MODUL 1

Pengantar Pengelolaan Arsip Vital

Dra Krihanta, M.Si.

P E N DA H UL U AN

I stilah arsip vital merupakan sesuatu yang baru bagi Anda yang baru
mengenal dan belajar tentang arsip. Saya kira akan terasa asing dengan
kata-kata arsip vital. Mungkin Anda secara sekilas akan mengartikan arsip
vital itu identik dengan obyek vital yang sangat penting. Mungkin di antara
Anda masih belum memahami atau mempercayai jika ternyata dalam bidang
kearsipan juga terdapat sesuatu yang dikategorikan ‘vital’. Dikatakan arsip
vital tentu hal tersebut merupakan suatu arsip yang sangat penting, arsip yang
sangat mempengaruhi keberlangsungan organisasi. Keberadaan arsipnya
secara terus menerus akan menjadi bagian dari organisasi atau perusahaan.
Dengan kata lain, arsipnya akan selalu ada dan tersimpan selama organisasi
atau perusahaan itu.
Setiap arsip vital tentunya memerlukan pengelolaan. Pengelolaan arsip
vital merupakan bagian dari manajemen kearsipan secara keseluruhan
(records management). Dalam manajemen kearsipan terdapat pembagian
arsip ke dalam fase-fase sesuai dengan fungsinya yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Dalam masa dinamis terdapat sebagian arsip yang sangat penting
bagi kelangsungan organisasi ataupun perusahaan. Ketiadaan, kehilangan
atau kerusakan arsip tersebut dapat berdampak terganggunya jalannya
kegiatan atau keberlangsungan hidup organisasi. Arsip tersebut tersebut
dikategorikan sebagai arsip vital. Dengan demikian, suatu arsip dikatakan
arsip vital apabila berkaitan dengan nilai guna arsip tersebut yang
keberadaannya sangat diperlukan bagi kelangsungan hidup suatu organisasi
atau perusahaan.
Oleh karena pentingnya pengelolaan arsip vital dalam manajemen
kearsipan secara keseluruhan maka dalam modul satu tentang pengantar
pengelolaan arsip vital ini terdiri 3 kegiatan belajar masing-masing akan
mecoba mengulas latar belakang pentingnya pengelolaan arsip vital dan
memahami posisi arsip vital dalam manajemen arsip dinamis, serta arsip vital
dikaitkan dengan bencana.
1.2 Pengelolaan Arsip vital 

Setelah mempelajari modul ini, secara umum Anda diharapkan mampu

menjelaskan latar belakang pengelolaan arsip vital serta mampu memahami
perlunya perlindungan terhadap arsip vital. Adapun secara khusus,
diharapkan Anda mampu menjelaskan:
1. arti arsip dan hubungannya dengan organisasi;
2. pentingnya pengamanan arsip dinamis;
3. posisi arsip vital dalam manajemen arsip dinamis.
 ASIP4324/MODUL 1 1.3

Kegiatan Belajar 1

Latar Belakang Pengelolaan Arsip Vital

S etiap aktivitas ataupun kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, baik itu
instansi pemerintah, swasta maupun perorangan senantiasa menciptakan
arsip. Arsip yang tercipta tersebut bisa saja berupa naskah dalam bentuk
corak yang beragam, baik itu dalam bentuk kertas, kartografi dan
kearsitekturan, audio visual (foto, video, film, kaset, dan sejenisnya) serta
elektronik maupun digital. Ke semua naskah dalam bentuk corak apapun
tersebut berdasarkan fungsi dan nilai kegunaannya perlu disimpan dan
dikelola secara efektif dan efisien sehingga pada suatu saat dapat
diketemukan kembali secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
Bagi setiap organisasi, keberadaan arsip dengan informasi yang
dimilikinya merupakan tulang punggung manajemen organisasi. Arsip
merupakan sumber acuan organisasi baik itu pada saat sebelum maupun
sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang terekam dalam arsip merupakan
informasi yang berharga yang tidak hanya digunakan untuk merencanakan
suatu kegiatan tetapi juga sebagai bukti yang terekam dari adanya suatu
kegiatan.
Untuk memahami pemikiran tersebut maka akan dibahas terlebih dahulu
mengenai apa itu arsip dan bagaimana hubungannya dengan organisasi ?

A. ARSIP DAN ORGANISASI

Kalau kita berbicara masalah arsip bagi khalayak ramai yang terpikir
dalam benak mereka adalah berupa kertas-kertas atau pekerjaan yang
menangani atau mengatur kertas-kertas tersebut. Namun, bagi masyarakat
yang telah mendapat informasi atau pendidikan tentang arsip maka
pandangannya mereka tentang materi arsip akan berbeda. Memang arsip
dalam proses penciptaannya tidak hanya terekam dalam kertas, apalagi
dengan kemajuan teknologi saat ini.
Kegiatan dan informasi tidak hanya terekam dalam kertas tapi juga
media atau materi lain apapun bentuknya. Media atau bentuk arsip dapat
bermacam-macam mulai dari kulit kayu, kertas, video, kaset, compact disk,
VCD, hard disk, flash disk dan sebagainya. Media atau format arsip akan
terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
1.4 Pengelolaan Arsip vital 

penyimpan data. Jadi, bentuk atau format arsip akan terus berkembang dan
berbeda-beda sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan
informasi (Information and Communication Technology/ICT).
Sementara itu pemahaman masyarakat umum mengenai fungsi dan
manfaat arsip juga masih terbatas, arsip dari segi fungsi hanya dilihat jika
diperlukan pada saatnya, atau dengan kata lain arsip akan berfungsi apabila
informasinya yang terekam itu diperlukan oleh kita selaku penciptanya,
belum terpikirkan manfaatnya bagi orang selain kita. Ini jelas berbeda apabila
kita memahami lebih jauh mengenai arsip, arsip berdasarkan fungsinya dapat
dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Dalam arsip dinamis berarti informasi dalam arsip tersebut masih
digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh organisasi (creating
agency) untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip
dinamis selanjutnya dapat dibagi dua yaitu aktif dan inaktif. Arsip dinamis
aktif adalah yang masih tinggi frekwensi penggunaannya sedangkan arsip
dinamis inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun.
Sedangkan arsip statis adalah berasal dari arsip dinamis yang mempunyai
nilai keberlanjutan (continuing value) yang kemudian disimpan permanen
karena informasinya mengandung nilai historis (historical value), informasi
ini sudah tidak diperlukan lagi oleh organisasi penciptanya tetapi bagi
masyarakat luas (kalangan peneliti) sangat bermanfaat.
Untuk lebih jelasnya, berikut disampaikan beberapa pengertian tentang
arsip dinamis (records) sebagai berikut:
1. Arsip dinamis (records) berisi informasi terekam dalam format apapun
dan media apapun serta dengan metode apapun baik manual maupun
otomatis (Records, may contain information recorded in any format on
any medium by any method, manual or automated) (William Shaffady,
2004)
2. Arsip adalah informasi yang terekam dalam bentuk apapun, termasuk
data di system computer, dibuat atau diterima dan dikelola organisasi
atau perseorangan dalam rangka transaksi kegiatan atau melakukan
pekerjaan dan disimpan sebagai bukti kegiatan. (… recorded information
in any form, including data in computer systems, created or received and
maintained by an organization or person in the business or the conduct
of affairs and kept as evidence of such activity.) (Standard Australia
4390-1996, Jay Kennedy, 1998)
 ASIP4324/MODUL 1 1.5

3. Arsip adalah informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya,

dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang berguna dalam kegiatan
suatu organisasi. (A record is recorded information, regardless the
medium or characteristics, made or received by an organization that is
useful in the operation of the organization) (Betty Ricks, dkk, 1992)

Sementara itu, arsip dinamis (record) dibagi dua, yaitu arsip aktif dan
arsip inaktif. Berikut beberapa pengertian tentang arsip aktif dan inaktif:
1. Arsip aktif menurut International Council On archives/ICA (1988)
adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Dan
karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola
ditempat asalnya (unit kerja penciptanya).
2. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau
yang berisi informasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir
organisasi. Kennedy (1998)
3. Arsip aktif sebagai arsip yang secara tetap (regularly) masih dirujuk dan
diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”. (Association of Records
Managers and Administrator/ARMA (1984).
4. Suatu arsip dapat dikatakan arsip aktif apabila arsip tersebut digunakan
secara terus menerus (regular basis), sedangkan arsip dipertimbangkan
menjadi inaktif jika digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
(Betty R. Ricks).

