MAKALAH

KOMUNIKASI KANTOR
Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas Pada mata kuliah
Manajemen Perkantoran Dan Kearsipan

Dosen Pengampu :
Shopiana, M.Pd

Disusun Oleh :
Adinda Putri Zahroh Hasibuan
(22020079)
Melysa Anggreini Harahap
(22020080)
SEMESTER IV

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

STAI NURUL ILMI TANJUNGBALAI
 2024
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Swt atas segala rahmat-NYA sehingga makalah
ini dapat terwujud dengan baik. Solawat serta salam tetap tercurah kepada Nabi
Muhammad SAW, beserta keluarga, sahabat, dan seluruh pengikutnya hingga
akhir zaman. Makalah ini diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah
manajemen perkantoran dan kearsipan.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk
maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman, kami yakin masih
banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Tanjungbalai, 27 Mei 2024

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................i

DAFTAR ISI ..........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
A. Latar Belakang Masalah .....................................................................................1
B. Rumusan Masalah...............................................................................................2
C. Tujuan Penulisan.................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
A. Definisi Komunikasi dan Pentingnya Komunikasi Kantor.................................3
B. Fungsi-Fungsi Komunikasi Perkantoran.............................................................4
C. Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi..............................................................6
D. Prinsip-Prinsip Komunikasi................................................................................8

BAB III PENUTUP..............................................................................................10

A.Kesimpulan.........................................................................................................10
B.Saran...................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................12
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kantor merupakan pusat jaringan komunikasi sebuah organisasi.
Komunikasi biasa terjadi dalam organisasi satu atau lebih dengan
masyarakat lainnya. Dalam komunikasi alat tidak menjadi masalah serius
dalam kecanggihannya1 karena komunikasi merupakan interaksi antara satu
orang atau lebih. Komunikasi bisa saja terjadi adanya feedback setelah
adanya komunikator memulai pembicaraan dengan komunikan. Dalam
organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi,
padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan
mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian
sangat jelas bahwa komunikasi sangat penting dalam kehidupan
berorganisasi.2
Maka dari itu dalam berkomunikasi, pekerja kantor sebagai manusia
tidak akan terlepas dari ikatan kelompok dalam masyarakat di manapun ia
tinggal. Suatu kelompok tersebut akan menciptakan tata tertib bermasyrakat,
aturan sopan santun, tata krama dalam pergaulan yang disepakati dan dipatuhi
oleh anggota kelompok.3 Begitu juga demikian, dengan adanya komunikasi di
kantor akan menciptakan banyak manfaat, salah satunya adalah memperkuat
hubungan kerjasama antar karyawan di kantor. Selain itu, dapat menunjukkan
keterkaitan dengan orang lain.4 Karena komunikasi yang baik merupakan

1 ?
Fuad Gani. “Manajemen Perkantoran Modern”, (Jakarta: PT. Raja Grafindo
Persada), hal. 137
2
Aris Febri Rahmanto. “Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi”, jurnal
komunikologi vol. 1 No. 2, September 2004, (https://digilib.esaunggul.ac.id),
diakses pada 26 Mei 2024
3
Ibid. “Manajemen Perkantoran Modern”
4
Chusnu Syarifa. “Komunikasi Perkantoran”

(http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/PERTEMUAN
%2010- 12%20KOMUNIKASI%20PERKANTORAN.pdf), diakses pada 26 Mei
2024
 kunci penting bagi keefektifan dalam manajemen. Maka dari itu, komunikasi
dapat terjadi di mana dan kapan saja.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka penulis dapat menarik rumusan masalah
sebagai berikut:
1. Apa definisi dan pentingnya komunikasi dalam perkantoran?
2. Apa saja fungsi-fungsi komunikasi dalam perkantoran?
3. Apa saja faktor-faktor penghambat komunikasi?
4. Apa saja prinsip-prinsip komunikasi?

C. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah :
1. Mengetahui definisi dan pentingnya komunikasi dalam
perkantoran.
2. Mengetahui fungsi-fungsi komunikasi dalam perkantoran.
3. Mengetahui faktor-faktor penghambat komunikasi.
4. Mengetahui prinsip-prinsip komunikasi.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Komunikasi dan Pentingnya Komunikasi Kantor

