MAKALAH KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI BISNIS

“ Penulisan Dan Revisi Pesan Bisnis”

Dosen :

Disusun Oleh :

1. Rias Untinasih Fernandini ( B.131.21.0217)

2. Frista Ariyani ( B.131.21.0160)
3. Adinda Rizki Ariestania. ( B.131.21.0207 )
4. Ameliya Dwi Astutik. ( B.131.21.0222 )
5. Dea Salshabilla

FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN

UNIVERSITAS SEMARANG
TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat limpahan dan
rahmat-Nya sehigga penulis mampu menyelesaikan tugas mata kuliah Komunikasi
dan Negosiasi Bisnis ini dengan baik dan tepat waktu. Adapun judul makalah yang
kami buat yaitu ” Penulisan dan Revisi Pesan Bisnis”.
Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam
penyusunan karya tulis ini :
1. Kepada Ibu selaku dosen pembimbing mata kuliah Komunikasi dan Negosiasi
Bisnis.
2. Kepada orang tua yang telah memberikan dukungan dalam pengerjaan karya tulis
ini.
3. Kepada rekan-rekan yang telah membantu dalam pengerjaan karya tulis ini.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini tidaklah sempurna, baik
dari segi penyusunan, bahasan, ataupun penulisannya. Oleh karena itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun. Semoga makalah ini dapat
memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumbangan pemikiran kepada
pembaca.

Semarang, 2 Desember 2023

Penulis
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting.

Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan
atau pihak manapun yang berhubungan. Kemampuan berkomunikasi jelas
merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.

Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai

komunikasi secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk
menyampaikan, menerima, serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu
bagaimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti, menyampaikan
ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang baik melalui
pesan tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif
dan pemilihan kata yang tepat. sehubungan dengan hal tersebut, dalam
makalah ini akan membahas beberapa hal mengenai Penulisan dan Revisi
pesan-pesan bisnis.

1.2 RumusanMasalah

Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini sebagai berikut :

a. Pengertian Pesan-Pesan Bisnis.

b. Tujuan penulisan pesan-pesan Bisnis
c. Tahapan/Proses Perencanaan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

d. Revisi Pesan-Pesan Bisnis

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dalam makalah ini, yakni :

a. Untuk mengetahui pengertian pesan-pesan bisnis

b. Untuk menjelaskan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
c. Bagaimana tahapan/proses perencanaan penulisan pesan-pesan bainis
d. Untuk mengetahui revisi pesan-pesan bisnis
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pesan-Pesan Bisnis

Pesan adalah suatu yang dikirimkan ataupun diterima dari tindakan komunikasi

langsung baik berupa komunikasi verbal maupun nonverbal atau pesan adalah setiap

pemberitahuan (pikiran dan perasaan).Onong effendy ,Menyatakan bahwa pesan adalah

“suatu komponene dalam proses komunikasi berupa panduan dari pikiran dan perasaan

seseorang dengan menggunakan lambang ,bahasa/lambang-lambang lainnya di

sampaikan kepada orang lain.(Purwanto, 2019)

Pesan adalah seperangkat simbol verbal dan/nonverbal yang mewakili perasaan,

nilai, ide, atau maksud sumber. Abdul Hanafi menjelaskan bahwa pesan tersebut adalah

"produk fiktif nyata yang dihasilkan oleh source-encoder". (Siahaan, 1991:62). Ketika

Anda berbicara, "pembicara" adalah pesannya, ketika Anda menulis surat, "surat" itu

disebut pesan. Pesan memiliki tiga komponen: makna, simbol yang digunakan untuk

menyampaikan makna, dan bentuk atau organisasi pesan. Lambang yang paling penting

adalah kata (bahasa), yang dapat mewakili benda (objek), gagasan, dan perasaan, baik

secara lisan (percakapan, wawancara, diskusi, ceramah, dll) maupun secara tertulis

(surat, karangan, artikel, novel, puisi). , dll.) pamflet, dll.). Kata-kata memungkinkan

kita untuk berbagi pikiran kita dengan orang lain. Pesan juga dapat dirumuskan secara

nonverbal, seperti melalui tindakan atau gerak tubuh.

