She Lomita

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR
DI DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN
TERPADU SATU PINTU KOTA PRABUMULIH
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat mengikuti
Ujian Kompetensi Keahlian
Disusun oleh:
SHELOMITA
0067285582
PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN DAN

LAYANAN BISNIS
KOMPETENSI KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
SMK PGRI 2 PRABUMULIH
2023/2024
LEMBAR PENGESAHAN PIHAK IDUKA
LAPORAN KERJA PRAKTIK LAPANGAN
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR
Pada Tanggal 24 Januari Tahun 2024
Mengetahui/Mengesahkan
Plt. KEPALA DINAS Pembimbing
Dr. Muhammad Ali ,M.Si Andesta Faramita, SE., MM

Pembina Utama Muda / IV.c Penata Tingkat I / III.d
NIP. 196604121993121001 NIP. 197612112009032001
ii
LEMBAR PENGESAHAN PIHAK SEKOLAH
LAPORAN KERJA PRAKTIK LAPANGAN

KELUAR

Pada Tanggal 24 JanuariTahun 2024
Mengetahui/Mengesahkan
Ketua Jurusan Pembimbing
Okta Mandasari, S.Pd Sri Guswati S.Pd

NIY. 916974
Kepala SMK PGRI 2 PRABUMULIH
Heny Wahyuni,SE.,S.Pd.,M.Pd
NIY. 916247
iii
IDENTITAS SEKOLAH
Nama Sekolah : SMK PGRI 2 Prabumulih
NPSN/NSS : 10643753 / 402116143753
Alamat : Jl Kapten Abdullah No. 74

Kode Pos 31125 Telp. 0713321168
Kelurahan : Mangga Besar
Kecamatan : Prabumulih Timur
Kabupaten/Kota : Kota Prabumulih
Provinsi : Sumatra Selatan
Website : www.smkpgri2-pbm.sch.id
Email : [email protected]
Kepala Sekolah : Heny Wahyuni, SE.,S.Pd.,M.Pd
NIY : 916247
Program Keahlian
A. Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

B. Teknik Komputer dan Jaringan
C. Akuntansi dan Keuangan Lembaga
D. Bisnis Daring dan Pemasaran
E. Multimedia
iv
IDENTITAS SISWA
Nama Siswa : SHELOMITA
NISN : 0067285582
Tempat/Tanggal Lahir : Teluklubuk, 23 Juli 2006
Nama Sekolah : SMK PGRI 2 PRABUMULIH
Kelas : XII Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Jenis kelamin :Perempuan
Alamat : Desa.Teluk lubuk Kec.Belimbing Kab.Muara Enim
Golongan Darah :-
Catatan : Sehat
Nama Orang Tua/Wali : Selamat Ryadi
Pekerjaan Orang Tua/Wali : Wiraswasta
Alamat Orang Tua/Wali : Desa.Teluk lubuk Kec.Belimbing Kab.Muara Enim
Prabumulih, 24 Januari 2024

Penulis
SHELOMITA
v
IDENTITAS INSTANSI
1. Nama Perusahaan/Industri/Lembaga : DPMPTSP PRABUMULIH

2. Jenis Usaha/Bidang Usaha : Bidang Perizinan dan Non Perizinan
3. Alamat : Jl. Jenderal Sudirman No.029 RT.004 RW.002
Kel.Tugu Kecil Kec. Prabumulih Timur
Kota Prabumulih
4. Nama Pimpinan/Direktur : Drs.Muhammad Ali, M.Si
5. Nama Pembimbing DU/DI : Andesta Faramita, SE., MM.
6. Tanggal Mulai Prakerin : 1 Agustus 2023
7. Tanggal Selesai Prakerin : 24 Januari 2024
8. Jam Masuk Prakerin : 07.30 WIB
9. Jam Keluar Prakerin : 16.00 WIB
Andesta Faramita, SE., MM
vi
KELUAR
Lembar Pengesahan Judul Laporan
SMK PGRI 2
Prabumulih 24 Januari 2024
Nama : SHELOMITA
NISN : 0067285582
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kompetensi Keahlian : Manajemen Perkantoran
Alasan Pengambilan Judul : Karena judul yang digunakan sesuai dengan kegiatan yang sudah
saya laksanakan selama prakerin
Di setujui oleh :
Ketua Jurusan Pembimbing
Okta Mandasari, S.Pd Sri Guswati, S.Pd

NIY. 916974
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-nya, sehingga dapat menyelesaikan penyususunan laporan praktik kerja
lapangan/magang di Kantor Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota
Prabumulih.
Tujuan dari penyususnan laporan praktik kerja industri/magang ini adalah untuk
memenuhi salah satu syarat mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK) di SMK PGRI 2
prabumulih tahun pelajaran 2023/2024. Laporan ini di susun berdasarkan data yang
sesungguhnya yang penulis dapatkan selama melaksanakan praktik kerja lapangan / magang di
Kantor Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih.
Penulis menyadari dalam penyusunan laporan praktik kerja industri ini tidak lepas dari
dukungan dari berbagai pihak, oleh karna itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs. Muhammad Ali., M.Si selaku pimpinan kantor Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih.
2. Ibu Heny Wahyuni, SE, S.Pd., M.Pd selaku Kepala SMK PGRI 2 prabumulih
3. Bapak Amri Tra Prakasa, S.Pd selaku ketua pelaksana praktik kerja industri/magang.
4. Ibu Andesta Faramita.,SE.,MM selaku pembimbing dari kantor Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih.
5. Ibu Sri Guswati, S.Pd, selaku pembimbing dari SMK PGRI 2 Prabumulih.
6. Ibu Okta Mandasari, S.Pd selaku kaprodi dari SMK PGRI 2 Prabumulih.
7. Seluruh staff dan Pegawai yang telah menerima, membantu dan memberikan bimbingan
selama kegiatan praktik kerja industri / magang berlangsung yang tidak dapat disebutkan
satu persatu.
8. Kedua orang tua dan saudara saya yang telah mendukung dan memberikan doa restu.
9. Pihak-Pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, atas dukungan doa restu yang
berhubungan dengan kegiatan praktik kerja industri/magang.
viii
Demikian laporan praktik kerja industri/magang ini saya buat, mudah-mudahan ada
manfaat bagi pihak yang membutuhkan terutama bagi adik-adik kelas di SMK PGRI 2
prabumulih.

Penyusun,
SHELOMITA
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL..................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN DU/DI............................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH..................................................... iii
IDENTITAS SEKOLAH............................................................................. iv
IDENTITAS SISWA.................................................................................... v
IDENTITAS PERUSAHAAN..................................................................... vi
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL LAPORAN....................................... vii
KATA PENGANTAR.................................................................................. viii
DAFTAR ISI................................................................................................. x
DAFTAR GAMBAR.................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................ xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang…………………………………………………………… 1
1.2 Tujuan PKL……………………………………………………………… 2
1.3 Manfaat PKL…………………………………………………………….. 2

1.3.1 Bagi Peserta Didik………………………………………………… 2
1.3.2 Bagi Sekolah ................................................................................... 2

1.3.3 Bagi Dunia Kerja ........................................................................... 3
1.4 Waktu dan Tempat PKL........................................................................... 3

1.5 Sistematika Penyusunan Laporan PKL.................................................... 4
BAB II GAMBARAN UMUM
2.1 Pengenalan Perusahaan/Instansi............................................................... 5
x
2.1.1 Sejarah Berdirinya DPMPTSP Kota Prabumulih...................... 6
2.1.2 Sejarah Berdirinya DPMPTSP Kota Prabumulih……………. 6
2.2 Visi/Misi................................................................................................... 7
BAB III PROSES DAN HASIL BELAJAR DI INDUSTRI DU/DI
3.1 Kompetensi yang diajarkan/diterima ....................................................... 8
3.2 Pembahasan Prakerin .............................................................................. 14
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan............................................................................................... 17
4.2 Saran ........................................................................................................ 17
4.2.1Saran Untuk Instansi ..................................................................... 17
4.2.2 Saran Untuk Sekolah..................................................................... 18
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Filling Cabinet............................................................................ 12

