Tugas 2

Komunikasi Bisnis

Nama : Wandika Herdiansyah

NPM : 050621382

Prodi : S1 Akuntansi

Kode/Nama UPJJ : 24/Bandung

Universitas Terbuka

2023
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang
harus ada dalam surat dinas?
Jawaban :
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga
yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari Lembaga atau instansi
tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan
informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada
Lembaga atau instansi dan sebaliknya.
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah surat yang dikirimkan langsung
oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, sebagai
alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal. Surat ini
menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi
dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh
lembaga.
Komponen surat dinas :
Ciri ciri surat dinas :
a. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan
Yang Disempurnakan (EYD).
b. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.
c. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami
konteksnya.
d. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit
dan dibuat dalam format tertentu.
e. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran jika tersedia.
f. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa
kondisi tertentu,
g. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup
sebagai bentuk kesopanan.

Struktur Surat Dinas

Struktur surat ini pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat
ini memiliki struktur penulisan sebagai berikut.
1) Kepala Surat (Kop Surat)
 Logo Institusi atau Perusahaan
 Nama Institusi atau Perusahaan
 Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan
2) Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus
mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat
berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
3) Tanggal Surat
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai
informasi kapan surat itu dibuat.
4) Lampiran atau hal
Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang
mendukung isi surat.
5) Alamat Tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap,
sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.
6) Salam Pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan
bahasa yang sopan.
7) Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat
resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat,
jelas, dan tidak bertele-tele
8) Salam Penutup
 Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat
penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam
komunikasi melalui surat.
9) Tanda Tangan Pengirim Surat
Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat
pengirim atau tanggung jawab pemilik.
10) Tembusan
Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin
dikirimkan oleh pihak lain.
11) Inisial (Kode Singkatan Nama)
Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan
maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang
membuat agar segera diperbaiki.

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo
yang efektif?
Jawaban :
Pengertian Memo Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum
dan memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau
surat peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan
diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus
kesaran, arahan, atau penerangan.
Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau
memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau
penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat
pernyataan dalam hubungan diplomasi. Tidak hanya itu saja, memo atau
memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu organisasi atau
perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa
pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut.
Berdasarkan beberapa definisi yang telah diuraikan tersebut, dapat disimpulkan
bahwa memo adalah bentuk komunikasi melalui pesan singkat yang
biasanya berupa saran, pemberitahuan, permintaan, dan ditulis dalam sebuah
 nota. Di dalam praktiknya, sangat jarang bagi pihak karyawan untuk memberikan
sebuah memo kepada pihak atasan, terutama dalam suatu organisasi atau
perusahaan bisnis. Sementara itu, dalam ranah hukum, sebuah laporan
memorandum biasanya memiliki satu hingga tiga halaman saja. Semisal
halamannya lebih dari satu, itu pun harus diusahakan untuk meringkas supaya
pembaca tidak perlu membaca keseluruhan informasinya.
Tips Menyusun Sebuah Memo
Khusus untuk sebuah memo resmi, penyusunannya harus menggunakan bahasa
baku yang efektif sebab penggunaan dari memo ini adalah dalam konteks resmi.
 Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat,
langsung pada hal-hal pokoknya saja.
 Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan
menerimanya. Apabila yangmenerima adalah seseorang dengan
jabatan tertentu, gunakan bahasa baku dan efektif. Namun, apabila
yang menerima adalah orang terdekat dengan konteks tidak resmi,
dapatmenggunakan bahasa sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas isinya.
 Jangan lupa untuk mencantumkan nama pembuat memo secara
jelas supaya keberadaan memo tersebut dapat dipertanggung jawabkan.
 Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah
sasaran

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang

produksi dan penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin
kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC.
Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk
mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat
permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip
korespondensi bisnis
Jawaban :
Kepada Yth.
Direktur Utama PT. ABC
Jl. Tokyo Verdi IV No. 14
Tokyo 14102000
Jepang

Perihal: Permohonan Kerjasama

Dengan hormat,Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
produksi dan penjualan elektronik diIndonesia, ingin menjalin kerjasama dengan
perusahaan saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi
kedua perusahaan. Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi
dalam bidang riset dan pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan
baku dan komponen untuk produksi produk elektronik.
Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan daya
saing produk kami dipasar internasional. Sebagai langkah awal, kami ingin
mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk mengunjungi fasilitas produksi kami di
Indonesia pada bulan depan.

Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi

mengenai keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan perwakilan
ke Indonesia. Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk
menjamu perwakilan PT. ABC dengan baik selama kunjungan mereka.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan
jawaban dari Bapak/Ibu secepatnya.

Hormat kami,
PT. XYZ

Wandika H
Direktur Utama
4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin
dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja
yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang
efektif?
Jawaban :
Untuk melakukan presentasi bisnis yang efektif, terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain:
1. Menentukan tujuan presentasi
Sebelum membuat presentasi, perlu dipastikan tujuan apa yang ingin dicapai
melalui presentasi tersebut. Tujuan dapat berupa memperkenalkan produk
baru, mengajak investor untuk berinvestasi, atau menjelaskan rencana bisnis
kepada mitra.
2. Menyesuaikan audiens
Audiens dalam presentasi bisnis dapat berbeda-beda, sehingga perlu
disesuaikan dengan pesan yang ingin disampaikan. Misalnya, presentasi untuk
investor harus lebih menekankan pada potensi keuntungan, sementara
presentasi untuk pelanggan harus menekankan pada manfaat produk.
3. Menyusun struktur presentasi
Presentasi bisnis perlu disusun dengan struktur yang jelas dan mudah diikuti.
Umumnya, presentasi bisnis terdiri dari pengenalan perusahaan, penjelasan
produk atau layanan, analisis pasar, strategi pemasaran, dan proyeksi
keuangan.
4. Menggunakan media yang tepat
Media dalam presentasi bisnis dapat berupa slide, video, grafik, atau gambar.
Pemilihan media yang tepat dapat membantu menyampaikan pesan dengan
lebih jelas dan menarik.
5. Berlatih dan mempersiapkan diri
Sebelum melakukan presentasi, penting untuk berlatih dan mempersiapkan diri
dengan baik. Hal ini dapat membantu mengurangi kecemasan dan memastikan
presentasi berjalan dengan lancar.
Sumber :

BMP EKMA4159

Guffey, M. E., & Loewy, D. (2015). Business communication: Process and product.
Cengage Learning.