Audit Manajemen, Kertas Kerja Audit pada PT.

Indojewel
Samata, 06 Mei 2016

No : 018/KAP/IV/2016

Lampiran : 3 Lembar

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada :

Yth. Direktur Utama PT. Indojewel

Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode tahun
2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan HRD
tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT.
Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna)
dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan
yang ditemukan selama audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan
atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan
efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi

Bab III : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama dari
berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner Tn. Kris Palguna.

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

 PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang
digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan,
sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan
hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya.
Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang
dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh
divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.
Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75
triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem
informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem
pelaporan. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai
dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom

Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana

Manager SDM : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan, tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1 Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.

Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan.

Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang ditemukan

BAB II

KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi :
1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk
memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut
perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk
tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk
melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program

pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa

melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba

bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba

bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4. Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan
produk gagal hanya 2% saja).

5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan
yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008

diperoleh temuan sebagai berikut;

a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk

meningkatkan keterampilan.

b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang

diberikan.

c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan

d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu

bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut

e. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan,
 dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada

tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

f. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total

penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan
keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a. Meningkatkan keterampilan karyawan.

b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan

kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan
penyusunan anggaran perusahaan.

3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan

sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga

mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan

umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola
program pelatihan dan pengembangan.

4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik
dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan

Penyebab :
1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk
(manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan
standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut
dioperasikan.

2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan
secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak produk yang
tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan produk.

Akibat :

1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang
telah dilakukan.

3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5. Banyak tercipta produk yang gagal.

6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Rekomendasi :

Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen
di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:

1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana
dengan baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru

2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan
karyawan. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki
kelemahan tersebut.
Rekomendasi:

1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik
dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan

2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%

3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan

dan melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam
mengelola program pelatihan karyawan

4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan

informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.

5. Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya

mengefisienkan penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.

6. Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak
terjadi pemborosan sumber daya. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan
ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki
kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa
yang akan datang.

BAB III

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program
Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian
atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang
bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

Nama Perusahaan : PT INDOJEWEL

Daftar : Temuan dan Rekomendasi

Periode Audit : 2007/2008

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi

1. Pelatihan a) Tidak ada a) Terjadi 40% a) Penyusunan jadwal
rencana pelatihan kegagalan pelatihan karyawan
bersifat
secara periodik produksi yang dilakukan setahun
situasional
dilakukan jika ada sekali atau dua kali
b) Pelatihan
permintaan
disusun berdasar b) Waktu pelatihan
departemen
permintaan dilakukan selama ± 1
departemen yang b) Karyawan tidak minggu
membutuhkan menguasai
c) Pelatihan karyawan
penggunaan
c) Waktu pelatihan dilaksanakan dengan
mesin baru
terlalu singkat jadwal terstruktur dan
c) Karyawan berdasarkan
mengeluhatas perencanaan yang
kurangnya waktu jelas..
pelatihan

2. Pelatihan Anggaran tidak Tidak maksimalnya a) Pengiriman

bersifat digunakan secara produksi perwakilan karyawan
klasikal efektiv dan efisien dalam satu kelompok
Pelatihanhanya
beranggotakan 5-10
orang untuk mengikuti
pelatihan dalam kelas
maupun lapangan di
pabrik pembuatan
mesin baru

b) Pemanggilan tim
pelatihan dari pembuat
mesin untuk
melakukan pelatihan
lapangan di
perusahaan

c) Pemilihan karyawan
yang dilatih dilakukan
secara acak dan
independen

d) Perusahaan meimilih
tim trainer yang
 sekaligus memberikan
sesi training motivation
pada sesi sesi tertentu

e) Tim trainer
memberikan sesi
outbond untuk
meningkatkan
kerjasama antar
karyawan

3. Penurunan Menurunkan tingkat Karyawan tidak Rekomendasi auditor

produk memahami secara sama dengan
kegagalan sampai
gagal keseluruhan
angka (2)
menjadi18% 2,5% pengoperasian mesin
baru

4. Tidak ada a) Tidak ada aturan a) Manjemen tidak a) Tim panitia pelatihan
dokumen yang menetapkan mempunyai arsip karyawan membuat
atas hasil perlunya laporan hasil pelatihan laporan hasil pelatihan
penilaian hasil pelatihan karyai laianatas
b) Manajemen meminta
atas hasil karyawan hasil pelatihan
dokumentasi atas
pelatihan wan
b) Manajemen pelatihan karyawan
tidak meminta b) Manajemen pada tim trainer
laporan. tidak dapat
c) Manejemen membuat
mengetahui
aturan tim panitia
perkembangan
trainer maupun tim
karyawan setelah
trainer untuk
pelatihan
memberikan laporan
hasil pelatihan serta
laporan perkembangan
sebelum dan sesudah
pelatihan yang
dilakukan karyawan