MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“Administrasi Ketatausahan Sekolah”

Dosen Pembimbing :
Lelfita, M.Pd

Oleh :
Kelompok 4
Riri Andriani ( 2010715002 )

Miftahul Fauziah (2010716008 )

MATA KULIAH UMUM SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU

PENDIDIKAN YAYASAN DHARMA BAKTI LUBUK ALUNG

2022
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................................1

A. Latar Belakang ...............................................................................................1

B. Rumusan masalah ..........................................................................................1
C. Tujuan ............................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................2

A. Pengertian administrasi ketatausahaan sekolah..........................................2

B. Proses administrasi ketatausahaan...............................................................2
C. Tata ruang gur/sekolah.................................................................................7
D. Peran guru dalam administrasi layanan khusus..........................................9

BAB III PENUTUP ..................................................................................................10

A. Kesimpulan....................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................11

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka pandangan orang
demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak
didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau
komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu.
Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan
pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Tidak semuanya pandangan
demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata
usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang,
baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting
fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat
dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi
isinya dijamin benar. Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan
kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini
biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan
informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah
dan swasta.

B. Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ketatausahaan sekolah?
2. Apa proses administrasi ketatausahaan sekolah?
3. Apa peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah?
C. Tujuan masalah
1. Untuk mengetahui pengertian dari administrasi ketetausahaan sekolah
2. Untuk mengetahui proses administrasi ketatausahaan sekolah
3. Untuk mengetahui peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi,
manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian
tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah
kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata
Usaha.

Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-
masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang
harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha
ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan
sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama
dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat,
dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat
ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

B. Proses Administrasi Ketatausahaan

a) Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

2
 4. Membuat Daftar Gaji
5. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
6. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
b) Melaksanakan administrasi kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
2. Mengisi Buku Klaper Siswa
3. Mengisi Buku Induk Siswa
4. Mengisi Buku Mutasi Siswa
5. Membuat Daftar Keadaan Siswa
6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
7. Membukukan Daftar Siswa perkelas
8. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
9. Membuat usulan peserta ujian
10. Menyimpan daftar Lulusan
11. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
12. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
13. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
14. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
15. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
16. Mengisi papan data keadaan siswa
17. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan
c) Melaksanakan administrasi persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
3. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
4. Mengisi Buku Ekspedisi
5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
6. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya

3
 7. Membantu kelancaran administrasi sekolah
8. Membuata Administrasi Bendahara
9. Membuat Administrasi Kepegawaian
10. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
11. Tugas Pokok Pengelola Perpustakaan
d) Melaksanakan administrasi perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
2. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
3. Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
4. Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
5. Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
6. Membuat Laporan Keadaan Buku
7. Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
e) Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
3. Membuat daftar penggunaan laboratorium
4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
6. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
8. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah
f) Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah
2. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
3. Menyiapakan air minum
4. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan

4
 5. Membuka dan mengunci seluruh ruangan
6. Kebersihan WC Siswa
7. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
8. Melaksnakan piket malam
C. Tata Ruang Kantor/Tata Ruang
a. Pengertian

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga
Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut : Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya”. Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as
the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor
dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

b. Tujuan

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

o Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
o Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
o Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
o Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
o Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan
karyawan lainnya.
o Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
o Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
o Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang
datang.

5
 o Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

3. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu
semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.
Keempat Azas tersebut adalah:

 Asas jarak terpendek Perubahan tata ruang kantor pada asas ini
maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja
tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih
cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu
beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan
jarak meja yang tidak terlalu lebar.
 Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan
menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak
membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya
sudah runtut/teratur.
 Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tidak ada
ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan
yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
 Asas perubahan susunan tempat kerja Asas ini memungkinkan apabila
di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata
ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor:

o Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
o Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harusditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
o Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawaidan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

6
 o Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
o Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
o Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya.
o Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
o Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
o Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang
mudah terjangkau oleh petugas.
D. Peranan Guru Terhadap Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan
untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi
pimpinan. Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping
sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru
harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah guru berada dalam
kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan
kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam
lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti
penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan,
pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,
sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru
harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran. Administrasi sekolah terutama yang
berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan
yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel
sekolah terutama guru harus ikut terlibat. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang
guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;

7
1) Pencatatan Murid Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa
perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa
yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah
maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap
tahun ajaran. Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa,
dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam
kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan
yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat
kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa
tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang
nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
2) Pencatatan tentang Guru Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik,
terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan
kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru
melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk
pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan
berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan
pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat
menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru
itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil
keputusan bagi kepala sekolah.
3) Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM) Hal ini akan mempengaruhi bagi
kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4) Penertiban Buku-buku Tata Usaha Mengingat kegiatan komunikasi lembaga
pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui
surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini,
baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya;
 Buku agenda
 Buku arsip

8
  Buku ekspedisi.

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan
administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

a. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

b. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-gurua.
c. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan bukubuku pelajaran bagi murid-
murid
d. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
e. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip
pada proses surat menyurat.

9
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan kebutuhan data
administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan
adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang mudah
pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting kapable dengan program
aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format
data harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya. Disamping
format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan
yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas
pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain,
seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii
kependidikan dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang
digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan
mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja. Mengingat data administasii kependidikan
sangat penting pernannya sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang
pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas
pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Afriansyah, H. (2019). administrasi layanan khusus. padang. imron,

ali. (1995). perpustakaan sekolah hal 154.

kusmintardjo. (1992). layanan khusus di sekolah.

11