MATERI KEPANITIAAN

I. TUGAS KETUA P ELAKSANA

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda
kepanitiaan dalam sebuah acara/event. Serta ketua merupakan seseorang yang bertanggung
jawab penuh dalam sukses atau tidaknya acara. Adapaun tugas ketua pelaksana adalah
sebagai berikut :

1. Memimpin semua panitia agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah
ditentukan,
2. Menjadi koordinator panitia,
3. Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan acara
4. Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara
tepat
5. Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab acara
6. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
7. Bersama sekretaris dan bendahara, ketua panitia membuat laporan
pertanggungjawaban (LPJ) event

II. TUGAS SEKRETARIS

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang
terkait dengan kesekretariatan dalam suatu acara. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam
pengelolaan acara diantaranya adalah :

1. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat
kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang
relevan.
2. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan acara
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
4. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
5. Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
6. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
7. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran acara
8. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
9. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana

III. TUGAS BENDAHARA

Untuk dapat mengelola acara dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk
mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara acara diantaranya adalah :

1. Membantu ketua pelaksana dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal

pengelolaan anggaran.
2. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
3. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
4. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
5. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana

Page |1
IV. TUGAS SIE ACARA
Sie acara meruapakan otak dalam suatu kepanitiaan dimana  seksi acara adalah memastikan suatu
acara dapat berjalan sesuai dengan rencana sebagaimana yang telah dirancang jauh-jauh hari.
Mulai dari menyiapkan rundown acara, hingga mengatur hal-hal teknis pada saat acara
dilaksanakan.
1. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
2. Membuat Rundown / Jadwal Acara
3. Menentukan Siapa saja yang akan diundang
4. Meminta Seksi publikasi/humas untuk membuat pengumuman
5. Memimpin Acara (di Hari H)
6. Mengatur dan membagi tugas teknis ketika acara berlangsung misalnya,
moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll
7. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
8. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang
ahli/guestar yang dibutuhkan dalam acara tersebut;
9. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat
acara berlangsung;
10. Bertanggungjawab kepada ketua Pelaksana

V. TUGAS SIE HUMAS

Selanjutya adalah divisi Humas (Hubungan Masyarakat). Divisi yang membuat konsep
publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik oleh khalayak. Untuk
itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara tersebut. Pengertian
humas secara umum adalah bagian, divisi, atau seksi dari sebuah lembaga atau organisasi yang
berfungsi menjalin komunikasi dan kerja sama dengan publik dan pihak-pihak yang terkait
dengan lembaga tersebut.
Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:
1. Menyampaikan informasi perihal organisasi yang menaunginya kepada publik.
2. Menjaga dan mempertahankan citra baik organisasi di mata publik.
3. Melakukan marketing terkait kegiatan atau tujuan organisasi terhadap publik.
4. Membantu tim manejemen organisasi sebagai konsultan dalam pengambilan segala
keputusan
5. Mengevaluasi opini publik yang diberikan terhadap organisasi.
6. Menjaga hubungan baik dengan berbagai macam media.
7. Mengelola keadaan dalam organisasi yang bersifat genting, terutama yang berkaitan
dengan citra publik.
8. Membina hubungan baik di dalam internal organisasi.
9. Menjangkau kegiatan organisasi secara luas agar kian dikenal masyarakat.
10. Menarik simpati publik sesuai dengan kondisi organisasi.
11. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
12. Bertanggung jawab kepada Ketua panitia

VI. TUGAS SIE PDD

Seksi PDD biasanya memiliki kemampuan dalam desain, fotografi, dan media sosial. Untuk
tugas dalam Publikasi berbeda dengan seksi humas, publikasi acara dilakukan melalui media
untuk memperbanyak akses. Tugas dekorasi disini membutuhkan kreatifitas dan desain yang
cukup. Tugas Dokumentasi dilakukan saat acara berlangsung yaitu mendokumentasikan acara.

