DIKLAT ADMINISTRASI PERKANTORAN MODEREN

TK. LANJUTAN

MODUL MANAJEMEN PERSURATAN

Oleh :
NUROHMA, S.IP, M.Si
 KATA SAMBUTAN
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, berkat
rahmat dan karunia-Nya modul Pelatihan Administrasi
Perkantoran Tingkat Lanjutan berjudul “Manajemen
Persuratan” telah terselesaikan. Modul ini disusun untuk
membekali para peserta pelatihan dan pembaca agar
mengetahui dan memahami salah satu tugas dan fungsi
administrasi perkantoran di Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia.
Modul “Manajemen Persuratan” merupakan strategi
pendokumentasian pengetahuan tacit yang menjadi bagian
dari aset intelektual organisasi. Langkah ini dilakukan untuk
memberikan sumber–sumber pengetahuan yang dapat
disebarluaskan sekaligus dipindahtempatkan atau direplikasi
guna meningkatkan kinerja individu maupun organisasi.
Keberadaan modul “Manajemen Persuratan” dapat
mendukung proses pembelajaran mandiri, pengayaan materi
pelatihan dan peningkatan kemampuan organisasi dalam
konteks pengembangan kompetensi yang terintegrasi
(Corporate University) dengan pengembangan karir.
Modul “Manajemen Persuratan” pada artinya dapat
menjadi sumber belajar guna memenuhi hak dan kewajiban
pengembangan kompetensi paling sedikit 20 Jam Pelajaran
(JP) dalam 1 tahun bagi setiap pegawai. Hal ini sebagai
implementasi amanat Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun
2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor
11 Tahun 2017 tentang Manajemen Aparatur Sipil Negara
(ASN).
Dalam kesempatan ini, kami atas nama Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi
Manusia menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua
pihak atas dukungan dan kontribusinya dalam penyelesaian
modul ini. Segala kritik dan saran sangat kami harapkan guna
meningkatkan kualitas Pelatihan Administrasi Perkantoran
Tingkat Lanjutan ini. Semoga modul ini dapat memberikan
kontribusi positif bagi para pembacanya dan para pegawai di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Selamat Membaca. Salam Pembelajar.

Depok, 13 Oktober 2020

Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
Hukum dan Hak Asasi Manusia,

Dr. Asep Kurnia

 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha

Kuasa, karena atas kehendak dan perkenan-Nya masih
diberikan kesempatan untuk melaksanakan amanah dalam
rangka review modul dan bahan ajar Manajemen Persuratan.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan
pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup
administrasi umum berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, meliputi tata naskah dinas (tata
persuratan, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata persuratan dinas yang merupakan bagian dari tata naskah
dinas adalah sebagai salah satu unsur administrasi umum.
Adalah suatu proses kegiatan kantor atau tata usaha yang
terkait dengan kegiatan penciptaan surat, yang dimulai dari
penyusunan konsep hingga surat tersebut siap untuk
didistribusikan.
Dalam rangka pengembangan dan peningkatan
kompetensi dalam bidang administrasi umum bagi ASN
Kementerian Hukum dan HAM, BPSDM Hukum dan HAM
menyelenggarakan Pelatihan Administrasi Perkantoran Tingkat
Lanjutan Metode e-learning. Modul sebagai bahan ajar perlu
dilakukan review, secara teknis penulisan mengacu pada
Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 5
Tahun 2009 tentang Pedoman Penulisan Modul Pendidikan
dan Pelatihan, dan subtansi modul sesuai dengan kondisi dan
ketentuan yang berlaku.
Demikian modul Manajemen Persuratan, dengan
harapan modul ini dapat bermanfaat serta meningkatkan
kompetensi bagi peserta pelatihan dan ASN di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Depok, 7 Oktober 2020

Kepala Pusat Pengembangan Diklat
Teknis dan Kepemimpinan,

Hantor Situmorang
NIP 196703171992031001
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN .................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................ 1
B. Deskripsi Singkat ............................................. 4
C. Tujuan Pembelajaran ..................................... 4
D. Indikator Hasil Belajar .................................... 4
E. Materi Pokok .................................................. 5
F. Manfaat Hasil Belajar ..................................... 5
G. Petunjuk Belajar ............................................ 6
BAB II PEMAHAMAN MANAJEMEN PERSURATAN …..... 8
A. Pengertian manajemen Persuratan …............. 8
B. Penanganan Surat …........................................ 11
C. Media/Sarana Surat Menyurat ....................... 27
D. Latihan ............................................................ 30
E. Rangkuman ..................................................... 30
F. Evaluasi .......................................................... 32
G. Umpan Balik .................................................. 32
BAB III TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI
MANUSIA REPUBLIK INDONESIA ........................ 33
A. Pedoman Umum …………….…........................ 33
B. Ketentuan Surat Menyurat .......................... 37
C. Susunan Surat Dinas ...........……………………… 44
D. Format Surat Dinas …...........…………………….. 53
E. Penggunaan Lambang Negara Dan Logo ..... 104
F. Penggunaan Cap Dinas ................................ 109
G. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat

~ ii ~
 dan Pengamanan Naskah Dinas ................... 112
H. Latihan ......................................................... 115
I. Rangkuman .................................................. 116
J. Evaluasi ........................................................ 119
K. Umpan Balik ................................................. 120
BAB IV P E N U T U P ........................................................ 121
A. Simpulan ...................................................... 121
B. Tindak Lanjut ................................................ 122
DAFTAR PUSTAKA …....................................................……… 123

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

Dalam bab pendahuluan ini akan didiskusikan tentang latar

belakang, deskripsi singkat, tujuan pembelajaran, materi
pokok, manfaat hasil belajar dan petunjuk belajar.

A. LATAR BELAKANG
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan
pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup
administrasi umum berdasarkan surat Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari 2002 tentang
Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum
di Lingkungan Aparatur Negara, Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
RI Nomor 80 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Instansi Pemerintah.
Tata persuratan dinas, yang merupakan bagian dari
tata naskah dinas adalah sebagai salah satu unsur
administrasi umum. Tata persuratan, atau yang biasa
disebut dengan manajemen korespondensi merupakan
kegiatan yang penting dalam suatu organisasi. Yang
dimaksud dengan tata persuratan adalah suatu proses

~1~
kegiatan kantor atau tata usaha yang terkait dengan
kegiatan penciptaan surat, yang dimulai dari penyusunan
konsep hingga surat tersebut siap untuk didistribusikan.
Sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor
15 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Disebutkan
ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah
dinas (tata persuratan, distribusi, formulir dan media),
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan,
dan tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi
umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan,
penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas,
penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata
persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk
hukum, dan ralat.
Selama ini, penyelenggaraan tata naskah dinas,
antara lain adalah tata persuratan dinas di lingkungan
instansi pemerintah belum memperoleh kesamaan
dalam fungsi-fungsi manajemen persuratan. Keterpaduan
tata naskah dinas di berbagai instansi pemerintah sangat
diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis
instansi pemerintah dalam menyelenggarakan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan secara berdaya
guna dan berhasil guna.
Selain itu, perkembangan teknologi informasi dewasa ini
semakin maju dan canggih sehingga dalam kaitan dengan
proses manajemen persuratan informasi (persuratan)
pada kantor yang modern umumnya sudah sedikit
menggunakan kertas (paperless). Dengan adanya
perubahan ini tentunya mempengaruhi sebagian besar
pekerjaan kantor baik instansi swasta maupun
pemerintah.
Pekerjaan dengan sistem kertas yang terutama
mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem
elektronika mikro yang bergantung pada telekomunikasi.
Pertukaran informasi dalam berbagai bentuk akan
banyak dilakukan melalui posel (poselektrik) internet
sehingga makin cepat dan biaya yang semakin
terjangkau. Karena penggunaan internet memungkinkan
pertukaran informasi lebih update dan seketika melalui
jaringan website yang dimiliki oleh setiap organisasi
sehingga lebih mudah berhubungan dengan organisasi
lainnya.
Untuk itu, mengingat pentingnya peranan penyampaian
informasi untuk meningkatkan kapasitas aparatur
birokrasi kementerian hukum dan HAM, dalam rangka

~3~
 peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan,
serta pelayanan publik inilah yang menjadi dasar
pertimbangan diselenggarakannya Diklat Administrasi
Perkantoran Moderen Berbasis Teknologi Informasi.

B. DESKRIPSI SINGKAT
Modul Diklat Administrasi Perkantoran Berbasis
Teknologi Informasi ini, dimaksudkan untuk
meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
para pegawai kementerian Hukum dan HAM tentang
tata persuratan dinas, yang mencakup pengertian,
fungsi, jenis, bentuk, pedoman penulisan surat dinas,
bentuk surat-menyurat, cara penyusunannya dengan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar,
media/sarana surat-menyurat, penggunaan lambang
negara, logo, dan cap dinas. Untuk melengkapi modul
ini, dilampirkan pula Daftar Ejaan Kata dan Istilah Bahasa
Indonesia.

C. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu
mengidentifikasi berbagai bentuk surat-menyurat,
dengan menggunakan media/sarana secara berdayaguna
 dan berhasil guna, dan menggunakan lambang, logo dan
cap dinas secara tepat.

D. INDIKATOR KEBERHASILAN
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan dapat:
1. Menyebutkan manajemen persuratan;
2. Menyebutkankan penanganan surat berbagai
bentuk surat-menyurat dengan baik dan benar;
3. Menyebutkankan sarana/media surat menyurat
secara berdaya guna dan berhasil guna;
4. Menyebutkan Tata Persuratan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia;
5. Menyebutkan logo, lambang, dan cap dinas secara
tepat.

E. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK

a. Materi Pokok
1. Pemahaman Manajemen Persuratan.
2. Tata Persuratan Di Lingkungan Kementerian
Hukum dan HAM RI.
b. Sub Materi Pokok
1.1. Pengertian Manajemen Persuratan.
1.2. Penanganan Surat.
1.3. Media/ Sarana Surat Menyurat

~5~
 2.1. Pedoman Umum
2.2. Ketentuan Surat Menyurat
2.3. Susunan Surat Dinas
2.4. Format Surat Dinas
2.5. Penggunaan Lambang Negara Dan Logo
2.6. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat,
Dan Pengamanan Naskah Dinas.

F. MANFAAT HASIL BELAJAR

Dengan mempelajari modul ini peserta akan
memperoleh pengetahuan tentang manajemen tata
persuratan di instansi pemerintah lebih khusus lagi pada
lingkup Kementerian Hukum dan HAM sehingga
diharapkan dapat mendukung pelaksanaan tugas
peserta.

G. PETUNJUK BELAJAR
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses
pembelajaran mata Diklat ”Manajemen Persuratan”
dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar
tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator
hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis
 pada setiap awal bab.
2. Pelajari setiap Bab secara berurutan, mulai dari Bab I
Pendahuluan sampai dengan Bab III.
3. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas
setiap tugas pada setiap akhir bab.
4. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata
Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda.
Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun
berkelompok secara seksama. Untuk belajar
mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri,
berdua atau berkelompok dengan lain yang
memiliki paradigma yang sama, atau berbeda
dengan Anda.
5. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari
sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar
Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-
segan bertanya kepada kepada siapa saja yang
mempunyai kompetensi dalam aspek administrasi
pemerintahan.

~7~
 BAB II
PEMAHAMAN MANAJEMEN TATA PERSURATAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat

menyebutkan pengertian manajemen persuratan; penanganan
surat; media/ sarana dalam tata persuratan;

Dalam bab ini, peserta akan mempelajari dan mendiskusikan

mengenai konsep dan pengertian manajemen persuratan,
penanganan dan penyusunan surat, serta media atau sarana
surat menyurat. Untuk lengkapnya berikut ini materi-materi
tersebut.

A. PENGERTIAN MANAJEMEN PERSURATAN

Dalam hal manajemen persuratan, sering timbul
pertanyaan yang sangat mendasar, mengapa manajemen
persuratan perlu mendapat perhatian dalam arti harus
dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya pekerjaan mudah,
yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan
mengeluarkan surat dari sampulnya.Pertanyaan demikian
biasanya timbul karena yang bersangkutan belum
mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor
dari suatu instansi misalnya instansi pemerintah.
Sepintas lalu memang pekerjaan manajemen persuratan

~8~
sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi, bila
direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak semudah
itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan
surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa
lembaran-lembaran kertas saja, melainkan juga masalah-
masalah yang terkandung di dalam surat.
Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi
pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang
bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi
yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari
tugas-tugas pemerintah. Oleh karena itu, mengurus
sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi
bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya
juga mengurus sebagian tugas-tugas pemerintahan.
Dalam kaitan ini, pengurusan surat yang baik, selain
akan membawa nama baik instansi dimaksud, juga akan
menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila
pengurusan surat tidak dilakukan dengan baik, bukan
saja mengakibatkan penilaian yang tidak baik terhadap
instansi itu, tetapi lebih jauh lagi dapat mengakibatkan
penilaian yang juga tidak baik terhadap Pemerintah.
Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan
mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan
instansi itu. Oleh karena itu, tidak berlebihan bila ada

~9~
yang mengatakan, manajemen persuratan yang tidak
baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi.
Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke
dalam manajemen persuratan adalah serangkaian kegiatan
atau usaha pengamanan surat/ dokumen berdasarkan tata
cara tertentu. Kegiatan yang dimaksud dimulai dari
pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat,
pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai
penyimpanan surat.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa awal proses
manajemen persuratan dan informasi dalam suatu unit
organisasi adalah manajemen persuratan.
Dalam suatu instansi yang kecil manajemen persuratan
dapat dilakukan dengan proses yang lebih sederhana,
dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga pelaksana
yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang
besar, seperti instansi pemerintah, cara demikian tidak
dapat dilakukan karena akan mengakibatkan telantarnya
pekerjaan yang ada, dan akibat yang lebih jauh akan
mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi.
Pada instansi yang besar, surat-surat masuk ditangani
oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala
yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan
untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai.
 Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan
untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat
masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang
menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-
masing surat masuk.
Untuk mempermudah pemahaman atas manajemen
persuratan, dalam uraian ini akan dijelaskan tentang
manajemen persuratan surat dalam suatu instansi, mulai
surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini
kita sebut Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu
dijawab oleh instansi yang bersangkutan.
Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam,
yaitu surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk
dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh instansi
lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu
surat-surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada
instansi lain.

B. PENANGANAN SURAT

1. Penggolahan Surat Masuk

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang
diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan
pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya
dipusatkan di sekretariat atau unit tata usaha, atau

~ 11 ~
langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau
diambil sendiri dari kotak pos. surat masuk
disampaikan langsung kepada pejabat yang
membidangi urusannya, maka pejabat tersebut
berkewajiban memberi tahu kepada pihak
sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang
melaksanakan penerimaan surat tersebut.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian
Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan
pengolahan yang dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat
Langkah pertama adalah surat masuk yang
diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan
berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, K, B)
dan tingkat kecepatan penyampaian (Kilat,
Sangat Segera, Segera, Biasa). Selanjutnya,
surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan
dan tingkat kecepatan penyampaiannya.

b) Penyortiran Surat
Langkah selanjutnya adalah memilah-milah surat.
Surat dapat dipilah berdasarkan:
1) Unit organisasi; Surat dikelompokan menurut
 tujuan surat, yaitu kepada pimpinan, atau
kepada unit-unit dalam organisasi itu.
2) Macamnya; Surat dikelompokan menurut
kelompok surat dinas, wesel, surat pribadi,
surat dinas, surat tercatat, kartu pos dan
sebagainya.
3) Klasifikasinya; Surat dinas dikelompokan:
surat sangat segera/kilat, segera dan biasa.
4) Kualifikasinya; Selanjutnya surat
dikelompokan menurut surat biasa, surat
rahasia dan surat sangat rahasia.
5) Urgensinya; Surat dikelompokan berdasarkan
jenis pengiriman seperti faksimile, surat
elektronik.
Penyortiran surat membantu memudahkan
manajemen persuratan surat selanjutnya.
Dengan penyortiran, dapat diketahui ke mana
surat itu harus disampaikani, dan juga dapat
diketahui surat-surat yang penyampaiannya
harus didahulukan.

c) Pencatatan Surat
1) Surat masuk yang diterima dari petugas
penerimaan dicatat dan ditandatangani

~ 13 ~
 lembar kontrol atau tanda penerimaannya.
Pencatatan surat dilaksanakan dengan
prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaiannya.
2) Catatan dilaksanakan dilaksanakan pada
buku agenda menurut tingkat keamanan.
Pencatatan dilakukan pula pada lembar
disposisi dan surat mengenai nomor
agenda dan tanggal penerimaan.
3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai
tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh
pimpinan kesekretariatan atau pejabat
tertentu yang mendapatkan kewenangan
dari pimpinan instansi. Pencatatan surat
dinas yang mempunyai tingkat keamanan K
dan B dilakukan oleh pejabat yang
ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan.
4) Pencatatan surat masuk dimulai dari
nomor 1 p ada bulan Januari dan berakhir
pada nomor terakhir dalam satu tahun,
yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember. Jika surat masuk banyak,
sehingga diperlukan pencatat lebih dari
satu orang, pencatatan dilakukan dengan
 pemberian kode tertentu sehingga semua
surat masuk dapat dicatat dengan cepat.
5) Pencatatan surat selalu surat selalu
dilakukan pada setiap terjadi pemindahan
dan penyimpanan.

