SURAT DINAS

Pengertian

Surat dinas disebut juga surat resmi. Surat dinas adalah surat yang isinya menyangkut segi-segi kedinasan. Surat
dinas digunakan untuk keperluan komunikasi antarkantor, antarorganisasi, atau antarpersonal dalam sutau
organisasi atau kantor.

Bahasa surat dinas harus komunikatif (mudah dipahami, tidak menimbulkan kerancuan/keraguan/salah tafsir).
Kalimat-kalimatnya disusun sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, menggunakan kata baku, dan penulisannya
sesuai dengan pedoman umum ejaan bahasa Indonesia.

Fungsi Surat Dinas

1. Pedoman kerja, seperti surat instruksi, surat pemberian izin, ataupun surat keputusan.
2. Alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi dan dapat dilihat jika diperlukan.
3. Bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
5. Duka atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara.

Ciri Umum Surat Dinas

1. Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan. Kop surat berisi logo,
nama perusahaan/lembaga,alamat, nomor telepon, dan kontak instansi yang dapat dihubungi.
2. Terdapat salam pembuka dan salam penutup.
3. Terdapat nomor surat. (berfungsi untuk menandai dan memudahkan mengetahui banyaknya surat yang
telah dikeluarkan, mempermudah pengarsipan, mempermudah pencarian surat)
4. Terdapat bagian lampiran dan perihal.
5. Stempel dan tanda tangan instansi.
6. Menggunakan bahasa resmi.

Syarat Surat Dinas

1. Format harus sesuai.

2. Isi harus langsung pada inti surat.
3. Bahasa resmi, sopan, mudah dipahami.
4. Harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Bagian Surat Dinas

1. Kop surat
- berisi nama dan alamat lengkap instansi, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat email, dan
lambang instansi.
- Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat lengkap dan lainnya ditulis dengan huruf awal
kapital, kecuali kata tugas.
- Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi berada.
- Nama-nama yang tercantum pada kepala surat jangan disingkat. Misalnya: Jln atau jl. tetapi ditulis
lengkap jalan; dan sebagainya.
2. Nomor surat.
Contoh penulisan yang benar (tanpa spasi)
Nomor: 043/WM/III/02
Nomor: 137.B.6.09.03
3. Lampiran. Lampiran atau lamp. diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah
barang ditulis dengan huruf dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain. Awal kata yang menyatakan jumlah
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh
Lampiran : Dua berkas
Lamp. : Dua berkas
4. Hal surat. Kata perihal atau hal diikuti tanda titik dua dilanjutkan dengan sesuatu yang ingin disampaikan.
Kalimat yang menyebutkan sesuatu tersebut diawali dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda
baca apa pun.
Contoh
Hal : Penawaran harga buku
Perihal : Permohonan contoh buku
5. Tanggal pembuatan surat. Ditulis disebelah kanan
Contoh
17 Agustus 2007
6. Alamat surat. Ditulis di bagian kiri, tidak menggunakan kata “kepada”
Contoh
Yth. Ida Ayu
Perum Angkasa 10
Jakarta 55555
7. Salam pembuka, ditulis sebelah kiri. Huruf awal kata pertama memakai huruf kapital, huruf awal kata kedua
memakai huruf kecil, dan diakhiri tanda koma.
Contoh
Dengan hormat,
8. Isi surat
- Kalimat pembuka. Terdiri atas satu paragraf yang berfungsi sebagai pengantar isi surat, untuk menarik
perhatian pembaca terhadap isi pokok surat, menghubungkan surat atau pembicaraan sebelumnya)
Contoh
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ...
2. Berdasarkan hasil rapat ... pada tanggal ... dengan ini kami ...
3. Surat Bapak No ..., tanggal ... telah kami terima dengan gembira. Sehubungan dengan itu ...
- Isi surat (memuat segala sesuatu yang akan disampaikan)dengan mempertimbangkan
 menetapkan urutan maksud
 mudah dipahami
 menghindari singkatan, akronim yang tidak lazim
 memerhatkan bentuk surat dan penulisan bagian- bagiannya
- Kalimat penutup surat (berisi harapan dan ucapan terima kasih)
9. Salam penutup (Contoh : Hormat kami,)
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim surat
12. Jabatan, dicantumkan di bawah nama pengirim
13. Tembusan. Diletakkan di sebelah kiri, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama
pengirim surat. Tulisan tembusan diakhiri dengan tanda titik dua tanpa diberi garis bawah. Dicantumkan jika
sebuah surat memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan
surat yang bersangkutan.
Hal yang perlu diperhatikan:
- jika yang diberi tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan
- Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama orang atau jabatan, bukan nama kantor/instansi.
Macam-macam surat dinas
1. Surat permohonan (biasanya untuk meminta bantuan, ditujukan pada instansi yang lebih tinggi)
2. Surat tugas (untuk menjalankan tugas)
3. Surat perizinan (izin melakukan suatu kegiatan dan izin untuk tidak mengikuti suatu kegiatan)
4. Surat pemberitahuan
- surat pengumuman (surat yang berisi permakluman atau pemberitahuan sesuatu kepada banyak
orang).
- surat edaran (surat diedarkan agar isinya diketahui banyak orang. Diterbitkan oleh instansi yang lebih
tinggi, berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. Surat ini digunakan
sebagai dasar kebijakan tertentu).
- surat pernyataan (menyatakan diri /orang lain tidak pernah melakukan sesuatu)
5. Surat undangan (untuk menghadiri suatu acara)

Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas

A. Pilihan Kata.
1. Surat dinas menggunakan kata baku
Contoh :

Kata Baku Kata Tidak Baku

November Nopember
Saudara Sodara
2. Surat dinas menggunakan kata-kata yang lazim digunakan. Oleh karena itu, hindari kata-kata istilah asing
Contoh
masukan bukan input
suku cadang bukan sparepart
pendekatan bukan approach
3. Menghindari kata bersinonim, karena merupakan hal yang mubazir.
Contoh
Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)
adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
demi dan untuk (tidak digunakan sekaligus)
seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)
4. Pilihan kata harus tepat
a) Masing-masing dan tiap-tiap. Pemakaian kata masing-masing tidak diikuti kata benda, sedangkan
pemakaian kata tiap-tiap harus diikuti kata benda.

Tidak Baku Baku

Masing-masing peserta penataran 1. Tiap-tiap peserta penataran memperoleh
memperoleh uang saku sebesar Rp 50.000,00. uang saku masing-masing sebesar Rp
50.000,00.
2. Para peserta penataran memperoleh uang
saku masing-masing sebesar Rp 50.000,00.

b) Jam dan pukul. Kata jam menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata pukul menunjukkan waktu.

Tidak Baku Baku

Rapat diadakan pada jam 8.00-10.00 Rapat akan diadakan pada pukul 8.00-10.00
Rapat akan diadakan selama 2 jam, yaitu pukul
8.00-10.00

c) Dari dan daripada. Kata dari menunjukkan asal, kata daripada menunjukkanperbandingan.

Tidak Baku Baku

 Saya harapkan agar isi daripada surat edaran Saya harapkan agar seluruh karyawan dapat
tersebut dapat diperhatikan dengan sebaik- memperhatikan isi surat edaran tersebut
baiknya oleh seluruh karyawan. dengan sebaik-baiknya.
B. Penerapan Ejaan Bahasa Indonesia
Contoh
u.p. (untuk perhatian) bukan u/p atau c/q
d.a. (dengan alamat) bukan d/a
a.n. (atas nama) bukan a/n
u.b. (untuk beliau) bukan u/b
dkk (dan kawan-kawan) bukan d.k.k

C. Penggunaan Kalimat Efektif

Contoh

Kalimat Salah Kalimat Benar

1. Bersama ini kami beritahukan bahwa ... 1. Kami beri tahukan bahwa ...
2. Bersama ini kami mengun=dang ... 2. Dengan ini kami mengundang ...
3. Dengan ini kami kirimkan ... 3. Bersama surat ini kami kirimkan ...
4. Menurut rencana dalam pertemuan itu dihadiri 4. Menurut rencana pertemuan itu akan dihadiri
oleh Gubernur DKI Jakarta. oleh Gubernur DKI Jakarta.
5. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima 5. Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima
kasih. kasih.
6. Sekian, harap maklum. 6. Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan
7. Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan memperoleh tanggapan.
banyak-banyak terima kasih. 7. Kami berharap agar Saudara bersedia menjadi
8. Demikian harap maklum. koordinator kegiatan tersebut.
9. Dengan ini saya lampirkan fotokopi surat 8. Mohon periksa adanya.
keterangan dokter. 9. Bersama ini saya lampirkan fotokopi surat
10. Bagi calon pegawai baru di lembaga penelitian keterangan dokter.
kami wajib mengikuti ujian bahasa Indonesia. 10. Calon pegawai baru di lembaga penelitian kami
wajib mengikuti ujian bahasa Indonesia.

Format Surat Dinas,

Format Lurus Penuh Format Lurus Format Setengah Lurus (Lama) Format Setengah Lurus (Baru)
Kop Surat Kop Surat Kop Surat Kop Surat
Tanggal : Tanggal Tanggal Tanggal :
Nomor surat: Nomor : Nomor : Nomor surat:
Lampiran : Lampiran: Lampiran: Lampiran :
Hal : Hal : Hal : Hal :

Yth. ....... Yth. ..... Yth. ..... Yth. .......

............. ........... ........... .............

Salam Pembuka, Salam Pembuka, Salam Pembuka, Salam Pembuka,

........................................... ......................................... .................................. .....................................
......................................... ......................................... ......................................... .........................................
......................................... ......................................... ................................... ....................................
......................................... ......................................... ......................................... .........................................
......................................... ......................................... .................................... ......................................
......................................... ......................................... ......................................... .........................................

Salam Penutup, Salam Penutup, Salam Penutup, Salam Penutup,

Tanda tangan Tanda tangan Tanda tangan Tanda tangan
Nama terang Nama terang Nama terang Nama terang
Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan
Tembusan Tembusan Tembusan Tembusan
.......... .......... .......... ..........