Asip432402 M1
Asip432402 M1
Asip432402 M1
P E N DA H UL U AN
I stilah arsip vital merupakan sesuatu yang baru bagi Anda yang baru
mengenal dan belajar tentang arsip. Saya kira akan terasa asing dengan
kata-kata arsip vital. Mungkin Anda secara sekilas akan mengartikan arsip
vital itu identik dengan obyek vital yang sangat penting. Mungkin di antara
Anda masih belum memahami atau mempercayai jika ternyata dalam bidang
kearsipan juga terdapat sesuatu yang dikategorikan ‘vital’. Dikatakan arsip
vital tentu hal tersebut merupakan suatu arsip yang sangat penting, arsip yang
sangat mempengaruhi keberlangsungan organisasi. Keberadaan arsipnya
secara terus menerus akan menjadi bagian dari organisasi atau perusahaan.
Dengan kata lain, arsipnya akan selalu ada dan tersimpan selama organisasi
atau perusahaan itu.
Setiap arsip vital tentunya memerlukan pengelolaan. Pengelolaan arsip
vital merupakan bagian dari manajemen kearsipan secara keseluruhan
(records management). Dalam manajemen kearsipan terdapat pembagian
arsip ke dalam fase-fase sesuai dengan fungsinya yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Dalam masa dinamis terdapat sebagian arsip yang sangat penting
bagi kelangsungan organisasi ataupun perusahaan. Ketiadaan, kehilangan
atau kerusakan arsip tersebut dapat berdampak terganggunya jalannya
kegiatan atau keberlangsungan hidup organisasi. Arsip tersebut tersebut
dikategorikan sebagai arsip vital. Dengan demikian, suatu arsip dikatakan
arsip vital apabila berkaitan dengan nilai guna arsip tersebut yang
keberadaannya sangat diperlukan bagi kelangsungan hidup suatu organisasi
atau perusahaan.
Oleh karena pentingnya pengelolaan arsip vital dalam manajemen
kearsipan secara keseluruhan maka dalam modul satu tentang pengantar
pengelolaan arsip vital ini terdiri 3 kegiatan belajar masing-masing akan
mecoba mengulas latar belakang pentingnya pengelolaan arsip vital dan
memahami posisi arsip vital dalam manajemen arsip dinamis, serta arsip vital
dikaitkan dengan bencana.
1.2 Pengelolaan Arsip vital
Kegiatan Belajar 1
S etiap aktivitas ataupun kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, baik itu
instansi pemerintah, swasta maupun perorangan senantiasa menciptakan
arsip. Arsip yang tercipta tersebut bisa saja berupa naskah dalam bentuk
corak yang beragam, baik itu dalam bentuk kertas, kartografi dan
kearsitekturan, audio visual (foto, video, film, kaset, dan sejenisnya) serta
elektronik maupun digital. Ke semua naskah dalam bentuk corak apapun
tersebut berdasarkan fungsi dan nilai kegunaannya perlu disimpan dan
dikelola secara efektif dan efisien sehingga pada suatu saat dapat
diketemukan kembali secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
Bagi setiap organisasi, keberadaan arsip dengan informasi yang
dimilikinya merupakan tulang punggung manajemen organisasi. Arsip
merupakan sumber acuan organisasi baik itu pada saat sebelum maupun
sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang terekam dalam arsip merupakan
informasi yang berharga yang tidak hanya digunakan untuk merencanakan
suatu kegiatan tetapi juga sebagai bukti yang terekam dari adanya suatu
kegiatan.
Untuk memahami pemikiran tersebut maka akan dibahas terlebih dahulu
mengenai apa itu arsip dan bagaimana hubungannya dengan organisasi ?
Kalau kita berbicara masalah arsip bagi khalayak ramai yang terpikir
dalam benak mereka adalah berupa kertas-kertas atau pekerjaan yang
menangani atau mengatur kertas-kertas tersebut. Namun, bagi masyarakat
yang telah mendapat informasi atau pendidikan tentang arsip maka
pandangannya mereka tentang materi arsip akan berbeda. Memang arsip
dalam proses penciptaannya tidak hanya terekam dalam kertas, apalagi
dengan kemajuan teknologi saat ini.