d) Penilaian Surat
1) Kegiatan penilaian surat masuk
sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada
tahap pencatatan, yaitu pada waktu
menilai sementara apakah surat masuk
termasuk yang harus diberkaskan.
Penilaian sementara ini untuk memudahkan
penanganan surat oleh pejabat arsip.
2) Pada tahap penilaian surat dinilai apakah
akan disampaikan pimpinan atau dapat
disampaikan langsung kepada pejabat yang
menangani. Biasanya di tiap instansi sudah
diatur surat yang harus pimpinan dan
surat yang dapat langsung disampaikan
kepada pejabat tertentu.
3) Selain penilaian penyampaian surat,
dilakukan pula penilaian pananganan surat,
apakah surat masuk itu akan diproses

~ 15 ~
 biasa atau melalui proses pemberkasan
naskah.
4) Surat masuk yang beralamat pribadi
(nama orang) dinilai termasuk surat yang
harus disampaikan langsung kepada yang
bersangkutan dalam keadaan sampul
tertutup; dan
5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman
kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian surat.

e) Pengolahan Surat
1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat
memutuskan tindakan yang akan diambil
sehubungan dengan surat masuk.
2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan
tindak lanjutnya yaitu langsung disimpan
atau dibuat naskah dinas baru, misalnya
berupa surat dinas, keputusan, dan instruksi;
dan
3) Pengolahan surat masuk dapat
menggunakan proses pemberkasan naskah
atau proses administrasi biasa sesuai
dengan kebutuhan.
f) Penyimpanan Surat
1) Selama masa pengolahan surat masuk,
sudah mulai mengalami proses
penyimpanan, karena surat dinas sudah
disimpan itu sering diminta kembali untuk
diolah. Surat dinas harus disimpan
sedemikian rupa, sehingga mudah
ditemukan kembali jika diperlukan.
2) Surat masuk yang melalui proses
pemberkasan naskah disimpan dalam
berkas naskah dinas menurut bidang
pemasalahan.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui
proses pemberkasan, naskah dinas
disimpan dalam himpunan sesuai dengan
kebutuhan.
Beberapa cara menghimpun surat:
1) Seri , yaitu himpunan satu jenis surat
dinas berdasarkan materi surat atau
jenis naskah dinas lain yang menyertai
surat dinas yang bersangkutan,
misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk
Pelaksanaan, Surat Edaran dan
sebagainya, disusun secara kronologis.

~ 17 ~
 Himpunan menurut seri selain dibatasi
oleh kemampuan map, juga dibatasi
tahun naskah dinas.
2) Rubrik , yaitu himpunan dari satu
macam masalah/pokok persoalan yang
disusun secara kronologis, misalnya
kepegawaian, materiil, kelembagaan,
ketatalaksanaan, dan sebagainya.
Himpunan menurut rubrik dibatasi
dengan tahun, atau dibatasi sampai
dengan masalah selesai.
3) Dosir, yaitu himpunan satu
masalah/hal/pokok persoalan yang
disusun secara kronologis dari awal
sampai akhir. Misalnya: File Pegawai
adalah himpunan naskah dinas dari
mulai lamaran sampai dengan
pemberhentian, Pemberkasan naskah
dinas dapat digolongkan sebagai
himpunan rubrik.
Dilihat dari bagaimana cara menyimpan suatu
surat atau himpunan penyimpanan terdiri atas
beberapa cara berikut:
(1) Lateral, yaitu penyimpanan surat/
 himpunan yang diletakkan sedemian rupa
sehingga yang terlihat hanya bagian sisi,
misalnya penyimpanan dalam odner,
kotak arsip, atau buku perpustakaan.
(2) Vertikal, yaitu penyimpanan surat/
himpunan yang diletakkan sedemikian
rupa sehingga yang terlihat hanya bagian
muka, misalnya penyimpanan surat/map
pada filing cabinet.
(3) Horisontal, yaitu penyimpanan surat/
himpunan yang diletakkan sedemikian
rupa sehingga muka surat/ himpunan
terlihat sebelah atas, misalnya
penyimpanan sementara surat/himpunan
yang diletakkan di meja pejabat pada
waktu surat masih dipelajari/diolah.

g) Sarana Penanganan Surat Masuk

a) Kartu kendali memuat keterangan-
keterangan yang terkandung dalam buku
ekspedisi atau agenda. Fungsinya di
samping sebagai alat pencatat juga sebagai
:
1) alat penemu lokasi surat dalam

~ 19 ~
 peredarannya;
2) alat pengendali peredaran surat;
3) alat penyusunan file/arsip;
4) alat pengantar surat/ekspedisi bagi
surat penting; dan
5) alat arsip pengganti.
Format Kartu

b) Pengurusan surat masuk yang tidak

melalui proses pemberkasan naskah
dinas, selain kartu kendali, dapat
menggunakan sarana lain yang diatur
sesuai dengan kebutuhan masing masing.
 C) Sarana pengurusan surat masuk melalui
proses pemberkasan naskah, selain buku
agenda juga digunakan sarana lain.

2. Pengolahan Surat Keluar

Surat Keluar adalah semua surat dinas yang akan
dikirim kepada pejabat yang tercantum pada
alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti
penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian
nomor cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya
dipusatkan di Sekretariat atau bagian lain yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk
memudahkan pengawasan clan pengendalian.
Penanganan Surat Keluar melalui tahap sebagai
berikut:

a) Pengolahan konsep surat keluar

Kegiatan pengolahan mulai dari penyiapan
hingga ke penandatangan surat dinas. Penyiapan
surat keluar dilaksanakan antara lain karena:
(1) Adanya kebijaksanaan pimpinan;
(2) Sebagai reaksi atas suatu aksi; dan
(3) Adanya konsep baru.

b) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar

~ 21 ~
Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh
pejabat/pegawai yang memidangi, seperti
sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat
yang ditunjuk;
Setiap konsep yang disiapkan harus
berdasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan
pimpinan;
Setiap konsep yang akan diajukan kepada
pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh
sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat
yang diserahi wewenang.
Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut
pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas,
sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan
Tingkat Kecepatan Penyampaian dan Tingkat
Keamanan Surat
Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan
surat dinas harus membubuhkan parafnya
sebagai bukti bahwa surat dinas telah diteliti
dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di
sebelah kiri ruang tanda tangan dengan urutan
sebagai berikut:
(1) Konseptor disiapkan oleh pejabat staf
yang membidangi masalah
 (2) Sekretaris/Pimpinan sekretariat; dan
(3) Pejabat lain menurut urutan jabatan dan
lingkungan koordinasi
Penandatanganan, pemberian cap dinas dan
penomoran. Setelah surat dinas diparaf oleh
pejabat yang bersangkutan, dan tidak lagi
mengandung kesalahan yang perlu diperbaiki,
proses selanjutnya adalah:
(1) Pengajuan kepada pejabat yang akan
menandatangani disertai catatan
Sekretariat/Pimpinan Sekretariat;
(2) Penandatangannan oleh pejabat yang
bersangkutan;
(3) Pembubuhan cap; dan
(4) Pemberian nomor.

c) Pencatatan surat keluar

Semua surat keluar dicatat dalam Buku
Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan
dan tatacara pencatatannya diatur oleh
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

d) Penggandaan
(1) Penggandaan adalah kegiatan
memperbanyak surat dinas dengan sarana

~ 23 ~
 reproduksi yang tersedia sesuai dengan
banyak alamat yang dituju;
(2) Penggandaan hanya dilakukan setelah
surat keluar ditandatangani oleh pejabat
yang berhak;
(3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil
penggandaan harus asli (bukan kopi);
(4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan
alamat yang dituju (alamat distribusi);
(5) Penggandaan surat keluar yang tingkat
kecepatan penyampaiannya KILAT dan
SANGAT SEGERA harus didahulukan;
(6) Penggandaan surat keluar yang tingkat
keamanannya konfidensial ke atas harus
diawasi dengan ketat; dan Sekretaris/
Pimpinan Sekretariat berkewajiban
menjaga agar penggandaan dilaksanakan
menurut ketentuan yang diatur oleh
masing-masing Instansi.
(7) Pimpinan satuan kerja berkewajiban
menjaga agar penggandaan dilaksanakan
menurut ketentuan yang berlaku.

