PERANCANGAN SISTEM RECRUITMENT BERBASIS ODOO

PT JERAMI LESTARI

MAKALAH PROJECT UJIAN AKHIR SEMESTER

Diajukan Oleh Kelompok 5:

1. RIZAL - 11230284
2. RAMDHAN - 11230275
3. SYARIF - 11230281

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS NUSA MANDIRI
TANGERANG

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah project ulangan akhir semester yang berjudul “Perancangan Sistem
Recruitment Berbasis Odoo” serta dapat menyelesaikan makalah tepat waktu dan tanpa
adanya halangan yang berarti.

Terselesaikannya makalah ini tentunya tidak lepas dari dorongan dan uluran tangan
berbagai pihak. Oleh karena itu, kami ingin mengungkapkan rasa terima kasih kepada :

1. Dosen Mata Kuliah Enterprise Resource Planning Bapak Agus Yulianto, M.Kom

2. Semua pihak yang telah banyak membantu kami dan yang tidak penulis sebutkan.

Demikian kami sampaikan makalah project ulangan akhir semester yang berjudul
“Perancangan Sistem Recruitment Berbasis Odoo” semoga bisa memberikan manfaat dan
pencerahan ilmu bagi siapapun yang membacanya.

Penulis

Kelompok 5

2
 DAFTAR ISI

Lembar Judul
Kata Pengantar
Daftar Isi

I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Permasalahan
1.3 Tujuan dan Manfaat

II. PEMBAHASAN
2.1 Bisnis Proses Model
2.1.1 Proses Bisnis Berjalan
2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.1.3 Software Odoo
2.2 Use Case dan Activity Diagram dari Proses Bisnis
2.2.1 Analisis Perancangan Sistem
2.2.2 Use Case Diagram
2.2.3 Use Case Description
2.2.4 Activity Diagram
2.2.5 Tampilan Rancangan pada Odoo
III. PENUTUP
Kesimpulan
Saran

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat menuntut perusahaan harus
menggunakan teknologi informasi agar bisa mengoptimalkan kinerja perusahaan. Teknologi
informasi yang dipakai untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan umumnya berupa sistem
informasi. Teknologi tersebut dibutuhkan untuk mempermudah dalam pengolahan,
pemberdayaan, dan perencanaan sumber daya didalam subuah perusahaan agar bisnis dari
perusahaan tersebut bisa berjalan secara optimal dan terintegrasi [1]. Enterprise Resource
Planning(ERP) dibutuhkan dalam membagun sebuah sistem infomasi dalam perusahaan.
Enterprise Resource Planning(ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat
mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departeman
yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP terdiri dari bermacam-macam modul-modul yang
disediakan untuk berbagai macam kebutuhan disebuah perusahaan, dari modul keuangan,
distribusi, sampai modul untuk proses recruitment karyawan [2].
Pada perusahaan PT Jerami Lestari dalam hal perekrutan karyawan diketahui bahwa
proses recruitment karyawan baru perusahaan tersebut masih dilakukan dengan cara merekap
data menggunakan microsoft excel. Pengelolaan data karyawan baru pada perusahaan
tersebut berdasarkan kategori pelamar yang belum optimal karena masih dilakukan dengan
cara manual. Selain itu pencarian data karyawan baru pada perusahaan tersebut memakan
waktu karena masih menggunakan cara konvensional yang mengakibatkan penumpukan
dokumen dalam arsip sehingga beresiko besar dari segi keamanan data dan tidak efisien dari
sisi tempat pemnyimpanan berkasnya.
1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah untuk proses recruitment karyawan baru pada PT Jerami Lestari,
berdasarakan latar berakang maka rumusan masalahnya sebagai berikut:
1. Bagaimana meningkatkan efisiensi dalam proses perekrutan karyawan agar
mengurangi waktu dan upaya yang dibutuhkan oleh tim HR.
2. Bagaimana meningkatkan produktivitas tim perekrutan dengan meminimalkan tugas
administratif dan mengotomatisasi proses seleksi kandidat.
3. Bagaimana memastikan bahwa informasi pelamar yang terkumpul selama proses
seleksi dapat dengan mudah diakses oleh tim HR dan manajemen.
4. Bagaimana memastikan bahwa data pelamar dan informasi pribadi dijaga dengan baik
dan sistem mematuhi peraturan privasi data yang berlaku.
1.3 Tujuan dan manfaat
Tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dalam perancangan sistem recruitment berbasisn
odoo pada PT Jerami Lestari sebagai berikut:

4
1. Meningkatkan Efisiensi: Mengurangi waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk
memproses aplikasi, memanggil kandidat, dan menyaring pelamar, meningkatkan
efisiensi proses perekrutan.
2. Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Memberikan data dan laporan secara mudah
kepada tim HR dan manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan strategis
dalam proses perekrutan.
3. Efisiensi Operasional: Menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas
administratif, mengurangi beban kerja tim HR, dan mempercepat proses perekrutan.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Bisnis Proses Model

2.1.1 Proses Bisnis Berjalan

Gambar 1. Proses Bisnis Berjalan

6
2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu piranti manajemen yang

menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan
untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan,
mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan
mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing,
operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources;
sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang
tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce
yang efektif [3].