Berdasarkan uraian di atas, jelaslah bahwa arsip dinamis aktif

merupakan unsur penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, terutama
pada saat proses pengambilan keputusan, pengawasan ataupun pembuktian
hukum. Arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian
hal yang terpenting dalam hal ini adalah: kecepatan, ketepatan penemuan
kembali (retrieval) arsip pada saat diperlukan. Arsip aktif yang tercipta
didalam suatu organisasi atau kantor, mayoritas berbentuk kertas dan
merupakan produk dari adanya kegiatan korespondensi antara satu pihak
dengan pihak lain, arsip-arsip korespondensi inilah yang tingkat akumulasi
arsipnya sangat tinggi dan tentunya berdampak kepada penyimpanan arsip
korespondensi.
Beberapa jenis arsip yang termasuk arsip korespondensi adalah :
1.6 Pengelolaan Arsip vital 

1. Formulir, merupakan salah satu jenis arsip yang berfungsi untuk

mengumpulkan informasi dan mendistribusikan atau
mengkomunikasikan informasi tersebut kepada pihak yang
berkepentingan;
2. Laporan, merupakan sarana atau alat pertanggungan jawaban terhadap
kegiatan yang telah dilakukan dari satu pihak kepada pihak yang lain;
3. Manual, merupakan petunjuk/ arahan untuk mengerjakan sesuatu yang
dituangkan dalam bentuk perintah (directive);
4. Surat, merupakan salah satu sarana untuk berkomunikasi dari satu pihak
kepada pihak yang lain

Agar memperoleh hasil yang baik di dalam menyimpan arsip

korespondensi dari berbagai jenis diatas maka diperlukan suatu rancangan
atau perencanaan dari suatu kegiatan filing. Kecepatan dan ketepatan
didalam menyajikan atau menyediakan arsip sangat memerlukan dukungan
perencanaan pemberkasan (Filing Plan) yang tepat. Filing Plan merupakan
rencana pengklasifikasian untuk menyusun, menyimpan dan menemukan
kembali arsipnya. Penentuan terhadap salah satu sistem pemberkasan/filing
harus berdasarkan pada situasi dan kondisi dari masing-masing organisasi/
instansi sehingga dapat ditentukan filing system apa yang akan dipakai
sehingga memudahkan dalam penemuan kembali asipnya. Hal lain yang
perlu dipertimbangkan adalah menyangkut tempat dan peralatan didalam
mengelola arsip aktif sehingga mampu menunjang pengelolaan arsip aktif
secara efisien dan efektif.
Pengelolaan arsip akan lebih berdaya guna apabila penyimpanan arsip
disesuaikan dengan kebutuhan pengguna di dalam suatu organisasi.
Organisasi adalah wadah atau tempat kegiatan administrasi suatu organisasi
berlangsung. Administrasi secara umum dapat diartikan sebagai ’kerjasama
antara dua orang atau lebih dalam mencapai suatu tujuan yang telah
ditentukan’.
Sementara administrasi dalam arti sempit adalah ’kegiatan yang
berhubungan dengan tulis menulis dan catat mencatat, pekerjaan tersebut
sering dikenal dengan pekerjaan administratif (clerical work) atau pekerjaan
perkantoran. Sebagian besar pekerjaan kantor berhubungan dengan catatan –
catatan perusahaan, catatan tersebut seperti data-data kepegawaian, keuangan
dan catatan lainnyayang berhubungan dengan kegiatan aktivitas organisasi.
 ASIP4324/MODUL 1 1.7

Catatan tersebut selanjutnya disebut dengan arsip yang merupakan bagian

yang tidak terpisahkan dengan organisasi.
Begitu pentingnya arsip bagi organisasi maka layaklak apabila arsip dan
organisasi bagaikan dua sisi mata uang yang satu sama lain memperlihatkan
keterpengaruhan untuk mencapai suatu tujuan. Hampir tidak ada suatu
organisasi yang tidak menghasilkan arsip dan membutuhkan arsip karena
arsip adalah sebagai akibat atau hasil kegiatan yang berlangsung dalam suatu
organisasi. Suatu organisasi tanpa arsip itu akan lumpuh, dalam arti tidak
banyak melakukan aktivitas dan cenderung statis. Dalam konteks
administrasi pemerintahan, bahkan R.J. Alvaro (Mantan Presiden Panama,
1937) menyatakan bahwa ”Pemerintahan tanpa arsip ibarat tentara tanpa
senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat....”
Kegiatan administrasi suatu organisasi adalah dalam rangka untuk
mencapai tujuan organisasi. Kegiatan tersebut akan lebih efektif jika
didukung oleh manajemen yang baik, manajemen yang baik salah satunya
adalah tersedianya informasi yang akurat, tepat, dan cepat diperoleh. Salah
satu sumber informasi terutama dalam suatu organisasi adalah arsip. Arsip
apabila dikelola secara profesional akan menjadi suatu informasi yang sangat
mendukung proses administrasi. Di samping itu. pihak manajemen atau
pimpinan suatu organisasi akan selalu membutuhkan arsip untuk memperoleh
informasi yang dapat dipergunakan untuk menunjang dalam aktivitas
manajemen, yaitu aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan.
Selain fungsi arsip alam aktivitas manajemen tersebut, arsip mempunyai
fungsi yang penting dalam perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.
Perumusan kebijakan merupakan salah satu terpenting dari seorang, baik
secara makro yaitu kebijakan yang diambil oleh pemerintah yang
menyangkut rakyat banyak, ataupun secara mikro yaitu perumusan kebijakan
yang dibuat oleh suatu organisasi. Fungsi terpenting lainnya adalah
pengambilan keputusan, keputusan yang tidak melihat dan tidak
mempertimbangkan faktor-faktor lain akan menghasilkan keputusan yang
keliru dan bearkibat fatal. Oleh karena itu, suatu keputusan yang dibuat oleh
suatu manajemen memerlukan informasi yang andal, salah satunya
ditentukan dari tersedianya arsip.
1.8 Pengelolaan Arsip vital 

B. PENTINGNYA PENGAMANAN ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis dalam suatu organisasi memiliki berbagai macam fungsi.