Definisi komunikasi menurut KBBI yaitu pengiriman dan penerimaan
pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksut
dapat dipahami.5 Definisi komunikasi, ditinjau dari etimologi, berasal dari
kata communicare yang berarti “membuatnya sama”. Definisi kontemporer
menyatakan bahwa komunikasi mengirim pesan. Komunikasi atau
communication, yaitu communicates dari bahasa latin dan mempunyai arti
berbagi atau menjadi milik bersama6. Komunikasi juga dapat diartikan
sebagai suatu proses sharing atau berbagi diantara pihak-pihak yang
melakukan aktifitas komunikasi tersebut. Berdasarkan definisi tersebut dapat
disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan suatu proses pembentukan,
penyampaian, penerimaan dan pengelolaan pesan dengan tujuan tertentu.
Definisi menurut para tokoh :
1. Menurut Bovee (2003), komunikasi sebagai proses mengirim atau
menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat
dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk
bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
2. Robbins (2003), komunikasi sebagai proses pemindahan data
dan memahami makna yang dimaksudkan.7
Dapat disimpulkan dari definisi diatas, Komunikasi kantor yaitu

5
(https://kbbi.kemendikbud.go.id/entri/Komunikasi), diakses pada 26 Mei 2024
6
Zikri Fachrul Nurhadi dan Achmad Wildan Kurniawan, “Kajian Tentang Efektivitas
Pesan dalam Komunikasi”, Jurnal Komunikasi Vol. 3 No.1 April 2017.
7
Badri Munir Sukoco, “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern”,
(Jakarta: Erlangga 2007), Hal. 49
 komunikasi yang berlangsung dan terjadi dalam kantor. Pada prinsipnya
komunikasi merupakan suau aktivitas yang menukarkan suatu gagasan
atau ide.
Pentingnya komunikasi yaitu dapat membantu untuk menjelaskan
tujuan strategi suatu organisasi (kantor). Karena organisasi memerlukan
dukungan dari berbagai kelompok atau public utama. Untuk itu, visi misi dan
nilai-nilai yang direncanakan organisaasi harus dikomunikasikan secara jelas.
Komunikasi dirancang untuk memengaruhi perilaku dan adanya
komunikasi yang baik juga membantu organisasi untuk meminimalkan
ancaman dengan mengenali masalah atau konflik yang mungkin terjadi secara
awal.
Hubungan yang harmonis antara pimpinan dengan pegawai memegang
peranan yang strategis bagi organisasi, terutama dalam kegiatan operasional
kantor, sebab pencapaian tujuan organian dan kegiatan operasional kantor
membutuhkan suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi di
antara berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat
dibangun melalui komunikasi yang efektif.
Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan bahwa komunikasi merupakan unsur
yang pertama dari segenap organisasi. Dalam konteks lain dapat dikatakan
bahwa komunikasi merupakan urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi.
Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga
memungkinkan perintah atau instruksi, saran-saran, informasi, dan
sebagainya dapat disampaikan secara cepat, tepat, dan jelas, sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efektif.8

B. Fungsi-Fungsi Komunikasi Dalam Perkantoran

Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai 4 fungsi

penting yaitu :

8
Doni Juni Priansa dan Agus Garnida, “Manajemen Perkantoran:Efektif,Efisien, dan
Profesional”, (Bandung: Alfabeta 2019), Hal. 84
 1. Fungsi Kontrol

Setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang

menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol
karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada
siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal
juga dapat mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu
karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan
mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menegur bahwa yang
bersangkutan sangat lambat.

2. Fungsi Motivasi
Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback
kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, sebaik apa
mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk
meningkatkan kinerjanya dimasa depan.
3. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan
interaksi social. Dimana masing-masing anggota organisasi dapat
mengekspresikan emosi yang negative, misalnya frustasi atau tidak
puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada temen
sekerja.
4. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan
keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan
mentransfer data dan alternative pilihan yang ada, individu atau
organisasi kan dengan mudah mengambil keputusan.
Dari keempat fungsi diatas, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang
lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan
melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. Misalnya, agar staff bagian
administrasi keuangan dapat bekerja secara efektif dan efisien, supervisor
 sebaiknya menggunakan komunikasi yang dapat mengontrol, memotivasi,
dan memberikan informasi kepada mereka.

