KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN FAKTOR BELUM TERLAKSANANYA PEMUSNAHAN

BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SULAA TAHUN 2023

DI SUSUN OLEH :

SURIANI PBB200054
M20B

PRODI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN KESEHATAN

POLITEKNIK BAUBAU

2023

i
 TINJAUAN FAKTOR BELUM TERLAKSANANYA PEMUSNAHAN
BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SULAA TAHUN 2023

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan dan memperoleh gelar Ahli Madya Rekam Medis
Dan Informasi Kesehatan

OLEH :

SURIANI
PBB200054

PRODI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN KESEHATAN

POLITEKNIK BAUBAU

2023

ii
 PERNYATAAN KARYA TULIS ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini adalah mahasiswa Program Studi D3

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Baubau :

Nama : SURIANI
NIM : PBB200054
Alamat : Desa Madongka, Kecamatan Lakudo, Kabupaten Buton Tengah

Dengan ini saya menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah dengan judul “ Tinjauan

Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas

Sulaa Tahun 2023” ini adalah hasil karya saya sendiri dengan arahan dari komisi

pembimbing dan penguji, tidak mengandung plagiat dan semua sumber baik yang

dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan mengikuti tata cara dan etika

penulisan karya ilmiah yang benar. Segala sesuatu yang berkaitan dengan

pelanggaran seperti yang dinyatakan di atas, sepenuhnya menjadi tanggung jawab

penulis. Apabila dikemudian hari terbukti bahwa Sebagian atau seluruh dari Karya

Tulis Ilmiah ini tidak asli/plagiat, maka Karya Tulis Ilmiah ini akan dinyatakan

batal dan gelar yang telah saya sandang bersedia untuk dicabut

Baubau, 27 September 2023

Penulis,

SURIANI
PBB200054

iii
 ABSTRAK

SURIANI : TINJAUAN FAKTOR BELUM TERLAKSANANYA

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SULAA
TAHUN 2023

Pembimbing : Wa Ode Sitti Budiaty, S.KM.,MM dan Niska Salsiani Sinta,

S.KM.,M.Kes

Permenkes Tahun 2008 Bab VI Pasal 9 Ayat (1) Rekam Medis Pada Sarana
Pelayanan Kesehatan Non Rumah Sakit Wajib Di Simpan Sekurang-Kurangnya
Untuk Jangka Waktu Dua Tahun Terhitung Dari Tanggal Terakhir Pasien Berobat.
Berdasarkan Observasi Awal Puskesmas Sulaa Belum Pernah Melakukan
Pemusnahan Sejak Berdirinya Puskesmas Sulaa Pada Tahun 2012 Sedangkan
Untuk SOP Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sulaa Sudah Ada.
Peneliti Ini Bertujuan Untuk Mengetahui Faktor Penyebab Belum Terlaksananya
Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sulaa. Diketahui Alasan Belum
Dilakukan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmass Sulaa Disebabkan
Oleh Petugas Kurang Mengetahui Tentang Masa Penyimpanan Berkas Rekam
Medis Terkhususnya Tentang Pemusnahan Berkas Rekam Medis Dan Alkosi Dana
Untuk Melakukan Pemusnahan Belum Tersedia Akan Tetapi Di Puskesmas Sulaa
Sudah Memiliki SOP Pemusnaha. Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan
Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sulaa Di Lihat Berdasarkan 5M Akan Tetapi
Yang Di Temukan Hanya 3M Yaitu Manusia/Petugas (Man), Cara (Method),
Bahan (Material). Untuk Faktor Man Yaitu Kualifikasi Petugas Ada 5 Akan Tetapi
Di Latar Belakangi Dengan Jurusan Kebidanan Dan Jurursan Keperawatan
(Belum Memiliki Petugas Jurusan Rekam Medis). Sedangkan Untuk Faktor
Methode Petugas Kurang Mengetahui Jangka Waktu Penyimpanan Berkas Rekam
Medis Puskesmas Sulaa Juga Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip Akan Tetapi
Puskesmas Sulaa Sudah Pernah Melakukan Pemilahan Berkas Rekam Medis Pada
Tahun 2020 Dan Belum Mengetahui Prosedur Pelaksanaan Proses Pemusnahan
Berkas Rekam Medis Inaktif. Dan Untuk Faktor Matherial Puskesmas Hanya
Memiliki 1 Rak Penyimpanan Saja Akan Tetapi Ada Beberapa Berkas Rekam
Medis Yang Di Simpan Di Lantai Disebabkan Oleh Kurangnya Bahan (Rak
Penyimpanan) Yang Di Sebabkan Oleh Kurangnya Dana.

Kata kunci : pemusnahan, rekam medis

iv
 ABSTRACT

SURIANI: REVIEW OF FACTORS IN THE YET IMPLEMENTED

DESTRUCTION OF MEDICAL RECORD FILES AT THE SULAA
HEALTH CENTER IN 2023

Supervisors: Wa Ode Sitti Budiaty, S.KM., MM and Niska Salsiani Sinta, S.KM.,
M.Kes

Minister of Health Regulation of 2008 Chapter VI Article 9 Paragraph (1)

Medical records at non-hospital health service facilities must be kept for at least
two years starting from the last date the patient received treatment. Based on
initial observations, the Sulaa Health Center has never carried out any destruction
since the Sulaa Health Center was established in 2012, while the SOP for the
destruction of medical record files at the Sulaa Health Center already exists. This
researcher aims to find out the factors causing the destruction of medical record
files at the Sulaa Community Health Center. It is known that the reason why
medical record files have not yet been destroyed at the Sulaa Community Health
Center is due to the staff not knowing enough about the storage period for medical
record files, especially regarding the destruction of medical record files and funds
for the destruction are not yet available, but the Sulaa Community Health Center
already has an SOP for destruction. Factors that have not yet implemented the
destruction of medical record files at the Sulaa Community Health Center were
looked at based on 5M but only 3M were found, namely Humans/Employees
(Man), Methods (Method), Materials (Material). For the Man Factor, namely the
qualifications of the officers, there are 5 but in the background they are the
Midwifery Department and the Nursing Department (Do not yet have Medical
Records Department Officers). Meanwhile, regarding the method factor, officers
do not know the storage period for medical record files at the Sulaa Community
Health Center. They also do not yet have a record retention schedule, however,
the Sulaa Community Health Center has already carried out sorting of medical
record files in 2020 and does not yet know the procedure for implementing the
process of destroying inactive medical record files. And for material factors, the
Community Health Center only has 1 storage shelf, but there are several medical
record files that are stored on the floor due to a lack of materials (storage shelves)
which is caused by a lack of funds.

Key words: destruction, medical records

v
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur atas kehadirat Allah SWT yang terlah memberikan Rahmat

dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis

Ilmiah yang berjudul "Tinjauan Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan Berkas

Rekam Medis di Puskesmas Sulaa Tahun 2023” dengan baik guna memenuhi

salah satu tugas yang menjadi persyaratan dalam menyelesaikan Pendidikan pada

D3 Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Penyusunan Karya Tulis

Ilmiah ini memerlukan waktu dan pikiran yang cukup mendalam, Penulis

menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, maka Karya Tulis Ilmiah ini

tidak dapat diselesaikan. Untuk itu ucapan yang tidak terhingga kepada bapak

saya La Ando dan Ibu Wa Saifa, kakak dan adik saya serta keluarga yang telah

memberikan dukungan moral dan material, doa yang tulus serta kasih sayang yang

tiada hentinya sehingga penulis bisa sampai dalam tahap ini.

Untuk itu rasa terima kasih yang tidak terhingga juga penulis sampaikan kepada:

1. Ibu Wa Ode Sitti Budiaty, S.KM.,MM, selaku dosen pembimbing satu yang

saya hormati dan banggakan, yang selalu memberikan dukungan, masukan

serta kesempatan dalam membimbing saya dalam penyusunan Karya Tulis

Ilmiah ini.

2. Ibu niska salsiani sinta, selaku dosen pembimbing dua yang saya hormati

dan saya banggakan, yang selalu membirkan saya masukan serta meluangkan

waktunya dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

vi
3. Bapak Dian Budi Santoso, S.KM., M.P.H selaku dosen penguji yang telah

memberikan saran dan kritikan yang membangun dalam penulisan Krya Tulis

Ilmiah ini

4. Bapak Dr. Mariyanto Nur Shamsul, S.KM., M.Kes selaku dosen

pembimbing akademik yang selalu memberikan masukan dan support selama

masa perkuliahan.

5. Bapak Dr. Ruslan Halifu, S.KM., M. Kes. Selaku ketua jurusan Kesehatan

Politeknik Baubau yang telah memberikan dukungan kepada kami dalam

melaksanakan penelitian ini

6. Bapak Asriadi, S.KM., M.Kes selaku Direktur Politeknik Baubau yang telah

memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan penyusunan Karya

Tulis Ilmiah dan penelitian ini.

7. Ibu Niska Salsiani Sinta, S.KM., M.Kes selaku Koordinator Program studi

D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

8. Bapak dan ibu dosen staf Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang

telah banyak membantu dan membimbing dalam penyusunan Karya Tulis

Ilmiah

9. Dosen-dosen Universitas Gadjah Mada yang telah banyak membantu dan

memberi masukan dalam penyusunan dan penelitian Karya Tulis Ilmiah

10. sahabatku Lailah Nur Fitriyah Sakina, Winda Kumala Sari, dan teman-

teman lainnya yang selalu memberikan dukungan dan masukkan kepada saya

dan selalu mendengarkan keluh kesah dalam proses pembuatak proposal

sampai tahap penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini

vii
11. Pihak lain yang tidak bisa di sebutkan satu persatu yang telah ikut peran

secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah

sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

Penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah yang penulis buat

masih jauh dari yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan

bahkan kesalahan yang terdapat dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini dari

segi isi maupun penulisannya. Dalam hal ini penulis menerima kritik dan

saran yang sifatnya membangun dalam Menyusun Karya Tulis Ilmiah ini,

sehingga dapat menjadi Karya Tulis Ilmiah yang baik dan dapat digunakan

pada masa yang akan datang.

