Observasi Tugas Terencana - Planned Task Observation (PTO)

MANAGEMENT SYSTEM ELEMENT 2.
06
STANDARD OPERATING PROCEDURE
OBSERVASI TUGAS TERENCANA (PTO)

PLANNED TASK OBSERVATION (PTO)
CONTENTS PAGE
1.0 TUJUAN / OBJECTIVE .................................................... 3
2.0 LINGKUP / SCOPE ......................................................... 3
3.0 TANGGUNG JAWAB / RESPONSIBILITY ...................... 3
4.0 PROSEDUR / PROCEDURE........................................... 4
5.0 ALUR PENGESAHAN / AUTHORIZATION WORKFLOW9
6.0 LAMPIRAN / ATTACHMENT: ........................................ 10
PRIMA NIRBHAYA MSE 2.06
Standard Operating Procedure
DOCUMENT HISTORY
Versi /
Tgl / Date Alasan Perubahan / Reason for Change
Version
1.0 07 Jul 2006 N/A - Initial Issue
1.1 20 May 2010 Diformat ulang sesuai persyaratan OHSAS18001
Perubahan nama Divisi HSE menjadi Divisi HSES /
1.2 26 Juli 2013
Change name of HSE Division to HSES Division.
1.3 Oct 2016 Regular review
1.4 5 Jan 2018 Regular review
PTO Improvement Project. Revisi pada tahap
2.0 6 Okt 2019 persiapan, penanggung jawab, tindak lanjut, flow chart
dan form laporan.
Dokumen Didistribusikan Ke / Document Keterangan /

Divisi / Department
Distributed to: Remark
Semua Karyawan Semua Divisi HSE Info
Document Title Approved By Effective Date

Observasi Tugas Terencana (PTO) / Planned Task Original Document
KTT & GM HSES 6 Okt 2019
Observation (PTO)
Doc Registration No. Version Next Review Due
Page 2 of 10
HSE_KPC_KPC_MSE2.06_DOC_SOPb_003 2.0 6 Okt 2024
OBSERVASI TUGAS TERENCANA / PLANNED TASK

OBSERVATION
1.0 Tujuan / Objective
Observasi Tugas Terencana (PTO) adalan sebuah observasi fisik yang terencana/terjadwal
atas kegiatan pekerjaan untuk membuktikan apakah prosedur dibuat dan diikuti dengan benar.
Hal ini mencakup pula implementasi tindakan korektif atas penyimpangan terhadap praktik-
praktik kerja aman yang teridentifikasi selama berlangsungnya PTO. / Planned Task
Observation (PTO) is a planned/scheduled physical observation of work activities to verify that
procedures are appropriately written and correctly followed. It involves the implementation of
corrective actions where deviations from agreed safe work practices are identified during PTO.
SOP ini bertujuan untuk memberikan petunjuk tentang pelaksanaan Observasi Tugas
Terencana dalam rangka mengidentifikasi bahaya di tempat kerja. / This SOP is intended to
provide guidelines in conducting Planned Task Observation to identify potential workplace
hazards.
2.0 Lingkup / Scope
SOP ini mencakup semua PTO yang dilakukan oleh Pengawas Operasional KPC dan
Kontraktornya di dalam wilayah operasi KPC untuk memastikan bahwa pelaksanaannya sesuai
dengan persyaratan keselamatan seperti tertuang di dalam SOP ini dan mengacu pada
prosedur atau petunjuk operasional/teknis di tempat kerja, seperti Standard Operating
Procedure (SOP), Work Instruction (WI) atau Job Safety Analysis (JSA). / This SOP covers all
PTO performed by Operational Supervisor of KPC and contractors within KPC operation area to
ensure that its implementation is in accordance with safety standard stipulated in this SOP and
refers to procedures or operational/technical guidelines at working areas, such as Standard
Operating Procedure (SOP), Work Instruction (WI) atau Job Safety Analysis (JSA)
3.0 Tanggung Jawab / Accountability
Pengembangan, kaji ulang berkala, dan pemutakhiran bila perlu SOP ini adalah tanggung
jawab GM HSES. / The development, regular review, and necessary update of this SOP is the
responsibility of GM HSES.

Observation (PTO)
Page 3 of 10
4.0 Prosedur / Procedure Accountability
4.1 Persiapan Observasi / Observation Preparation

Divisi/Departemen/Kontraktor wajib mengevaluasi dan menetapkan target GM/Manager.
PTO untuk setiap pengawas operasional dengan mempertimbangkan hal-
hal sebagai berikut: / Set the PTO target with criterias as follow:
Division/Department/Contractor has to evaluate and set the PTO target of
each operational supervisor with considering:
• jumlah prosedur yang digunakan, / the number of procedures,
• jumlah pengawas operasional, / the number of operational
supervisor,
• tingkat resiko dari pekerjaan yang ada, dan sebagainya. / risk level
of existing tasks, etc.
Target minimum dalam melakukan PTO untuk setiap pengawas
operasional adalah 1 kali dalam 1 bulan. / Minimum PTO target for each
operational supervisor is one per month.
Menentukan prosedur yang diprioritaskan untuk diobservasi, dapat dengan Superintendent

mempertimbangkan antara lain: / Choose the procedures that prioritzed to
be observed, may considering of:
• tingkat resiko / risk level,
• frekuensi pekerjaan / job frequency,
• prosedur baru / new procedures,
• metode/alat baru / new methode/tools,
• inisiatif peluang perbaikan / improvement opportunity initiatif,
• terjadi kecelakaan kerja pada pekerjaan dengan bahaya/resiko
serupa / accident occured on job with similar hazard/risk,
• prosedur yang akan kadaluarsa / procedures that almost expired,
• jadwal pekerjaan yang akan dilakukan / job schedule.
Orang yang akan diobservasi juga dapat menjadi faktor prioritas dengan
mempertimbangkan antara lain: adanya karyawan baru, rekam jejak terkait
perilaku pekerja, dsb. / Observee also can be priority factor considering of:
new employees, employee behavior records, etc
Dalam hal ini Superintendent dapat berkoordinasi dengan pihak terkait

(manager/safety coordinator/planner). / In this process Superintendent may
consulting with related parties (manager/safety coordinator/planner).
Membuat/mengelola daftar prosedur yang diprioritaskan untuk diobservasi Safety

dari Superintendent agar mudah diakses oleh supervisor. Daftar prosedur Coordinator
tersebut dapat berupa tabel, folder atau bentuk lainnya. / Develop/maintain
list of prioritized procedures from Superintendent that easy to accsess by
supevisor. List of the procedure can be in form of table, folder or the
others.

Observation (PTO)
Page 4 of 10
Memastikan supervisor yang akan melakukan PTO telah mengikuti Superintendent

pelatihan/pengenalan PTO. / Ensuring supervisor that will conducting PTO
has attended PTO training/awareness.
Mengarahkan supervisor untuk memilih prosedur yang diprioritaskan. /

Give direction to supervisor to choose prioritized procedure
Telah mengikuti pelatihan/pengenalan PTO / Attended to PTO Supervisor

training/awareness.
Memahami SOP PTO / Understand PTO SOP.
Memilih prosedur yang akan diobservasi dengan melihat daftar prosedur

yang diprioritaskan dan menyesuaikan jadwal pekerjaan yang ada. /
Choose SOP/WI that will be obsered recording to the prioritized procedure
list and work schedule availability.
Bawa prosedur yang valid dan relevan dengan tugas yang akan
diobservasi ke lokasi di mana pekerjaan tersebut sedang dilaksanakan. /
Bring the valid and relevant procedure with the task observed to the
location where the task is being performed.
Siapkan dan gunakan APD yang sesuai dengan lokasi dimana observasi
dilaksanakan. / Prepare and wear PPE appropriate with the area (s) where
the task is being performed.
4.2 Pelaksanaan / Implementation

Orang yang diobservasi dapat diberitahu atau tidak diberitahu sebelum Supervisor
observasi dilakukan. / The observee may or may not be informed prior to
the observation.
Instruksikan kepada orang yang diobservasi untuk melakukan tugasnya

seperti biasanya. / Tell the observee to perform his/her task as he/she
usually does.
Bandingkan tahapan pekerjaan yang dia lakukan dengan tahap-tahap

pekerjaan di dalam prosedur. / Compare what he/she is doing with the
relevant procedure.
Catat semua penyimpangan, tindakan tidak aman dan peluang perbaikan

di dalam formulir observasi tugas yang disediakan pada bagian lampiran
SOP ini. / Record all deviation, unsafe act and improvement opportunity in
the task observation form provided in this SOP attachment.
Apabila pekerjaan yang diobservasi belum selesai, maka PTO dapat

dilanjutkan oleh supervisor shift berikutnya. / If the observed job is not
finished yet, then PTO may continuing by the next shift supervisor.

Observation (PTO)
Page 5 of 10
4.3 Wawancarai Orang yang Diobservasi / Interview the Observee

Lakukan wawancara dengan orang yang diobservasi setelah tugas Supervisor
tersebut selesai dilakukan. / Conduct an interview with the observee when
the task has been completed.
Ajukan pertanyaan terkait dengan prosedur yang relevan dengan tugas

yang diobservasi, misalnya: / Ask questions related to the procedure that
relevant with the task, e.g.,
• Apakah tahap-tahap pekerjaan seperti yang tertulis dalam prosedur

masih sesuai dengan kondisi saat ini. / Are task steps detailed in
the procedure still relevant with current condition
• Tanyakan alasan penyimpangan (jika ada). / Ask reasons for
deviation (if any)
• Tanyakan apakah pekerja memiliki usul/saran untuk perbaikan
prosedur yang diobservasi. / Ask if the observee(s) has/have
suggestions for the improvement of the procedure.
4.4 Rekaman Hasil Observasi / Record of Observation

Catat semua hasil wawancara dalam formulir obsevasi tugas. / Record the Supervisor
details of the interview in the task observation form.
Lengkapi form observasi, kemudian bawa ke Superintendent/Manager

untuk minta persetujuan. Form observasi dapat dikirimkan dan disetujui
melalui softcopy/email. / Complete the observation form, then bring it to
Superintendent/Manager for approval. Observation form can be sent and
approved via softcopy/email.
Lakukan segera evaluasi dan membuat usulan revisi terhadap prosedur

jika sewaktu PTO dilakukan ditemukan penyimpangan dan atau ada
usul/saran dari pekerja. / Immediately conduct evaluation and make
revision draft to the procedure if during PTO is performed deviation is
found and or there is suggestion from observee.
Memasukkan catatan PTO pada database PTO / Input PTO record in PTO HSE Coord. /
database officer/ admin

Observation (PTO)
Page 6 of 10
4.5 Tindaklanjut / Follow Up

Pelaksana PTO melaporkan hasil dari observasi dan saran-sarannya Supervisor
kepada atasan (Superintendent). / Conductor of PTO submits the
observation results and suggestions to his usperior (Superintendent).
Apabila ada penyimpangan dalam pelaksanaan prosedur oleh pekerja,

maka supervisor dapat memberikan pelatihan/penjelasan ulang kepada
pekerja. Apabila diperlukan, supervisor dapat merekomendasikan pekerja
untuk mengikuti pelatihan sesuai kebutuhan. / If any deviation on
procedure implementation by the worker, then supervisor can give
coaching/refresh to the worker. If needed, supervisor may recomend the
worker to attend the training as needed.
Apabila ada usulan revisi prosedur, maka ajukan kepada atasan untuk
mengevaluasi rancangan revisi prosedur tersebut. / If any procedure
revision suggestion, propose superior to evaluate the procedure revision
draft.
Apabila ada penyimpangan, maka dapat dilakukan observasi oleh

supervisor lainnya pada pekerjaan/prosedure yang sama (atas permintaan
atasan). / If any deviation, peer review can be conducted by others
supervisor on a similar task/procedure (requested by superior).
Supervisor lain dapat memberikan masukan/tanggapan terhadap usulan

revisi prosedur tersebut (atas permintaan atasan). / Other supervisor can
give suggestion/feed back to the procedure revision proposal (requested
by superior).
Mengevaluasi laporan PTO dan menindaklanjuti hasil evaluasi dengan Superintendent

melakukan hal-hal sebagai berikut (sesuai dengan kebutuhan) / Evaluates
PTO reports and follows up the results by doing these (if necessary):
i. Revisi prosedur dengan melibatkan pihak-pihak yang
terkait/kompeten. / Revise procedure involving relevant/competen
parties.
ii. Meminta supervisor lain melakukan PTO pembanding pada
pekerjaan/prosedur serupa / Ask other supervisor conducting PTO
peer review on similar task/procedure.
iii. Tindaklanjut oleh Lini Manajemen bila rekomendasi terkait dengan
perbaikan tempat kerja, kecukupan alat kerja dan fasiltas kerja
lainnya. / Line Management follows up if the recommendations are
working areas reparation, tools and other working facilities
sufficiency.
iv. Melakukan penilaian resiko pada prosedur yang diperbarui /
Conducting risk assessment on the reviewed procedure.
v. Sosialisasikan prosedur yang direvisi kepada pekerja yang terkait. /
Socialize the revised procedure to relevant workers.