e) Pengiriman surat
1) Surat keluar yang akan dikirimkan
dimasukkan ke dalam sampul;
2) Pada sampul surat keluar yang tingkat
keamanannya.
Biasa (B) dan Konfidensial (K) dicantumkan
alamat lengkap, nomor surat dinas, dan
cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaian (KILAT/ SEGERA/ SANGAT
SEGERA/ BIASA);
3) Pada sampul surat yang tingkat
keamanannya SR atau R dimasukkan ke
dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap,
nomor surat dinas, cap dinas, cap yang
sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaian dan cap tingkat keamanan.
Selanjutnya sampul ini dimasukkan ke
dalam sampul kedua dengan tanda-tanda
yang sama kecuali cap tingkat keamanan;
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat
dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti
pengiriman atau dibuatkan tanda bukti
pengiriman tersendiri; dan
5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/
pimpinan sekretariat mengusahakan

~ 25 ~
 keselamatan pengiriman semua surat
keluar khususnya yang tingkat
keamanannya SR/R/K.

f) Penyimpanan surat
1) Semua arsip surat keluar (pertinggal)
harus disimpan dengan ketentuan yang
berlaku tentang kearsipan;
2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah
yang diparaf harus disimpan; dan
3) Tata cara penyimpanan surat keluar
diatur oleh instansi masing-masing.
Setelah surat itu lengkap, surat siap untuk
dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju.
Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar
surat (caraka) atau melalui pos.
Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi,
surat juga dapat dikirim melalui faksimile, surat
elektronik (email) dan sejenisnya. Surat-surat yang
dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan
sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia,
sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini. Walaupun
sudah difaksimile, surat yang bertandatangan asli
tetap harus dikirimkan.
C. MEDIA/ SARANA TATA PERSURATAN
Media/sarana surat-menyurat adalah alat untuk
merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk
konvensional (kertas). Namun kini, seiring kemajuan
teknologi khususnya di bidang informasi, media surat-
menyurat dapat dilakukan melalui media komputer yang
terhubung dengan internet (non-konvensional).
Sehingga kecepatan dan akurasi arus data maupun
informasi antar instansi dan lembaga menjadi lebih
diandalkan dalam memberikan pelayanan dan
pembangunan kepada masyarakat. Tidak heran muncul
istilah e-government seiring makin mengemukanya tren
tata kelola kepemerintahan yang baik di Indonesia.
E-government sendiri yang jika di-Indonesia-kan disebut
dengan pemerintahan elektronik adalah penggunaan
teknologi informasi untuk meningkatkan hubungan
pemerintah dengan pihak-pihak terkait dengan
penggunaan perangkat teknologi informasi seperti intranet
dan internet melalu sistem otomasi berbasis jaringan yang
dikenal dengan situs world wide web (www).
Diharapkan dengan penerapan e-government, pemerintah
dapat :
1. Memberi pelayanan yang lebih baik, fleksibel, tanpa
batas waktu dan tempat kepada masyarakat;

~ 27 ~
 2. Meningkatkan hubungan antara pemerintah, pelaku
bisnis dan masyarakat melalui keterbukaan
informasi;
3. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat melalui
kemudahan informasi yang pada akhirnya akan
mendidik masyarakat untuk cerdas menentukan
pilihannya;
4. Dan yang utama seluruh kegiatan pemerintahan
akan lebih efektif dan efisien terkait dalam
pelaksanaan koordinasi baik antar instansi
pemerintah maupun dengan para pemangku
kepentingan lainnya.
Menyadari hal tersebut, pemerintah pun mengantisipasi
sekaligus merespon atas kebutuhan atas ruang dan waktu
yang kini tidak ada batasannya lagi dengan memberlakukan
tata naskah dinas elektronik agar dioptimalkan
penggunaannya di lingkungan instansi pemerintah dalam
urusan keadministrasian perkantoran modern.
Melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun
2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah, manajemen
tata persuratan memasuki era baru yakni era digitalisasi
administrasi modern.
Sehingga media/ sarana surat menyurat yang selama ini
masih sangat mengandalkan medium kertas (model
konvensional) akan dipadu dengan merekam informasi
yang dikomunikasi dalam bentuk digital yang jauh lebih
efisien, efektif dan memiliki tingkat keamanan serta daya
tahan lebih kuat bila dibandingkan menggunakan kertas.
Meski demikian, secara substansial penggunaan media/
sarana kertas masih tetap digunakan dalam tata persuratan
khususnya menyangkut tata naskah dinas maka modul ini
akan menjelaskan hal-hal yang dibutuhkan dalam
menyusun sebuah surat dengan metode konvensional.
Dalam lingkungan kementerian Hukum dan HAM
manajemen persuratan yang memanfaatkan teknologi
informasi melalui sistem digital diatur dalam Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor: M.HH-
01.TI.03.02 Tahun 2018 Tentang Penyelenggaraan Sistem
Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER) Di Lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Kelahiran Kepmen tersebut merupakan bentuk antisipasi
sekaligus mendukung program kegiatan Pemerintah serta
dalam rangka mendukung program kerja Menteri Hukum
dan HAM RI “e-gov pasti nyata”. Pemanfaatan Teknologi
Informasi dalam proses pemerintahan (e-Government)
atau yang biasa disebut “e-Gov” memusatkan pada aspek

~ 29 ~
 pengelolaan persuratan agar ada perbaikan dalam tata
kelola arsip Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis
elektronik. Sehingga dapat ditindaklanjuti secara efektif
dan efisien serta menuju paperless.

D. LATIHAN
Kepada setiap peserta diklat silahkan buat format surat
dinas yang ditujukan kepada instansi lain dengan mengacu
pada Keputusan Menpan No. 72 tahun 2003 lalu Anda
bandingkan dengan format atau gaya surat dari Instansi
Anda.
Sebutkan persamaan dan perbedaannya dengan
memperhatikan hal-hal yang telah Anda pelajari dalam
Bab II, coba berikan Anda identifikasi format surat yang
Anda gambar tadi!

E. RANGKUMAN
1. Manajemen persuratan bukan sekadar pekerjaan
mudah, yang hanya menerima surat, membuka sampul
surat, dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Tetapi,
secara substansial adalah sebuah pekerjaan yang
membutuhkan kemampuan dan keterampilan tingkat
tinggi dari orang yang menjalani tugas tersebut. Sebab
manajemen persuratan adalah serangkaian kegiatan
 atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan
tatacara tertentu. Kegiatan yang dimaksud dimulai
dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-
menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman
surat sampai pada penyimpanan surat atau sering
disebut dengan penanganan surat. Sehingga dapat
dikatakan bahwa awal proses komunikasi dan
informasi dalam suatu unit organisasi adalah
manajemen persuratan.
2. Secara sederhana ada dua kegiatan besar dalam
penanganan surat yakni pengolahan surat masuk dan
surat keluar. Dalam pengolahan surat masuk dimulai
dari tahapan penerimaan surat masuk, penyortiran,
pencatatan, penilaian, pengolahan dan penyimpanan
surat. Sementara dalam pengolahan surat keluar
rangkaian tahapan dimulai dari pengolahan dan
penyusunan konsep surat keluar, pencatatan,
penggandaan dan pengiriman, serta penyimpanan
surat keluar.
3. Media/Sarana untuk surat menyurat harus
diperhatikan pula karena merupakan alat untuk
merekam informasi yang dikomunikasikan dalam
bentuk konvensional (kertas). Meski kini, seiring
kemajuan teknologi khususnya di bidang informasi,

~ 31 ~
 media surat-menyurat dapat dilakukan melalui media
komputer yang terhubung dengan internet (non-
konvensional).

F. EVALUASI
1. Sebutkan persyaratan yang harus Anda penuhi dalam
menulis surat dinas agar efisien dan efektif?
2. Sebutkan langkah-langkah bagaimana melaksanakan
pengolahan surat keluar?
3. Ambil sepucuk surat, kemudian sebutkan bagian-
bagian surat, kemudian jelaskan masing-masing
bagian surat tersebut?

G. UMPAN BALIK
Berdasarkan soal evaluasi dan soal latihan diatas, coba
periksa kembali apakah jawaban Anda sudah benar atau
belum. Apabila Anda telah menjawab dengan benar maka
Anda telah memahami dan mampu menjelaskan semua
materi dalam bab dua ini. Namun apabila belum benar,
coba pelajari kembali materi tersebut.
 BAB III
TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA

Setelah mempelajari Bab III ini, peserta diharapkan mampu

menyebutkan Tata Persuratan di Lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia RI

Tata Surat Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan

penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan
oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dalam
rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan.
Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat
penting untuk mendukung terselenggaranya tugas dan fungsi
organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat
dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Tata surat
dinas yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
instansi pemerintah.