Gambar 1.2 Kabinet Pengisian Rotary .......................................................... 12
Gambar 1.3 Stopmap Folio............................................................................ 12
Gambar 1.4 Ordner......................................................................................... 13
Gambar 1.5 Perforator.................................................................................... 13
Gambar 1.6 Scanner Tangan Portable............................................................ 14
Gambar 1.7 Scanner Flatbed ......................................................................... 14
Gambar 1.8 Fotocopy Surat............................................................................ 15
Gambar 1.9 Melubangi surat yang akan diarsipkan....................................... 16
Gambar 1.10 Menulis Surat Masuk................................................................ 16
Gambar 1 .11 Mengetik Surat Perintah Tugas............................................... 16
Gambar 1 .12 Menulis Buku Ekspedisi.......................................................... 16
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1 Laporan Mingguan PKL selama PKL / Jurnal

2 Absen selama PKL
3 Kartu bimbingan PKL
4 Foto-foto selama PKL
5 Serifikat Magang dari Instansi.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah kebijakan link and match yang
pada pelaksanaannya dilakukan di dua tempat yaitu sekolah dan perusahaan /
instansi. Upaya ini dilaksanakan dalam rangka peningkatan mutu tamatan
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dalam mencapai tujuan relevansi
pendidikan dengan tuntunan kebutuhan tenaga kerja.
Harapan utama dari penyelenggaraan kegiatan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) di perusahaan / instansi selain untuk peningkatan mutu dan
profesionalisme siswa sesuai dengan tuntutan kebutuhan tenaga kerja di
perusahaan / instansi, juga diharapkan siswa untuk memiliki etos kerja yang
meliputi kemampuan bekerja, motivasi kerja, inisiatif, kreatif, hasil kerja
yang berkualitas, disiplin waktu dan rajin dalam bekerja.
Untuk mendeteksi perkembangan siswa Praktik Kerja Lapangan (PKL)
di perusahaan atau instansi, maka diperlukan adanya suatu perangkat yang
dapat memberikan gambaran atau informasi tentang kualifikasi dan jenis
kegiatan siswa selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Perangkat yang
dimaksud adakah “Jurnal Kegiatan Siswa”. Jurnal ini sekaligus berfungsi
sebagai laporan kegiatan siswa selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) di perusahaan / instansi.
1.2 Tujuan PKL

Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut :
 Untuk melahirkan insan akademis yang bisa menjembatani relevansi
keilmuan teoritis dan terapan dalam bidang keilmuannya.
 Untuk membina mentalitas dan profesionaltias siswa yang sejalan dengan
disiplin keilmuannya.
1
 Untuk melatih kemampuan manajerial dan keterampilan serta memupuk
kemampuan beradaptasi dan daya tangkap siswa dalam menjalankan tugas
dan kewajiban yang diembankan kepadanya.
 Untuk membentuk pola pikir yang konstruktif pola pikir bagi siswa.
 Untuk melatih siswa dalam berkomunikasi atau berinteraksi secara
profesional di dunia kerja.
 Untuk menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat
dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari.
 Untuk menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia
perusahaan / instansi
1.3 Manfaat PKL

1.3.1 Bagi Peserta Didik
 Menambah pengetahuan tentang dunia kerja.
 Hasil belajar lebih bermakna sebagai bekal hidup dan.
pengembangan diri.
 Mempersiapkan sumber daya manusia berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan di era teknologi informasi dan komunikasi
terkini.
 Membentuk mental siswa – siswi dan memberi motivasi agar
serius dan bersemangat dalam mencapai cita- cita.
 Melatih dan mengasah keterampilan siswa – siswi dalam dunia
kerja.
 Menambah kreativitas siswa – siswi untuk mengembangkan bakat
dan minat.
1.3.2 Bagi Sekolah
 Menjalankan kewajiban undang-undang.

 Meningkatkan hubungan kerja sama antara sekolah dan instansi
terkait.
2
 Meningkatkan citra sekolah.
 Memberikan keuntungan pada pihak sekolak dan siswa-siswi itu
sendiri, karena keahlian baru yang tidak diajarkan di Sekolah
didapat di dunia usaha atau dunia industri.
1.3.3 Bagi Dunia Kerja

 Mendukung program pendidikan pemerintah.
 Mendapatkan tenaga kerja sementara.
 Mengenal lebih dini kualitas calon pegawai.
 Mempermudah instansi perusahaan memperoleh tenaga kerja
sesuai dengan bidang keahlian yang di buat.
1.4 Waktu dan Tempat PKL

Pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) dimulai pada tanggal
01 Agustus 2023 sampai dengan 24 Januari 2024 Tempat pelaksanaan
kegiatan PKL yang penulis laksanakan, yaitu diDPMPTSP Kota Prabumulih
Prabumulih yang beralamatkan di Jl. Jendral Sudirman No. 029 Prabumulih.
Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)
Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Pulang

Senin 07.30 12.00 16.00
Selasa 07.30 12.00 16.00
Rabu 07.30 12.00 16.00
Kamis 07.30 12.00 16.00
Jum’at 07.30 12.00 16.30
Tempat pelaksanaan kegiatan PKL yang kami laksanakan yaitu di kantor Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih
1.5 Sistematika Penyusunan Laporan PKL
 Halaman Judul
 Lembar Pengesahan
3
Memuat Tanda Tangan Pengesahan baik dari Pembimbing Sekolah
maupun Pembimbing Instansi, Ketua Program Keahlian, Kepala Sekolah,
dan Pimpinan Instansi.
 Kata Pengantar
Berisi Kata-Kata Pengantarmengenai pelaksanaan PKL.
 Daftar Isi
Memuat Daftar Isi dan halaman laporan penulis.
 Bab I Pendahuluan
Bab Ini Penulis Menguraikan tentang Latar Belakang, Tujuan, Manfaat,
dan Sistematika Penyusunan Laporan PKL.
 Bab II Gambaran Umum
Bab Ini Penulis Menguraikan tentang Uraian Umum yang meliputi Sejarah
Berdirinya Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Visi/Misi.
 Bab III Proses dan Hasil Belajar Di Industri DU/DI
Bab Ini Membahas tentang Kompetensi yang diajarkan atau diterima,
Pembahasan PKL.
 Bab IV Penutup
Bab Ini Berisi Kesimpulan, Saran baik Instansi maupun Sekolah, dan
Lampiran-lampiran.
4
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1 Pengenalan Perusahaan/Instansi
2.1.1 Sejarah DPMPTSP Kota Prabumulih
Ditunjuknya Pelayanan Prima dalam Visi dan Misi Nasional Bangsa

Indonesia, menunjukan bahwa tujuan masyarakat terhadap Pelayanan Prima
Aparatur Pemerintah merupakan keharusan dan tidak dapat diabaikan lagi, karena
hal ini merupakan bagian tugas dan fungsi dalam menjalankan roda Pemerintahan.
Sesuai Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan

Daerah ditegaskan, bahwa tujuan pemberian otonomi adalah berupaya
memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin baik kepada
masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Jika
kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan indikator
keberhasilan otonomi daerah.
Berdasarkan latar belakang tersebut. Pemerintah Kota Prabumulih, Kota

Prabumulih membentuk Bagian Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA)
dengan peraturan Daerah Kota Prabumulih Nomor 2 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kota Prabumulih. Operasional secara
5
resmi dilakukan 1 Oktober 2008. Kebijakan ini di dukung sepenuhnya oleh
peraturan Walikota Prabumulih Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pedoman Tata
Kerja di Bidang Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap Sekretariat Daerah Kota
Prabumulih.
Peraturan Walikota Prabumulih tersebut di kuatkan dengan peraturan