Baubau, 28 September 2023

penulis

viii
 DAFTAR ISI

Hal.
BAB I..........................................................................................................................2
PENDAHULUAN.......................................................................................................2
A. Latar Belakang............................................................................................................2
B. Rumusan Masalah......................................................................................................6
C. Tujuan Penelitian........................................................................................................6
D. Manfaat Penelitian......................................................................................................7
E. Keaslian Penelitian......................................................................................................7
BAB II.......................................................................................................................10
TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................10
A. Tinjauan Teroritis.....................................................................................................10
1. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis....................................................10
2. Tinjauan Umum Tentang Retensi Rekam Medis.......................................15
3. Tinjauan Umum Kearsipan Data Jadwal Retensi.....................................16
4. Tinjauan Umum Penyusutan Berkas Rekam Medis..................................17
5. Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis..........................................20
B. Kerangka Teori.........................................................................................................21
C. Kerangka Konsep......................................................................................................21
D. Pertanyaan penelitian...............................................................................................22
E. Defenisi Operasional.................................................................................................23
BAB III.....................................................................................................................25
METODE PENELITIAN.........................................................................................25
A. Jenis dan Rancangan Penelitian..............................................................................25
B. Subjek dan Objek.....................................................................................................25
C. Tempat dan Waktu Penelitian..................................................................................26
D. Definisi Operasional Variabel..................................................................................26
E. Teknik Pengumpulan Data.......................................................................................27
F. Instrument Penelitian...............................................................................................28
G. Uji Keabsahan Data..................................................................................................28
H. Teknik Analisis Data.................................................................................................29
I. Rencana Pelaksanaan Penelitian.............................................................................31

ix
BAB IV.....................................................................................................................32
HASIL DAN PEMBAHASAN..................................................................................32
A. Deskripsi Umum Tempat Penelitian........................................................................32
B. Hasil penelitian..........................................................................................................35
C. Pembahasan Penelitian.............................................................................................46
BAB V.......................................................................................................................51
PENUTUP................................................................................................................51
A. Kesimpulan................................................................................................................51
B. saran...........................................................................................................................52

x
 DAFTAR TABEL
Hal.
Table 1. Keaslian Data...........................................................................................15
Table 2. Jadwal Retensi..........................................................................................25
Table 3. Jumlah Kependukan Wilayah Kerja Puskesmas Sulaa Tahun 2022.........42
Table 4. jumlah suber daya manusia (SDM) tenaga Kesehatan di puskesmas sulaa
................................................................................................................................44
Table 5. Hasil Pengamatan Terkait Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Dipuskesmas Sulaa................................................................................................51
Table 6. Hasil Pengamatan Terkait Pemilahan Berkas Rekam Medis Dipuskesmas
Sulaa.......................................................................................................................53

xi
 DAFTAR GAMBAR
Hal.
Gambar 1. kerangka teori (RIJAL, 2021)..............................................................30
Gambar 2. kerangka konsep (RIJAL, 2021)..........................................................31
Gambar 3. Puskesmas Sulaa..................................................................................42
Gambar 4. berkas rekam medis tahun 2018...........................................................53
Gambar 5. Rak Penyimpanan BRM Dipuskesmas Sulaa......................................55

xii
 DAFTAR LAMBANG DAN SINGKATAN

Lambang/Singkatan Arti dan Keterangan

D3 Diploma Tiga
BRM Berkas Rekam Medis
PERMENKES Peraturan Menteri Kesehatan
Et al Dan kawan-kawan
PKM Puskesmas
% Persen
RI Republik Indonesia
MENKES Menteri Kesehatan
No Nomor
SOP Stanadr Operasional Prosedur
/ Atau

xiii
 DAFTAR LAMPIRAN
No.Lampiran
1. Biodata peneliti
2. Lembar Persetujuan Karya Tulis Ilmiah
3. Lembar Keaslian Penelitian
4. Surat izin mengambil data awal
5.Lembar Pengesahan
6. Surat Izin Penelitian
7. Surat Keterangan Selesai Penelitian
8. Chek List Observasi
9. Lembar Persetujuan Informan
10.Berkas Rekam Medis Pasien Tahun 2018
11.Pedoman Wawancara
12.Dokumentasi Penelitian
13.rencana pelaksanaanpenelitin

xiv
xv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan

Masyarakat dan Upaya kesehatan perseorangan tingkat utama, dengan

lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjannya

(kemenkes 2019). Agar pelayanan kesehatan dapat mencapai tujuan yang

diinginkan maka pelayanan harus tersedia dan berkesinambungan, dapat

di terima mudah di jangkau serta bermutu. Seluruh proses pelayanan

kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan pelayanan

kesehatan akan berjalan baik apabila didukung dengan pelayanan yang

baik pula, salah satu jenis pelayanan kesehatan adalah pelayanan rekam

medis (sulistian, 2022).

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggaraakan Upaya kesehatan Masyarakat dan Upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan Upaya

promotive dan preventif di wilayah kerjannya. Dalam menajaga pelayanan

salah satu aspek penting dalam penyelenggaraan rekam medis di

puskesmas adalah penyimpanan berkas rekam medis (oktavio Firdaus

Efendi, 2022).

Permenkes 43 tahun 2019 tentang puskesmas dijelaskan bahwa

upaya Kesehatan masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk

memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan

1
menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sarana kelurga,

kelompok, dan masyarakat. Sedangkan upaya Kesehatan perseorangan

(UKP) adalah suatu kegiatan dan/atau serangkaian kegiatan pelayanan

kesehatan yang di tunjukan untuk peningkatan, pencegah, penyembuhan

penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit dan memulihkan

kesehatan perseorangan.

Fungsi pokok puskesmas, yaitu sebagai pusat pembangunan

Kesehatan masyarakat di wilayahnya. Membina peran serta masyarakat di

wilayah kerjanya dalam rangka meningkatkan kemampuan untuk hidup

sehat. Memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu

kepada masyarakat di wilayah kerjanya. Selain itu puskesmas mempunyai

tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan

pembangunan Kesehatan, puskesmas mengintegrasikan program yang

dilaksanakan dengan bantuan keluarga. Pendekatan keluarga merupakan

salah satu cara puskesmas mengintegrasikan program untuk meningkatkan

jangkauan sasaran dan mendapatkan akses pelayanan kesehatan di wilayah

kerjanya dengan mendatangi keluarga. (Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2019 Tentang Puskesmas). Agar

pelayanan Kesehatan dapat mencapai tujuan yang diinginkan maka

pelayanan harus tersedia dan berkesinambungan, dapat diterima, mudah

dijangkau serta bermutu. Seluruh proses pelayanan kesehatan akan

berjalan dengan baik apabila didukung dengan pelayanan yang baik pula,

2
salah satu jenis pelayanan kesehatan adalah pelayanan rekam medis

(Sheila Maria Belgis Putri Affiza, 2022).

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, Tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (kemenkes, 2008).

Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam sebuah

pelayanan Kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber

informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala

Tindakan pengobatan yang diberikan keapada pasien. Oleh karena itu,

berkas rekam medis wajib disimpan dengan kurun waktu tertentu(Article

Text., n.d.).

Rekam medis adalah salah satu catatan pasien tertulis yang merupakan

golongan arsip vital dalam laporan. Arsip vital merupakan suatu berkas

yang keberadaanya tidak dapat dirubah, dan tidak dibuat ulang apalagi

terjadi kerusakan atau hilang dan sering dibuat arsip kelas satu. Rekam

medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan,

Tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dan

rekam medis elektronik yang diperuntukan bagi penyelenggara rekam

medis (Dzulhidayat, 2022).

Untuk mewujudkan tertib administrasi pelaksanaan rekam medis

dilakukan dengan pengelolaan penyimpanan, dan penyediaan

penyimpanan di ruang filing, sebelum dilakukan penyusutan rekam medis

(retensi) sesuai dengan ketentuan dan kebijakan di ambil oleh puskesmas.

3
Berkas rekam medis penyusutan untuk memisahkan berkas rekam medis

yang aktif dan inaktif disimpan lagi sesuai dengan bejikan puskesmas

setelah itu baru dilakukan proses pemusnahan (RIJAL, 2021).

Rekam medis tidak selamanya di simpan di rak penyimpanan

karena jumlah rekam medis di puskesmas terus bertambah sehingga ruang

penyimpanan akan penuh dan tidak memadai untuk penyimpanan rekam

medis yang baru

Pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancur secara fisik

arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunannya rendah

(Monika Novrianensi, 2022).

Pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara

arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi. Penghancur harus dilakukan

secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang

sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses retensi

dan pemusnahan merupakan bagian penting untuk mewujudkan sistem

pengelolaan berkas rekam medis yang baik dan benar guna menunjang

efektifitas pelayanan pada pasien (oktavia, 2020 (FT et al., 2018).

Retensi rekam medis adalah kegiatan pemindahan file, rekam

medis aktif ke inaktif, dimana file tersebut disortir satu-persatu untuk

mengetahui formulir yang memiliki nilai guna yang dapat digunakan

untuk keperluan puskesmas dalam penelitian atau pendidikan, dan tidak

memiliki nilai guna dapat dipindah tempatkan ke bagian pemusnahan.

4
Tujuannya sebagai acuan penerapan Langkah-langkah bagi petugas untuk

melakukan penyusutan berkas rekam medis.

Retensi atau penyusutan merupakan proses pemindahan berkas

rekam medis dari rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.

Sedangkan pemusnahan merupakan suatu proses kegiatan penghancuran

secara fisik arsip yang harus dilakukan secara keseluruhan yaitu dengan

cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat

lagi dikenal baik isi maupun bentuknya (Amin Mahbub, 2019).

Berdasarkan penelitian terdahulu weny Wahida s tentang analisis

faktor penyebab belum terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas

rekam medis di puskesmas sukabumi kota probolinggo di temukan

bahwasanya di puskesmas tersebut belum pernah dilaksanakanya retensi

dan pemusnahan di karenakan terbatasnya ruang penyimpanan aktif yang

hanya terdiri dari satu ruang kecil. Terdapat 10 rak penyimpanan di ruang

filing dan dalam 1 rak penyimpanan terdapat 2.847 berkas rekam medis

pasien. Seharusnya 1359 dari berkas tersebut perlu dipindahkan dari rak

penyimpanan aktif ke inaktif untuk proses retensi tetapi belum di lakukan

retensi. Dampak dari belum terlaksananya retensi dan pemusnahan maka

akan terjadi penumpukan berkas rekam medis pada rak penyimpanan.

Berdasarkan hasil pengamatan saat kunjungan pengambilan survei

awal di puskesmas sulaa ruang penyimpanan berkas rekam medis berada

satu ruangan dengan pendaftaran rawat jalan yang mana berkas rekam

medis di simpan di rak terbuka yang terdiri dari satu rak penyimpanan

5
 saja. Ada beberapa berkas rekam medis yang di simpan dilantai di

karenakan bahan (rak penyimpanan) sudah tidak memadai atau tidak

cukup Sejak berdirinya puskesmas sulaa pada tahun 2012 hingga saat ini

belum melakukan penyusutan serta pemusnahan berkas rekam medis

karena keterbatasan petugas dari ahli bidang rekam medis. selain itu

puskesmas sulaa pernah melakukan pemilahan berkas rekam medis pada

tahun 2020 akan tetapi berkas rekam medis yang sudah inaktif masih di

satukan dengan rak penyimpanan aktif dan belum memiliki jadwal arsip

retensi akan tetapi untuk SOP pemusnahan sudah ada.

Berdasarkan hal tersebut, maka penulis tertarik membuat penelitian

dengan judul “Tinjauan Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan

Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sulaa Tahun 2023”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas yang telah di uraikan, maka rumusan

masalah pada penelitian adalah bagaimana Tinjauan Faktor Belum

Terlaksananya Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas

Sulaa.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan umum

Untuk mengetahui faktor belum terlaksananya pemusnahan berkas

rekam medis di puskesmas sulaa.

2. Tujuan khusus

6
 1. Untuk mendeskripsikan belum terlaksananya pemusnahan berkas

rekam medis di puskesmas sulaa

2. Untuk Mengetahui faktor belum terlaksananya pemusnahan berkas

rekam medis di puskesmas sulaa berdasarkan 5M (Man, Money,

Methods, Materials, Mechine).

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi puskesmas

Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan

pemusnahan (retensi) di puskesmas guna meningkatkan mutu rekam

medis di puskesmas.

2. Bagi institusi

Dapat digunakan sebagai bahan literature bagi mahasiswa yang akan

melakukan penelitian.

