KD 8 Kearsipan

KD 8.
prosedur penggunaan arsip
Prosedur Penggunaan Arsip
1. Pengertian penggunaan arsip

a. Pengertian Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip dibagi menjadi 2 yaitu secara aktif dan inaktif :
1) Secara aktif : Pengunaan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan
informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan
penemuan atau pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.
2) Secara Inaktif : Penggunaan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan asal
usul dan asa aturan asli. Pada unit kearsipan, pengggunaan arsip inaktif
dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan
informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip.
2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip

a. Secara Aktif :
 Mempersiapkan alat dan bahan yaitu : folder,sekat, kartu tunjuk silang,
dan filling cabinet.
 Mempersiapkan arsip yang akan ditata : mengecek kelengkapan fisik
dan berkas arsip serta membuat indeks arsip.
 Mempersiapkan folder yang akakan digunakan untuk penempatan arsip
sesuai dengan kode subjek / masalah.
 Memepersiapkan sekat / guide. Guide berupa kertas tebal ukuran 15 x
11 cm yang berguna sebagai pemisah antara satu folder dengan folder
yang lain.
 Mempersiapkan tunjuk silang. Digunakan apabila dalam berkas satu
arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat
penyimpanan.
 Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama
ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan
dan tanggal.
b. Secara Inaktif :
 Rekonstruksi Arsip
Melakukan rekonstruksi arsip berarti memulai survey untuk melakukan
kegiatan pengumpulan data dengan cara mengamati arsip yang tersedia
kelengkapannya. Rekonstruksi Arsip ini meliputi : pemilahan,
pemberkasan atau pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan
skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan
nomor definitif pada kartu deskripsi, manuver berkas, memasukkan arsip
ke dalam folder, pembungkusan arsip, memasukkan folder kedalam boks
dan dilakukan pelebelan, membuat daftar arsip.
3. Prosedur penggunaan arsip
a. Arsip Tekstual atau Arsip Kertas atau Arsip Inaktif :
1) Identifikasi Arsip dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem
masa aktifnya.
2) Pendeskripsian merupakan pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsip
tersebut.
3) Pembungkusan Arsip hal ini bertujuan agar arsip-arsip tersebut lebih
terawat dan tidak terkena debu.
4) Manuver Fisches bertujuan untuk melakukan penyusunan kartu
deskripsi. Dalam penyusunannya, setelah kartu dipilah berdasarkan
masalah pokok, maka selanjutnya diurutkan berdasrkan kurun
waktunya.
5) Penomoran Difinitif biasa diberikan nomor 1,2,3,4,5, dst
6) Daftar Arsip daftar yang berisikan uraian arsip dan disusun berdasarkan
hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya.
7) Penataan Arsip dilakukan dengan memberikan nomor difinitif. Pemberian
nomor ini dilakukan diatas kertas pembungkus dengan mencoret nomor
sementara.
8) Pelebelan Boks tahap ini sangatlah diperlukan agar identitas nomor
difinitif terlihat serta membantu dalam penemuan kembali.
9) Penetapan Boks Dalam Rak merupakan cara untuk menempatkan boks
arsip uyang telah diberi label lalu disimpan pada rak arsip yang sesuai
dengan urutan nomor definitifnya. Kemudian untuk mempermeudah
menemukan arsip kembali, boks perlu diberi nomor urut dengan
penempatan lateral.
b. Arsip Non Tekstual atau Arsip Aktif

 Arsip Sound Recording
Arsip yang informasinya terekam dalam sinyal dan suara dengan
menggunakan teknik perekaman tertentu. Pengolahan arsip ini ialah
sebagai berikut : penerimaan, pelabelan, transkripsi, indeks, abstrasi,
penataan, pembuatan daftar.
 Arsip Kearsitekturan
Merupakan arsip berupa gambar dan bentuk visual dari seorang arsitek.
Penyimpanan arsip inditempoatkan pada laci satu dengan yang lainnya
berdasarkan subjek dengan urutan pengejaannya dengan nama
instansi , subjek atau judul. Penemuan arsip kembalinya ditentukan
dengan cara membuat daftar yang memuat unsur deskripsi arsip
kearsitekturan
 Arsip Video
Merupakan arsip yang isinya berupa citra bergerak yang menggunakan
media elektronik.

KD 8 Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KD 8 Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KD 8 Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KD 8.

prosedur penggunaan arsip

Prosedur Penggunaan Arsip

1. Pengertian penggunaan arsip

2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip

b. Arsip Non Tekstual atau Arsip Aktif

Anda mungkin juga menyukai