ii

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

SISTEM MANAJEMEN SURAT DAN KEARSIPAN BADAN

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DI KANTOR WALIKOTA
MEDAN

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melakukan Prakterk Kerja Lapangan

Disusun Oleh:

Hafizah Hanum
1815310033

FAKULTAS SOSIAL SAINS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCABUDI
MEDAN
202
 iii

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM MANAJEMEN SURAT DAN KEARSIPAN BADAN

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DI KANTOR WALIKOTA
MEDAN

Nama : Hafizah Hanum

NPM : 1815310033
Program Studi : Manajemen

Disahkan,
Medan, 03 Agustus 2021

Menyetujui,
Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Drs. Abdul Haris Baeha

Dr. Desi Astuti, SE, MM. NIP: 196904201990091001
NIDN: 0129057502

Ketua Program Studi

Ramadhan Harahap, S.E., MM

 iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala Nikmat dan

Anugerah-Nya yang di berikan kepada Penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan ini

dilakukan untuk melengkapi salah satu syarat untuk penulisan skripsi pada Program Studi

Manajemen, Praktek Kerja Lapangan ini Penulis Dilakukan pada Kantor Wali Kota Jl.Kapten

Maulana Lubis No.2 Petisah Tengah, Kec.Medan Petisah, Kota Medan.Akhirnya dengan

segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak Terima kasih dan semoga laporan ini

dapat bermanfaat bagi pembaca.

Dalam menyusun laporan PKL ini, penulis banyak dibantu oleh orang-orang yang
ikhlas dan sabar sehingga laporan ini bisa selesai dengan baik. Oleh sebab itu, melalui kata
pengantar ini, penulis secara khsusus ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. H. Muhammad Isa Indrawan, S.E., M.M selaku Rektor Universitas
Pembangunan Panca Budi Medan.
2. Ibu Dr. Onny Medaline, S.H., M.Kn. selaku Dekan Fakultas Sosial Sains Universitas
Pembangunan Panca Budi Medan.
3. Bapak Ramadhan Harahap, S.E., S.Psi.M.Si selaku Ka.Prodi Manajemen Fakultas
Sosial Sains Universitas Pembangunan Panca Budi yang telah memberi arahan dan
bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
4. Ibu Dr. Desi Astuti, S.E.,MM selaku dosen pembimbing magang yang telah
membimbing, mengarahkan, memberi semangat dan memberikan dorongan kepada
saya dalam penyusunan laporan magang ini hingga selesai.
5. Seluruh Dosen Pengajar serta Pegawai Fakultas Sosial Sains, Program Studi
Manajemen Fakultas Sosial Sains Universitas Pembangunan Panca Budi yang telah
membantu penulis mendapatkan informasi dan keperluan kampus.
6. Ayah dan ibu ( Ramanto & Mariam) tercinta yang terus menjadi motivasi bagi saya,
yang selalu memberikan dorongan, doa, dan arahan yang luar biasa kepada saya.
7. Seluruh sahabat terbaik penulis ( Dedek Saputra, Inggrit Ganarsih, Eka Fitria Zeanova)
yang telah mendukung ,memberikan semangat, banyak membantudan menemani
saya menyelesaikan Laporan magang ini.
 v

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi
materi maupun penyusunan kalimatnya. Oleh karena itu,penulis mengharapkan kritik dan
saran yang sifatnya membangun dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini.
Akhir kata, semoga tugas penelitian ini dapat bermanfaat baik untuk pembaca maupun
orang-orang yang bergelut dalam bidang manajemen.

Medan, 03 Agustus 2021

Hormat Saya,

Hafizah Hanum
1815310033
 vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................
LEMBAR PENGESAHAN........................................................................... iii
KATA PENGANTAR .................................................................................... iv
DAFTAR ISI ................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR........................................................................................ vii
BAB I. PENDAHULUAN .............................................................................. 9
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ........................................ 9
I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan ............................... 10
I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan ....................................... 11
I.4. Metode Pengumpulan Data ............................................................ 12
I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan ..................................................... 14
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ......................................... 15
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................... 16
II.2. Struktur Organisasi ........................................................................ 19
II.3. Visi................................................................................................... 20
II.4. Misi................................................................................................... 20
II.5. Mekanisme Sistem Yang Berjalan.................................................. 21
BAB III. LANDASAN TEORI .................................................................. 23
III.1. Pengertian Sistem ........................................................................... 26
III.2. Pengertian Informasi....................................................................... 28
III.3. Pengertian Sistem Informasi .......................................................... 29
III.4. Pengertian Data .............................................................................. 31
III.5. Pengertian Database ....................................................................... 31
III.6. Hirarki Data.................................................................................... 32
III.7. Tujuan Pengolahan Data ................................................................ 33
III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data ............... 34
III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan .................................................... 34
BAB IV. PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ....................................... 36
IV.1. Pengamatan .................................................................................... 37
IV.2. Pembahasan .................................................................................... 38
 vii

