JOB DESCRIPTION

ASKARA COFFEE AND SPACE

JOB DESC. GENERAL MANAGER

Pusat Akhir semua pengambilan keputusan untuk outlet dengan mempertimbangkan
fakta-fakta yang didapat dan hasil koordinasi dengan seluruh team management.

Pusat Komando dari segala kegiatan yang dilakukan oleh outlet.

Memastikan dan monitoring bahwa semua kepala divisi dapat menjalankan semua
jobdesknya, dan mencapai goalnya masing-masing.

Memastikan dan monitoring semua kegiatan yang berjalan di outlet sesuai dengan SOP-
nya dimana alur komandonya tetap lewat manager operasional dan merupakan
tanggungjawab juga koordinasi masing-masing kepala divisi.

Meminta dan meriview semua laporan pertanggungjawaban masing-masing divisi dari

setiap kegiatan, campaign, tugas, yang dijalankan di Askara Coffee and Space

JOB DESC. MANAGER OPERASIONAL

Tugas utama seorang manager operasional restoran adalah melakukan pengawasan
terhadap kinerja karyawan di outlet agar selalu konsisten dalam melaksanakan tugas
dan tanggung jawabnya sebagai penanggung jawab tertinggi di outlet.

Memastikan terlaksananya program yang sudah disepakati. Program yang telah

disosialisasikan kepada semua divisi harus bisa berjalan dengan baik. Untuk itu,
manager operasional outlet harus selalu melakukan control sejauh mana suatu program
dijalankan.

Jika kemudian ditemukan kendala-kendala dalam pelaksanaannya, maka manager

operasional harus menyampaikannya kepada General Manager untuk kemudian
dilakukan evaluasi terhadap program tersebut.

Menyatukan persepsi dan cara pandang kepala divisi, baik bar, kitchen, maupun
service. Manager operasional harus bisa mempersatukan persepsi dan cara pandang
semua kepala divisi mengenai hal teknis dan non teknis pekerjaan serta semua
keputusan atau kebijakan yang diambil atau diputuskan management, sehingga terjadi
kekompakan dan tidak muncul gang, kelompok atau gap dalam lingkungan restoran
yang bisa membuat perpecahan.
Seorang manager operasional outlet haruslah memiliki jiwa leadership yang tinggi.
Selain itu, manager operasional juga harus menjadi teladan yang baik.

Pusat koordinasi. Manager operasional merupakan pusat atau titik temu koordinasi
antara management, kepala divisi, dan karyawan. Apapun yang terjadi dalam
lingkungan outlet haruslah diinformasikan kepada manager opersional, dan informasi
apapun dari level management haruslah juga diketahui oleh manager operasional untuk
kemudian diteruskan kepada semua karyawan.

Menyusun/merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan

secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap hasil kegiatan

Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi

terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh outlet.

Melaksanakan seleksi, promosi, demosi dan mutasi terhadap karyawan yang dianggap
perlu.

Bersama seluruh kepala divisi berkoordinasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan
mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan oleh outlet / management.

Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi

karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

Melakukan koordinasi dengan masing2 kepala devisi di outlet untuk mengumpulkan

rencana permintaan karyawan setiap bulan berkaitan dengan kebutuhan operasional.

Menyiapkan perjanjian/kontrak kerja karyawan serta memperbaharui (update) masa

berlaku kontrak kerja.

Memasukkan (input) data karyawan ke sistem database karyawan

Melakukan sosialiasi kebijakan perusahaan kepada karyawan

Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada General Manager dalam
bidang hiring (merekrut) & firing (memecat) karyawan.

Berkoordinasi dengan kepala divisi untuk menyusun prosedur seleksi rekrutmen

(recruitment) karyawan baru.

Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir/seleksi lamaran, melakukan tes

psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.

Merekomendasikan kandidat potensial berdasarkan hasil tes dan interview

Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (misalnya:

menikah, berhenti, berganti posisi).
Mengadakan briefing sesuai kebutuhan di hari operasional tersebut agar team benar-
benar mengerti situasi dan campaign promosi apapun yang sedang berjalan dan sedang
diusahakan.