2.1.3 Software Odoo

Modul Recruitment Odoo dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola

proses perekrutan atau rekrutmen karyawan. Berikut adalah beberapa poin yang mencakup
pengertian dari modul Recruitment Software Odoo:
1. Manajemen Lowongan Pekerjaan: Modul ini memungkinkan pengguna untuk
membuat dan mengelola lowongan pekerjaan dengan detail seperti deskripsi
pekerjaan, persyaratan, dan tanggal akhir penerimaan.
2. Pelacakan Lamaran: Odoo Recruitment memungkinkan perusahaan untuk melacak
semua lamaran pekerjaan yang masuk, mencakup informasi kandidat, resume, dan
tahapan proses seleksi.
3. Proses Seleksi: Modul ini menyederhanakan proses seleksi dengan menyediakan alat
untuk menilai dan membandingkan kandidat. Pengguna dapat menetapkan tahapan
wawancara, tes, atau evaluasi lainnya.
4. Komunikasi dengan Kandidat: Modul ini memfasilitasi komunikasi antara
perusahaan dan kandidat melalui integrasi dengan email atau pesan internal di dalam
sistem.
5. Manajemen Data Kandidat: Odoo Recruitment memungkinkan penyimpanan dan
pengelolaan data kandidat, termasuk riwayat pekerjaan, pengalaman, dan referensi.
6. Pelaporan dan Analisis: Menyediakan alat untuk membuat laporan dan analisis
terkait proses rekrutmen, membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan
efektivitas proses tersebut.
7. Integrasi dengan Modul HR Lainnya: Modul ini terintegrasi dengan modul HR
lainnya dalam platform Odoo, seperti modul Karyawan dan modul Pelatihan, untuk
menyediakan visibilitas yang lebih besar terkait manajemen sumber daya manusia.
2.2 Use Case dan Activity Diagram dari Proses Bisnis

2.2.1 Analisis Perancangan Sistem

Berikut adalah analisis perancangan sistem Perancangan Sistem Recruitment Berbasis

Odoo PT Jerami Lestari beberapa peran kunci dalam organisasi: Pelamar, HR Staff, HR
Manager, Departement Head, dan Top Manager.
7
1. Pelamar:
 Pendaftaran Akun: Formulir pendaftaran online untuk membuat akun pelamar.
Mengunggah CV, surat lamaran, dan dokumen lainnya.
 Monitoring Status Lamaran: Menyediakan dasbor pelamar untuk melihat status
lamaran. Pemberitahuan otomatis tentang perkembangan status lamaran.
 Profil Pelamar: Pengelolaan dan pembaruan profil pelamar. Rekapitulasi riwayat
pekerjaan dan pendidikan.
2. HR Staff:
 Manajemen Lowongan Pekerjaan: Membuat, mengedit, dan menghapus lowongan
pekerjaan. Menetapkan kriteria pencarian dan persyaratan.
 Seleksi Lamaran: Menyortir dan menilai lamaran secara efisien. Menjadwalkan dan
mengelola proses wawancara.
 Komunikasi dengan Pelamar: Sistem pesan internal untuk berkomunikasi dengan
pelamar. Catatan wawancara dan evaluasi pelamar.
3. HR Manager:
 Pemantauan Proses Rekrutmen: Laporan analitik tentang status rekrutmen.
Pemantauan kinerja staf HR dalam menangani rekrutmen.
 Persetujuan Akhir: Menyetujui atau menolak rekomendasi staf HR. Menetapkan
gaji dan kondisi kerja.
4. Departement Head:
 Pemilihan Kandidat: Menilai kandidat yang telah direkomendasikan. Menetapkan
prioritas dan persetujuan akhir untuk perekrutan.
 Rencana Training: Memantau dan menetapkan rencana training untuk karyawan
baru.
5. Top Manager:
 Strategi Rekrutmen: Menyusun strategi rekrutmen jangka panjang. Melihat laporan
analitik tingkat tinggi tentang rekrutmen.
 Evaluasi Kinerja Rekrutmen: Menilai kualitas karyawan yang direkrut.
Mengidentifikasi perbaikan proses rekrutmen.

2.2.2 Use Case Diagram

8
2.2.3 Use Case Description

Use Case Name Seleksi Pelamar

Actor HR Staff dan Sistem
Description HR Staff ingin mengevaluasi dan memilih pelamar yang cocok
Normal Course HR Staff Sistem
Penerima lamaran membuka menyajikan data pelamar dengan
detail lamaran untuk dievaluasi jelas
Pre-Condition Pelamar telah mengirimkan lamaran.
Post-Condition Status seleksi pelamar tercatat dalam sistem.
Assumtion Data lamaran pelamar akurat dan lengkap.
Tabel 1. Skenario Use Case Seleksi Pelamar
Use Case Name Reject Pelamar
Actor HR Staff dan Sistem
Description HR Staff ingin menolak pelamar
Normal Course HR Staff Sistem
Mengevaluasi lamaran dan Sistem merekam status penolakan
memutuskan untuk menolaknya pelamar.
Pre-Condition Lamaran pelamar telah diterima dan tersedia dalam sistem
Post-Condition Status penolakan tercatat dalam sistem.
Assumtion
9
 Tabel 2. Skenario Use Case Reject Pelamar

