PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN PASIMASUNGGU

TIMUR KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR

Zulfitriani
Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Makassar
email :[email protected]

Abstrak

Zulfitriani, 2019. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur

Kabupaten Kepulauan Selayar. Skripsi. Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Makassar. Dibimbing oleh
Sirajuddin Saleh dan Muh. Nasrullah.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Pengelolaan Kearsipan di Kantor
Kecamatan Pasimasunggu Timur Kabupaten Kepulauan Selayar. Penelitian ini
menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan jumlah informan sebanyak 5 orang.
Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara dan dokumentasi.
Sedangkan teknik analisis data yang digunakan terdiri dari empat cara yaitu:
pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Pengelolaan Kearsipan di Kantor
Kecamatan Pasimasunggu Timur Kabupaten Kepulauan Selayar, berada dalam kategori
cukup baik. Hal ini ditunjukkan melalui fokus penelitian yaitu: 1) Penciptaan arsip berada
dalam kategori cukup baik 2) Penggunaan arsip berada dalam kategori cukup baik 3)
Penyimpanan arsip berada dalam kategori cukup baik 4) Pemeliharaan arsip berada
dalam kategori belum baik 5) Penyusutan dan pemusnahan berada dalam kategori belum
baik.
PENDAHULUAN
Dalam organisasi baik kebangsaan serta untuk menyediakan
instansi pemerintah maupun swasta bahan pertanggungjawaban tersebut
dalam usahanya untuk mencapai bagi kegiatan pemerintah.
tujuan yang telah ditetapkan Surat atau dokumen-dokumen
sebelumnya, perlu sekali adanya penting dalam suatu organisasi
pekerjaan ketatausahaan. Salah satu atauinstansi pemerintah tentunya
unsur kegiatan tata usaha tersebut memerlukan proses pengarsipan
adalah aktifitas penyimpanan didalamnya, proses pengarsipan
informasi, penyimpanan surat-surat merupakan dasar dari pemeliharaan
yang dinamakan bidang kearsipan. surat dan dokumen penting tersebut,
Kearsipan memegang sehingga dengan adanya kearsipan,
peranan penting bagi kelancaran baik itu surat maupun dokumen-
jalannya perkantoran misalnya pada dokumen penting yang telah
saat kantor membutuhkan informasi, disimpan sebelumnya dapat dengan
kearsipan dapat menjadi sumber dan mudah ditemukan kembali.
pusat rekaman informasi bagi kantor. Kumpulan surat-surat itu merupakan
Kegiatan utama bagi kearsipan yaitu sumber informasi yang penting bagi
melakukan penyimpanan informasi setiap kegiatan administrasi.
secara sistematis agar dapat Pengelolaan arsip memiliki
terpelihara dengan baik dan mudah tujuan untuk memudahkan bila suatu
ditemukan ketika dibutuhkan. Arsip saat arsip akan digunakan. Kegiatan
pada dasarnya merupakan pengelolaan arsip meliputi
sekumpulan warkat yang mempunyai pencatatan, penataan, penyimpanan,
suatu nilai kegunaan bagi kantor. pemeliharaan hingga penyusutan.
Pengelolaan arsip dapat dikatakan Kegiatan pengelolaan arsip selalu
baik apabila dalam penemuan berkembang sesuai dengan
kembali arsip dapat dilakukan perkembangan zaman dan
dengan tepat dan cepat. Dan perkembangan tujuan organisasi.
kenyataannya tidak semua kantor Salah satu faktor yang menyebabkan
melakukan pengelolaan arsip dengan kegiatan pengelolaan arsip terus
baik. berkembang yaitu jumlah arsip yang
Arsip mempunyai nilai dan peran juga terus bertambah tanpa
penting karena arsip merupakan diimbangi dengan pemeliharaan
bahan bukti resmi mengenai yang baik dapat menyebabkan
penyelenggaraan administrasi pegawai mengalami kesulitan ketika
pemerintahan dalam ranngka usaha akan menemukan kembali arsip.
untuk meningkatkan daya guna dan Berdasarkan kondisi tersebut maka
tepat guna administrasi aparatur pengelolaan arsip harus dilakukan
negara. Tujuan kegiatan kearsipan sesuai dengan prosedur yang baik
yang diselenggarakan oleh agar arsip mudah ditemukan
pemerintah dimaksudkan untuk kembali.