Page |2
 1. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto
ataupun video
2. Melakukan tugas - tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie
lainnya secara kooperatif
3. Menyiapkan alat dokumentasi sesuai kebutuhan foto, video, dll.
4. Mengedit hasil dokumentasi yang diperoleh menjadi lebih bagus.
5. Mendokumentasikan seluruh spot yang berhubungan dengan
6. sponsor.
7. Mengkoordinasikan hasil dokumentasi kepada pihak yang
8. membutuhkan.
9. Berkoordinasi kepada sie publikasi untuk mempublikasikan seluruh kegiatan
10. Menyiapkan giant screen, dan layar televisi di back stage.
11. Membuat poster, logo, masdes , video opening, dsb
12. Melaporkan hasil - hasil kegiatan kepada ketua pelaksana
13. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana

VII. TUGAS SIE PERLENGKAPAN

1. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta

mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi
denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
2. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan
3. MMengatur segala perlrngkapan yang dibutuhkan pada serangkaian acaraPengadaan
sound system pada saat latihan.
4. Pengadaan/penyewaan kursi, cermin, steamer, meja, standing hanger, penyediaan
ampan, taplak, panggung-panggung kecil, dsb.
5. Memenuhi segala kebutuhan setiap sie yang masuk dalam ranah perlengkapan adakan
dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
6. Melakukan tudas - tugas yang ditugaskan oleh ketua pelaksana
7. Melaporkan hasil - hasil kegiatan kepada ketua pelaksana
8. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana

VIII. TUGAS SIE KONSUMSI

Semua perihal makanan untuk keberlangsungan acara dikerjakan oleh seksi konsumsi. Biasanya
seksi konsumsi mengetahui tempattempat makanan yang enak dan ekonomis. Manajemen
pengaturan tentang konsumsi juga dikerjakan oleh seksi konsumsi.
1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
4. Mengurus biaya konsumsi
5. Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
6. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana
7. Bertanggung jawab kepada ketua Pelaksana

Page |3
 IX. PIMPINAN SIDANG
Pimpinan sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu
oleh Panitia Pengarah (Steering Committee). Dalam mubes, dibutuhkan pimpinan sidang
sementara dan presidium tetap/sidang. Presidium sementara, jumlahnya 3 orang,
bertugas untuk memimpin jalannya persidangan yang membahas tentang TATIB
MUBES (Tata Tertib Musyawarah Besar). Atau tata tertib persidangan. Sekaligus
memimpin untuk menentukan siapa yang akan menjadi presidium tetap/sidang.
Pimpinan Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti
aturan yang disepakati bersama. Pimpinan sidang Sidang berkuasa untuk memimpin dan
menjalankan tata tertib persidangan

lalu apabila telah terpilih 3 orang untuk menjadi pimpinan sidang tetap, maka acara
sidang yang sesungguhnya bisa dimulai. Pimpinan 3 orang, tentu ada job masing-
masing. Berikut ini uraiannya:

1. Presidium 1 – Pimpinan Sidang (duduk di tengah)

 Membuka dan menutup siding
 Membuat keputusan
 Mengontrol peserta sidang agar tertib
2. Presidium 2 (duduk di sebelah kanan pimpinan sidang)
 Menulis opsi yang masuk dari peserta
 Menggantikan presidium 1 apabila ia kelelahan
3. Presidium 3 (duduk di sebalah kiri pimpinan sidang)
 Mencatat segala masukan dari peserta dan perubahan yang terjadi di naskah
(naskah yang dikaji ditampilkan di layar dan diedit secara langsung)
 Menyimpulkan hasil siding Objek Persidangan

Ketukan Palu Sidang

Menjadi presidium, harus mengerti tentang tata cara menjadi presidium atau pimpinan sidang.
Iya, siapkan palu dan alas palunya ya. Untuk ketukan-ketukan saat persidangan.

Oh tentu saja, setiap ketukan palu ada maknanya. Berikut uraiannya:

1 kali ketukan

 Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang dari presidium 1 ke 2 atau sebaliknya

 Mengesahkan kesepakatan dan keputusan peserta sidang poin per poin atau ayat per ayat
 Menskorsing sidang dan mencabut kembali skorsing sidang (biasanya 2x1 menit untuk
lobbying, dll)
 Mencabut kembali atau membatalkan ketuka sebelumnya yang dianggap keliru

2 kali ketukan

 Menskorsing dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2x30
menit untuk istirahat, sholat, makan dll)
 Peninjauan kembali

3 kali ketukan

 Membuka dan menutup agenda sidang

 Mengesahkan keputusan akhir hasil sidang

Banyak ketukan

Page |4
  Untuk mengamankan acara sidang yang dianggap gaduh atau tidak terkontrol

Teks Pimpinan Sidang

Page |5