BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan yang siap berkompetisi harus memiliki manajemen yang efektif.

Untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam manajemen yang efektif memerlukan dukungan karyawan yang cakap dan kompeten di bidangnya. Di sisi lain pembinaan para karyawan termasuk yang harus di utamakan sebagai asset utama perusahaan. Proses belajar harus menjadi budaya perusahaan sehingga keterampilan para karyawan dapat dipelihara, bahkan dapat ditingkatkan. Dalam hal ini loyalitas karyawan yang kompeten harus diperhatikan. Analisis pekerjaan adalah suatu proses sistematis mengumpulkan dan mengevaluasi serta mengorganisasi infomasi-informasi tentang perancangan pekerjaan, pemahaman pekerjaan dan persyaratan-persyaratan hubungan di antara pekerjaan. Sedangkan desain pekerjaan merupakan analisis fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelommpok karyawan secara organisasional. Karyawan yang memiliki kesetiaan, perjuangan, pengabdian, disiplin, dan kemampuan profesional sangat mungkin mempunyai prestasi kerja yang baik dalam melaksanakan tugas sehingga lebih berdaya guna bagi perusahaan. Menurut Loeke (dalam Sule, 2002:211), kepuasan atau ketidakpuasan karyawan tergantung pada perbedaan antar apa yang diharapkan oleh karyawan. Seballiknya, apabila yang didapat karyawan lebih rendah daripada yang dharapkan akan menyebabkan karyawan tidak puas. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan atau ketidakpuasan kerja salah satunya adalah jenis pekerjaan yang diemban oleh si karyawan. Oleh sebab itu, analisis pekerjaan sangatlah diperlukan dalam suatu perusahaan, agar pembagian kerja sesuai dengan kemampuan karyawan sehingga karyawan puas dan produktif terhadap perusahaan. Analisis pekerjaan juga menentukan spesialisasi SDM yang ada dalam perusahaan. Pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dan organisasi atau perusahaan. Analisis pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan yang ada dalam organisasi. Tujuan analisis pekerjaan yaitu mengatur pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, peralatan-peralatan dan hubungan sosial serta perilaku SDM dalam perusahaan.

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang akan kami bahas dalam laporan ini adalah : 1. Bagaimana rancangan organisasi di PT. Difa Kreasi? 2. Apa saja pekerjaan yang terdapat di PT.Difa Kreasi? 3. Apa saja kriteria yang harus dimiliki karyawan pada masing-masing pekerjaan? 4. Apa saja tugas karyawan di tiap masing-masing pekerjaan? 5. Bagaimana meningkatkan kinerja karyawan untuk produktifitas PT.Difa Kreasi? 6. Bagaimana menghadapi kendala pada karyawan baik karyawan lama maupun baru? 7. Bagaimana tanggungjawab dan pertanggungjawaban karyawan terhadap pekerjaannya?

1.3 Tujuan Penulisan Laporan Berdasarkan dari uraian yang telah dikemukakan di atas maka tujuan penulisan laporan ini adalah : 1. Mengetahui dan memahami rancang organisasi dan analisis pekerjaan dalam suatu perusahaan khususnya di dalam PT.Difa Kreasi selaku objek observasi 2. Mengetahui dan memahami betapa pentingnya rancang organisasi dan analisis pekerjaan bagi suatu perusahaan 3. Mengetahui dan memahami tujuan dan batasan-batasan dalam rancang organisasi dan analisis pekerjaan

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Profil Perusahaan 1. Nama Perusahaan 2. Pemilik 3. Bentuk Perusahaan 4. Bidang Usaha 5. Alamat Perusahaan 6. Tanggal Berdiri 7. Visi : PT. Difa Kreasi : Bpk. Nasuhendi dan Ibu Fatmawati : PT (Perseroan Terbatas) : Manufactured Printing and Packaging : Jl.Pemda, Ds.Jati Reja, Kec.Cikarang Timur Bekasi 17550 : 27 September 1999 : We are a local company with global spirit, a reliable company and high quality human resources represents the most valuable companys assets 8. Misi : Make high quality product to responds a global competition with customer guaranty 9. Luas Tanah 10. Luas Bangunan 11. Jumlah Karyawan 12. Certificated 13. Main Customer : 8500 Meter : 2300 Meter 2 : 100 Orang : ISO 9001, 2008 (14 Oktober 2010) : PT.Idemitsu, PT.Panasonic, PT.SEIN, PT.LTI, PT.ChemiCon dan PT.Kepsonic 14. Kontak Perusahaan : Tlp (021)-70213232 Fax (021)-89832373 E-mail : [email protected] 15. Logo Perusahaan :