A. PEDOMAN UMUM
Pedoman umum ini perlu Anda pegang teguh dalam
menyelenggarakan tata persuratan dinas :

~ 33 ~
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-
menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat
dan teliti, agar tidak menimbulkan salah
penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan
dengan mengutamakan metode yangpaling cepat
dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan
jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan
surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang
bersangkutan melakukannya mulai dengan
penyusunan draf, sehingga perbaikan pada konsep
final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan
menggunakan tata cara dan prosedur surat-
menyurat harus menggunakan sarana komunikasi
resmi.
4. Jawaban terhadap surat masuk ;
a. Instansi pengirim harus segera
mengkonfirmasikan kepada penerima surat
atas keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi tanpa keterangan yang
jelas.
b. Instansi penerima harus memberikan
jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan
 oleh instansi pengirim
5. Batas waktu jawaban surat Jawaban surat
disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang
bersangkutan:
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24
jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah
surat diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari
6. Waktu penandatangan surat
Waktu penandatanganan surat dinas harus
memperhatikan jadwal pengiriman surat yang
berlaku di instansi masing-masing, dan segera
dikirim setelah ditandatangani.
7. Penggandaan/Kopi surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak
dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan
alamat yang dimaksud dalam “tembusan”. Kopi
surat dibuat terbatas, hanya untuk kebutuhan
sebagai berikut:
a. Kopi tembusan Kopi surat yang disampaikan
kepada pejabat yang secara fungsional terkait;
b. Kopi laporan Kopi surat yang disampaikan
kepada pejabat yang berwenang; dan

~ 35 ~
 c. Kopi untuk arsip Kopi surat yang disimpan
untuk kepentingan pemberkasan arsip.
8. Lampiran
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja
terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan
kepada unit yang bertanggung jawab.
9. Tingkat keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat
keamanan isi surat dinas yang tertinggi,
sangat erat hubungannya dengan keamanan
dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak
berhak, akan membahayakan keamanan dan
keselamatan negara
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi
surat dinas yang berhubungan dengan
keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan yang tidak berhak akan merugikan
negara.
c. Konfidensial disingat (K), tingkat keamanan
isi surat dinas yang berhubungan dengan
keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
 tangan yang tidak berhak akan merugikan
negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial
adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat (B) tingkat keamanan suatu
surat dinas yang tidak termasuk dalam butir
a sampai dengan c, namun tidak berarti
bahwa ini surat dinas tersebut dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak
mengetahuinya.
10. Kecepatan penyampaian
a. Amat Segera/ Kilat, surat dinas harus
diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari
yang sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/
dikirim/ disampaikan dalam waktu 2x24 jam;
dan
c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/ dikirim/
disampaikan menurut urutan yang diterima
oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal
perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.

B. KETENTUAN SURAT MENYURAT

1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada individu

~ 37 ~
 (pejabat formal). Jika surat tersebut untuk pejabat
yang bukan kepada instansi, untuk mempercepat
penyampaian surat kepada pejabat yang dituju,
surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi
dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat
yang berangkutan.
2. Alur Surat-menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari
tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat
struktural terendah yang berwenang, sehingga dapat
dilakukan pengendalian penyelesaian. Surat-menyurat
yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut
oleh masing-masing instansi.
3. Kewenangan Penandatanganan
a. Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat-menyurat dinas antar/
ke luar instansi pemerintah yang bersifat
kebijakan/ keputusan/ arahan berada pada
pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
b. Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangi surat-menyurat yang tidak
bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat
diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpnan
organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat
 lain yang diberi kewenangan untuk
menandatangani; dan
c. Penyerahan/ pelimpahan wewenang dan
penandatangan korespondensi kepada
penjabat/ pimpinan dilaksanakan sebagai
berikut:
1) Sekretaris Jenderal/ Sekretaris
Menteri/ Sekretaris Utama LPND/
Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi,
Sekretaris Daerah Provinsi, Kabupaten/
Kota dan lembaga lainnya dapat
memperoleh pelimpahan kewenangan
dan penandatanganan surat-menyurat
tentang supervisi, arahan mengenai
rencana strategis dan oper asional
termasuk kegiatan lain yang
dilaksanakan oleh organsasi lini di
instansi masing-masing.
2) Pimpinan Organisiasi Lini pada masing-
masing jajaran instansi pemerintah,
dapat memperoleh penyerahan/
pelimpahan kewenangan dan
penandatangan surat-menyurat yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas

~ 39 ~
 dan fungsi sesuai dengan bidang
masing-masing.
Contoh :

4. Rujukan
Surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah
rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti
substansi surat yang bersangkutan. Dalam hal
rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus
ditulis secara kronologis.
Cara menulis rujukan:
a. Rujukan berupa naskah;
Penulisan rujukan berupa naskah mencakup
informasi singkat tentang naskah yang
menjadi rujukan, dengan urutan sebagai
 berikut: jenis naskah dinas, jabatan
penandatangan naskah dinas, nomor naskah
dinas, tanggal penetapan dan subjek naskah
dinas
b. Rujukan berupa surat dinas;
Penulisan rujukan berupa surat dinas
mencakup informasi singkat tentang surat
dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan
sebagai berikut: jenis surat, jabatan
penandatanganan, nomor surat, tanggal
penandatanganan
c. Rujukan berupa rujukan elektronis;
Penulisan rujukan berupa surat dinas
elektronis (surat yang dikirimkan melalui
sarana elektronis), diatur tersendiri
d. Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada
surat dinas yang diajukan kepada instansi
nonpemerintah.
5. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak
lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada
lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar
disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah

~ 41 ~
 surat menyurat yang bersangkutan. (Format Disposisi,
lihat contoh)

6. Routing Slip
Routing Slipadalah formulir yang berfungsi sebagai
sarana permohonan petunjuk, tindak lanjut, tanda
tangan, dan lain-lain kepada pimpinan.
7. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan
Tertentu
Surat-menyurat yang mengandung materi dengan
tingkat pengamanan tertentu (Sangat Rahasia,
Rahasia, Konfidensial/Terbatas) harus dijaga
keamanannya dalam rangka keselamatan negara.
Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak
diketik), berwarna merah pada bagian atas dan
bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas
tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi
harus dengan warna yang sama dengan warna pada
surat asli.

~ 43 ~
C. SUSUNAN SURAT DINAS
1. Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau
nama instansi pembuat surat dan alamat dengan
ketentuan sebagai berikut:
a) Kop Surat Nama Jabatan
Kop surat nama jabatan adalah kepala surat
yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas
dengan kop surat nama jabatan hanya
digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh pejabat negara.
Kop surat nama jabatan terdiri atas lambang
negara di tengah dan nama jabatan yang
ditulis paling banyak 3 (tiga) baris (apabila
nama jabatan terlalu panjang digunakan
singkatan atau akronim tanpa mengorbankan
kejelasan). Perbandingan ukuran lambang
negara dan huruf yang digunakan hendaknya
serasi sesuai dengan ukuran kertas.
b) Kop Surat Nama Instansi
Kop surat nama instansi menunjukkan nama
dan alamat instansi pemerintah di lingkungan
kementerian negara, lembaga pemerintah
nonkementerian, sekretariat lembaga negara,
provinsi, dan kabupaten/kota. Kertas dengan
kop surat dimaksud digunakan untuk
kemudahan semua surat.
Kop surat nama instansi menggunakan logo
diletakkan di kiri atas, dan nama instansi
tersebut ditulis sebanyak-banyaknya 3 (tiga
baris). Logo ditulis setingkat lebih tinggi
(serasi) di atas nama instansi pembuat surat.
Surat yang ditandatangani oleh pejabat pada
tataran kepemimpinan adalah surat jenis Nota
Dinas, Memorandum, dan Surat Pengantar.
Surat dari instansi yang tidak mempunyai logo
instansi tidak perlu mencantumkan logo
instansi pada kop surat. Namun, seyogianya
setiap instansi memiliki logo.
Pada surat yang berbentuk formulir, kepala
surat yang dicetak, diketik, dicap, atau ditulis
tangan hanya digunakan pada halaman
pertama surat dan dituliskan pada baris
kelima dari tepi atas kertas.
Surat yang mempunyai kop surat nama
instansi ditandatangani oleh pimpinan instansi
yang bersangkutan atau pejabat lain yang
ditunjuk oleh kepala instansi yang