menjamin keselamatan bahan Menurut Tambe dalam
pertanggungjawaban nasional bukunya, bahwa:
tentang perencanaan, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan
 Arsip mempunyai peranan sebagaimana dibutuhkan oleh
dalam proses penyajian suatu sistem penyelenggaraan
informasi bagi pimpinan kearsipan nasional yang
untuk membuat keputusan handal.2
dan merumuskan
kebijaksanaan. Oleh karena Berdasarkan hasil observasi
itu, untuk dapat menyajikan yang dilakukan pada tanggal 22
informasi yang lengkap, Januari 2019 di Kantor Kecamatan
cepat dan benar haruslah Pasimasunggu Timur Kabupaten
dengan sistem dan prosedur Kepulauan Selayar, menunjukkan
kerja yang baik dibidang bahwa pengelolaan kearsipan yang
kearsipan.1 terdapat di kantor masih belum
optimal pelaksanaannya. Belum
Berdasarkan pendapat optimalnya pengelolaan kearsipan ini
tersebut, maka dapat dilihat bahwa dapat dilihat dari beberapa masalah
pelaksanaan sistem kearsipan yang yang penulis amati seperti sulitnya
efektif dapat mempengaruhi penemuan kembali arsip yang akan
peningkatan kinerja pegawai dibutuhkan. Perlu waktu lebih dari
khususnya pada pegawai pengelola 30 menit untuk menemukan kembali
arsip karena dengan arsip yang ditata arsip yang dibutuhkan.
dan disimpan dengan tertib serta Penanganannya yang tidak tertib
teratur berdasarkan sistem yang seperti arsip ditumpuk tanpa dicatat
dapat memperlancar dalam proses terlebih dahulu, tidak tersedianya
pengambilan keputusan, yang akan arsiparis atau orang yang memiliki
berpengaruh pada pekerjaan keahlian dibidang kearsipan, serta
pegawai, serta akan menciptakan bertambahnya terus menerus arsip
arus kerja yang lancar. tanpa diikuti dengan penyusutan
Berdasarkan Undang-undang arsip..
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Berdasarkan latar belakang
pokok-pokok kearsipan menimbang tersebut di atas, maka peneliti
bahwa: tertarik untuk melakukan penelitian
Untuk menjamin ketersediaan yangberjudul “Pengelolaan
arsip yang autentik dan Kearsipan di Kantor Kecamatan
terpercaya, menjamin Pasimasunggu Timur Kabupaten
perlindungan kepentingan Kepulauan Selayar”.
negara dan hak-hak
keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem
kearsipan, diperlukan
penyelenggaraan kearsipan
yang sesuai dengan prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan

1
Tambe Nippi, Manajemen Kearsipan dan
Dokumentasi.2008. Makassar; Badan Penerbit UNM.
2
Hal. 21 Undang-undang nomor 43 tahun 2009
 dikelompokkan sebelum dicatat, dengan hal
METODE PENELITIAN ini sama yang dilakukan pada Kantor
Penelitian ini merupakan jenis Kecamatan Pasimasunggu Timur
penelitian yang menggunakan penelitian Kabupaten Kepulauan Selayar. Setiap
kualitatif. Menurut Sugiyono, “metode penerimaan arsip dikelompokkan sebelum
penelitian kualitatif adalah penelitian yang dicatat. Dengan adanya pencatatan ini
digunakan untuk meneliti pada kondisi diharapkan akan memperlancar proses
obyek yang alamiah, dimana peneliti pengurusan arsip. Sebagai surat/dokumen
sebagai instrument kunci”.3 Dengan metode yang sifatnya sangat penting sehingga
ini peneliti dapat mengetahui cara pandang menjadi salah satu pelaksana kegiatan.