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

16. Struktur Organisasi

:
Dewan Komisaris Ibu Fatmawati

Direktur/Manager Bpk. Nasuhendi

PPIC Bpk. Hariyanto

Design/HRD Bpk. Buhori

Produksi Bpk. Bejo

QC Bpk. Atin. A

PURC/ACC Ibu Fitri

MARKETING Ibu Nety

KARYAWAN

2.2 Analisis Hasil Observasi Organisasi menurut Chester I Bernard yaitu sistem kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan. Dalam suatu organisasi tentu terdapat struktur organisasi. Struktur organisasi adalah suatu proses untuk membagi, mengelompokkan dan

mengkoordinasi aktivitas-aktivitas dalam organisasi (Bangun : 2008). Untuk membuat sebuah struktur organisasi, harus melalui rancangan organisasi terlebih dahulu. Unsur-unsur dasar terbentuknya organisasi yaitu : 1. Spesialisasi kerja 2. Departementlisasi 3. Rantai komando 4. Rentang kendali 5. Sentralisasi dan desentralisasi 6. Formalisasi

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi menurut Yayat Hayati (2002:10) terdapat 3 bentuk : 1. Line Organization 2. Line and Staff Organization 3. Functional Organization Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan struktur organisasi pada suatu perusahaan dikarenakan (1) teknologi organisasi, (2) ukuran organisasi, (3) lingkungan organisasi, (4) strategi. Rancangan organisasi merupakan pengembangan dari analisis pekerjaan, terkait dengan upaya untuk memperbaiki efisiensi, efektifitas, dan produktivitas perusahaan dan kinerja karyawan.Pekerjaan harus dirancang secara efisien untuk mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai produktivitas maksimum dengan cara-cara yang terbaik. PT. Difa Kreasi merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufactured printing and packaging. Perusahaan ini memproduksi karton box/kardus sebagai tempat berbagai produk dari costumer yang berkaitan. Perusahaan ini sudah me lakukan kerjasama dengan berbagai perusahaan. Dalam suatu perusahaan rancang organisasi dan analisis pekerjaan sangatlah diperlukan, termasuk dalam PT. Difa Kreasi ini. Rancang organisasi dalam PT. Difa Kreasi dimulai dari struktur organisasi yang terencana, dimulai dari dewan komisaris sampai kepada seluruh karyawannya. Direktur dalam PT. Difa Kreasi yaitu Bpk. Nasuhendi merangkap juga menjadi manajer untuk beberapa bagian, ini dikarenakan perusahaan belum mampu merekrut SDM untuk manajer. Hal ini juga dilakukan untuk mengefisiensikan biaya operasional untuk kompensasi kepada karyawan. Sehingga bisa disimpulkan bentuk struktur organisasi dalam PT.Difa Kreasi adalah functional organization. Karena direktur merangkap sebagai manajer dan bisa

mengatur supervisor bagian mana pun dalam perusahaan. Rantai komando yang berlaku dalam PT. Difa Kreasi dimulai dari dewan komisaris yang bertindak sebagai investor dan pengawas perkembangan perusahaan dalam seluruh aspek pekerjaan yang ada. Komando dari direktur untuk selanjutnya diteruskan kepada kepala bagian (supervisor) dalam masing-masing pekerjaan. Supervisor memerintahkan pekerjaan kepada seluruh karyawan secara langsung. Jadi direktur sebagai pemegang keputusan teratas untuk setiap pekerjaan yang ada dalam perusahaan. Analisis pekerjaan adalah kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis
Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

sebuah perusahaan. (Veitzhal Rivai dan Ella J. Sagala, 2009:99). Analisis pekerjaan juga bisa dikatakan sebagai ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan termasuk di dalamnya proses menentukan persyaratan/kriteria karyawan yang harus d ipenuhi. Dalam PT. Difa Kreasi pekerjaan yang ada terdiri dari bagian PPIC (perencana produksi), design/HRD, produksi (gudang material, slitting, printing, pons, RDC, slotter, joint/assy, ikat, gudang/delivery), quality control, ACC (keuangan), dan MKT (marketing). Untuk persyaratan karyawan bagian staff khusus tentu saja diperlukan SDM yang lebih kompeten dibandingkan dengan kriteria karyawan untuk bagian produksi (operator dan assembling). Staff khusus terdiri dari PPIC, HRD/Design, ACC, QC, dan MKT diperlukan persyaratan (kriteria) sebagai berikut :
y y y y y y y y y y y y y