Dari semua macam fungsi yang dimiliki tetap memberikan tempat untuk
tersedianya informasi bagi pemakai (user). Fungsi ini menuntut arsip-arsip
dinamis senantiasa selalu disimpan, untuk kemudian apabila diperlukan
mudah dalam mencarinya. Perlu ada sistem penataan dan penemuan kembali
yang memungkinkan arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat dan
lengkap. Arsip-arsip yang sangat menunjang kelangsungan operasional suatu
organisasi memerlukan perlakuan secara khusus, penyimpanannya tidak
dapat disatukan dengan arsip-arsip lainnya. Harus ada pemisahan didalam
penyimpanan mana arsip yang sangat penting bagi organisasi dan mana pula
yang tidak begitu penting bagi organisasi, meskipun demikian semua arsip
tersebut dalam waktu yang berbeda pastilah dibutuhkan bagi organisasi.
Keberadaan arsip-arsip tersebut begitu sangat berarti bagi
keberlangsungan suatu organisasi maupun perorangan. Oleh karenanya,
kerusakan ataupun kehilangan terhadap arsipnya akan menimbulkan kerugian
yang lebih besar, tidak hanya dari sisi biaya tetapi juga berdampak kepada
status hukum. Begitu besar dampak yang diakibatkan dari pengabaian
terhadap arsip maka hendaknya pula setiap organisasi perlu mempersiapkan
sejak awal pengelolaan secara khusus terhadap arsip-arsip dinamis tersebut.
Arsip dinamis yang memberikan dampak besar kepada organisasi seperti
dalam penjelasan di atas, bisa dikategorikan sebagai arsip vital
Pandangan mengenai arsip aktif dikemukakan oleh Betty Ricks bahwa
jumlahnya sekitar 25% dari seluruh arsip yang tercipta, 10% masuk kategori
simpan permanen artinya tidak boleh dimusnahkan, 30% termasuk kategori
arsip inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center), dan 35%
tidak mempunyai nilai guna lagi dan harus dimusnahkan; Jumlah arsip
dinamis dari apa yang dikemukakan Betty R. Ricks masing-masing 25%
arsip aktif dan 35% arsip inaktif, itu berarti jumlah prosentase arsip dinamis
sebesar 60%. Jumlah ini relatif lebih banyak dibanding dengan arsip statis
dan arsip yang dimusnahkan, dan itu berarti setiap organisasi perlu
melakukan pengamanan terhadap arsip-arsip dinamis mengingat
keberadaannya senantiasa dibutuhkan pada saat kapanpun, baik itu sekarang,
nanti atau pada waktu yang akan datang.
Sementara dalam konteks pengelolaan arsip vital, jumlah 10 % tersebut
diantaranya dapat dikategorikan sebagai arsip vital, dimana diperkirakan
 ASIP4324/MODUL 1 1.9

sekitar 5 % memang benar-benar vital bagi kepentingan organisasi dan

sekitar 5 % lagi merupakan arsip yang menjadi arsip statis. Pandangan ini
memperlihatkan bahwa didalam pengelolaan arsip dinamis terdapat arsip-
arsip yang dikategorikan sebagai arsip vital. Oleh karena itu, mengelola arsip
dinamis tidak cukup dengan menata, menyimpan dan menemukan kembali
apabila diperlukan tetapi juga perlu pengamanan terhadap arsip dinamis.
Dengan demikian, pengamanan terhadap informasi dalam arsip dinamis
menjadi bagian manajemen arsip dinamis. Pengamanan arsip dinamis yang
dimaksud tentunya meliputi perlindungan terhadap isi informasi maupun
fisik arsipnya sehingga terhindar dari perusakan yang disengaja, pembocoran
informasi, pencurian bahkan kehilangan arsip dinamisnya. Selain itu juga
yang tidak kalah pentingnya adalah melindungi fisik arsip dari berbagai
kemungkinan bahaya yang akan datang, seperti kebakaran, banjir, pencurian,
kondisi lingkungan yang buruk, atau kerusakan.

C. POSISI ARSIP VITAL DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Manajemen arsip dinamis (records management) merupakan

pengembangan dari konsepsi daur hidup arsip yang baru dikenalkan sejak
tahun 1934 di USA. Dengan pengembangan daur hidup arsip, manajemen
arsip dinamis mulai beralih dari rangkaian usaha yang sporadis dan tidak
saling berkaitan menjadi suatu pengelolaan yang terstruktur dan terorganisir
serta adanya pendekatan yang logis dari sejak penciptaan, pemeliharaan dan
pemusnahan arsip.
Pengertian manajemen arsip dinamis beserta lingkupnya telah banyak
diberikan oleh beberapa pakar kearsipan, mulai dari Mina M. Johnson dan
Norman F. Kallaus yang memberikan pengertian manajemen arsip dinamis
adalah daur hidup arsip dari penciptaan, melalui prosesing, pemeriksaan,
pemeliharaan dan perlindungan sampai pemusnahannya (1987, 352).
Sementara Patricia E. Wallace memberikan arti manajemen arsip dinamis
sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip-dari penciptaan
sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen
(1992,2).
Kedua definisi diatas menunjukkan lingkup manajemen arsip dinamis
dimulai sejak arsip tercipta sampai dengan ketetapan akhir yakni
dimusnahkan atau disimpan secara permanen sebagai arsip statis. Pada
awalnya pengelolaan arsip dinamis lebih dititikberatkan pada tahap
1.10 Pengelolaan Arsip vital 

penggunaan dan penyusutan arsip. Sementara itu, tahap penciptaan belum

dipandang sebagai bagian dari manajemen kearsipan secara keseluruhan.
Namun dari sekian banyak pendapat mengenai manajemen arsip dinamis
ternyata hanya satu pendapat yang menyinggung arsip vital. Pendapat
tersebut dikemukakan oleh Michael Ropper (Dalam Boedi Martono; 1997,
15-16), yang secara lengkap seperti dibawah ini:
1. Records Creation (Penciptaan arsip) yang meliputi:
a. forms design (desain formulir)
b. forms management (management formulir)
c. preparation and management of correspondence (persiapan dan
korespondensi manajemen)
d. reports management (manajemen pelaporan)
e. management of information system (system informasi manajemen)

2. Records Use and Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip)

dengan komponennya:
a. filing and retrieval systems (pemberkasan dan penemuan kembali
arsip)
b. files management (manajemen pemberkasan)
c. mail and telecommunication management (manajemen surat dan
telekomunikasi
d. selection and management of office copying machines (seleksi dan
manajemen mesin copy kantor)
e. system analysis
f. vital records program (program arsip vital)
g. records center (pusat arsip)

3. Records Disposal (penyusutan arsip) dengan komponen:

a. identification and description of records series (identifikasi dan
deskripsi seri arsip)
b. development of records retention and disposal schedule
(pengembangan jangka simpan arsip dan jadwal penyusutan)
c. records appraisal (penilaian arsip)
d. records destruction (pemusnahan arsip)
e. transfer of records to archives (penyerahan arsip statis)
 ASIP4324/MODUL 1 1.11

Dari penjelasan diatas, program arsip vital merupakan komponen dari

Use and Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip). Pengelolaan
arsip vital tidak bisa dipisahkan dengan tahapan penggunaan dan
pemeliharaan arsip ketika arsipnya masih berfungsi sebagai arsip dinamis.
Arsip vital pada dasarnya berasal dari arsip dinamis yang memerlukan
pengamanan dan perlindungan secara khusus, karena informasi dalam
arsipnya sangat menentukan keberlangsungan bagi setiap organisasi. Itu
artinya didalam pengelolaan arsip dinamis terdapat arsip vital yang perlu
pengamanan dan perlindungan tersendiri. Dengan demikian, jelaslah bahwa
pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajemen arsip dinamis.
Atau dengan kata lain posisi arsip vital berada dalam lingkup pengelolaan
arsip dinamis.

LAT IH A N

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi diatas, cobalah

diskusikan dengan rekan-rekan lain mengenai alasan-alasan ataupun latar
belakang perlunya pengelolaan terhadap arsip dinamis maupun arsip vital.
Bandingkanlah apa yang Anda diskusikan dengan setelah Anda membaca
modul ini.

