Penyimpanan Arsip Abjad

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ALPHABET/ABJAD
A. Penyimpanan Arsip
1. Pengertian
Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan

secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan
kembali setiap kali diperlukan (Barthos, 2007).
Sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-

tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun
menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan
angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana (sering disebut
sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka
adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan

dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan
warkat yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di
proses (FileTetap).
a. Penyimpanan Sementara (File Pending). File pending atau file tindak lanjut (follow-up
file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat
selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku
untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-
bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya
lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang
jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat
dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai
diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File
pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filing cabinet)
yang dipergunakan.
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen). File permanen atau file tetap adalah file yang
digunakan untuk menyimpan arsip atau warkat yang sudah selesai di proses.
B. Penyimpanan Arsip Sitem Alphabet/Abjad
1. Pengertian
Sistem abjad/alphabet adalah sistem untuk menyusun arsip berdasarkan abjad secara berurutan,
yaitu menyusun dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat Menyusun itu maka nama-nama atau
kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahan, nama instansi
pemerintahan dan nama organisasi sosial atau perhimpunan.
2. Kelebihan Penyimpanan Sistem Abjad

a. Dokumen atau arsip yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi
satu.
b. Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian arsip dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa harus
menggunakan indeks.
d. Susunan guid dan folder sederhana
e. Mudah di kerjakan dan cepat dalam penemuan.
3. Kekurangan Penyimpanan Sitem Abjad
a. Pencarian arsip untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain
seperti nama depan atau nama panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Arsip atau dokumen yang ada hubunganya antara satu sama yang lain tetapi berbeda
nama pengirim akan berbeda letak dalam penyimpanan.
c. Ejaan huruf dan penyebutan yang terkadang berbeda sehingga mempengaruhi proses
penemuan arsip
d. Harus munggunakan peraturan indeks sehingga diperlukan pemahaman tentang
peraturan indeks untuk pengelolanya.
4. Langakah-Langkah Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
a. Penampungan. Arsip hasil penciptaan sendiri, hasil penerimaan dari unit sendiri , dan
hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan. Proses ini
disebut penampungan.
b. Penelitian. Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa
arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang
berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan
hati-hati, dan (2) dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.
c. Pengindeksan. Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip.
Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat
penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. Penentuan
indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan
d. Pengkodean. Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai
dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda
pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar Anda dapat
memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus
diikuti. Jika arsip sudah siap disimpan, arsip akan diberi tanda atau kode tempat
penyimpanan.
e. Penyortiran. Setelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai dengan kode
penyimpanan. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara
abjad atau numerik. Di sebagian besar instansi, penyortiran merupakan langkah awal
sebelum dilakukan pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya
setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda.
f. Penyimpanan. yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya.
Kesalahan penyimpanan, berarti kehilangan arsip waktu, uang, dan ketenangan sewaktu
pencarian arsip.

Penyimpanan Arsip Abjad

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penyimpanan Arsip Abjad

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penyimpanan Arsip Abjad

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ALPHABET/ABJAD

Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan

Sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-

2. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan

2. Kelebihan Penyimpanan Sistem Abjad

Anda mungkin juga menyukai