Walikota Prabumulih Nomor 11 Tahun 2011 tentang perubahan Atas Peraturan
Walikota Prabumulih Nomor 12 Tahun 2008 Tahun Pedoman Tata Kerja di
Bagian Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap Sekretaris daerah Kota Prabumulih,
Pada tanggal 10 Desember 2012 status Bagian UPTSA Sekda Kota Prabumulih
mengalami perubahan status Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kota
Prabumulih Nomor 2 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat
Daerah Kota Prabumulih.
Kemudian pada akhir tahun 2014 terbit peraturan daerah kota Prabumulih
Nomor 12 Tahun 2014 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kota
Prabumulih yang mengubah status organisasi dari kantor (KPPT) menjadi Badan
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Keberadaan BPMPTSP
sendiri adalah memberikan kemudahan pelayanan dibidang perizinan dengan
prinsip dapat dipercaya, mudah, murah, cepat, dan transparan melalui satu pintu
(One Stop Service). Artinya, segala urusan yang berkaitan dengan izin-izin yang
semula tersebar dari beberapa unit kerja dapat diselesaikan di BPMPTSP yang
memberikan informasi kepada masyarakat secara jelas tentang target waktu yang
pasti, prosedur yang jelas dan biaya yang transparan.
Setelah itu sering terbitnya Peraturan Daerah Kota Prabumulih Nomor 8

Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah Kota Prabumulih
yang dituangkan dalam Peraturan Walikota Prabumulih Nomor 43 Tahun 2016
tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Urusan Pemerintahan wajib
tidak berkaitan dengan pelayanan dasar, Dinas Daerah Kota Prabumulih.
Maka bersamaan dengan itu BPMPTSP berganti nama menjadi “DINAS

PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU” atau
6
disingkat DPMPTSP kota Prabumulih dengan struktur organisasi yang baru
sebagai dinas tipe A.
2.1.2 Sejarah Singkat Kantor DPMPTSP Kota Prabumulih
Kota Prabumulih sebagai Kota Lintas Tengah Sumatera merupakan salah

satu pusat perkembangan Perekonomian daerah yang strategis. Kota yang berdiri
pada tahun 2001 ini telah menjelma menjadi Kota yang maju.Sesuai dengan VISI
Kota Prabumulih “Kota Prabumulih Sebagai Kota “ PRIMA ” dan Berkualitas
Tahun 2023. Untuk mewujudkan hal tersebut, salah satu upaya Pemerintah Kota
Prabumulih adalah dengan membentuk Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap
(UPTSA) yang selanjutnya menjadiKantor Pelayanan Perizinan Terpadu (KPPT)
kemudian status kantor ditingkatkan lagi menjadi Badan Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 12 tahun
2014 dan terakhir berasarkan Peraturan Daerah Kota Prabumulih Nomor 8 tahun
2016 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota
Prabumulih berganti nomenklatur menjadi Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih.
Salah satu tujuan pembentukan instansi yang mengkhususkan memberikan

pelayanan pembuatan perizinan tersebut adalah untuk mendorong pertumbuhan
ekonomi melalui peningkatan investasi, dengan memberikan perhatian lebih besar
pada peran usaha mikro, kecil dan menengah.
Kemudian tujuan selanjutnya untuk mengurangi jumlah “perantara atau

Makelar” dalam pengurusan perizinan sehingga tidak ada negative transaction
dan dapat memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat untuk
memperoleh pelayanan publik yang lebih baik dengan prosedur yang mudah,
waktu penyelesaian yang cepat dan biaya yang transparan.
2.1.3 Tugas dan Wewenang DPMPTSP antara lain :

1. Melaksanakan koordinasi dengan SKPD terkait dalam penyelenggaraan
perizinan dan non perizinan ditingkat Pemerintah Kota;
7
2. Pemrosesan dan penandatanganan dokumen perizinan;
3. Penyerahan dokumen perizinan kepada pemohon;
4. Penyederhanaan prosedur perizinan;
5. Penyederhanaan persyaratan, jumlah dan jenis perizinan bersama-sama unsur
lain di lingkungan Pemerintah Kota;
6. Penyampaian laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada Walikota
secara berkala/periodik (perbulan) dan atau sewaktu-waktu jika diperlukan.
2.2 Visi/Misi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kantor DPMPTSP Kota Prabumulih
memiliki visi dan misi sebagai berikut:
Visi : “Terwujudnya Pelayanan Prima di Bidang Perizinan Guna Iklim Invetasi

yang Kondusif”.
Misi Adapun Misi DPMPTSP kota prabumulih Dirumuskan sebagai berikut:
1. Meningkatkan kompentensi dan profesionalisme Sumber Daya Manusia

(SDM).
2. Meningkatkan kualitas pelayanan perizinan dan non perizinan.
3. Meningkatkan citra aparatur pemerintah dengan memberikan perizinan yang
mudah, cepat, transparan, nyaman, ramah dan pasti.
4. Meningkatkan pertisipasi masyarakat dalam pembangunan melalui Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih.
5. Meningkatkan Kesejahteraan pegawai.
8
BAB III
PROSES DAN HASIL BELAJAR DI INDUSTRI DU/DI
3.1 Kompetensi yang Diajarkan/Diterima
Selama Melakukan PKL Di Kantor Dinas Penanaman Modal dan

Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih, Pekerjaan yang berhubungan
Dengan Jurusan saya yaitu Manajemen Perkantoran Sebagai Berikut Yaitu
 Menangani Pengarsipan Surat Masuk

 Menangani Pengarsipan Surat Keluar
 Mengekspedisikan Surat
 Menyimpan data absen pegawai
 Mencatat data ATK
 Menyimpan Berkas
 Mengecap berkas
 Fotocopy bekas
3.1.1 Pengertian Arsip

Arsip secara etimologis berasal dari bahasa Belanda yaitu “archief atau
archives”, dari bahasa Yunani “arche” yang berarti permulaan. Istilah lain
dari arsip yaitu file (bahasa inggris) dan record atau warkat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis
(surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah dan lain-lain) dari
waktu lampau yang disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset,
video, disket dan sebagainya).
3.1.2 Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas
administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban,
sumber informasi, dan wahana komunikasi.
Fungsi Arsip berdasarkan nilai guna arsip, di bagi menjadi dua fungsi,
yaitu fungsi primer dan sekunder
9
 Fungsi primer
Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan
kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang
berlangsung atau setelah kegiatan selesai.
 Fungsi sekunder
Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan
kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip,melainkan bagi kepentingan
lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan
umum.
Ada pula fungsi-fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7
tahun1971 Pasal 2 antara lain:
 Fungsi dinamis
Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses
pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa
digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan
secara langsung.
 Fungsi statis
Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan
langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan.
Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan
operasional perusahaan.
3.1.3 Sifat dan Karakteristik Arsip
 Autentik, arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi
informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan,
serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
 Legal, arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan
kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
10
 Unik, setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal.
Ketika arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna
berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
 Terpercaya, arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih
dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
3.1.4 Jenis-Jenis Arsip
 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung, baik dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
secara umum.
 Arsip Aktif, yaitu arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan
secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan
administrasi.
 Arsip Inaktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
 Arsip Statis, yaitu arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik
untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara
umum, dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara.
 Arsip Duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip
yang asli.
3.1.5 Jenis-Jenis Peralatan Arsip
 Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk
menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari
plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan
semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada
semacam pengunci untuk mencegah laci agar tidak keluar hingga lepas.
11
Gambar 1.1 Filling Cabinet
 Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan
secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa
untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa,
termasuk Filling Kabinet di atas.
Gambar 1.2 Cabinet Pengisian Rotary
 Stopmap Folio
Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas.
Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya
sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan
12
lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 (21,6 cm
x 33 cm).
Gambar 1.3 Stopmap Folio
 Ordner
Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat
dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya
terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum
menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan
perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk
diletakkan secara lateral.
Gambar 1.4 Ordner
 Perforator
Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang
di tepi kertas. Namun dapat puladigunakan untuk melubangi arsip. Alat
ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin
memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator
biasanya memiliki diameter 5 milimeter.
13
Gambar 1.5 Perforator
1. Pengertian Scanner
Scanner merupakan sebuah alat elektronik yang memiliki fungsi dasar sebagai
pengganda berkas penggunanya untuk kemudian dikonversi dan disimpan
dalam bentuk digital. Alat ini bekerja dengan cara memindai setiap bagian
lembaran yang menjadi inputnya hingga tidak ada bagian yang tersisa.
2. Jenis-Jenis Scanner
Jenis scanner dibagi berdasarkan beberapa kelas besarnya, yaitu:
 Scanner Tangan/ Portable