objek penelitian lebih mendalam yang tidak Berdasarkan hasil pengamatan dan
bias diwakili dengan angka-angka statistik, wawancara kegiatan dalam penerimaan
pemakaian angka untuk memawakili arsip yang dilakukan oleh para pegawai
fenomena sosial, perilaku, nilai dapat terdapat pengelompokan khusus surat
menghasilkan sesuatu yang tidak masuk dan khusus surat keluar, sehingga
menggambarkan kondisi yang sebenarnya. dalam pelaksaan pengolahan arsip sudah
Melalui metode kualitatif peneliti dapat berjalan dengan baik dilihat dari setiap
mengenal subjek secara pribadi dan surat masuk dan surat keluar diperiksa
menggambarkan pengelolaan kearsipan di terlebih dahulu, agar arsip betul-betul
kantor kecamatan pasimasunggu timur terlaksana berdasarkan fungsinya. Selain
kabupaten kepulauan selayar dengan itu yang mengelola arsip di Kantor
indicator sebagai berikut: Kecamatan Pasimasunggu Timur
1. Penciptaan arsip Kabupaten Kepulauan Selayar adalah
2. Penggunaan arsip bukan seorang arsiparis dalam artian orang
3. Penyimpanan arsip yang dipercayakan dalam mengelola arsip
4. Pemeliharaan arsip adalah pegawai biasa atau staf biasa. dan
5. Penyusutan dan pemusnahan arsip bagi pegawai yang belum profesional dalam
pengelolaan kearsipan sebaiknya mengikuti
HASIL PENELITIAN DAN semacam diklat agar mereka dapat
PEMBAHASAN mengetahui prosedur pengelolaan kearsipan
a. Penciptaan arsip di Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
Kegiatan manajemen kearsipan Kabupaten Kepulauan Selayar sesuai
berawal dari penciptaan arsip. Arsip dengan standar oprasional prosedur dalam
tercipta/ berasal dari arsip intern dan pengelolaan arsip yang memiliki struktur
ekstern kantor. Arsip interen dan eksteren organisasi dalam pengelolaan kearsipan.
kantor tercipta ketika suatu kantor b. Penggunaan arsip
mengirim/ menerima surat/ dokumen lain. Penggunaan arsip yang merupakan
Demikian halnya dengan Kantor kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip
Kecamatan Pasimasunggu Timur yang bagi kepentingan penggunaan arsip yang
menciptakan arsip dari kegiatan surat berhak. Demikian halnya dengan
menyurat. penggunaan arsip di Kantor Kecamatan
Penerimaan arsip kegiatannya Pasimasunggu Timur Kabupaten Kepulauan
menerima surat masuk yang Selayar dipergunakan untuk membantu
menyelesaikan masalah.
3
Sugiyono.2015.Memahami Penelitian Kualitatif.
Bandung: Alfabeta. Hal: 1
 Berdasarkan hasil pengamatan di yang mulai penuh untuk menampung semua
Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur arsip.
Kabupaten Kepulauan Selayar arsip Selain peralatan utama untuk
seringkali dipergunakan untuk membantu penyimpanan arsip perlu juga disediakan
dalam penyelesaian masalah, namun perlengkapan-perlengkapan dalam
terkadang arsip yang digunakan dipinjam penyimpanan arsip. Sesuai dengan hasil
oleh bagian lain contohnya itu seperti surat penelitian yang telah dilakukan dapat
dan dokumen-dokumen. Tetapi sering kali diketahui bahwa perlengkapan
juga masalah timbul dari peminjaman arsip penyimpanan arsip yang dimiliki oleh
karena pegawai terkadang langsung Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
mengambil arsip tanpa meminjam terlebih meliputi map, petunjuk dan label.
dahulu dan itu bisa mengakibatkan arsip Perlengkapan tersebut untuk memudahkan
mudah hilang atau tercecer. dalam penyimpanan arsip dan mengurangi
c. Penyimpanan arsip terjadinya kerusakan serta kehilangan pada
Penyimpanan arsip merupakan salah arsip.
satu pendukung keberhasilan pengelolaan Berdasarkan hasil penelitian melalui
arsip. Peneliti mendeskripsikan hasil observasi yang telah dilakukan terhadap
penelitian mengenai penyimpanan arsip ruangan penyimpanan arsip di Kantor
mulai dari pelaksanaan, penyimpanan, Kecamatan Pasimasunggu Timur mengenai
sistem penyimpanan, peralatan, ruangan penyimpanan arsip masih menjadi
perlengkapan, dan ruangan penyimpanan satu dengan ruangan kerja pegawai disetiap
arsip. bidangnya.
Mengenai pelaksanaan d. Pemeliharaan arsip
penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Arsip berperan sangat penting
Pasimasunggu Timur dilakukan dengan sebagai sumber informasi dalam suatu
cara arsip yang sudah di proses atau di organisasi. Keberadaan arsip tentunya harus
tindak lanjuti kemudian disimpan dalam dipelihara dan dijaga dengan baik.