Foto copy KTP Tanda izin pencari kerja (kartu kuning DEPNAKER) Pas foto minimal 3 buah ukuran 3x4 serta 4x6 SKKB dari kepolisian Surat keterangan sehat dari dokter (Biodata) riwayat hidup Sertifikat TOEFL Laki-laki/Perempuan Usia maks 27 tahun Pendidikan minimal S1 Diutamakan belum menikah Bersedia bekerja di Cikarang Memiliki loyalitas dan tanggung jawab yang tinggi terhadap perusahaan

Sedangkan untuk staff produksi (operator mesin, assembling, dan gudang) diperlukan persyaratan (kriteria) sebagai berikut :
y y y y y y y

Foto copy KTP Foto copy Ijazah yang sudah dilegalisir Tanda izin pencari kerja (kartu kuning DEPNAKER) Pas foto minimal 3 buah ukuran 3x4 serta 4x6 SKKB dari kepolisian Surat keterangan sehat dari dokter (Biodata) riwayat hidup

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

y y y y y y y y

Sertifikat keahlian (jika pernah mengikuti keterampilan tertentu) Laki-laki (operator/helper) dan perempuan (assembling yaitu : ikat dan lem) Usia 18-22 tahun Pendidikan minimal SLTA/sederajat Mengerti tentang karton box Sehat jiwa dan raga Bersedia bekerja di Cikarang Memiliki loyalitas dan tanggung jawab yang tinggi terhadap perusahaan Untuk operator mesin harus memiliki kriteria khusus yaitu mengerti akan mesin-

mesin dan bisa mengoperasikannya sesuai prosedur. Tetapi untuk bagian pekerjaan lainnya tidak memiliki kriteria khusus, tetapi harus memenuhi persyaratan yang tercantum diatas. Job description dalam PT. Difa Kreasi adalah sebagai berikut : 1. Komisaris dan Direksi
y y

Pengambil keputusan tertinggi dalam kebijakan perusahaan Monitoring dan stabilitator keberlangsungan perusahaan terutama hasil produksi dan penjualan

Manajemen all control dari masing-masing departemen

2. Departemen Accounting (ACC)

Perencanaan keuangan sesuai anggaran belanja perusahaan Mengatur dan monitoring neraca keuangan perusahaan Memenej keuangan perusahaan

3. Departemen HRD
y y

Pengembangan SDM (karyawan) Mensupport departemen terkait dalam penyediaan personil yang berdedikasi tinggi dan skill yang dapat menunjang aktivitas kerja

Menjaga kondisi perusahaan dalam keadaan kondusif

4. Departemen PPIC
y y y y y

Perencanaan produktivitas dalam pemenuhan kebutuhan customer Merencanakan jadwal produksi dari masing-masing bagian dalam produksi Pengambilan keputusan jika mesin produksi mengalami kerusakan Merencanakan kapan bahan baku datang Merencanakan sejauh mana kapasitas gudang penyimpanan maupun gudang delivery
Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

5. Departemen Purchassing
y y

Menyediakan material untuk keberlangsungan proses produksi Mengatur pembelian dengan harga yang kompetitif

6. Departemen Marketing (MKT)

Mencari order Meningkatkan penjualan hasil produksi (order) Memberikan kepuasan pelanggan

7. Departemen Quality Control (QC)

Monitoring kualitas produk Monitoring sistem manajemen mutu Pengembangan teknologi produk dan inovasi

8. Departemen Design
y y

Merencanakan model printing yang diinginkan customer Merencanakan kapan datang bahan penunjang design yaitu karet polymer dupont dari Jerman (karena di Indonesia belum ada)

y y y

Membuat mounting penempelan karet di astralon sesuai ukuran box Penentuan design/gambar dari masing-masing karton box sesuai permintaan customer Membuat sampel polos karton box sesuai ukuran yang diinginkan

9. Departemen Produksi
y y y

Melakukan aktivitas proses produksi dengan menghasilkan produk yang berkualitas Mengontrol jadwal produksi tiap bagian pekerjaan Menerima laporan operator mesin/bagian pengontrolan mesin

