Menguasai Rumus Excel Untuk Admin

Sebagai admin, tugas kamu tidak lepas dari data, tentu akan sangat
merepotkan dan menyita waktu bila kamu mengolah data itu secara
manual. Nah, untuk itulah kamu perlu menguasai Excel. Di dunia admin,
berbekal rumus Excel kamu dapat mengelola ribuan data sekaligus. 
Apakah harus menguasai semua rumus Excel yang ada? Jawabannya
adalah tidak juga, tapi tentu kamu harus menguasai berbagai rumus
yang umum digunakan ketika menjadi admin.

1. SUMIF & SUMIFS

Latihan Excel untuk admin pertama adalah menguasai rumus SUMIF &
SUMIFS. Rumus ini jadi penting apalagi bila kamu adalah seorang
admin gudang dimana kamu harus membuat laporan gudang. Laporan
gudang ini biasanya berisi stok barang dan bagaimana mutasi barang
yang terjadi. 
Mungkin penggunaan rumus SUM sudah cukup umum kamu kenal, tapi
SUMIF & SUMIFS ini berbeda. Rumus SUMIF ini digunakan untuk
menjumlahkan suatu item di tabel yang cocok dengan kondisi tertentu.
Bagaimana maksudnya?
Contoh dalam laporan persediaan barang kita hanya akan
menjumlahkan 1 jenis barang saja dari beberapa barang yang muncul
pada laporan tersebut.  Maka kita bisa menggunakan fungsi SUMIF.
Untuk menggunakannya kamu harus memasukan
rumus sumif(range,criteria,[sum_range]) contohnya =sumif(a1:a6,"Te
mpe",B1:B6).
Lalu SUMIFS hampir sama dengan SUMIF, rumus SUMIFS digunakan
mencari suatu item di kolom, di tabel, dan mengambil nilai yang ada di
kolom lain pada tabel tersebut. Rumusnya
adalah sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,c
riteria2,...). Contoh dari penggunaan rumus ini adalah
=sumifs(d1:d10,a1:a10,'Jojon",E1:E10,"Februari")
2. Rumus IFERROR dan INDEX
Ini juga jadi salah satu rumus Excel admin yang harus dikuasai. Rumus
IFERROR digunakan untuk menghasilkan suatu nilai tertentu jika rumus
Excel yang kita tentukan menghasilkan sebuah nilai error.
Bila kamu sebelumnya sudah menguasai rumus IF, latihan Excel untuk
admin penggunaan IFERROR bukanlah hal sulit. Karena tidak jauh
berbeda dari fungsi IF, fungsi IFERROR juga menghasilkan nilai TRUE
dan FALSE.
Rumus IFERROR ditulis sebagai berikut IFERROR(value;
value_if_error). Range Value adalah nilai yang diuji apakah
menghasilkan pesan error atau kesalahan atau tidak. Sedangkan
Value_if_error adalah tindakan jika Value atau rumus yang diuji
menghasilkan pesan error atau kesalahan.
Sedangkan rumus INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai atau
referensi ke sebuah nilai pada sebuah tabel atau rentang. 
Dengan kata lain untuk mendapatkan nilai dari suatu sel berdasarkan
pencarian pada tabel atau range data pada Worksheet. Sederhananya
fungsi INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai suatu sel berdasarkan
informasi nilai kolom dan baris tertentu.
Fungsi INDEX memiliki dua cara penggunaan, pertama INDEX(array;
Nomor_Baris; [Nomor_Kolom]) lalu cara kedua
adalah INDEX(reference; Nomor_Baris; [Nomor_Kolom];
[Nomor_Area]). 
‍

3. HLOOKUP dan VLOOKUP

Kedua rumus ini adalah rumus yang paling sering digunakan untuk
mencari dan melihat data secara vertikal dan horizontal. Berbeda
dengan rumus LOOKUP yang dapat mencocokkan data teks maupun
numerik, rumus VLOOKUP dan HLOOKUP khusus untuk mencocokkan
data numerik saja tidak bisa teks. 
Penggunaan rumus VLOOKUP sendiri sangat membantu tugas admin
dalam membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal,
dengan mengacu pada data pada kolom paling kiri. Sedangkan
HLOOKUP secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling
atas.
Rumusnya adalah vlookup(lookup_value,lookup_array,
[match_type]). Contoh penulisannya =vlookup("Jojon",A1:C11,3,0)
Untuk HLOOKUP rumusnya =HLOOKUP(lookup_value,lookup_array,
[match_type]). Berikut contohnya =HLOOKUP("Jojon",A1:C11,3,0).

4. Rumus LEFT, MID, RIGHT

Latihan Excel untuk admin tidak lengkap bila kamu belum menguasai
rumus LEFT, MID, RIGHT. 
LEFT digunakan untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang
diawali dari karakter yang paling kiri. Sedangkan MID untuk memisahkan
karakter dalam satu sel yang bisa dimulai dengan karakter di tengah.
Lalu  RIGHT untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali
dari karakter yang paling kanan.
Rumus LEFT, MID, RIGHT sendiri dapat dikombinasikan dengan rumus
lainnya seperti  IF, AND, Lookup, dan lainnya.
Rumus masing-masing antara lain:

1. Left  = left(X,N)
2. Mid  = mid(X,M,N)
3. Right  = right(X,N)

5. IF
Rumus IF ini mungkin sudah sering sekali kamu dengar atau mungkin
gunakan saat pelajaran komputer dulu. IF merupakan salah satu rumus
Excel yang sangat berguna untuk menyelesaikan pekerjaan yang
menggunakan perbandingan logika. 
Formula IF memiliki beberapa turunan, yaitu Single IF, Multi I, And dan
Or. Rumus dasar dari formula IF yaitu =IF(Logical Test, Value if True,
Value if False).

Pengoperasian Worksheet dan Tools Excel
Selain mahir dalam menggunakan rumus Excel untuk admin, satu yang
tidak kalah penting lainnya dalam latihan Excel untuk admin adalah
pengopeasian worksheet lainnya yang sifatnya visualisi. Berikut ini
beberapa pengoperasian Worksheet yang harus dikuasai oleh seorang
admin.

1. Membuat Tabel
Membuat tabel adalah tools paling sering digunakan saat kamu bekerja
sebagai admin. Pada saat membuat tabel ini tentunya kamu akan
mengembangkannya sesuai dengan kebutuhan kolom dan baris untuk
pengolahan data yang kamu kerjakan. Untuk itu pastinya ketika
membuat tabel kamu juga membutuhkan tools Merge & Center, dan
properti lainnya. 
Beberapa tools membuat tabel yang perlu kamu latih antara lain:

 Merge & Center: untuk menggabungkan beberapa kolom/baris

menjadi satu
 Wrap Text: agar posisi teks menyesuaikan dengan
lebar/tinggi cells
 Shrink to fit: agar ukuran teks menyesuaikan dengan lebar kolom
 Sort & Filter: untuk mengurutkan dan memfilter data

2. Membuat Grafik (Chart)

Biasanya pekerjaan administrasi perkantoran akan melaporkan data
dalam bentuk grafik dan chart dengan tujuan mudah dibaca dan
dipelajari daripada angka-angka yang terlihat rumit.
Nah, untuk itu kamu juga harus mampu mengkonversikan hasil data
dalam bentuk angka yang sudah kamu buat dalam grafik atau chart. 

3. Print Laporan
Berbeda dengan Microsoft Word, pada aplikasi Ms Excel
untuk setting kertas dan margin sebelum proses mencetak perlu sedikit
latihan, tidak bisa langsung klik Print saja. Kamu perlu paham
menggunakan tools Set Print Area dan Page Break View sebelum nge-
print agar laporan yang telah kamu buat dapat muat dan tidak terpotong
di kertas.

Kumpulan Soal Excel untuk Tes Kerja

Tidak jarang perusahaan akan melakukan tes kemampuan para
kandidat dalam menggunakan Excel.  Tentunya tes ini bertujuan untuk
menilai seberapa jauh penguasaan kamu terkait rumus Excel dan
Worksheet. Sebagai referensi kamu belajar dan persiapan, berikut ini
kumpulan soal Excel untuk tes kerja. 

Soal:

1. Isilah kolom Nama Pelanggan, Nama Produk, dan Harga Satuan.

2. Berapa total penjualan.
3. Jika kuantiti pembelian di atas 500, maka diskon 20%. 
4. Isi Penjualan Bersih. 
5. Totalkan semua kuantiti dan Penjualan Bersih serta hitung rata-
ratanya.
Nah, ketika kamu menemukan kumpulan soal Excel untuk tes kerja
seperti ini jangan bingung, kamu hanya perlu mengisi data sesuai
perintah soal. Begini cara mengisinya.

Soal 1: Isilah kolom Nama Pelanggan, Nama Produk, dan Harga Satuan
Soal ini bisa kamu kerjakan dengan menggunakan rumus Vlookup.
Untuk nama pelanggan bisa menggunakan
rumus =VLOOKUP(C5;M6:N8;2;0)
Dimana C5 sendiri adalah lookup value yang berisikan kolom kode
pelanggan. M6:N8 adalah table array yaitu tabel sebelah kanan yang
berisikan nama dari kode pelanggan tersebut, 2 adalah index karena
nama kode pelanggan berada pada kolom ke-2 di dalam tabel,
sedangkan range lookup diisi 0 karena kita ingin mencari data yang
benar sama persis.

Soal 2: Berapa Total Penjual?

Nah, kita sudah menemukan data pelanggan, soal ke-2 kita harus
mengisi total penjualan.  Soal ini dapat kamu kerjakan dengan
mengalikan jumlah di kolom kuantitas dan harga satuan. Bisa langsung
menggunakan rumus =G5*H5.

Soal 3: Isi diskon 20 persen bila kuantiti di atas 500

Untuk mengerjakan soal nomor 3, kamu bisa langsung menggunakan
rumus IF. Jadi IF di sini untuk rumus syarat-prasyarat, jika kuantiti atau
kolom Qty lebih dari 500 maka mendapat diskon 20% dan jika kuantiti
tidak lebih dari 500 maka tidak mendapat diskon atau 0. 
Jadi, soal nomor tiga kamu bisa jawab dengan
rumus  =IF(G5>500;20%;0)

Soal 4: Isi Penjualan Bersih

Kamu bisa menghitung penjualan bersih dengan total penjualan
dikurangi total penjualan dikali diskon, rumusnya adalah =I5-(I5*J5).

Soal 5: Totalkan semua Kuantiti dan Rata-ratakan

Soal terakhir, total kuantiti bisa kamu kerjakan dengan menggunakan
rumus SUM dan dijumlah dari 15 kolom kuantitas dan penjualan bersih.
Lalu untuk menghitung rata-ratanya gunakan rumus Average.
‍