3. Bagi mahasiswa

Dapat digunakan sebagai bahan referensi dan pembelajaran dalam

menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

E. Keaslian Penelitian

Berdasarkan pengamatan mengenai penelitian tentang tinjauan

pelaksanaan penyimpanan berkas medis didapatkan penelitian yang

hampir sama sebagai berikut:

Table 1. Keaslian Data

No Nama Tahu Judul Persamaan Perbedaan

n Penelitian
1. Weny 2022 Analisis Meneliti tentang Penelitian ini

7
 Wahida faktor faktor penyebab dilakukan pada
sulistian penyebab belum tahun 2022
belum terlaksananya sedangka penelitit
terlaksananya pemusnahan pada tahun 2023
retensi dan berkas rekam
pemusnahan medis
berkas rekam
medis di
puskesmas
sukabumi
kota
probolinggo
2. Monika 2022 Analisis Tujuan peneliti Penelitian ini
novrianens faktor-faktor untuk dilaksanakan di
i, belum diketahuinya puseksmas kota baru
arnawilis terlaksananya faktor-faktor kecamatan keringtang
pemusnahan belum kabupaten Indragiri
berkas rekam terlaksananya hilir sedangkan
medis inaktif pemusnahan peneliti di puskesmas
di puskesmas berkas rekam sulaa kota baubau
kota baru medis inaktif
kecamatan
keringtang
kabupaten
Indragiri hilir
3. Maisharoh 2020 Analisis Membahas Pada jurnal menelitit
, dian sari, pelaksanaan tentang tentang analisis
esa fatira pemusnahan pelaksanaan pelaksanaan
dokumen pemusnahan pemusnahan dokumen
rekam medis berkas rekam medis inaktif
inaktif di sedangkan peneliti
sarana tinjauan faktor belum
pelayanan terlaksananya
Kesehatan pemusnahan berkas
rekam medis
4. Avid 2022 Keterlambata Menelitit Pada jurnal meneliti
Wijaya, n tentang membahas tentang
Fatimah pelaksanaan keterlambatan keterlambatan
azzahro retensi pelaksaaan pelaksanaan retensi
nur dokumen retensi dokumen rekam medis
firdausiya rekam medis sedangkan penelitit
h, prima di rumah membahas faktor-
soultoni sakit faktor belum
akbar terlaksananya
pemusnahan dan
tempat yang beda

8
5. Felia 2020 Pelaksanaan Membahas Pada jurnal meneliti
aning penyusutan tentang bertujuan mengetahui
Jayanti, dalam penyusustan
pelaksanaan
joni pengelolaan berkas rekam
penyusutan dalam
herman arsip rekam medis di
pengelolaan arsip
medis di puskesmas rekam medis
puskesmas sedangkan peneliti
mensiku bertujuan mengetahui
sintang faktor belum
terlaksananya
pemusanahan berkas
rekam medis tahun
dan tempat
pelaksanaanya juga
berbeda
6. Oktavio 2022 Tinjauan Sama-sama Pada jurnal meneliti
Firdaus faktor membahas mengambil data di
efendi, penghambat tentang faktor puskesmas bojonegoro
intan pemusnahan penghambat dan pada tahun 2022
rakjma rekam medis pemusnahan sedangkan penelitit
kinanti, di puskesmas berkas rekam mengambil data di
tegar bojonegoro medis puskesmas sulaa pada
wahyu tahun 2023
yudha
pratama
7. Marsum, 2018 Tinjauan Membahas Pada jurnal meneliti
adhani keterlambata tentang tempatnya di rumah
windari, n retensi keterlambatan sakit sedangkan
subinarto, dokumen retensi penelitit di puskesmas
nurtian rekam medis
fetia di RSUD
Chandra DR.soediran
dewi mangun
sumarso
kabupaten
wonogiri
8. Hannum 2022 Tinjauan Meneliti tentang Pada jurnal meneliti
milla pelaksanaan penyusutan meninjau pelaksanaan
kurnia, penyusutan berkas rekam penyusustan rekam
laela rekam medis medis inaktif medis inaktif di rumah
indawati, inaktif di sakit pada tahun 2022
nanda aula rumah sakit sedangkan peneliti
Rumana, islam Jakarta meninjau faktor belum
siswati cempaka terlaksannya
putih tahun pemusnahan berkas
2021 rekam medis di

9
 puskesmas pada tahun
2023
9. Rijal 2021 Tinjauan Membahas Peneliti dari peneliti
pelaksanaan tentang ini menggunakan
penyusutan pelaksanaan metode deskriptif
dan pemusnahan dengan pendekatan
pemusnahan berkas rekam kuantitatif sedangkan
berkas rekam medis di penelitit menggunakan
medis di puskesmas metode kualitatif
puskesmas dengan pendekatan
lowu-lowu deskriptif
10. Nur mila 2021 Tinjauan Meneliti tentang Penelitit pada peneliti
sari pelaksanaan pelaksanaan ini membahas tentang
retensi dan retensi berkas tinjauan pelaksanaan
pemusnahan rekam medis di retensi dan pemusnaha
berkas rekam puskesmas berkas rekam medis
medis rawat rawat jalan di
jalan di puskesmas bukit
puskesmas wolio indah kota bau-
bukit wolio bau pada tahun 2021
indah kota sedangkan penelitit
bau-bau membahas tentang
tinjauan faktor belum
terlaksananya
pemusnahan berkas
rekam medis di
puskesmas sulaa pada
tahun 2023

10
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teroritis

1. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis

a. Pengertian rekam medis

Menurut Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 Rekam medis salah

satu catatan pasien tertulis yang merupakan golongan arsip vital

dalam laporan. Arsip vital merupakan suatu berkas yang

keberadaanya tidak dapat dirubah, dan tidak dibuat ulang apabila

terjadi kerusakan atau hilang dan sering dibuat arsip kelas satu.

Rekam medis adalah dokumen berisikan data identitas pasien,

pemeriksaan, Tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Dan rekam medis elektronik adalah rekam medis

yang dibuat dengan menggunakan system elektronik yang

diperuntukan bagi penyelenggarakan rekam medis. Permenkes

Nomor 24 tahun 2022) (Permenkes, 2022).

b. Tujuan rekam medis

11
 Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam

medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi

rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di

dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

c. Kegunaan rekam medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara

lain:

1. Aspek administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut Tindakan berdasarkan wewenang

dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis

dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2. Aspek medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk

merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada

seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta

meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,

manajemen risiko klinis serta keamanan/keselamatan pasien

dan kendali biaya.

12
3. Aspek hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan keadilan.

Rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan

isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, Tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat dimiliki

oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang0undangan

yang berlaku (UU praktik kedokteran RI No.29 tahun 2004

pasal 46 ayat(1), penjelasan).

4. Aspek keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena

isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keungan. Kaitannya rekam medis dengan aspek

keuangan sangat erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta

tindakan-tindakan apa saja yang diberikan kepada seorang

pasien selama menjalani perawatan di rumah sakit, oleh karena

itu penggunaan sistem teknologi computer didalam proses

penyelenggaraan rekam medis sangat di harapkan sekali untuk

diterapkan pada setiap instasi pelayanan kesehatan.

5. Aspek penelitian

13
 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

6. Aspek pendidkan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai Pendidikan,

karena isinya menyangkut data/informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang

diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat

dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang

profesi Pendidikan kesehatan.

7. Aspek dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,

karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus

didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung

jawaban dan laporan rumah sakit. Perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi informasi dapat diaplikasikan

penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolaan

rekam medis yang cukup efektif dan efisien.

Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat

dilaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta

prosedur yang telah ditetapkan.

d. Isi rekam medis

14
 Isi rekam medis dibagi menjadi 2 bagian menurut konsil

kedokteran Indonesia 2006, yaitu:

1. Catatan, yaitu uraian mengenai identitas pasien, pemeriksaan

pasien, diagnose pengobatan, Tindakan dan pelayanan lain baik.

Dilakukan oleh dokter dan dokter gigi maupun tenaga

Kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.

2. Dokumen, yaitu kelengkapan dari catatan tersebut, seperti foto

rontgen, hasil laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan

kopetensi keilmuannya.

e. Pengelolaan rekam medis

Di dalam pengelolaan rekam medis ada beberapa kegiatan yang

dapat menunjang terlaksananya sistem penyusutan berkas rekam

medis inaktif yaitu terdiri dari:

1. Tenaga rekam medis

Tenaga rekam medis yang cukup, merupakan faktor pendukung

dari pengelolaan rekam medis, karena peningkatan mutu

pelayanan Kesehatan sangat tergantung dari tersedianya data

atau informasi yang akurat, terpercaya dan penyajian yang tepat

waktu. Upaya tersebut hanya dapat dilaksanakan apabila faktor

manusia sebagai pemeran kunci dalam pengelolaan rekam medis

dan informasi disiapkan secara seksama dan lebih professional.

2. Saran dan prasarana

15
 Uang penyimpanan yang memadai yaitu ruangan yang

dilengkapi dengan alat penyimpanan yang baik, penerangan dan

pengaturan suhu ruang yang baik, rak penyimpanan yang sesuai

dengan volume berkas, serta pemeliharaan dan keselamatan

berkas rekam medis dalam penyimpanan.

3. Penyimpanan berkas rekam medis

a. Di simpan ruangan lain.

b. Di simpan di tempat penyimpanan yang disewakan.

c. Di hancurkan sesuai dengan penyusutan arsip rekam medis.

d. Di simpan dalam bentuk microfilm.

e. Di simpan di dalam disk.

4. Persyaratan dari ruang penyimpanan

a. Tersedianya ruang isolasi

b. Pengedalian (suhu dan kelembaban) suhu ruang

penyimpanan berkisar 20C-24C, dengan kelembaban

relative 50%-60%.

c. Penerangan yaitu peraturan masuknya cahaya matahari

untuk sumber perlindungan secara maksimal terhadap sinar

ultraviolet.

2. Tinjauan Umum Tentang Retensi Rekam Medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

(2006). Retensi rekam medis adalah kegiatan pengurangan berkas

rekam medis di rak penyimpanan dengan menentukan jangka

16
 waktu penyimpanan rekam medis seusai dengan nilai kegunaan

masing-masing rekam medis.

Retensi rekam medis adalah kegiatan pemindahan file

rekam medis aktif ke inaktif dimana file tersebut disortir satu-

persatu untuk mengetahui formulis yang memiliki nilai guna yang

bisa digunakan untuk keperluan puskesmas dalam penelitian atau

Pendidikan, dan tidak memiliki nilai guna dapat dipindahkan ke

bagian pemusnahan. Tujunya sebagai acuan untuk penerapan

langkah-langkah bagi petugas untuk melakukan penyusutan berkas

rekam medis.

Berdasarkan SOP, terdapat Langkah-langkah penyusutan

berkas rekam medis sebagai berikut:

a. Petugas memiliki berkas rekam medis yang sudah disimpan

sekurang-kuranganya 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir

berobat di rak penyimpanan.

b. Petugas memindahkan berkas rekam medis aktif ke rak

penyimpanan berkas rekam medis inaktif.

c. Simpan berkas rekam medis inaktif selama 2 tahun, jika setelah

2 tahun pasien tersebut tidak Kembali berobat maka berkas

rekam medis dapat dimusnahkan.