Departemen produksi membawahi bebrapa bagian pekerjaan yaitu : 1. Gudang material :Mengontrol kapasitas penyimpanan bahan baku karton box mentah yang didapat dari supplier yaitu PT.OAL Indonesia 2. Slitting :Memotong atau mebentuk karton box dari ukuran masing-masing produk yang dibuat sesuai pesanan 3. Printing 4. Pons :Mencetak karton box sesuai yang dikehendaki customer. :Membentuk model karton box yang tidak normal dalam ukuran kecil, biasanya untuk produk elektronik yang berukuran kecil

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

5. RDC

:Membentuk model karton box yang tidak normal dalam ukuran besar, biasanya untuk otomotif

6. Slotter

:Membentuk model karton box yang normal baik dalam ukuran besar maupun kecil, biasanya untuk produk elektronik seperi kulkas

7. Joint/assy

:Menstreples (stitch) atau mengelem ujung-ujunh karton box sesuai permintaan customer

8. Ikat

:Menyatukan krton box yang sudah jadi dan sudah siap dikirim, jumlah perikat sesuai permintaan customer

9. Gudang delivery :Mengontrol penyimpanan barang jadi yang sudah siap kirim dalam gudang dan mengelompokkannya sesuai dengan perusahaan customer Dalam PT. Difa Kreasi kondisi kemampuan karyawan harus sesuai dengan pekerjaan yang diembannya. Lama proses produksi pun harus sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Untuk target pencapaian produksi dalam PT. Difa Kreasi sebagai berikut :
y y y

Slitting dan Printing dalam 1 menit harus menyelesaikan 75 piece karton box Pons dalam 1 menit harus menyelesaikan 25 piece karton box RDC dan Slotter dalam 1 menit harus menyelesaikan 100 piece karton box Dalam PT. Difa Kreasi ada karyawan yang merangkap untuk bebrapa pekerjaan,

termasuk direktur PT. Difa Kreasi sendiri. Hal ini dikarenakan untuk efisiensi, tetapi dalam bagian produksi sendiri perangkapan pekerjaan terjadi jika terdapat suatu masalah baik secara teknis maupun nonteknis di salah satu bagian seperti jika ada beberapa mesin slotter rusak maka karyawan di alihkan ke bagian printing. Ini menajdikan karayawan di bagian produksi mampu melakukan beberapa pekerjaan, bukan hanya pekerjaan di bagiannya saja. Cara analisis pekerjaan untuk karyawan baru dalam PT. Difa Kreasi agar pekerjaan sesuai dengan kemampuannya adalah dengan melakukan training/pelatihan bagian karyawan baru selama tiga bulan agar mampu meguasai pekerjaan. Training diberikan langsung di tempat pekerjaan dengan dicontohkan oleh karyawan lama. Kendala utama yang sering dihadapi karyawan baru pada PT. Difa Kreasi adalah belum menguasai mesin produksi dengan baik. Jika sudah tiga bulan maka hasilnya akan terlihat apakah karyawan layak dipekerjakan atau tidak. Untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan agar selalu produktif dan memberi kontribusi yang baik pada perusahaan, PT. Difa Kreasi memberikan kompensasi berupa upah sesuai UMR dan jabatan, bonus, jaminan kesehatan dan asuransi bagi tiap karyawannya.