C. Faktor – Faktor Penghambat Komunikasi

Dalam proses berkomunikasi pasti sering terjadi hambatan pada proses
komunikasi. Penghambat tersebut dikenal dengan istilah asing yaitu barrier,
noises, atau bottle neck communication.9 Di antara faktor-faktor yang
menjadi hambatan komunikasi yaitu, sebagai berikut:
Faktor-faktor yang dapat menghambat komunikasi menurut Suranto, 2010:10
1) Faktor Biologis
Pada faktor biologis, komunikator terkadang mengalami
hambatan yang muncul sejak lahir atau setelah ia dewasa karena
sebuah kecelakaan. Faktor biologis ini dapat berupa komunikator
yang tunawicara, tunarungu, dan gugup. Selain itu, hal ini juga
disebabkan oleh komunikator atau komunikan tidak
kredibel/berwibawa dan memahami karakteristik komunikan atau
komunikator.
2) Faktor Psikologis
Di antara faktor psikologis dalam hal ini yaitu komunikator
atau komunikan yang tidak berkonsetrasi/fokus pada suatu
pembicaraan/konteks yang dibahas. Selain itu, faktor psikologis juga
menyangkut dengan emosional yang ada pada tiap pesonal. Faktor
inilah yang dapat menyebabkan gagasan dan perasaan sering
membuat sulit bersikap
obyektif.11
9
Husaini Usman. “Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan”, Ed. 3,
Cet. 2, (Jakarta: Bumi Aksara), Hal. 427
10
http://digilib.unila.ac.id/16295/14/BAB%20II.pdf, diakses pada 26 Mei 2024
11
Badri Munir Sukoco. “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern”, (Jakarta:
Erlangga), Hal. 57
3) Hambatan Gender
Dalam hal ini, faktor gender terkadang merupakan
menjadi hambatan saat sedang berkomunikasi. Terkadang,
perempuan yang masih malu saat sedang berinteraksi dengan lawan
jenis.
4) Perbedaan Persepsi dan Bahasa

Komunikator atau komunikan yang kurang memahami latar

belakang sosial dan budaya yang berlaku, sehingga dapat melahirkan
perbedaan persepsi saat berinteraksi. Adapun demikian, perbedaan
bahasa pun akan menjadi sebuah hambatan jika komunikator dan
komunikan tidak saling memahami. Sehingga dengan demikian
dapat timbul adanya perbedaan persepsi pula. Selain itu, perbedaan
persepsi juga dapat menimbulkan penafsiran yang salah pada simbol-
simbol tertentu.
5) Komunikator dan komunikan saling berprasangka buruk
Pada saat komunikasi, komunikator atau komunikan saling
berprasangka buruk saat saling menanggapi pembicaraan. Maka
dari itu, percakapan akan terlihat membosankan.
6) Faktor Media
Meskipun terkadang media bukan merupakan hal yang
penting, namun media ada kalanya dibutuhkan pada beberapa
kegiatan, misalnya presentasi. Jika pada saat presentasi tidak
tersedianya media yang dibutuhkan seperti microfone atau power
point, maka presentasi akan mengalami hambatan dan tidak dapat
berjalan secara lancar. Selain itu, media yang dapat mengalami
hambatan yaitu telepon kantor. Salah satunya telepon sekretaris, jika
telefon sekretaris mengalami gangguan maka komunikasi dengan
berbagai relasi pun akan terhambat.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa faktor hambatan dalam
komunikasi perkantoran meliputi faktor internal dan eksternal.
 1. Faktor Internal
 Hambatan Biologis
 Hambatan Psikologis
 Hambatan Gender
 Perbedaan Persepsi dan Bahasa
2. Faktor Eksternal
 Komunikator dan Komunikan Saling Berprasangka Buruk
 Faktor Media
D. Prinsip-Prinsip Komunikasi

Prinsip-prinsip komunikasi seperti halnya fungsi dan definisi

komunikasi mempunyai uraian yang beragam sesuai dengan konsep yang
dikembangkan oleh masing-masing pakar. Istilah prinsip oleh William B.
Gudykunst disebut asumsi- asumsi komunikasi. Larry A. Samovar dan
Richard E. Porter menyebutnya karakteristik komunikasi. Dari beberapa
pakar ada beberapa prinsip yang menjadi dasar komunikasi yang berjalan
dengan efektif dikenal dengan singkatan REACH (Respect, Empathy,
Audible, Clarity, dan Humble). Prinsip komunikasi yang efektif ini didasari
bahwa sebenarnya komunikasi bertujuan untuk mendapatkan perhatian,
kepedulian, simpati, respon dan tanggapan yang positif dari orang lain.

1. Respect (menghargai)
Hal ini yang paling utama dalam prinsip berkomunikasi ialah rasa saling
menghargai dan menghormati kepada orang lain. Ingat bahwa dasarnya
manusia merupakan mahkluk yang ingin dihargai dan dihormati. Apabila
seorang pimpinan ingin memberi kritik atau peringatan kepada pegawainya
tetap harus memperhatikan perasaan dan harga diri seseorang. Dengan
membangun kepedulian dan sikap menghargai, kita dapat membangun
lingkungan kerja yang sinergis dan meningkatkan efektifitas kerja
perorangan maupun kelompok.

2. Empathy (empati)
 Terlebih dahulu sebelum ingin dipahami dan dimengerti orang lain. Jika
kita mendengar dan memahami orang lain terlebih dahulu, kita dapat
dengan mudah membangun kepercayaan dan keterbukaan pegawai untuk
membangun kerjasama.