 Scanner Flatbed
 Scanner Drum
 Scanner Film
 Scanner Roller
Gambar 1.6 Scanner Tangan/Portable
Gambar 1.7 Scanner Flatbed
14
3.2 Pembahasan Prakerin
Kegiatan yang penulis lakukan di DPMPTSP dari tanggal 01Agustus sampai

dengan 24 Januari 2023, Pada hari Senin s.d Kamis mulai dari Pukul 07.30
WIB s.d Pukul 16.00 WIB, Pada hari Jum‘at mulai dari Pukul 07.30 WIB s.d
Pukul 16.30 WIB, berbeda dengan materi yang penulis dapatkan disekolah.
dalam pelaksanaan PKL kami dibagi ke beberapa bagian, dan saya
ditempatkan di bagian umum dan kepegawaian.
Kegiatan selama PKL:

 Mengarsipkan Berkas
Surat Masuk dan Surat Keluar diarsipkan menggunakan Sistem Tanggal
(Kronologis). Berkas-berkas tersebut dimasukkan kedalam ordner sesuai
dengan Tanggalnya, dan ordner tersebut dimasukan kedalam lemari arsip.
 Membantu Petugas Staff
Membantu Petugas Staff ke Kantor menulis Surat Masuk dan Surat
Keluar, dan Membantu Petugas Staff Mengarsip Surat.
 Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah surat yang digunakan untuk kegiatan yang
dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain secara terus menerus, yang
kegiatannya dilakukan dengan saling berkirim surat. Kegiatan dari surat
menyurat ini juga memiliki istilah sendiri yaitu korespondensi. Selain itu
ada juga surat masuk dan surat keluar.
 Kegiatan Surat Menyurat
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang
meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
 Guna Surat Menyurat
Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata
usaha, pengukur maju mundurnya suaty kegiatan usaha, media komunikasi
yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.
15
 Langkah-Langkah Urutan Surat Menyurat
1. Tempat dan tanggal penulisan surat
2. Alamat yang dituju
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Penutup surat
7. Salam penutup
8. Pengirim surat
16
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Setelah menyelesaikan PKL sistem ganda ini penulis dapat menyimpulkan
bahwa.Pembelajaran di dunia kerja adalah suatu strategi yang memberi peluang
peserta mengalami proses belajar melalui bekerja langsung (learning by doing)
pada pekerjaan sesunguhnya .
Dengan adanya prakrin penulisan dapat merasakan bagaimana
pelaksanaan praktek langsung di dunia kerja yang langsung di bimbing oleh
pihak otomatisasi tata kelola perkantoran dan Lembaga masih belum bisa dengan
pelajaran yang kami dapat dari pegawai DPMPTSP Kota prabumulih.
Dengan bimbingan dan arahannya kami sanggat berterimakasih dan

bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, bahwa kami telah menyelesaikan
Praktek Kerja Lapangan dengan bantuan dan bimbingan dari pegawai dan staf
instansi DPMPTSP Kota Prabumulih, yang di tuangkan ke dalam Laporan ini
selanjutnya kami siap di uji kulmunasi/ prestasi yang kami dapat dari Instansi atau
perusahaan DPMPTSP Kota Prabuumulih.
4.2 Saran
4.2.1. Saran Instansi DPMPTSP Kota Prabumulih
Dalam melaksanakan kegiatan praktik kerja lapangan ini tidak lepas dari
kerjasama yang baik dalam industri dan dunia kerja terutama satuan kerja di Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan terpadu Satu Pintu Kota Prabumulih yang sudah
memberikan kesempatan untuk menimbailmu dan wawasan yang baik melalui
Praktik Kerja Lapangan (PKL), yang terus mengajarkan ilmu pengetahuan yang
kelak sebagian dari ilmu tersebut akan sangat bermanfaat untuk kesuksesan saya
dimasa yang akan datang, saya sangat mengapresiasi dan berterima kasih atas
kerjasama yang baik.
17
4.2.2. Saran Untuk Sekolah
1. Lebih meningkatkan kinerja tenaga kerja yang bermutu dan profesional.

2. Lebih meningkatkan pengawasan dari pimpinan untuk meningkatkan
kinerja karyawan
3. Lebih meningkatkan ketertiban dan kedisiplinan kerja.
4. Tingkatkan Instansi atau perusahaan di tengah masyarakat
5. Saling harga karyawan dan staf
6. Harapan penulis supaya kedisiplinan sekolah ditegaskan.
7. Proses pembelajaran ditingkatkan.
8. Agar ketika praktek setiap jurusan harus diarahkan untuk aktif saat jam
praktek sehingga dapat memahami materi yang disampaikan ketika
praktik, supaya tidak menemui kendala ketika Praktik Kerja Lapangan
(PKL) dilaksanakan.
9. Siswa diarahkan untuk selalu dibiasakan berbahasa Indonesia agar
ketika Praktik Kerja Lapangan (PKL) bisa berbahasa Indonesia dengan
baik dan benar.
10. Dan juga agar guru-guru selalu memberikan motivasi dan bimbingan
kepada siswa siswi SMK PGRI 2 Prabumulih
11. Penyelarasan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan IDUKA, guna
menciptakan calon tenaga kerja yang bermutu dan prefesonal.
12. Update dengan perkembangan dunia kerja
18
L
19
Gambar 1.8 Mefotocopy Surat
Gambar 1.9 Melubangi surat yang akan diarsipkan
20
Gambar 1.10 Mendisposisikan Surat Masuk
Gambar 1.11 Menyusun Berkas Arsip
21
Gambar 1.12 Mengetik Surat
Gambar 1.13 Mengecap Surat
22
Gambar 1.14 Menulis Berkas Izin Penelitian
Gambar 1.15 Membuat Box Arsip
23
Gambar 1.16 Menyusun Berkas Ke Dalam Box Arsip
Gambar 1.17 Memasukan Berkas ke Dalam Box Arsip
24
JURNAL KEGIATAN PESERTA PKL
TAHUN PELAJARAN 2022-2023
Nama peserta : SHELOMITA

Nama Instansi : DPMPTSP Kota Prabumulih
Alamat :Jl. Jend. Sudirman Kel. Tugu Kecil Kota
Prabumulih
1.Laporan Mingguan PKL Selama PKL/Jurnal
 Jurnal Kegiatan Bulan Agustus

 Minggu ke-1
No. Hari/Tanggal Unit Kerja/Pekerjaan Catatan*
1. Selasa,01/8/ 2023  Pengantaran dan

pengenalan lingkungan
instansi
 Pembagian bidang
tempat PKL
 Belajar Menyusun
Berkas
 Belajar Menulis Berkas
Masuk
 Belajar Melipat Box
2. Rabu, 01/8/2023  Menyusun Berkas Izin

Terapis/Gigi dan Mulut
 Memasukan Berkas
Operasional Lembaga
Kursus dan Pelatihan
 Menyusun Berkas Izin
Praktik Perawat
25
3. Kamis,03/8/2023  Foto Copy Slip Gaji
 Menyusun Berkas Izin
Praktik Perawat
 Menulis Berkas Izin
Praktik Bidan
4. Jum’at,04/8/2023  Menulis Berkas Izin

Dokter Spesialis
 Menulis Berkas Praktik
Teknis Kefarmasian
 Menulis Berkas Ahli
Teknologi Laboraturium
Medik
 Minggu ke-2
1. Senin, 7/8/2023  MenulisBerkas Dokter

Umum
 Menulis Berkas Gigi dan
Mulut
 Menulis Berkas
Pendirian Toko Modern
2. Selasa, 8/8/2023  Mengantar Surat Ke