Kegiatan dan informasi tidak hanya terekam dalam kertas tapi juga
media atau materi lain apapun bentuknya. Media atau bentuk arsip dapat
bermacam-macam mulai dari kulit kayu, kertas, video, kaset, compact disk,
VCD, hard disk, flash disk dan sebagainya. Media atau format arsip akan
terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
1.4 Pengelolaan Arsip vital
penyimpan data. Jadi, bentuk atau format arsip akan terus berkembang dan
berbeda-beda sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan
informasi (Information and Communication Technology/ICT).
Sementara itu pemahaman masyarakat umum mengenai fungsi dan
manfaat arsip juga masih terbatas, arsip dari segi fungsi hanya dilihat jika
diperlukan pada saatnya, atau dengan kata lain arsip akan berfungsi apabila
informasinya yang terekam itu diperlukan oleh kita selaku penciptanya,
belum terpikirkan manfaatnya bagi orang selain kita. Ini jelas berbeda apabila
kita memahami lebih jauh mengenai arsip, arsip berdasarkan fungsinya dapat
dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Dalam arsip dinamis berarti informasi dalam arsip tersebut masih
digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh organisasi (creating
agency) untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip
dinamis selanjutnya dapat dibagi dua yaitu aktif dan inaktif. Arsip dinamis
aktif adalah yang masih tinggi frekwensi penggunaannya sedangkan arsip
dinamis inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun.
Sedangkan arsip statis adalah berasal dari arsip dinamis yang mempunyai
nilai keberlanjutan (continuing value) yang kemudian disimpan permanen
karena informasinya mengandung nilai historis (historical value), informasi
ini sudah tidak diperlukan lagi oleh organisasi penciptanya tetapi bagi
masyarakat luas (kalangan peneliti) sangat bermanfaat.
Untuk lebih jelasnya, berikut disampaikan beberapa pengertian tentang
arsip dinamis (records) sebagai berikut:
1. Arsip dinamis (records) berisi informasi terekam dalam format apapun
dan media apapun serta dengan metode apapun baik manual maupun
otomatis (Records, may contain information recorded in any format on
any medium by any method, manual or automated) (William Shaffady,
2004)
2. Arsip adalah informasi yang terekam dalam bentuk apapun, termasuk
data di system computer, dibuat atau diterima dan dikelola organisasi
atau perseorangan dalam rangka transaksi kegiatan atau melakukan
pekerjaan dan disimpan sebagai bukti kegiatan. (… recorded information
in any form, including data in computer systems, created or received and
maintained by an organization or person in the business or the conduct
of affairs and kept as evidence of such activity.) (Standard Australia
4390-1996, Jay Kennedy, 1998)
ASIP4324/MODUL 1 1.5
Sementara itu, arsip dinamis (record) dibagi dua, yaitu arsip aktif dan
arsip inaktif. Berikut beberapa pengertian tentang arsip aktif dan inaktif:
1. Arsip aktif menurut International Council On archives/ICA (1988)
adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Dan
karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola
ditempat asalnya (unit kerja penciptanya).
2. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau
yang berisi informasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir
organisasi. Kennedy (1998)
3. Arsip aktif sebagai arsip yang secara tetap (regularly) masih dirujuk dan
diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”. (Association of Records
Managers and Administrator/ARMA (1984).
4. Suatu arsip dapat dikatakan arsip aktif apabila arsip tersebut digunakan
secara terus menerus (regular basis), sedangkan arsip dipertimbangkan
menjadi inaktif jika digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
(Betty R. Ricks).
LAT IH A N
R A NG KU M AN
Setiap arsip dinamis berperan dalam menunjang kelangsungan
operasional suatu organisasi oleh karena itu arsip tersebut memerlukan
perlakuan secara khusus. Oleh karenanya, kerusakan ataupun kehilangan
terhadap arsipnya akan menimbulkan kerugian yang lebih besar, tidak
hanya dari sisi biaya tetapi juga berdampak kepada status hukum. Begitu
besar dampak yang diakibatkan dari pengabaian terhadap arsip maka
hendaknya pula setiap organisasi perlu mempersiapkan sejak awal
pengelolaan secara khusus terhadap arsip-arsip dinamis tersebut. Arsip
dinamis yang memberikan dampak besar kepada organisasi seperti
dalam penjelasan di atas, bisa dikategorikan sebagai arsip vital.
Sebagai informasi yang terekam, arsip vital merupakan bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi sekaligus memiliki peranan yang
penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, dan pihak-pihak
yang terkait, sehingga harus memperoleh perlindungan khusus terutama
dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang disebabkan bencana
serta akibat perbuatan manusia
TE S F OR M AT IF 1
Kegiatan Belajar 2
Jika kita mendengar kata-kata vital, terlintas dibenak kita bahwa hal
tersebut merupakan sesuatu hal yang sangat penting dan berdampak luas
dan besar bagi suatu sistem baik keamanan, keselamatan dan
keberlangsungan hidup suatu organisasi. Seperti kita ketahui bahwa sistem
tidak akan berjalan apabila salah satu dari sub-sub sistem tidak bekerja secara
maksimal. Hal ini bisa dilihat dengan beberapa contoh, seperti pada sosok
manusia, dimana manusia tidak dapat hidup atau brjalan dengan normal
apabila salah satu organ tubuh yang menjadi subsistem terganggu atau
mengalami kerusakan.
Organ tubuh yang dimaksud tentunya adalah sesuatu subsistem yang
mempengaruhi manusia untuk hidup, dan bukan untuk mengurangi aktivitas
manusia untuk hidup. Dari sekian banyak organ tubuh pada manusia tidaklah
semua menjadi vital. Ambil contoh organ mata, sepintas keberadaan mata
pada manusia telah menjadi kebutuhan untuk hidup (melihat dan membaca)
tetapi jika dikaji lebih dalam organ mata tersebut bukanlah suatu penghalang,
terbukti tidak sedikit manusia yang matanya tidak berfungsi mampu
melakukan aktivitas manusia sebagaimana halnya dengan manusia lain.
Begitupun dengan organ tangan dan kaki pada manusia yang
keberadaannya bukan menjadi penghambat bagi manusia untuk melakukan
aktivitasnya. Ketiadaan tangan atau kaki tidak akan mempengaruhi langsung
bagi manusia, apabila dikatakan mengurangi aktivitas manusia, itu benar !
tapi bukanlah suatu penghalang bagi manusia untuk hidup. Dengan demikian,
contoh-contoh organ tubuh manusia di atas bukanlah vital tetapi penting bagi
manusia. Dikatakan penting karena organ tubuh yang dimaksud merupakan
pendukung untuk melakukan aktivitasnya, keberadaannya akan
mempermudah bagi manusia untuk melakukan sesuatu. Lantas timbul
pertanyaan, manakah organ tubuh manusia yang vital?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, tentunya kita perlu memahami
kembali bagaimana manusia itu bisa hidup? Ada jantung, ada otak dan ada
organ-organ tubuh lain yang mempengaruhi manusia untuk hidup. Jantung
merupakan organ tubuh yang merupakan ’mesin’ bagi organ-organ tubuh
lain. Manusia tanpa jantung adalah sesuatu yang tidak mungkin karena
berakibat matinya seluruh organ-organ tubuh lainnya.
Selain jantung juga organ tubuh seperti otak dan kepala. Otak merupakan
organ tubuh yang memerlukan perlindungan khusus karena biar
ASIP4324/MODUL 1 1.17
Gambar 1.1.
Tulang Tengkorak Melindungi Organ Vital Tubuh
Karena kepala manusia dan otaknya yang sangat vital; maka hal ini
menjadi pertimbangan utama bagi kepolisian untuk mewajibkan setiap
pengendara motor memakai helm. Otak manusia dengan kepala merupakan
bagian organ manusia yang rentan terhadap kerusakan akibat kecelakaan
kendaraan bermotor. Oleh karenanya, alasan penggunaan memakai helm
harusnya disadari oleh manusia bahwa hal yang dilakukan bertujuan untuk
menghindari kerusakan pada otak manusia. Biar bagaimanapun helm
merupakan bentuk ataupun cara untuk melindungi organ tubuh manusia.
Paparan dan contoh di atas dapat menjadi gambaran bagaimanana kita
memahami sesuatu yang vital bagi manusia. Vital yang dimaksud berbeda
dengan sesuatu yang penting.
Sementara apabila kita kembali melihat pada keberadaan arsip maka
yang menjadi pertanyaan kita, yang manakah arsip vital? Apakah apabila
arsip vital itu rusak kita akan mati? Tentunya pemahamannya bukanlah
seperti itu, bukan berarti kita manusia yang kehilangan arsip akan mati.
