JAWABAN TUGAS KE 2

Komunikasi Bisnis
Nama : Alya Sabrina Rosyid
Nim : 044980838
Jurusan : Manajemen

1. Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau
lembaga yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau
instansi tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam
menyampaikan informasi dari satu pihak kepadapihak lain. Dapat berupa orang
pribadi kepada lembaga atau instansi dan sebaliknya. Surat dinas adalah jenis
surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal
kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah surat yang dikirimkan
langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia,
sebagai alat tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal. Surat ini
menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam
organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang
dilakukan oleh lembaga.

Komponen Surat dinas:

Ciri-Ciri Surat dinas:

Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan

Ejaan Yang.
2. Disempurnakan (EYD).
3. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi
yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
4. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah
dipahami konteksnya.
5. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa
eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
6. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat
tujuan, dan lampiran jika tersedia.
 7. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk
beberapa kondisi tertentu.
8. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup
sebagai bentuk kesopanan.

Struktur Surat Dinas

Struktur surat ini pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya
surat ini memiliki struktur penulisan sebagai berikut.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
 Logo Institusi atau perusahaan
 Nama Institusi atau perusahaan
 Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan
2. Nomor Surat Setiap lembaga
institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat.
Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang
dikeluarkan dalam setahun.
3. Tanggal Surat
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai
informasi kapan surat itu dibuat.
4. Lampiran atau hal
Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang
mendukung isi surat.
5. Alamat Tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap,
sehingga mempermudah dalam proses pengiriman
6. Salam Pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan
bahasa yang sopan.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat
resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat,
jelas, dan tidak bertele-tele.
8. Salam Penutup
Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat
penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam
komunikasi melalui surat.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat
pengirim atau tanggung jawab pemilik.
10. Tembusan
Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin
dikirimkan oleh pihak lain.
11. Inisial (Kode Singkatan Nama)
Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi
kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan
kepada yang membuat agar segera diperbaiki.
2. Memo Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan
memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat
peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan
diplomasi, (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus kesaran,
arahan, atau penerangan.
Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau
memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau
penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai
surat pernyataan dalam hubungan diplomasi. Tidak hanya itu saja, memo atau
memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu organisasi atau
perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa
pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan
tersebut. Nah, berdasarkan beberapa definisi yang telah diuraikan tersebut,
dapat disimpulkan bahwa memo adalah bentuk komunikasi melalui pesan
singkat yang biasanya berupa saran, pemberitahuan, permintaan, dan ditulis
dalam sebuah nota. Di dalam praktiknya, sangat jarang bagi pihak karyawan
untuk memberikan sebuah memo kepadapihak atasan, terutama dalam suatu
organisasi atau perusahaan bisnis.
Sementara itu, dalam ranah hukum, sebuah laporan memorandum biasanya
memiliki satu hingga tiga halaman saja. Semisal halamannya lebih dari satu, itu
pun harus di usahakan untuk meringkas supaya pembaca tidak perlu membaca
keseluruhan informasinya.
Tips Menyusun Sebuah Memo
Khusus untuk sebuah memo resmi, penyusunannya harus menggunakan bahasa
baku yang efektif ya, sebab penggunaan dari memo ini adalah dalam konteks
resmi.
 Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat,
langsung pada hal-hal pokoknya saja.
 Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan
menerimanya. Apabila yang menerima adalah seseorang dengan jabatan
tertentu, gunakan bahasa baku dan efektif. Namun, apabila yang
menerima adalah orang terdekat dengan konteks tidak resmi, dapat
menggunakan bahasa sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas isinya.
 Jangan lupa untuk mencantumkan nama pembuat memo secara jelas
supaya keberadaan memo tersebut dapat dipertanggung jawabkan.
 Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah
sasaran.
3.
Kepada Yth.
Direktur Utama PT. ABC
Jl. Tanah Abang IV No. 23
Tokyo 12345
Jepang

Perihal: Permohonan kerja sama

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik di Indonesia, ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan
saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.

Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi
kedua perusahaan.
Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang
riset dan pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan
komponen untuk produksi produk elektronik.

Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan

daya saing produk kami di pasar internasional.

Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk
mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan.
Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk
mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan.

Kami berharap dapat membicarakan lebih lanjut tentang peluang kerjasama dan
berbagi informasi tentang bisnis kami.

Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi

mengenai keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan
perwakilan ke Indonesia.

Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk menjamu

perwakilan PT. ABC dengan baik selama kunjungan mereka.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera

mendapatkan jawaban dari Bapak/Ibu secepatnya.

Hormat Kami,
(Penandatanganan)
(Nama)
(Jabatan)

4. Hal yang penting untuk menyajikan presentasi bisnis yang aktif:

1. Pastikan tujuan dari presentasi
Persiapan yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan akhir
presentasi yang kamu lakukan. Pada dasarnya, presentasi merupakan
kegiatan penyampian informasi atau gagasan yang bertujuan untuk
menyalurkan informasi, membujuk atau mempengaruhi banyak orang
untuk melakukan sesuatuBuat kamu yang ingin melakukan presentasi
dnegan tujuan menyampaikan informasi, sebaiknya kamu menyiapkan
materi yang detail dan informatif sehingga audeins bisa cepat dan mudah
menangkap apa yang kamu sampaikan bahkan pada orang awam
sekalipun. Sedangkan jika kamu memiliki tujuan untuk mempengaruhi
orang dan membujuk audien untuk menyampaikan sesuatu, maka siapkan
materi presentasi yang mampu memberikan pengaruh emosional kepada
audiens. Sehingga audiens akan melakukan sesuatu atau merubah
sikapnya setelah mendengarkan presentasi.
2. Kenali audiens
Kamu bisa menyiapkan materi presentasi yang tepat denga mengenali
audeinsmu terlebih dahulu. ditambah lagi kamu juga akan tahu bagaiman
metode penyampaian saat presentasi yang tepat untuk audiensmu. Salah
satu contoh misalnya saat kamu presentasi, audiens yang hadir adalah
orang penting dan rata-rata sangat serius, mereka akan sangat ingin
mendapat informasi yang jelas dan detail seperti grafik dan angka.
 Dengan begitu kamu sudah bisa segera menyiapkan materi informasi
yang mengandung banyak angka dan grafik. Itu akan menjadi nilai
tambah kamu di mata audiens tersebut.
3. Topik
Tentukanlah materi presentasi dengan topik yang sesuai dengan
kebutuhan audiens. Usahakan topik yang sudah kamu sesuaikan dengan
audiens tetap memiliki daya tarik yang tinggi. Cara menentukan topik
yang tepat adalah dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini,
seperti:
 Topik apa yang kamu kuasai?
 Topik apa yang audiens butuhkan dan harapkan?
 Apa yang melatarbelakangi topik tersebut penting untuk
disampaikan?
 Beberapa hal lainnya

Dengan begitu kamu akan mudah menentukan topik presentasimu.

4. Susun kerangka materi

Untuk membuat susunan kerangka materi, kamu bisa memulainya
dengan menentukan ide-ide pokok yang ingin kamu sampaikan pada
presentasi. Kemudian, buatlah peta ide dan daftar keyword mengenai
hal-hal yang akan kamu bawakan. Hal ini dapat mempermudah Anda
dalam merangkai setiap materi presentasi secara urut dan memberikan
gambaran lengkap dari presentasi dan poin-poin penting yang harus
disampaikan
5. Latihan
Dengan latihan, presentasimu akan bisa lebih baik. Khusunya buat
kamu yang mudah merasa gugup ketika berbicara di depan banyak
orang. Sering sekali kegugupan itu timbul karena adanya rasa
ketidaktahuan, tidak terkecuali saat presentasi. Kamu tidak memiliki
bayangan seperti apa penampilanmu nanti ketika berada di depan
banyak orang. Nah, alangkah baiknya sebelum kamu berbicara di depan
umum, cobalah untuk berlatih di depan kamera sekaligus merekamnya
untuk melihat bagaimana penampilanmu saat berbicara di depan banyak
orang nanti.