Petunjuk Jawaban Latihan

1) Arsip vital merupakan arsip dinamis yang informasinya sangat

diperlukan bagi organisasi, namun tidak semua arsip dinamis dapat
dikategorikan sebagai arsip vital, oleh karena itu penanganannya pun
berbeda antara pengelolaan arsip dinamis dengan pengelolaan arsip
vital;
2) Untuk mempermudah memahami pokok bahasan diatas, cobalah Anda
mempelajari kata-kata kunci (keywords) berikut ini: Arsip Dinamis
(Records), Arsip Aktif dan Arsip Vital
1.12 Pengelolaan Arsip vital 

R A NG KU M AN
Setiap arsip dinamis berperan dalam menunjang kelangsungan
operasional suatu organisasi oleh karena itu arsip tersebut memerlukan
perlakuan secara khusus. Oleh karenanya, kerusakan ataupun kehilangan
terhadap arsipnya akan menimbulkan kerugian yang lebih besar, tidak
hanya dari sisi biaya tetapi juga berdampak kepada status hukum. Begitu
besar dampak yang diakibatkan dari pengabaian terhadap arsip maka
hendaknya pula setiap organisasi perlu mempersiapkan sejak awal
pengelolaan secara khusus terhadap arsip-arsip dinamis tersebut. Arsip
dinamis yang memberikan dampak besar kepada organisasi seperti
dalam penjelasan di atas, bisa dikategorikan sebagai arsip vital.
Sebagai informasi yang terekam, arsip vital merupakan bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi sekaligus memiliki peranan yang
penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, dan pihak-pihak
yang terkait, sehingga harus memperoleh perlindungan khusus terutama
dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang disebabkan bencana
serta akibat perbuatan manusia

TE S F OR M AT IF 1

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1) Pengertian arsip secara umum adalah .....

A. informasi yang terekam
B. terekam dalam media atau format apapun
C. a dan b benar
D. a dan b salah

2) Berdasarkan nilai gunanya arsip vital termasuk ke dalam arsip.....

A. statis
B. dinamis
C. aktif
D. inaktif
 ASIP4324/MODUL 1 1.13

3) Berikut ini merupakan salah satu alasan mengapa diperlukan

pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital .....
A. arsipnya senantiasa diperlukan sebagai bukti hukum keberadaan
organisasi
B. arsipnya senantiasa dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan
C. arsipnya senantiasa dimanfaatkan oleh para peneliti
D. semuanya Benar

4) Pengertian manajemen arsip dinamis yang di dalamnya memuat

komponen program arsip vital dikemukakan oleh .....
A. Minna M Johnson & Norman F. Kallaus
B. Michael Ropper
C. Patricia E. Wallace
D. Suzan Diamond

5) Komponen program arsip vital dalam manajemen arsip dinamis berada

dalam tahapan .....
A. penciptaan
B. penggunaan dan pemeliharaan
C. penyusutan
D. pengamanan dan perlindungan

6) Bidang manajemen yang bertanggungjawab pada pengendalian secara

sistematis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan
penyusutan arsip dinamakan .....
A. Manajemen Arsip Statis
B. Sistem Informasi Manajemen
C. Program Arsip Vital
D. Manajemen Arsip Dinamis

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
1.14 Pengelolaan Arsip vital 

Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = ×100%
Jumlah Soal

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang
belum dikuasai.
 ASIP4324/MODUL 1 1.15

Kegiatan Belajar 2

Perlunya Perlindungan Arsip Vital

S ebelumnya telas diulas tentang latar belakang pengelolaan arsip vital di

Kegiatan Belajar 1. Setiap organisasi tentunya pernah menciptakan dan
memiliki arsip vital. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang memerlukan
perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena
informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan
keberlangsungan organisasi itu.
Oleh karenanya, tidak ada alasan apapun bagi organisasi untuk
mengabaikan keberadaan arsip vital ini. Adalah suatu kecerobohan apabila
dikemudian hari ternyata arsip yang dikategorikan vital ini mengalami
ketidakpastian keberadaan fisiknya, entah itu hilang atau musnah akibat
adanya bencana. Kondisi tersebut bukanlah hal yang tidak mungkin, banyak
suatu bukti atau peristiwa yang memperlihatkan begitu rendahnya apresiasi
organisasi terhadap arsip vital.
Tidak sedikit organisasi belum menyadari akan pentingnya arsip vital
karena apa yang dikhawatirkan belum terjadi ataupun dialami oleh organisasi
yang bersangkutan. Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung
dilakukan ketika terdapat suatu peristiwa dan bukan dilakukan ketika belum
adanya peristiwa sehingga hal ini menjadikan kegiatan preventif bagaikan
program yang ’up to date’ meskipun sesungguhnya terlambat. Terkait
dengan pengelolaan arsip vital maka kegiatan preventif yang dilakukan
dikemas menjadi suatu program yang terintegrasi dengan pengelolaan arsip
dinamis.
Oleh sebab itu, pengelolaan arsip dinamis sesungguhnya tidak terlepas
dari kepedulian organisasi dalam melindungi arsip vital milik organisasi.
Ketika kita mengelola arsip dinamis maka ada sebagian kecil di antaranya
adalah berupa arsip vital dan hal itu memerlukan pengelolaan secara khusus.
Guna lebih memahami pentingnya pengelolaan arsip vital maka akan
dibahas selanjutnya kegiatan perlindungan arsip, baik itu untuk menghindari
adanya kehilangan atau kemusnahan yang disebabkan kelalaian manusia
dalam berorganisasi maupun akibat adanya bencana atau musibah yang
berdampak kepada keberadaan fisik arsip.
1.16 Pengelolaan Arsip vital 

A. PERLINDUNGAN TERHADAP SESUATU YANG VITAL

Jika kita mendengar kata-kata vital, terlintas dibenak kita bahwa hal
tersebut merupakan sesuatu hal yang sangat penting dan berdampak luas
dan besar bagi suatu sistem baik keamanan, keselamatan dan
keberlangsungan hidup suatu organisasi. Seperti kita ketahui bahwa sistem
tidak akan berjalan apabila salah satu dari sub-sub sistem tidak bekerja secara
maksimal. Hal ini bisa dilihat dengan beberapa contoh, seperti pada sosok
manusia, dimana manusia tidak dapat hidup atau brjalan dengan normal
apabila salah satu organ tubuh yang menjadi subsistem terganggu atau
mengalami kerusakan.
Organ tubuh yang dimaksud tentunya adalah sesuatu subsistem yang
mempengaruhi manusia untuk hidup, dan bukan untuk mengurangi aktivitas
manusia untuk hidup. Dari sekian banyak organ tubuh pada manusia tidaklah
semua menjadi vital. Ambil contoh organ mata, sepintas keberadaan mata
pada manusia telah menjadi kebutuhan untuk hidup (melihat dan membaca)
tetapi jika dikaji lebih dalam organ mata tersebut bukanlah suatu penghalang,
terbukti tidak sedikit manusia yang matanya tidak berfungsi mampu
melakukan aktivitas manusia sebagaimana halnya dengan manusia lain.
Begitupun dengan organ tangan dan kaki pada manusia yang
keberadaannya bukan menjadi penghambat bagi manusia untuk melakukan
aktivitasnya. Ketiadaan tangan atau kaki tidak akan mempengaruhi langsung
bagi manusia, apabila dikatakan mengurangi aktivitas manusia, itu benar !
tapi bukanlah suatu penghalang bagi manusia untuk hidup. Dengan demikian,
contoh-contoh organ tubuh manusia di atas bukanlah vital tetapi penting bagi
manusia. Dikatakan penting karena organ tubuh yang dimaksud merupakan
pendukung untuk melakukan aktivitasnya, keberadaannya akan
mempermudah bagi manusia untuk melakukan sesuatu. Lantas timbul
pertanyaan, manakah organ tubuh manusia yang vital?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, tentunya kita perlu memahami
kembali bagaimana manusia itu bisa hidup? Ada jantung, ada otak dan ada
organ-organ tubuh lain yang mempengaruhi manusia untuk hidup. Jantung
merupakan organ tubuh yang merupakan ’mesin’ bagi organ-organ tubuh
lain. Manusia tanpa jantung adalah sesuatu yang tidak mungkin karena
berakibat matinya seluruh organ-organ tubuh lainnya.
Selain jantung juga organ tubuh seperti otak dan kepala. Otak merupakan
organ tubuh yang memerlukan perlindungan khusus karena biar
 ASIP4324/MODUL 1 1.17

bagaimanapun otak merupakan motor penggerak manusia untuk melakukan

aktivitas. Sementara, tidak mungkin manusia hidup tanpa ada kepala. Jika
jantung, otak dan kepala itu rusak, cedera atau mengakibatkan sesuatu hal
yang mengakibatkan kerusakan maka berdampak juga kepada manusia itu
sendiri karena akan mengakibatkan subsistem pada organ tubuh manusia
bekerja tidaklah maksimal, dan akan berakhir dengan kematian.
Karena itu di dalam tubuh manusia, organ jantung dilindungi oleh
beberapa tulang atau kerangka yang mencegah adanya benturan langsung
kepada organ jantung, seperti yang diperlihatkan pada gambar. 1.1.

Gambar 1.1.
Tulang Tengkorak Melindungi Organ Vital Tubuh

Oleh karena itu, organ-organ yang dimaksud merupakan kategori vital

bagi manusia. Tuhan Yang Maha Kuasa juga sudah melengkapi jantung dan
otak dengan perlindungan yang lebih ekstra dibanding organ tubuh lainnya.
Otak dilindungi oleh tulang tengkorak kepala yang sangat keras dan kuat,
sehingga benturan ringan masih terlindungi begitu pula dengan jantung yang
dilindungi oleh tulang rusuk yang banyak yang juga melindungi semua
organ yang bersinggungan dengan jantung.
1.18 Pengelolaan Arsip vital 

Karena kepala manusia dan otaknya yang sangat vital; maka hal ini
menjadi pertimbangan utama bagi kepolisian untuk mewajibkan setiap
pengendara motor memakai helm. Otak manusia dengan kepala merupakan
bagian organ manusia yang rentan terhadap kerusakan akibat kecelakaan
kendaraan bermotor. Oleh karenanya, alasan penggunaan memakai helm
harusnya disadari oleh manusia bahwa hal yang dilakukan bertujuan untuk
menghindari kerusakan pada otak manusia. Biar bagaimanapun helm
merupakan bentuk ataupun cara untuk melindungi organ tubuh manusia.
Paparan dan contoh di atas dapat menjadi gambaran bagaimanana kita
memahami sesuatu yang vital bagi manusia. Vital yang dimaksud berbeda
dengan sesuatu yang penting.
Sementara apabila kita kembali melihat pada keberadaan arsip maka
yang menjadi pertanyaan kita, yang manakah arsip vital? Apakah apabila
arsip vital itu rusak kita akan mati? Tentunya pemahamannya bukanlah
seperti itu, bukan berarti kita manusia yang kehilangan arsip akan mati.
Seperti dalam penjelasan pokok bahasan 1 bahwa membicarakan arsip tidak
bisa terlepas dari siapa yang menciptakan arsip dan bagaimana arsip tersebut
didayagunakan bagi kepentingan organisasi penciptanya, itu artinya arsip dan
organisasi bagaikan dua sisi mata uang yang keberadaannya saling
membutuhkan dan tidak mungkin dipisahkan.
Dengan demikian organisasi tanpa arsip akan berakibat dan berdampak
kepada organisasi itu sendiri. Begitupun dengan manusia, setiap arsip yang
dimiliki perorangan juga terdapat arsip yang dikategorikan arsip vital.
Contohnya adalah akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah, dan lain
sebagainya. Kesemua contoh diatas dikategorikan sebagai arsip vital,
karenanya tempat pemeliharaan terhadap arsip tersebut cenderung lebih
diperhatikan dibanding dengan arsip-arsip lainya.
Akte kelahiran dan ijasah hampir setiap orang yang memilikinya sudah
melakukan perlindungan dini dengan cara melakukan ’laminating’ terhadap
arsip-arsip ini. Tanpa sadar, kita menyadari arti keberadaan dari arsip
tersebut. Kita tidak menginginkan kehilangan dan kerusakan arsip dan hanya
dengan cara laminating merupakan upaya awal dari perlindungan terhadap
arsip vital, walaupun laminating dengan menggunakan plastik dan materi
yang tidak tepat bahkan akan merusak arsip vital.
Pengelolaan arsip vital adalah pengelolaan arsip yang diperuntukkan
secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari
sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan dipelihara. Pengelolaan arsip
 ASIP4324/MODUL 1 1.19

vital ini berbeda dengan pengelolaan arsip jenis lainnya karena itu
pengamanan dan pemeliharaan terhadap arsip vital perlu dikelola secara
khusus yang memang antisipasi untuk menghadapi ancaman atau bahaya
kehancuran dan kerusakan.

B. ALASAN PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Begitu pentingnya arsip dinamis bagi kepentingan organisasi telah

memosisikan keberadaan arsip dinamis tersebut menjadi bagian yang harus
senantiasa tersedia selama masih berdirinya suatu organisasi. Ketiadaan arsip
dinamis, terutama yang dikategorikan sebagai arsip vital akan memberikan
dampak kepada keberlangsungan organisasi. Organisasi akan mengeluarkan
biaya yang besar untuk mengatasi ketiadaan arsip yang dimaksud karena biar
bagaimanapun arsip-arsip itu memang harus ada dan tersedia selama masih
berdirinya organisasi. Arsip-arsip tersebut tidak hanya sekedar sebagai bukti
kegiatan ataupun aktivitas organisasi tetapi juga bagaikan ’darah’ bagi suatu
organisasi untuk tetap bertahan.
Untuk lebih mengetahui perlunya pengelolaan arsip vital maka berikut
ini beberapa faktor alasan yang menyebabkan perlunya pengelolaan arsip
vital, terutama sekali terkait dengan pengamanan dan perlindungan yang
dilakukan terhadap arsip vital.

1. Alasan Ekonomis
Setiap organisasi tidak dapat dipisahkan dengan suatu upaya pencapaian
tujuan dengan cara efisien dan efektif. Kedua unsur ini senantiasa melekat
dengan perkembangan suatu organisasi untuk lebih mengarah kepada
tindakan yang seminimal mungkin dengan hasil yang semaksimal mungkin,
atau lebih populer dengan istilah ’ekonomis’. Dalam pengelolaan arsip,
ekonomis tentunya menyangkut biaya pemeliharaan termasuk peralatan dan
penggunaan ruang untuk menyimpan arsip, dengan memanfaatkan sumber
daya yang dimilikinya. Sementara dalam pengelolaan arsip vital, setiap
organisasi dituntut menyimpan arsip-arsip tersebut sehingga ’darah’
organisasi tetap senantiasa berproses. Oleh karenanya, setiap organisasi
memerlukan suatu perencanaan di dalam mengelola arsip vital sehingga arsip
vitalnya dapat terselamatkan. Organisasi menyadari sekali bahwa jika arsip
ini hilang atau rusak, bukan tidak mungkin bagi organisasi akan
mengeluarkan biaya yang besar-tidak lagi efisien. Butuh pengeluaran ulang
1.20 Pengelolaan Arsip vital 

untuk menciptakan arsip vital yang dimaksud, jika perlu mengeluarkan biaya
’ekstra’ dari yang semestinya karena untuk menciptakan kembali tidaklah
mudah, perlu waktu yang lama. Hal ini tentunya berdampak terhadap
efektivitas operasional suatu organisasi. Dengan pertimbangan di atas maka
rasanya pantas suatu organisasi perlu sejak dini mempersiapkan pengelolaan
terhadap arsip vital.

