Modil 3 Pengelolaan Arsip Aktif Dan Inaktif
Modil 3 Pengelolaan Arsip Aktif Dan Inaktif
Modil 3 Pengelolaan Arsip Aktif Dan Inaktif
Pemerintah Kota
Pemerintah KotaSurabaya
Surabaya
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
2017
Pengantar Modul
1. Modul ini terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu 1) ringkasan materi dalam bentuk
ppt; 2) Video pembelajaran; dan 3) Bahan bacaan atau referensi.
2. Materi modul ini dirancang prerequisite, artinya jika Saudara telah
menuntaskan satu bagian modul, Saudara baru bisa mempelajari materi
selanjutnya.
3. Baca dan pahami rimgkasan materi modul dalam bentuk ppt ini dengan
cermat. Jika, Saudara merasa kurang paham bisa buka video pembejalaran
atau bahan bacaan yang tersedia.
4. Untuk memperkaya wawasan, Saudara bisa diskusi berbagi pengalaman,
dengan peserta diklat atau fasilitator (narasumber) melalui fasilitas
komunikasi yang tersedia di program E-learning.
5. Pada bagian akhir modul ini dilengkapi dengan soal-soal latihan, sebagai
bahan untuk melihat tingkat ketercapaian pemahaman Saudara.
Tujuan Pembelajaran
DAFTAR PENGENDALI
LEMBAR PENGANTAR
LEMBAR DISPOSISI
Lembar Pengantar
Daftar Pengendali, adalah
daftar yang dipergunakan untuk
menginventarisasi naskah dinas masuk dan keluar
sekaligus sebagai alat kontrol.
Lembar Pengantar
Formulir yang dipergunakan sebagai alat
penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah
dinas yang tidak dibuka.
Lembar Disposisi
Lembaran untuk menuliskan disposisi
Contoh Daftar Pengendali
Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
menginventarisasi
naskah dinas masuk
dan keluar sekaligus
sebagai alat kontrol.
Contoh Lembar Pengantar
Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
naskah dinas biasa dan
naskah dinas yang tidak
dibuka.
Contoh Lembar Disposisi
Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
memberikan disposisi
Pimpinan ke Bawahan.
Tingkat keaslian surat
Asli : Lembar yang ditujukan kepada organisasi
sebagaimana tercantum pada alamat surat.
Tembusan : Lembar yang disampaikan kepada
organisasi yang mempunyai keterkaitan
langsung atau tidak langsung.
Salinan : Lembar hasil penggandaan yang
dilegalisir oleh pejabat yang berwenang
(turunan)
Petikan : Lembar yang berisi bagian / kalimat
yang diambil dari surat asli dan dilegalisir oleh
pejabat yang berwenang (kutipan)
Surat Intern dapat
berupa:
Memo :
yi. tulisan yang merupakan alat komunikasi
kedinasan dari atasan kepada bawahan secara
vertikal atau antar pejabat setingkat secara
horisontal.
Nota Dinas :
Yi. Tulisan yang merupakan alat komunikasi
kedinasan dari bawahan kepada atasan secara
vertikal, dimana isi informasinya mengingatkan,
menyarankan atau mengusulkan sesuatu
mengenai masalah kedinasan
Penyampaian
Surat
Sangat segera:
harus dilakukan pada hari yang sama dengan
waktu penanda tanganan surat.
Segera :
harus dilakukan secepat mungkin paling lambat
24 jam setelah penandatanganan.
Biasa :
dilaksanakan sesuai urutan diterimanya surat,
pengirimannya sesuai jadwal pengiriman
yang ada.
Keamanan
Informasi
a.Sangat Rahasia :
Informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang
tertinggi biasanya berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berwenang.
b.Rahasia :
Informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.
Tingkat pengamanannya berhubungan erat dengan
keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang.
c.Biasa :
Informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus,
karena sifatnya yang rutin.
FAKTOR YANG PERLU
DIPERHATIKAN DALAM SISTEM
PEMBERKASAN
Sesuai dengan kondisi Organisasi
Sederhana
Mudah dimengerti oleh pengguna
Mudah dioperasionalkan.
Mudah diadaptasikan
Memperhatikan ketentuan fungsi dan
operasional layanan perkantoran.
Fleksibel/Elastis
Memisahkan dan mengamankan Informasi yg
memerlukan perlindungan khusus.
Murah,Aman dan terpeliraha
Fungsi Arsip dalam Sistem
Pemberkasan
Sistem Wilayah/Daerah
(Regional/Geographical
Filing System)
Pemberkasan berhasil bila
didukung oleh :
Menghancurkan /
Memindahkan Fisik Memiliki resiko
dan Informasi arsip
sehingga tidak dapat
hukum yang
di kenali lagi sangat tinggi
Penyerahan Arsip Ke LEMBAGA
KEARSIPAN
Arsip yang
bernilai guna
sekunder / statis
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
MELIPUTI
a. b. Pemilahan
Akuisisi Arsip
c. d.
Pendiskripsian Penyelamatan
Arsip
d.
Penggunaan
77
Penataan Arsip di Negara
Maju
Ricardo J. Alfaro,
Penjabat Presiden
Panama
16 Januari 1931 – 5 Juni
1932
Pentingnya Arsip
"Dari semua aset yang dimiliki negara, arsiplah aset
yang paling berharga. Arsip merupakan warisan
nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara & dilestarikan. Tingkat peradaban suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan & pelestarian
terhadap arsipnya."
Tokoh Pendorong
Penciptaan Arsip
Kanada, 1924 )
Dini S.
Pentingnya Arsip
“Salah satu tantangan karena kita membangun dan
memperluas demokrasi adalah kebutuhan untuk
memastikan bahwa generasi penerus kita tahu dari
mana mereka berasal, apa yang telah kita lakukan
untuk mematahkan belenggu penindasan, serta
bagaimana kita telah melakukan perjalanan untuk
kebebasan dan martabat bagi semua. ...Inilah manfaat
arsip”.
Soeharto,
Presiden Republik Indonesia
Pada “Seminar Tropical Archivologi”,1969