LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK ( KKP )

PROSEDUR PEMBELIAN PADA BAGIAN UMUM

SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SERANG

Diajukan untuk melengkapi persyaratan penyelesaian Mata Kuliah Kerja Praktek

pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Oleh :
Dyah Ayu Pradaningrum 31119028
Elvina Ari Vianty 31119030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SERANG RAYA
TAHUN 2022
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

PROSEDUR PEMBELIAN PADA BAGIAN UMUM

SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SERANG
TAHUN 2022

DISUSUN OLEH :

Dyah Ayu Pradaningrum 31119028

Elvina Ari Vianty 31119030

Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing

Pembimbing lapangan Pembimbing KKP

Ade Sunarya, S.Sos.I Denny Putri Hapsari, S.E.,M.Ak

NIP. 19800823 200901 1 005 NIDN : 0411107601

Ketua Program Studi Akuntansi

Universitas Serang Raya

Nana Umdiana, SE., M.Akt,

NIDN : 0408108405

i
 LEMBAR PENGESAHAN SIDANG

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

PROSEDUR PEMBELIAN PADA BAGIAN UMUM

SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SERANG
TAHUN 2022

DISUSUN OLEH:

Dyah Ayu Pradaningrum 31119028

Elvina Ari Vianty 31119030

Telah Dipertahanakan di Depan Dewan Penguji

Pada Hari…….. Tanggal…..…Bulan……Tahun…...’

Dan Dinyatakan Memenuhi Syarat untuk Diterima sebagai Laporan KKP

Program Studi Akuntansi

Susunan Dewan Penguji

Pennguji 1,

Penguji II

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SERANG RAYA

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya yang telah

memberi kemudahan dan melancarkan segala urusan sehingga praktikan dapat

menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) pada Sekretariat Daerah

Kabupaten Serang. Laporan ini diajukan untuk memenuhi syarat Tugas Akhir

pada Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Serang

Raya.

Pada kesempatan ini, praktikan mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak

yang telah membantu penyusunan laporan KKP ini kepada:

1. Bapak Dr. H. Hamdan., M.M., selaku Rektor Universitas Serang Raya.

2. Bapak Dr. Denny Kurnia, SE, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi &

Bisnis.

3. Bapak Nana Umdiana, SE., M.Akt, selaku Ketua Program Studi Akuntansi.

4. Bapak Drs. Marpudin, M.Si selaku Sekretaris DPRD Kabupaten Serang

5. Bapak Budi Handono, S.Pd selaku Kepala Bagian Umum

6. Bapak Ade Sunarya, S.Sos.I selaku Kasubag Tata Usaha dan Kepegawaian

7. Bapak Herdian Widyatama, SE, M.Si selaku Kasubag Rumah Tangga dan

Perlengkapan.

8. Bapak Yopi Kurniawan, S.Kom.,MM selaku Kasubag Program dan

Pelaporan.

9. Seluruh Staff Bagian Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Serang.

10. Seluruh Dosen Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Serang Raya.

iii
11. Kedua orang tua dan kakak serta adik penulis, yang tidak bisa diungkapkan

betapa berharganya kalian, bagi penulis kalian adalah sumber penyemangat.

12. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Praktikan menyadari laporan ini masih terdapat kekurangan. Untuk itu, kritik

dan saran yang bersifat membangun sangat prakatikan harapkan guna perbaikan

dan kesempurnaan dalam penulisan dimasa yang akan datang. Praktikan berharap

semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi saya khususnya, dan bagi para pembaca

pada umumnya.

Serang, 04 November 2022

Penulis

iv
DAFTAR ISI

v
DAFTAR TABEL

vi
DAFTAR GAMBAR

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang KKP

Fakultas Ekonomii Dan Bisnis Universitas Serang Raya memberikan tugas

untuk melakukan Kuliah Kerja Praktek di perusahaan atau Instansi guna mencari

sebuah pengalaman dalam dunia kerja dan dalam rangka untuk menjalankan aspek

yang lebih nyata, hal ini dapat kita ambil suatu kestabilan dalam melakukan

pendidikan. Bukan hanya diajarkan secara teori tetapi praktek juga harus

dibutuhkan dalam dunia kerja. Dalam dunia kerja dibutuhkan keterpaduan antara

teori yang telah didapatkan di bangku perkuliahan dan pelatihan praktek

dilapangan guna memberikan gambaran tentang dunia kerja yang sebenarnya.