JOB DESC ACCOUNTING

Berikut adalah beberapa tugas accounting di Askara Coffee and Space secara garis besar :

Melakukan pengaturan administrasi keuangan. Seorang Accounting harus mampu

menciptakan sistem atau pengaturan administrasi yang baik dan efektif yang
berhubungan dengan semua kegiatan administasi di outlet. Misalnya saja tentang
sistem dan format laporan stock opname (SO), sistem dan format rekap Kasir dan lain-
lain.

Menyusun dan membuat laporan keuangan restoran. Laporan keuangan adalah

gambaran jelas dan faktual tentang kondisi outlet yang sebenarnya. Seorang Accounting
harus dapat menyajikan laporan keuangan yang baik dan akurat.

Bekerjasama dengan Head of Service dan Kasir dalam pengumpulan, penutupan dan
pengecekan keuangan operasional harian.

Menyusun dan membuat laporan perpajakan outlet bila diperlukan. Seorang

Accounting harus mengerti tentang aturan perpajakan dan mampu menyusun dan
membuat laporan perpajakan dengan baik dan akurat.

Menyusun dan membuat anggaran pendapatan dan belanja restoran secara periodic
sehingga dapat mengambil langkah atau kebijakan tertentu untuk kemajuan outlet.

Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan. Kegiatan

Accounting akan sangat erat kaitannya dengan perbankan dimana manajemen outlet
menaruh dan meminjam uang serta kegiatan perbankan lainnya. Semua surat-surat dan
dokumen yang berhubungan dengan perbankan akan ditangani oleh Accounting outlet.

Melakukan pengecekan terakhir rekap gaji karyawan. Accounting merupakan filter

terakhir untuk mengecek keakuratan rekap gaji karyawan outlet yang dibuat oleh
masing-masing kepala divisi dan manager operasional.

Melakukan pembayaran gaji karyawan. Sebagai pemegang kas besar, Accounting juga
bertugas untuk melakukan pembayaran gaji karyawan, baik yang dilakukan secara tunai
maupun via transfer Bank.
JOB DESC. PURCHASING
Berikut adalah tugas Purchasing atau bagian pembelian di Askara Coffee and Space:

Menerima dan meriview surat permintaan material (bahan baku produksi maupun
barang inventaris) dari semua bagian atau divisi, baik service, kitchen, kasir dan bar.

Membuat PO (purchase order) dan menyerahkannya kepada General Manager/ Owner

untuk disetujui.

Melakukan pembelian material, baik secara langsung maupun melalui supplier

Meminta uang kas kepada bagian accounting untuk pembelian secara langsung,
misalnya untuk belanja di pasar atau di swalayan

Mencari dan melakukan negosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga dan
kualitas terbaik, serta ketepatan waktu pengiriman.

Membuat perjanjian supplier untuk memastikan bahwa material yang dikirm supplier
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan restoran, demikian juga dengan harganya

Menjaga hubungan baik dengan supplier

Koordinasi dengan bagian penerimaan barang (receiver) dan kepala divisi mengenai
material yang telah dipesan dari supplier. Jika material yang dipesan Purchasing belum
juga dikirim oleh supplier, maka baik Purchasing, Receiver dan Supervisor bisa langsung
melakukan follow up ke supplier

Follow up ke supplier saat terjadi ke-tidak-sesuaian jumlah atau kualitas material yang
dikirim oleh supplier

Membuat database supplier

Mencatat setiap pembelian material ke dalam buku pembelian

Melakukan pengelolaan pengadaan material dengan sistem FIFO (first in first out).