3. Tinjauan Umum Kearsipan Data Jadwal Retensi

Dalam undang-undang kearsipan nomor 34 tahun 2019

tentang kearsipan, jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat

17
JRA adalah suatu daftar sekurang-kurangnya berisi jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi

rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang di

musnahkan, dinilai Kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

arsip.

Jadwal retensi menurut gemala hatta (2008), selain hukum,

peraturan dan standar akreditasi, retensi rekam medis bertanggung

juga pada penggunaanya dalam suatu institusi kesehatan. Sebagai

contoh, sebuah fasilitas yang menyediakan layanan khusus untuk

anak-anak mungkin memiliki kebijakan retensi untuk berbeda

dengan sebuah klinik dokter keluarga. Penentuan jangka waktu

penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap

arsip. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai

keuangan tersebut.

Menurut sunny ummul Firdaus (2008), untuk pertama

kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih

dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis sebagaimana

rincian tersebut:

Table 2. Jadwal Retensi

Keluhan Aktif Aktif Inaktif Inaktif

penyakit rawat rawat rawat rawat
inap jalan inap jalan
Umum 5 tahun 5 tahun 2 tahun 2 tahun
Mata 5 tahun 10 tahun 2 tahun 2 tahun
Jiwa 10 tahun 10 tahun 2 tahun 2 tahun

18
 Orthopedic 10 tahun 10 tahun 2 tahun 2 tahun
Ketergantung 15 tahun 15 tahun 2 tahun 2 tahun
an obat
Jantung 10 tahun 10 tahun 2 tahun 2 tahun
Paru 5 tahun 10 tahun 2 tahun 2 tahun
Anak Menurut Menurut Menurut Menurut
kebutuha kebutuha kebutuha kebutuha
n n n n

4. Tinjauan Umum Penyusutan Berkas Rekam Medis

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2010), pelasanaan

penyusutan berkas rekam medis mempunyai beberapa tahapan,

yaitu dimulai dari pemindahan berkas rekam medis aktif ke berkas

rekam medis tidak aktif, evaluasi berkas rekam medis bernilai guna

dan tidak bernilai guna, berkas rekam medis yang tidak bernilai

guna serta berkas rekam medis rusak/tidak terbaca dimusnahkan.

Sementara itu, untuk berkas rekam medis yang bernilai guna dan

berkas rekam medis tertentu di simpan.

Dalam dirjen yanmed (1995), tata cara penyusutan rekam

medis yaitu:

a. Penyisiran rekam medis

Penyisiran rekam medis yaitu suatu kegiatan pengawasan rutin

terhadap kemungkinan kesalahan letak rekam medis dan

mengembalikannya pada letaknya sesuai dengan sistem

penjajaran yang digunakan. Ketika kegiaatan ini dilakukan,

bersama itu pula dilakukan pencatatan rekam medis yang

sudah saatnya retensi.

19
b. Penyusutan rekam medis

Penyusutan rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan

antara berkas rekam medis yang masi aktif dan inaktif.

Tujuannya adalah untuk mengurangi beban penyimpanan

berkas rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai

guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau

dimusnahkan.

Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing)

secara periodic. Dan dokumentasi yang sudah diretensi harus

disimpan pada ruang terpisah dari berkas rekam medis aktif

dengan menggunakan sesuai tanggal terakhir berobat.

c. Penilaian nilai guna rekam medis

Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan

penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih

perlu diabadikan atau sudah boleh di musnahkan.

Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnahan rekam

medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan

sarana pelayanan kesehatan. Tim pemusnahan mempunyai

tugas membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan

pemusnahan berkas rekam medis dengan memperhatikan nilai

guna sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tim tersebut

terdiri dari:

1. Komite rekam medis sebagai ketua;

20
 2. Petugas rekam medis senior sebagai sekretaris;

3. Anggota seperti unsur tata usaha, perawat senior dan

tenaga lain yang terkait.

d. Pengabadian dan pemusnahan berkas rekam medis

Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna berkas rekam

medis dari berkas rekam medis inaktif, tim pemusnah

kemudian mengabadikan berkas rekam medis yang harus

diabadikan sesuai dengan nilai gunanya. Setelah dilakukan

penilaian terhadap nilai guna, berkas rekam medis kemudian

dimusnahkan. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara

pembakaran, dicacah atau diserahkan pada pihak ketiga.

5. Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Adapun tata cara pemusnahan berkas rekam medis di

puskesmas adalah sebagai berikut:

a. Pembentukan tim pemusnah dari unsur rekam medis dan tata

usaha dengan kepala puskesmas (SK).

b. Tim pembuatan daftar pertelaan arsip. Pelaksanaan

pemusnahan: dibakar dengan menggunakan incinerator atau

dibakar biasa, dicacah, dibuat bubur oleh pihak nomor ke tiga,

disaksikan oleh tim pemusnah.

c. Tim pemusnah membuat acara pemusnahan yang ditanda

tangani oleh ketua dan sekretaris, diketahui kepala puskesmas.

21
 d. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang disimpan yang

asli di puskesmas.

B. Kerangka Teori

Manusia (Man)

Faktor Belum Terlaksananya Uang (Money)

Pemusnahan Berkas Rekam
Bahan (Materials)
Medis Di Puskesmas Sulaa

Mesin (Machhine)

Metode (Methods)

Gambar 1. kerangka teori (RIJAL, 2021)

C. Kerangka Konsep

1. Untuk mendeskripsikan belum terlaksananya

pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas
sulaa.
2. Untuk Mengetahui faktor belum terlaksananya
pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas
sulaa berdasarkan 5M (Man, Money, Methods,
Materials, Mechine).

Output :
Input :
Faktor belum terlaksananya
1. Petugas RM pemusnahan Berkas Rekam
2. Sarana Medis

Gambar 2. kerangka konsep (RIJAL, 2021)

22
D. Pertanyaan penelitian

daftar pertanyaan
1. kapan berdirinya puskesmas sulaa?
2. tahun berapa puskesmas sulaa di gunakan?
3. apakah sudah pernah diadakan renovasi Gedung puskesmas sulaa?
Jika pernah diadakan kapan dan tahun berapa dilakukan renovasi
ulang Gedung puskesmas tersebut?
Aspek 5M
1. Man (Petugas)
1. berapa jumlah petugas yang bekerja pada unit rekam medis baik
yang sesuai dengan keahlian atau yang bukan keahlian (bukan
rekam medis) dan Pendidikan terakhir dalam pelayanan di
puskesmas sulaa?
2. Money (Dana /Anggaran)
1. apa ada anggaran atau dana khusus terkait persiapan
pemusnahan berkas rekam medis?

3. Methods (Metode)
1. apakah sudah ada sop mengenai pemusnahan (retensi) berkas
rekam medis ? kalau iya kenapa masih ada berkas yang belum
dilakukan pemusnahan (retensi) ? jika tidak mengapa belum
diadakan (di buatkan) apa alasanya?

23
 2. Apakah sudah tersedianya jadwal retensi arsip berkas rekam
medis untuk dilakukan penyusutan?
3. Bagaimana dengan alur kegiatan penyusutan?
4. Matherials (Bahan)
1. apakah sudah pernah dilakukan pemilahan berkas rekam medis
aktif dan inaktif ?
2. mengapa belum disediakan rak/ruang penyimpanan berkas
inaktif?
5. Machines (Alat)
1. alat apa yang digunakan untuk dilakukannya pemusnahan berkas
rekam medis?
2. apakah ada mesin penghancur terkait dengan pemusnahan

berkas rekam medis?

E. Defenisi Operasional

1. Manusia (Man)

Tenaga kerja ini meliputi baik tenaga kerja eksklusif maupun

operatif. Dalam kegiatan manajemen faktor manusia adalah yang

paling menentukan. Titik pusat dari manajemen adalah manusia,

sebab manusia membuat tujuan dan dia pulah yang melakukan

proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkannya

itu. Tanpa tenaga kerja tidak aka nada proses kerja. Manajemen

timbul karena adanya orang yang bekerjasama untuk mencapai

tujuan bersama.

2. Uang (Money)

Uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan

disamping faktor manusia yang menjadi unsur paling penting (the

24
 most important tool) dan faktor-faktor lainnya. Dalam dunia

modern yang merupakan faktor penting sebagai alat tukar dan alat

pengukur nilai suatu usaha. Suatu perusahaan yang besar diukur

pula dari jumlah uang berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang

menggunakan uang tidak hanya perusahaan saja, rumah sakit dan

klinik menggunakannya. Terlebih dalam pelaksanaan manajemen

ilmiah, harus ada perhatian yang sungguh-sungguh terhadap

faktor uang karena segala sesuatu diperhatikan secara rasional

yaitu memperhitungkan berapa jumlah tenaga yang harus dibayar,

beberapa alat kesehatan dan bahan habis pakai yang dibutuhkan

yang harus dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai.

3. Mesin (Mechhine)

Dalam setiap organisasi, peranan mesin-mesin sebagai alat

pembantu kerja sangat diperlukan. Mesin dapat meringankan dan

memudahkan dalam melaksanakan pekerjaan. Hanya yang perlu

diingat bahwa penggunaan mesin sangat tergantung pada manusia,

bukan hanya manusia yang tergantung atau bahkan diperbudak

oleh mesin.

4. Metode (Methods)

Caraa untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sangat menentukan hasil

kerja seseorang. Metode ini diperlukan dalam setiap kegiatan

25
 manajemen yaitu dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan dan pengawasan.

5. Material (Materials)

Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat

mencapai tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material

dalam manajemen tidak dapat diabaikan.(“kutipan dari buku

Dasar Organisasi Dan Manajemen Unit Kerja Rekam

Medis”).

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif

dengan rancangan deskriptif. Penelitian kualitatif bertujuan untuk

memahami fenomena partisipan seperti perilaku, persepsi, motivasi,

Tindakan dan lain-lain, sehingga pada penelitian data yang dilakukan

merupakan data kualitatif dengan instrument pengumpulan data

kualitatif (Molcong, 2018). Metode penelitian deskriptif tergolong pada

jenis penelitian berdasarkan tingkat eksplenasi (Sugiyono, 2019).

26
 Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berdasarkan

pada filsafat post positivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi

obyek yang alamiah (Sugiyono. 2013). Tujuan dari penelitian ini adalah

untuk mengetahui faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan

berkas rekam medis di puskesmas sulaa.

B. Subjek dan Objek

1. Subjek penelitian

Subjek atau individu merupakan sumber data yang dapat

memberikan data berupa tanggapan tertulis terhadap survei atau

tanggapan lisan melalui wawancara (Akunto. 2013). Yang akan

menjadi subjek dari penelitian ini yaitu kepala ruagan Petugas rekam

medis dan petugas rekam medis

2. Objek penelitian

Objek penelitian pada hakekatnya adalah topik masalah yang akan di

kaji dalam penelitian (Mukhtazar, 2020). Maka dari itu objek dari

penelitian ini yaitu faktor penyebab belum terlaksananya

pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sulaa.

C. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Lokasi penelitian

Lokasi penelitian dilaksanakan di puskesmas sulaa

2. Waktu penelitian

Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan agustus tahun 2023

D. Definisi Operasional Variabel

27
 Menurut Sugiyono(2015), pengertian defenisi operasional dalam

variable penelitian ialah suatu atribut atau sifat atau nilai dari obyek atau

kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang telah ditetapkan oleh

peneliti untuk di pelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya.