2. Alasan Hukum
Tentu ada alasan setiap organisasi menyimpan arsip, bahkan jika perlu
mengamankan arsipnya secara khusus. Itu semua dikarenakan setiap
organisasi memerlukan status hukum, entah itu keberadaannya, eksistensinya
maupun hubungannya dengan organisasi yang lain. Itu semua merupakan
bukti legal bagi organisasi. Keberadaan organisasi akan lebih diakui apabila
organisasinya mampu memperlihatkan dengan bukti-bukti yang legal
sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Alasan inilah yang menjadi
barometer bagi organisasi mengapa diperlukan pengelolaan terhadap arsip
vital.
Organisasi tidak ingin, ketiadaan bukti legal ini mempengaruhi
perkembangan organisasi, oleh karena itu, rasanya mutlak adanya
pengamanan secara khusus terhadap arsip vital tidak sekedar hanya
mengelola arsip-arsip dinamis lainnya. Dengan dimilikinya bukti-bukti legal
yang terkandung dalam arsip sudah tentu akan mempermudah bagi organisasi
dalam menjalankan operasionalnya karena terpenuhinya semua persyaratan
dari sisi aspek legal.

3. Alasan Politis
Informasi yang terdapat pada arsip acapkali menyangkut rahasia
organisasi, baik itu yang menyangkut kebijakan maupun ’privacy’ dari orang-
perorang dalam organisasi. Informasi-informasi ini hanya dapat diketahui
oleh pencipta arsip atau orang-orang tertentu. Dikhawatirkan apabila
informasi ini diketahui oleh orang atau pihak yang tidak berhak maka akan
berdampak kepada ’kebangkrutan’ ataupun ’kekisruhan’ dalam suatu
organisasi. Oleh sebab itu, arsip-arsip yang dimaksud ini perlu dikelola
khusus dengan tujuan supaya tidak ada pihak-pihak lain yang tidak berhak
mengetahui informasinya. Pengelolaan terhadap arsip ini cenderung politis
terkait dengan kepentingan organisasi dan biasanya sulit dipisahkan dengan
 ASIP4324/MODUL 1 1.21

’policy’ yang dikeluarkan oleh organisasi. Faktor kepentingan politik

organisasi akan senantiasa mengiringi proses pengelolaan arsip vital ini.
Sepintas pemahaman ini sama seperti halnya arsip yang bersifat rahasia,
namun sesungguhnya berbeda karena dalam arsip vital arsip tersebut
informasinya tetap perlu disimpan selama berdirinya organisasi, hal ini
berbeda dengan arsip yang sifatnya rahasia ketika suatu saat arsip ini dalam
kurun waktu tertentu tidak lagi memenuhi unsur kerahasiaan sehingga
informasinya dapat diketahui oleh siapapun.
Ketiga alasan ini menjadi pertimbangan mengapa suatu organisasi
melakukan kegiatan pengelolaan arsip vital. Pertimbangan ini sekaligus akan
memperjelas alasan perlunya perlindungan arsip vital dalam lingkup
pengelolaan arsip dinamis.

LAT IH A N

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!

Silakan Anda melakukan observasi ke suatu instansi tentang pengelolaan

dan perlindungan arsip vital yang dilakukan oleh instansi tersebut. Lalu
diskusikan hasil observasi yang Anda lakukan!

Petunjuk Jawaban Latihan

Untuk dapat menjawab latihan diatas, Anda harus melakukan memahami

kegiatan belajar 2 dan melakukan observasi ke instansi terkait. Apabila Anda
mengalami kesulitan berdiskusilah dengan teman dan tutor Anda.

R A NG KU M AN

Arsip vital merupakan arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus

baik dalam pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang
dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan keberlangsungan suatu
organisasi. Tidak ada alasan apapun bagi organisasi untuk mengabaikan
keberadaan arsip vital. Beberapa alasan yang menyebabkan perlunya
pengelolaan arsip vital yakni alasan ekonomis, alasan hukum, dan alasan
1.22 Pengelolaan Arsip vital 

politis. Ketiga alasan ini menjadi pertimbangan mengapa suatu organisasi

mengelola arsip vital dan perlu melakukan perlindungan terhadap arsip vital.

TE S F OR M AT IF 2

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1) Berikut ini merupakan contoh arsip vital yang dimiliki oleh perorangan ..
A. KTP
B. Ijasah terakhir
C. Ijasah Awal
D. Piagam

2) Sementara arsip vital yang dimiliki perusahaan atau organisasi

diantaranya adalah…
A. Akte pendirian perusahaan
B. Program Perusahaan
C. Pengangkatan Manager
D. Laporan Tahunan

3) Dalam peritiwa bencana tsunami di NAD, penyebab kerusakan arsip

yang terjadi akibat terendam air atau lumpur lebih banyak dikarenakan ...
A. arsip tidak segera dikeringkan
B. cara pengeringan terhadap arsip yang salah
C. tidak menggunakan sarana pengeringan yang modern
D. pemindahan arsip tanpa memperhatikan lokasi

4) Berdasarkan penelitian jumlah arsip yang tercipta di suatu organisasi

jumlah arsip vital adalah .....
A. 3% -10% dari jumlah arsip yang ada
B. 10% -20% dari jumlah arsip yang ada
C. 20% -30% dari jumlah arsip yang ada
D. 30%-40% dari jumlah arsip yang ada
 ASIP4324/MODUL 1 1.23

5) Arsip vital yang senantiasa memerlukan pengamanan dan perlindungan

terkait dengan kepentingan dan kebijakan organisasi sehingga
informasinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain, merupakan alasan di
dalam mengelola arsip vital ditinjau dari aspek .....
A. ekonomis
B. politis
C. hukum
D. semuanya salah

6) Keberadaan arsip vital sangat ditentukan dari proses pengamanan dan

perlindungan arsip, kehilangan arsip akan merugikan organisasi
karena biaya yang dikeluarkan untuk menciptakan arsip dimaksud
biayanya lebih besar dari semestinya, merupakan alasan di dalam
mengelola arsip vital ditinjau dari aspek .....
A. ekonomis
B. politis
C. hukum
D. semuanya salah

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.

Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = ×100%
Jumlah Soal

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang
belum dikuasai.
1.24 Pengelolaan Arsip vital 

Kegiatan Belajar 3

Arsip Vital dan Bencana

P ada Kegiatan Belajar 1 dan 2, sudah dijelaskan mengenai latar belakang

pengelolaan arsip vital dan Kita sudah Sebelumnya telas diulas tentang
latar belakang pengelolaan dan perlunya perlindungan terhadap arsip vital.
Selanjutnya pada Kegiatan Belajar 3 berikut ini akan dibahas mengenai objek
alasan dari pengelolaan arsip vital. Tentunya terkait dengan ancaman dari
ketidakpedulian terhadap arsip vital.

A. ARSIP VITAL DAN BENCANA (DISASTER)

Pengelolaan arsip vital mulai ramai dibincangkan pada saat pasca

terjadinya musibah, hal ini baik yang terjadi di Indonesia sendiri maupun di
luar negeri. Pasca musibah bencana alam maupun akibat kelalaian manusia
telah menjadi perhatian para ’stakeholder’ dokumen atau arsip untuk peduli
terhadap kepemilikan arsipnya, salah satu di antaranya diperlukan untuk
mengantisipasi adanya ancaman dan bahaya yang dapat menghancurkan arsip
vital baik dari segi fisik maupun informasinya.
Ancaman terbesar yang perlu diantisipasi di antaranya adalah bencana,
baik yang dikarenakan karena alam maupun ulah manusia. Berikut beberapa
contoh peristiwa besar atau kasus bencana baik alam maupun karena ulah
manusia sehingga telah memusnahkan sebagian besar arsip vital yang
dimiliki oleh organisasi.

