TAHAPAN PEMBUATAN EVENT

NO TAHAPAN AKTIVITAS
1 Perencanaan Awal Menentukan Tujuan Event

Menentukan Tema

Menetapkan Anggaran

Membuat Timline

2 Persiapan Pra-Evet Memilih Tanggal dan Lokasi

Mengurus Perizinan

Menyusun Rundown

Menyusun RAB dan RAP

Membuat perhitungan Laba

Memesan Vendor

Mengatur Transportasi dan

Akomodasi
Menyusun Konten Acara
Membuat Kontrak

3 Promosi dan Pedaftaran Membuat Materi Promosi

Mengiklankan Acara

Membuka Pendaftaran
Menghubungi Media
Mengatur Sponsor
4 Persiapan Akhir Briefing Tim

Setting Venue

Melakukan Uji Coba

5 Hari-H Event Check-in dan Registrasi

Mengatur Alur Acara

Memastikan Dokumentasi Event

Mengatasi Kendala

Mengawasi Keamanan
6 Pasca Event Evaluasi Acara

Mengirim Ucapan Terima Kasih

Menyusun Laporan
AN PEMBUATAN EVENT
DESKRIPSI
Memastikan tujuan acara jelas, apakah untuk hiburan, edukasi, atau
lainnya.
Memilih tema yang sesuai dengan audiens dan tujuan acara.

Menghitung dan menetapkan anggaran untuk semua kebutuhan acara.

Menyusun jadwal kegiatan dan tenggat waktu untuk setiap tahap
persiapan.
Memastikan tanggal dan lokasi yang sesuai serta tersedia.
Mengurus segala perizinan yang dibutuhkan untuk lokasi dan kegiatan
acara (jika dibutuhkn).
Membuat jadwal kegiatan yang rinci dari awal hingga akhir acara.
Membuat list anggaran untuk pribadi dan untuk diberikan ke venue dan
sponsor

Membut perhitungan laba rugi sebagai dasar memperkirakan keuntungan

Memesan vendor seperti dekorasi, lighting, dan sound system (jika
dibutuhkan).

Mengatur transportasi dan akomodasi bagi tamu atau artis jika diperlukan.
Membuat materi presentasi untuk venue dan sponsor.
Menyusun dan menandatangani kontrak dengan sponsor, vendor dan
pihak terkait.

Membuat poster, undangan, dan konten media sosial untuk promosi.

Menyebarluaskan informasi acara melalui media sosial, media lainnya atau
menggunakan endors.
Mengatur sistem pendaftaran dan penjualan tiket jika diperlukan.
Mengundang media untuk meliput acara jika diperlukan.
Menghubungi dan mengatur sponsor untuk mendukung acara.
Mengadakan rapat akhir dengan tim untuk memastikan semua siap.
Menyiapkan lokasi acara dengan dekorasi, panggung, sound system, dan
peralatan lainnya.

Melakukan uji coba peralatan teknis seperti sound system dan lighting.
Menyiapkan meja registrasi dan mengatur alur check-in peserta.
Mengawasi jalannya acara sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
Mengumpulkan dan menyimpan foto, video, dan dokumen penting lainnya
sebagai arsip.

Menyelesaikan masalah yang muncul selama acara berlangsung (jika ada).

Memastikan keamanan dan kenyamanan peserta selama acara
berlangsung.
Mengadakan rapat evaluasi untuk membahas apa yang berjalan baik dan
apa yang perlu diperbaiki.

Mengirimkan ucapan terima kasih kepada venue, tamu, sponsor, dan tim.
Membuat laporan akhir mengenai pelaksanaan acara, termasuk laporan
keuangan.
 TAHAPAN PEMBU
NO TAHAPAN AKTIVITAS
1 Perencanaan Awal Menentukan Tujuan Event
Menentukan Tema
Menetapkan Anggaran
Mencari Sponsor
Membuat Timline
2 Persiapan Pra-Evet Memilih Tanggal dan Lokasi
Mengurus Perizinan
Menyusun Rundown
Menyusun RAB dan RAP
Membuat perhitungan Laba
Memesan Vendor
Mengatur Transportasi dan
Akomodasi
Menyusun Konten Acara
Membuat Kontrak
3 Promosi dan Pedaftaran Membuat Materi Promosi
Mengiklankan Acara
Membuka Pendaftaran
Menghubungi Media
4 Persiapan Akhir Briefing Tim
Setting Venue
Melakukan Uji Coba
5 Hari-H Event Check-in dan Registrasi
Mengatur Alur Acara
Memastikan Dokumentasi Event
Mengatasi Kendala
Mengawasi Keamanan
6 Pasca Event Mengirim Ucapan Terima Kasih
Menyusun Laporan
Evaluasi acara
 TAHAPAN PEMBUATAN EVENT
DESKRIPSI
Memastikan tujuan acara jelas, apakah untuk hiburan, edukasi, atau lainnya.
Memilih tema yang sesuai dengan audiens dan tujuan acara.
Menghitung dan menetapkan anggaran untuk semua kebutuhan acara.
Mencari sponsor untuk membantu support acara
Menyusun jadwal kegiatan dan tenggat waktu untuk setiap tahap persiapan.
Memastikan tanggal dan lokasi yang sesuai serta tersedia.
Mengurus segala perizinan yang dibutuhkan untuk lokasi dan kegiatan acara (jika dibutuhkn).
Membuat jadwal kegiatan yang rinci dari awal hingga akhir acara.
Membuat list anggaran untuk pribadi dan untuk diberikan ke venue dan sponsor
Membut perhitungan laba rugi sebagai dasar memperkirakan keuntungan
Memesan vendor seperti dekorasi, lighting, dan sound system (jika dibutuhkan).
Mengatur transportasi dan akomodasi bagi tamu atau artis jika diperlukan.
Membuat materi presentasi untuk venue dan sponsor.
Menyusun dan menandatangani kontrak dengan sponsor, vendor dan pihak terkait.
Membuat poster, undangan, dan konten media sosial untuk promosi.
Menyebarluaskan informasi acara melalui media sosial, media lainnya atau menggunakan endors.
Mengatur sistem pendaftaran dan penjualan tiket jika diperlukan.
Mengundang media untuk meliput acara jika diperlukan.
Mengadakan rapat akhir dengan tim untuk memastikan semua siap.
Menyiapkan lokasi acara dengan dekorasi, panggung, sound system, dan peralatan lainnya.
Melakukan uji coba peralatan teknis seperti sound system dan lighting.
Menyiapkan meja registrasi dan mengatur alur check-in peserta.
Mengawasi jalannya acara sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
Mengumpulkan dan menyimpan foto, video, dan dokumen penting lainnya sebagai arsip.
Menyelesaikan masalah yang muncul selama acara berlangsung (jika ada).
Memastikan keamanan dan kenyamanan peserta selama acara berlangsung.
Mengirimkan ucapan terima kasih kepada venue, tamu, sponsor, dan tim.
Membuat laporan akhir mengenai pelaksanaan acara, termasuk laporan keuangan.
Mengadakan rapat evaluasi untuk membahas apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.
 Time Schedule Progres Pekerjaan 100% 50%
1 bulan sebelum acara 5%
1 bulan sebelum acara 10%
1 bulan sebelum acara 15%
1 bulan sebelum acara 20%
1 bulan sebelum acara 25%
3 minggu sebelum acara 30%
3 minggu sebelum acara 35%
3 minggu sebelum acara 40%
3 minggu sebelum acara 45%
3 minggu sebelum acara 50%
2 minggu sebelum acara 55%
2 minggu sebelum acara 60%
2 minggu sebelum acara 65%
2 minggu sebelum acara
2 minggu sebelum acara
1 minggu sebelum acara
1 minggu sebelum acara
1 minggu sebelum acara
5 hari sebelum acara
2-3 hari sebelum acara
2-3 hari sebelum acara
Hari - H
Hari - H
Hari - H
Hari - H
Hari - H
1 hari setelah acara
3-4 hari setelah acara
1 minggu setelah acara
 TIME SCHEDULE
PEMBUATAN EVENT

DURASI
NO TAHAPAN AKTIVITAS BULAN KE 1 BULAN 2
MG.1 MG.2 MG.3 MG.4 MG.1 MG.2 MG.3 MG.4

1 Perencanaan Awal Menentukan Tujuan Event

Menentukan Tema
Menetapkan Anggaran
Mencari Sponsor
Membuat Timline
2 Persiapan Pra-Evet Memilih Tanggal dan Lokasi
Mengurus Perizinan
Menyusun Rundown
Menyusun RAB dan RAP
Membuat perhitungan Laba
Memesan Vendor
Mengatur Transportasi dan Akomodasi
Menyusun Konten Acara
Membuat Kontrak
3 Promosi dan Pedaftaran Membuat Materi Promosi
Mengiklankan Acara
Membuka Pendaftaran
Menghubungi Media
4 Persiapan Akhir Briefing Tim
Setting Venue
Melakukan Uji Coba
5 Hari-H Event Check-in dan Registrasi
Mengatur Alur Acara
Memastikan Dokumentasi Event
Mengatasi Kendala
Mengawasi Keamanan
6 Pasca Event Mengirim Ucapan Terima Kasih
Menyusun Laporan
Evaluasi acara