Defenisi operasional dalam penelitian ini yaitu:

1. Retensi berkas rekam medis adalah masa simpan rekam medis di rak

penyimpanan berkas rekam medis aktir rawat jalan berdasarkan

kebijakan di puskesmas sulaa.

2. Penyusutan berkas rekam medis adalah proses pemilahan berkas

rekam medis aktif dan tidak aktif, dimana berkas rekam medis

diurutkan satu persatu untuk mengetahui berkas rekam medis mana

yang memiliki nilai guna.

3. Sarana dan prasarana adalah alat-alat yang mendukung pelaksanaan

retensi dan penyusutan berkas rekam medis di puskesmas sulaa

seperti rak penyimpanan, map, keranjang berkas rekam medis, serta

ruang rekam medis aktif dan inaktif.

E. Teknik Pengumpulan Data

Alat pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan tiga cara,

yaitu:

1. Observasi

Menurut (Sugiyono,2010), Teknik pengumpulan data dengan

observasi digunakan apabila penelitian berkenan dengan perilaku

28
 manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang

diamati tidak terlalu besar.

Jenis observasi yang digunakan pada penelitian ini adalah

menggunakan metode observasi secara langsung di puskesmas sulaa.

Observasi ini ditujukan kepada kepala puskesmas dan kepala

petugas rekam medis.

2. Wawancara

Menurut Esterbeg dalam Sugiyono (2015). Wawancara adalah

pertemuan yang dilakukan oleh dua orang untuk bertukar informasi

maupun suatu ide dengan cara tanya jawab, sehingga dapat

dikerucutkan menjadi sebuah kesimpulan atau makna dalam topik

tertentu.

Metode wawancara yang digunakan dalam penelitian ini adalah

wawancara terstruktur dan mendalam. Menurut Moleong (2005),

wawancara terstruktur adalah wawancara yang pewawancaranya

menetapkan sendiri masalah dan pertanyaan-pertanyaan yang akan

diajukan. Penelitian akan melakukan wawancara mendalam kepada

petugas rekam medis dan kepala petugas rekam medis puskesmas

sulaa dengan menggunakan instrument penelitian berupa pedoman

wawancara yang berisi kurang lebih 5 pertanyaan tiap responden.

Selain itu, penelitian juga akan memanfaatkan handpone sebagai alat

perekem dalam melakukan kegiatan wawancara.

F. Instrument Penelitian

29
 Instrument penelitian pada penelitian ini adalah dengan pedoman

wawancara, pedoman observasi, alat tulis, dan perekam suara

(handpone).

G. Uji Keabsahan Data

Teknik yang di gunakan yakni metode kualitatif untuk menjamin

akurasi dan kredibilitas hasil penelitian yaitu triangulasi. Triangulasi

data adalah menggunakan berbagai data, menggunakan lebih dari satu

teori, menggunakan beberapa metode analisis, dan melibatkan banyak

penelitian.

Alasan menggunakan triangulasi yaitu karena metode

pengumpulan data tidak sempurna dan tidak bisa sepenuhnya sempurna.

Menggunakan triangulasi sangat berguna, tetapi pada saat yang sama

sangat mahal. Dalam banyak penelitian biasanya menggunakan metode

triangulasi dalam arti mereka menggunakan wawancara dan observasi.

H. Teknik Analisis Data

Menurut Sugiyono (2010), yang dimaksud dengan teknik analisis

data adalah proses mencari data, menyusun secara sistematis data yang

diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi

dengan cara mengorganisasikan data kedalam kategori, menjabarkan

kedalam unit-unit, melakukan sintesis, Menyusun ke dalam pola

memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan mebuat

kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang

lain.

30
 Proses analisis data yang digunakan menggunakan model Miles dan

Huberman menurut Sugiyono (2013), sebagai berikut:

1. Reduksi Data (Data Reduction)

Reduksi data adalah merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting, disari tema dan polanya

dan membuang hal yang tidak perlu. Dengan demikian data yang

telah direduksi akan memeberikan gambaran yang lebih jelas, dan

mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.

2. Penyajian Data (Data Display)

Setelah data direduksi selanjutnya mendisplaukan data. Dalam

penelitian kualitatif penyajian data dilakukan dalam bentuk tabel,

grafik, phie chard, pictogram dan sejenisnya. Melalui penyajian data

tersebut, maka data terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan

sehingga akan lebih mudah dipahami.

3. Verifikasi (Verificasion)

Langkah kerja yaitu penarikan kesimpulan dan verifikasi.

Kesimpulan awal yang dikemukakan masih sementara dan akan

berubah bila tidak bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap

pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila kesimpulan yang

dikemukakan pada tahap awal, didukung oleh bukti-bukti yang valid

dan konsisten saat peneliti Kembali ke lapangan mengumpulkan data,

31
 maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan

kredibel.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Tempat Penelitian

Gambar 3. Puskesmas Sulaa

32
 1. Letak geografis

Puskesmas sulaa terletak di kelurahan sulaa yang berada di

kecamatan betoambari wilayah kerja puskesmas sulaa terdiri dari daerah

daratan.

Luas wilayah kerja puskesmas sulaa adalah kurang lebih 46,9 km/kuadrat

dengan batas-batas administrasi sebagai berikut :

a. Sebelah Utara : Berbatasan Dengan Kelurahan Katobengke

b. Sebelah Timur : Berbatasan Dengan Kelurahan Wabarobo

c. Sebelah Selatan : Berbatasan Dengan Desa Lawela Kabupaten Buton

Selatan

d. Sebalah Barat : Berbatasan Dengan Selat Buton

Wilayah kerja puskesmas sulaa terdiri atas 1 kelurahan yaitu kelurahan

sulaa denga 2 RW dan 6 RT

Lingkungan yang terletak dibagian utara pada umumnya memiliki garis

Pantai adalah daratan rendah yang berptensi untuk Pembangunan

pertanian, perkebunan dan perikanan darat dan laut. Sedangkan lingkungan

di bagian sebelah timur adalah perbukitan dan pegunungan yang

berpotensi dijadikan cadangan untuk eksosistem guna mendukung

Pembangunan berwawasan lungkungan.

2. Demografi

33
 Berdasarkan hasil pendaftaran yang dilakukan pihak puskesmas sulaa

berpenduduk 2005 jiwa dimana 968 jiwa laki-laki dan 1.005 jiwa Perempuan,

serta jumlah KK sebanyak 714 KK, dengan distribusi penduduk sebagai

berikut:

Table 3. Jumlah Kependukan Wilayah Kerja Puskesmas Sulaa Tahun 2022

No Kelurahan Laki-Laki Perempuan Jumlah

1. Sulaa 983 1.022 2005

Jumlah 983 1.022 2005

3. Visi dan Misi

a. Misi

Mewujudkan Masyarakat sulaa yang sehat dan mandiri

b. Misi

1. Mendorong Pembangunan berwawasan Kesehatan

2. Mendorong kemandirian Masyarakat sulaa untuk hidup sehat dengan

meningkatkan peran serta Masyarakat dalam Upaya Kesehatan baik

promotive, preventif maupun kuratif

34
 3. Menyelenggarakan pelayanan rawat jalan yang bermutu, efektif,

efesien, adil dan merata serta terjangkau bagi Masyarakat sulaa dan

sekitarnya.

4. Sumber daya manusia Kesehatan

Dalam menjalankan fungsinya sebagai pemberi pelayanan Kesehatan

tingkat pertama puskesmas sulaa telah dilengkapi dengan sarana dan prasara

yang memadai dan didukung oleh tenaga dokter umum, dokter gigi, bidan,

perawat, perawat gigi. Namun dipuskesmas sulaa belum memiliki tenaga

rekam medis serta harus ada penambahan tenaga.

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu unsur terpenting

dalam organisasi. Jalan tidaknya suatau organisasi sangat tergantung dari

keberadaan SDM. SDM Kesehatan yang memiliki kompetensi tentu akan

menunjang keberhasilan pelaksanaan kegiatan, program dan pelayanan

Kesehatan. Jenis dan jumlah tenaga Kesehatan di puskesmas sulaa pada

tahunn 2022 sebanyak 29 orang . Adapun jenis dan jumlah tenaga Kesehatan

di puskesmass sulaa pada tahun 2022 dapat dilihata pada table berikut:

Table 4. jumlah suber daya manusia (SDM) tenaga Kesehatan di

puskesmas sulaa

Status pegawai
N Jenis tenaga Jumla Kontra Ke
o Kesehatan h PN PT N k Sukarel t
S T S Daera a
h
1. Dokter Umum 1 - 1 - -
2. Dokter Gigi 1 1 - - -
3. Kesehatan 1 1 - - - 1

35
 Masyarakat
4. Perawat 11 11 - - - 9
5. Asisten Perawat 0 0 - - -
6. Bidan 6 6 - - - 17
7. Sanitarian - - - - -
8. Gizi 1 1 - - -
9. Asisten Apoteker 1 1 - - -
10
Apoteker 1 1 - - -
.
11
Analis Kesehatan - - - - - 2
.
12 Tenaga Non
- - -
. Medis
-
Pengadiministrasi 1 1 - -
an Umum
-P.Care 1 - - - 1
-Sopir 1 - - - 1
-Security 1 - - - 1
-Cleaning Service 1 - - - 1
Jumlah 28 23 - 4 29
Sumber: Data Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas Sulaa Tahun 2022

B. Hasil penelitian

1. Mendeskripsikan pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sulaa

Kegiatan pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sulaa

belum pernah dilaksanakan sejak berdirinya puskesmas sulaa pada

tahun 2012 akan tetapi untuk kegiatan pemilahan berkas rekam medis

36
sudah pernah dilakukan, berdasarkan aturan permenkes tahun 2008 Bab

VI pasal 9 ayat (1) rekam medis pada sarana pelayanan Kesehatan non

rumah sakit wajib di simpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu

dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat (Permenkes,

2008), belum dilaksanakannya kegiatan pemusnahan berkas rekam

medis disebabkan oleh kurangnya pengetahuan tentang rekam medis

karena untuk tenaga kesehatan dipuskesmas sulaa belum memiliki

tenaga kesehatan rekam medis melainkan tenaga kesehatan jurusan

perawat dan jurusan kebidanan, sedangkan untuk melakukan kegiatan

pemusnahan berkas rekam medis hanya diketahui oleh tenaga kesehatan

rekam medis baik untuk sarana dan prasarana yang harus dilakukan

ataupun disediakan pada saat akan melakukan pemusnahan. Hal ini

dikuatkan dengan hasil wawancara oleh penelitian diperoleh pernyataan

pada responden yaitu:

“Oh kalau pemusnahan itu belum dilakukan dari pertama di bangun

ini puskesmas baru kita tidak tau juga to bagaimana prosesnya kan
kalau pemusnahan itu harus di bakar to terus ada yang harus hadir
juga apa lagi disini tidak ada petugas rekam medisnya langsung,
sedankan sy ini besiknya memang perawat.”
Informen A