1. Bencana Alam
Bencana alam gempa bumi diikuti oleh gelombang tsunami di akhir
tahun 2004 lalu, tidak hanya telah menewaskan ratusan ribu manusia tetapi
juga menghancurkan harta benda rakyat. Salah satu harta yang tak ternilai
harganya yang ikut menjadi korban bencana tersebut adalah arsip atau
dokumen yang merupakan bukti otentik keseluruhan aktivitas perkembangan
masyarakat dan bukti hak dan kepemilikan rakyat Aceh.
Bencana tersebut juga memusnahkan arsip-arsip yang penting dan vital
bagi instansi pemerintah, swasta dan perorangan. Contoh arsip vital
pemerintahan yang musnah di antaranya seperti arsip-arsip sertifikat tanah
 ASIP4324/MODUL 1 1.25

yang dikelola oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN) maupun beberapa arsip
administrasi pemerintahan lainnya, bahkan ada satu ibukota Kabupaten Aceh
Jaya (Kota Calang) yang seluruh arsip administrasi pemerintahannya
musnah.
Belum lagi dengan arsip-arsip yang dimiliki perorangan seperti ijazah,
akta kelahiran, sertifikat tanah dan bangunan, BPKB kendaraan yang musnah
seiring dengan luluh lantahnya rumah-rumah mereka. Arsip-arsip perorangan
ini sama sekali sudah tidak dapat dikenali ataupun ditelusuri keberadaannya,
hal ini berbeda dengan arsip-arsip yang tersimpan oleh instansi pemerintah,
yang sebagian besar meskipun terkena lumpur tetapi fisik arsipnya masih di
sekitar lokasi gedung. Tidak terhitung betapa banyaknya arsip yang hilang
dan hancur karena bencana ini.
Kehilangan arsip vital bagi penduduk Aceh berupa sertifikat tanah
berarti akan menimbulkan permasalahan baru yaitu hilangnya bukti hak
keperdataan rakyat Aceh, yang pada akhirnya akan menimbulkan krisis baru
yaitu tidak jelasnya kepemilikan tanah yang ada. Dalam konteks kearsipan
bencana alam yang terjadi di Aceh maupun lainnya berupa gempa bumi,
longsor, kebakaran dan banjir merupakan salah satu penyebab kerusakan
pada arsip. Dan, itu semua berdampak kepada risiko yang sangat besar,
karena dalam hitungan detik musibah tersebut dapat memusnahkan seluruh
fisik dan informasi arsip.

Gambar 1.2
Arsip yang rusak akibat tsunami
1.26 Pengelolaan Arsip vital 

Sumber : Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi ANRI

Bencana alam dapat terjadi kapan saja dan di mana saja dan tidak ada
seorangpun yang dapat mengetahui kapan dan dimana terjadinya suatu
musibah seperti gempa dan tsunami. Kasus-kasus bencana lain seperti
kejadian banjir bandang di Aceh Selatan dan Trenggalek Jawa Timur,
ataupun tsunami di Selatan Pulau Jawa selain memakan korban jiwa, harta
benda juga juga merusak dan memusnahkan arsip-arsipnya termasuk arsip
vital. Seperti halnya gempa bumi di Yogyakarta, yang juga berakibat
kehancuran pada arsip–arsip pemerintah maupun perorangan.
Risiko yang ditimbulkan dari fenomena alam ini tentunya menjadi beban
dan hanya dapat diatasi dengan menghindari kerugian yang ditimbulkan oleh
bencana alam melalui kesiapsiagaan masyarakat dalam menghadapi bencana
alam. Namun patut disayangkan, apabila kerusakan arsip akibat peristiwa
bencana alam yang terjadi di Indonesia ini juga disebabkan tidak hanya
bencana itu sendiri tetapi juga akibat cara penanggulangan setelah terjadinya
musibah yang salah dan berakibat fatal terutama terhadap fisik arsip.
Kecenderungan ini dapat dilihat dari kerusakan-kerusakan yang
disebabkan akibat terendam air atau lumpur, fisik arsipnya terkelupas akibat
penanganan awal yang salah terhadap arsip yang basah tersebut.
 ASIP4324/MODUL 1 1.27

Gambar 1.3.
Kebakaran merupakan salah satu bentuk bencana dapat akibat
ulah manusia dan akibat alam.

2. Akibat Ulah Manusia (Kasus Pengeboman Gedung World Trade

Center di Amerika Serikat)
Sementara dalam kasus yang berbeda, telah terjadi musibah yang
diakibatkan oleh manusia, kasus sabotase oleh terorisme. Kejadian 11
September 2001, dimana Gedung World Trade Center di Amerika Serikat
yang di dalamnya terdiri dari ratusan perkantoran perusahaan multinasional
ditabrak pesawat dengan membawa bom yang kemudian meledak dan
meruntuhkan gedung tersebut.

Sumber: http://www.september11news.com/

Gambar 1.4.
Gedung World Trade Center yang ditabrak dengan pesawat oleh teroris
menghancurkan gedung beserta isinya termasuk arsip-arsipnya.
1.28 Pengelolaan Arsip vital 

Kejadian itu tidak saja menewaskan ribuan korban tapi juga

memusnahkan seluruh arsip, termasuk arsip vitalnya. Dapat dibayangkan
berapa banyak perusahaan yang hancur dan yang kena dampak pengeboman
tersebut. Berapa banyak arsip atau dokumen yang dimiliki perusahaan hancur
akibat peristiwa tersebut. Begitu dahsyatnya pengeboman tersebut telah
meluluh-lantahkan bangunan kokoh bagaikan kepingan batu yang tidak
berwujud, nyaris tidak ada yang masih utuh termasuk arsipnya.
Perusahaan yang sebelumnya telah melaksanakan program arsip vital
atau memikirkan bagaimana penyelamatan arsip jika terjadi bencana
(disaster) seperti mengcopy (copying) dan menyimpannya di tempat terpisah
(dispersal); setelah bencana akan dapat beroperasi lagi dengan lebih cepat.
Dibanding perusahaan yang tidak punya copy (back up) yang disimpan di
tempat lain akan mengalami kendala dan memakan waktu lama setelah
bencana untuk dapat beroperasi kembali.
Selain itu, pada waktu yang bersamaan juga terjadi ledakan pengeboman
pada Gedung Pentagon yang hancur ditabrak pesawat oleh pembajak.
Kemusnahan tidak hanya pada jiwa, sarana dan prasarana, tapi juga
kemusnahan terhadap arsipnya, di mana diyakini gedung Pentagon ini banyak
menyimpan arsip-arsip vital.

Sumber: http://www.september11news.com/

Gambar 1.5.
Gedung Pentagon yang hancur, banyak menyimpan dokumen vital
 ASIP4324/MODUL 1 1.29

Arsip-arsip yang menyangkut kepentingan rahasia militer negara mau

tidak mau ikut mengalami kehancuran seiring dengan adanya musibah
tersebut. Musibah yang terjadi belakangan ini baik yang disebabkan oleh
alam ataupun faktor manusia atau sabotase nampaknya telah memacu
perlunya pemikiran-pemikiran yang lebih nyata dalam usaha penyelamatan
dan pengamanan arsip yang bernilai penting dan vital bagi organisasi.
Faktor lain yang mendasari perlunya perlindungan terhadap arsip yang
dikategorikan sebagai arsip vital ini adalah faktor kerusakan atau kelalaian
yang diakibatkan ulah manusia. Seperti kejadian terbakarnya gedung
penyimpanan arsip di Kantor Gubernuran Papua, kebakaran gedung BPKP
yang disinyalir dilakukan secara sengaja (sabotase). Ataupun kebakaran
gedung yang secara jelas-jelas dilakukan oleh sekelompok masyarakat,
seperti pada kerusuhan KPUD di Tuban dan kantor DPD Golkar di
Banyuwangi juga beberapa peristiwa lain yang terjadi akibat ketidakpuasan
masyarakat terhadap situasi politik lokal.
Dengan melihat contoh-contoh kejadian tersebut di atas baik yang
disebabkan oleh faktor alam dan faktor manusia (human error), nampaknya
program perlindungan terhadap arsip vital menjadi suatu keharusan bagi
setiap organisasi dalam menyelamatkan dan mengamankan memori dan
bukti akuntabilitas organisasinya serta keberlangsungan jalannya organisasi.
Terakhir Oktober 2015 di Kantor Gubernuran Provinsi Kalimantan Tengah ,
terjadi kebakaran di ruang Biro Keuangan yang mengakibatkan musnahnya
sejumlah dokumen keuangan. Hal itu diakibatkan terjadinya korsleting listrik
saat gedung tersebut direnovasi.