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 39

V.1. Kesimpulan ...................................................................................... 39
V.2. Saran ................................................................................................ 41
DAFTAR PUSTAKA 42
 viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur organisasi......................................................................... 16

Gambar 2. Logo perusahaaan......................................................................... 19
 9

BAB I
PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi dewasa ini

sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia pendidikan

dituntut untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mampu

beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan kreatif tanpa

mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan kemajuan zaman.

Oleh karena itu, kerja sama pendidikan dengan dunia usaha maupun didalam

Lembaga Pemerintahan dan Masyarakat haruslah sejalan, sehingga timbul

keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait

dapat berperan sebagaimana yang di harapkan.

Universitas Pembangunan Panca Budi Medan sebagai salah satu Lembaga

menekankan pada Pendidikan Profesional dalam menciptakan Sumber Daya

Manusia (SDM) yang memiliki sikap, kemampuan, berkompeten dan mampu

menangani pekerjaan-pekerjaan dan mempunyai disiplin yang tinggi.

Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Universitas Pembangunan

Panca Budi Medan adalah dengan mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester

akhir melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan

dengan harapan agar para Mahasiswa/I memahami dan mengetahui bagaimana

praktek operasi di Lembaga Pemerintahan maupun Swasta. Disamping itu Praktek

Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan.

Mengingat betapa pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan

administrasi di Kantor Walikota Medan Petisah maupun penulisan Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis
 10

untuk memilih judul “ Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor

Walikota Medan Petisah “. Judul ini di ambil sesuai dengan kegiatan yang biasa

penulis lakukan selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor

Walikota Medan. Jl. Kapten Maulana Lubis No.2 Petisah Tengah, kec.Medan

Petisah.

I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah :

1. Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan (S-1) di STIE IBMI

Medan.

2. Berguna bagi penulis yang lain sebagai bahan perbandingan dalam

melaksanakan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan di masa yang

akan datang.

3. Untuk mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dan mempersiapkan diri

dalam memasuki dunia kerja.

4. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat

melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang di berika atasan.

5. Memberi kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat menerapkan dan

membandingkan teori-teori yang di peroleh di bangku perkuliahan dengan

kenyataan yang terjadi di lapangan.

6. Memperoleh pengalaman sebagai seorang karyawan perusahaan yang

diharapkan dengan cepat dalam menyesuaikan diri pada saat terjun di

dunia usaha.
 11

7. Membangun kesiapan Mahasiswa dalam menghadapi situasi dan kondisi

kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan

tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

Adapun manfaat yang di peroleh Mahasiswa selama melaksanakan Praktek

Kerja Lapangan adalah :

1. Penulis dapat mengetahui beberapa kuatnya kerja sama di dalam

menjalankan suatu pekerjaan didalam sebuah instansi.

2. Penulis dapat mengetahui struktur dan perbedaan yang dikerjakan disetiap

masing-masing instansi.

3. Mendapat motivasi, dedikasi, serta inisiatif pada pekerjaan yang sesuai

dengan ketrampilan, pengetahuan yang didapat dibangku kuliah kemudian

menerapkannya di tempat Praktek Kerja Lapangan.

4. Mengetahui secara langsung bagaimana cara kerja yang baik

5. Peserta dapat menilai diri pribadi, tentang kemampuan mengaplikasikan

diri kepada pekerjaan di tempat Praktek Kerja Lapangan.

6. Mendapatkan pengetahuan yang baru, yang belum pernah didapatkan

dibangku kuliah, yaitu pengetahuan aplikasi teori kepada pekerjaan yang

sebenarnya di tempat Praktek Kerja Lapangan.

I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan

Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data Tata

Cara Kearsipan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual, sehingga

prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan waktu

yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan

merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi
 12

Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik

dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data-data kearsipan pegawai yang

diperlukan setiap bulannya.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada minat untuk

mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi gagasan, teori,

konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan seterusnya. Hasil

akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga merupakan suatu

proses yang tiada hentinya.

Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk mengetahui

masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat timbul dan

berkembang karena rangsangan bacaan, diskusi, seminar, atau pengamatan. Titik

tolak yang sesungguhnya bukanlah metode penelitian, tetapi kepekaan dan minat,

ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan diatas, berbagai

tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang memenuhi kaidah-

kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis,

cermat dan sistematis.

Setelah di sederhanakan, langkah-langkah yang lazim ditempuh dalam

pelaksanaan survei adalah sebagai berikut :

1. Merumuskan masalah penelitian dan menentukan tujuan survei

2. Menentukan konsep hipotesa serta menggali keputusan pada saat hipotesa

tidak di perlukan, misalnya pada penelitian operasional.

3. Pengambilan sample.
 13

4. Pekerjaan lapangan, termasuk memilih dan melatih pewawancara.

5. Pengolahan data.

6. Analisa dan pelaporan.

Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan

penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan

sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan

dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode

penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja

Lapangan ini sebagai berikut :

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

a. Obsevasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan

pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis menyelidiki

secara langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional perusahaan dalam

mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan. Misalnya, pada saat penerimaan

sebuah surat masuk dan surat keluar penulis dapat terlebih dahulu meneliti dalam

kesempurnaan kalimat serta isi dari setiap pokok bahasa agar tidak memiliki

kesalahapahaman.

2. Penelitian Pustaka (Library Research)

Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan data yang

bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang di teliti,

khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk pembahasan

masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan.

 14

3. Sampling

Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia dan

sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis melakukan penelitian

dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan berkas dan data

yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari pemanfaatan pengumpulan dari

sebuah instansi/perusahaan yang berbentuk box besi atau juga di sebut

ruang dokumentasi.

4. Teknik Observasi Partisipasi

Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan

pengamatan seluruh data yang diperlukan.

I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 06 Juli s/d 07 Agustus 2020

yang bertempat di Kantor Walikota Medan Petisah yang beralamat di Jln. Kapten

Maulana Lubis No.2 Petisah Tengah, Kec. Medan Petisah, Kota Medan. Dimana

Penulis memilih tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki

penulis di Perusahaan/Instansi tersebut.

 15

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Kantor Walikota Medan berasal dari nama kerajaan dalam prasasti telaga batu
yang ditemukan di kampung tersebut dekat Palembang dan berisi pemujaan
terhadap raja Sriwijaya, terdapat kata bhupati. Prasasti tersebut diperkirakan dari
akhir abad ke-7 Masehi. Pakar prasasti Indonesia J. G. de
Casparis menterjemahkan bhupati dengan istilah "kepala" (hoofd dalam bahasa
Belanda)[2]. Kata bhupati juga ditemukan dalam prasasti Ligor, yang ditemukan di
provinsi Nakhon Si Thammarat di Muangthai. Pada abad ke-17, orang Eropa
menyebut daerah tersebut dengan nama "Ligor". Prasasti ini mengandung tanggal
775 Masehi. Istilah bhupati digunakan untuk menyebut raja Sriwijaya.
Dalam bukunya Océanie ou cinquième partie du monde: revue géographique et
ethnographique de la Malaisie, de la Micronésie, de la Polynésie et de la
Mélanésie, ainsi que ses nouvelles classifications et divisions de ces
contrées ("Oceania atau bagian dunia yang kelima: majalah geografi dan etnografi
tentang Malaisia, Mikronesia, Polynesia dan Melanesia, dan klasifikasi dan divisi
baru untuk kawasan tersebut"), penjelajah asal Prancis Gérard Louis Domeny de
Rienzi (1834) mencatat istilah "bapati"[3].
Jabatan bupati dalam arti modern berasal dari masa awal kerajaan Mataram, pada
masa Sultan Agung (bertahta 1613-45) menitip pengurusan daerah yang
ditaklukkannya kepada orang yang dipercayainya.

II.2. Struktur Organisasi

Setiap Perusahaan ataupun Instansi memiliki Struktur Organisasi dan manajemen

tersendiri. Adanya struktur Organisasi menunjukkan adanya pembagian tugas,

wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan. Penyusunan

Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang jelas mengenai bidang-

bidang tugas yang terdapat dalam suatu Perusahaan maupun

Instansi.

Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh mengerti

atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi tersebut.

Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan organisasi tetapi

 16

dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin

kelancaran kegiatan di dalam Kantor Walikota Medan Petisah, maka perlu

memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau

mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif.

Kantor Walikota Medan mempunyai struktur Organisasi berbentuk garis dimana

wewenang dialirkan dari atasan (Walikota ) kepada bawahan, Kepala bagian dan

Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung jawab bawahan di alirkan kepada

atasan yang berada setingkat diatasnya, sehingga bawahan hanya mempunyai

tanggung jawab kepada seorang atasan.

Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal dapat di

lihat pada gambar berikut :

Struktur Organisasi Kantor Walikota Medan Petisah.

 17

Dengan melihat Struktur Organisasi Kantor Walikota Medan Petisah, kita dapat

mengetahui bagaimana tugas-tugas ini di bagi-bagikan, serta pendelegasian

wewenang menurut fungsinya masing-masing. Adapun uraian tugas

masingmasing bagian adalah sebagai berikut :

1. Daerah adalah Kota Medan.

2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh

pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan

tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan

prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

3. Pemerintah Daerah adalah Wali Kota sebagai unsur penyelenggara

Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang

menjadi kewenangan daerah otonom.

4. Wali Kota adalah Wali Kota Medan.

5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Medan.

6. Inspektorat adalah Inspektorat Kota Medan.

7. Inspektur adalah Pimpinan Inspektorat Kota Medan.

8. Sekretaris adalah Sekretaris Inspektorat Kota Medan.

9. Aparatur Sipil Negara, yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi

pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja

pada instansi pemerintah.

 18

10. Pegawai Aparatur Sipil Negara, yang selanjutnya disebut Pegawai ASN

adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang

diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu

jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan

peraturan perundang-undangan.

11. Pegawai Negeri Sipil, yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara

Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara

tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.

12. Urusan Pemerintahan adalah kekuasaan pemerintahan yang menjadi

kewenangan Presiden yang pelaksanaannya dilakukan oleh kementerian negara

dan penyelenggara Pemerintahan Daerah untuk melindungi, melayani,

memberdayakan, dan menyejahterakan masyarakat.

13. Satuan Kerja Perangkat Daerah, yang selanjutnya disingkat SKPD adalah

perangkat daerah pada pemerintah daerah selaku pengguna anggaran/barang.

14. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Wali Kota dan DPRD dalam

penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.

15. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas

berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan atas keahlian dan

keterampilan tertentu.

16. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, yang selanjutnya disingkat

RPJPD adalah dokumen perencanaan Daerah untuk periode 20 (dua puluh) tahun.

17. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, yang selanjutnya disingkat

RPJMD adalah dokumen perencanaan Daerah untuk periode 5 (lima) tahun.

 19

18. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, yang selanjutnya disingkat APBD

adalah rencana keuangan tahunan Daerah yang ditetapkan dengan Peraturan

Daerah.

19. Kebijakan Umum APBD, yang selanjutnya disingkat KUA adalah dokumen

yang memuat kebijakan bidang pendapatan, belanja, dan pembiayaan serta asumsi

yang mendasarinya untuk periode 1 (satu) tahun.

20. Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara, yang selanjutnya disingkat PPAS

adalah program prioritas dan patokan batas maksimal anggaran yang diberikan

kepada Perangkat Daerah untuk setiap program sebagai acuan dalam penyusunan

rencana kerja dan anggaran satuan kerja Perangkat Daerah.

21. Rencana Umum Kota merupakan dokumen perencanaan yang telah ditetapkan

menjadi rencana lingkup Kota yang meliputi antara lain RPJPD, RPJMD, KUA-

PPAS, APBD/Perubahan APBD tahun berjalan, dan rencana lainnya berdasarkan

atas peraturan perundang-undangan. BAB II ORGANISAS

Arti / Lambang Logo Pemerintah Kota Medan dapat di lihat pada gambar di

bawah ini :
 20

Pengertian Lambang Kota Medan :

A. Pengertian Lambang Kota Medan

17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik

Indonesia.
8 bunga kapas berati bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia. 4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi
Indonesia. Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang
perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang
terpenting dihadapan bambu runcing berarti Kemakmuran serta Keadilan Sosial
yang merata ada dihadapan kita.

Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup
penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar
bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.
Lima sinar bintang berarti lima bahan pokok terpenting yang diekspor dari Kota
Medan dan lima bahagian perisasi berarti Pancasila yang menjadi Dasar Negara
Republik Indonesia.