Kegiatan Kuliah Kerja Praktek inilah mahasiswa akan memiliki kesempatan

untuk mengaplikasikan semua ilmu yang telah di pelajari dibangku kuliah dan

mempelajari dengan detail tentang standar kerja yang profesional. Pengalaman ini

kemudian dijadikan bekal dalam memulai atau menjalani jenjang karir yang

sesungguhnya.

Bagian umum pada sekretariat DPRD Kabupaten Serang merupakan bagian

yang bertugas melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi Umum dalam

penyiapan pelaksanaan kebijakan dan pemantauan dan evaluasi di bidang tata

usaha pimpinan, staff ahli dan kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan

perlengkapan. Oleh karena itu, pada bagian umum ini dilakukan pembelian alat

rumah tangga atau pun perlengkapan. Pembelian alat rumah tangga dan

perlengkapan ini adalah suatu kegiatan dalam rancangan kerja untuk memenuhi

8
kebutuhan di perusahaan ataupun instansi. Hal ini turut menjadi hal penting dalam

proses atau tidaknya kinerja perusahaan ataupun instansi tersebut.

Pertanggungjawaban keuangan ( Perwebkeu ) adalah bentuk dokumen

laporan keuangan yang dilengkapi dengan bukti-bukti penerimaan dan

pengeluaran uang yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang –

undangan.Materi Pertanggungjawaban pengertian pertanggungjawaban keuangan

negara, Tugas dan kewenangan Pejabat Pembedaharaan Negara dan prosedur

pertanggungjawaban permintaan pembayaran gaji dan membuat DPP gaji di

lingkungan Polri serta pertanggungjawaban pelaksanaan an anggaran melalui

Uang Persediaan ( UP ), Penggantian Uang Persediaan, Pembayaran Lagsung dan

Kerja Lembur. Mata

Pelajaran pertanggungjawaban keuangan ini adalah merupakan bagian dari

tugas para pengelola administrasi keuangan sesuai dengan peraturan

perundangundangan

Kuliah Kerja Praktek adalah salah satu bagian dari kurikulum perkuliahan

program reguler S-1 Fakultas Ekonomi Dann Bisnis . Kuliah Kerja Praktek (KKP)

ditujukan bagi para mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan. Dalam kegiatan KKP, mahasiswa berkesempatan untuk merasakan

langsung bagaimana kondisi dunia kerja dan dapat menerapkan ilmu atau teori

yang telah dipelajari di perkuliahan

1.2 Tujuan KKP

Adapun tujuan pelaksanaan Kuliah Kerja Praktik (KKP) yang ingin dicapai

yaitu:

9
1. Melengkapi syarat kelulusan Mata Kuliah Program Studi Akuntansi Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Serang Raya.

2. Mengiplementasikan teori yang sudah didapat dari bangku perkuliahan.

3. Mempersiapkan diri untuk beradaptasi dengan dunia kerja setelah

menyelesaikan studi kuliah.

4. Memperoleh pengalaman dan perluasan ilmu di tempat pelaksanaan KKP

yang belum pernah didapatkan dibangku perkuliahan.

5. Menerapkan kedisiplinan, rasa tanggung jawab dan sikap profesional dalam

bertugas sehingga menambah pengalaman untuk terjun langsung kedunia

kerja yang sesungguhnya.

6. Mendorong mahasiswa/i supaya dapat menciptakan lapangan pekerjaan bagi

dirinya sendiri dan lingkungan sekitarnya.

1.3. Manfaat Kuliah Kerja Praktik (KKP)

Adapun manfaat dari pelaksanaan Kuliah Kerja Praktik (KKP) yaitu:

1. Mengetahui tentang proses kinerja yang ada di Instansi Pemerintah.

2. Mengetahui tentang penerapan budaya kerja pada Instansi Pemerintah.

1.4. Waktu dan Tempat

Kegiatan KKP ini dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) bulan. Terhitung mulai

tanggal 10 Oktober 2022 sampai dengan 10 November 2022. Kegiatan dimulai

Hari Senin sampai Jumat pukul 08.00 WIB dan berakhir pada pukul 16.00 WIB.