Use Case Name Proses Penilaian Awal

Actor HR Staff dan Sistem
Description Penilaian Awal dari HR Satff terhadap lamaran
Normal Course HR Staff Sistem
Membuka detail lamaran yang menyajikan data pelamar dengan
akan dinilai jelas
Pre-Condition Lamaran pelamar telah diterima dan tersedia dalam sistem
Post-Condition Penilaian awal pelamar tercatat pada sistem
Assumtion
Tabel 3. Skenario Use Case Proses Penilaian Awal

Use Case Name Menyiapkan Benefit Karyawan

Actor HR Staff dan Sistem
Description HR Staff menyiapkan benefit karyawan
Normal Course HR Staff Sistem
Setting benefit karyawan baru Sistem merekam benefir
karyawan baru.
Pre-Condition Lamaran pelamar telah diterima dan tersedia dalam sistem
Post-Condition Benefir karyawan baru tercatat pada sistem
Assumtion
Tabel 4. Skenario Use Case Menyiapkan Benefit Karyawan

Use Case Name Rubah Status Karyawan

Actor HR Staff dan Sistem
Description HR Staff merubah status karyawan
Normal Course HR Staff Sistem
Update status karyawan, Sistem merekam status karyawan
karyawan kontrak atau karyawan
tetap
Pre-Condition Pelamar sudah berhasil lolos interview
Post-Condition Status karyawan ter-update
Assumtion
Tabel 5. Skenario Use Case Rubah Status Karyawan

2.2.4 Activity Diagram

10
2.2.5 Tampilan Rancangan Pada Odoo

Gambar 2. Halaman Registrasi

Halaman registrasi aplikasi adalah bagian dari suatu aplikasi di mana pengguna
diminta untuk membuat akun atau mengisi informasi pribadi mereka untuk dapat mengakses
dan menggunakan layanan aplikasi tersebut. Tujuan dari halaman registrasi adalah untuk

11
mengumpulkan data yang diperlukan untuk identifikasi pengguna, memberikan pengalaman
pengguna yang personal, dan memastikan keamanan akses ke platform.

Gambar 3. Halaman Login

Halaman ini merupakan titik awal akses pengguna ke berbagai fitur dan konten yang
mungkin hanya dapat diakses setelah autentikasi berhasil dilakukan.

Gambar 4. Halaman Home

Halaman home ini adalah titik masuk utama yang menyajikan informasi dan fungsi
utama yang tersedia di dalam aplikasi.

12
 Gambar 5. Halaman Form Pelamar Kerja
Halaman Form Pelamar Kerja adalah bagian dari suatu situs web atau platform yang
menyediakan formulir online yang harus diisi oleh individu yang tertarik untuk melamar
pekerjaan. Tujuan dari halaman ini adalah untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan
oleh perusahaan atau organisasi yang sedang membuka lowongan pekerjaan.

Gambar 6. Halaman Create Job Description

Halaman ini adalah bagian dari sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) atau
platform rekrutmen yang memungkinkan pihak pengelola atau HR untuk membuat deskripsi

13
pekerjaan yang rinci dan informatif. Tujuan dari halaman ini adalah untuk merinci tugas,
tanggung jawab, persyaratan, dan informasi penting lainnya terkait dengan suatu posisi
pekerjaan yang sedang dibuka.

Gambar 7. Halaman List Job Description

Halaman ini berisi kumpulan deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk berbagai
posisi di sebuah perusahaan. Tujuannya adalah memberikan gambaran umum tentang
berbagai peluang pekerjaan yang tersedia dalam organisasi.

Gambar 8. Halaman Seleksi Pelamar Kerja

14
 Halaman Seleksi Pelamar Kerja adalah bagian dari sistem manajemen sumber daya
manusia (HRM) atau platform rekrutmen yang digunakan oleh tim HR atau manajer untuk
meninjau, membandingkan, dan memilih kandidat yang paling sesuai untuk posisi yang
diinginkan. Halaman ini memungkinkan mereka untuk mengelola proses seleksi dengan lebih
efisien.

Gambar 9. Halaman Reporting

Halaman Reporting adalah bagian dari sistem manajemen sumber daya manusia
(HRM) atau platform bisnis yang menyajikan data dan analisis terkait kinerja, rekrutmen,
atau aspek-aspek lain dari tenaga kerja

15
16
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Supriyanto, "PEMBERDAYAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN BISNIS,"

PEMBERDAYAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN BISNIS, vol. 2, 2004.

[2] S. Wibisono, Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi, vol. X, pp.
150-159, 2005.

[3] H. WIJAYANTO, "PERAN GAYA KEPEMIMPINAN TRANSFORMASIONAL KEY USER TERHADAP

KESUKSESAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING," Peran Gaya Kepemimpinan
Transformational, vol. 1, pp. 27-57, 2013.

17