 B. Tujuan Penulisan Pesaan-Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam penulisan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau

tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentu ingin menjaga nama baik di depan

khalayak, dan menghasilkan sesuatu yang baik untuk organisasinya. Sebelum memutuskan

untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain. Anda harus terlebih dahulu menjawab

tiga pertanyaan penting: apakah tujuan realistis, apakah waktunya tepat, dan apakah tujuan

dapat diterima oleh organisasi. Rekan-rekan saya Untuk dapat melakukan itu, Anda harus

terlebih dahulu menetapkan tujuan yang jelas dan terukur, sejalan dengan tujuan organisasi.

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

1) Memberi informasi (informing)

Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada

pihak lain merupakan tujuan pertama dalam komunikasi bisnis. Misalnya

ketika perusahaan perusahaan membutuhkan calon pegawai, tentu akan

memasang iklan lowongan kerja melalui media massa. Dalam kegiatan

beriklan inilah proses pemberian informasi terjadi.

2) Melakukan persuasi (persuading)

Persuasi dilakukan kepada pihak lain agar apa yang disampaikan

dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan dalam

negosiasi. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi,

setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution. Artinya, kedua belah

pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat

tanpa merasa ada yang dikorbankan.

3) Melakukan kolaborasi (collaborating)

 Melalui jalinan komunikasi bisnis yang ada, seseorang dapat dengan

mudah melakukan kerjasama bisni. Dengan adanya perkembangan teknologi

komunikasi, kolaborasi lintas negara dan benua pun semakin mudah untuk

dilakukan.(Badrianto, 2022)

Sasaran yang jelas akan membantu mengarahkan seorang komunikan ke sasaran

yang diinginkan. Seperti diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang

beragam, yang sangat bergantung pada jenis organisasinya. Selain itu, penetapan tujuan

yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang

meliputi antara lain:

a) Keputusan untuk Meneruskan Pesan Sebelum menyampaikan pesan, tanyakan pada

diri sendiri apakah pesan yang ingin disampaikan memang benar-benar dibutuhkan

atau tidak. Jika pesan yang ingin disampaikan ditengarai memiliki pengaruh yang

sangat kecil terhadap khalayak, lebih baik menahan penyampaiannya terlebih

dahulu. Sebaliknya, jika sangat penting dan akan berdampak besar, pesan harus

diteruskan atau segera disampaikan.

b) Keputusan untuk Menanggapi Audiens Untuk memutuskan cara terbaik untuk

menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif mereka.

Mengapa mereka memperhatikan esensi pesan yang disampaikan? Apakah mereka

mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan

komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens, komunikator tidak akan dapat

menanggapinya dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal

mendapatkan apa yang mereka inginkan jika harapan mereka tidak sesuai.

c) Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan

membantu memusatkan isi pesan. Komunikator hendaknya hanya mencantumkan

informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah
 ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus dihapus atau dibuang. Jika informasi

yang tidak penting dimasukkan dalam pesan yang akan disampaikan, esensi pesan

akan kabur, dan waktu akan terbuang percuma. Pada akhirnya penyampaian pesan

tidak akan mencapai target yang diinginkan.

C. Tahapan/Proses Perencanaan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala

sesuatunya agar berjalan dengan sebaik-baiknya. Agar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat

dilakukan secara efektif beberapa tahapan penting harus diperhatikan, yakni : mengetahui apa

tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, bagaimana menganalisis audiens, memilih atau

menentukkan ide, gagasan atau pesan-pesan bisnis apa yang akan disampaikan kepada pihak

lain, serta bagaiman membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis.

1. Tujuan penyampaian pesan-pesaan bisnis

Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam penyampaian pesan-pesan bisnis, setiap

individu mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Tahap pertama yang perlu

diperhatikan adalah pemahaman yang baik terhadap apa tujuan penyampaian pesan-

pesan bisnis tersebut. Apabila tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis sudah jelas,

maka hal ini akan mempermudah dan memperlancar penyampaian pesan-pesan bisnis.

Dalam dunia korespondensi bisnis, tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis antara

lain menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain (misalnya, surat

pemberitahuan, surat edaran, surat pengumuman, dan surat lelang), mempengaruhi

pihak lain agar sepakat atau setuju dengan apa yang mereka sampaikan (misalnya,

surat penawaran produk, pemberian katalog, iklan di media cetak, selebaran, dan

brosur), dan melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak lain demi mencapai

tujuan tertentu (misalnya, surat perjanjian/kerjasama).

2. Menganalisis Audiens
 Setelah menentukan maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, tahapan

berikutnya adalah bagaimana menganalisis audiens (pembaca), yaitu apa, siapa,

bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan-pesan bisnis itu disampaikan. Apa yang

diinginkan atau diharapkan audiens terhadap suatu pesan-pesan bisnis? Apa latar

belakang (pendidikan, usia, jenis kelamin, jabatan, pekerjaan, dan budaya) audiens?

Siapa yang menerima pesan pesan bisnis? Bagaimana audiens dengan mudah dapat

menerima pesan-pesan bisnis? Kapan sebaiknya pesan-pesan bisnis disampaikan

kepada audiens? Dengan pemahaman yang tepat terhadap audiens akan dapat

mempermudah dan memperlancar penyampaian suatu pesan-pesan bisnis.

3. Menentukan Ide/Gagasan/Pesan-pesan Bisnis

Setelah menganalisis audiens, tahap berikutnya adalah menentukan ide, gagasan,

atau pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Setelah

menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai

tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah

subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu

topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima

oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang

diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim

pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok

mungkin jelas.

Di sini hal yang menjadi fokus adalah apa substansi dari pesan-pesan bisnis yang

ingin disampaikan kepada pihak lain, yang tentu saja sangat bervariasi tergantung

pada maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Dalam

kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, pesan-pesan bisnis dapat berupa antara
 lain: surat permintaan informasi produk, surat penawaran produk baru, surat

pemesanan produk, surat pengaduan pelanggan, surat tanggapan/jawaban kepada

pelanggan, surat pertanyaan, surat gugatan kepada pihak lain, surat konfirmasi

pesanan, surat referensi, dan aneka surat perjanjian.

4. Membuat Outline Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Tahapan terakhir dalam menentukan perencanaan pesan-pesan bisnis adalah

membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pembuatan sebuah outline

pada dasarnya mencakup tentang poin penting apa yang ingin disampaikan kepada

pihak lain serta bagaimana tata urutan yang logis dan sistematis. Pengorganisasian

pesan-pesan bisnis yang baik, runtut, dan logis akan mempermudah pemahaman

pesan-pesan bisnis bersangkutan.

C. Revisi pesan bisnis

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis

dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan
bisnis. Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan
bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan
mencetak pesan. Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang
direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.
Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat
sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’,
maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti
presentasi.
A. Menyunting Pesan (Editing)
Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun
pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya
tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan
hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki
lagi, baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format
penulisannya.
1. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.
Idealnya,naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses
penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan
rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bias dijadikan pedoman dalam
melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format pesan:
Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan
pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan
bahwa bagian awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi
penerima. Bagian akhir dikain ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok
telah dirngkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.
2. Pemilihan Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya.
Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens,
bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu
adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang
perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.
Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.
Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).
Hindari kata-kata yang bermakna ganda.
3. Penggunaan Kalimat yang Efektif
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:
Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan
pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara
atau penulis.
Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara
mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan
 dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal
yang harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik,
penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran.
Contoh:
Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem
penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di
bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-
unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang
memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang
kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-
kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:
Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat
tenaganya (Kepaduan yang baik)
B. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang
ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan
kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan
menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap
dan kuat.
C. Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan
computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih
menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.