo akun dan status order.
2. Menetapkan apakan dapat diberikan pengembangan kredit kepada kostumer.
3. Tindakan yang harus dilakukan ketika order kostumer diterima adalah melakukan
pengecekan,diantaranya:
- Pengecekan validitas

- Pengecekan kelengkapan

- Pengecekan kelayaan
4. Persetujuan kredit
- Otorisasi umum

- -Batas kredit

- -Otorisasi khusus

- - Limit checks

Berikutnya, mengecek apakah persediaan mencukupi untuk memenuhi order yang telah
diterima. Dokumen internal yang dihasilkan dari sales order entry:
- Sales order

- Packing slip

- Picking ticket

Kebutuhan Informasi dan Prosedur:

- Menetapkan ketersediaan.

- Menentukan jenis kredit yang ditawarkan.

 - Menetapkan harga barangdan pengembalian barang yang dijual (sales returns) dan
pemberian garansi (warranty).
- Memilih metode pengiriman barang-barang dagangan.

Aktivitas kedua : Pengiriman barang

Pekerja gudang bertanggung jawab untuk memenuhi order kostumer dengan mengambil
barang dari inventory. Keputusan kunci dan kebutuhan informasi adalah Menentukan metode
pengiriman:
- Pengiriman ditangani oleh perusahaan sendiri (in-house)

- Pengiriman ditangani oleh orang lain (outsource)

Dokumen, Pencatatan dan prosedurnya:

Picking ticket dicetak berdasarkan sales order entry yang digunakan sebagai acuan dalam
menentukan proses pengiriman dan digunakan sebagai dasar dalam pengambilan barang dari
inventory.
Jumlah dan jenis barang harus dicek apakah sesuai dengan yang tercantum pada picking
ticket and packing slip.

Aktivitas ketiga: Penagihan dan piutang dagang

Dua aktivitas yang dilakukan pada tahap ini pada revenue cycle:
- Faktur tagihan kostumer (Invoicing customers)

- Maintaining customer accounts

Keputusan kunci dan kebutuhan informasi adalah proses pembuatan tagihan ini harus
berisi informasi penting yang berkaitan dengan jenis item barang, kuantitas yang akan dikirim,
harga. Faktur penjualan (sales invoice) memberitahukan kepada kostumer tentang jumlah yang
harus dibayar dan dimana bisa melakukan pembayaran. Laporan bulanan dibuat untuk
merangkum transaksi yang terjadi dan sebagai informasi kepada kostumer mengenai saldo
rekening current account balance).
Jenis billing systems:
 Postbilling system, Faktur (invoices) disiapkan setelah konfirmasidan barang telah
dikirim. are prepared after confirmation that the items were shipped.
Prebilling system, faktur disiapkan segera (tapi tidak dikirim) setelah order disetujui.

Inventory, piutang usaha (accounts receivable), dan buku besar (general ledger) diupdate
langsung.

Untuk mendapatkan penerimaan tagihan yang uniform (uniform flow of cash),

perusahaan menggunakan proses yang dinamakan cycle billing.

Prosedur dan kebutuhan informasi

Informasi tambahan yang harus disediakan oleh SIA:
- Waktu respon terhadap permintaan kostumer

- Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim order ke kostumer

- Presentasi penjualan yang tidak bisa dipenuhi dan dilakukan penundaan (back orders)

- Kepusan pelanggan (customer satisfaction)

- Analisis terhadap pangsa pasar dan trend

- Analisis keuntungan terhadap produk, kostumer dan daerah pemasaran

Aktivitas keempat: Penerimaan Kas

Dua area yang terlibat pada aktivitas ini:
- Kasir (Cashier)

- Petugas penagihan piutang (Accounts receivable function)

Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:

- Pengurangan pencurian atau penggelapan uang.

- Fungsi daftar piutang tidak bisa digunakan untuk bukti pembayaran kontan maupun
check.
 - Fungsi dari daftar piutang usaha dapat digunakan untuk mengindentifikasi sumber-
sumber pembayaran dan sebagai dasar pembuatan faktur tagihan.

Pengendalian: Tujuan, Ancaman dan Prosedur

Fungsi lain dari SIA adalah menyediakan pengendalian secara tepat untuk menjamin
tercapainya tujuan berupa:
- Transaksi secara tepat telah diotorisasi.

- Pencatatan transaksi dilakukan secara valid (Benar).

- Semua transaksi yang otorisasi TELAH dicatat.

- Semua angka dan jumlah yang tercatat sudah akurat.

- Asset (kas, data dan persediaan) dilindungi dari kerugian dan pencurian kehilangan.

- Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang bisa diaplikasikan dalam aktivitas

entri pesanan penjualan:
Ancaman Prosedur Pengendalian
1. Kostumer order tidak Pengecekan data entry
lengkap dan tidak akurat
2. Penjualan kredit ke Persetujuan kerdit oleh manager kredit, tidak dilakukan
kostumer yang tidak layak oleh fungsi pejualan; catatan yang akurat terhadap saldo
akun kostumer
3. Pengesahan order Tanda tangan pada kertas dokumen; digital signatures
dan digital certificates untuk e-business
4. Stockouts, carrying costs Inventory control systems
and markdowns

Ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang bisa diaplikasikan dalam aktivitas

Pengiriman barang:
Ancaman Prosedur Pengendalian
1. Kesalahan pengiriman: Rekonsiliasi terhadap sales order dengan with picking
Salah barang ticket dan packing slip; bar code scanners; data entry
Kesalahan jumlah application controls
Salah alamat
2. Pencurian persediaan Pembatasan akses terhadap inventory;
Dokumentasi untuk semua pemindahan inventory;
perhitungan secara periodik terhadap inventory dan
rekonsiliasi jumlah terhadap jumlah yang ada di catatan

Ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang bisa diaplikasikan dalam aktivitas

pembuatan tagihan dan piutang dagang:
Ancaman Prosedur Pengendalian
1. Kegagalan pada tagihan Pemisahan antara fungsi shipping and fungsi billing;
konsumen Penomeran semua semua shipping documents dan
rekonsiliasi secara periodik terhadap invoices;
rekonsiliasi picking tickets dan bills lading dengan
sales orders
2. Kesalahan pada system Data entry edit control
pembuatan tagihan Price lists
3. Membuat update yang salah Rekonsiliasi terhadap subsidiary accounts receivable
dalam catatan piutang ledger dengan general ledger; pemberian laporan
pelanggan bulanan kepada kostumer

Ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang bisa diaplikasikan dalam aktivitas

penerimaan kas:

Ancaman Prosedur Pengendalian

1. Pencurian uang (Theft of Pemisahan tugas; minimasi cash handling; lockbox
Cash) arrangements; pengesahan dan mendepositokan semua
penerimaan secara cepat
Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dengan
catatan seseorang yang tidak terlibat pada proses
penerimaan uang
Isu Pengendalian Umum:
Ancaman Prosedur Pengendalian
1. Kehilangan data Backup and disaster recovery procedures; access
controls (physical and logical)
2. Performan jelek Persiapan dan pemerikasaan laporan performan
Sistem Penjualan secara kredit (sederhana).
Kasus 1:
Pertama-tama, bagian penjualan menerima order dari pelanggan, setelah itu bagian penjualan
mencek apakah pelanggan ini layak untuk diberikan kredit atau tidak. Setelah pelanggan layak
utk diberikan kredit maka bagian penjualan membuat faktur penjualan sebanyak 5 rangkap.
Rangkap 1 dan 2 dikirim ke bagian gudang, rangkap 3&4 dikirim ke bagian pengiriman, dan
sisanya disimpan sebagai arsip.
Dibagian Gudang, berdasarkan faktur yg diterimanya, memeriksa dan menyiapkan barang yang
diminta, setelah itu bagian gudang menyiapkan packing slip (slip pembungkus) sebanyak 2
rangkap. Rangkap 1 dan 2 packing slip ditambah dengan rangkap 1 faktur dikirim ke bagian
pengiriman bersamaan dengan barang. Rangkap 2 faktur diarsipkan.

Di bagian pengiriman, faktur dari bagian penjualan dan packing slip dari gudang dibandingkan
untuk melihat kecocokannya. Setelah itu, 1 rangkap faktur dan 1 rangkap packing slip dikirim ke
pelanggan bersamaan dengan barang. 2 rangkap faktur juga dikirimkan ke bagian piutang. 1
rangkap packing slip diarsipkan.

Di bagian piutang, 2 rangkap faktur tadi dijadikan dasar untuk mencatat di kartu piutang, setelah
itu, 1 rangkap faktur tersebut dikirim ke bagian penagihan dan 1 rangkap lagi dikirim ke bagian
jurnal.

Dibagian penagihan, faktur tadi diarsipkan secara temporer, jika sudah jatuh tempo maka akan
dibuatkan surat tagihan 1 rangkap.surat tagihan beserta faktur dikirim ke pelanggan.

Dibagian jurnal, faktur tadi dicatat dalam jurnal penjualan dan selanjutnya diarsipkan.

Diminta: Buatlah flowchart dokumennya, identifikasi bagian yang terlibat dan dokumen yang
digunakan, dan identifikasi kelemahan pengendalian iinternalnya !

Kasus 2:
Penjualan dimulai dari adanya pesanan pelanggan melalui fax ke departemen penjualan. Pesanan
tersebut memuat detail jumlah barang dan hrga barang yang dipesan. Setelah menerima pesanan
penjualan staff bagian penjualan menyiapkan dokumen penjualan dan mengirimkan copy dari
pesanan penjualan ke bagian kredit. Ini dimaksudkan agar bagian kredit bisa mengecek apakah
jumlah hutang pelanggan masih dibawah batas kredit untuk bisa membeli produk perusahaan
secara kredit. Oleh bagian kredit copy dokumen pesanan kemudian disimpan. Jika pesanan masih
dibawah batas kredit dan diijinkan untuk membeli produk kita maka bagian kredit akan
menghubungi bagian penjualan melalui telpon. Berikutnya bagian penjualan bisa mengeluarkan
dokumen penjualan (Rangkap 3) dan dokumen pelepasan barang (Rangkap 2) ke gudang. Staff
gudang kemudian menyiapkan barang yang diminta sesuai dokumen pelepasan yang kemudian
akan dikirimkan ke Pelanggan beserta dokumen penjualan dan dokumen pengiriman yang
dikeluarkan oleh bagian pengiriman.
Jawab: