Modul 3

Pemerintah Kota
Pemerintah KotaSurabaya
Surabaya
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
2017
 Pengantar Modul
1. Modul ini terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu 1) ringkasan materi dalam bentuk
ppt; 2) Video pembelajaran; dan 3) Bahan bacaan atau referensi.
2. Materi modul ini dirancang prerequisite, artinya jika Saudara telah
menuntaskan satu bagian modul, Saudara baru bisa mempelajari materi
selanjutnya.
3. Baca dan pahami rimgkasan materi modul dalam bentuk ppt ini dengan
cermat. Jika, Saudara merasa kurang paham bisa buka video pembejalaran
atau bahan bacaan yang tersedia.
4. Untuk memperkaya wawasan, Saudara bisa diskusi berbagi pengalaman,
dengan peserta diklat atau fasilitator (narasumber) melalui fasilitas
komunikasi yang tersedia di program E-learning.
5. Pada bagian akhir modul ini dilengkapi dengan soal-soal latihan, sebagai
bahan untuk melihat tingkat ketercapaian pemahaman Saudara.
 Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini diharapkan Saudara dapat:

1.Memahami pentingnya pengarsipan, ditinjau dari aspek
filosofis, yuridis, emoiris.
2.Memahami pengertian, tujuan, dan fungsi pengarsipan.
3.Memahami proses pengelolaan arsip terkait dengan:
ruang lingkup, jenis, organisasi pengarsipan, kegiatan
pengarsipan dan persuratan.
4.Memahami penyusutan arsip.
Dasar hukum
Undang undang no 43 Th 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang Undang No 43 Th 2009
tentang Kearsipan
Peraturan Daerah No 3 Th 2013 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan
Surat Edaran Sekretaris Daerah Kota Surabaya
tanggal 10 Januari 2012 No 045/275/436.7.7/2012
tentang Pelaksanaan Sistem Aplikasi Arsip Masuk
Kelurahan (AMK) Tahun 2012
Arsip
(Menurut No. 7 Th. 1971)
Naskah – naskah yang di buat dan di terima
oleh lembaga – lembaga negara dan badan –
badan pemerintahan dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
Fungsi Arsip :
1. Membantu dalam Pengambilan
Keputusan;
2. Menunjang Perencanaan;
3. Mendukung Pengawasan;
4. Sebagai Alat Pembuktian;
5. Sebagai Bahan Penelitian;
6. Sebagai Bukti Sejarah.
Fungsi Arsip
1. MEMBANTU PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Pimpinan perlu informasi dari arsip-arsip yg
tercipta.
2. MENUNJANG PERENCANAAN
Rencana perlu informasi. Rencana jangka
panjang - informasi dari arsip inaktif/statis,
Rencana jangka pendek - informasi dari arsip
aktif.
3. MENDUKUNG PENGAWASAN
Pengawasan perlu informasi ttg rencana yg
sedang dan yg belum dilaksanakan.
4. SEBAGAI ALAT PEMBUKTIAN
Proses pengadilan dlm perkara pidana /
perdata, semua pihak perlu arsip sebagai
salah satu alat bukti untuk menunjang
tuntutan maupun pembelaan
5. SEBAGAI BAHAN PENELITIAN
Arsip digunakan bahan penelitian terutama
berlaku untuk arsip statis yang disimpan
secara permanen.
6. SEBAGAI BUKTI SEJARAH
Arsip digunakan untuk bahan bukti bagi
generasi yang akan datan
Tujuan Penyelengaraan
Kearsipan
Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip
Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan reliabel
Menjamin pengelolaan arsip yang andal
Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat
Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip
Menjamin keselamatan aset nasional
Meningkatkan kualitas pelayanan publik
Arsip Penting
Sebagai bahan pertimbangan pengambilan
keputusan
Sebagai alat/bukti pertanggung jawaban
Sebagai pusat ingatan dan sumber informasi
Sebagai bukti autentik
Sebagai bahan penelitian
Sebagai ukuran tertib administrasi
Image Arsip
Arsip identik dengan tumpukan kertas
Lembaga kearsipan sebagai tempat
pembuangan pegawai
Arsip selalu ditempatkan dibelakang Gudang
Tidak ada penghargaan bagi tenaga
profesional arsiparis
PERUBAHAN PARADIGMA
PENGELOLAAN ARSIP
DULU: MENGELOLA ARSIP UNTUK KEPENTINGAN
PENGELOLAAN ARSIP ITU SENDIRI ( BGMN
MENGELOLA DGN BAIK, BGMN BISA CEPAT DI
AKSES)
SEKARANG: PENGELOLAAN ARSIP UNTUK
PEMANFAATAN YANG LEBIH LUAS  LIHAT PASAL 3
UU 43/2009, MENGENAI TUJUAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN, A.L.
MENDINAMISKAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
NASIONAL SEBAGAI SUATU SISTEM YG
KOMPREHENSIF DAN TERPADU; MENJAMIN
PELINDUNGAN KEPENTINGAN NEGARA DAN HAK-
HAK KEPERDATAAN RAKYAT; MENJAMIN
KESELAMATAN ASET NASIONAL DALAM BIDANG
EKONOMI, SOSIAL, BUDAYA, PERTAHANAN DST.
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS

PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

 Pengurusan
Surat:
• Tujuan adalah :
agar naskah sampai kepada pihak-pihak tertentu dengan
cepat dan tepat
Kegiatan – kegiatan dalam pengurusan
Surat yaitu sbb:
1. Menerima surat masuk.
2. Mensortir surat keluar
3. Menetapkan dan menentukan arah
surat
4. Mengklasifikasikan surat
5. Mencatat surat
6. Mendistribusikan surat
7. Mengirim surat keluar
Mengapa Surat itu
Penting ?
Sebagai sarana komunikasi tertulis. Pada
umumnya surat dapat digunakan / dijadikan
acuan (reference) karena mempunyai aspek
legalitas yang kuat.
Sedangkan sebagai salah satu sarana
komunikasi dinas; surat mempunyai 4 (empat)
fungsi pokok, yaitu:
Sebagai bukti tertulis
Sebagai bukti historis
Sebagai duta organisasi
Sebagai pedoman kerja.
AZAS PENGENDALIAN
SURAT
Agar kegiatan pengurusan surat dapat
berjalan efektif dan efisien, perlu adanya
asas pengurusan surat
SENTRALISASI (TERPUSAT)
Seluruh kegiatan pengelolaan surat dibebankan dan
dipertanggung jawabkan pada satu unit organisasi.
DESENTRALISASI (TERPENCAR)
Masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi
melaksanakan dan mempertanggungjawabkan
pengelolaan surat sendiri-sendiri.
GABUNGAN
Gabungan antara Azas Sentralisasi dan Azas
Desentralisasi.
Secara garis besar
Mengurus surat
meliputi:
Menerima surat masuk
Mensortir surat masuk
Menetapkan dan menentukan
arah surat.
Mengklasifikasi surat
Mencatat surat
Mendistribusikan Surat
Mengirimkan surat.
SARANA PENGURUSAN SURAT /
NASKAH DINAS diantaranya :

DAFTAR PENGENDALI

LEMBAR PENGANTAR

LEMBAR DISPOSISI
 Lembar Pengantar
Daftar Pengendali, adalah
daftar yang dipergunakan untuk
menginventarisasi naskah dinas masuk dan keluar
sekaligus sebagai alat kontrol.

Lembar Pengantar
Formulir yang dipergunakan sebagai alat
penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah
dinas yang tidak dibuka.

Lembar Disposisi
Lembaran untuk menuliskan disposisi
 Contoh Daftar Pengendali

Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
menginventarisasi
naskah dinas masuk
dan keluar sekaligus
sebagai alat kontrol.
 Contoh Lembar Pengantar

Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
naskah dinas biasa dan
naskah dinas yang tidak
dibuka.
Contoh Lembar Disposisi

Formulir yang
dipergunakan sebagai
alat penyampaian untuk
memberikan disposisi
Pimpinan ke Bawahan.
Tingkat keaslian surat
Asli : Lembar yang ditujukan kepada organisasi
sebagaimana tercantum pada alamat surat.
Tembusan : Lembar yang disampaikan kepada
organisasi yang mempunyai keterkaitan
langsung atau tidak langsung.
Salinan : Lembar hasil penggandaan yang
dilegalisir oleh pejabat yang berwenang
(turunan)
Petikan : Lembar yang berisi bagian / kalimat
yang diambil dari surat asli dan dilegalisir oleh
pejabat yang berwenang (kutipan)
Surat Intern dapat
berupa:

Memo :
yi. tulisan yang merupakan alat komunikasi
kedinasan dari atasan kepada bawahan secara
vertikal atau antar pejabat setingkat secara
horisontal.

Nota Dinas :
Yi. Tulisan yang merupakan alat komunikasi
kedinasan dari bawahan kepada atasan secara
vertikal, dimana isi informasinya mengingatkan,
menyarankan atau mengusulkan sesuatu
mengenai masalah kedinasan
Penyampaian
Surat
Sangat segera:
harus dilakukan pada hari yang sama dengan
waktu penanda tanganan surat.

Segera :
harus dilakukan secepat mungkin paling lambat
24 jam setelah penandatanganan.

Biasa :
dilaksanakan sesuai urutan diterimanya surat,
pengirimannya sesuai jadwal pengiriman
yang ada.
Keamanan
Informasi
a.Sangat Rahasia :
Informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang
tertinggi biasanya berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berwenang.
b.Rahasia :
Informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.
Tingkat pengamanannya berhubungan erat dengan
keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang.
c.Biasa :
Informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus,
karena sifatnya yang rutin.
FAKTOR YANG PERLU
DIPERHATIKAN DALAM SISTEM
PEMBERKASAN
Sesuai dengan kondisi Organisasi
Sederhana
Mudah dimengerti oleh pengguna
Mudah dioperasionalkan.
Mudah diadaptasikan
Memperhatikan ketentuan fungsi dan
operasional layanan perkantoran.
Fleksibel/Elastis
Memisahkan dan mengamankan Informasi yg
memerlukan perlindungan khusus.
Murah,Aman dan terpeliraha
Fungsi Arsip dalam Sistem
Pemberkasan

PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS DAN

FUNGSI ORGANISASI
PENUNJANG KEGIATAN OPERASIONAL
SEBAGAI BAHAN PEMBUKTIAN.
SEBAGAI PERTANGGUNG JAWABAN DLM
SUATU KEGIATAN
Prosedur Pemberkasan
PEMERIKSAAN (INSPEKTING)
Dilakukan untuk mengetahui apakah suatu berkas
surat sudah siap untuk disimpan.
PENENTUAN INDEKS (INDEXING)
Suatu sarana penemuan kembali surat dengan cara
mengindentifikasi surat melalui penunjukan suatu
tanda pengenal yang dapat membedakan surat
tersebut
CODING / PEMBERIAN KODE (CODING)
Pengkodean dilakukan sesuai dengan klasifikasi
arsip kode tersebut ditulis pada atas, /sudut kanan
berkas surat
 TUNJUK SILANG (CROSS REFERENCE)
Suatu alat untuk melengkapi indeks dalam menampung
penamaan dan peristilahan lain yang punya arti yang
sama/mempunyai hubungan atau saling berhubungan.
PENYORTIRAN (SORTING)
Kegiatan ini dilakukan pada saat berkas surat dimasukkan
dalam folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan
berkas di tempat penyimpanannya.
PELABELAN (Labeling)
Suatu kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab
folder
PENYIMPANAN ARSIP (FILING)
Penyimpanan berkas surat terdiri dari filing
kabinet,guide/sekat dan folder.
Jenis utama pemberkasan arsip
BERDASARKAN SISTEM ALPHABETIS
Pemberkasan berdasarkan abjad merupakan sistem yang
sederhana & mudah (nama krn mudah diingat) mis:
kantor pengacara, rumah sakit, arsip pegawai
BERDASARKAN SISTEM NUMERIC
Cara penyimpanan arsip dgn menggunakan nomor /
angka sbg kode dari lokasi,nama orang,/identitas
lain (rahasia) mis;arsip bank, asuransi, telkom
ALPHANUMERIC / SISTEM GABUNGAN
Metode pemberkasan ini menggunakan huruf dan angka
metode ini banyak digunakan di instansi pemerintah
Sistem subyek/masalah :
Pemberkasan disimpan menurut
permasalahannya
PENERAPAN
• Data
• Pelaksanaan
• Kegiatan
• Informasi
• Topik pembicaraan
PEMILIHAN KATA :
• Singkat,Jelas,dan mewakili arsipnya.
• Hanya memiliki satu pengertian.
• Jangan double, tumpang tindih dengan
sebelumnya
Sistem subyek/masalah :
KEUNTUNGAN :
• Menghemat waktu dalam rangka penemuan
kembali, karena subyek itu telah di kelompok-
kelompokan.
• File subyek mudah di kembangkan sesuai
dengan berkembangnya sub-sub subyek.
• Mudah di lakukan penyusutan.
 SistemMasalah/Perihal
(Subject Filing
Sistem System) dengan satu
Abjad/Alphabetical submasalah)
Filing System
 Sistem Nomor Sistem
(Nummerical Filing Tanggal/urutan waktu
System) (Chronological Filing
System

Sistem Wilayah/Daerah
(Regional/Geographical
Filing System)
Pemberkasan berhasil bila
didukung oleh :

kelengkapan & jenis arsip itu sendiri

pengorganisasian (sentralisasi,
desentralisasi, gabungan)
perencanaan ruang / tempat
sumber daya manusia
prosedur peminjam
prosedur penemuan kembali
Penemuan Kembali
Arsip

SUATU PROSES MENEMUKAN

KEMBALI ARSIP YANG TELAH
DISIMPAN DI DALAM FILING
KABINET / RAK FILE
PELAKSANAAN PEMBERKASAN YANG
BAIK AKAN MEMBERIKAN NILAI TAMBAH
DALAM PENDAYAGUNAAN INFORMASI
ARSIP YANG DISIMPAN , SEHINGGA
BENAR BENAR DAPAT MEMBERIKAN
DUKUNGAN YANG MAKSIMAL UNTUK
KELANCARAN KEGIATAN ORGANISASI.
Penataan Arsip Aktif dalam
Filling Cabinet
 SISTEM TATA KEARSIPAN

Penataan Fisik Penataan Arsip Peta di

Arsip/Dokumen pada dalam Almari Peta
Filling Kabinet
PENYUSUTAN
ARSIP
Tujuan
Penyusutan

Mengurangi arsip yang tidak

mempunyai nilai guna
Memudahkan penemuan arsip yang
informasinya diperlukan
Mendayagunakan arsip sebagai
berkas kerja
Efisiensi sarana dan prasarana
Menyelamatkan arsip yang bernilai
guna permanen
Ketentuan Umum dalam
Penyusutan Arsip
SETIAP PENYUSUTAN DILAKSANAKAN
SETELAH RETENSI ARSIP BERAKHIR
PEMUSNAHAN ARSIP HARUS
DILAKSANAKAN SAMPAI FISIK DAN
INFORMASI ARSIP TIDAK DAPAT
DIKENALI LAGI
PEMINDAHAN, PEMUSNAHAN DAN
PENYERAHAN ARSIP HARUS DIBUAT
DAFTAR ARSIP
Fungsi Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Sebagai pedoman penyusutan.
Sebagai sarana pengendalian &
menjaga keseimbangan dalam
pengelolaan arsip secara efisien.
Memperlancar peredaran siklus arsip
sejak penciptaan hingga penyusutan.
Sebagai daftar untuk mengetahui jenis
arsip yang ada dalam organisasi.
Penilaian Arsip
PENGERTIAN :
Proses penentuan nilai guna & jangka simpan arsip
serta penentuan nasib akhir, apakah dimusnahkan atau
diserahkan ke ANRI sebagai arsip statis.

TUJUAN PENILAIAN NILAI GUNA ARSIP :

: Nilai Guna Primer
Menentukan arsip yang 1.a. Nilai guna Administrasi
dimusnahkan. 1.b. Nilai guna Hukum
Menentukan arsip yang 1.c. Nilai guna Keuangan
disimpan. 1.d. Nilai guna Ilmiah dan
Menentukan arsip yang Teknologi
diserahkan ke ANRI. Nilai Guna Sekunder
2.a. Nilai guna kebuktian
2.b. Nilai guna Informasional
Keadaan Arsip Sebelum Ditata
 Pemindahan Arsip In Aktif

Dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan II Record

Center (SKPD)
Tujuannya : Efisiensi penggunaan ruang, biaya
pengelolaan

Dari Unit Kearsipan II ke Unit

Kearsipan I
Tujuannya : Menyatukan informasi
arsip itu sendiri
 Pemusnahan Arsip

Menghancurkan /
Memindahkan Fisik Memiliki resiko
dan Informasi arsip
sehingga tidak dapat
hukum yang
di kenali lagi sangat tinggi
Penyerahan Arsip Ke LEMBAGA
KEARSIPAN

Arsip yang
bernilai guna
sekunder / statis
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
MELIPUTI

a. b. Pemilahan
Akuisisi Arsip

c. d.
Pendiskripsian Penyelamatan
Arsip
 d.
Penggunaan

e. Penataan dan Perawatan

Arsip Yang
Tertata
Arsip in Aktif dan Arsip
Statis
Sanksi Administratif
Teguran tertulis
Penundaan kenaikan gaji berkala
untuk paling lama 1 tahun
Penundaan kenaikan pangkat untuk
paling lama 1 tahun
Penurunan gaji paling lama 1 tahun
Penurunan pangkat
Pembebasan dari jabatan
Sanksi Pidana
Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk
kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak
pidana penjara 5 TH / 250jt
Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang
tidak berhak/pidana penjara 3th,atau denda sebesar 125 jt
Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip negara yang terjaga./1 TH, atau denda
sebesar 25 JT
Sengaja tidak memberkaskan dan pelaporan/10 TH,500 JT
Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup/5TH,250JT
Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur(10Th,500 JT)
Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga di luar yang
ditentukan (10 TH, 500 JT)
Tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang
dibiayai dengan anggaran negara( 5 TH / 250 JT )

77
Penataan Arsip di Negara
Maju

Ruang Kepala Arsip Ruang Layanan Arsip Ruang Pamer Arsip

Malaysia Malaysia Malaysia

Ruang Baca Arsip Ruang Display Arsip Ruang Preservasi Arsip

Malaysia Malaysia Malaysia
PENTINGNYA
ARSIP
&
PENGELOLAAN
ARSIP
Pentingnya Arsip
“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata,
dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa
alat.. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan,
handal & abadi, yang memberikan kesaksian terhadap
keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan & kejayaan
bangsa.”

Ricardo J. Alfaro,
Penjabat Presiden
Panama
16 Januari 1931 – 5 Juni
1932
Pentingnya Arsip
"Dari semua aset yang dimiliki negara, arsiplah aset
yang paling berharga. Arsip merupakan warisan
nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara & dilestarikan. Tingkat peradaban suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan & pelestarian
terhadap arsipnya."

Sir Arthur G. Doughty, Sir Arthur G. Doughty

Tokoh Pendorong
Penciptaan Arsip
Kanada, 1924 )

Dini S.
Pentingnya Arsip
“Salah satu tantangan karena kita membangun dan
memperluas demokrasi adalah kebutuhan untuk
memastikan bahwa generasi penerus kita tahu dari
mana mereka berasal, apa yang telah kita lakukan
untuk mematahkan belenggu penindasan, serta
bagaimana kita telah melakukan perjalanan untuk
kebebasan dan martabat bagi semua. ...Inilah manfaat
arsip”.

Nelson Mandela, 2009

Presiden Afrika Selatan
27 April 1994 – 14 Juni 1999
Pentingnya Pengelolaan Arsip
“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat
tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat
menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, dan apabila
berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-
mata2 karena tidak disadari nilai dokumen2 negara tersebut
oleh sementara pedjabat, maka tentu pemerintah akan
menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang
dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2 nja memberi
pelajanan kepada rakjat sebagai pemerintah yang baik.”

Soeharto,
Presiden Republik Indonesia
Pada “Seminar Tropical Archivologi”,1969