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

Untuk bonus disesuaikan dengan kinerja dari tiap karyawan masing-masing, sehingga setiap karyawan memperoleh jumlah bonus yang tidak sama. Menurut direktur PT. Difa Kreasi, kompensasi merupakan hal yang sangat penting untuk memotivasi karyawan guna pencapaian tujuan perusahaan. Pada PT. Difa Kreasi belum pernah salah menentukan posisi/jabatan pekerjaan untuk karyawannya. Direktur PT. Difa Kreasi mengungkapkan bahwa perusahaannya memiliki kinerja SDM yang professional sehingga tidak pernah salah menentukan jabatan pekerjaan. Jika ada salah penetapan posisi jabatan maka itu akan berdampak buruk bagi kemajuan perusahaan yang bersangkutan. Direktur PT. Difa Kreasi mengakui bahwa pada kurun waktu tertentu memang mengadakan perombakan jabatan, seperti lima tahun sekali mengadakan rotasi jabatan. Rotasi ini bisa promosi atau mutasi sesuai dengan jenjang karir dan kinerja dari karyawan yang bersangkutan. Posisi pekerjaan yang paling sering mengalami pergantian karyawan adalah pada bagian assembling yaitu ikat dan lem/stitch. Hal ini karena perusahaan menggunakan sistem kerja kontrak sehingga karyawan bisa di PHK jika waktu kontraknya habis, dan dilihat juga dari hasil kerja karyawan itu sendiri jika memang buruk, maka perusahaan tidak segan -segan mengeluarkannya. Pada bagian assembling tidak memerlukan keahlian khusus sehingga hasil kerja karyawan sangat diperhatikan. Secara tidak langsung persaingan pada bagian ini sangatlah ketat. Lain halnya dengan bagian mesin/operator karena pada bagian ini karyawan harus memiliki keahlian tersendiri mengenai mesin sehingga jarang adanya perombakan karyawan. Operator mesin selain bekerja juga berfungsi sebagai mekanik cadangan jika mesin rusak, karena mekanik utama adalah langsung didatangkan dari Taiwan. Seluruh mesin dalam PT. Difa Kreasi didatangkan langsung dari Taiwan, karena mesin buatan Taiwan hampir menyerupai mesin buatan Jepang dan harganya tiga kali lebih murah. Hanya saja ketahan mesin Taiwan hanya 10 tahun, jika mesin Jepang bisa sampai 25 tahun. Untuk garansi service mesin seluruhnya ditanggung oleh distributor langsung dari Taiwan. Namun jika sudah habis masa garansi tentu saja perusahaan harus mengeluarkan biaya sendiri untuk pemeliharaannya. Untuk bahan baku PT. Difa Kreasi mempercayakan kepada PT. OAL Indonesia sebagai suppliernya. Tetapi secara langsung PT. OAL Indonesia juga merupakan pesaing utama bagi PT. Difa Kreasi karena sama-sama bergerak di bidang manufactured printing and packaging. Bahan baku didapatkan dalam bentuk lembaran karton box yang biasa disebut sheet, untuk kemudian dibentuk sesuai pesanan customer.
Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

10

Mengenai wewenang dan tanggung jawab karyawan, yaitu seluruh karyawan PT. Difa Kreasi bertanggung jawab penuh terhadap hasil produksi dengan mencapai target produktivitas dan kualitas, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sedangkan untuk tuga karyawan yaitu seluruh karyawan mempunyai tugas penuh terhadap berlangsungnya aktivitas produksi, sehingga segala asset yang termasuk didalamnya mesin dan material produksi dapat terjaga dan terhindar dari adanya kecelakaan kerja dan lainnya. Strategi yang digunakan oleh PT. Difa Kreasi untuk memajukan perusahaan adalah dengan meningkatkan kualitas SDM yang dimilikinya melalui cara-cara yang sudah dijabarkan diatas termasuk training dan pemberian kompensasi. Karena jika SDM nya berkualitas tentu perusahaannya pun berkualitas. PT. Difa Kreasi juga sering mengadakan workshop dan acara tour bersama sehingga antara atasan dan bawahan tidak ada jarak dan kebersamaan dalam perusahaan pun lebih terasa.

11

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi

BAB III KESIMPULAN

Perusahaan merupakan organisasi penting yang memliki tujuan, dan terdiri dari beberapa orang didalamnya yang mampu bekerja sama dengan baik. Untuk memililki organisasi atau perusahaa yang baik harus dilakukan beberapa proses yang dapat menunjang kemajuan perusahaan, diantaranya dengan melakukkan rancangan organisasi dan analisis jabatan dalam perusahaan. Rancangan organisasi adalah proses membagi, mengelompokkan pekerjaan pada jabtan-jabatan dalam perushaan agar tercipta professionalitas,efektifitas dan efisiensi kerja. Rancangan organisasi juga bisa dikatakan sebagai struktur organisasi dalam suatu

perusahaan.Untuk membentuk sebuah rancangan organisasi harus dilkukan analisis pekerjaan terlebih dahulu. Analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan sebuah pekerjaan.tujuan melakukan analisis pekerjaan adalah :
y y y y y

Menentkan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan Mengevaluasi pegawai untuk pemindahan jabatan Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan Menentukan tingkat gaji atau upah Menetapkan tugas, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban karyawan

Begitu juga halnya dengan PT. Difa Kreasi dalam melakukan rancangan organisasi dan analisis pekerjaan secara baik sehingga PT. Difa Kreasi dapat mencapai kondisi perusahaan yang stabil dan mnguntungkan bagi semua pihak yang terlibat didalamnya.

12

Rancang Organisasi dan Analisis Pekerjaan pada PT. Difa Kreasi