JOB DESC. HEAD OF SERVICE

Berikut adalah tugas Head of Service di Askara Coffee and Space:

Cek kehadiran karyawan (absensi)

Cek daftar pesanan

Cek persediaan barang dan bahan baku produksi

Cek kebersihan seluruh area outlet

Cek standar kualitas makanan, minuman, dan service atau pelayanan crew

Mencatat pembelian barang ke dalam buku atau data pembelian barang

Mencatat barang masuk (transfer in) dan barang keluar (transfer out)

Rekap atau cuci kasir (clean transaction) dengan kasir.

Memimpin jalannya briefing tim service.

Menangani pembimbingan atau pelatihan karyawan baru

Memberikan laporan penilaian karyawan kepada manager operasional dan general

manager.

Memastikan terlaksananya general cleaning setiap bulan.

Menciptakan kerukunan dan keharmonisan antar karyawan di divisi service maupun

hubungannya dengan divisi lain.

Menangani complaint atau keluhan pelanggan restoran

Membuat database dan profiling tamu. contoh: ulang tahun, punya anak, anniversary,
dll utuk pemberian hadiah atau disc dan ucapan. Hal ini juga bisa dikomunikasikan
dengan SMO.

Menjadi tuan rumah atau host yang mewakili manajemen dalam hal pelayanan

Mendata jumlah atau stock souvenir/ merchandise setiap bulan

Koordinasi dengan manager operasional tentang operasional harian, kasus, ide, saran,
program, evaluasi serta penentuan karyawan berprestasi.

JOB DESC. HEAD OF BAR

Berikut adalah tugas HEAD OF BAR di Askara Coffee and Space

Cek kehadiran Karyawan (Cross check dengan Jadwal Kerja)

Cek Daftar Pesanan

Cek Persediaan Barang dan Bahan

Cek Standart Kualitas Menu (Makanan&Minuman)

Cek Standart Penampilan Karyawan

Membuat Jadwal Kerja Karyawan

Menciptakan kreasi baru minuman untuk pengembangan menu beverage

Memberikan contoh baik, pengarahan dan motivasi tinggi kepada karyawan.

Mengusulkan penambahan dan pengurangan crew Barista.

Menindak lanjuti memo dan usulan atau ide dari atasan maupun bawahan

Mencatat pelanggaran atau penyimpangan crew Barista dalam operasional

Menangani dan bertanggung jawab sepenuhnya mengenai kelancaran operasional

Barista.

Mengusulkan promosi dan demosi jabatan crew Barista.

Membuat laporan stock bahan dan inventaris Barista

Membuat jadwal kerja atau schedule crew Barista.

Memastikan terlaksananya stock opname inventaris barista setiap bulan

Memastikan terlaksananya general cleaning setiap bulan

JOB DESC. HEAD OF KITCHEN

Berikut tugas Head of Kitchen di Askara Coffee and Space :

Kontrol kualitas bahan produksi. Kualitas bahan produksi sangat menentukan kualitas
dari menu yang dihasilkan, untuk itu seorang Kitchen Head harus sangat menjaga
kualitas bahan produksi dengan melakukan kontrol kualitas dengan baik.

Kontrol pelaksanaan proses produksi. Chief cook harus selalu melakukan pengawasan
atau kontrol terhadap pelaksanaan proses produksi untuk memastikan bahwa proses
produksi dilakukan sesuai dengan SOP (standart operating procedure) yang telah
ditetapkan.

Kontrol kekuatan tim dan kemampuan koki. Peta kekuatan tim kitchen diatur melalui
pembuatan jadwal atau schedule kerja yang dibuat oleh chief cook yang berkoordinasi
dengan kepala divisi. Kemampuan tiap koki menjadi salah satu hal yang harus
diperhatikan dalam penyusunan jadwal kerja tim kitchen.

Kontrol kebersihan area produksi. Kebersihan area adalah salah satu prioritas utama
yang harus diperhatikan. Chief cook bertanggung jawab penuh terhadap kebersihan
area kitchen atau area produksi.