Nama Instansi : Kantor Kabupaten Serang

Tempat : Jl. Veteran No. 01, Kotabaru, Serang,

10
 Kotabaru, Kec.Serang, Kota Serang,

Banten 42116

Website : https://serangkab.go.id/

Bagian Pelaksanaan KKP : Bagian Organisasi Sekretariat Daerah

Praktikan memperoleh kesempatan untuk melaksanakan Kuliah Kerja Praktik

(KKP) pada:

1.5. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu:

BAB I Pendahuluan

Bab ini berisi argumentasi atau pemaknaan Kuliah Kerja Praktik

(KKP) terkait arti penting Kuliah Kerja Praktik terapan sehingga

perlu dilakukan/diikuti. Dan mencakup Latar Belakang, Tujuan

dan Manfaat, Waktu dan Tempat pelaksanaan, Sistematika

penulisan.

BAB II Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini menguraikan mengenai profil perusahaan/instansi, Sejarah

Singkat, Visi Misi, Struktur Organisasi, Job Description. Serta

menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan/instansi.

BAB III Pembahasan

11
 Bab ini berisi mengenai proses kerja atau pelaksanan kegiatan pada

bagian penempatan Kuliah Kerja Praktik (KKP). Mencakup

Tinjauan Teori, Laporan kegiatan

BAB IV Penutup

Bab ini menjelaskan kesimpulan dari hasil Kuliah Kerja Praktik

(KKP) yang dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) bulan, serta

memberikan saran-saran bagi perusahaan/instansi.

12
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN/INSTANSI

2.1. Profil Perusahaan/Instansi

Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan administrasi dan pemberian

dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD. Sekretariat DPRD dipimpin oleh

Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif

bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Sekretaris

DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan,

administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan

menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan

oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan Daerah.

Gambar 2. 1 Logo Instansi

13
2.2. Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi

Sejarah Sekretariat DPRD tentunya tidak terlepas dari sejarah Kabupaten

Serang pada umumnya, karena serang semula merupakan bagian dari wilayah

kerajaan/Kesultanan Banten yang berdiri pada Abad ke XVI dan Pusat 

Pemerintahannya terletak didaerah Serang. Berdasarkan Peraturan Daerah

Kabupaten Tingkat II Serang No.17 Tahun 1985 tentang Hari Jadi Kabupaten

Serang pada Bab. II Penetapan Hari Jadi Pasal 2 Yaitu Hari Jadi Kabupaten

Serang ditetapkan pada tanggal 8 Oktober Tahun 1526 M. Karena saat berdirinya

Keratan Surosoan sebagai pusat Pemerintahan yang ditandai dengan penobatan

Pangeran Sabakingking dengan Pangeran Hasanuddin pada tanggal 1 Muharram

933 H /8 Oktober 1526 M, kemudian dijadikan landasan penetapan sebagai Hari

Jadi Kabupaten Serang.

Berdasarkan peraturan daerah, Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan,

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta

mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah.

2.3. Visi dan Misi

Visi :

Terwujudnya Kinerja Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang Optimal dalam

melaksanakan Tugas, Fungsi dan Wewenang sebagai Unsur Penyelenggara

Pemerintahan Daerah untuk Mensukseskan Visi dan Misi Kabupaten Serang.

14
Misi : 

1. Meningkatkan fungsi Legislatif secara proaktif dan aspiratif untuk

kepentingan Masyarakat.

2. Meningkatkan fungsi dan anggaran dengan berorientasi pada pemenuhan

dasar masyarakat.

3. Meningkatkan fungsi pengawasan secara bertanggung jawab.

4. Memperkuat kelembagaan DPRD dalam menjalankan tugas, fungsi dan

kewenangan, dengan memperhatikan hak dan kewajiban lembaga dan

anggota DPRD. 

15
 16

2.4. Struktur Organisasi

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi

 17

2.4.1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah

a. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;

b. Bagian Umum, membawahkan :
1. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian;
2. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan;
3. Sub Bagian Program dan Pelaporan.
c. Bagian Keuangan, membawahkan:
1. Sub Bagian Anggaran;
2. Sub Bagian Perbendaharaan;
3. Sub Bagian Akuntansi dan Verifikasi;
d. Bagian Perundang-undangan, membawahkan:
1. Sub Bagian Rapat dan Risdang;
2. Sub Bagian Alat Kelengkapan DPRD;
3. Sub Bagian Perundang-undangan;
e. Bagian Humas membawahkan:
1. Sub Bagian Protokol;
2. Sub Bagian Dokumentasi;
f. Kelompok Jabatan Fungsional.