B. Motto Kota Medan

'' BEKERJA SAMA DAN SAMA-SAMA BEKERJA UNTUK
KEMAJUAN DAN KEMAKMURAN MEDAN KOTA
METROPOLITAN ''

Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintahan harus di

bawa agar dapat exsisi, antisipatif dan inovatif. Secara umum Visi adalah

pandangan ideal masa depan yang ingin di wujudkan oleh Kantor Walikota Medan.

Penepatan Visi mencerminkan apa yang ingin di capai, memberikan arah dan

fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya

diharapkan mampu menumbuhkan komitmen dilingkunganWalikota Medan. Visi

di Kantor Walikota Medan dirumuskan untuk mendukung Visi dan Misi Kota

Medan secara dimensional yang berfokus ke masa depan berdasarkan pemikiran

masa kini dan pengalama masa lalu, dengan memperhatikan tugas pokok dan

fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi yang di inginkan kedepan, maka

Visi Kantor Walikota Medan“ Perwujudan Aparatur Pemerintah yang Kredibel

 21

dan Profesional Serta Memberikan Pelayanan Prima Kepada Masyarakat Dalam

Melaksanakan Otonomi Daerah “ Penjabaran dari visi diatas adalah :

a. Kredibel, mengandung makna :

- Daya tangkap atas permasalahan dan tuntutan masyarakat.

- Cepat bertindak dan cepat menyesuaikan dengan lingkungan dan

tuntutan.

- Keinginan untuk memberi pelayanan terbaik (pelayanan prima)

b. Profesional, mengandung makna :

- Good governance (Supermasi hukum, akuntabilitas, partisipatif,

transparansi, kesetaraan)

- Kemampuan SDM aparat Kecamatan dan kelurahan.

- Pemahaman aturan dan prosedur

c. Pelayanan dan prima, mengandung makna :

- Pelayanan tepat waktu, tepat guna dan tepat sasaran.

- Sikap dan prilaku sebagai birokrat dan pelayanan

- Aspiratif / Akomodasi

Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh pemerintahan dan

pihak-pihak lain yang berkepentingan agar harapan pada masa mendatang tercapai.

Dalam mencapai visi maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang harus

dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu. Untuk

mewujudkan hal tersebut maka Kantor Walikota Medan memenuhi visi tersebut,

pemerintahan Kecamatan Medan Sunggal menjabarkan kedalam misi

sebagai berikut :

- Meningkatkan tugas pemerintahan umum.

 22

- Meningkatkan tugas-tugas yang di limpahkan Walikota yang

meliputi aspek perijinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan,

pengawasan, fasilitas, penetapan penyelenggaraannya.

- Meningkatkan pelayanan prima kepada seluruh masyarakat.

II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan

Adapun mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini di Kantor Kecamatan

Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai, gaji pegawai

dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang menggunakan

sistem komputerisasi bagi sebagian pegawai yang memiliki fasilitas komputer

diruangannya sehingga jika di butuhkan kearsipan data-data suatu waktu

membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjanya
 23

BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

III.1. Pengertian Sistem

Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “ Kesatuan “ atau

keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan yang lainnya yang

sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, bersama-sama

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran

tertentu.

Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai

berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012: Edisi Pertama:4,

Penerbit Andi, Yogyakarta). “Sistem adalah bagian-bagian atau komponen yang

terpadu untuk suatu sistem. “

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi III: 24, Penerbit

Andi). “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama

lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. “

Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau aturan

yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan dapat

bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik yang di

gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang

berfungsi untuk mencapai data.

Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Komponen Sistem ( Component )

 24

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau

bagianbagian dari sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain

atau dengan lingkungan kerjanya.

c. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain

untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

d. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh

operasi sistem.

e. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya

penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu

subsistem ke subsistem lainnya.

f. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal.

Masukkan perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem

tersebut dapat berinteraksi.

g. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan sisa pembuangan.

h. Pengolahan Sistem (Procces)

 25

Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

i. Sasaran Sistem

Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai

sasaran atau tujuan.

Klasifikasi sistem terdiri dari :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem

yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan

Tuhan , sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik,

seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem

administrasi personalia dan sebagainya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang

dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia

merupakan sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang

disebut human machine system . Sistem informasi berbasis komputer

merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang

berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi

dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik.

 26

Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah lakunya dapat

dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.

Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung

unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system

terbuka adalah system yang behubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya, yang dapat menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk subsistemnya.

III.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah

memunculkan arti (makna bagi manusia).

Pengertian Informasi menurut beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai

berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama: 22,

Penerbit Andi, Yogyakarta). “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan

atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam

proses pengambilan keputusan. “

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi, 2011: 16,

Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Informasi merupakan data yang

terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi.”

 27

Penyimpanan

Input Proses Output

Kontrol

Gambar III.1. Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan

diproses.

b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas.

d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

 28

III.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi.

Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data.

Komponen-komponen sistem informasi yaitu :

Input Model Output

Basis Data

Gambar III.2. Komponen dari sistem informasi

Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai

berikut:

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi : 2011:

17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Sistem Informasi merupakan

sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi

yang berguna untuk pengambilan keputusan. “

Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,

2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). “Sistem Informasi adalah suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi

 29

organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi

untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.”

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi II: 33,

Penerbit Andi). “Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya

menghasilkan informasi.”

Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi :2009: Edisi 1: 7, Penerbit

Salemba). “Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk

kumpulan atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari suatu

tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang

pada tujuan tertentu. “

Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti

hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi

tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data),

form (formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab

terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah

sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu

organisasi.

III.4. Pengertian Data

Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata data bagi

manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia dari

rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer adalah

segala sesuatu yang bisa dikodekan (dilambangkan) dengan kode,

symbol/lambang yang telah disediakan oleh komputer.

 30

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama: 25,

Penerbit andi, Yogyakarta). “Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat

bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut.”

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi:

2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media ,Jakarta). “Data merupakan

kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek.”

Input Proses Output

Gambar III.3. Siklus Pengolahan Data

1. Tahapan Input

Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses

komputer lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input

masukkan adalah peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang

diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut

dalam bentuk digital kepada komputer.

2. Tahapan Proses

Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan

dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses

menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur, mengendalikan

atau mencari.
 31

3. Tahapan output

Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil

pengolahan data.

Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih

lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau

lebih tahapan lagi.

Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data

merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai

arti yang di hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga

dapat disebut sebagai bahan mentah informasi sebagai kelompok

simbolsimbol yang menyajikan kuantitas (jumlah), kegiatan atau objek.

Pengolahan data memiliki dua metode yang digunakan yaitu :

a. Batch Processing Method (Metode Pengolahan Kumpulan)

Batch Proccesing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan lebih

dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data yang telah

dikumpulkan beberapa tahun yang lalu.

b. On-Line Proccesing Method (Metode Pengolahan Transaksi)

On-Line Proccesing Method adalah metode pengolahan yang mempunyai

karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung

digunakan untuk memutahirkan file induk.

 32

III.5. Pengertian Database

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang

penting dalam sistem informasi.

Jadi, dapat diartikan bahwa database merupakan kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu interprise untuk beberapa penggunaan dan merupakan

sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data yang harus

diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di pergunakan

sistem manajemen database, hasil pengolahan data akan lebih baik.

III.6. Hirarki Data

a. Database Manajemen Sistem (DBMS)

Database Manajemen Sistem diartikan sebagai program komputer yang

digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh

data/informasi dengan praktis dan efesien.

b. Database

Database merupakan file yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya.

c. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data

yang sejenis.

d. Record
 33

Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili

satu data atau informasi tentang record.

e. Field

Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang

menunjukkan satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya.

f. Karakter / byte

Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa

karakter numeric, huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item

data. Contoh : A, 1, *

g. Bit

Bit merupakan digit pada bilangan biner

DBMS Field

Database Karakter

File Byte

Record Bit

Gambar III.4. Hirarki Pembentukan Data

 34

III.7. Tujuan Pengolahan Data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan suatu output atau keluaran

yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan keputusan

atau informasi.

Informasi harus memiliki beberapa komponen-komponen yaitu :

1. Data input

2. Proses

3. Hasil/informasi

III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data

Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan pengolahan data,

pemakaian informasi dan nilai informasi yaitu :

a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan

sehubungan dengan waktu dan mutu.

b. Manusia sebagai Pengolah Data, yaitu menentukan sistem informasi dan

sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri.

c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga

diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu

kepada pengembangan sistem informasi.

d. Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu

berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi

manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting

dalam bentuk keorganisasian.

