Penyusunan Personalia Organisasi

 Roni Chandra, SE.MM

 Universitas Muhammadiyah
 Pekanbaru

1
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan dapat :
1. Proses penyusunan personalia
2. Perencanaan sumber daya manusia
3. Rekuitmen dan seleksi karyawan
4. Latihan dan pengembangan karyawan
5. Pemberian kompensasi karyawan

2
DESKRIPSI SINGKAT
 Dalam perkuliahan ini, anda akan mempelajari tentang proses
penyusunan personalia.
 Bagian selanjutnya, akan membahas tentang perencanaan
sumber daya manusia serta rekruitment dan seleksi
karyawan.
 Bagian akhir perkuliahan akan membahas tentang latihan dan
pengembangan karyawan serta pemberian kompensasi

3
 BAHAN BACAAN
Buku Wajib :
1. Winardi, 1979, Asas-Asas Manajemen, Alumni, Bandung.
2. Hani Handoko, 2003, Manajemen, BPFE, Yogyakarta.

Buku Pelengkap :
1. Louis A. Allen, 1963, Karya Manajemen, PT. Pembangunan,
Jakarta.
2. Richard L. Daft, 2007, Manajemen-Management, PT.
Salemba Empat, Jakarta.
3. Stephen P Robbins dan Mary Coulter, 2007, Manajemen, PT.
Indeks, Jakarta.

4
PERTANYAAN KUNCI
1. Apa arti wewenang, kekuasaan dan pengaruh bagi anda?
Jelaskan
2. Sebutkan dan jelaskan perbedaan perspektif teori formal dan
teori penerimaan ?
3. Sebutkan dan kemukakan paling sedikit 3 hambatan-
hambatan dalam pendelegasian wewenang ?

5
 Proses Penyusunan personalia
Penyusunan Personalia
 Fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,
penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-
anggota organisasi. Penyusunan personalia secara efektif akan
menentukan sukses atau gagalnya seorang manajer (staffing).
Proses Penyusunan Personalia
 Sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus-menerus
untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi
dengan orang-orang, posisi dan waktu yang tepat (the right man
in the right place).
Ada 2 lingkungan fungsi ini digunakan :
 Lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam
organisasi.
 Lingkungan eksternal, meliputi seluruh faktor di luar organisasi
secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhinya.
6
Langkah-Langkah Proses Penyusunan Personalia
1. Perencanaan sumber daya manusia, menjamin ketersedian dan
pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan, berkenaan dengan pengadaan calon-calon personalia
segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, berkenaan dengan penilaian dan pemilihan di antara calon-
calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi, untuk membantu individu-individu yang
terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi
5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan untuk meningkatkan
kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas
organsasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara
pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan
yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan
sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi
pelaksanaan di waktu yang akan datang
8. Perencanaan dan pengembangan karier, mencakup transfer (promosi,
demosi atau lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian
atau pensiun 7
 Perencanaan Penarikan Pengenalan dan
sumber daya personalia yang Seleksi orientasi
manusia dibutuhkan

Pemeliharaan
kesehatan dan
keamanan

Perencanaan dan Pemberian balas Penilaian Latihan dan

pengembangan jasa dan pelaksanaan kerja pengembangan
karier penghargaan karyawan

Gambar 9.1. Fungsi Penyusunan Personalia

 Perencanaan sumber daya manusia
 Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan
orang yang cakap seperti organisasi butuhkan untuk mengisi
posisi tertentu. Ini memerlukan perencanaan personalia yang
mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan
tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan
organisasi.

Ada 3 (tiga) bagian perencanaan personalia :

 Penentuan jabatan yang harus diisi, kemampuan yang
dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut
dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.
 Pemahaman pasar tenaga kerja, dimana karyawan potensial ada
 Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

9
Penentuan Kebutuhan Jabatan :
 Spesifikasi jabatan, pernyataan tertulis yang menunjukkan kualitas
minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu
jabatan dengan baik.
 Deskripsi jabatan, pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang,
tanggung jawab dan hubungan lini (atasan-bawahan). Sebelum disusun
deskripsi dan spesifikasi jabatan terlebih dahulu ditentukan analisa
jabatan. Analisa jabatan meliputi ketrampilan, tanggung jawab,
pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat
dalam setiap jabatan.
 Penentuan tujuan dan rencana, organisasi menentukan arah, rencana
pelaksanaan berupa produk baru yang akan dipasarkan hingga
penentuan jumlah serta jenis karyawan yang akan ditarik.
 Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan, organisasi
memperkirakan spesialisasi pekerjaan, ketrampilamn, karakteristik
personalia dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.
 Penentuan jumlah personalia sekarang, pemahaman “persediaan” ini
memberikan pandangan menyeluruh tentang jumlah karyawan yang
tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut..

10
 Penentuan kebutuhan personalia bersih, kebutuhan bersih adalah
menyangkut jumlah karyawan yang dibutuhkan, faktor-faktor lain seperti
pengalaman, umur, jenis kelamin, perkiraan, jumlah pensiun, terminasi
dan transfer harus dipertimbangkan.
 Penetapan program kegiatan, suatu program yang meliputi fungsi-fungsi
personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan
tujuan perusahaan, termasuk penarikan, seleksi, pengembangan,
pemeliharaan dan pemberian balas jasa personalia.

Pengembangan Sumber-Sumber Penawaran Personalia

 Pada umumnya, semakin besar dan banyak sumber penawaran
personalia, maka semakin besar kemungkinan bagi perusahaan untuk
menemukan personalia dengan kualitas yang dibutuhkan.
Ada 2 sumber-sumber penawaran personalia :
 Internal, yaitu melalui; 1) penataran, dimana para karyawan yang
memegang posisi sekarang dididik, dilatih atau dikembangkan untuk
melaksanakan pekerjaan lebih baik, 2) pemindahan, dimana karyawan
dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi ke posisi lain yang
lebih memuaskan kebutuhannya, dan 3) promosi, karyawan dari tingkat
jabatan lebih rendah ke tingkat jabatan yang lebih tinggi.
11
 Eksternal, yaitu karyawan yang digunakan tergantung pada jabatan yang
akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi. Sumber-
sumber eksternal antara lain; lamaran-lamaran pribadi, organisasi karyawan,
kantor penempatan tenaga kerja, sekolah, para pesaing, serta imigrasi dan
migrasi.
 Banyak juga perusahaan yang menggunakan karyawa lepas (part-time).
Metode ini berguna untuk pekerjaan klerikal, penjaga keamanan dan
pemeliharaan, dimana karyawan dengan spesialisasi tertentu dapat ditarik
bilamana diperlukan.
 Lamaran-
lamaran pribadi

Organisasi
buruh/karyawan
Promosi
Kantor
penempatan Manajer
tenaga kerja Personalia Transfer

Sekolah
-sekolah Penataran

Perusahaan-
perusahaan
pesaing

Migrasi dan
imigrasi

Gambar 9.2. Berbagai Sumber Penawaran Personalia

 Rekruitment dan seleksi karyawan
Penarikan personalia
 Penarikan menyangkut usaha untuk memperolah karyawan dalam
jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan
untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.

Seleksi personalia
 Pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan
potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.
 Prosedur seleksi, berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan
pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia. Berikut langkah-langkah
dalam prosedur seleksi : wawancara pendahuluan (interview),
pengumpulan data-data pribadi (biografi), pengujian (testing),
wawancara yang lebih mendalam, pemeriksaan referensi-referensi
prestasi, pemeriksaan kesehatan, keputusan pribadi, dan orientasi
jabatan.

14
 latihan dan pengembangan karyawan
Latihan
 Untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan-ketrampilan dan teknik-
teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin.
Pengembangan
 Peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian yang
dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi..
 Tujuan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah
ditetapkan.

Metode-metode Latihan dan Pengembangan

On the job;
1. Coaching, dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan
kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin.
2. Planned progression, pemindahan karyawan dalam saluran-saluran
yang ditentukan melalui tingakatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

15
3. Rotasi jabatan, pemindalah karyawan melalui jabatan-jabatan yang
bermacam-macam dan berbeda-beda.
4. Penugasan sementara, dimana bawahan ditempatkan pada posisi
manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.
5. Sistem-sistem penilaian prestasi formal.

Off the job;

1. Program-program pengembangan eksekutif, dimana manajer
berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui
penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran.
2. Latihan laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif
(peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
3. Pengembangan organisasi, menekankan perubahan, pertumbuhan dan
pengembangan keseluruhan organisasi.

16
 Pemberian kompensasi karyawan
Kompensasi
 Pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai
balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator
untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
 Kompensasi sangat penting bagi karyawan sebagai individu karena
upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka di antara para
karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat. Tingkat pendapatan
karyawan menentukan skala kehidupannya dan pendapatan relatif
mereka menunjukkan status dan martabatnya.

Penentuan Kompensasi
 Kesediaan membayar adalah bukan merupakan pernyataan yang
berlebihan untuk menyatakan bahwa para manajer sebenarnya ingin
membayar upah secara adil.
 Kemampuan membayar, tanpa memperhatikan semua faktor lainnya,
dalam jangka panjang realisasi pemberian kompensasi akan tergantung
pada kemampuan membayar dari perusahaan.
17
 Persyaratan-persyaratan pembayaran, dalam jangka pendek,
pengupahan dan pengajian sangat tergantung pada tekanan eksternal
dari pemerintah, organisasi karyawan (serikat buruh) kondisi permintaan
dan penawaran tenaga kerja (colective bargaining) dan para pesaing.
Contoh : UMR

Bentuk-Bentuk Pembayaran
 Upah harian, karyawan dibayar (dalam kas) pada setiap akhir hari kerja
berdasarkan jumlah jam kerja.
 Gaji tetap, karyawan dibayar setiap minggu, bulan atau tahun.
 Upah insentif, biasanya dipakai pada karyawan bagian produksi dan
penjualan (komisi dan bonus).
 Rencana pembagian laba, dimana karyawan menerima sejumlah
persentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan

 Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada
karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta menjadi
lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi
perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi.
18
 Terima kasih,
Semoga Bermanfaat
19