2.4.1.1. Sekretariat DPRD

Tugas pokok Sekretariat DPRD adalah menyelenggarakan

administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan

tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta mengkoordinasikan

tenaga ahli yang diperlukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas pokok menyelenggarakan

fungsi:

a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;

b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;

 18

c. Fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; dan

d. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.

2.4.1.2. Bagian Umum

Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan,

mengkoordinasikan tugas sekretariat di lingkup Tata Usaha dan

Kepegawaian, Rumah Tangga dan Perlengkapan, Protokol dan Publikasi.

Bagian Umum dalam melakasanakan tugas pokok menyelenggarakan fungsi:

a. Penyelenggaraan ketatausahaan

b. Pengelolaan kepegawaian

c. Penyelenggaraan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan

d. Pengevaluasian pengadaan barang dan jasa

e. Penyelenggaraan hubungan masyarakat

f. Penyelenggaraan publikasi

g. Penyelenggaraan keprotokoleran

h. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan.

Bagian umum terdiri atas 3 Sub Bagian:

1. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas bagian umum dilingkup tata usaha dan

kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas, Sub Bagian Tata Usaha dan

Kepegawaian mempunyai fungsi:

a. Melaksanakan ketatausahaan naskah dinas secretariat DPRD dan

pimpinan.

b. Melaksanakan kearsipan.

18
 19

c. Menyusun administrasi kepegawaian.

d. Menyusun rencana kerja operasional kegiatan pelayanan administrasi

kepegawaian dan melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang dibberikan

oleh atasan.

2. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan, mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum. Untuk melaksanakan tugas,

Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai fungsi:

a. Menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga.

b. Merencanakan kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD

c. Mengadakan barang dan jasa kebutuhan rumah tangga Sekretariat DPRD.

d. Mengatuur dan memelihara kebersihan kantor kompleks Sekretariat

DPRD.

e. Mengatur dan memelihara halaman dan taman di kompleks Sekretariat

DPRD.

f. Mengatur dan mengelola keamanan kompleks Sekretariat DPRD.

g. Memfasilitasi penyiapan tempat dan sarana rapat dan pertemuan.

h. Mengadakan barang dan jasa kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD.

i. Mendistribusikan dan pengendalian bahan perlengkapan.

j. Merencanakan pemeliharaan alat-alat perlengkapan.

k. Menyediakan, mengurus, menyimpan dan mengeluarkan barang untuk

keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD.

l. Mengatur pemeliharaan dan pengelolaan bahan bakar kendaraan dinas di

Sekretariat DPRD.

19
 20

m. Mengatur penggunaan kendaraan dinas dan para pengemudi untuk

keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD.

n. Melaksanakan pemeliharaan sarana, prasarana dan gedung .

o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.

3. Sub Bagian Program dan Pelaporan, dalam menjalankan tugas kepala Sub

Bagian Program dan Pelaporan menyelenggarakan fungsi

a. Menyusun dan melaksanakan rencana keja Sub Bagian berdasarkan

rencana kerja Bagian

b. Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-

undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan

petunjuk teknis sesuai dengan bidang tugas

d. Menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP),

Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Survey Kepuasan

Masyarakat (SKM) dalam pelaksanaan tugas

e. Menyusun bahan perencanaan

f. Menyusun RKA dan DPA baik murni maupun

perubahannya

g. Menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga

20
 21

h. Merencanakan kebutuhan perlengkapan sekretariat

DPRD

i. Mengadakan barang dan jasa kebutuhan rumah

tangga dan sekretariat DPRD

j. Merencanakan pemverifikasian keuangan

k. Memverifikasi pertanggungjawaban keuangan

l. Mengkoordinasikan kepada PPTK, Bendahara dan

pembantu PPK untuk pengajuan SPP dan SPM

UP/GU/TU/LS

m. Memverifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga

n. Memverifikasi kebutuhan perlengkapan sekretariat

DPRD

o. Merencanakan penatausahaan keuangan

p. Menyusun pengadministrasian dan pembukuan

keuangan

21
 22

q. Mengkoordinasikan kepada PPTK dan Bendahara

dalam pelaksanaan belanja dan pertanggung jawaban

keuangan

r. Melaksanakan pengelolaan keuangan Pimpinan,

Anggota dan Sekretariat DPRD

s. Menganalisis laporan keuangan

t. Menganalisis laporan kinerja

u. Menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan

keuangan

v. Mengawasi pembayaran gaji pegawai

w. Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja Sub Bagian

22
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Teori

3.1.1 Definisi Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk

menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya

tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien, untuk lebih jelaskan

mengenai pengertian prosedur berikut menurut beberapa ahli:

Menurut Mulyadi (2013:5 ) yang dimaksud Prosedur adalah:

“ Urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam

satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan

secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”

Menurut Ardiyose (2013:734) menyatakan bahwa :

“ Prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian

tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa

bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau

transaksi dapat terjadi berulang kali dan dilaksanakan secara beragam”

Dari beberapa pengertian diatas mengenai Prosedur, maka dapat

disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Prosedur adalah serangkaian

kegiatan yang dilakukan berulang –ulang untuk menjamin agar kegiatan

dalam perusahaan tersebut tetap berjalan dengan baik.

23
 24

3.1.2. Pembelian

3.1.2.1. Pengertian Pembelian

Dalam kehidupan sehari hari anda akan mengalami kejadian atau transaksi

pembelian, pembelian merupakan suatu tindakan untuk mendapatkan barang atau

jasa yang kemudian akan dipergunakan sendiri atau dijual kembali. untuk lebih

jelasnya pengertian pembelian menurut para ahli:

Menurut Soemarno ( 2013:413) pengertian pembelian :

“Akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang

dalam satu pendek”.

Menurut Kamus Besar Akuntansi (2009:750) pengertian pembelian adalah

sebagai berikut:

“Perkiraan yang digunakan dalam sistem pembelian berkala untuk

mencatat biaya semua barang yang dibeli untuk dijual kembali”.

3.1.2.2. Jenis-jenis Pembelian

Menurut jenis jenis pembelian menurut Soemarno (2013:416) sebagai

berikut:

4. Pembelian secara kas atau tunai adalah pembelian yang dilakukan sekali

transaksi dengan menerima barang yang di beli dan memberikan yang sebagai

alat tukar yang sesuai dengan jumlah yang disepakati.

5. Pembelian kredit atau berkala adalah pembelian yang dilakukan lebih dari satu

24
 25

kali transaksi, pada transaksi pertama pembeli memberikan sejumlah uang

sebagai uang muka dan penjual memberikan barang yang di beli dengan

catatan akan terjadi pembayaran kedua.

a. Laporan Kegiatan

Kegiatan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dilaksanakan di Sekretariat

DPRD Kabupaten Serang pada tanggal 10 Oktober 2022 s/d 10

November 2022. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Senin s/d Jumat

pukul 08-00 s/d 16.00 WIB. Dalam kegiatan ini untuk menyesuaikan

Program Studi yang diambil di Universitas Serang Raya praktikan

ditempatkan di bagian Umum.

Pada awal kegiatan KKP, praktikan diberikan arahan mengenai tata

kerja yang ada di bagian Umum. Pelatihan yang dipelajari pada hari

pertama yaitu menerima surat masuk dan keluar serta melakukan

pencatatan pada buku ekspedisi dan surat disposisi.

Pada hari berikutnya praktikan diberikan tugas untuk

mengantarkan surat pada bagian Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

yang ada di Kabupaten Serang. Selama kegiatan KKP praktikan juga

pernah mengikuti kegiatan rapat TPP yang dilakukan diruang K.H.

SYAM’UN Kabupaten Serang.

25
 26

3.2.1 Pembuatan Surat

Selama kegiatan KKP praktikan diberikan arahan mengenai

pembuatan surat yang baik dan benar yang nantinya akan diberikan untuk

OPD yang ada di lingkungan Kabupaten Serang, yaitu dengan cara:

1. Sebelum menulis surat, mengumpulkan bahan-bahan dan semua

keterangan yang diperlukan

2. Menentukan maksud surat itu yaitu apa yang hendak dikemukakan,

ditanyakan dan sebagainya.

3. Menghindarkan pamakaian singkatan kata-kata.

4. Lalu menyiapkan perlengkapan berupa kertas yang sesuai dengan

standar.

5. Dan memperhatikan Margin sebelum surat di printout

Bentuk surat yang biasa digunakan terdapat Surat edaran, Surat biasa,

Surat keterangan, Surat Pemerintah, Surat izin, Surat perintah tugas,

Surat perintah perjalanan Dinas, Surat undangan, Lembar disposisi, Surat

pengantar.

3.2.2 Prosedur Surat Masuk dan Keluar Bagian Organisasi

Praktikan diberikan arahan mengenai prosedur surat masuk dan keluar

bagian Organisasi pada setiap kegiatan di organisasi memerlukan

penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik surat masuk

maupun surat keluar dengan prosedur tertentu dan dapat

dipertanggungjawabkan. Surat merupakan salah satu alat komunikasi dan

pemberi informasi pada organisasi.

26
 27

1. Prosedur pengurusan Surat Masuk

Praktikan diberikan tugas mengenai pengelolaan dengan

menggunakan buku agenda, ekspedisi dan juga lembar disposisi pada

saat menerima surat masuk. Lembar Disposisi digunakan untuk

mengintruksikan isi surat dinas. Sedangkan untuk undangan yang

ditujukan kepada Bupati maupun Wakil Bupati ditulis dalam lembar

disposisi undangan Bupati dan Wakil Bupati.

Surat masuk yang sering diterima dibagian Organisasi Sekretariat

Daerah adalah surat bentuk resmi, adapun yang dimaksud dengan

surat resmi adalah surat yang masuk dan memerlukan tindak lanjut

dan pengarahan dari pimpinan adalah surat-surat dinas penting yang

perlu diketahui, apabila dimintakan pengarahan agar secepatnya

diminta pengarahan agar segera terselesaikan. Contoh surat resmi

terdapat surat perintah tugas, surat dinas dll.

Penerimaan Surat

Pemeriksaan
Surat
Pemberian Kode
Klasifikasi

Pencatatan Surat

Pengarahan

Pendisposisian

Bagan 3. 1 Alur Prosedur Surat Masuk

27
 28

Pada alur surat masuk praktikan akan melakukan penerimaan surat

masuk sesuai prosedur yang dimana praktikan akan:

- Menerima surat yang masuk

- Menandatangani bukti pengiriman surat

- Mencatat surat masuk dalam buku agenda

- Membuat lembar Disposisi

- Lalu menyampaikan surat kepada kepala bagian

2. Prosedur pengurusan Surat Keluar

Surat keluar pengelolaannya menggunakan buku surat keluar,

apabila surat keluar yang bersifat internal (antar bagian) ditulis juga

dalam agenda surat internal. Tetapi untuk surat perintah perjalanan

dinas dan surat tugas menggunakan buku agenda.

Adapun surat keluar yang biasa dibuat surat untuk perjalanan

dinas, surat tugas dll. Surat keluar yng dikelola disini bukan hanya

surat keluar yang dibuat oleh bagian, akan tetapi surat berasal dari
Pembuatan surat
bagian lain.
Penyimpanan surat

Pengetikan surat

Penelitian
persetujuan

Penomoran

Penanda tanganan
dan stempel

Pencatatan

Pengiriman

Bagan 3. 2 Alur Prosedur Surat Keluar

28
 29

Pada alur surat keluar, praktikan diberikan tugas untuk permintaan

penomoran surat pada bagian Umum Sekretariat Daerah yang selanjutnya

akan ditandan tangani dan diberikan stempel yang nantinya akan

dikirimkan pada bagian-bagian yang ada di lingkungan Kabupaten

Serang. Seperti pengiriman surat undangan untuk bagian SEKDA,

INSPEKTORAT dan KOMINFO.

3.2.3 Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk ataupun surat keluar yang telah selesai diproses oleh

bagian Organisasi akan ditindak lanjuti yang memerlukan proses

penyimpanan yang baik dan teratur agar mudah ditemukan kembali pada

saat dibutuhkan. Praktikan melakukan tugas pengarsipan yang

sebelumnyan sudah dijelaskan oleh pembimbing yaitu surat yang

mempunyai nilai yang sangat penting serta mempunyai fungsi sebagai

alat pengingat dan sebagai sumber informasi dan kegiatan selanjutnya

yaitu melaksanakan penataan untuk menyimpan arsip tersebut.