Seperti dalam penjelasan pokok bahasan 1 bahwa membicarakan arsip tidak
bisa terlepas dari siapa yang menciptakan arsip dan bagaimana arsip tersebut
didayagunakan bagi kepentingan organisasi penciptanya, itu artinya arsip dan
organisasi bagaikan dua sisi mata uang yang keberadaannya saling
membutuhkan dan tidak mungkin dipisahkan.
Dengan demikian organisasi tanpa arsip akan berakibat dan berdampak
kepada organisasi itu sendiri. Begitupun dengan manusia, setiap arsip yang
dimiliki perorangan juga terdapat arsip yang dikategorikan arsip vital.
Contohnya adalah akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah, dan lain
sebagainya. Kesemua contoh diatas dikategorikan sebagai arsip vital,
karenanya tempat pemeliharaan terhadap arsip tersebut cenderung lebih
diperhatikan dibanding dengan arsip-arsip lainya.
Akte kelahiran dan ijasah hampir setiap orang yang memilikinya sudah
melakukan perlindungan dini dengan cara melakukan ’laminating’ terhadap
arsip-arsip ini. Tanpa sadar, kita menyadari arti keberadaan dari arsip
tersebut. Kita tidak menginginkan kehilangan dan kerusakan arsip dan hanya
dengan cara laminating merupakan upaya awal dari perlindungan terhadap
arsip vital, walaupun laminating dengan menggunakan plastik dan materi
yang tidak tepat bahkan akan merusak arsip vital.
Pengelolaan arsip vital adalah pengelolaan arsip yang diperuntukkan
secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari
sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan dipelihara. Pengelolaan arsip
ASIP4324/MODUL 1 1.19
vital ini berbeda dengan pengelolaan arsip jenis lainnya karena itu
pengamanan dan pemeliharaan terhadap arsip vital perlu dikelola secara
khusus yang memang antisipasi untuk menghadapi ancaman atau bahaya
kehancuran dan kerusakan.
1. Alasan Ekonomis
Setiap organisasi tidak dapat dipisahkan dengan suatu upaya pencapaian
tujuan dengan cara efisien dan efektif. Kedua unsur ini senantiasa melekat
dengan perkembangan suatu organisasi untuk lebih mengarah kepada
tindakan yang seminimal mungkin dengan hasil yang semaksimal mungkin,
atau lebih populer dengan istilah ’ekonomis’. Dalam pengelolaan arsip,
ekonomis tentunya menyangkut biaya pemeliharaan termasuk peralatan dan
penggunaan ruang untuk menyimpan arsip, dengan memanfaatkan sumber
daya yang dimilikinya. Sementara dalam pengelolaan arsip vital, setiap
organisasi dituntut menyimpan arsip-arsip tersebut sehingga ’darah’
organisasi tetap senantiasa berproses. Oleh karenanya, setiap organisasi
memerlukan suatu perencanaan di dalam mengelola arsip vital sehingga arsip
vitalnya dapat terselamatkan. Organisasi menyadari sekali bahwa jika arsip
ini hilang atau rusak, bukan tidak mungkin bagi organisasi akan
mengeluarkan biaya yang besar-tidak lagi efisien. Butuh pengeluaran ulang
1.20 Pengelolaan Arsip vital
untuk menciptakan arsip vital yang dimaksud, jika perlu mengeluarkan biaya
’ekstra’ dari yang semestinya karena untuk menciptakan kembali tidaklah
mudah, perlu waktu yang lama. Hal ini tentunya berdampak terhadap
efektivitas operasional suatu organisasi. Dengan pertimbangan di atas maka
rasanya pantas suatu organisasi perlu sejak dini mempersiapkan pengelolaan
terhadap arsip vital.
2. Alasan Hukum
Tentu ada alasan setiap organisasi menyimpan arsip, bahkan jika perlu
mengamankan arsipnya secara khusus. Itu semua dikarenakan setiap
organisasi memerlukan status hukum, entah itu keberadaannya, eksistensinya
maupun hubungannya dengan organisasi yang lain. Itu semua merupakan
bukti legal bagi organisasi. Keberadaan organisasi akan lebih diakui apabila
organisasinya mampu memperlihatkan dengan bukti-bukti yang legal
sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Alasan inilah yang menjadi
barometer bagi organisasi mengapa diperlukan pengelolaan terhadap arsip
vital.