Ruang Keuangan
 Menulis Data Buku
Peminjam Berkas
 Mengantar Berkas Ke
Ruang Arsip
 Menjaga Front Office
Perawat
3. Rabu, 9/8/2023  Menulis Berkas Tenaga

Senitarian
 Menulis Berkas Praktik
Terapis Gigi dan Mulut
26
Operasional Pendirian
SMP
4. Kamis, 10/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Undangan Acara
Hilirisasi Produk
Perikanan Guna
Menghasilkan Produk
Nilai Tambah Dalam
Bidang Perikanan
 Menulis Buku Persediaan
ATK
5. Jum’at, 11/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Permintaan Data
Jumlah PBG Perumahan
Tahun 2021-2023
 Menulis Buku Ekpedisi
Internal
 Minggu ke-3
1. Senin, 14/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Senam Pagi
Bersama Pemkot dan
Masyarakat
ATK
2. Selasa, 15/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Permintaan Surat
Rekomendasi Dari
Instansi Pembina JF
 Membuat Box Berkas
3. Rabu, 16/8/2023  Menulis Berkas Izin

Operasional Paud
27
Operasional Lembaga
Kursus dan Pelatihan
 Memasukan Berkas Izin
Perawat Ke Dalam Box
4. Kamis, 17/8/2023 LIBUR
5. Jum’at, 18/8/2023  Menulis Berkas

Kesehatan
 Menulis Berkas
Refraksionis
Praktek Tenaga Gizi
 Minggu ke-4
1. Senin, 21/8/2023  Menulis Berkas Izin

Penelitian
 Mengarsip Surat Masuk
Memperingati Hari
Sumpah Pemuda
 Menjilid Surat

Masuk Himbauan
Kamtibmas Dalam
Rangka Memperingati
Hari Anti Korupsi Tahun
2023
 Mengecap Surat
3. Rabu,23/8/2023  Menulis Buku Ekpedisi

 Mengarsip Absen Apel
Senam PNS
28
4. Kamis,24/8/2023  Mengarsip Surat Keluar
Surat Pengantar
 Membukukan Surat
Masuk Pembahasan
Jadwal Retensi Arsip
Substansi Kota
Prabumulih
5. Jum’at,25/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Undangan
Konsolidasi Capaian
Realisasi Investasi
Penanaman Modal
Triwulan III Tahun 2023
Provinsi Sumatera
Selatan
 Menulis Buku Ekspedisi
Internal
 Minggu ke-5
1. Senin,28/8/2023 Izin Ke Sekolah
2. Selasa,29/8/2023 Izin Ke Sekolah
3. Rabu,30/8/2023  Membukukan Surat

Masuk Pemberitahuan
Reviu Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) Pada
Perangkat Daerah Tahun
2024
 Meminta Nomor
SPT&SPPD Ke Ruang
29
Keuangan
4. Kamis,31/8/2023  Menulis Buku Belanja

ATK 2023
Internal

Masuk Penyusunan KUA
dan PPAS SKPD APBD
Kota Prabumulih Tahun
Anggaran 2024
 Menjilid Surat
 Jurnal Kegiatan Bulan September

 Minggu ke-1
1. Senin, 4/9/2023  Menulis Surat Keluar

Usul Cuti
Keluar Pengantar
Rencana Aksi Reformasi
Birokrasi Tematik dan
Perencanaan Aksi
Reformasi Birokrasi
General

Keluar Surat Permohonan
Pembuatan Akun LpsE
 Mengecap Surat
3. Rabu, 6/9/2023  Mengarsip Surat Keluar

Surat Pengantar
Penyampaian
Permohonan Cuti
30
Tahunan
 Menulis Buku ATK
4. Kamis, 7/9/2023  Mengarisp Surat Keluar

Permohonan
Penambahan Biaya
Listrik
Keluar Permohonan
Petunjuk dan Arahan
Terhadap Rencana
Peresmian MPP (Mal
Pelayanan Publik)
5. Jum’at, 8/9/2023  Mengarsip Surat Masuk

Permintaan Peserta
Kegiatan Sosialisasi
Edaran MENPAN RB
Nomor 28 Tahun 2021
Tentang Pengembangan
Kompetensi Bagi
Pegawai Negeri Sipil
Melalui Jalur Pendidikan
 Memfotocopy Surat
 Minggu ke-2
1. Senin, 11/9/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Kegiatan
Monitoring Evaluasi
Pelaksanaan DAK Non
Fisik Fasilitasi
Penanaman Modal Tahun
2022 Provinsi Sumatera
Selatan
 Mengantarkan berkas ke
31
arsip
2. Selasa, 12/9/2023  Mengarsip Surat Keluar

Penyampaian
Data/Dokumen Reviu
RKA DPMPTSP T.A
2024
 Mengarsip Surat Keluar
Surat Pengantar SPJ gaji
PHL
3. Rabu, 13/9/2023  Menulis Buku Ekpedisi

Internal
Permintaan Peserta
Bimtek Peningkatan
Kompetensi
Bend,Pengeluaran&Kasu
bbag Keuangan
4. Kamis, 14/9/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Verifikasi
Lapangan Evaluasi
Pengarus Utamaan
Gender Tahun 2023
 Menjilid Surat
5. Jum’at, 15/9/2023  MengarsipSurat

Undangan Persemian
Gedung DPMPTSP dan
Mal Pelayanan Publik
Muara Enim
Internal
 Minggu ke-3
32
1. Senin,18/9/2023  Menulis Buku Persediaan

ATK
Internal
2 Selasa,19/9/2023  Mengarsip Surat Keluar

Permintaan Data
Peningkatan Penggunaan
Produk Dalam Negeri
3. Rabu,20/9/2023  Mengarsip Surat Keluar

Pengantar Usulan
Pensiun
ATK
4. Kamis,21/9/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Menghadiri
Rapat Koordinasi
Nasional Investasi 2023

Masuk Undangan Senam
Pagi Bersama
 Mengantar Surat Ke
Ruang Kadin
 Minggu ke-4
1. Senin,25/9/2023  Membukukan Surat

Keluar Permohonan
Rehab Gedung Kantor
33
DPMPTSP
Ruang Keuangan
2. Selasa,26/9/2023  Membukukan Surat

Masuk Pemantauan dan
Pembahasan Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan
 Mengarsip Absen Senam
Pns
3 Rabu,27/9/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Presentasi
Alat IPAL Lab ATJ 005
Tentang Batas Waktu
Penyampaian SPM
4. Kamis,28/9/2023  Memubukukan Surat

Monitoring dan Evaluasi
Pelayanan Publik
 Menulis Buku BA

Masuk Permohonan
Informasi Perizinan
Pembangunan/Pengelara
n Jaringan Kabel Serat
Optik di Kota
Prabumulih
Ruang Kadin
 Jurnal Kegiatan Bulan Oktober

 Minggu ke-1
34
1. Senin,2/10/2023  Mengarsip Surat
Keluar Usulan
Peningkatan Basis
Pendidikan
(Pencantuman Gelar
Akademik) Pegawai
DPMPTSP Kota
Prabumulih
 Mengarsip Surat
Keluar Persetujuan
Mutasi Mengarsip
Surat Keluar
Persetujuan Mutasi
2 Selasa,3/10/2023  Membukukan Surat

Masuk Undangan
Rapat
 Mengarsip Surat
Masuk Permintaan
Anjab ABK

Masuk Undangan
Rapat Persiapan
Deklarasi Netralitas
ASN di Lingkungan
Pemerintah Kota
Prabumulih Pada
Pemilu Tahun 2024
Internal
4. Kamis,5/10/2023  Membukukan Surat

Masuk Menghadiri
Upacara Hut Kopri Ke
52 Tahun 2023
 Menulis Buku Belanja
ATK
5. Jum’at,6/10/2023  Mengarsip Surat

Masuk Undangan
Senam Pagi Bersama
35
 Menjaga front Office
 Minggu ke-2
1. Senin,9/10/2023  Mengarsip Surat Masuk

