Audit Manajemen, Kertas Kerja Audit pada PT.

Karang

Samata, 06 Mei 2016

No : 018/KAP/IV/2016
Lampiran : 3 Lembar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada :
Yth. Direktur Utama PT. Karang
Di Surabaya

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Karang untuk periode tahun
2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran
laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang
dilaksanakan (terjadi pada) PT. Karang. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai
ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan
Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama
audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan
tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam
mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi
Bab III : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama
dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan
audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin
dengan baik ini.

KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner Tn. Kris Palguna.
 BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. Karang bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara
yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis
perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal
di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh
tenaga ahli di bidangnya. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750
karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya
mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar
250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam
produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan
Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang
mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.
Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai
dengan anggaran yang tersedia.
Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana
Manager SDM : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan, tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1. Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.
Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah
dilaksanakan.
Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang
ditemukan
 BAB II
KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi :
1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi
untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar
manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi
mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal
di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh
informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik
lapangan.
2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan
karyawan.
Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari
laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan
pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.
4. Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu
(penurunan produk gagal hanya 2% saja).
5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau
catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan.
6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan
tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut;
a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan
kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.
b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan
yang diberikan.
c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti
pelatihan
 d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak
cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan
tersebut.
e. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses
pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan
produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.
f. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5%
dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:
1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan
disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:
a. Meningkatkan keterampilan karyawan.
b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.
d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan
kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.
2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan
pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:
a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga
mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.
b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang
tepat.
c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan
umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.
d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam
mengelola program pelatihan dan pengembangan.
4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai
umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan
Penyebab :
1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami
petunjuk (manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu
menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan
mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.
3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik
lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak
produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan
produk.

Akibat :
1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru
perusahaan.
2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil
pelatihan yang telah dilakukan.
3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan
produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas
produk.
4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5. Banyak tercipta produk yang gagal.
6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.
7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.
8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Rekomendasi :
Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:
1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan
baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru
2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan
karyawan. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:
1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik
dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan
2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%
3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan
melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola
program pelatihan karyawan
4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan
informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.
5. Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisienkan
penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.
6. Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak
terjadi pemborosan sumber daya. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan
ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki
kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa
yang akan datang.
 BAB III
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
Program Pelatihan Karyawan PT. Karang untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan
Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas
Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

Nama Perusahaan : PT KARANG

Daftar : Temuan dan Rekomendasi
Periode Audit : 2007/2008

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi

1. Pelatihan a) Tidak ada a) Terjadi 40% a) Penyusunan jadwal

bersifat rencana kegagalan pelatihan karyawan
situasional pelatihan secara produksi yang dilakukan setahun
periodik dilakukan jika sekali atau dua kali
b) Pelatihan ada permintaan b) Waktu pelatihan
disusun departemen dilakukan selama ± 1
berdasar b) Karyawan tidak minggu
permintaan menguasai c) Pelatihan karyawan
departemen penggunaan dilaksanakan dengan
yang mesin baru jadwal terstruktur dan
membutuhkan c) Karyawan berdasarkan
c) Waktu pelatihan mengeluh atas perencanaan yang
terlalu singkat kurangnya jelas.
waktu pelatihan
2. Pelatihan Anggaran tidak Tidak a. Pengiriman perwakilan
bersifat digunakan secara maksimalnya karyawan dalam satu
klasikal efektiv dan efisien produksi kelompok
Pelatihanhanya beranggotakan 5-10
orang untuk mengikuti
pelatihan dalam kelas
maupun lapangan di
pabrik pembuatan
mesin baru
b. Pemanggilan tim
pelatihan dari pembuat
mesin untuk melakukan
pelatihan lapangan di
perusahaan
c. Pemilihan karyawan
yang dilatih dilakukan
secara acak dan
independen
d. Perusahaan meimilih
tim trainer yang
sekaligus memberikan
sesi training motivation
pada sesi sesi tertentu
e. Tim trainer
memberikan sesi
outbond untuk
meningkatkan
kerjasama antar
karyawan
3. Penurunan Menurunkan Karyawan tidak a. Rekomendasi auditor
produk tingkat memahami secara sama dengan
gagal kegagalan sampai keseluruhan b. angka (2)
menjadi 2,5% pengoperasian
18% mesin baru

4. Tidak ada a. Tidak ada a. Manjemen a. Tim panitia pelatihan

dokumen aturan yang tidak karyawan membuat
atas hasil menetapkan mempunyai laporan hasil pelatihan
penilaian perlunya arsip hasil b. Manajemen meminta
atas hasil laporan hasil pelatihan dokumentasi atas
pelatihan pelatihan karyai pelatihan karyawan
karyawan laianatas hasil pada tim trainer
b. Manajemen pelatihan wan c. Manejemen membuat
tidak meminta b. Manajemen aturan tim panitia
laporan. tidak dapat trainer maupun tim
mengetahui trainer untuk
perkembangan memberikan laporan
karyawan hasil pelatihan serta
setelah laporan perkembangan
pelatihan sebelum dan sesudah
pelatihan yang
dilakukan karyawan