Organisasi tidak ingin, ketiadaan bukti legal ini mempengaruhi
perkembangan organisasi, oleh karena itu, rasanya mutlak adanya
pengamanan secara khusus terhadap arsip vital tidak sekedar hanya
mengelola arsip-arsip dinamis lainnya. Dengan dimilikinya bukti-bukti legal
yang terkandung dalam arsip sudah tentu akan mempermudah bagi organisasi
dalam menjalankan operasionalnya karena terpenuhinya semua persyaratan
dari sisi aspek legal.
3. Alasan Politis
Informasi yang terdapat pada arsip acapkali menyangkut rahasia
organisasi, baik itu yang menyangkut kebijakan maupun ’privacy’ dari orang-
perorang dalam organisasi. Informasi-informasi ini hanya dapat diketahui
oleh pencipta arsip atau orang-orang tertentu. Dikhawatirkan apabila
informasi ini diketahui oleh orang atau pihak yang tidak berhak maka akan
berdampak kepada ’kebangkrutan’ ataupun ’kekisruhan’ dalam suatu
organisasi. Oleh sebab itu, arsip-arsip yang dimaksud ini perlu dikelola
khusus dengan tujuan supaya tidak ada pihak-pihak lain yang tidak berhak
mengetahui informasinya. Pengelolaan terhadap arsip ini cenderung politis
terkait dengan kepentingan organisasi dan biasanya sulit dipisahkan dengan
ASIP4324/MODUL 1 1.21
LAT IH A N
R A NG KU M AN
TE S F OR M AT IF 2
1) Berikut ini merupakan contoh arsip vital yang dimiliki oleh perorangan ..
A. KTP
B. Ijasah terakhir
C. Ijasah Awal
D. Piagam
Kegiatan Belajar 3
1. Bencana Alam
Bencana alam gempa bumi diikuti oleh gelombang tsunami di akhir
tahun 2004 lalu, tidak hanya telah menewaskan ratusan ribu manusia tetapi
juga menghancurkan harta benda rakyat. Salah satu harta yang tak ternilai
harganya yang ikut menjadi korban bencana tersebut adalah arsip atau
dokumen yang merupakan bukti otentik keseluruhan aktivitas perkembangan
masyarakat dan bukti hak dan kepemilikan rakyat Aceh.
Bencana tersebut juga memusnahkan arsip-arsip yang penting dan vital
bagi instansi pemerintah, swasta dan perorangan. Contoh arsip vital
pemerintahan yang musnah di antaranya seperti arsip-arsip sertifikat tanah
ASIP4324/MODUL 1 1.25
yang dikelola oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN) maupun beberapa arsip
administrasi pemerintahan lainnya, bahkan ada satu ibukota Kabupaten Aceh
Jaya (Kota Calang) yang seluruh arsip administrasi pemerintahannya
musnah.
Belum lagi dengan arsip-arsip yang dimiliki perorangan seperti ijazah,
akta kelahiran, sertifikat tanah dan bangunan, BPKB kendaraan yang musnah
seiring dengan luluh lantahnya rumah-rumah mereka. Arsip-arsip perorangan
ini sama sekali sudah tidak dapat dikenali ataupun ditelusuri keberadaannya,
hal ini berbeda dengan arsip-arsip yang tersimpan oleh instansi pemerintah,
yang sebagian besar meskipun terkena lumpur tetapi fisik arsipnya masih di
sekitar lokasi gedung. Tidak terhitung betapa banyaknya arsip yang hilang
dan hancur karena bencana ini.
Kehilangan arsip vital bagi penduduk Aceh berupa sertifikat tanah
berarti akan menimbulkan permasalahan baru yaitu hilangnya bukti hak
keperdataan rakyat Aceh, yang pada akhirnya akan menimbulkan krisis baru
yaitu tidak jelasnya kepemilikan tanah yang ada. Dalam konteks kearsipan
bencana alam yang terjadi di Aceh maupun lainnya berupa gempa bumi,
longsor, kebakaran dan banjir merupakan salah satu penyebab kerusakan
pada arsip. Dan, itu semua berdampak kepada risiko yang sangat besar,
karena dalam hitungan detik musibah tersebut dapat memusnahkan seluruh
fisik dan informasi arsip.
Gambar 1.2
Arsip yang rusak akibat tsunami
1.26 Pengelolaan Arsip vital
Bencana alam dapat terjadi kapan saja dan di mana saja dan tidak ada
seorangpun yang dapat mengetahui kapan dan dimana terjadinya suatu
musibah seperti gempa dan tsunami. Kasus-kasus bencana lain seperti
kejadian banjir bandang di Aceh Selatan dan Trenggalek Jawa Timur,
ataupun tsunami di Selatan Pulau Jawa selain memakan korban jiwa, harta
benda juga juga merusak dan memusnahkan arsip-arsipnya termasuk arsip
vital. Seperti halnya gempa bumi di Yogyakarta, yang juga berakibat
kehancuran pada arsip–arsip pemerintah maupun perorangan.
Risiko yang ditimbulkan dari fenomena alam ini tentunya menjadi beban
dan hanya dapat diatasi dengan menghindari kerugian yang ditimbulkan oleh
bencana alam melalui kesiapsiagaan masyarakat dalam menghadapi bencana
alam. Namun patut disayangkan, apabila kerusakan arsip akibat peristiwa
bencana alam yang terjadi di Indonesia ini juga disebabkan tidak hanya
bencana itu sendiri tetapi juga akibat cara penanggulangan setelah terjadinya
musibah yang salah dan berakibat fatal terutama terhadap fisik arsip.
Kecenderungan ini dapat dilihat dari kerusakan-kerusakan yang
disebabkan akibat terendam air atau lumpur, fisik arsipnya terkelupas akibat
penanganan awal yang salah terhadap arsip yang basah tersebut.
ASIP4324/MODUL 1 1.27
Gambar 1.3.
Kebakaran merupakan salah satu bentuk bencana dapat akibat
ulah manusia dan akibat alam.
Sumber: http://www.september11news.com/
Gambar 1.4.
Gedung World Trade Center yang ditabrak dengan pesawat oleh teroris
menghancurkan gedung beserta isinya termasuk arsip-arsipnya.
1.28 Pengelolaan Arsip vital
Sumber: http://www.september11news.com/
Gambar 1.5.
Gedung Pentagon yang hancur, banyak menyimpan dokumen vital
ASIP4324/MODUL 1 1.29
akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi yang merupakan arsip
vital bagi suatu organisasi.
Sebagai informasi yang terekam, arsip vital merupakan bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi sekaligus memiliki peranan yang
penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, dan pihak-pihak yang
terkait, sehingga harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari
kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang disebabkan bencana serta
akibat perbuatan manusia. Kerugian baik secara material maupun immaterial
terhadap musnahnya arsip vital akibat bencana tsunami di Aceh dan Nias
serta beberapa negara lainnya menjadi pemicu semakin terbuka mata dan
perhatian kita akan pentingnya perlindungan terhadap arsip vital.
Perhatian Pemerintah Indonesia yang semakin besar ditandai dengan
keluarnya Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik
Indonesia Nomor: SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan,
dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana.
Kemudian Surat Edaran tersebut ditindaklanjuti oleh Arsip Nasional RI
dengan dikeluarkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara. Dengan adanya ketentuan ini
diharapkan pengelolaan terhadap arsip vital menjadi kegiatan yang
terprogram serta menjadi kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap
organisasi khususnya bagi instansi pemerintah untuk menyelamatkan arsip
vital negara.
LAT IH A N
yang mudah diantisipasi. Pada bencana bencana alam dan ulah manusia, kita
tidak dapat mengetahui kapan akan terjadinya musibah tersebut sehingga
antisipasi acapkali terlambat.
R A NG KU M AN
TE S F OR M AT IF 3
C. bencana alam
D. manusia
Test Formatif 2
1) B. ijazah terakhir
2) A. akta pendirian perusahaan
3) B. cara pengeringan terhadap arsip yang salah
4) A. 3% -10% dari jumlah arsip yang ada
5) C. hukum
6) A. ekonomis
Test Formatif 3
1) D. bencana alam
2) D. manusia
3) A. menghindari kerusakan pada fisik dan informasi arsip
4) D. semuanya benar
5) A. akta pendirian organisasi kemasyarakatan
6) B. bencana yang disebabkan oleh kelalaian manusia
ASIP4324/MODUL 1 1.35
Daftar Pustaka
Diamond, Susan, Z. 1995. Records Management; A Practical Approach,
3rd edition. New York: Amacon.
http://www.fireprof.com
http://www.september11news.com/
http://www.washington .edu/admin/recmgt/vital.importance.html