Usulan Bendahara
Penerimaan dan
Pengeluaran Tahun 2024
 Menjilid Surat
2. Selasa,10/10/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Peserta
 Menulis Buku BA

Masuk Konsultasi Publik
SPP-IRT
4.. Kamis,12/10/2023  Membukukan Surat

Masuk Pra Rekonsiliasi
BMD (Aset) Semester
Ruang Keuangan
5. Jum’at,13/10/2023  Mengarsip Surat Keluar

Konsultasi Mengenai
Pelaksanaan DAK Non
Fisik Fasilitasi
Penanaman Modal
 Minggu ke-3
36
37
1. Senin,16/10/2023  Menulis Buku Ekpedisi
Masuk Permintaan
Audiensi dan Penunjukan
1 Orang Pejabat/Pegawai
Sebagai Narasumber
Kegiatan Audiensi
Peluang Investasi Daerah

Undangan Senam Pagi
Bersama di Lapangan
Prabujaya Kota
Prabumulih

Masuk Revisi Perwako
Nomor 63 Tahun 2021
Internal

Undangan Pelantikan dan
Pengukuhan Majelis
Pembimbing Cabang dan
Kwartir Cabang Gerakan
Pramuka Kota
Prabumulih Masa Bakti
2023-2028
Eksternal

Permohonan Kunjungan
Kerja DPMPTSP Kota
Prabumulih
 Minggu ke-4
38
1. Senin,23/10/2023  Mengarsip Surat Keluar

Usulan Nama Tenaga
Operator SPBE Tahun
2024
 Menulis Buku Ekspedisi
Internal
2. Selasa,24/10/2023  Mengarsip Surat Keluar

Penyampaian Laporan
TW IV DAK Non Fisik
Fasilitasi Tahun
Anggaran 2023
3. Rabu,25/10/2023  Membuat NIB pelaku

usaha Membukukan Surat
Pagi Bersama
 Mengecap Surat
4. Kamis,26/10/2023  Menulis Surat Masuk

Senam Pagi Bersama
Dilapangan Prabujaya
Kota Prabumulih
Ruang Keuangan
5. Jum’at,27/10/2023  Mengarsip Surat

Undangan Pembukaan
Job Fair Disnaker Kota
Prabumulih Tahun
2023,Dalam Rangka Hut
Kota Prabumulih Ke-22
Tahun 2023
Bidang Pkpl
39
 Minggu ke-5
1. Senin,30/10/2023  Menulis Buku Ekpedisi

Permohonan Survei
Lokasi Pendirian Toko
Modern Franchise
Alfamart
Bidang Promosi

Permintaan Data
Penanggung Jawab
Penyusunan Laporan
Penilaian Pejabat
Walikota
Bidang Program
 Jurnal Kegiatan Bulan November

 Minggu ke-1
1. Rabu,1/11/2023  Mengarsip Absen Pns

 Mengarsip surat masuk
perpanjangan perjanjian
kerja

Masukan Informasi
Penawaran Pelatihan
Kompetensi Pejabat
Pembuat Komitmen
(PPK) Tipe C
40
undangan rapat
penyaluran dan
pengelolaan keuangan
BUMDES
3. Jum’at,3/11/2023  Mendisposisikan Surat

Pagi Bersama
Masyarakat
 Menjilid Surat
 Minggu ke-2

Undangan Rapat
Paripurna Ke VI Masa
Persidangan Ke 1 DPRD
Rapat 2023
sosialisasi pemantauan
evaluasi kinerja
penyelenggaraan
pelayanan publik
(PEKPPP) tahun 2024

Sosialisasi Jabatan
Fungsional Penata Kelola
Penanaman Modal
permintaan data
penyusunan publikasi
kota prabumulih dalam
angka 2023
41
3. Rabu,8/11/2023  Mengarsip Surat Masuk
Penyampaian Nama
Petugas User OSS
Perizinan dan
Pengawasan OPD Teknis
Permintaan Data
4. Kamis,9/11/2023  Mendisposisikan Surat

Pagi Bersama
Masyarakat
Mohon Penyampaian
Data

Masuk Mengahadiri
Upacara dan Memakai
Seragam KOPRI
Penyusunan Perjanjian
Kinerja OPD Tahun 2024
 Minggu ke-3

Permohonan Kesediaan
Penyerahan DIPA TA
2024 Wilayah Kota
Prabumulih
Pengutipan Direktori
Perusahaan Konstruksi
Tahun 2024
2. Selasa,14/11/2023  Menulis Surat Masuk
42
Undangan Evaluasi TW 2
& 3 Tahun 2023 Dalam
SIMONEV RKPD dan
Pelatihan Aplilasi E-
Dokumen RPJMD/RKPD
Tahun 2023
 Mengarsip Absen Pns

Penyerahan Bantuan
Sarana Usaha Kegiatan
Pelayanan Antar Kerjas
Di Daerah
Kabupaten/Kota Tahun
Anggaran 2023
Internal

Masuk Undangan Rapat
Forum Penataan Ruang
Kota Prabumulih
Bidang Perencanaan

Keluar Permohonan
Perubahan Nama Rincian
Belanja SBU T.A 2024
ATK
 Minggu ke-4

Permintaan Peserta
Kegiatan Program
43
Legislasi
Daerah/Penyusunan
Produk Hukum Daerah
Penawaran Kerja Sama
2. Selasa,21/11/2023  Membukukan Surat

Masuk Menghadiri
Pembukaan Pelatihan
Teknis Tentang Jaringan
Infomarsi Geospasial
Daerah (JIGD
Penyusunan Kinerja OPD
Tahun 2024
3. Rabu,22/11/2023  Menulis buku tamu

pelaku usaha Menulis
Surat Masuk Permintaan
Narasumber Bimtek
Penyuluhan Keamanan
Pangan Bagi Pelaku
Usaha IRTP
Pengkinian Data Sarana
Pelayanan
Kefarmasian,PIRT Dan
Distributor Pangan Tahun
2024

Pemberitahuan
Pemeriksaan Interim Atas
Laporan Keuangan
Pemerintah Kota
Prabumulih Tahun 2023
Jadwal OPD Pelaksana
Penyiapan Minuman
Jamu Dan Snack
Lapangan Teknis
44
Bersama Jum’at Tahun
2024
5. Jum’at,24/11/2023  Mengarsip Surat Masuk

Undangan Peserta
Kegiatan Konsolidasi
Kebijakan Kota Tanggap
Ancaman Narkoba
(KOTAN) Pada
Lingkungan
Pemerintahan
Undangan Sosialisasi
PPID
 Minggu ke-5

Pemanggilan Peserta
Kegiatan Sosialisasi Surat
Menpan RB Nomor 28
Tahun 2021 Tahun 2023
Konsultasi Publik Dalam
Penyusunan Dokumen
Rencana Pembangunan
Jangka Panjang Daerah
(RPJPD) Tahun 2025-
2045 Kota Prabumulih

Jawaban Permohonan
Tambah Daya Dinas
Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu
Pintu Pemerintah Kota
Prabumulih
45
 Menulis Surat Keluar
Permintaan Data
Penyusunan Publikasi
Kota Prabumulih Dalam
Angka 2023

Masuk Pelaksanaan
Deklarasi Netralitas ASN
Kab/Kota
Penyampaian Nama
Pegawai Yang
Bertanggung Jawab
Untuk Terhadap
Kelengkapan Data
Pendukung LPPD Tahun
Anggaran 2024

Permohonan Untuk
Mengadakan Penelitian
dan Pengambilan Data
 Jurnal Kegiatan Bulan Desember

 Minggu ke-1

Masuk Pelaksanaan
Deklarasi Netralitas ASN
Kab/Kota
Penyampaian Nama
Pegawai Yang
Bertanggung Jawab
Untuk Terhadap
46
Kelengkapan Data
Pendukung LPPD Tahun
Anggaran 2024
 Minggu ke-2

Permohonan Untuk
Mengadakan Penelitian
dan Pengambilan Data
Fasilitasi Perjanjian Kerja
Sama BPJS
Ketenagakerjaan

