PERTEMUAN KE-16

A. INFORMASI UMUM
Mata Kuliah : Bahasa Indonesia
Kode/Bobot : /2 sks
Pokok Bahasan : Surat Resmi
Pertemuan ke- : 16
Dosen : Tim Dosen MK Bahasa Indonesia

B. CAPAIAN PEMBELAJARAN
Mahasiswa mampu mengenal, memahami, dan menulis surat resmi dengan baik.

C. MATERI
1. Hakikat Surat Resmi
Istilah surat-menyurat mengandung pengertian hubungan antara suatu pihak
dengan pihak lain secara tertulis. Istilah ini sering juga disebut surat menyurat.
Berdasarkan proses penulisannya, kegiatan surat menyurat merupakan kegiatan yang
dimulai dari pengonsepan sampai pada pengiriman.
Menurut para ahli korespondensi, pengertian surat itu bermacam-macam,
tetapi pada dasarnya mengandung maksud yang sama. Menurut Sudarsa (1992: 3),
”Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, atau laporan”. Semi (1990: 189)
mengemukakan, “Surat adalah sarana komunikasi dalam bentuk tertulis yang berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, sikap, dan lain-lain yang ditulis atau
dikeluarkan oleh seseorang atau suatu organisasi. Sejalan dengan itu, Arifin (1996: 2)
mengemukakan, “Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak, orang, instansi, atau organisasi kepada
pihak lain, orang, instansi, atau organisasi”.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat
adalah sarana untuk menyampaikan atau menginformasikan suatu maksud secara
tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain, baik atas nama sendiri ataupun atas

1
nama instansi. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
sikap, laporan ataupun buah pikiran lainnya yang ingin disampaikan kepada pihak
lain.
Salah satu jenis surat adalah surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dikirim
oleh satu pihak kepada pihak lain dan berisi informasi yang menyangkut kepentingan,
tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan (Arifin, 1996: 2). Dari
pernyataan tersebut, diperoleh gambaran bahwa surat resmi adalah segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
sehingga sering disebut sebagai surat dinas. Surat dinas merupakan salah satu alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada
perseorangan ( Sudarsa, 1992: 4).
Hal yang sama dekemukakan oleh Semi (1989: 204) yang menyatakan bahwa
surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang isinya menyangkut masalah
kedinasan yang ditulis oleh satu jawatan ke satu jawatan lain, atau kepada
perorangan, atau dari perorangan kepada jawatan. Surat resmi merupakan salah satu
alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi
seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan pendapat,
penjelasan, dan permintaan.
Dari pendapat-pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah
surat dari suatu pihak kepada pihak lain, dari instansi kepada perseorangan atau
sebaliknya. Informasi tersebut berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, kegiatan
dinas.
Kedudukan surat izin cenderung dipertentangan. Ada yang menyatakan surat
izin itu sebagai surat resmi, sebaliknya ada yang menyatakan sebagai surat pribadi.
Sebagai surat resmi, karena digunakan dalam situasi resmi yaitu proses belajar-
mengajar. Sebagai surat pribadi, karena surat itu ditulis untuk kepentingan pribadi
siswa. Oleh karena itu, dalam kajian teori ini surat izin dikategorikan sebagai surat
setengah resmi.

2
2. Format/ Struktur Surat Resmi
Variasi susunan bagian-bagian surat dapat menimbulkan bermacam-macam
bentuk surat. Dalam menulis surat, hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk
memperoleh efisiensi kerja yang maksimal. Bentuk surat merupakan pola-pola surat
menurut susunan letak bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu amat penting
peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Sudarsa (1992: 4)
menyatakan bahwa menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal enam macam
bentuk surat, yaitu (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b) bentuk lurus (full
block), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk (intended
style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, (f) bentuk resmi Indonesia baru.
Setiap surat mempunyai bagian-bagian tertentu. Untuk surat pribadi yang
bersifat resmi mempunyai bagian-bagian yang dianggap penting saja, sedangkan
dalam surat dinas yang bersifat resmi bagian-bagian itu lebih seragam dan lengkap.
Surat dinas mempunyai bagian-bagian tertentu. Sudarsa (1992: 9) mengemukakan
bahwa bagian-bagian surat terdiri atas (1) kepala surat, (2) tanggal, (3) nomor,
lampiran, dan hal atau perihal, (4) alamat tujuan, (5) salam pembuka, (6) isi surat, (7)
salam penutup, (8) pengirim surat, (9) tembusan, dan (10) inisial.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada format berikut ini.

Kepala Surat

3
Tanggal,

Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Yth………….
…………….
…………….

Salam pembuka,
……………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

Salam penutup,

Tanda tangan
Nama jelas
Nama jabatan
Tembusan
……………………
inisial

Bagan 1 Contoh Penggunaan Bagian-bagian Surat Resmi

Kepala surat yang lengkap terdiri atas: (1) nama instansi, (2) alamat
lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kotak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang

4
atau logo.Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di
dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal
kata kapital kecuali kata tugas. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat
instansi itu berada.
Untuk lebih memperjelas uraian tentang kepala surat, berikut ini
dicontohkan salah satu kepala surat resmi.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawa Mangun
Jakarta13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584

Selain itu, kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Hal
ini dapat dilihat pada contoh di bawah ini.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWA MANGUN
JAKARTA13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564, 4894584

Tanggal, bulan, dan tahun ditulis pada bagian kanan atas. Nama tempat tidak
dicantumkan sebab sudah termuat dalam kepala surat. Setelah angka tahun tidak
diikuti tanda baca apa pun.
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, diikuti
tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya
ketiga kata tersebut. Penulisan kata nomor dan lampiran harus taat asas. Jika kata
nomor disingkat menjadi “No”, kata lampiran harus disingkat menjadi “Lamp.”, kata
nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku
pada instansi yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode

5
dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda
hubung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Nomor : 110/U/PPHBI/1990
No : 110/U/ PPHBI/1990.

