DOKUMENTASI PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
: KMP/I/02/41/I/
No. Dokumen
2023
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :8 Januari 2023
Halaman :1/3
UPT. Puskesmas dr. Agustina Hadjar
NIP 197308172006042012
Kupang Kota
1. Pengertian Dokumentasi Prosedur dan Pencatatan adalah proses
pendokumentasian prosedur dari kegiatan yang dilaksanakan
di puskesmas baik dalam bentuk tertulis tangan maupun
komputerisasi yang dilakukan secara terus menerus dan
berkelanjutan.
2. Tujuan Sebagian acuan penerapan langkah-langkah untuk
dokumentasi prosedur pencatatan kegiatan.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Kupang Kota
Nomor KMP/I/01/09/I/2023 Tentang Penyusunan
Perencanaan Tingkat Puskesmas.
4. Referensi 1.Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 tahun 2016
tentang Manajemen Mutu
5. Alat, bahan a. Alat
dan prosedur
1. ATK
2. Map
3. Media dokumentasi
b. Bahan
1. Kertas
2. Dokumen pendukung lainnya
c. Prosedur
1. Setiap pelaksanan kegiatan baik upaya pelayanan
masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam
pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib
didokumentasi.
2. Kepala tata usaha dan staf unit dengan ketentuan
sebagai berkut :
a. Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen
mutu / akreditasi puskesmas dikelompokkan
masing-masing program kerja dengan urutan
criteria dan elemen penilaian serta diberi daftar
 secara berurutan
b. Penataan dengan menggunakan file dan otner
yang sudah disepakati (Biru KMP,Kuning
UKM,Merah UKP) semua dokumen mutu atau
akreditasi terkendali/aktif mempunyai masa
berlaku 3 tahun. Setelah itu perlu dilakukan
evaluasi (direvisi,diganti atau tidak terkendali)
c. Dokumen rekam medis inaktif wajib disimpan
sekurang- Kurangnya 3 tahun. Terhitung dari
tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah
tempat. Setelah batas waktu sebagaimana
disebutkan telah dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan
d. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan
minimal 3 tahun
e. Penyimpanan dokumen mutu atau akreditasi
disimpan masing-masing kelompok pelayanan
sedangkan disekretariat tim mutu administrasi dan
manajemen menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program
f. Penyimpanan dokumen kadaluarsa maksimal 2
tahun.
3. Pembuatan Penomoran
- Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
* Program Admen dengan Kode ( KMP )
* Program UKM dengan kode (UKM)
* Program UKP dengan kode (UKP)
4. Cara Penomoran : Kode pelayanan /BAB/Jenis
Dokumen/Nomor Urut dokumen (tiga Digit)/Bulan
dibuat dokumen (hurup Romawi) Tahun dibuat
dokumen,contoh KMP/1/SK/001/1/2017 (KMP):
Pokja KMP I: Bab 1,SK Jenis Dokumen, 001 :
Nomor urut ,I :bulan Januari , 2017 : Tahun) :
5. Penomoran dokumen di kelompok pelayanan
dilalukan oleh Sekretariat Tim Mutu KMP
disesuaikan dengan system penomoran yang telah

DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN Halaman 2 dari 3

 ada.
6. Penomoran dokumen diurutkan sesuaikan sesuai
urutan terbit dokumen
7. Surat masuk dan surat keluar sesuai dengan
aturan Pemerintah Kota Bandar Lampung
8. Kepala tata usaha dan staf unit terkait melakukan
penyimpamnan dokumen atau arsip dengan
ketentuan sebagai berikut :
a. Surat masuk dan surat keluar dicatat pada buku
surat masuk dan surat keluar pada bagian tata
usaha Puskesmas
b. Surat rujukan pasien ditulis pada buku rujukan
c. Penomoran surat keluar dan surat rujukan
dilakukan dengan sesuai peraturan penomoran
yang telah ditentukan
d. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiappoli
dan laporan
e. kegiatan program dilakukan berdasarkan format
sistem
f. informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota sesuai
waktu yang telah dilakukan.
9. Pengendalian rekam implementasi pelaksanaan
kegiatan disimpan oleh pelaksana kegiatan dan
penanggung jawab program.
6. Bagan Alir -

7. Unit terkait Semua Unit

8. Rekaman Historis Perubahan

Tanggal mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
diberlakukan

DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN Halaman 3 dari 3