 35

e. Konsep Pengambilan Keputusan, perancangan sistem informasi

manajemen bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional

terhadap optimasi, tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan

dalam organisasi.

f. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan,

perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.

III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang

artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang

berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah

pemerintahan.

Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:

1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan
sebagainya.

3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli adalah sebagai berikut : Menurut

Odgers (2005) “ Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,

penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas

maupun media elektronik “.

Menurut Charman (1998) “ Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik

beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan

dokumen apabila tidak diperlukan “.

 36

Jadi, Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu

proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan.

Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
 37

BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

IV.1. Pengamatan

Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis amati pada Kantor

Kecamatan Medan Sunggal yang menjadi penempatan praktek kerja

lapangan penulis adalah di bagian Subbagian Umum. Subbagian Umum

bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip

gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor

Walikota Medan Petisah mulai dari proses surat masuk maupun proses

surat keluar. Di Sub bagian Umum penulis belajar bagaimana urut-urutan

atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Walikota

Medan Petisah, namun dalam prosesnya masih menggunakan cara

penulisan manual contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat

keluar.

Proses Surat Masuk di Kantor Walikota Medan Petisah

diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor

surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi.

Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat Walikota memberikan

tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi

lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program untuk

diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian

Program memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau

tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi

akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan jika surat

 38

tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian Umum akan membuat

surat balasan dan membuat laporan surat yang kemudian diserahkan

kepada Camat untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, surat balasan

diserahkan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan

ke instansi yang bersangkutan. Pada proses Surat Keluar di Kantor

Walikota Medan Petisah, Surat keluar atau surat balasan merupakan

jawaban dari surat masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan

kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya.

Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat

keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan

dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi

yang bersangkutan untuk diarsipkan.

Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari

secara manual di buku agenda yang pastinya membutuhkan waktu yang

cukup lama. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data

Kearsipan Pada Kantor Walikota Medan Petisah dengan menggunakan

pengarsipan surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu

lebih efisien dari segi waktu dan kinerja pegawai.

IV.2. Pembahasan

Setelah mengadakan peninjauan awal pada Kantor Walikota Medan

Petisah, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai

kepegawaian,arsip dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk

maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk

dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual,
 39

yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat, baik

yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering

terlambat di proses.

Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan surat

keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer, maka penulis

mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem

pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya yaitu

dengan menggunakan sistem komputer, yang diharapkan dapat lebih

mempermudah dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat

sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis

mencoba menyarankan kepada Kantor Walikota Medan Petisah untuk menerapkan

sistem pengarsipan.
 40

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.I Kesimpulan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pemko Medan Kantor

Walikota Medan Petisah, tanggal 06 Juli sampai tanggal 08 Agustus 2020, Penulis

banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar bagaimana uruturutan atau

proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Walikota Medan Petisah.

Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip

gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor

KWalikota Medan Petisah mulai dari proses surat masuk maupun

proses surat keluar adalah Subbagian Umum.

Berdasarkan analisa dan evaluasi penulis pada saat melakukan Praktek Kerja

Lapangan di Kantor Walikota Medan Petisah penulis dapat menarik kesimpulan

terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada di perkantoran tersebut sebagai berikut :

- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada

Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar

belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu

masih dicatat dalam bentuk sebuah buku agenda.

- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara

manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk

maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di

proses.
 41

V.2. Saran

Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari apa yang

penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan

Sunggal, penulis ingin memberikan saran-saran yang mungkin nantinya akan

berguna bagi semuanya yaitu :

- Diharapkan bagi Kantor Walikota Medan Petisah agar dapat meningkatkan

sistem komputerisasi dan informasi dengan memberikan fasilitas yang

dapat menunjang kemajuan di kantor tersebut.

- Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan sistem

komputerisasi. Menggunakan lebih efesien dalam sistem kinerja

kearsipannya di Kantor Walikota Medan Petisah.

Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek

Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan

sesudahnya penulis ucapkan terima kasih.

 42

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Sutedjo Budi, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011, Pengantar Teknologi Informasi, Penerbit

Mitra Wacana Media, Jakarta.

Haryanto Bambang, 2009, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer, Edisi III,

Penerbit Andi.

Darwamawan Deni, 2012, Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi,

Cetakan Pertama, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung.

Murdick, R.G, 2009, Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit salemba.

Kristanto Andri, 2009, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi

Rewvisi, Gayasa Media, Yogyakarta.

Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta