Berbasis Case Study

MODUL
PEMBELAJARAN
KEARSIPAN
Pendidikan Administrasi Perkantoran

Disusun oleh :
Lifa F. Panduwinata, S.Pd., M.Pd.
Erfina Trie Uryanti
Viona Putri Insyani
Diyyah Ayu Nur Jati
 1

Segala puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia yang telah diberikan kepada
kita. Sehingga penyusunan modul yang berjudul "Pembelajaran Kearsipan Berbasis
Case Stdy" ini dapat kita selesaikan dengan baik.A

Tujuan modul pembelajaran ini yakni untuk menambah pemahaman serta

pengetahuan siswa-siswi OTKP kelas X dengan mengikuti perkembangan
teknologi yang ada.

Dengan adanya modul ini, diharapkan agar siswa-siswi dapat membaca serta
memahami isi dari Modul Pembelajaran Kearsipan ini. Kami menyadari akan
kekurangan yang ada didalam modul ini. Oleh karena itu, kami memohon untuk
pembaca dapat memberikan saran, kritik dan masukan guna buku modul ini dapat
dikatakan “sempurna”. Semoga dengan adanya modul ini dapat memberikan
manfaat bagi semua pembaca.

Penulis

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 2

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 3

Kata Pengantar.......................................................................................................1
Silabus......................................................................................................................2
Daftar Isi..................................................................................................................3
BAB I
Definisi Arsip dan Kearsipan..................................…….....................................4
Fungsi Arsip.............................................................…............................................5
Jenis-Jenis Arsip..................................................................................…................6
BAB II
Tujuan Arsip...........................................................................................................8
Syarat-Syarat Arsip...............................................................….............................8
Ruang Lingkup Arsip...........................................................................................9
BAB III
Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip...............................................10
BAB IV
Ayo Berlatih……………………………………..……………….......…………………………….……….......17
Project.................................….................................................................................20
Lembar Pengerjaan……………………………………..……….......……………………………….......21
Penutup...…………...…………………..…..........................................................................22
Daftar Bacaan.......................................................................................................23
Biodata Penulis....................................................................................................24

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 4

BAB I
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Pada suatu perusahaan ataupun organisasi selalu melakukan sebuah kegiatan

tertentu. Kegiatan tersebut menghasilkan sebuah dokumen ataupun data
yang memuat sebuah informasi. Dimana informasi yang didapatkan akan
direkam atau dikumpulkan untuk kepentingan tertentu. Informasi yang ada
dalam sebuah rekaman data ataupun dokumen disebut arsip. Kata “arsip”
merupakan bahasa Yunani yang artinya archium memiliki makna peti guna
menyimpan sesuatu, sedangkan pada bahasa Belanda “arsip” berarti archief
yang mana merupakan warkat. Berdasar peraturan pemerintah No. 28 tahun
2012 yang berisikan mengenai pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 terkait
materi kearsipan, arsip merupakan sebuah rekam aktivitas ataupun peristiwa
yang disimpan dalam berbagai macam bentuk. Arsip juga dapat disimpan di
dalam media sosial sesuai peraturan dengan adanya perkembangan teknologi
informasi dan juga teknologi saat ini. Dimana arsip menurut undang-undang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, dan organisasi-organisasi lainnya (Yekti Rahayuning
Gusti, 2019). Berikut merupakan sebuah pengertian arsip menurut beberapa
para ahli :
1. Berdasarkan pendapat Ricck dalam (Muhidin, 2019b) mengartikan bahwa
“arsip merupakan kumpulan informasi yang terekam dalam media dan
berbagai bentuk yang dibuat atau diterima oleh organisasi guna
operasional organisasi.
2. Menurut pendapat Wesinger dalam (Muhidin, Winata, & Santoso, 2016)
menyebutkan “arsip adalah bagian dari segala dokumen yang masuk atau
yang telah dibuat oleh organisasi, dan kumpulan dokumen yang berisi
informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi
dalam organisasi.”
3. Pendapat Liang Gie dalam (Asriel, 2019) arsip merupakan kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena memiliki suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 5

B. FUNGSI ARSIP
Dalam segi kegiatan , Arsip mempunyai beberapa fungsi berikut ini macam
fungsi arsip:
1. Untuk perangkat penyimpanan warkat
2. Untuk perangkat dalam bantuan perpustakaan
3. Untuk dasar pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi
4. Untuk penyimpanan warkat secara teratur, tetap dan sistematis

Fungsi arsip sendiri menurut sebuah sistem pengolahan arsip terdiri dari:
1. Memperlancar kegiatan organisasi
2. Sebagai bukti tertulis
3. Untuk alat komunikasi secara tertulis
4. Untuk bahan dokumentasi
5. Untuk perangkat pengingat
6. Untuk perangkat dalam penyimpanan warkat

Dalam sebuah peraturan yang dibuat dan ditetapkan oleh pemerintah,

terdapat fungsi arsip, yaitu:
1. Fungsi Dinamis: Penggunaannya dilakukan secara langsung.
2. Fungsi Statis: Penggunaannya dilakukan secara tidak langsung (Yekti
Rahayuning Gusti, 2019)

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 6

C. JENIS - JENIS ARSIP

Jenis-Jenis Arsip Menurut Sri Endang R :

Berdasarkan Fisiknya :

1. Arsip tulisan merupakan salah satu jenis arsip. Contohnya termasuk surat
resmi, akte kelahiran, dan dokumen berbasis tulisan lainnya.
2. Arsip visual, seperti peta, relief, poster, dan benda-benda lain yang dapat
dianggap sebagai foto, lukisan, ukiran atau pahatan.

Berdasarkan Kepentingannya :
1. Vital record (warkat yang sangat penting), adalah warkat yang memiliki
nilai penting bagi sebuah organisasi atau bentuk instansi. Penyimpanan
warkat ini secara terus menerus atau abadi.
2. Important record (warkat penting), adalah jenis naskah yang memiliki
tujuan penting dalam jangka waktu yang lama (tiga tahun atau lebih).
Akibatnya, naskah-naskah semacam ini, seperti perjanjian sewa-menyewa
dan dokumen-dokumen sejenis, juga harus dilestarikan secara teratur.
3. Useful record (warkat berguna), adalah sejenis naskah yang hanya
berfungsi sementara, oleh karena itu harus dipelihara sesuai dengan
daftar retensi (stroge list), artinya di berbagai organisasi naskah jenis ini
jumlahnya yang paling banyak. Contohnya seperti surat kantor pada
umumnya.
4. Non essential record (warkat tidak penting) adalah warkat memiliki fungsi
yang menyebabkan kadaluarsa. Warkat semacam ini tidak penting untuk
disimpan didalam file. Sebaliknya, cukup mengingat isinya atau
menuliskannya dalam jurnal. Undangan rapat hanyalah salah satu contoh.

Berdasarkan Fungsinya :

1. Arsip aktif merupakan suatu arsip yang digunakan secara teratur guna
penyelesaian tugas secara efisien dalam pengaturan yang diperlukan
untuk pemrosesan organisasi.
2. Arsip-arsip yang tidak aktif atau pasif adalah arsip yang selalu diakses,
sudah dapat dimulai dengan penonaktifan, dan diurus oleh bagian pusat
guna suatu organisasi.
3. Arsip statis merupakan arsip dimana tidak lagi digunakan secara tetap,
karena hanya dapat digunakan untuk kepentingan umum dan negara.
Akibatnya, mereka dievaluasi berdasarkan standar nasional dan hanay
digunkan sebagai panduan.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 7

Berdasarkan Pemiliknya :

1. Arsip Nasional dibagi menjadi dua kategori yaitu Arsip Nasional yang
berada di pusat organisasi Arsip Nasional yang biasanya disebut sebagai Arsip
Nasional Pusat (Arnaspus) dan yang berada di setiap Daerah Tingkat I yang
juga dikenal sebagai Arsip Nasional. Arsip Daerah (Arnasda).

2. Kearsipan berbasis instansi pemerintah, yaitu: Arsip primer awal, dimana

arsip primer awal tersebut bukan merupakan arsip asli. Kedua, arsip
sekunder, dimana salinan arsip ini merupakan arsip sekunder. Ketiga adalah
arsip pusat, yaitu arsip yang dipusatkan untuk penyimpanan (sentralisasi)
atau arsip yang diselenggarakan di pusat arsip. Arsip unit adalah yang
keempat.

Berdasarkan Isinya :

1. Financial record Catatan masalah keuangan, seperti aplikasi kredit dan

proses pembayaran dll.

2. Inventory record : Catatan yang berkaitan dengan kondisi barang yang

mencakup informasi jumlah dan jenis persediaan, lokasi, dan faktor lainnya.

3. Personnel record : dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan, termasuk

daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan dll.

4. Sales record : Catatan yang menyediakan data tentang penjualan, termasuk

kualitas penjualan, tingkat persediaan, biaya produk, pasar geografis, hasil
penjualan, proses penjualan dll.

5. Production record : Catatan yang berkaitan dengan masalah kuantitas,

sifat, dan kualitas produk yang dihasilkan; bahan baku yang digunakan;
sumber daya pendukung atau ekstra mentah yang diperlukan; dan aspek
produksi lainnya

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 8

BAB 2
A. TUJUAN ARSIP

Tujuan umum adanya arsip yakni untuk melindungi dan

mempertanggungjawabkan aktifitas seluruh aktivitas sebuah organisasi atau
sebuah perusahaan. Oleh karena itu, Arsip juga dapat digunakan sebagai
pertimbangan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Namun dengan demikian, perusahaan wajib melakukan
pengarsipan dengan baik yakni sebagai berikut:
1. Memindahkan file secara aman dan mudah untuk dicari jika suatu saat
dibutuhkan.
2. Mempersiapkan arsip apabila dibutuhkan
3. Mengoleksi arsip yang terkait dengan masalah untuk bahan pelengkap
(Yekti Rahayuning Gusti, 2019)

B. SYARAT- SYARAT ARSIP

Arsip adalah bahan bermanfaat yang dibuat oleh suatu lembaga dan diatur
dengan cara tertentu sehingga dapat ditemukan dengan cepat saat
dibutuhkan. Dari perspektif di atas, dari koleksi ini dapat disimpulkan bahwa
tidak semua makalah memenuhi syarat sebagai arsip. Bagaimana bisa?
Karena jika memenuhi kriteria berikut, arsip atau rekod tersebut dapat
digolongkan sebagai arsip:

• Berkas yang memiliki kegunaan

• Berkas yang tersimpan rapi dan berencana
• Berkas yang dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila dibutuhkan
kembali.

Tidak semua arsip dapat diartikan sebagai arsip melainkan dapat

dikemukakan apabila dapat memenuhi syarat-syarat kumpulan naskah yang
berguna dan dapat diaplikasikan dengan benar oleh para penggunanya.
Namun pada pembuatan dan penerimaan arsip ini dapat digolongkan dari
perorangan, pengoraganisasian sosial, instansi pemerintah, dan disimpan
secara sistematis. Arsip ini dapat disesuaikan dengan prosedur secara
sistematis agar dapat disimpan dan mudah dicari apabila ingin dipergunakan
disetiap saat. Arsip ini juga dapat dikemukakan sebagai sebuah kearsipan
yang otentik, bulat, andal, siap pakai, dan lebih akurat (Karso, 2009:27)

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 9

C. RUANG LINGKUP ARSIP

Banu Prabowo (2009) mengklaim bahwa ada banyak kategori yang ruang
lingkup arsip dapat dibagi lagi. Ruang lingkup berdasarkan bahan arsip, ruang
lingkup berdasarkan operasi kearsipan, dan ruang lingkup berdasarkan
prosedur dan kegiatan kearsipan adalah beberapa di antaranya.

1. Ruang lingkup berdasarkan media arsip :

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang pengertian arsip, terdapat banyak
sekali media dan jenis arsip tergantung pada zamannya.

2. Dasar Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan

Untuk mengelola record, ada beberapa model atau metode. Di antaranya
adalah model aktivitas dan entitas, model kontinum rekaman, dan model siklus
hidup arsip. UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan mengadopsi strategi ini
berdasarkan kontinum arsip.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 10

BAB 3
1. MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan arsip berdasrakan teori kearsipan ada 5 macam sistem
yang ada yaitu, Sistem Abjad (Alphaberical Filling System), Sistem Masalah
(Subject Filling System), Sistem Nomor (Numeric Filling System), Sistem
Tanggal (Chronological Filling System) dan Sistem Wilayah (Geographic
Filling System).

A. Sistem Penyimpanan Abjad (Alphaberical Filling System)

Sistem abjad merupakan suatu sistem dalam menyimpan dan menemukan
arsip yang sudah ditata pada suatu pengelompokan anggota berdasarkan
nama orang, perusahaan, dan sebuah organisasi. Sistem abjad ini juga
merupakan suatu penyelenggara pada sistem kearsipan yang berdasarkan
abjad dan dimulai dari huruf A hingga Z. Selain itu sistem abjad ini dapat
digolongkan sebagai sistem filing karena sistem arsip ini dapat dicari secara
langsung tanpa menggunakan bantuan dari kartu indeks. Adapun kelebihan
dan kekurangan pada kearsipan sistem abjad diantaranya sebagai berikut:

Kelebihan Kekurangan

Dalam tahap pencarian

Ada dokumen yang berasal
suatu dokumen yang
dari nama yang sama, dalam
tecantum nama orang ,
hal ini dapat digabungkan
maka hrus mengetahui
menjadi satu dokumen.
nama belakang tersebut

Surat masuk dan surat keluar Surat masuk dan surat

yang akan disimpan dan keluar yang tergolomng
diarsipkan kedalam suatu sama namun berbeda
map yang sama agar dalam dengan pengirimannya,
pencaraiaan-nya akan lebih maka surat tersebut akan
efisien dan cepat diletakkan secara terpisah

:
Banyak orang yang
memiliki nama yang sama
di dokumen, namun
Mudah dipergunakan atau
seseorang harus lebih
mudah diaplikasikan
berhati-hati dalam
menaruh dan menemukan
dokumen

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 11

Contoh kode penyimapanan arsip sistem abjad:

Kode Laci Kode Guide Kode Folder

E-G E Emil Jaya, PT

Endang Group, Toko

Guanawan T-Shrit,
G
Komp

B. Sistem Penyimpanan Tanggal (Chronological Filling System)

Sistem penyimpanan tanggal adalah sebuah sistem yang penyimpanan
dokumennya berdasar urutan waktu/kronologis tanggal, bulan, dan tahun surat
diterina atau waktu surat keluar. Sitem ini biasanya digunakan kantor yang
berskala kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. Pada sistem
penyimpanan tanggal terdapat kekurangan dan kelebihannya. Adapun
kelebihan dan kekurangan sistem penyimpanan tanggal sebagai berikut:

Kelebihan Kekurangan

Cocok untuk pengolahan Banyak orang yang lupa

kegiatan yang terkait terkait tanggal surat terutama
dengan tanggal jatuh tempo saat menyimpannya

Tidak semua unit dapat di

Mudah dilaksanakan tetapkan sebagai sistem
penyimapanan tanggal

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 12

Contoh penyimpanan sistem penyimpanan tanggal untuk arsip 09 Mei 2023:

Kode Laci Kode Guide Kode Folder

2023 Mei 09

C. Sistem Penyimpanan Nomor (Numeric Filling System)

Sistem penyimpanan numeric merupakan sebuah sistem yang menyimpan
arsip berdasarkan pada kode nomor yang dimana kode nomor ini untuk
menggantikan dari nama seseorang ataupun nama sebuah organisasi. Kode
nomor ditetapkan oleh unit yang dimana bersangkutan dengan nomor urut di
buku arsip. Guna mengingatkan nomor yang banyak, dapat menggunakan alat
bantu yang disebut indeks. Indeks yaitu sebuah kartu kecil yang dimana
berisikan nomor dan nama orang yang disusun dengan berdasar abjad nama
orang atau nasabah. Sistem penyimpanan nomor biasa disebut dengan
penyimpanan tidak langsung. Sistem penyimpanan nomor cocok untuk
menyimpan arsip yang kata pengenalnya menggunakan nomor contohnya,
pada polis asuransi, nasabah bank berdasarkan nomor rekening, data mahasiswa
berdasarkan nomor induk mahasiswa, dan faktur-faktur transaksi.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 13

Berikut kelebihan dan kekurangan sistem penyimpanan:

Kelebihan Kekurangan

Banyaknya map atau dokumen yang

Penyimpanan sangat ada dapat menimbulkan kesulitan
mudah dan tepat untuk mengambil dokumen yang
diperlukan

Dalam menyimpan dapat Memerluakan banyak ruangan yang

lebih teliti, cermat dan cukup luas dan memadai guna
tentunya sangat tertata mengambil dokumen yang
rapi diperlukan

Nomer yang berada di

pada dokumen dapat
gunakan untuk perangkat Banyak waktu yang dipergunakan
referensi dalam sebuah untuk dapat mengindeks
korespondensi pada
dokumen

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:60-62) metode penomoran dalam

penyimpanan sistem nomor terdapat 3 susunan yang dimana terdiri dari
susunan berurutan, susunan terminal digit, dan susun middle digit:

1.Susunan Berurutan
Pada susunan berurutan biasa disebut dengan nomor seri karena arsip
diberikan nomor berdasarkan urutan nama responden yang ada di buku nomor
atau buku register arsip. Nama responden yang bisa diberikan kode nomor
yaitu responden yang memiliki minimal 5 (lima) dokumen, untuk responden
yang dokumennya kurang dari 5 biasanya ditempatkan di dalam map
campuran. Penomoran dimulai dari noor terkecil hingga terbesar. Namun
sistem penomoran ini hanya dapat diterapkan samapi nomor maksimal 5 (lima)
digit.
Contoh :
1-100 (Kode Laci)
1-10
11-20
11
12 (Kode Folder/Map)
13

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 14

2. Susunan Terminal Digit

Pada sistem susunan terminal digit terdiri dari 6 (enam) digit. Untuk dokumen
pertama dan buku nomor atau buku register biasanya diberi nomor 000001 dan
seterusnya. Sistem penyusunan terminal digit di bagi menjadi 3 pasang yang dibaca
dari kanan dan dari kiri.
a. Dua angka paling kanan sebagai petunjuk laci
b. Dua angka tengah sebagai petunjuk guide
c. Dua angka paling kiri sebagi petunjuk folder/map

Contoh : kode arsip nomor 255311

11 53 25

Kode Laci Kode Guide Kode Folder

3. Susunan Middle Digit

Susunan Middle Digit adalah sebuah variasi dari susunan terminal digit, yang
dimana pada susunan middle digit ini juga terdiri dari 6 (enam) digit. Namun pada
penomoran middle digit bukan dibaca dari kanan kle kiri melainkan dari pasangan
angka tengah.
a. Dua angka tengah sebagai petunjuk laci
b. Dua angka paling kiri sebagai petunjuk guide
c. Dua angka paling kanan sebagai petunjuk folder/map

Contoh : kode arsip nomor 255311

53 25 11

Kode Laci Kode Guide Kode Folder

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 15

D. Sistem Penyimpanan Masalah/Subjek (Subject Filling System)

Sistem penyimpanan masalah atau subjek merupakan sistem penyelenggara
pada kearsipan berdasarkan pokok utama suatu masalah dalam arsip. Namun
pokok permasalahan pada sistem arsip ini sering terjadi dalam perihal, pokok
masalah maupun suatu subjek. Dalam mengklafikasikan arsip yang berdasarkan
permasalahan yang terhubung dengan sebuah aktivitas yang bersangkutan.
Tetapi masalah ini sering terjadi didalam suatu instansi besar yang terdiri
banyaknya problem. Adapun kekurangan dan kelebihan pada sistem masalah
sebagai berikut:

Kelebihan Kekurangan

Memudahkan dalam
Sulit dalam melakukan
pencarian keterangan
klasifikasi
subjek yang diketahui

Dapat memperluas dengan Kurang cocok dari adanya

tidak adanya batasan beberapa jenis surat

Memerlukan suatu indeks

Contoh pola klasifikasi sistem penyimpanan subjek/masalah:

Masalah Utama Sub Masalah Sub-Sub Masalah

Formasi, Test/Ujian,
Kepegawaian Pengadaan
dan Penempatan

Mutasi, Kenaikan
Pengangkatan
Tingkat, Pindah

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 16

E. Sistem Penyimpanan Wilayah (Geographical Filling System)

Sistem wilayah merupakan sebuah sistem dalam menyimpan
kearsipan, dimana hal ini berdasarkan nama tempat yang berpedoman pada
alamat surat. Nama lokasi dapat berupa nama kota, negara, wilayah khusus,
dan lain-lain. Sistem ini biasanay lebih tepat digunkaan pada sebuah
organosasi yang memiliki banyak kantor cabang. Perusahaan yang bergerak
dalam bidang ekspor-impor, perusahaan multinasional dan pengembang
perumahan. Sistem ini juga tepat digunkan pada instansi pemerintah yang
melayani masyarakat berdasar pada kewilayahannya.
Berikut merupakan kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan
wilayah. Adapaun kekurangan dari sistem penyimpanan wilayah yaitu:

Kelebihan Kekurangan

Sistem ini sangat mudah

untuk mencari sebuah Harus mengetahui tata letak
keterangan jika letak suatu geograf atau wilayah sebuah
wilayah tersebut sudah dokumen yang di arsip
diketahui

Membutuhkan buku petunjuk

Mudah dilaksanakan yang menggambarkan batas-
batas wilayah

Dapat terjadi kesalahan dalam

penyimpanan apabila seorang
petugas tidak mempunytai
wawasan tentang letak
geografinya

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 17

BAB 4
1. Dibawah ini yang bukan merupakan sistem kearsipan adalah….
a. Sistem Abjad
b. Sistem Nomor
c. Sistem Acak
d. Sistem Subyek
e. Sistem Random

2. Jenis-Jenis Arsip dibedakan menjadi….

a. 1 (satu)
b. 5 (lima)
c. 4 (empat)
d. 2 (dua)
c. 3 (tiga)

3. Salah satu syarat Arsip yang benar adalah….

a. Dokumen memiliki nilai guna
b. Dokumen recycle
c. Dokumen yang tidak penting
d. Dokumen tidak jelas
e. Dokumen acak

4. Adanya sistem penyimpanan arsip bermanfaat sebagai...

a. Menambah tugas sekretaris
b. Mengurangi kebutuhan akan arsip
c. Melatih petugas kearsipan
d. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
e. Mudah dicari bila sewaktu-waktu diperlukan

5. Kumpulan warkat yang disimpan menurut system tertentu karena

a. Dokumentasi
b. Kearsipan
c. Arsip
d. Perpustakaan
e. Dokumen

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 18

6. Berikut yang bukan merupakan suatu prosedur untuk penyimpanan arsip pada...
a. Penelitian
b. Pengindeksan
c. Pengkodean
d. Penampungan
e. Penandatanganan

7. Bagian setelah arsip akan diberi kode dan sortir lalu akan disimpan pada…..
a. Almari
b. Leci
c. Ruangan
d. Filing Cabinet
e. Tas

8. Berikut ini yang tidak termasuk cara dalam menggunakan kode klasifikasi adalah…..
a. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
b. Tiap kode adalah bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
c. Memilih masalah yang paling terlihat dan dikaitkan dengan tugas dan
fungsi pemilik arsip
d. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
e. Memahami asalah yang terkandung dari sudut pandangan nama masalah

9. Dibawah ini yang termasuk syarat arsip keterampilan petugas arsip adalah……
a. Sabar
b. Ramah
c. Teliti
d. Meneliti kearsipan
e. Terampil dalam filing dan finding

10. Berikut yang termasuk UU kearsipan yang dapat mengelola arsip secara sentral…
a. UU No. 7 tahun 1971
b. UU No. 17 tahun 1971
c. UU No. 33 tahun 2009
d. UU No. 53 tahun 2009
e. UU No. 43 tahun 2009

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 19

1. Buatlah resume mengenai definisi, syarat-syarat, jenis, dan fungsi arsip!

2. Jelaskan lebih rinci mengenai jenis kearsipan!
3. Sebutkan fungsi-fungsi arsip dengan benar!
4. Jelaskan jenis kearsipan secara detail!
5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan Sistem Penyimpanan Kearsipan Abjad!

ESSAY :

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 20

PT EVD JAYA ABADI adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa
Ekspedisi. Perusahaan ini sudah memiliki banyak mitra bisnis di berbagai wilayah
Indonesia. PT EVD JAYA ABADI juga memiliki kantor cabang yang meluas,
Pengiriman yang sudah dilakukan oleh perusahaan ini pun sudah sangat luas dari
dalam negeri hingga luar negeri. PT EVD JAYA ABADI saat ini sudah mencapai 5
sub wilayah pengiriman di luar negeri yakni sebagai berikut:

1. Korea: Busan, Seoul, dan Pohang.

2. Jepang: Tokyo, Nagoya, Kyoto, dan Yokohama.
3. China: Chaozhou, Dongguan, dan Jieyang.
4. Malaysia: Kuala Lumpur, Kelang, dan Johor Bahru.
5. Singapura: Haji Lane, Pecinan, dan Little India.