tempat yang sudah disediakan. Kerusakan arsip yang terjadi disebabkan
Sistem penyimpanan yang oleh dua faktor yaitu faktor intrinsik dan
digunakan di Kantor Kecamatan faktor ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah
Pasimasunggu Timur menggunakan sistem penyebeb kerusakan arsip yang berasal dari
penyimpanan tanggal berdasarkan tanggal arsip itu sendiri, seperti pengaruh tinta,
pada arsip yang disimpan. kertas dengan kualitas tidak bagus, dan
Peralatan penyimpanan arsip lain-lain. Sedangkan faktor ekstrinsik
merupakan salah satu faktor yang adalah kerusakan arsip yang disebabkan
menentukan dalam keberhasilan dari luar benda arsip, seperti debu, jamur,
pengelolaan arsip. Tujuan peralatan tikus, serangga atau karena ulah manusia
penyimpanan arsip agar arsip dapat tertata seperti percikan bara rokok. Pemeliharaan
dengan rapi dan selalu siap saat arsip arsip dapat menggunakan kemoceng, sapu,
tersebut dibutuhkan untuk kepentingan lap, dan tindakan pencegahan memasang
organisasi. Berdasarkan hasil penelitian larangan untuk tidak merokok di ruangan
yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa arsip.
peralatan penyimpanan arsip yang dimiliki Berdasarkan hasil wawancara dan
Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur observasi yang telah dilakukan mengenai
meliputi lemari arsip dan filling cabinet pemeliharaan arsip di Kantor Kecamatan
Pasimasunggu Timur belum begitu
diperhatikan. Hal ini dikarenakan belum musnahkan tidak dapat diciptakan atau
ada pegawai yang khusus bertugas sebagai diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini
arsiparis. Pemeliharaan arsip dilakukan oleh menuntut kesungguhan dan ketelitian,
setiap pegawai dengan merangkap tugas sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
pokok yang juga harus diselesaikan. apapun.
Pemeliharaan arsip hanya menggunakan Pemusnahan arsip di Kantor
kemoceng. Waktu pemeliharaan arsip juga Kecamatan Pasimasunggu Timur
tidak menentu, ketika arsip terlihat kotor Kabupaten Kepulauan Selayar pada
maka pegawai baru membersihkan atau umunya memahami prosedur pemusnahan
merapikan arsip. arsip yaitu dengan cara membakar,.Namun
e. Penyusutan arsip di Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
Penyusutan arsip dilakukan oleh Kabupaten Kepulauan Selayar belum
organisasi dikarenakan untuk menghindari pernah melakukan pemusnahanm hal ini
penumpukan arsip yang terjadi karena terjadi karena banyak hal-hal yang harus
jumlah volume arsip yang semakin banyak. dipertimbangkan menyangkut dengan
Penumpukan arsip dapat menghambat pemusnahan harus sesuai dengan aturan
pekerjaan yang lain dan juga tidak efisien dengan diawali berita acara pemusnahan,
tempat, ruangan, bahkan anggaran karena hal ini merupakan surat penting.
organisasi. Arsip memiliki umurnya KESIMPULAN
masing-masing sesuai nilai guna arsip Berdasarkan hasil analisis dan
tersebut. Arsip yang sudah tidak memiliki pembahasan, maka hasil penelitian dapat di
nilai guna dapat dilakukan penyusutan ketahui bahwa pengelolaan kearsipan dari
arsip. segi penciptaan arsip sudah cukup baik
Penyusutan arsip di Kantor dilihat dari kegiatan dalam penerimaan
Kecamatan Pasimasunggu Timur belum arsip yang dilakukan oleh para pegawai
pernah dilakukan, sehingga terjadi terdapat pengelompokan khusus surat
penumpukan arsip akibat volume arsip yang masuk dan khusus surat keluar, sehingga
banyak. Sebetulnya hal tersebut dalam pelaksaan pengolahan arsip sudah
mengganggu kinerja kearsipan, akan tetapi berjalan dengan baik dilihat dari setiap
pegawai sendiri juga keberatan bila harus surat masuk dan surat keluar diperiksa
memilah arsip yang terlanjur tercampur terlebih dahulu, agar arsip betul-betul
antara arsip yang masih aktif dengan arsip terlaksana berdasarkan fungsinya. Selain
yang sudah inaktif. itu yang mengelola arsip di Kantor
f. Pemusnahan arsip Kecamatan Pasimasunggu Timur
Pemusnahan arsip adalah tindakan Kabupaten Kepulauan Selayar adalah
atau kegiatan menghancurkan secara fisik bukan seorang arsiparis dalam artian orang
arsip yang sudah berakhir fungsinya dan yang dipercayakan dalam mengelola arsip
tidak mempunyai nilai guna lagi. adalah pegawai biasa atau staf biasa. dan
Pemusnahan arsip/penghancuran arsip bagi pegawai yang belum profesional dalam
tersebut harus dilakukan secara total yaitu pengelolaan kearsipan sebaiknya mengikuti
dengan cara membakar habis, dicacah atau semacam diklat agar mereka dapat
dengan cara lain sehingga arsip yang tidak mengetahui prosedur pengelolaan kearsipan
dikenali lagi baik bentuk maupun isinya. Di di Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
dalam melakukan pemusnahan arsip Kabupaten Kepulauan Selayar sesuai
terkandung resiko yang berkaitan dengan dengan standar oprasional prosedur dalam
unsur hukum. Arsip yang sudah di
pengelolaan arsip yang memiliki struktur Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
organisasi dalam pengelolaan kearsipan. meliputi map, petunjuk dan label.