~ 45 ~
 bersangkutan.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai
berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. bulan ditulis lengkap;
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka
Arab.
Contoh: 10 November 2011
3. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan
dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.
Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:
a) menyampaikan penjelasan singkat tentang
materi yang dikomunikasikan dan menjadi
rujukan dalam komunikasi;
b) memudahkan identifikasi dalam penyusunan
halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari
satu halaman;
c) memudahkan penentuan alur pengiriman
surat atau pemberkasan dan penyimpanan
surat.
4. Alamat Surat
Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan
 pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju.
Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas
yang tidak individual, misalnya kantor,
kementerian, dan instansi.
Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat
pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan
sebagai berikut:
a) nama jabatan;
b) kota;
c) kode pos.
Contoh:
Yth. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI
Jalan H.R Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan
Jakarta 12190
5. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p.
(untuk perhatian) digunakan untuk keperluan
berikut:
a) untuk mempercepat penyelesaian surat yang
diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat
atau staf tertentu di lingkungan instansi
pemerintah;
b) untuk mempermudah penyampaian oleh
sekretariat penerima surat kepada pejabat

~ 47 ~
 yang dituju dan untuk mempercepat
penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;
c) untuk mempercepat penyelesaian surat
karena tidak harus menunggu kebijaksanaan
langsung pimpinan instansi.
Contoh:
Yth. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI
u.p.
Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan HAM
Jalan H.R Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan Jakarta
12190
6. Paragraf Surat
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan
yang berkaitan satu dengan yang lain, yang
merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah
mempermudah pemahaman penerima,
memisahkan, atau menghubungkan pemikiran
dalam komunikasi tertulis.
7. Penggunaan Spasi
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak
1,5--2 spasi di antara paragraf yang satu dengan
paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu
paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi.
Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6
 ketuk atau spasi.
8. Garis Kewenangan, Penandatanganan, dan
Lampiran
a) Penggunaan Garis Kewenangan
Pimpinan organisasi instansi pemerintah
bertanggung jawab atas segala kegiatan yang
dilakukan di dalam organisasi atau
instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak
dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada
seseorang yang bukan pejabat berwenang.
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas
ditandatangani oleh pejabat yang mendapat
pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
b) Penandatanganan
Penandatanganan Surat Dinas yang
menggunakan garis kewenangan dapat
dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara;
1) Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.)
digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi
kuasa oleh pejabat yang bertanggung
jawab, berdasarkan bidang tugas dan
tanggung jawab pejabat yang

~ 49 ~
 bersangkutan. Pejabat penandatangan
surat dinas bertanggung jawab atas isi
surat dinas kepada penanggung
jawab,tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang memberikan kuasa;
Contoh:
a.n.
Menteri...................................................
Direktur Jenderal ...................................,
Nama
NIP ....................................
2) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.)
digunakan jika pejabat yang diberi kuasa
member mandat kepada bawahannya.
Oleh sebab itu, u.b. digunakan setelah
a.n.\Contoh:
a.n. Menteri ...............................................
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro.....................................,
Nama
NIP ....................................
c) Susunan Penandatanganan Atas Nama (a.n.)
 Pejabat Lain
Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis
lengkap dengan huruf kapital, didahului
dengan singkatan a.n.
1) Nama jabatan pejabat yang
menandatangani naskah dinas dapat ditulis
singkatannya dengan huruf awal kapital.
2) Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau,
singkatan u.b. dituliskan di bawah (di
tengah-tengah) nama jabatan pejabat yang
menandatangani, dalam huruf awal kapital
dan diakhiri dengan tanda baca koma.
Dalam susunan ini pemakaian singkatan
nama jabatan hanya pada nama jabatan
pejabat yang menandatangani naskah
dinas.
3) Ruang tempat tanda tangan dituliskan.
4) Nama pejabat yang menandatangani
naskah dinas.
5) Cap jabatan/instansi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
9. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang
disingkat (Plt.) adalah sebagai berikut:

~ 51 ~
 a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan karena
menunggu ketentuan bidang kepegawaian
lebih lanjut.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif
ditetapkan.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ....................................
10. Pelaksana Harian (Plh.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian
yang disingkat (Plh.) adalah sebagai berikut.
a. Pelaksana harian (Plh.) dipergunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas tidak berada di tempat sehingga
untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif kembali
 di tempat.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ....................................
11. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat
berwarna hitam, sedangkan untuk
penandatanganan surat berwarna hitam, biru tua
dan hijau. Tinta berwarna merah hanya digunakan
untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia
atau Amat Rahasia. Penggunaan warna tinta cap
dinas berwarna ungu.

D. FORMAT SURAT DINAS

Salah satu hal yang menentukan baik atau kurang
baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud
dengan format surat dinas adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya
penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam
penutup, tembusan, dan lain-lain.
Dalam kegiatan surat-menyurat dalam masyarakat,
Anda dapat mencermati bahwa adanya berbagai

~ 53 ~
macam format surat dinas yang digunakan oleh
instansi yang berbeda. Misalnya, instansi yang satu
menempatkan alamat yang dituju di sebelah kanan,
sedangkan instansi yang lain menempatkan alamat itu
di sebelah kiri. Demikian juga, ada instansi yang
surat-suratnya yang tidak menggunakan salam
pembuka. Mengacu pada format tata surat dinas di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia,
sebagaimana di atur dalam Peraturan Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia Nomor 15 Tahun 2016 Tentang
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia, maka ada 3 jenis dan format
naskah dinas yaitu:
1. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang
memuat kebijakan pokok atau kebijakan yang harus
dipedomani dan dilaksanakan dalam
penyelenggaraan tugas dan kegiatan instansi
pemerintah yang berupa produk hukum yang
bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
Naskah dinas arahan terdiri atas:
a) Naskah Dinas Pengaturan; adalah naskah dinas
yang bersifat pengaturan terdiri atas Pedoman,
Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur
Tetap, Surat Edaran dan Standar Operasional
Prosedur.

~ 55 ~
~ 57 ~
~ 59 ~
~ 61 ~
~ 63 ~
b) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Naskah Penetapan hanya ada satu yaitu
Keputusan, adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak
bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan
kegiatan untuk:
1) Menetapkan/ mengubah status
kepegawaian personal/ keanggotaan/
 material/ peristiwa.
2) Menetapkan/mengubah/membubarkan
suatu kepanitian/tim; dan
3) Menetapkan pelimpahan wewenang.

~ 65 ~
c) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat
Tugas)
Surat perintah/surat tugas adalah naskah dinas
yang dibuat oleh atasan atau pejabat lain yang
diperintah yang memuat apa yang harus

~ 67 ~
dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan atau
tugas tertentu.

Contoh Surat Tugas

2. Naskah Dinas Korespondensi
Naskah dinas korespondensi adalah naskah dinas
intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada

~ 69 ~
pejabat lain.
Naskah dinas korespondensi dibedakan menjadi tiga
yaitu Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota
Dinas); Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat
Dinas); dan Surat Undangan.
Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat
oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya di lingkungan Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia. Nota dinas memuat hal yang
rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan
penjelasan yang panjang, dan dapat langsung di
jawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas
seorang pejabat dalam menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga yang
bersangkutan.
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut
pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan
pertemuan.
~ 71 ~
~ 73 ~
~ 75 ~
~ 77 ~
3. Naskah Dinas Khusus
Naskah dinas khusus adalah naskah dinas yang di
luar dari dua naskah dinas tersebut di atas, yakni
terdiri atas:

a) Surat Perjanjian; yaitu naskah dinas yang

berisi kesepakatan bersama tentang objek
yang mengikat antar kedua belah pihak atau
lebih untuk melaksanakan tindakan atau
perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
Berdasarkan jenisnya surat perjanjian
dibedakan menjadi dua, yakni; Perjanjian
Dalam Negeri dan Perjanjian Luar Negeri atau
Internasional.

~ 79 ~
~ 81 ~
~ 83 ~
~ 85 ~
~ 87 ~
b) Surat Kuasa; yaitu naskah dinas yang berisi
pemberian wewenang kepada badan
hukum/kelompok orang/perseorangan atau
pihak lain dengan atas namanya untuk
melakukan suatu tindakan tertentu dalam
rangka kedinasan.
~ 89 ~
c) Berita Acara; yaitu naskah dinas yang berisi
tentang pernyataan bahwa memang telah
terjadi suatu proses pelaksanaan suatu

~ 91 ~
kegiatan pada waktu tertentu yang harus
ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
Berita acara dapat dengan lampiran.
d) Surat Keterangan; yaitu naskah dinas yang
berisi informasi mengenai hal atau seseorang
untuk kepentingan kedinasan.
Contoh format Surat Keterangan

~ 93 ~
e) Surat Pengantar; yaitu naskah dinas yang
digunakan untuk mengantar/menyampaikan
barang atau naskah sebagai pengganti buku
ekspedisi.
f) Pengumuman; yaitu naskah dinas yang
memuat pemberitahuan yang ditujukan
kepada semua pejabat/pegawai dalam
instansi atau perseorangan dan golongan di
dalam atau di luar instansi.