Permohonan Narasumber
Bimtek Kepada
Pengelola Sarana
Pelayanan Kefarmasian
Ruang Kadin

Dari Badan Pengelola
Keuangan dan Aset
Daerah
Bidang Perizinan

Masuk Tindak Lanjut
Penerapan Verifikasi
KKPR KALI 47111
(Ruang Lingkup
47
Minimarket
 Menulis Buku BA
5. Jum’at,8/12/2023  Mengarsip Surat Masuk

Imbauan Memenuhi
Kewajiban/Ketentuan
Formal Perpajakan
Lainnya
 Menjilid Surat
 Minggu ke-3
1. Senin,11/12/2023  Mengarsip Surat Keluar

Usulan Penambahan
Tunjangan/TPP Asn
DPMPTSP T.A 2024

Permohonan Persetujuan
Perubahan Specimen
 Mengecap Surat

Undangan Peringatan
Hari Kesehatan Nasional
(BKN) Yang KE-59
Tahun 2023 Dengan
Tema “Transformasi
Kesehatan Indonesia
Maju
 Menulis Buku Legalisir
Kepegawaian
4. Kamis,14/12/2023  Mengarsip Absen Apel

Senam PNS
 Mengantar Berkas Ke
48
Ruang ArsipMenulis
Surat Keluar Permohonan
Coaching Clinic
Penyusunan E-Kinerja
Surat pengantar
Dokumen Evaluasi
Terhadap Renja
DPMPTSP Kota
Prabumulih (Triwulan 4
Periode Pelaksanaan
Tahun 2023)
 Memfoto Copy Surat
5. Jum’at,15/12/2023  Menjilid Surat

 Menuis Buku Ekspedisi
Internal
 Minggu ke-4
1. Senin,18/12/2023  Menulis Buku Belanja

ATK
Permintaan Data

Data Pelayanan Publik
dan Perizinan DPMPTSP
Kota Prabumulih
Pegawai
3. Rabu,20/12/2023  Menulis Buku Legalisir

Kepegawaian
PNS
49
4. Kamis, 21/12/2023  Menulis Surat Keluar
Surat Pengantar Naik
Pangkat
Bidang Dallak
5. Jum’at, 22/12/2023  Menulis Surat Keluar

Surat Keterangan
Langsung
 Menuis Buku Ekspedisi
Eksternal
 Minggu ke-5
1. Senin,25/12/2023 Libur
2. Selasa,26/12/2023 Libur
3. Rabu,27/12/2023 Izin
4. Kamis,28/12/2023 Izin
5. Jum’at,29/12/2023 Izin
 Jurnal Kegiatan Bulan Januari

 Minggu ke-1
50

ATK
Permintaan Data LPPD
Tahun 2023
2. Selasa,2/1/2024  Mendisposisikan Surat

Masuk Inventarisasi
Laporan Akuntabilitas
Kinerja Insatansi
Pemerintah (LKJIP) Pada
Instansi Pemerintah
3. Rabu,3/1/2024  Mengarsip Absen Apel

 Mendisposisikan Surat
Masuk Pengisian Pada
SIMONEV RKPD
(TW.IV)
4. Kamis,4/1/2024  Mengarsip Surat Keluar

Penyampaian Pengisian
E-Filing LHKPN Tahun
2023
Ruang Keuangan
 Mengarsipkan Surat
keluar penerimaan
prakerin

Mohon Bantuan Tenaga
Kerja Pol-PP
ATK
masuk penyampaian
rencana aksi reformasi
51
birokrasi general rh 2024
 Minggu ke -2
1. Senin,8/1/2024  Menulis Buku Persediaan

ATK
 Mengarsip Surat Keluar
Rekomendasi Tim Teknis

Permohonan Usulan
Pergeseran
 Menulis Buku SPT
3. Rabu,10/1/2024  Mendisposisikan Surat

Masuk Reviu LKPD
Pemerintah Kota
Prabumulih Tahun 2023
Bidang Dallak
4. Kamis,11/1/2024  Mendisposisikan Surat

Masuk Tentang
Larangan Penanaman
Tanaman/Pohon Dijalur
Jaringan Listrik
Ruang Kadin
5. Jum’at,12/1/2024  Menulis Buku Belanja

ATK
 Mengarsipkan surat
keluar penyampaian
rencana aksi birokrasi
tematik th 2024
52
 Minggu ke-3

Bidang Program
2. Selasa,16/1/2024  Mengarsip Absen Senam

Pegawai
 Menulis Buku SMJ
3. Rabu,17/1/2024  Menulis Buku Ekspedisi

Internal
Bidang Perencanaan
Masuk Pedoman
Penyusunan Rancangan
Awal Rencana Kerja
2025
 Mengecap Surat
Internal
4. Kamis,18/1/2024  Mengecap Surat

Ruang Kadin
Masuk Permintaan data
Masuk Inventarisasi
Standar Operasional
Prosedur Administrasi
Pemerintah (Sop-Ap)
5. Jum’at,19/1/2024  Menulis Buku Belanja

ATK
53
Keluar usulan petugas
admin aplikasi dispakati
 Minggu ke-4
1. Senin,22/1/2024  Mendisposisikan Surat

Masuk Permohonan
Pendataan Progres
Pembentukan MPP
Masuk Pedoman
Penyusunan Rancangan
Awal Rencana Kerja
2023
2. Selasa,23/1/2024  Menulis Surat Keluar
Penyampaian Data
Reviu LKPD Pemerintah
2023
Pengantar Laporan
Pendataan Progres
Pembentukan MPP tahun
2024
 Menjilid Surat
3. Rabu,24/1/2024  Menulis Surat Keluar
Penyampaian Laporan
Keuangan Akhir Tahun
Tahun 2023 DPMPTSP
Kota Prabumulih
54
Masuk Undangan
Penyerahan hasil
penilaian
penyelenggaraan
pelayanan publik tahun
2023 kepada pemerintah
Provinsi Sumsel
55
1. Catatan Kegiatan PKL
A. Nama Kegiatan
Mendisposisikan Surat Masuk
B. Perencanaan Kegiatan
Siapkan alat-alat yang akan digunakan, adapun alatnya yaitu

1. Buku kendali surat masuk
2. Alat tulis
3. Staples
4. Perforator
5. Stofmap
C. Pelaksanaan Kegiatan/Hasil
56
1. Surat masuk diterima
2. Diolah dilampiri lembar disposisi (ditulis identitas surat) dan dicatat
dalam kartu kendali (ditulis kode, tanggal, tujuan, informasi surat)
3. Surat diteruskan kepada pimpinan/yang dituju
4. Disposisi yang diberikan oleh pimpinan ditindaklanjuti dengan mengolah
surat / menyampaikan kepada penerima disposisi.
D. Catatan Instruktur
E. Dokumentasi kegiatan
57
A. Nama Kegiatan
Mengarsip Surat keluar
58
B.Perencanaan Kegiatan
Siapkan alat-alat yang akan digunakan, adapun alatnya yaitu:

1. Buku kendali surat keluar
2. Alat tulis
3. Staples
4. Perforator
5. Stofmap
1. Surat keluar yang merupakan surat balasan dari surat yang masuk tersebut
dibuat konsep dan diketik rangkap dua
2. Surat diserahkan kepada pimpinan untuk dikoreksi, di paraf dan di
mintakan tanda tangan
3. Setelah ditandatangani, surat dicatat dan diberi nomor
4. Satu surat untuk dikirim sebagai balasan satu disimpan dalam filling
kabinet sesuai klasifikasi
E. Dokumentasi kegiatan
59
A. Nama Kegiatan
Mengekspedisikan Surat
60
B.Perencanaan Kegiatan

1. Buku ekspedisi
2. Alat tulis
3. Staples
1. penerimaan surat
2. Surat disortir oleh pimpinan dan ditujukan kepada bidang-bidang susuai
dengan maksud surat
3. pencatatan surat di buku ekspedisi sebagai bentuk bukti serah terima
4. Surat dibagikan ke bidang yang sudah ditentukan
5. Arsip surat disimpan di bantek
D.Catatan Instruktur
E.Dokumentasi kegiatan
61
A.Nama Kegiatan
Mengecap Berkas
62

1. Cap
2. Berkas yang akan dicap
E. Dokumentasi Kegiatan
63
A. Nama Kegiatan
Fotocopy
64

1. Berkas yang akan difotocopy
2. Mesin printer
C. Pelaksanaan Kegiatan
1. Hidupkan mesin dan pastikan sudah dalam keadaan standby.