Berdasarkan hasil pengamatan di Perlengkapan tersebut untuk memudahkan
Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur dalam penyimpanan arsip dan mengurangi
Kabupaten Kepulauan Selayar tentang terjadinya kerusakan serta kehilangan pada
penggunaan arsip seringkali dipergunakan arsip.
untuk membantu dalam penyelesaian Berdasarkan hasil wawancara dan
masalah, namun terkadang arsip yang observasi yang telah dilakukan mengenai
digunakan dipinjam oleh bagian lain pemeliharaan arsip di Kantor Kecamatan
contohnya itu seperti surat dan dokumen- Pasimasunggu Timur belum begitu
dokumen. Tetapi sering kali juga masalah diperhatikan. Hal ini dikarenakan belum
timbul dari peminjaman arsip karena ada pegawai yang khusus bertugas sebagai
pegawai terkadang langsung mengambil arsiparis. Pemeliharaan arsip dilakukan oleh
arsip tanpa meminjam terlebih dahulu dan setiap pegawai dengan merangkap tugas
itu bisa mengakibatkan arsip mudah hilang pokok yang juga harus diselesaikan.
atau tercecer. Pemeliharaan arsip hanya menggunakan
Mengenai pelaksanaan kemoceng. Waktu pemeliharaan arsip juga
penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan tidak menentu, ketika arsip terlihat kotor
Pasimasunggu Timur dilakukan dengan maka pegawai baru membersihkan atau
cara arsip yang sudah di proses atau di merapikan arsip.
tindak lanjuti kemudian disimpan dalam Penyusutan arsip di Kantor
tempat yang sudah disediakan. Sistem Kecamatan Pasimasunggu Timur belum
penyimpanan yang digunakan di Kantor pernah dilakukan, sehingga terjadi
Kecamatan Pasimasunggu Timur penumpukan arsip akibat volume arsip yang
menggunakan sistem penyimpanan tanggal banyak. Sebetulnya hal tersebut
berdasarkan tanggal pada arsip yang mengganggu kinerja kearsipan, akan tetapi
disimpan. Peralatan penyimpanan arsip pegawai sendiri juga keberatan bila harus
merupakan salah satu faktor yang memilah arsip yang terlanjur tercampur
menentukan dalam keberhasilan antara arsip yang masih aktif dengan arsip
pengelolaan arsip. Tujuan peralatan yang sudah inaktif.
penyimpanan arsip agar arsip dapat tertata Pemusnahan arsip di Kantor
dengan rapi dan selalu siap saat arsip Kecamatan Pasimasunggu Timur
tersebut dibutuhkan untuk kepentingan Kabupaten Kepulauan Selayar pada
organisasi. Berdasarkan hasil penelitian umunya memahami prosedur pemusnahan
yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa arsip yaitu dengan cara membakar,.Namun
peralatan penyimpanan arsip yang dimiliki di Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur
Kantor Kecamatan Pasimasunggu Timur Kabupaten Kepulauan Selayar belum
meliputi lemari arsip dan filling cabinet pernah melakukan pemusnahanm hal ini
yang mulai penuh untuk menampung semua terjadi karena banyak hal-hal yang harus
arsip. Selain peralatan utama untuk dipertimbangkan menyangkut dengan
penyimpanan arsip perlu juga disediakan pemusnahan harus sesuai dengan aturan
perlengkapan-perlengkapan dalam dengan diawali berita acara pemusnahan,
penyimpanan arsip. Sesuai dengan hasil karena hal ini merupakan surat penting.
penelitian yang telah dilakukan dapat
diketahui bahwa perlengkapan
penyimpanan arsip yang dimiliki oleh
DAFTAR PUSTAKA

Tambe, Nippi. Manajemen Kearsipan dan Dokumentasi. 2008. makassar :badan penerbit
UNM.
Undang-undang No. 43 tahun 2009, tentang kearsipan

Sugiyono.Memahami Penelitian Kualitatif. 2015. Bandung: Alfabeta