“kenapa belum melakukan pemusnahan karena kami belum berani

untuk ee kasi keluar yang tidak aktif itu maksudnya kita mau apa
musnahkan belum jadi hanya kita simpan saja karena kita tidak tau
kadang beberapa tahun kemudian dia datang lagi jadi kita masih
simpan hanya memang kita sudah pilahkan ini ee yang berkas rekam
medik yang sudah lama maksudnya sudah lama orangnya tidak
pernah muncul tapi adaji masi ada diatas tetap tersimpan hanya
memang kita sudah pilah-pilah too”.
Informen B

37
 “Kalau kegiatan pemusnahan itu belum dilakukan terus kalau mau
di musnakan berarti nomor rekam medis itu da kosong kan itu nomor
rekam medis di sesuaikan dengan nomor KK otomatis da kosong jadi
seumpama da kosong pasti da teracak susunana berkas rekam
medisnya.”
Informen C

“kenapa kita belum lakukan pemusnahan karena memang kita tidak

tau prosesnya baru bukan juga besiknya kita disini juga kan belum
ada petugas rekam medisnya too jadi kita masi takut-takut kita mo
kasi keluarkan (musnahkan) itu berkas rekam medisnya”.
Informen D

“kenapa belum dilakukan pemusnahan karena mungkin tidak ada

juga yang tau to bagaimana prosesnya baru disinikan rata-rata
petugas rekam medisnya kebidananan sama perawat saja”
Informen E
“kenapa belum dilakukan pemusnahan karena biarpun sudah
bertahun-tahun tidak datang berobat disini kadang mereka lebih
pilih berobat dipustu, tapi tetap ji rekam mediknya kita masi simpan
hanya memang kalo yang sudah hancur-hancur mapnya kita pila-
pilami kemarin sama mereka yang lain to dua orang setelah kita pila-
pila kita ganti mi map baru karena sudah lama sekalimi dari tahun
2012 ini, hanya kita belum berani kita kasi keluar kita moo buang
maksudnya kita mo ini to (lakukan pemusnahan) takutnya
bagaimanakah kan namamya catatan penting ini dan toh”.
Triangulasi

2. faktor belum di lakukan pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas

sulaa

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan pada informan

penelitian di puskesmas sulaa, faktor belum terlaksananya pemusnahan

berkas rekam medis di puskesmas sulaa hanya terdapat tiga faktor yaitu

petugas (man), cara (method), dan bahan (matherial). Berikut penjelasan

38
terkait faktor belum terlaksananya pemusnahan berkas rekam medis di

puskesmas sulaa:

a. Aspek Manusia (Man)

Sumber daya manusia menjadi faktor utama yang paling

menentu belum terlaksananya pemusnahan. Manusia yang

membuat perencanaan dan sekaligus melaksanakan proses kerja

dalam manajemen. Bahkan dalam dunia organisasi manapun tidak

dapat berkembang tanpa adanya sumber daya manusia, Adapun

yang di maksud dengan manusia (man) yaitu petugas rekam medis

yang ada di instalasi rekam medis.

Kegiatan pemiliahan berkas rekam medis pernah dilakukan

akan tetapi untuk kegiatan pemusnahan berkas rekam medis belum

pernah dilaksanakan sejak berdirinya puskesmas sulaa pada tahun

2012 silam yang disebabkan oleh tidak adanya petugas rekam

medis, kurangnya pengetahuan dan pemahaman petugas rekam

medis terkait pemusanahan. Petugas yang bertugas di ruang rekam

medis berjumlah 3 orang dan yang di luar ruangan atau bagian

pendaftaran berjumlah 2 orang dengan Pendidikan terakhir perawat

dan kebidanan. Kegiatan seminar atau pelatihan mengenai rekam

medis belum pernah di ikuti oleh petugas yang bekerja pada bagian

ruang rekam medis. Berikut bukti wawancaranya.

“Kalau untuk Pemilahan berkas rekam medis sudah pernah itu

hari dilakukan tapi itu mi kita masi simpan sama berkas yang
lain apa lagi terkendala ruangan soalnya da kecil kasian.”
Informen A

39
 “kalau pemusnahan disini belum kita lakukan sama sekali”
Informen B

“Petugas di bagian rekam medis itu ada lima orang, untuk

pemusnahan berkas karena belum dilakukan pemusnahan baru
kita tau bahwa ternyata nanti dua sampai lima tahun ada
pemisahan itu nanti saya tau dari kitanya.”
Informen C

“petugas rekam medis disini to ada berapa ee kayaknya ada 5

orang tapi disini rata-rata perawat sama bidan kalau yang rekam
medis betul itu belum ada”
Informen D

“kalau kita disini (petugas rekam medis)ada lima orang ada

kebidanan sama perawat”
Informen E

“Petugas rekam medisnya empat sampai lima rata-rata bidan

perawat yang ada petugas inito, tapikan didalam tiga to di luar
dua kan ada petugas anu skrining dua di luar to didalam tiga
yang didalam itu ada bagiannya mi ada bagian input, bagian
daftar, ada bagian menulis.”
Triangulasi

b. Aspek Dana (Money)

Dalam melakukan aktivitas, manajemen membutuhkan biaya,

baik untuk membeli alat, bahan baku/material, gaji untuk pekerjaan

dan lain sebagainya. Dengan bisa mengatur keungan yang baik

sehingga Ketika ada yang akan dituju atau yang akan dicapai semua

bisa terlaksana dengan baik dan terkendali.

40
 Anggaran atau dana khusus dalam melakukan pemusnahan

belum ada, sebab untuk pemusnahan berkas rekam medis

membutuhkan dana yang lumayan besar dan puskesmas pun belum

memiliki sponsor terkait dana untuk melakukan pemusnahan berkas

rekam medis.

c. Aspek Cara (Methode)

Beberapa cara untuk memastikan agar suatu pekerjakan

dinyatakan selesai. Maka dilihat dari kinerja yang baik dengan

melihat cara atau metode yang tepat sesuai dengan tujuan yang akan

dicapai.

Pemilahan berkas rekam medis sudah pernah di lakukan pada

tahun 2020 akan tetapi puskesmas sulaa belum memiliki jadwal

retensi arsip dan hanya di tulis di buku register saja. Jadwal retensi

arsip berfungsi guna mengetahui jangka waktu penyimpanan berkas

rekam medis yang sudah melebihi batas waktu yang telah di

tentukan. Agar dengan mudah mengetahui berkas yang sudah harus

di lakukan retensi. Terkait Pemusnahan berkas rekam medis di

puskesmas sulaa belum dilaksanakan, akan tetapi untuk SOP

pemusnahan sudah ada. Hal tersebut dibuktikan dengan hasil

wawancara sebagaia berikut:

“kegiatan pemusnahan berkas rekam medis belum berani kita

lakukan, tapi terkait SOP pemusnahan berkas rekam medis kita
sudah buatkan mi tapi itumi kita belum berani to kalau terkait
jadwal retensi itu belum ada”
Informen A

41
“kalau pemusnahan itu to kita belum lakukan tapi kalau
pemilahaan kita sudah lakukan mi kemarin kalau tidak salah itu
tahun 2020 kemarin ”
Informen B

“kalau SOP terkait pemusnahan itu kurang tau tapi kayakanya

ada itu kalau tidak salah tapi kayaknya belum kita print itu
kayaknya ada di komputer kecuali saya carikan dulu itu sop di”
Informen C

“kalau untuk SOP pemusnahan sudah ada tapi itumi kita masi
takut-takut juga kasian lakukan itu(pemusnahan) karena memang
kita tidak tau kan juga to”
Informen D

“SOP pemusnahan ada mi tapi disini masi kita lakukan pemilahan

berkas saja tahun 2020 kemarin tapi kalau untuk lakukan
pemusnahan itu kita masih taku-takut kasian”
Informen E

“iyo dii SOPnya di ada sih sebenarnya hanya saya belum refisi
untuk anuka,anunya untuk saya print ulang to tahun berapa itu
ada pergantian tahun berapa itu ada pergantian kapus ada tiga
kali hanya ini saya hanya belum print lagi ulang untuk tahunya
to. dimana ee oo SOPnya anu (pemusnahan)karena bagaimana di
saya juga tidak tau prosedurnya tentang anunya pemusnahan itu
baru selama ini kan saya belum juga bicarakan sama kapus
tentang pemusnahan barukan pemusnahan itu mungkin harus
ada berita acara ka to prosedur-prosedurnya bagaimana to. Kalau
untuk jadwal retensi kasian belum ada soalnya kami kan dari
perawat tokasian maksudnya dari perawat jadi untuk apa
mengetahui tentang anunya rekam medis hanya umum-umumnya
saja jadi belum ada jadwal retensi ”
Triangulasi

Berdasarkan hasil pengamatan yang saya lakukan di ruang

filing puskesmas sulaa, kegiatan pemilahan berkas rekam medis

inaktif pernah dilakukan tahun lalu (202)

42
Table 5. Hasil Pengamatan Terkait Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Dipuskesmas Sulaa

No Kategori SOP Iya Tidak

1. Adanya standar operasional √

prosedur (SOP) pemusnahan

2. Adanya jadwal retensi √

3. Pernah melakukan pemilahan √

berkas rekam medis

Berdasarkan hasil pengamatan yang saya lakukan diruang

filing puskesmas sulaa, ditemukan berkas rekam medis di tahun

2018. Hal ini dibuktikan dengan hasil dokumentasi sebagai berikut:

Gambar 4. berkas rekam medis tahun 2018

Ditemukan berkas rekam medis tahun 2018 yang

seharusnya segara di susutkan karena telah melewati batas waktu

43
 ketentuan permenkes tahun 2008 Bab VI dijelaskan bahwa rekam

medis pada pelayanan Kesehatan non rumah sakit wajib di simpan

sekurang-kurangnya dalam jangka waktu 2 tahun dihitung dari

tanggal terakhir pasien berobat. Penilaian arsip rekam medis

dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip di unit pengolah rekam

medis. Dilakukan pemindahan agar rak penyimpanan

tidak menumpuk atau sempit sehingga jika akan dimusnahkan

dapat terasa mudah. Berikut hasil observasi pemilahan berkas

rekam medis dipuskesmas sulaa:

Table 6. Hasil Pengamatan Terkait Pemilahan Berkas Rekam Medis

Dipuskesmas Sulaa

No Hasil yang diamati Iyah Tidak

1. Petugas mensortir berkas rekam medis √

yang tidak aktif

2. Petugas mencatatan atau √

mengumpulkan berkas rekam medis
yang tidak aktif

3. Petugas menata berkas rekam medis √

tidak aktif di tempat yang berbeda
dengan berkas rekam medis yang aktif

4. Petugas memilah berkas rekam medis √

tidak aktif

44
 Table 7. SOP pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sulaa

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM

MEDIS
No.Dokumen : /SOP
No.Revisi :0
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :1/1
BUDI UTAMA,
N NAMA SKM.,M.K.M
O PUSKESMAS Nip.197512302006
042010
1 Pengertian Kegiatan penghancuran fisik berkas rekam medis yng telah
berakhir fungsi dan nilai gunanya , yang sudah melalui proses
retensi scanner
2 Tujuan 1. Mengurangi berkas rekam medis yang semakin bertambah
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru
3. Menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna
tinggi, serta mengurangi yang tidak bernilai guna
3 Kebijakan PERMENKES No. 269/ Mekes/per/ tahun 2008
4 Perlengkapan 1. Alat pemusnah kertas
2. Berkas rekam medis
3. ATK
5 Prosedur 1. Bentuk panitia pemusnahan berkas rekam medis
/Langkah-langkah 2. Bu at berita acara pemusnahan berkas rekam medis
3. Buat laporan tentang perencanaan pemusnahan BRM
4. Kirim laporan dan undangan acra pemusnahan BRM kepada
:
 Kepala puskesmas
 Dinas kesehatan

45
 5. Kumpulkan berkas rekam medis yang akan di musnakan
6. Siapkan tempat dan alat pemusnahan berkas rekam medis
7. Lakukan pemusnahan berkas rekam medis
6 Unit terkait Unit Rekam medis
7 Dokumen terkait 1. berkas rekam medis

d. Aspek Bahan (Matherials)

Untuk memproduksi suatu barang, Perusahaan membutuhkan

barang baku. Ketersediaan bahan baku sangat vatal dalam proses

produksi, baik bahan setengah jadi maupun bahan jadi. Untuk

memproduksi barang yang baik sesuai dengan keinginan, selain

dibutuhkan bahan atau materi-materi yang baik dan berkualitas.