Observation (PTO)
Page 7 of 10
Melakukan evaluasi pelaksanaan PTO untuk memastikan supervisor Manager

memenuhi target kuantitas dan kualitas PTO. / Evaluate PTO
implementation to ensure compliance of PTO quantity and quality.
6.0 Diagram Alir / Flowchart
GM/Manager/ Supervisor HSE Coord. / Officer/

Superintendent Admin
• Penetapan target
kuantitas
• Menentukan Mengikuti Training PTO Mendata dan
prioritas prosedur menginformasikan
• Memastikan Supv. prioritas prosedur
Kompeten
Memilih prosedur yang

akan diobservasi
• Observasi pekerja
• Catat penyimpangan
• Catat peluang
perbaikan
Wawancara orang
yang diobservasi
Pengisian form PTO
Ada
penyimpangan /
usulan revisi
Tidak
Ya
• Bentuk tim revisi • Coaching/

• Tindak lanjut refresh
• Penilaian resiko
prosedur baru • Peer review
• Feed back
usulan revisi
Database PTO
Sosialisasi prosedur
baru

Observation (PTO)
Page 8 of 10
5.0 Alur Pengesahan / Authorization Workflow
Dibuat/dikaji ulang* oleh / Created/Reviewed* by Jabatan / Position

1. Untung Prihardiyanto GM MSD
2. Gunawan Muhammad Manager HSES System
3. Haryadi Wardono Manager OHS
4. Wiwin Sujati Manager HTM
5. Gede Ngurah Ambara Manager BPID
6. Nurwahidin Hasan Supt. HSESIMS
7. Riadi Supt. HSE MSD
8. Mohammad Irfan Supt. Safety Training & Services
9. Yanto Widodo CI Lead MSD
10. Salman Okbah Senior Specialist HSESIMS
11. Kris Bayu Aji Specialist Safety Training & Statistics
12. Unggul Wicaksono Safety Coord. MSD
Disahkan oleh / Approved by Jabatan / Position Tgl / Date Tanda tangan / Signature
1. Imanuel Manege GM HSES
2. Muhammad Rudy KTT
Catatan: * Coret yang tidak perlu / Note: * Cross out unnecessary one

Observation (PTO)
Page 9 of 10
6.0 Lampiran / Attachment: Ref. HSE_KPC_KPC_MSE2.06_DOC_FRMb_006
Observasi Tugas Terencana / Planned Task Observation

Judul prosedur / Procedure title :
Departemen : Area observasi / Observation area :
Tanggal / Date : Waktu / Time :
Apakah Pekerja Diberitahu Sebelumnya / Was Worker Notified in Advance: Ya / tidak PTO pembanding / Peer review : Crew A / B / C
Penyimpangan yang Ditemukan selama

Uraian Tugas / tahapan* / Description of Task/ Penyebab penyimpangan / Deviation Saran Perbaikan/Peningkatan /
No. Observasi / Deviations Observed during Task
Step* Causes Corrective/Improvement Sugesstion
Observation
* Hanya isikan tugas/tahapan bila ditemukan penyimpangan/peluang perbaikan/tindakan tidak aman / Only task/step with deviation/improvement chance/unsafe act
Name & ID Tanda tangan / Signature Komentar / Comments:

Yang Mengobservasi / :
Observer
Yang Diobservasi / :
Person Observed
Superintendent :

Observation (PTO)
Page 10 of 10

Observasi Tugas Terencana - Planned Task Observation (PTO)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Observasi Tugas Terencana - Planned Task Observation (PTO)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Observasi Tugas Terencana - Planned Task Observation (PTO)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAGEMENT SYSTEM ELEMENT 2.

OBSERVASI TUGAS TERENCANA (PTO)

Dokumen Didistribusikan Ke / Document Keterangan /

Document Title Approved By Effective Date