Kata lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada
yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu ditulis. Kata lampiran atau Lamp diikuti
tanda titik dua disertai jumlah yang dilampirkan dan tidak diakhiri dengan tanda baca
lain. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut.
Lampiran : Satu berkas
Lamp : Satu berkas

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan
huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca
lain. Pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Unutk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut.
Hal : Perpanjangan izin mengajar.
Alamat surat ada dua macam. Bentuk yang pertama adalah alamat yang
ditulis sebelah kanan atas di bawah tanggal surat, dan bentuk yang kedua adalah
alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam
pembuka. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini.
Yth. Kapten Santiati
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Dalam surat
resmi, biasanya digunakan salam pembuka seperti: Dengan hormat, atau Salam
sejahtera. Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat, seperti
Hormat kami, atau Hormat saya.

6
 Nama pengirim ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan juga
diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
cintoh di bawah ini.
Drs. Doni Susanto
Kepala

Surat dinas biasanya memerlukan tembusan untuk instansi atau pihak lain
yang ada hubungannya dengan pokok persoalan yang disampaikan. Tembusan ini
biasanya ditulis dengan huruf awal huruf kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah
kiri pada bagian kaki surat lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan
nama pengirim surat. Tulisan tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi,
seperti yang terdapat pada contoh di bawah ini.
Tembusan :
Kepala Bagian Perlengkapan.

Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah

tembusan. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
dan pengetik surat. Inisial berguna untuk kepentingan selingkungan pengirim surat
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat. Hal ini dapat dilihat pada
contoh berikut ini.
HA/ss
HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni
Ss singkatan nama pengetik: Sandi Susatio

3. Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi

Sesuai dengan namanya, surat resmi, maka bahasa yang digunakan dalam
surat resmi itu harus merupakan bahasa yang resmi. Tentang bahasa resmi, telah
diuraikan pada pertemuan sebelumnya. Intinya: bahasa yang baku, standar. Kebakuan
itu diukur dari penerapan kaidah ortografis (EBI dan tata peristilahan atau penyerapan
kata), diksi atau pilihan kata, frase, dan kalimat. Jika surat ditempatkan sebagai suatu

7
wacana, maka wacana dalam surat resmi hendaknya juga merupakan wacana standar
(periksa handout tentang jenis-jenis tulisan).

4. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat permohonan yang di tulis oleh
seorang pencari kerja dan ditujukan kepada instansi atau lembaga yang memberikan
lowongan pekerjaan dan mencari karyawan baru. Surat lamaran pekerjaan merupakan
surat pribadi resmi. Sebab surat lamaran pekerjaan merupakan surat yang ditulis
secara individu atau pribadi yang ditujukan pada lembaga resmi, sehingga Bahasa
yang digunakan harus menggunakan bahasa formal atau resmi.
Surat lamaran pekerjaan juga memiliki beberapa fungsi, berikut adalah
fungsi dari surat lamaran pekerjaan:
1. Sebagai Tanda Pengajuan Permohonan Pekerjaan
Ini adalah fungsi yang paling utama dari surat lamaran pekerjaan, karena
dengan adanya surat lamaran ini di sebuah instansi atau perusahaan itu berarti
permohonan tersebut bersifat formal atau resmi, dan sudah pasti lamaran tersebut
akan langsung diterima sebagai pemohon dan dijadikan sebagai pertimbangan dalam
menerima pelamar tersebut.
2. Sebagai Alat Komunikasi
Sebagai alat komunikasi adalah fungsi dasar dari setiap surat tidak
terkecuali dengan surat lamaran pekerjaan. Karena setiap surat yang dibuat pasti
mengandung informasi yang diperlukan oleh penerima. Sedangkan dalam surat
lamaran pekerjaan, informasi yang dibutuhkan adalah informasi mengenai data dan
identitas dari pelamar. Hal yang biasanya terlampir dalam surat lamaran pekerjaan
adalah ijazah, daftar riwayat hidup, foto copy KTP dan keterangan pengalaman
pekerjaan. Semua hal tersebut sangat dibutuhkan oleh sebuah instansi atau
perusahaan untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam menerima karyawan
baru. Itulah mengapa saat kamu akan melamar pekerjaan di sebuah instansi atau
perusahaan, sebaiknya kamu mempersiapkan semua persyaratannya.
3. Sebagai Bahan Pertimbangan

8
 Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa surat lamaran kerja yang
masuk ke dalam sebuah instansi atau perusahaan dan memberikan informasi
mengenai data diri kamu adalah hal yang dibutuhkan untuk dijadikan sebagai bahan
pertimbangan dalam mengisi pekerjaan atau jabatan yang kosong.