46
 Gambar 5. Rak Penyimpanan BRM Dipuskesmas Sulaa

Puskesmas sulaa diketahui memiliki satu rak untuk menyimpan

berkas rekam medis akan tetapi ada berkas rekam medis yang sudah

tidak dapat disimpan dirak penyimpanan disebabkan kurangnya bahan

(lemari rak penyimpanan) dipuskesmas sulaa dan berkas yang tidak

cukup dalam rak penyimpanan di simpan dilantai. Puskesmas sulaa

belum memiliki tempat khusus terkait berkas rekam medis yang sudah

inaktif dikarenakan kurangnya dana yangbelum cukup untuk memadai

selain itu ruang penyimpanan juga tergolong kecil dan sempit.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penelitian

diperoleh informasi sudah ada terkait buku register untuk mencatatan

data berkas rekam medis yang sudah dipilah. Hal ini dibuktikan dengan

hasil wawaancara berikut ini:

47
 “rak penyimpanan berkasnya disini hanya satu tapi itumi ada
juga yang kita simpan di lantai karna sudah tidak cukup mi
raknya ”
Informen A

“itu hari pas kita lakukan pemilahan kita tulis itu di buku
register”
Informen B

“pemilahan berkas rekam medis sudah pernah kita lakukan

tahun 2020 kalau rak penyimpanan hanya ada satu disini
kasian.”
Informen C

“kalau pemilahan berkas rekam medis sudah pernah kita

lakukan, terus disini itu cuman ada satu rak penyimpanan”
Informen D

“kita pernah lakukan pemilahan berkas yang sudah lama-lama

terus kalau disini itu hanya ada satu rak penyimpanannya”
Informen E

“tapi kayaknya saya sudah tidak tau mi dimana itu yang jelas
permah tahun lalu kita benahi to yang sudah lama-lama soalnya
memang pemusnahannya .
Yang dipilahkan yang di kasi pindah di itumi sebenarnya ada
mapnya itu tapi saya tidak taumi dimana iyo satu bunder
tersendiri dan sudah lama sekali yang tidak aktif to yang sudah
lebih dari lima tahun ka to. Tapi sudah lakukan pemusnahan yah
sudah sudah dua tahun lalu ka tahun lalu itu kita beres-beres
gara-gara kita kasi pindah itu map to kita susun ulang yang
tidak aktif yang masih aktif”
Triangulasi

e. Aspek Alat (Mechine)

kenyamanan dan keuntungan adalah dua tujuan yang

dilayani oleh mesin. Dalam artian mesin sebagai alat yang sangat

penting dibutuhkan untuk mengelolah bahan yang belum jadi.

Mesin ini sangat berperang penting dalam membantu segala

48
 aktivitas sehingga dapat mempercepat dan mempermudah

pekerjaan untuk terselesaikan.

Terkait Alat pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas

sula belum menyiapkan dikarenakan kurangnya dana dan pemahan

terkait pemusnahan. puskesmas sulaa juga belum tau bagaimana

cara atau alur untuk melakukan retensi serta pemusnahan berkas

rekam medis.

C. Pembahasan Penelitian

1. Mendeskripsikan faktor belum terlaksananya pemusnahan berkas

rekam medis di puskesmas sulaa berdasarkan 5M

a. Aspek sumber daya manusia (Man)

Berdasarkan hasil dokumentasi yang peneliti lakukan orang-

orang atau manusia yang bertugas di puskesmas sulaa pada bagian

filing di pegang oleh petugas dengan latar belakang Pendidikan

jurusan perawat, untuk jumlah petugas yang bekerja pada bagian

rekam medis berjumlah 5 orang, 3 di dalam ruangan rekam medis

dan 2 di luar. Akan tetapi petugas bekerja di bagian rekam medis

belum/masih kurang paham terkait pemusnahan rekam medis

tersebut dan belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam

medis terkhususnya tetang pemusnahan berkas rekam medis.

Berdasarkan hasil penelitian judul yang dijalanakan terkait

analisis manajemen penyebab keterlambatan pemusnahan berkas

rekam medis inaktif di rumah sakit panti Waluyo Surakarta dengan

49
 hasil pemusnahan terakhir dilaksanakan pada tahun 2020 dan

sesuai kebijakan rumah sakit pada tahun 2022 seharusnya sudah

melakukan pemusnahan. Jumlah petugas filing di RS panti Waluyo

hanya ada 1 orang petugas, yang seharusnya membutuhkan 3 orang

petugas. Latar belakang Pendidikan petugas filing adalah lulusan

SMA. Petugas filing sudah bekerja di bagian filing selama 3 tahun.

Di RS panti Waluyo belum pernah mengadakan pelatihan dan

seminar untuk petugas filing yang terkait dengan pelaksanaan

retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Menurut petugas

filing faktor yang dominan mempengaruhi keterlambatan

pemusnahan adalah jumlah petugas filing yang hanya 1 orang

petugas dan belum pernah ada pelatihan atau seminar terkait retensi

dan pemusnahan.

b. Aspek dana (money)

Berdasakan hasil penelitian dana terkait pemusnahan berkas

rekam medis tidak ada dikarenakan puskesmas sulaa belum

memiliki sponsor terkait dana untuk melakukan pemusnahan

berkas rekam medis

Berdasarkan hasil penelitian judul yang dijalankan terkait

analisis faktor-faktor belum terlaksananya pemusanahan berkas

rekam medis inaktif di puskesmas kotabaru kecamatan keritang

kabupaten Indragiri hilir. Berdasarkan hasil wawancara dengan

informan mengenai faktor-faktor belum terlaksananya pemusnahan

50
 berkas rekam medis inaktif berdasarkan money atau uang

dipuskesmas kotabaru untuk biaya telah ada, namun biaya tersebut

tidak mencukupi untuk kebutuhan sistem pemusnahan. Menurut

rusdarti (2008) dalam pujilestari (2016) menyatakan bahwa money

merupakan satu unsur yang tidak dapat diabaikan, alat tukar dan

alat pengukuran nilai besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur

dari jumlah uang yang beredar dalam Perusahaan. Ketersediaan

biaya dalam sistem pemusnahan ini digunakan untuk memenuhi

kebutuhan sistem pemusnahan dokumen rekam medis.

c. Aspek metode (Method)

berdasarkan hasil penelitian di puskesmas sulaa Pemilahan

berkas rekam medis sudah pernah di lakukan pada tahun 2020 akan

tetapi puskesmas sulaa belum memiliki jadwal retensi arsip dan

hanya di tulis di buku register saja. Jadwal retensi arsip berfungsi

guna mengetahui jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis

yang sudah melebihi batas waktu yang telah di tentukan. Agar

dengan mudah mengetahui berkas yang sudah harus di lakukan

retensi. Terkait Pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas

sulaa belum dilaksanakan, akan tetapi untuk SOP pemusnahan

sudah ada.

Berdasarkan hasil penelitian judul yang dijalankan terkait

tinjauan faktor penghambatan pemusnahan rekam medis

dipuskesmas bojonegoro. Berdasarkan hasil wawancara dengan

51
 petugas rekam medis, untuk kebijakan pemusnahan rekam medis

dari puskesmas bojonegoro meamng baru akan didiskusikan

Bersama kepala puskesmas. SOP puskesmas bojonegoro belum

tersedia, hal ini belum sesuai jika mengacu pada pada komisisi

akreditasi rumah sakit 2012 mendefinisikan SOP sebagai instruksi

atau langka-langka yang dibakukan, untuk menjelaskan proses

kerja rutin tertentu. Selain itu, belum ada pelaksanaan retensi dan

pemusnahan dipuskesmas bojonegoro masih akan di rencanakan.

Jadwal retensi arsip masih belum tersedia, karena untuk retensi

dipuskesmas bojonegoro Masi proses perencanaan. Sehingga untuk

berkas rekam medis masih tersimpan dalam 1 ruangan baik rekam

medis aktif maupun berkas rekam medis inaktif. Hal tersebut dapat

menghambat dalam pelayanan rekam medis di puskesmas

bojonegoro. Uraian tugas pokok dan fungsi rekam medis tersedia.

Petugas juga sudag mengetahui dan memahami tugas pokok dan

fungsi petugas rekam medis, dari yang bekeja di bagian

pendaftaran maupun bagian filing. Petugas mengetahui dan

memahami bagaimana perjalanan alur rekam medis dari mulai

pendaftaran sampai dengan pelaporan rekam medis.

d. Aspek bahan (Matherial)

Berdasarkan hasil penelitian diketahui puskesmas sulaa

memiliki satu rak untuk menyimpan berkas rekam medis akan

tetapi ada berkas rekam medis yang sudah tidak dapat disimpan di

52
rak penyimpanan disebabkan kurangnya bahan (lemari rak

penyimpanan) dipuskesmas sulaa dan berkas yang tidak cukup

dalam rak penyimpanan di simpan dilantai. Puskesmas sulaa belum

memiliki tempat khusus terkait berkas rekam medis yang sudah

inaktif.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penelitian

diperoleh informasi sudah ada terkait buku register untuk

mencatatat data berkas rekam medis yang sudah dipilah.

Berdasarkan hasil penelitian judul penelitian yang dijalankan

terkait tinjauan faktor penghambat pemusnahan rekam medis di

puskesmas bojonegoro. Berdasarkan hasil wawancara aspek

material/bahan yang di gunakan di puskesmas bojonegoro untuk

pemusnahan rekam medis adalah rekam medis. Puskesmas

bojonegoro belum pernah menyusutkan rekam medis inaktif

maupun melakukan penilaian nilai guna rekam medis. Rekam

medis inakatif seharusnya dipisahkan dalam proses pemilahan dan

pendokumentasian lembar abadi dan rekam medis yang masih

memiliki nilai guna medis. Puskesmas bojonegoro belum memiliki

tempat tersendiri untuk menyimpan rekam medis inaktif sehingga

seluruh rekam medis masih menjadi satu dalam ruangan filing,

untuk rekam medis aktif dan inaktif yang berjumlah 14.948 masih

jadi 1 ruangan karena belum dilaksanakan retensi dan penyusutan

rekam medis.

53
e. Aspek Alat (Machine)

Berdasarkan hasil penelitian diketahui Terkait Alat

pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sula belum

menyiapkan dikarenakan kurangnya dana dan pemahan terkait

pemusnahan. puskesmas sulaa juga belum tau bagaimana cara

ataupun alur untuk melakukan retensi serta pemusnahan berkas

rekam medis, tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif juga

belum tersedia.

