Tugas Kesekretariatan

Nama: Achmad Syahfikri

Kelas: 3 NA

Tugas 1

pengertian dari istilah diskusi menurut karangan Ignatius Wursanto, 2006.

Diskusi adalah suatu petukaran pikiran atau pendapat dari berbagai pihak (para pakar, para ahli
dalam bidangnya) tentang sesuatu topik atau masalah untuk mendapatkan keterangan atau
pengetahuan yang lebih lengkap, yang diikuti dengan suatu tanya jawab antara audiensi dengan
para pakar atau para ahli. Topik yang dibahas dalam suatu diskusi meliputi berbagai masalah,
seperti masalah ekonomi, politik, social, budaya, kepemimpinan, dan lain sebagainya.

Tugas 2

 Pengendalian Rapat
Kata pengendalian berasal dari kata kendali yang berarti kekang. Dengan demikian,
pengendalian berarti pengekangan. Pengendalian rapat berarti pengekangan terhadap
jalannya rapat agar tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian
rapat harus dilakukan dengan tujuan:
1. Mendapatkan efisiensi, baik dalam hal waktu, biaya, dan tenaga. Untuk mendapatkan
efisiensi waktu hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu dan diakhiri pada waktu yang telah
ditetapkan.
b. Harus diupayakan agar jangan terlalu banyak terjadi interupsi pada saat seorang
peserta sedang menyampaikan pendapat.
c. Perdebatan yang berlarut-larut di antara peserta rapat harus dihindari.
d. Penyampaian pendapat, gagasan, saran, kritik sebaiknya disampaikan dengan
Bahasa yang komunikatif, singkat, dan jelas sehingga dapat dengan mudah
diterima oleh siapa pun.
e. Harus diupayakan agar jangan sampai pembicaraan dalam rapat hanya di
monopoli oleh satu orang peserta rapat.

Untuk mendapatkan efisiensi biaya, Langkah-langkahnya adalah:

a. Tidak untuk setiap rapat disediakan minum, snack, dan makan. Untuk rapat rutin
yang kurang dari satu jam sebaiknya tidak diberikan konsumsi, sementara untuk
 rapat yang berlangsung dari pagi sampai siang hari sebaiknya disediakan makan
siang.
b. Untuk rapat biasa (rutin) tidak perlu disediakan alat tulis. Akan tetapi untuk rapat
kerja dengan skala besar, biasanya sudah dialokasikan sejumlah dana untuk biaya
alat tulis. Dana yang tersedia harus digunakan seefektif mungkin.

Untuk efisiensi tenaga, yang perlu diperhatikan adalah:

a. Rapat harus dimulai tepat waktu. Apabila tidak, maka selain akan membuang
waktu, juga akan menghabiskan tenaga.
b. Rapat yang berlarut-larut akan membosankan dan membuat jenuh. Akhirilah rapat
tepat waktu.
2. Mendapatkan input semaksimal mungkin dari para peserta. Bagi pimpinan rapat,
input dari para peserta sangat diperlukan guna mengambil keputusan.
3. Memberi kesempatan kepada semua peserta untuk menyampaikan pendapat atau
saran.
4. Menjaga suasana rapat agar selalu dalam keadaan kondusif.
5. Jalannya rapat lebih terarah dan tidak berlarut-larut.
 Tugas Pemimpin Rapat
Keberhasilan pengendalian rapat sangat ditentukan oleh kemampuan pemimpin rapat
dalam mengendalikan jalannya rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu
mengendalikan rapat apabila ia benar-benar memahami tugas seorang pemimpin rapat,
disamping itu juga memiliki kewibawaan.
 Tugas Pemimpin Rapat pada Saat Pembuatan Surat Undangan
Pada saat penetapan undangan rapat, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan,
antara lain bentuk surat undangan, hari dan tanggal, waktu pelaksanaan, tempat, dan
acara rapat.
1. Bentuk surat udangan
Pemimpin rapat harus menentukan bentuk surat undangan yang akan dikirimkan
kepada peserta rapat, dengan bentuk surat undangan
2. Hari dan tanggal
Rapat sebaiknya dilaksanakan pada hari yang relatif tidak sibuk.
3. Waktu pelaksanaan rapat
Dalam suatu rapat, seorang pimpinan rapat sangat mengharapkan berbagai pendapat
dan saran dari para peserta rapat. Pada pagi hari, kondisi fisik dan pikiran masih
dalam keadaan prima, belum banyak dilibatkan dalam berbagai macam persolan dan
pekerjaan.
4. Tempat rapat
Perlu menjadi bahan pertimbangan mengenai penentuan tempat untuk rapat, jumlah
peserta yang akan ikut dalam rapat
5. Acara rapat
Acara rapat harus dicantumkan pada surat undangan agar peserta mengetahui apa
yang akan dibahas dalam rpat sehingga meraka dapat mempersiapkan diri dengan
saran dan pendapat.
 Tugas Pempimpin Rapat pada Saat Mengawali Rapat
Tugas pempimpin rapat pada saat mengawali rapat antara lain sebagai berikut:
1. Menyiapkan dan memeriksa daftar hadir
Ada dua macam bentuk daftar hadir, yaitu:
a. Daftar hadir dalam bentuk format isian yang terdiri dari kolom urut, nama
lengkap, unit kerja, dan kolom tanda tangan.
b. Daftar hadir untuk kolom nomor urut, nama lengkap, dan kolom unit kerja sudah
diisi oleh sekertaris sehingga peserta rapat tinggal mengisi kolom tanda tangan.
2. Menyambut kehadiran peserta rapat dengan sikap bersahabat, ramah, sopan, dan
santun.
3. Membuka rapat tepat pada waktu yang telah ditentukan.
4. Menjelaskan pokok bahasan rapat secara singkat dan jelas.
5. Menyiapkan batas waktu berakhirnya rapat agar peserta rapat dapat menggunakan
waktu dengan baik dan seoptimal mungkin.
 Tugas Pemimpin Rapat pada saat Rapat Berlangsung
Tugas pemimpin rapat pada saat rapat berlangsung antara lain:
1. Bertindak sebagai motivator agar semua peserta rapat bersedia berpartisipasi secara
aktif.
2. Bertindak sebagai pengatur lalu lintas pembicaraan sehingga tidak hanya dimonopoli
oleh seorang peserta rapat.
3. Memberikan arahan kepada peserta rapat untuk mengambil kesepakatan secara bulat,
atas dasar musyawarah untuk mufakat
 Tugas Pemimpin Rapat pada Akhir Rapat
Pada akhir rapat, tugas pemimpin rapat antara lain:
1. Membacakan hasil akhir keputusan rapat secara singkat dan jelas sehingga dapat
dengan mudah dipahami oleh semua peserta rapat.
2. Menawarkan kemungkinan akan adanya perubahan pada rumusan hasil akhir rapat
tersebut kepada para peserta rapat.
3. Membentuk tim perumus.
4. Menutup rapat dengan ucapan terima kasih kepada semua peserta yang telah
berpartisipasi secara aktif selama rapat berlangsung.

Tugas 3
Beberapa hal yang harus diperhatikan sekertaris dalam menyiapkan rapat menurut buku
Sedarmayanti:
1. Beberapa hari sebelum rapat atau setalah menerima berita. Buatlah undangan, lengkap
dengan rencana acara, kemudian mendistribusikannya kepada yang berkepentingan. Bila
perlu menggunakan formular.
2. Menyiapkan ruang rapat dengan kelengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dalam
pengaturan ruang rapat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi hanya
memanfaatkan cahaya sinar matahari. Maka pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar.
 b. Ventilasi udara
Perlu diupayakan agar ruangan tidak terlalu panas, usahakan udara dapat banyak
masuk, kecuali ruangan yang mempergunakan air condition,
c. Mengatur tempat duduk
Pengaturan tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan luas ruangan
rapat.
d. Tempat melatakan jamuan makan disesuaikan dengan kebutuhan
e. Alat perlengkapan rapat yang harus disediakan
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan dan menyediakan serta melayani keparluan
peserta rapat.
4. Menyusun nama peserta yang hadir pada rapat dan membuat daftar hadir peserta rapat.
5. Bertindak selaku notulis (membuat notulen) dan membantu Menyusun keputusan rapat
serta menyampaikan kepada peserta rapat.
6. Memperhatikan kemungkinan ada barang milik peserta yang tertinggal untuk segera
dikembalikan.