Kegiatan penyimpanan arsip di PT EVD JAYA ABADI menggunakan sistem

penyimpanan berdasarkan wilayah atau geografis. Pemilihan sistem
penyimpanan berdasarkan wilayah hal tersebut dikarenakan menurut PT EVD
JAYA ABDI merupakan cata yang tepat sehingga pengelompokkan surat
dilakukan berdasarkan nama wilayah dari kantor cabang yang ada. Selain itu,
sistem wilayah juga dapat mempermudah Arsiparis perusahaan dalam melakukan
pengarsipan. Jika Arsiparis tersebut adalah anda apa yang anda lakukan jika anda
menjumpai hal seperti yang ada dibawah ini:

Di suatu pagi pukul 08.00 WIB anda menerima telepon oleh pimpinan untuk
menjadwalkan rapat internal untuk hari itu juga di jam setelah makan siang yang
dimana sebenarnya jadwal anda hari ini adalah melakukan pengarsipan dokumen
yang telah disetujui oleh pimpinan yang meliputi berkas ekspedisi 5 negara yang
telah tertulis diatas. Pengarsipan yang dilakukan perusahaan biasa menggunakan
pengarsipan sistem wilayah yang membutuhkan waktu cukup lama untuk
memilah berkas atau dokumen. Bagaimana cara anda untuk melakukan
pengarsipan, pengelompokan serta penyusunan daftar klasifikasi dengan sistem
wilayah dengan waktu yang cukup singkat?

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 21

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 22

PENUTUP

Modul Pembelajaran Kearsipan ini merupakan Bahan Pembelajaran untuk

siswa-siswi OTKP kelas X yang dapat diakses menggunakan internet melalui
ponsel atau pc yang lainnya. Modul Pembelajaran ini dibuat dengan panduan
Buku, E-book, dan Jurnal. Didalam modul pembelajaran ini tersedia beberapa
materi mengenai Arsip dan Kearsipan yang harapannya dapat memudahkan
siswa-siswi untuk mempelajari tentang Arsip dan Kearsipan. Meskipun
demikian, penulis menyadari bahwa penulis belum sempurna dalam menulis
materi Modul Pembelajaran Kearsipan yang dibuat ini.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada setiap pihak yang telah
berkontribusi dalam membantu menyelesaikan Modul Pembelajaran
Kearsipan berbasis Case Study.

Penulis berharap Modul Pembelajaran ini dapat memberikan manfaat dan

menambah pengetahuan untuk siswa-siswi OTKP kelas X serta pembaca
lainnya.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 23

DAFTAR BACAAN

Sri Endang, R, dkk. 2009. Modul Pengelolaan dan Cara

Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Karso (2009:27), Pelaksanaan Manajemen Arsip dalam

Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai pada Kecamatan
Tanjung Lago Kabupaten Banyuasin

Banu Prabowo (2009), ANRI, Metode Penelitian dan

Penulisan Ilmiah, Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan
ANRI, 2009.

Yekti Rahayuning Gusti, 2019. Mengelola Arsip dan

Kearsipan

Lifa F. Panduwinata, D. P. (2021). Manajemen Kearsipan

Berbasis Project Based Learning. Surabaya, Jawa Timur:
Unesa Univesity Press.

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK

 24

BIODATA PENULIS :

Nama : Lifa F. Panduwinata S, Pd,. M. Pd.

Nip : 198509072019032005
Alamat : Dusun Kasiman RT001 RW 002
Desa Sukoreno Kecamatan Prigen
Kabupaten Pasuruan 67157

Nama : Erfina Trie Uryanti

Nim : 21080314001
Alamat : Jl. Masjid Kemiri Rt05 Rw02
Sidoarjo

Nama : Viona Putri Insyani

Nim : 21080314005
Alamat : Perum. Tosari Indah Persada
D-17 Kota Kediri

Nama : Diyyah Ayu Nur Jati

Nim : 21080314017
Alamat : Kedungsumber-Sumberdadi
Mantup-Lamongan

MODUL PEMBELAJARAN KEARSIPAN - KELAS X SMK