2. Masukkan beberapa kertas untuk menghasilkan dokumen.
3. Masukkan dokumen pada tempat scan yang tersedia. Arahkan dokumen
yang ingin di copy pada kaca.
4. Tombol fotocopy berwarna putih untuk menghasilkan dokumen copy
hitam putih. Atau tekan tombol berwarna biru untuk menghasilkan
dokumen foto copy berwarna
65
E.Deskripsi Dokumentasi Kegiatan
6. Catata n Kegiatan PKL
A. Nama Kegiatan
66
Menulis Buku Belanja ATK,dan Mendata Barang ATK

1. Siapkan buku belanja ATK
2. Alat Tulis
1. Siapkan buku belanja ATK

2. Kemudian tulis sesuai dengan kolom yang ada dibuku yaitu berisi
(nomor,tanggal pembelian barang,nama barang)
3. Setelah data barang ditulis dibuku belanja barulah barang atk bias di
bagikan
4. Penulisan buku belanja atk dan mendata barang atk selesai
67
68
A.Nama Kegiatan
Menulis berkas izin
Siapkan alat -alat yang akan digunakan, adapun alatnya yaitu;

1. Buku kendali berkas
2. Alat tulis
3. Berkas izin
1. Siapkan buku kendali berkas izin

2. Kemudian tulis sesuai dengan kolom yang ada dibuku yaitu berisi
(nomor,nomorsurat,tanggalsurat,tempat melaksanakan izin praktek)
3. Setelah nomor ditulis dibuku kendali barulah berkas di masukkan ke
dalam box arsip berkas
4. Penulisan berkas izin selesai
D.Catatan Instruktur
69
70
A.Nama Kegiatan
Menjilid Surat

1. Kertas jilid
2. Plastik mika
3. Gunting
4. Lakban hitam
5. Staples
6. Penggaris
7. Cutter
1. Siapkan surat yang akan di jilid

2. Kemudian lapisi bagian depan plastic mika dan bagian belakang dengan
kertas jilid
3. Setelah itu rapikan susunan cover bagian depan dan belakangnya agar
rata/sejajar
4. Staples bagian pinggir surat nya dan pukul dengan palu agar lebih rapi
5. Kemudian rapikan pinggir-pinggir surat dengan penggaris/cutter
6. Lakban bekas staplesan tadi
7. Rapikan bekas lakban jilidan tadi dengan gunting/cutter dan selesai deh
71
72
A.Nama Kegiatan
Membuat Box berkas izin

1. Kardus
2. Spidol
1. Siapkan kardus
2. Lipat kardus sesuai kerangka lipatan
3. Tulis nama berkas menggunakan spidol
4. Box pun jadi
73
74
A.Nama Kegiatan
Menulis buku legalisir kepegawaian

1. Buku kendali legalisir kepegawaian
2. Alat tulis
3. Cap legalisir
1. Siapkan buku kendali legalisir kepegawaian

2. Kemudian tulis sesuai dengan kolom yang ada dibuku yaitu berisi (nomor,
tanggal legalisir, nomor legalisir,jenis legalisir, nama pegawai,untuk
keperluan)
3. Setelah nomor ditulis dibuku kendali barulah surat pegawai di cap dan di
tulis sesuai di buku kendali
4. Penulisan legalisir selesai
75
76
A.Nama Kegiatan
Menulis buku surat pernyataan melaksanakan tugas(spmt)

1. Buku kendali spmt
2. Alat tulis
1. Siapkan buku kendali SPMT

2. kemudian tulis sesuai dengan kolom yang ada dibuku yaitu berisi (Nomor,
Nama Pegawai, Nomor SPMT, Tujuan)
3. Penulisan buku SPMT selesai
77
F. Deskripsi Dokumentasi Kegiatan
78
YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA
AKREDITASI A
Jalan. Kapten Abdullah No.74 Prabumulih Timur 0713 – 321168
KARTU BIMBINGAN LAPORAN PKL
Nama Siswa : ................................................................................................
NISN : ................................................................................................
Prog Keahlian : ................................................................................................
Nama Pembimbing I : ................................................................................................
Nama Pembimbing II : ................................................................................................
Pembimbing I (Pembimbing Sekolah) Pembimbing II ( Ketua Jurusan)

Keterangan/
Diajukan oleh Keterangan/ Diajukan oleh
Catatan
Siswa Catatan Siswa
Pembimbing
Pembimbing
Tgl Paraf Tgl Paraf
79
Keterangan/
Diajukan oleh Keterangan/ Diajukan oleh
Catatan
Siswa Catatan Siswa
Pembimbing
Pembimbing
Tgl Paraf Tgl Paraf
80

She Lomita

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

She Lomita

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

She Lomita

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN DAN

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

Pada Tanggal 24 Januari Tahun 2024

Dr. Muhammad Ali ,M.Si Andesta Faramita, SE., MM

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

DI DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN

Pada Tanggal 24 JanuariTahun 2024

Ketua Jurusan Pembimbing

Okta Mandasari, S.Pd Sri Guswati S.Pd

Kepala SMK PGRI 2 PRABUMULIH

Nama Sekolah : SMK PGRI 2 Prabumulih

NPSN/NSS : 10643753 / 402116143753

Alamat : Jl Kapten Abdullah No. 74

Kelurahan : Mangga Besar

Kecamatan : Prabumulih Timur

Kabupaten/Kota : Kota Prabumulih

Provinsi : Sumatra Selatan

Kepala Sekolah : Heny Wahyuni, SE.,S.Pd.,M.Pd

A. Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Nama Siswa : SHELOMITA

Prabumulih, 24 Januari 2024

1. Nama Perusahaan/Industri/Lembaga : DPMPTSP PRABUMULIH

Prabumulih, 24 Januari 2024

Andesta Faramita, SE., MM

Lembar Pengesahan Judul Laporan

Ketua Jurusan Pembimbing

Okta Mandasari, S.Pd Sri Guswati, S.Pd

Prabumulih, 24 Januari 2024

LEMBAR PENGESAHAN DU/DI............................................................. ii

LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH..................................................... iii

LEMBAR PENGESAHAN JUDUL LAPORAN....................................... vii

KATA PENGANTAR.................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR.................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN................................................................................ xiii

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………… 1

1.2 Tujuan PKL……………………………………………………………… 2

1.3 Manfaat PKL…………………………………………………………….. 2

1.3.2 Bagi Sekolah ................................................................................... 2

1.4 Waktu dan Tempat PKL........................................................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1 Pengenalan Perusahaan/Instansi............................................................... 5

BAB III PROSES DAN HASIL BELAJAR DI INDUSTRI DU/DI

3.1 Kompetensi yang diajarkan/diterima ....................................................... 8

3.2 Pembahasan Prakerin .............................................................................. 14

Gambar 1.1 Filling Cabinet............................................................................ 12

1 Laporan Mingguan PKL selama PKL / Jurnal

1.2 Tujuan PKL

1.3 Manfaat PKL

1.3.2 Bagi Sekolah

 Menjalankan kewajiban undang-undang.

1.3.3 Bagi Dunia Kerja

1.4 Waktu dan Tempat PKL

Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Pulang

2.1 Pengenalan Perusahaan/Instansi

2.1.1 Sejarah DPMPTSP Kota Prabumulih

Ditunjuknya Pelayanan Prima dalam Visi dan Misi Nasional Bangsa

Sesuai Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan

Berdasarkan latar belakang tersebut. Pemerintah Kota Prabumulih, Kota