Kontrol terhadap kepatuhan penggunaan standart resep. Hal ini terkait erat dengan
point nomor dua di atas dimana pada proses produksi, semua koki harus mengikuti SOP
yang sudah ditetapkan untuk menghasilkan menu yang sesuai standart.
Kontrol terhadap hasil olahan menu. Di beberapa kasus, kadang terjadi kelengahan dari
koki sehingga menu yang dihasilkan tidak sesuai dengan standart. Dalam hal ini, chief
cook harus berperan aktif dalam melakukan kontrol terhadap hasil olahan atau menu
yang tidak sesuai standart agar jangan sampai disajikan ke meja tamu.

Kontrol terhadap kelayakan porsi menu dan penggunaan garnis. Tidak boleh ada menu
yang porsi nya terlalu banyak atau bahkan terlalu sedikit. Begitu juga dengan garnis
yang digunakan untuk menghias makanan atau minuman agar terlihat menarik. Tidak
boleh ada garnis yang layu atau tidak segar.

Kontrol terhadap ketepatan waktu penyajian menu. Setiap jenis menu memiliki standar
waktu penyajian, jika terjadi keterlambatan menu, maka chief cook harus melakukan
evaluasi terhadap penyebab keterlambatan tersebut.

Memberikan saran dalam menentukan harga jual makanan dan minuman. Chief cook
berperan dalam memberikan usulan atau saran kepada management outlet dalam
menentukan harga jual menu makanan dengan menghitung food cost.

Koordinasi dengan Purchasing. Chief cook harus selalu menjalin komunikasi dan
koordinasi yang baik dengan purchasing demi kelancaran dalam proses order bahan
baku produksi dan keperluan lainnya.

Administrasi chief cook. Beberapa administrasi yang harus dikerjakan oleh chief cook di
restoran antara lain : Data order bahan baku, data kerusakan bahan baku, data
perubahan resep, data pembelian inventaris produksi, Buku notulen meeting dan
briefing, Data stock, Data HPP (harga pokok pembelian).

Menciptakan menu-menu baru sebagai pengembangan dari menu yang sudah ada

Membuat standar resep menu beserta foodcostnya.

Mengadakan pelatihan memasak untuk para koki

Mengajukan penambahan dan pengurangan jumlah karyawan di divisi produksi kepada

HRD.

Mengajukan promosi dan demosi karyawan di divisi produksi kepada HRD.

Membantu HRD dalam menangani tes kompetensi (baik tes tertulis maupun praktek)
saat penerimaan koki baru.

Menjaga keharmonisan antar karyawan dalam divisi kitchen.

JOB DESC. SMO (Social Media Officer)
Berikut tugas-tugas Social Media Officer di Outlet :

Menjaga Sosmed restoran agar tetap up to date. SMO bertugas untuk melakukan
update media sosial secara berkala, baik berupa artikel umum promosi, maupun
informasi lain yang berkaitan dengan outlet.

Menjaring pelanggan di media sosial. Media sosial adalah tempat strategis untuk
menjaring pelanggan dengan promosi, serta memancing keterlibatan pelanggan secara
emosional untuk menumbuhkan loyalitas.

Menyediakan aplikasi restoran. Untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan

pemesanan, SMO juga harus memfasilitasi sebuah aplikasi-aplikasi yang memudahkan
calon customer untuk dapat terkoneksi dengan outlet seperti shopee food, grabfood
dan gofood.

Melakukan social media GRD (Guest Relation Development). Sosmed GRD tidak selalu
berisi penawaran atau promosi, tetapi bisa juga berupa ucapan selamat ulang tahun
bagi pelanggan yang berulang tahun dan lainnya, yang ditujukan untuk membangun
loyalitas pelanggan.

Meliput event yang tengah berlangsung di restoran. SMO juga bertugas untuk meliput
dan memberitakan acara atau event apa saja yang tengah berlangsung di restoran
secara online yang digunakan untuk kebutuhan awareness outlet di sosial media.

Melakukan koordinasi pesanan dengan semua pihak terkait kebutuhan social media,
misalnya pembuatan video salah satu menu favorit atau yang diupselling, kebutuhan
talent, dll.