Dari hasil penelitian yang dilakukan 93% organisasi dan perusahaan

yang mengalami bencana tidak dapat beroperasi atau berhenti selama 5 tahun
(Research shows that 93% of companies will go out of business within 5
years or less if they are involved in a major disaster where vital records are
destroyed. What are you doing to insure your company will not be one of that
93%. Fireprof.com). Namun untuk organisasi yang sudah melaksanakan atau
mengantisipasi adanya bencana dan arsip vitalnya selamat kegiatan dapat
segera berjalan atau beroperasi lagi dalam waktu yang tidak terlalu lama.
Bahwa demi kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta
menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan
secara terprogram terhadap arsip yang sangat penting sebagai bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti
1.30 Pengelolaan Arsip vital 

akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi yang merupakan arsip
vital bagi suatu organisasi.
Sebagai informasi yang terekam, arsip vital merupakan bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi sekaligus memiliki peranan yang
penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, dan pihak-pihak yang
terkait, sehingga harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari
kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang disebabkan bencana serta
akibat perbuatan manusia. Kerugian baik secara material maupun immaterial
terhadap musnahnya arsip vital akibat bencana tsunami di Aceh dan Nias
serta beberapa negara lainnya menjadi pemicu semakin terbuka mata dan
perhatian kita akan pentingnya perlindungan terhadap arsip vital.
Perhatian Pemerintah Indonesia yang semakin besar ditandai dengan
keluarnya Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik
Indonesia Nomor: SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan,
dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana.
Kemudian Surat Edaran tersebut ditindaklanjuti oleh Arsip Nasional RI
dengan dikeluarkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara. Dengan adanya ketentuan ini
diharapkan pengelolaan terhadap arsip vital menjadi kegiatan yang
terprogram serta menjadi kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap
organisasi khususnya bagi instansi pemerintah untuk menyelamatkan arsip
vital negara.

LAT IH A N

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!

Cobalah diskusikan dengan rekan-rekan lain mengenai peristiwa atau

kejadian bencana alam maupun bencana yang diakibatkan kelalaian manusia
yang berdampak kepada kehancuran arsip atau dokumen!

Petunjuk Jawaban Latihan

Kehancuran arsip yang diakibatkan faktor bencana alam dan bencana

ulah manusia lebih berisiko dibanding dengan faktor fisika, kimia dan biota
 ASIP4324/MODUL 1 1.31

yang mudah diantisipasi. Pada bencana bencana alam dan ulah manusia, kita
tidak dapat mengetahui kapan akan terjadinya musibah tersebut sehingga
antisipasi acapkali terlambat.

R A NG KU M AN

Peristiwa bencana alam dan bencana yang disebabkan oleh ulah

manusia cenderung lebih berisiko terhadap fisik dan informasi arsip
karena kita tidak mengetahui kapan terjadinya musibah tersebut. Oleh
karena itu yang dapat kita lakukan adalah memberikan perlindungan
sedini mungkin terhadap penyimpanan arsip-arsip yang dikategorikan
vital dengan melakukan program perlindungan arsip vital.
Perhatian pemerintah Indonesia ditandai dengan keluarnya Surat
Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia
Nomor: SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan, dan
Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana.
Kemudian Surat Edaran tersebut ditindaklanjuti oleh Arsip Nasional RI
dengan dikeluarkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
Pedoman tersebut dapat menjadi acuan khususnya bagi instansi
pemerintah untuk menyelamatkan arsip vital negara.

TE S F OR M AT IF 3

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1) Peristiwa tsunami di Aceh yang berakibat musnahnya arsip-arsip

pemerintahan Aceh merupakan akibat dari faktor .....
A. bencana manusia
B. fisika
C. biota
D. bencana alam

2) Kejadian pengeboman dengan cara meledakkan pesawat pada Gedung

World Trade Center merupakan peristiwa yang berakibat arsip hancur
merupakan salah satu faktor yang disebabkan oleh .....
A. fisika
B. biota
1.32 Pengelolaan Arsip vital 

C. bencana alam
D. manusia

3) Alasan perlunya perlindungan arsip dari terjadinya bencana alam dan

ulah manusia adalah .....
A. menghindari kerusakan pada fisik dan informasi arsip
B. memperpanjang usia arsip sebagai dokumen autentik
C. merupakan khazanah bagi generasi yang akan datang
D. memudahkan ketika arsip dibutuhkan oleh organisasi

4) Alasan mengapa terjadinya bencana alam dan ulah manusia lebih

berisiko terhadap penyimpanan arsip vital adalah …..
A. bencana tersebut tidak dapat diketahui kapan akan terjadi
B. biaya untuk memulihkan arsip vital akibat peristiwa tersebut mahal
C. pemulihan arsip vital memerlukan waktu lama
D. semuanya benar

5) Berikut contoh arsip vital yang dimiliki organisasi kemasyarakatan di

antaranya adalah…
A. akta pendirian organisasi kemasyarakatan
B. program perusahaan
C. pengangkatan pengurus
D. laporan tahunan

6) Bencana kebakaran yang terjadi di beberapa tempat kantor pemerintah

yang berimbas kepada musnahnya arsip/dokumen pemerintah,
dikarenakan .....
A. bencana yang disebabkan oleh alam
B. bencana yang disebabkan oleh kelalaian manusia
C. bencana yang disebabkan oleh murkanya tuhan pencipta
D. semuanya benar
 ASIP4324/MODUL 1 1.33

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.

Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = ×100%
Jumlah Soal

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang
belum dikuasai.
1.34 Pengelolaan Arsip vital 

Kunci Jawaban Tes Formatif

Test Formatif 1
1) C. a dan b benar
2) B. dinamis
3) A. arsipnya senantiasa diperlukan sebagai bukti hukum keberadaan
organisasi
4) B. Michael Ropper
5) B. penggunaan dan pemeliharaan
6) D. manajemen arsip dinamis

Test Formatif 2
1) B. ijazah terakhir
2) A. akta pendirian perusahaan
3) B. cara pengeringan terhadap arsip yang salah
4) A. 3% -10% dari jumlah arsip yang ada
5) C. hukum
6) A. ekonomis

Test Formatif 3
1) D. bencana alam
2) D. manusia
3) A. menghindari kerusakan pada fisik dan informasi arsip
4) D. semuanya benar
5) A. akta pendirian organisasi kemasyarakatan
6) B. bencana yang disebabkan oleh kelalaian manusia
 ASIP4324/MODUL 1 1.35

Daftar Pustaka
Diamond, Susan, Z. 1995. Records Management; A Practical Approach,
3rd edition. New York: Amacon.

Kennedy, Jay dan Schauder, Cherryl. 1998. Records Management ; A Guide

to Corporate Records Keeping, Addison Wesley Longman,
South Melbourne Australia.

Martono, Boedi. 1997. Arsip korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan.

Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Ricks, Betty R. 1992. Information and Image management; A Records

Systems Approach, South-Western Publishing Co, Cincinnati, USA

http://www.fireprof.com

http://www.september11news.com/

https://www.google.com/search?q=september-11.com&source (7 Juni 2015)

http://www.washington .edu/admin/recmgt/vital.importance.html