PENGANTAR KEARSIPAN

Kenalan , yuuukk.....
Nama : TINO JOOSETHA DJOEANA ARDIJANI
Jabatan : Arsiparis Muda
Pendidikan : Sarjana Sastra
Instansi : Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov.Jatim
Alamat Kantor : Jl. Jagir Wonokromo No. 350
Telp : 082142452207
E-mail : [email protected]
Unit Kerja : Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
Hobby : Menulis
Motto : Jika Engkau ingin mengelilingi Dunia dengan gratis, maka
membaca dan menulislah
3
 Kurang peduli
terhadap arsip

Tidak Ada SDM

Kearsipan yang
mengolah

Menganggap Tidak Bisa

Remeh Arsip Membedakan Arsip
Aktif, Arsip Inaktif,
atau Bukan Arsip ?

Sarana dan Tidak mengerti

Prasarana yang ilmu kearsipan
kurang Memadai
ARSIP MENGGUNUNG
6
Sos/Kab malang/2012 21/12/21

7
PEMELIHARAAN ARSIP
(FUMIGASI ARSIP)
Kasus Pulau Sipadan dan Ligitan lepas dari Indonesia
Kasus Lapindo
Kasus Aset Gelora Pancasila
Kasus Batas Wilayah G Kelud (Kediri + Blitar)
Kasus Lahan Gumuk Pasir di Bantul
Sengketa tanah di Ngampilan Jogja dengan TNI AD
Kasus Ricuhnya Asset PT KAI
 AKIBAT MENGABAIKAN

PEMALSUAN SEJARAH

Pemalsuan Ijazah

11
 AKIBAT MENGABAIKAN ARSIP

sosialisasi Kab Pasuruan/23/6/10 12

AKIBAT MENGABAIKAN ARSIP
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
(UU NO. 43/2009 ttg KEARSIPAN )

14
 PEMBEDAAN ARSIP BERDASARKAN
FUNGSI
AKTIF

ARSIP
INAKTIF
DINAMIS
VITAL
ARSIP

ARSIP
STATIS

16
 ARSIP DINAMIS
Arsip yang
keberadaannya
merupakan persyaratan Arsip yang
dasar bagi frekuensi
kelangsungan penggunaannya
tinggi dan atau
operasional pencipta
terus menerus
arsip, tidak dapat
diperbarui
Dan tidak tergantikan
apabila rusak atau
hilang

Arsip yang frekuensi penggunaannnya

telah menurun
 Sos/Kab malang/2012 21/12/21

 Berkas yang berisi tentang catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
(Permenkes, 2008)
 Sehingga
 RM merupakan dokumen yang memuat informasi medis
dari seorang pasien yang dihasilkan oleh RS dan atau
dokter praktik sebgai bentuk dokumen pertanggungjawaban
atas segala tindakan medis yang telah dilakukan

18
 AM IN FO RM ASI) ARSIP
K
JENIS MEDIA (RE

1. Arsip kertas (konvensional)

2. Arsip peta udara (kartografik) dan
gambar rancang bangunan (blue print)
3. Arsip bentuk mikro (micro film, micro fische)
4. Arsip audio visual (pandang dengar)
• Arsip gambar statik (still picture)
• Arsip gambar bergerak (moving images)
• Arsip rekaman suara (sound recording)
5. Arsip elektronik
(electronic records / machine readable records)

19
MEDIA (REKAM INFORMASI) ARSIP/DOKUMEN
. Arsip pandang dengar
• Arsip gambar statik
• Arsip gambar
bergerak
• Arsip rekaman suara

Arsip kertas (konvensional)

Bentuk mikro
(micro film, micro fische)
Arsip peta udara (kartografik) Arsip elektronik
dan gambar rancang bangunan
(blue print)
20
21
 Dasar Hukum
1. UU 43/2009 tentang Kearsipan
2. UU 11/2008 ttg Informasi dan
Transaksi Elektronik (ITE)
3. UU 14/2009 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (KIP)
4. PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem
Transaksi Elektronik
5. Permenkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008
ttg Rekam Medis
6. Permen dan Reformasi Birokrasi No. 6 Tahun
2011 ttg Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE)
7. Permenkes RI No. 14 Tahun 2017 ttg Tata
Naskah Dinas di Lingk Kementrian
Kesehatan

21/12/21
23
 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (PK)
DALAM SISTEM KEARSIPAN
(1) PK di tingkat nasional tanggung jawab ANRI.

