Materi Simulasi Kepanitiaan
Materi Simulasi Kepanitiaan
Materi Simulasi Kepanitiaan
Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda
kepanitiaan dalam sebuah acara/event. Serta ketua merupakan seseorang yang bertanggung
jawab penuh dalam sukses atau tidaknya acara. Adapaun tugas ketua pelaksana adalah
sebagai berikut :
1. Memimpin semua panitia agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah
ditentukan,
2. Menjadi koordinator panitia,
3. Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan acara
4. Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara
tepat
5. Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab acara
6. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
7. Bersama sekretaris dan bendahara, ketua panitia membuat laporan
pertanggungjawaban (LPJ) event
Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang
terkait dengan kesekretariatan dalam suatu acara. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam
pengelolaan acara diantaranya adalah :
1. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat
kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang
relevan.
2. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan acara
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
4. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
5. Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
6. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
7. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran acara
8. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
9. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana
Untuk dapat mengelola acara dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk
mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara acara diantaranya adalah :
Page |1
IV. TUGAS SIE ACARA
Sie acara meruapakan otak dalam suatu kepanitiaan dimana seksi acara adalah memastikan suatu
acara dapat berjalan sesuai dengan rencana sebagaimana yang telah dirancang jauh-jauh hari.
Mulai dari menyiapkan rundown acara, hingga mengatur hal-hal teknis pada saat acara
dilaksanakan.
1. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
2. Membuat Rundown / Jadwal Acara
3. Menentukan Siapa saja yang akan diundang
4. Meminta Seksi publikasi/humas untuk membuat pengumuman
5. Memimpin Acara (di Hari H)
6. Mengatur dan membagi tugas teknis ketika acara berlangsung misalnya,
moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll
7. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
8. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang
ahli/guestar yang dibutuhkan dalam acara tersebut;
9. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat
acara berlangsung;
10. Bertanggungjawab kepada ketua Pelaksana
Page |2
1. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto
ataupun video
2. Melakukan tugas - tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie
lainnya secara kooperatif
3. Menyiapkan alat dokumentasi sesuai kebutuhan foto, video, dll.
4. Mengedit hasil dokumentasi yang diperoleh menjadi lebih bagus.
5. Mendokumentasikan seluruh spot yang berhubungan dengan
6. sponsor.
7. Mengkoordinasikan hasil dokumentasi kepada pihak yang
8. membutuhkan.
9. Berkoordinasi kepada sie publikasi untuk mempublikasikan seluruh kegiatan
10. Menyiapkan giant screen, dan layar televisi di back stage.
11. Membuat poster, logo, masdes , video opening, dsb
12. Melaporkan hasil - hasil kegiatan kepada ketua pelaksana
13. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana
Semua perihal makanan untuk keberlangsungan acara dikerjakan oleh seksi konsumsi. Biasanya
seksi konsumsi mengetahui tempattempat makanan yang enak dan ekonomis. Manajemen
pengaturan tentang konsumsi juga dikerjakan oleh seksi konsumsi.
1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
4. Mengurus biaya konsumsi
5. Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
6. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana
7. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana
Page |3
IX. PIMPINAN SIDANG
Pimpinan sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu
oleh Panitia Pengarah (Steering Committee). Dalam mubes, dibutuhkan pimpinan sidang
sementara dan presidium tetap/sidang. Presidium sementara, jumlahnya 3 orang,
bertugas untuk memimpin jalannya persidangan yang membahas tentang TATIB
MUBES (Tata Tertib Musyawarah Besar). Atau tata tertib persidangan. Sekaligus
memimpin untuk menentukan siapa yang akan menjadi presidium tetap/sidang.
Pimpinan Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti
aturan yang disepakati bersama. Pimpinan sidang Sidang berkuasa untuk memimpin dan
menjalankan tata tertib persidangan
lalu apabila telah terpilih 3 orang untuk menjadi pimpinan sidang tetap, maka acara
sidang yang sesungguhnya bisa dimulai. Pimpinan 3 orang, tentu ada job masing-
masing. Berikut ini uraiannya:
Menjadi presidium, harus mengerti tentang tata cara menjadi presidium atau pimpinan sidang.
Iya, siapkan palu dan alas palunya ya. Untuk ketukan-ketukan saat persidangan.
1 kali ketukan
2 kali ketukan
Menskorsing dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2x30
menit untuk istirahat, sholat, makan dll)
Peninjauan kembali
3 kali ketukan
Banyak ketukan
Page |4
Untuk mengamankan acara sidang yang dianggap gaduh atau tidak terkontrol
Page |5