Assignment 2: Asas – Asas Manajemen

By Doni Ariyanto #044412229

1. Pengawasan dan pengendalian seringkali diartikan sama, namun pada hakikatnya ada titik
perbedaan diantara keduanya. Coba berikan penjelasan sesuai dengan pemahaman Saudara?

Ada beberapa aspek yang bisa digunakan untuk membedakan antara pengawasan dan pengendalian,
yakni :
a) Tujuan
Dilihat dari segi tujuannya, pengawasan merupakan sebuah kegiatan yang memiliki tujuan untuk
mendapatkan kepastian dari sebuah kegiatan yang dilakukan. Dalam pengawasan ini semua akan
diperiksa apakah sesuai dengan laporan dan tujuan kegiatan awal atau tidak.
Setelah melakukan pengawasan, jika di sana ditemukan suatu hal yang tidak beres, maka selanjutnya
akan dilakukan pengendalian. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk menjamin kesesuaian antara
perencanaan dan hasil akhir yang ada.
b) Waktu
Perbedaan yang paling menonjol antara pengawasan dan pengendalian bisa dilihat dari waktu
pelaksanaannya. Dalam hal ini, pengawasan dapat dilakukan secara periodik atau berkala. Dengan kata
lain, Anda harus menetapkan waktu kapan untuk melakukan pengawasan secara rutin. Ini akan
memberikan kemudahan bagi Anda sebagai atasan maupun bagi pengawasnya sendiri.
Di lain sisi, pengendalian merupakan suatu hal yang harus dilakukan setiap saat. Sebab, dalam
pengendalian ini setiap hal apa saja yang dilakukan di dalam perusahaan harus dikendalikan sebaik
mungkin supaya menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan.
c) Pelaksanaan
Dalam pelaksanaannya, pengawasan merupakan suatu proses pengukuran sebuah kinerja pada acara
atau kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini tolok ukur dari pengawasan adalah tujuan serta kinerja yang
telah ditetapkan di awal. Dalam pengawasan, jika memang ada yang kurang sesuai dengan ketetapan
awal, maka akan bisa langsung dilakukan teguran atau dilakukan evaluasi bersama atasan.
Berbeda dengan itu, pengendalian lebih bersifat terencana dan tidak akan langsung dilakukan teguran.
Sebab, pengendalian ini hanya akan dilakukan jika ada kejadian yang tidak beres setelah dilakukan
pengawasan. Oleh sebab itu, biasanya pengendalian akan dilakukan pada hal-hal seperti halnya
manajerial perusahaan dan semacamnya.
d) Pelaku Pengawasan dan Pengendalian
Pengawasan bisa dilakukan oleh pihak atau badan yang berasal dari luar suatu unit atau perusahaan
yang melakukan kegiatan. Hal ini sangat lumrah karena memang pengawasan eksternal juga harus
dilakukan jika kegiatan yang dilakukan tersebut melibatkan banyak pihak termasuk juga keuangan
negara. Jadi, pada dasarnya orang lain yang mempunyai wewenang pengawasan juga bisa melakukan
pengawasan tersebut.
Selanjutnya, untuk pengendalian hanya akan dilakukan oleh pihak internal unit atau sebuah badan.
Sebab, hal ini ditujukan untuk menjamin strategi dan semua hal yang diterapkan benar-benar telah
berjalan dengan baik dan terarah karena yang menyusun hal tersebut pastinya dari pihak internal itu
sendiri.
2. Pengawasan dilakukan dalam organisasi dengan tujuan untuk menghindari kemungkinan-
kemungkinan dilakukannya tindakan yang tidak sesuai dengan tuntutan organisasi. Dengan
demikian agar tujuan organisasi tercapai, maka harus dilakukan pengawasan yang efektif.
Sebutkan dan jelaskan apa saja yang dilakukan agar pengawasan dalam organisasi menjadi
efektif!
agar pengawasan dalam organisasi menjadi efektif, maka dapat dilakukan beberapa cara berikut :
a) Menetapkan standar pelaksanaan
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung
arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian
hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk
standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar , marjin keuntungan,
keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
b) Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan
kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran
pelaksanaan kegiatan secara tepat. Misalkan timbul beberapa pertanyaan yang penting berikut ini
dapat digunakan : Berapa kali (how aften) pelaksana seharusnya diukur setiap jam, harian,
mingguan, dan bulanan? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan-laporan
tertulis, inspeksi visual, melalui telephone? Siapa (who) yang akan terlibat-manajer, staf depatemen?
Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterapkan kepada para
karyawan.
c) Mengukuran pelaksanaan kegiatan.
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulangulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan , baik lisan
dan tertulis.