(2) PK di tingkat provinsi tanggung jawab gubernur sesuai

kewenangannya.

(3) PK di tingkat kabupaten/kota tanggung jawab bupati/walikota

sesuai kewenangannya.

(4) PK di tingkat perguruan tinggi tanggung jawab pimpinan

perguruan tinggi sesuai kewenangannya.

(Pasal 3 PP No. 28 Tahun 2012)

24
 Political will Penentu Kebijakan
Lembaga/Unit kearsipan
Program

Pusat Arsip
Peran &Fasilitasnya
Masyarakat

Finansial
Suport SDM:
Desain sistem
Kompetensi,Komitmen
Kearsipan
25
WUJUD PEMBINAAN KEARSIPAN

26
 ARSIP DINAMIS

Tanggung Instansi Pencipta

Jawab
Kearsipa
n
Instansi Pencipta
+
Lembaga Kearsipan
ARSIP
STATIS
 PENCIPTAAN
- Membuat Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip
- Diciptakan dg baik dan benar: autentik, utuh dan
tepercaya
- Memenuhi unsur: struktur, isi dan konteks
- Mengatur dan mendokumentasikan proses
pembuatan dan penerimaan Arsip
 Pengguna + Pemeliharaan

Mengelola , Menata dan Menyimpan Arsip dinamis.

Menyediakan pada pengguna yang berhak

Membuat daftar Arsip

Menjaga keutuhan, kemanan & keselamatan arsip

Memeliharaan arsip yang tercipta sesuai standar

Wajib mengelola arsip vital (Identifikasi, pelindungan

dan pengamanan, dan penyelamatan dan pemulihan)

Menyediakan sarana dan prasarana simpan arsip

Menggunakan arsip sesuai Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

 PENYUSUTAN

 Menyusutkan arsip berdasarkan JRA

 JRA wajib dimiliki Instansi
 JRA harus disetujui kepala ANRI
 Pemindahan arsip inaktif dr unit pengolah ke unit kearsipan
 Pemusnahan arsip yg selesai masa retensi, tidak memiliki
nilaiguna dan sesuai per UU an dan tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses suatu perkara
 Menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan terhadap
arsip yang memiliki nillaiguna kesejarahan, habis masa
retensi dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA .
PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI
TERHADAP KEARSIPAN

1 . Arsip Elektronik
2 . Otomasi Pengelolaan Arsip
 ARSIP ELEKTRONIK
Arsip yang berisi tentang rekaman
informasi dari suatu kejadian yang dicipta
atau dibuat dengan menggunakan computer
sebagai alatnya

33
 OTOMASI PENGELOLAAN ARSIP
 Serangkaian kegiatan pendayagunaan teknologi
informasi dan komunikasi melalui perbaikan
proses penciptaan, pemeliharaan dan
penggunaan, serta penyusutan arsip, agar
produktivitas dan efektivitas pengelolaan arsip
meningkat sehingga mampu mendukung
penyelenggaraan lembaga
 PENYUSUTAN ARSIP (ARSIP
ELEKTRONIK)
 1. Memindahkan arsip elektronik dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan dalam Lembaga
Kearsipan
 2. Memusnahkan arsip elektronik sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
 3. Menyerahkan arsip elektronik yang telah
dinilai statis oleh unit kearsipan lembaga
pencipta ke Lembaga Kearsipan Statis

BIMTEK AMD 2012 35

 TUJUAN PENYUSUTAN ARSIP
ELEKTRONIK

 1. Terpeliharanya arsip elektronik secara

optimal diinstansi masing masing
 2. Terciptanya efisienis dalam penggunaan
kapasitas dan peratalatan yang terkait dengan
lektronik
 3.Terselamatkannya arsip elektronik yang
berguna bagi kepentingan nasional

36
  KEUNTUNGAN OTOMASI
 PENYUSUTAN ARSIP

1. Pencarian arsip yang disusutkan dapat

dilakukan dengan mudah tepat dan cepat
2. Updeting dan informasi file yang akan
disusutkan dapat berlangsung secara cepat
3. Penilaian arsip yang akan disusutkan dapt
dilakukan oeleh banyak pengguna dan secara
bersamaan
4. Menghemat SDM, peralatan dan ruang
penyimpanan