Berdasarkan hasil penelitian dengan judul

pencitraan(imaging) berkas rekam medis pada kegiatan

penyusutan di RSUD kota Yogyakarta dengan hasil bahwa alat-

alat yang diperlukan sudah cukup untuk mendukung proses

pencitraan (imaging). Ada print scanner yang dapat scanning

pada lembar rekam medis dalam jumlah banyak dalam satu kali

scan (Budi & Khasanah, 2015).

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh sofyan

dan mei gemini sitohang tahun (2018) judul perancangan

penghilang rekam medis rawat jalan di puskesmas sering medan

tahun 2018 dengan hasil pembakaran sempurna, pencacahan

(penghitung dengan alat untuk memotong berkas tersebut), proses

kimia tersebut (dapat merusak tulisan yang ada), dan pulping

54
 (dihilangkan pakai air, lalu dihancurkan sehingga menjadi bubur

kertas). Agar berkas dirak berkurang maka lakukan tata cara yang

baik (Sofyan & Gemini Sitohang, 2019).

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kegiatan pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas sulaa belum

pernah dilaksanakan sejak berdirinya puskesmas sulaa sedangkan untuk

pemilahan berkas rekam medis sudah pernah dilakukan pada tahun 2020 akan

tetapi untuk jadwal arsip retensi belum tersedia. Diketahui faktor belum

dilaksanakannya pemusnahan berkas rekam medis terdapat faktor 3 man yaitu

petugas (man), cara (method), bahan (matherial), yaitu untuk faktor man

petugas rekam medis di puskesmas sulaa cuman di latar belakangi dengan

jurusan perawat dan kebidanaa sedangkan untuk petugas yang

dilatarbelakangi dengan jurusan rekam medis belum ada, untuk faktor

methode puskesmas sudah pernah melakukan pemilahan berkas rekam medis

inaktif pada tahun 2020 akan tetapi belum memiliki jadwal retensi arsip

sedangkan untuk pemusnahan berkas rekam medis belum pernah

dilaksanakan akan tetapi untuk SOP terkait pemusnahan berkas rekam medis

sudah ada. Untuk faktor maherials, puskesmas sulaa cuman memiliki satu rak

penyimpanan sedangkan berkas rekam medis di puskesmas sulaa ada

beberapa yang hanya di simpan di lantai di karenakan kurangnya rak

55
 penyimpanan berkas rekam medis dan sudah tidak memiliki ruang untuk

memasukan berkas rekam medis tersebut di rak penyimpanan, selain itu

alasana kurangnya rak penyimpanan di sebabkan oleh kurangnya dana dan

sempitnya ruang rekam medis.

B. Saran

1. Petugas (Man)

Sebaiknya petugas yang bekerja di ruang rekam medis harus

mengikuti pelatihan yang berkaitan dengan rekam medis khususnya

tentang pemusnahan berkas rekam medis bagi petugas yang bukan

jurusan rekam medis. dan bisa bekerja sama dengan dinas pengarsipan

terkait cara melakukan pemusnahan berkas rekam medis.

2. Bahan (Matherial)

Perlu adanya jadwal retensi arsip, dan penambahan rak

penyimpanan berkas aktif dan inaktif. Terkait bahan yang lainya seperti

buku register terkait pemilahan berkas rekam medis sebaiknyaa disimpan

dengan baik agar tidak terjadi kehilangan (tercecer).

3. Cara (Methode)

56
 Sebaiknya untuk SOP pemusnahan berkas rekam medis di print out

agar ketika SOP pemusahan berkas rekam medis di butuhkan bisa di lihat

dan di baca tanpa harus melihat di computer.

4. Dana (Money)

Sebaiknya untuk dana terkait pemusnahan berkas rekam medis

puskesmas melakukan permohonan untuk bisa melakukan kerja sama

dengan dinas kearsipan agar dana yang berkaitan dengan pemusnahan

bisa disalurkan kepada puskesmas sulaa agar dana pada saat melalukan

pemusnahan berkas puskesmas sulaa bisa tersedia.

5. Alat (Mechine)

Perlu pengadaan alat pendukung pelaksanakan pemusnahan berkas

rekam medis.

57
 FTAR PUSTAKA

Monika Novrianensi, A. (2022). Analisis Faktor-Faktor Belum Terlaksananya

Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Puskesmas Kotabaru
Kecamatan Keritang Kabupaten Indragiri Hilir.
oktavio Firdaus Efendi, I. R. (2022). Tinjauan Faktor Penghambat Pemusnahan
Rekam Medis Di Puskesmas Bojonegoro.
RIJAL. (2021). Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Dan Pemusnahan Berkas
Rekam Medis Dipuskesmas Lowu-Lowu.
sari, n. m. (2021).
sulistian, w. w. (2022). Analisis Faktor Penyebab Belum Terlaksananya Retensi
Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sukabumi Kota
Probolinggo. Analisis Faktor Penyebab Belum Terlaksananya Retensi Dan
Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sukabumi Kota
Probolinggo.
Permenkes. (2022). Permenkes Nomor 24 tahun 2022 tentang rekam medis.

2212-Article Text-8780-1-10-20200929.pdf. (n.d.).

530 Article Text.Pdf. (n.d.).
Budi, S. C., & Khasanah, Z. (2015). Pencitraan (Imaging) Berkas Rekam Medis
Pada Kegiata N Penyusuta N Di Rsud Kota Yogyakarta. Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia, 3(1). https://doi.org/10.33560/.v3i1.72
Dzulhidayat. (2022). No Title 8.5.2017, 2003–2005.

58
FT, Mhaisen, & et, al. (2018). No Title No Title No Title. Angewandte Chemie
International Edition, 6(11), 951–952., 13, 10–27.
SHEILA MARIA BELGIS PUTRI AFFIZA. (2022). No Title.
Sofyan, & Gemini Sitohang, M. (2019). Perancangan Pemusnahan Rekam Medis
Rawat Jalan Di Puskesmas Sering Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(2), 447–452.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i2.62

Aning, jayanti fellia, and Herman Joni. 2020. No Title. kalimantan barat: STIKes
Kapuas Raya Sintang.
Depkes. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit.
ed.
Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik. Jakarta.
Kementrian Kesehatan Nasional. 2022. Peraturan Menteri Kesehatan No 24 Tahun
2022. Jakarta: Kemenkes Nasional.
Mathematics, Applied. 2016.. 24th ed. Jakarta: peraturan menteri kesehatan.
Rijal. 2021. Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Dan Pemusnahan Berkas Rekam
Medis Di Puskesmas Lowulowu. Baubau: Politeknik Baubau.
Sari Nur Mila. 2021. Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dan Pemusnahan Rekam
Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Bukit Wolio Indah Kota Buabau Tahun
2021. Baubau:Politeknik Baubau.
Sulistian Weny Wahida. 2022. Analisis Faktor Penyebab Belum Terlaksananya
Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Sukabumi
Kota Semarang. Jawa Timur: Politeknik Negeri Jember.30
Wijaya, Avid, Fatimah Azzahro Nur Firdausiyah, and Prima Soultoni Akbar. 2022.
1 Jurnal Rekam Medik & Manajemen Informasi Kesehatan Keterlambatan
Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit: Literature
Review. Malang: Poltekkes Kemenkes Malang
Anggito, Albi, and Johan Setiawan. Metodologi penelitian kualitatif. CV Jejak
(Jejak Publisher), 2018.
Teguh Aditya, Hupron. Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Di
Rumah Sakit Paru Dungus Madiun. Diss. Stikes Bhakti Husada Mulia,
2021

59
Hasibuan, Ali Sabela. "Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis
Inaktif Dirumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia (IPI) Medan
Tahun 2016." Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan
Imelda 2.1 (2017): 192-199.
Amirudhin, Ali, and Sali Setiatin. "Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam
Medis Rawat Inap di Rumah Sakit “X” Bandung." Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia 1.9 (2021): 1087-1096.

LAMPIRAN

60
 BIODATA PENELITI

A. IDENTITAS

Nama : Suriani
Nim : PBB200054
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat/Tanggal Lahir : Madongka, 15 September 2001
Suku/Bangsa : Buton/Indonesia
Agama : Islam

61
 Alamat : Dusun Katembe

B. Riwayat Pendidikan

Tahun 2008 – 2009 : Sekolah Dasar Negeri 1 Madongka

Tahun 2009 – 2017 : Sekolah Menengah Pertama Negeri 6 Lakudo
Tahun 2017 – 2020 : Sekolah Menengah Atas Negeri 4 Lakudo
Tahun 2020 – 2023 : Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Politeknik Baubau

Pedoman Wawaancara

Tinjauan faktor belum terlaksananya pemusnahan berkas rekam medis di

puskesmas sulaa 2023
Hari/tanggal :
Waktu :
A. Karakteristik responden
Jabatan :
Bagian/unit :
B. daftar pertanyaan
1. kapan berdirinya puskesmas sulaa?
2. tahun berapa puskesmas sulaa di gunakan?
3. apakah sudah pernah diadakan renovasi Gedung puskesmas sulaa? Jika
pernah diadakan kapan dan tahun berapa dilakukan renovasi ulang Gedung
puskesmas tersebut?
Aspek 5M

62
A. Man (petugas)
1. berapa jumlah petugas yang bekerja pada unit rekam medis baik yang
sesuai dengan keahlian atau yang bukan keahlian (bukan rekam medis)
dan Pendidikan terakhir dalam pelayanan di puskesmas sulaa?
B. money (dana /anggaran)
1. apa ada anggaran atau dana khusus terkait persiapan pemusnahan berkas
rekam medis?
C. methods (metode)
1. apakah sudah ada sop mengenai pemusnahan (retensi) berkas rekam
medis ? kalau iya kenapa masih ada berkas yang belum dilakukan
pemusnahan (retensi) ? jika tidak mengapa belum diadakan (di buatkan)
apa alasanya?
2. Apakah sudah tersedianya jadwal retensi arsip berkas rekam medis untuk
dilakukan penyusutan?
3. Bagaimana dengan alur kegiatan penyusutan?

D. matherials (bahan)
1. apakah sudah pernah dilakukan pemilahan berkas rekam medis aktif dan
inaktif ?
2. mengapa belum disediakan rak/ruang penyimpanan berkas inaktif?
E. machines (alat)
1. alat apa yang digunakan untuk dilakukannya pemusnahan berkas rekam
medis?
2. apakah ada mesin penghancur terkait dengan pemusnahan berkas rekam
medis?

63
 CEKLIS OBSERVASI

No Kategori SOP Iya Tidak

1. Adanya standar operasional

prosedur (SOP) pemusnahan

2. adanya jadwal retensi

3. Pernah melakukan pemilahan

berkas rekam medis

64
 Rencana penelitian

BULAN
NO KEGIATAN April Mei Juni
Juli Agustus September
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

1 Observasi Dan
Survey Awal

2 Pengajuan
Judul

3 Penyusunan
Laporan

4 Konsultasi
Proposal

5 Seminar

65
 Proposal

6 Perbaikan
Proposal

7 Pengambilan
Data/Penelitian

8 Pengolahan
Data

9 Analisis Data

10 Konsultasi
Hasil
Penelitian

11 Penyusunan
KTI

66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83