~ 95 ~
4. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan atau kejadian
5. Telaah Staf
Telaah Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan
oleh pejabat atau staf yang memuat analisis
singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang
disarankan.

~ 97 ~
6. Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah surat yang berisikan
teguran karena melakukan kesalahan atau
pelanggaran. Surat peringatan berisikan alasan-
alasan yang jelas dan logis serta fakta/data otentik
yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat
peringatan.
~ 99 ~
7. Sertifikat
Sertifikat adalah surat penghargaan atau surat
keterangan tertulis yang tercetak dan dikeluarkan
oleh instansi dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang sebagai bukti telah mengikuti suatu
kejadian.
~ 101 ~
8. Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan dalam rapat. Notula merupakan
dokumentasi penting yang dicatat oleh notulis.
9. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang
atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data
dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu
atau lembaran tercetak dengan judul tertentu
berisi keterangan yang diperlukan.
10. Naskah Dinas Elektronis
Naskah dinas elektronis adalah naskah dinas

~ 103 ~
 berupa informasi dan komunikasi yang dilakukan
secara elektronis atau yang terekam dalam
multimedia elektronis.
Ketentuan mengenai tata naskah dinas elektronis
mengacu pada Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun
2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-Government, Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
13/KEP/M.PAN/1/2003 Tentang Pedoman Umum
Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di
Lingkungan Instansi Pemerintah, dan Peraturan
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011
Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah, serta
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 15 Tahun 2009 Tentang Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan Statis.

E. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO

Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata
naskah dinas, termasuk tata persuratan dinas dapat
Anda cermati sebagai berikut:
1. Lambang negara digunakan dalam tata naskah
dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang
bersifat tetap dan resmi; dan
2. Lambang negara berwarna emas, digunakan pada
surat jabatan Pejabat Negara.
3. Pejabat negara terdiri atas :
a) Presiden dan Wakil Presiden;
b) Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota
Permusyawaratan Rakyat;
c) Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Dewan
Perwakilan Rakyat;
d) Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda, dan Hakim
Agung pada Mahkamah Agung, serta Ketua,
Wakil Ketua dan Hakim pada semua Badan
Peradilan.
e) Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Badan
Pemeriksa Keuangan;
f) Menteri dan Jabatan setingkat Menteri;
g) Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar
negeri yang berkedudukan sebagai Duta Besar
Luar Biasa dan Berkuasa Penuh;
h) Gubernur dan Wakil Gubernur;
i) Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Walikota
j) Ketua Dewan Perwakilan Daerah

~ 105 ~
 k) Ketua Mahkamah Konstitusi
l) Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh
undang-undang.

Untuk penggunaan Logo kementerian Hukum dan Hak

Asasi adalah mengunakan logo pengayoman yang
merupakan tanda pengenal atau identitas berupa simbol
atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas
sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.
Makna logo Kementerian Hukum dan HAM.
a. 5 (lima) garis lengkung yang berbentuk
setengah lingkaran melambangkan
Pancasila yang merupakan falsafah
negara;
b. 5 (lima) garis lengkung yang berbentuk setengah
lingkaran melambangkan Negara Demokrasi,
Negara Hukum, Negara Perlindungan Hak Asasi
Manusia, Negara Kesejahteraan, Negara
Berlandaskan Agama dan Moral;
c. 2 (dua) garis siku kiri dan kanan mempunyai makna
demokrasi dan hak asasi manusia;
d. 2 (dua) garis lurus sejajar mempunyai makna
negara hukum, keadilan dan ketertiban;
e. 4 (empat) pilar yang menggambarkan pintu
 gerbang, bermakna sebagai penjaga pintu gerbang
negara dan sebagai gerbang pembinaan bagi warga
binaan pemasyarakatan agar menjadi manusia
mandiri;
f. Warna biru tua sebagai dasar yang mempunyai
makna amanah, keamanan, keteraturan,
kedalaman makna jati diri bangsa, percaya diri,
ketertiban, kewibawaan dan inovasi teknologi; dan
g. Warna emas bermakna keanggunan, keluhuran
dan kewibawaan.

Maksud dan tujuan penggunaan logo ini yakni:

1. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa
simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah
dinas instansi pemerintah sebagai identitas agar
publik lebih mudah mengenal. Penggunaan logo
diletakkan disebelah kiri kop surat;
2. Setiap instansi pemerintah seyogyanya memiliki dan
menggunakan logo; dan
3. Logo digunakan oleh sekretariat Lembaga
Pemerintah Pusat dan Daerah, Lembaga Pemerintah
Non-Departemen, Pimpinan Sekretariat Lembaga
Tinggi Negara, dan lembaga negara lainnya.

Berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi

~ 107 ~
Manusia nomor 16 TAHUN 2012 tentang Perubahan
Kedua Atas Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia nomor M.HH-05.UM.01.01 TAHUN 2011 tentang
Logo Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia,
dilakukan penyempurnaan gambar logo Kementerian
Hukun dan Hak Asasi Manusia. Penggunaan Logo
Pengayoman digunakan; Untuk Surat Keputusan yang
ditandatangani selain Pejabat Negara (Menteri),
menggunakan logo pengayoman dengan posisi logo di
bagian tengah atas; Untuk surat dinas biasa yang bukan
merupakan Surat Keputusan, posisi logo pengayoman
berada di bagian kiri atas.

Kemudian dalam penggunaan lambang negara dan logo

untuk bentuk kerjasama dengan instansi eksternal
Kementerian Hukum dan HAM maka ditentukan sebagai
berikut :
1. Dalam hal dilakukan kerja sama antar pemerintah (G
to G), digunakan lambang negara (Burung Garuda)
dengan posisi di bagian tengah atas.
2. Dalam rangka kerja sama pemerintah (dengan pihak
luar negeri, kerja sama Kota Kembar/Sister City),
lambang negara diletakkan di atas map naskah dinas.
 3. Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral,
baik antar kementerian/ kabupaten/ kota (di dalam
negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing
diletakkan di atas map naskah perjanjian.

F. PENGGUNAAN CAP DINAS

1. Pengertian
Cap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat
jabatan dan/atau instansi, yang digunakan sebagai
tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang
dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
2. Macam Cap Dinas
Macam cap dinas adalah:
a) cap jabatan memuat nama jabatan penanda tangan
naskah dinas;
b) cap instansi memuat nama instansi.
3. Ukuran dan Warna
Tinta cap dinas berwarna ungu dengan ukuran
diameter sebagai berikut:

4. Wewenang Penggunaan

~ 109 ~
a) Pejabat yang berwenang menggunakan cap
jabatan adalah:
1) Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

2) Wakil Menteri / Sekretaris Jenderal / Inspektur

Jenderal /Direktur Jenderal/Kepala Badan

3) Kepala Kantor Wilayah

4) Unit Pelaksana Teknis

 b) Pejabat yang berwenang menggunakan cap
instansi adalah pejabat yang tidak berwenang
menggunakan cap jabatan. Cap instansi juga
digunakan dalam jajaran kesekretariatan instansi.
Cap instansi menggunakan logo instansi.
1) Unit Eselon I

2) Unit Eselon II

5. Kekhususan Penggunaan

~ 111 ~
 a) Setiap naskah kerja sama Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia dengan luar negeri tidak
menggunakan cap.
b) Naskah kerja sama Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia di dalam negeri menggunakan cap
jabatan/cap instansi masing-masing.

G. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, Dan

Pengamanan Naskah Dinas
1. Pengertian
Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas
diubah. Perubahan dinyatakan dalam lembar
perubahan.
Pencabutan berarti naskah dinas itu tidak berlaku
sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah
dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas
baru.
Pembatalan berarti seluruh materi naskah dinas
tidak berlaku mulai saat naskah dinas itu ditetapkan.
Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas yang baru.
Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi
salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak
sesuai dengan naskah aslinya.
2. Tata Cara
a) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila
diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah,
dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas
yang sama jenisnya. Keputusan Kepala Kantor
Wilayah harus diubah, dicabut, atau dibatalkan
dengan Keputusan Kepala Kantor Wilayah juga.
b) Pejabat yang berhak menentukan perubahan,
pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat
yang menandatangani naskah dinas tersebut
atau oleh pejabat yang lebih tinggi
kedudukannya.
c) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah
ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang
menandatangani naskah dinas atau dapat oleh
pejabat setingkat lebih rendah.