37
 SANKSI HUKUM mulai
SANKSI ADMINISTRASI
sampai dengan SANKSI
PIDANA 20 TAHUN
PENJARA
 SANKSI ADMINISTRATIF TERKAIT DENGAN
KEARSIPAN DINAMIS
(UU 43/2009,Ps.78)
NO JENIS PELANGGARAN SANKSI
1 Pejabat/pelaksana lembaga negara, Teguran tertulis
pemerintah daerah dan perguruan tinggi
negeri, BUMN, BUMD yang tidak
melaksanakan kewajiban membuat program
Arsip Vital

2 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan tidak Penurunan gaji

melakukan perbaikan atas terguran tertulis sebesar satu kali
pada angka 1 diatas kenaikan gaji berkala
untuk paling lama 1
tahun
3 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan Penurunan pangkat
berikutnya tidak melakukan perbaikan atas yang setingkat lebih
sanksi Penurunan gaji sebesar satu kali rendah untuk paling
kenaikan gaji berkala pada nomor 2 diatas lama 1 tahun

39
Lanjutan……
…….
NO JENIS PELANGGARAN SANKSI
4 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang tidak Teguran tertulis
membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
jadwal retensi arsip dan sistem kalsifikasi
keamanan dan akses arsip
5 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang tidak Teguran tertulis
melaksanakan kewajiban menyediakan arsip
dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak

6 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang terkait Teguran tertulis

dengan kegiatan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan,perjanjian internasional,
kontrak karya dan maslah pemerintahan yang
strategis tidak melaksanakan kewajiban
memberkaskan dan melaporkan serta
menyerahkan salinan outentik dari naskah asli
kepada ANRI.

40
 SANKSI PIDANA
(UU No.34/2008, psl.81)

NO JENIS PELANGGARAN SANKSI

1 Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip Pidana 5 tahun
negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain Denda 250 juta
yang tidak berhak

2 Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada Pidana 3 tahun

pengguna yang tidak berhak Denda 125 juta

3 Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan Pidana 1 tahun

keselamatan arsip negara yang terjaga. Denda 25 juta

4 Sengaja tidak memberkaskan dan pelaporan yang Pidana 10 tahun

terkait dengan kegiatan kependudukan, Denda 500 juta
kewilayahan, perbatasan, perjanjian internasional,
kontrak karya dan masalah pemerintahan yang
strategis
41
 Lanjutan Sanksi
Pidana………
NO JENIS PELANGGARAN SANKSI
5 Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip yang Pidana 5 tahun
tertutup Denda 250 juta

6 Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur Pidana 10 tahun

Denda 500 juta

7 Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip Pidana 10 tahun

yang memiliki nilai guna kesejarahan pada Denda 500 juta
pihak ketiga di luar yang ditentukan

8 Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang Pidana 10 tahun

dibiayai dengan anggaran negara Denda 250 juta

42
 HARAPAN PERSEPSI MAYOR
TERHADAP ARSIP

INFORMASI TEREKAM

SUMBER INFORMASI
YANG UNIK
PENDUKUNG OPERASIONAL
MEMILIKI NILAI GUNA ORGANISASI

ASET ORGANISASI
DITANGANI
SCR PROFESIONAL
ALAT BUKTI YANG SAH

SUMBER INOVASI
PEMECAH MASALAH

43
 FUNGSI ARSIP

PERENCANAAN

PELAYANAN ALAT BUKTI

PUBLIK PERTANGGUNG
JAWABAN

PERLINDUNGAN MEMORI ORGANISASI

BATAS WILAYAH

PENYELAMATAN
ASET
ARSIP TERTATA RAPI DI PUSAT ARSIP /RECORD CENTER
Penyimpanan Arsip Audio Visual
(video dan Kaset)

46
ARSIP KPU

47
48
YEN MATI LAMPU NDANG GOLEK KOREK
AGE AGE DISUMET LILINE
AYO ARSIPE DITATA REK
BEN GAK ILANG INFORMASINE
- Tino Joosetha -