Membuat inovasi program secara berkelanjutan. SMO harus selalu dapat berpikir
kreatif untuk membuat inovasi program social media secara berkelanjutan. Hal ini
penting untuk menghindari kejenuhan yang dirasakan pelanggan. Hal ini bisa dilkukan
dengan timetable/campaign schedule dan mendata semua hari besar atau kejadian
tertentu yang viral. Contoh: hari besar, risky billa dan kdrt diasosiasikan sama pelayanan
outlet, hari rujuk, dll.

Membuat RAB dan SOP dari program yang akan dijalankan. Program yang telah dibuat
oleh marketing harus dilengkapi dengan RAB dan SOP yang baik dan cermat sebelum
diajukan ke manajemen outlet untuk disetujui.

Input database pelanggan. Database pelanggan adalah aset berharga bagi marketing,
untuk itu, marketing wajib memiliki database pelanggan dan meng-inputnya ke
komputer dan atau mencatatnya di buku ekspedisi. Cth: ulang tahun, pernikahan, dll

Mengisi buku kunjungan Marketing . Buku kunjungan marketing adalah bukti tertulis
bagi marketing dalam menjalankan aktivitas kesehariannya, baik saat berada di outlet,
maupun saat di lapangan
Menulis Logbook Marketing. Untuk mendokumentasikan hal-hal penting, memo-memo
dan lainnya, marketing diwajibkan untuk mengisi logbook marketing setiap hari.

JOB DESC. VISUAL MERCHANDISE

Berikut beberapa tugas Visual Merchandising di Askara Coffee and Space :

Memastikan semua kebutuhan yang berkaitan dengan kebutuhan visual di outlet

terpenuhi

Berkoordinasi dengan masing-masing kepala divisi tantang kebutuhan yang berkaitan

dengan visual design yang diinginkan.

Bertanggungjawab atas peng-aplikasian sebuah visual design di outlet

JOB DESC. BUSH BOY

Berikut beberapa tugas bush boy di Askara Coffee and Space :

Memastikan semua tanaman di outlet terawat dan tersiram sesuai dengan periodic
tertentu

Memastikan kebersihan ornament seperti artwork, bingkai, pot, dll

Memastikan sudut-sudut tembok, setiap sisi non moving asset dan jendela benar-benar
bersih dari debu.

Memastikan kesiapan dan kelengkapan peralatan clear up. Mulai dari troly, baskom,
spirtus, lap, sapu dan serok kecil untuk clear up.

Melakukan clear up

Menyapu lantai

Membuang sampah

Membantu menyiapkan condiment service

SOP CLEAR UP

Berikut beberapa langkah melakukan clear up atau resetting table :

Siapkan trolly, 2 buah baskom persegi, 1 buah sprayer berisi cleaning chemical, 1 sapu
dan serok kecil, 1 lap basah dan 1 lap kering.
Bawa trolly dan kelengkapan clear up ke dekat meja yang akan di clear up

Ambil table aksesoris (vas bunga, table number dan lainnya) dan taruh di sudut meja
agar tidak terkena kotoran saat melakukan clear up

Angkat peralatan makan (piring, gelas dan lain-lain) lalu taruh ke dalam 1 baskom, 1
baskom lainnya digunakan untuk menampung sampah

Masukkan remah atau sisa makanan yang ada di meja menggunakan sapu kecil ke
dalam serok kecil. Jaga agar jangan sampai remah atau sisa makanan berjatuhan ke
bawah sehingga mengotori lantai

Semprotkan chemical pembersih meja untuk menghilangkan bau amis dan

mengharumkan meja

Lap meja yang telah disemprot chemical pembersih meja dengan menggunakan lap
basah

Lanjutkan pengelapan dengan menggunakan lap kering dengan metode pengelapan

satu arah hingga meja benar-benar bersih dan kering

Atur dan rapikan kembali posisi meja dan kursi

Jika di lantai sekitar meja terdapat banyak remah, cairan atau sampah, segera sapu dan
pel sampai kering dan bersih kembali.