Sementara untuk urusan pengamanan, status dan

keberadaan naskah dinas yang ada di lingkungan
kementerian hukum dan HAM pun memiliki tingkatan
keamanan dalam hal akses. Terdapat kategorisasi dalam
hal klasifikasi dan akses terhadap naskah dinas tersebut.
Atas dasar itu ada empat (4) tingkat kategori klasifikasi
keamanan untuk naskah dinas, yaitu:

~ 113 ~
1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila
fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan
negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia dan keselamatan negara.
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik
dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya
fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya
nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap
ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat
dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi
lembaga maupun perorangan akan menimbulkan
kerugian yang serius terhadap privacy,
keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan,
serta merusak kemitraan dan reputasi.
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik
dan informasinya diketahui oleh yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya
pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga.
4. Biasa/ Terbuka adalah naskah dinas yang apabila
fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak
membawa dampak apapun terhadap keamanan
negara.
 Dalam hal akses, penggunaan hak akses naskah dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM dibedakan
dalam dua (2) tingkatan yakni:
1. Naskah dinas berklasifikasi keamanan sangat
rahasia, rahasia, dan terbatas, hak aksesnya
diberikan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia dan yang setingkat dibawahnya apabila
sudah diberikan ijin, termasuk pengawas
internal/ eksternal dan penegak hukum.
2. Naskah dinas berklasifikasi keamanan
biasa/terbuka, hak akses diberikan kepada
semua tingkatan jabatan yang berkepentingan.

H. LATIHAN
1. Buat kelompok, tiap-tiap kelompok terdiri atas lima
peserta. Tiap-tiap kelompok mengidentifikasi surat
dinas yang perihalnya berbeda-beda antara
kelompok yang satu dan yang lain. Lihat format
sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menteri
Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata
Naskah Dinas. Cermati bahasa Indonesia yang baik
dan benar. Setiap kelompok menyebutkan hasilnya.
2. Tiap-tiap kelompok mengidentifikasi Nota Dinas;
Memorandum, Surat Pengantar, Surat Undangan.

~ 115 ~
 Kemudian secara bergiliran menyebutkan hasilnya
untuk mendapat tanggapan dari kelompok lain.

I. RANGKUMAN
1. Bentuk naskah dinas ada beberapa macam, yaitu
naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi,
dan naskah dinas khusus.
2. Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang
memuat kebijakan pokok atau kebijakan yang harus
dipedomani dan dilaksanakan dalam
penyelenggaraan tugas dan kegiatan instansi
pemerintah yang berupa produk hukum yang
bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
3. Naskah dinas korespondensi adalah naskah dinas
intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada
pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang rutin,
berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan
penjelasan yang panjang, dan dapat langsung di
jawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
4. Naskah dinas khusus adalah naskah dinas yang di
luar dari dua naskah dinas tersebut di atas, yakni
terdiri atas; surat perjanjian; surat kuasa; berita
 acara; surat keterangan; surat pengantar;
pengumuman, laporan, telaah staf, surat peringatan,
sertifikat, notula, formulir, naskah dinas elektronik.
5. Untuk menjamin kelancaran tugas, dimungkinkan
adanya pelimpahan wewenang penandatanganan
surat, yaitu penyerahan sebagian dari kekuasaan
pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan dapat
membantu dalam penandatanganan surat. Tindakan
bawahan menggunakan kekuasaan atas dasar
pelimpahan wewenang dinamakan bertindak atas
kuasa. Pelimpahan dalam hal penandatanganan
surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), serta
untuk beliau (u.b.)
6. Apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal
pejabat yang bersangkutan karena sesuatu hal
berhalangan dan tidak dapat melaksanakan
tugasnya, dilakukan penunjukan pejabat pengganti
dengan memperhatikan kedekatan dan kesesuaian
tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti
dengan jabatan kosong yang akan dirangkapnya.
Penunjukan Pejabat Pengganti dilakukan dengan
cara melakukan penunjukanPelaksana Tugas (Plt.)
atau Pelaksana Harian (Plh.).

~ 117 ~
7. Lambang negara, logo dan cap dinas digunakan
dalam tata persuratan dinas, sebagai tanda pengenal
atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
8. Tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum
dan HAM, perlu keseragaman penggunaan lambang
negara, logo dan cap dinas baik pada kertas surat
maupun pada sampul surat.
9. Lambang negara berwarna emas, digunakan pada
surat jabatan Pejabat Negara.
10. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa
simbol atau huruf yang digunakan dalam tata
naskah dinas instansi pemerinah sebagai identitas
agar publik lebih mudah mengenal.
11. Cap dinas mempunyai macam, ukuran, warna,
dan berbagai macam penguna sesuai dengan
kewenangannya.
12. Naskah dinas dapat dikoreksi dengan cara;
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat.
13. Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas
diubah. Perubahan dinyatakan dalam lembar
perubahan.
14. Pencabutan berarti naskah dinas itu tidak berlaku
sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah
 dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas
baru.
15. Pembatalan berarti seluruh materi naskah dinas
tidak berlaku mulai saat naskah dinas itu ditetapkan.
Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas yang baru.
16. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena
terjadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga
tidak sesuai dengan naskah aslinya.

J. EVALUASI
1. Siapa saja yang berwenang menggunakan Lambang
Negara Garuda berwarna emas? Sebutkan masing-
masing pejabatnya!
2. Sebutkan manfaat instansi Anda menggunakan
logo?
3. Sebutkan cara penggunaan lambang Garuda dalam
rangka kerja sama pemerintah (dengan pihak luar
negeri; kerja sama Kota Kembar/SisterCity)?
Identifikasi desainnya!
4. Sebutkan tata letak logo perjanjian kerja sama
sektoral baik antarkabupaten/kota (di dalam
negeri)? Identifikasi desainnya!

~ 119 ~
K. UMPAN BALIK
Berdasarkan soal latihan dan evaluasi diatas, coba
periksa kembali apakah jawaban Anda sudah benar atau
belum. Apabila Anda telah menjawab dan
mempraktekkan dengan benar maka Anda telah
memahami dan mampu membuat surat-surat kedinasan
yang sesuai dengan tata persuratan di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM. Namun apabila belum
benar, coba pelajari kembali materi tersebut.
 BAB IV
PENUTUP

Pada bab penutup ini akan didiskusikan kembali secara

singkat hal-hal utama yang sudah dibahas dalam bab-bab
sebelumnya dalam bentuk simpulan dan tindak lanjut. Berikut
deskripsi secara detail:

A. Simpulan
Sesuai dengan tujuan instruksional umumnya, modul
Manajemen Persuratan diperuntukkan untuk para
pegawai Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
ini telah membahas dan menguraikan tentang konsep
dan pengertian manajemen persuratan, penanganan
dan penyusunan surat, serta media atau sarana dalam
surat menyurat. Selain itu, modul ini telah pula
memberikan penjelasan serta panduan tentang
bagaimana tata persuratan yang dilaksanakan dalam
administrasi kedinasan di lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
Hal ini merupakan sebagai upaya untuk mendorong
terwujudnya kemampuan mengetahui lebih detail
sekaligus memahami lebih menyeluruh selain
tentunya mempraktekkan bagaimana melaksanakan

~ 121 ~
 manajemen dan pengelolaan tata persuratan di
lingkup Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Sehingga dapat membantu dalam mendukung
pelaksanaan tugas dan ruang lingkup kerja sehari-hari
dari pegawai Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.

B. Tindak Lanjut

Keseluruhan materi modul yang sederhana ini diharapkan

dapat menjadi bahan pembelajaran yang cukup memadai
dan efektif dalam meningkatkan kompetensi kognitif,
afektif, maupun psikomotorik para pegawai Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, sehingga mampu memiliki
kemampuan memahami dan melaksanakan kompetensi
manajemen dan pengelolaan tata persuratan di
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia.
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Perundang-Undangan

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor

0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 Tentang Ejaan
Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD).
Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur negara Republik
Indonesia, Nomor 36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari
2002 Tentang Tata laksana Administrasi Umum di Lingkungan
Aparatur Negara.
Keputusan Direktur Jenderal dan Telekomunikasi Nomor
43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul
Surat dan Bentuk Sampul.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2014 Tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2
Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas.
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia, Nomor 15 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas
Di Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Manusia.

Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor:

M.HH-01.TI.03.02 Tahun 2018 Tentang Penyelenggaraan
Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER) Di
Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Buku-Buku

~ 123 ~
Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam
Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo.
Bratawidjaja, Thomas Wijasa, (1982), Surat Bisnis Modern,
Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Finoza, Lamuddin, (2004), Aneka Surat dan Sekretaris Bisnis
Indonesia, Jakarta: Insan Mulia.
Ma’moeri, Endar, (2000), Administrasi Perkantoran, Jakarta:
LAN Press.
Mustakim, (1994), Membina Kemampuan Berbahasa,
Panduan ke Arah Kemahiran Berbahasa , Jakarta: PT
Gramedia.
The Liang Gie, (1995), Administrasi Perkantoran Modern,
Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu
dan Teknologi.