3. Audible (memahami)
Audible berarti mudah di dengar dan dimengerti orang lain. Jika
empati berarti kita harus mendengar dan mengerti orang lain justru,
audible justru pesan yang disampaikan harus mudah diterima secara baik
oleh komunikan, kita dapat memilih saluran sedemikian rupa agar pesan
dapat empati merupakan kemampuan seseorang memposisikan diri pada
kondisi yang dirasakan oleh orang lain. Hal yang paling mendasar dari
empati yaitu kemampuan seseorang untuk mendengarkan tersalurkan dan
mudah dipahami komunikan.

4. Clarity (jelas)
Pesan yang disampaikan harus mudah dipahami oleh komunikan yang
berarti bahwa pesan yang disampaikan memiliki kejelasan dan tidak
menimbulkan spekulasi yang berbeda-beda. Apabila pesan yang
disampaikan tidak jelas akan menimbulkan dampak yang besar. Clarity
juga bisa diartikan sebagai keterbukaan informasi. Dalam proses
komunikasi, kita harus bersikap terbuka sehingga timbul rasa saling
percaya dari komunikan.
5. Humble (Rendah Hati)
Sikap rendah hati merupakan unsur yang terkait dengan membangun
rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati
yang kita miliki.12

12
Doni Juni Priansa dan Agus Garnida, “Manajemen Perkantoran:Efektif,Efisien, dan
Profesional”, (Bandung: Alfabeta 2019), Hal. 91
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Komunikasi kantor yaitu komunikasi yang berlangsung dan terjadi

dalam kantor. Pada prinsipnya komunikasi merupakan sutau aktifitas
yang menukarkan suatu gagasan atau ide. Pentingnya komunikasi yaitu
dapat membantu untul menjelaskan tujuan strategi suatu organisasi
(kantor). Karena organisasi memerlukan dukungan dari berbagai
kelompok atau public utama

2. Fungsi komunikasi kantor, menurut Scott dan Mitchell (1976), yaitu:

Fungsi Kontrol, Fungsi Motivasi, Fungsi Emosi, Fungsi Informasi

3. Faktor hambatan dalam komunikasi perkantoran meliputi faktor

internal dan eksternal.

1. Faktor Internal
 Hambatan Biologis
 Hambatan Psikologis
 Hambatan Gender
 Perbedaan Persepsi dan Bahasa
2. Faktor Eksternal
 Komunikator dan Komunikan Saling Berprasangka Buruk
 Faktor Media

4. Dari beberapa pakar ada beberapa prinsip yang menjadi dasar

komunikasi yang berjalan dengan efektif dikenal dengan singkatan
REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humble). Prinsip
komunikasi yang efektif ini didasari bahwa sebenarnya komunikasi
bertujuan untuk mendapatkan perhatian, kepedulian, simpati, respon
dan tanggapan yang positif dari orang lain.

10
B. Saran

Demikianlah makalah ini penulis buat, tidak lupa penulis mohon

maaf kepada semua pihak. Kritik dan saran penulis harapkan, demi
perbaikan penulisan makalah ini selanjutnya. Semoga makalah ini
bermanfaat bagi pembaca dan penulis

11
 DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco, 2007. “Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern”, (Jakarta: Erlangga)
Gani, Fuad. “Manajemen Perkantoran Modern”, (Jakarta: PT. Raja
Grafindo Persada)
Garnida Agus dan Priansa Juni Doni, 2019. “Manajemen
Perkantoran:Efektif,Efisien, dan Profesional”, (Bandung: Alfabeta)
http://digilib.unila.ac.id/16295/14/BAB%20II.pdf, diakses pada 26 Mei
2024
https://kbbi.kemendikbud.go.id/entri/Komunikasi, diakses pada 26 Mei
2024
Nurhadi, Zikri Fachrul. dan Kurniawan, Achmad Wildan. “Kajian
Tentang Efektivitas Pesan dalam Komunikasi”, Jurnal Komunikasi
Vol. 3 No.1 April 2017.
Rahmanto, Aris Febri. “Peranan Komunikasi dalam Suatu
Organisasi”, jurnal komunikologi vol. 1 No. 1, September
2004,
Sukoco, Badri Munir. 2007 “Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern”,(Jakarta: Erlangga)

Syarifa, Chusnu. “Komunikasi Perkantoran”

http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/PE
RTEMUAN%2010-12%20KOMUNIKASI
%20PERKANTORAN.pdf,diakses pada 26 Mei 2024

Usman, Husaini. “Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan”, Ed.

3, Cet.2, (Jakarta: Bumi Aksara)
(https://digilib.esaunggul.ac.id), diakses pada 26 Mei 2024

12