Praktikan dalam melakukan tugasnya untuk menyimpan arsip dengan

cara :

1. Pemeriksaan, yang dimana setiap lembar surat-surat untuk

memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang

sudah siap untuk disimpan.

2. Mengindeks, menentukan pada nama apa atau subjek apa akan

disimpan.

29
 30

3. Memberi tanda, dengan memberi tanda garis atau lingkaran

dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah

ditentukan. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah

disortir dan disimpan. Dan bila suatu saat nanti surat ini dipinjam

atau keluar file, pegawai akan mudah menyimpan kembali surat

tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyortir, mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke

langkah terakhir yaitu penyimpanan.

5. Menyimpan, dengan menempatkan dokumen sesuai sistem

penyimpanan dan peralatan. Pada bagian Organisasi penyimpanan

dilakukan pada filling cabinet dan kotak kardus Arsip.

Gambar 3. 1 Filling Cabinet

Tujuan dari penyimpanan surat ini:
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai

nilai pakai yamg sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu

persoalan atau proses pekerjaan.

2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem

tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat diketemukan

kembali

3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar

30
 31

dari kemungkinan-kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.

31
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Selama satu bulan pelaksanaan magang terhitung dari tanggal 28

Maret 2022 s/d 28 April 2022 di Sekretariat Daerah Bagian Organisasi

Kabupaten Serang, banyak pengetahuan yang diperoleh. Praktikan dapat

melihat, memperhatikan, mempelajari dan mempraktikan secara

langsung seperti apa dunia kerja yang terjadi dilapangan. Dari

pemamparan yang telah diuraikan pada Bab sebelumnya praktikan dapat

menyimpulkan bahwa dengan diadakannya kegiatan Kuliah Kerja Praktik

(KKP) praktikan dapat menerapkan teori-teori yang telah dipelajari di

Universitas Serang Raya seperti Perilaku Organisasi, Manajemen Kinerja

yang ada didalam dunia kerja nyata dilapangan.

Sekretariat daerah memiliki tugas pokok Membantu Bupati dalam

memimpin, merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi

serta melaporkan sebagian urusan Pemerintahan Daerah di bidang

Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat, Bidang Perekonomian dan

Pembangunan dan Bidang Administrasi Umum.

Organisasi memiliki kepala bagian yang mempunyai tugas pokok

Memimpin, merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi

serta melaporkan penyelenggaraan urusan Keorganisasian. Serta

memiliki fungsi sebagai;

32
 33

1. Perencanaan penyelenggaraan Pemerintahan Daerah urusan

keorganisasian;

2. Pengaturan penyelenggaraan Pemerintahan Daerah urusan

keorganisasian;

3. Pelaksanaan penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah urusan

keorganisasian;

4. Pengawasan penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah urusan

keorganisasian; dan

5. Pelaksanaan tugas tambahan.

4.2 Saran

Berdasarkan pengamatan praktikan dalam melakukan kegiatan

magang di Sekretariat Daerah terdapat beberapa saran yang menjadi

acuan dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia bagi Instansi,

Praktikan dan pembaca. Adapun saran-saran sebagai berikut:

1. Dapat memberikan reward dan punishment bagi para pegawai guna

meningkatkan semangat dan motivasi pegawai.

2. Memberikan pelatihan pada pegawai guna meningkatkan kinerja dan

kualitas agar dapat efektif dan efisien dalam melakukan

pekerjaannya.

3. Bagi Universitas Serang Raya dalam hal ini dapat menjalin hubungan

dengan instansi/perusahaan sehingga dapat membantu mahasiswa/i

dalam mendapatkan tempat magang atau lapangan pekerjan dimasa

yang akan datang.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, M. (2014). ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PRAKTEK KERJA LAPANGAN PADA INSTANSI/PERUSHAAN.

SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014, 49-56.

ORGANISASI, B. (2020). STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SERANG. NOMOR 104

TAHUN 2020, 1-153.

SERANG, W. (2010). PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH DAERAH KOTA SERANG. SERANG: WALIKOTA
SERANG.

Basri, B. (2013). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisus.

A.W.Widjaja. (2006). Administraasi Kepegawaian. Jakarta: A.W.Widjaja.

34
 35

LAMPIRAN

35
 36

36
 37

37
 38

38