3. Metode-metode otomatis.
4. Inspeksi dan pengujian (test), atau dengan pengambilan sempel.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (in-ternal auditor) sebagai
pelaksana pengukuran.
d) Membandingkan Pelaksanaan dengan standart evaluasi.
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan
yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan,
tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat mengimplementasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat
dicapai. Hal ini menunjukkan bagaimana pentingnya bagi pembuat keputusan untuk
menidemtifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.
e) Mengambil tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil dalam berbagai
bentuk. Standar mungkin ditambah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
Ada beberapa tindakan koreksi yang mungkin terjadi :
1. Mengubah standar mula-mula, barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah.
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan, inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau
bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
3. Untuk mampu mengelola organisasi dibutuhkan sejumlah ketrampilan yang kemudian dikenal
dengan ketrampilan manajerial. Sebutkan dan jelaskan 3 keterampilan manajerial yang harus
dimiliki oleh pimpinan!
Berikut ini adalah 3 Keterampilan Manajemen dasar yang wajib dimiliki oleh seorang Manajer dalam
menjalankan fungsi manajemen menurut Robert L. Katz.
a) Keterampilan Konseptual (Conceptual Skills)
Keterampilan Konseptual adalah kemampuan manajer untuk melihat keseluruhan organisasi
sebagai suatu entitas yang lengkap. Keterampilan Konseptual ini meliputi pemahaman tentang
kerjasama setiap unit kerja dalam organisasi beserta pemahaman tentang ketergantungan satu unit
kerja dengan unit kerja lainnya, perubahan pada suatu unit kerja juga akan mempengaruhi unit kerja
atau bagian lainnya. Keterampilan ini meliputi pemahaman tentang hubungan antar institusi,
industri dan masyarakat serta pemahaman tentang pengaruh faktor-faktor politik, sosial dan kondisi
ekonomi suatu negara terhadap bisnis perusahaannya. Dengan pemahaman-pemahaman tersebut,
seorang manajer tingkat tinggi atau Top Management dapat memahami kondisi bisnis secara
keseluruhan dan mengambil tindakan yang tepat untuk kesuksesan organisasinya. Keterampilan
Konseptual ini sangat penting bagi Manajement Tingkat Tinggi (Top Management) namun kurang
penting bagi manajemen tingkat menengah dan tidak diharuskan untuk manajemen tingkat
pertama. Keterampilan Konseptual ini juga sering disebut dengan Keterampilan Analisis (Analytical
Skill) ataupun Keterampilan Perseptual (Perceptual Skill).
b) Keterampilan Berhubungan dengan Orang lain (Humanity Skills)
Keterampilan berhubungan dengan Orang lain atau Humanity Skill ini adalah kemampuan manajer
untuk berinteraksi secara efektif dengan anggota organisasinya serta membangun pemahaman dan
usaha kooperatif dalam tim yang dipimpinnya. Keterampilan ini akan memungkinkan para manajer
untuk menjadi pemimpin dan memotivasi karyawannya untuk mendapatkan prestasi kerja yang
lebih baik. Selain itu, para Manajer juga harus dapat memanfaatkan potensi karyawannya secara
efektif di perusahaan.
Komunikasi juga merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam Keterampilan ini. Komunikasi
yang baik dan efektif akan memberikan dampak positif terhadap karir manajer yang bersangkutan
dan juga dalam pencapain tujuan organisasi. Keterampilan berhubungan dengan orang lain atau
Humanity Skill ini penting bagi semua tingkatan manajemen di suatu organisasi atau perusahaan.
Keterampilan ini juga disebut sebagai Keterampilan Interpersonal (Antarpribadi) atau Human Skill
(keterampilan kemanusiaan).
c) Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Keterampilan Teknis ini adalah Kemampuan atau pengetahuan untuk menggunakan teknik tertentu
dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Contohnya seperti kemampuan dan
pengetahuan untuk merancang produk, memperbaiki mesin, mengoperasikan mesin, merakit
komputer, membuat program komputer, menyiapkan pembukuan dan laporan keuangan, menjual
produk, menciptakan lagu, memasak makanan dan lain sebagainya. Keterampilan Teknik ini
merupakan keterampilan yang penting bagi manajer di tingkat pertama namun kurang penting atau
tidak wajib untuk dimiliki oleh manajemen tingkat atas.

Referensi:
- Modul BMP ISIP4111 Asas-Asas Manajemen
- Robert N. Anthony & John Dearden, Management Control Systems, Richard D. Irwin, Inc.,
Homewood, Illinois, 1980