Dokumen ini membahas prosedur penggunaan arsip, meliputi pengertian penggunaan arsip secara aktif dan inaktif, kegiatan-kegiatan penggunaan arsip aktif dan inaktif seperti penataan, rekonstruksi, dan penomoran arsip, serta prosedur penggunaan arsip tekstual, non tekstual, suara, gambar, dan video.
0 penilaian0% menganggap dokumen ini bermanfaat (0 suara)
32 tayangan3 halaman
Dokumen ini membahas prosedur penggunaan arsip, meliputi pengertian penggunaan arsip secara aktif dan inaktif, kegiatan-kegiatan penggunaan arsip aktif dan inaktif seperti penataan, rekonstruksi, dan penomoran arsip, serta prosedur penggunaan arsip tekstual, non tekstual, suara, gambar, dan video.
Dokumen ini membahas prosedur penggunaan arsip, meliputi pengertian penggunaan arsip secara aktif dan inaktif, kegiatan-kegiatan penggunaan arsip aktif dan inaktif seperti penataan, rekonstruksi, dan penomoran arsip, serta prosedur penggunaan arsip tekstual, non tekstual, suara, gambar, dan video.
Dokumen ini membahas prosedur penggunaan arsip, meliputi pengertian penggunaan arsip secara aktif dan inaktif, kegiatan-kegiatan penggunaan arsip aktif dan inaktif seperti penataan, rekonstruksi, dan penomoran arsip, serta prosedur penggunaan arsip tekstual, non tekstual, suara, gambar, dan video.
Unduh sebagai DOCX, PDF, TXT atau baca online dari Scribd
Unduh sebagai docx, pdf, atau txt
Anda di halaman 1dari 3
KD 8.
prosedur penggunaan arsip
Prosedur Penggunaan Arsip
1. Pengertian penggunaan arsip
a. Pengertian Penggunaan Arsip Penggunaan arsip dibagi menjadi 2 yaitu secara aktif dan inaktif : 1) Secara aktif : Pengunaan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan atau pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. 2) Secara Inaktif : Penggunaan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan asal usul dan asa aturan asli. Pada unit kearsipan, pengggunaan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip.
2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip
a. Secara Aktif : Mempersiapkan alat dan bahan yaitu : folder,sekat, kartu tunjuk silang, dan filling cabinet. Mempersiapkan arsip yang akan ditata : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsip serta membuat indeks arsip. Mempersiapkan folder yang akakan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan kode subjek / masalah. Memepersiapkan sekat / guide. Guide berupa kertas tebal ukuran 15 x 11 cm yang berguna sebagai pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Mempersiapkan tunjuk silang. Digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan. Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal. b. Secara Inaktif : Rekonstruksi Arsip Melakukan rekonstruksi arsip berarti memulai survey untuk melakukan kegiatan pengumpulan data dengan cara mengamati arsip yang tersedia kelengkapannya. Rekonstruksi Arsip ini meliputi : pemilahan, pemberkasan atau pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi, manuver berkas, memasukkan arsip ke dalam folder, pembungkusan arsip, memasukkan folder kedalam boks dan dilakukan pelebelan, membuat daftar arsip. 3. Prosedur penggunaan arsip a. Arsip Tekstual atau Arsip Kertas atau Arsip Inaktif : 1) Identifikasi Arsip dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem masa aktifnya. 2) Pendeskripsian merupakan pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsip tersebut. 3) Pembungkusan Arsip hal ini bertujuan agar arsip-arsip tersebut lebih terawat dan tidak terkena debu. 4) Manuver Fisches bertujuan untuk melakukan penyusunan kartu deskripsi. Dalam penyusunannya, setelah kartu dipilah berdasarkan masalah pokok, maka selanjutnya diurutkan berdasrkan kurun waktunya. 5) Penomoran Difinitif biasa diberikan nomor 1,2,3,4,5, dst 6) Daftar Arsip daftar yang berisikan uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. 7) Penataan Arsip dilakukan dengan memberikan nomor difinitif. Pemberian nomor ini dilakukan diatas kertas pembungkus dengan mencoret nomor sementara. 8) Pelebelan Boks tahap ini sangatlah diperlukan agar identitas nomor difinitif terlihat serta membantu dalam penemuan kembali. 9) Penetapan Boks Dalam Rak merupakan cara untuk menempatkan boks arsip uyang telah diberi label lalu disimpan pada rak arsip yang sesuai dengan urutan nomor definitifnya. Kemudian untuk mempermeudah menemukan arsip kembali, boks perlu diberi nomor urut dengan penempatan lateral.
b. Arsip Non Tekstual atau Arsip Aktif
Arsip Sound Recording Arsip yang informasinya terekam dalam sinyal dan suara dengan menggunakan teknik perekaman tertentu. Pengolahan arsip ini ialah sebagai berikut : penerimaan, pelabelan, transkripsi, indeks, abstrasi, penataan, pembuatan daftar. Arsip Kearsitekturan Merupakan arsip berupa gambar dan bentuk visual dari seorang arsitek. Penyimpanan arsip inditempoatkan pada laci satu dengan yang lainnya berdasarkan subjek dengan urutan pengejaannya dengan nama instansi , subjek atau judul. Penemuan arsip kembalinya ditentukan dengan cara membuat daftar yang memuat unsur deskripsi arsip kearsitekturan Arsip Video Merupakan arsip yang isinya berupa citra bergerak yang menggunakan media elektronik.