Magang Bappeda Jatim

IMPLEMENTASI E-SURAT PADA SUB BAGIAN TATA USAHA BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR

UNTUK MEWUJUDKAN EFEKTIVITAS PELAYANAN
Oleh :
MUHAMMAD CHEVA RIZKY PRATAMA (18040674054)
NGUKUP CAHYO ACHMADJA (18040674098)
JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIALDAN HUKUM
2021
Profil Bapedda
Alamat
Badan Perencanaan Pembangunan Jl. Pahlawan No.102-108, Alun-alun
Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Contong, Kec. Bubutan, Kota SBY,
Timur Jawa Timur 60174
fungsi
1. penyusunan kebijakan teknis di bidang
. Bappeda Provinsi Jawa Timur perencanaan
adalah Badan dipimpin oleh Kepala 2. pelaksanaan tugas dukungan teknis di bidang
perencanaan
Badan yang berkedudukan di bawah
3. pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
dan bertanggung jawab kepada tugas dukungan teknis di bidang perencanaan
Gubernur melalui Sekretaris Daerah
Provinsi.
Profil Peserta
Nama : Muhammad Cheva Rizky Pratama
Nim : 18040674054
Tupoksi : a) Menerima surat masuk dari instansi luar di
resepsionis, b) Meng-input surat masuk kedalam laman e-surat. c)
Membuat surat tamu apabila ada tamu berkunjung ke kantor, d)
Melakukan disposisi surat pada 35 laman e-surat, dan e)
Melakukan distribusi surat kepada bagian terntu sesuai tujuan
surat.
Nama : Ngukup Cahyo Achmadja
Nim : 18040674098
Tupoksi : a) Menerima surat yang hendak dilayangkan keluar dari
bagian lain dan memberi nomor surat, b) Meng-input surat keluar
kedalam excel dan laman e-surat. c) Melakukan arsip surat keluar, d)
Melakukan tabulasi jumlah surat masuk dalam kurun waktu satu
tahun, dan e) Melakukan crosscheck surat keluar bulan-bulan
sebelumnya untuk meminimalisir kesalahan database.
Tujuan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
a. Mengetahui prosedur atau mekanisme persuratan di Kantor Bappeda Provinsi Jawa Timur.
39
b. Mengetahui Implementasi dan Keefektivan Persuratan di Bappeda Jatim
c. Menambah Pengalaman dan memenuhi tugas matakuliah magang
Terdapat 5 Unit Kerja yang ada Di
BAPPEDA
Sekretariat,
Ekonomi dan SDA,
Infrastruktur dan Kewilayahan,
Pemerintahan dan Pembangunan Manusia,
Perencaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangungan Daerah
SEKRETARIAT
Sekretariat mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum,
kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program, keuangan, hubungan
masyarakat dan protokol Badan.
pengelolaan pelayanan administrasi umum dan perizinan

b. pengelolaan administrasi kepegawaian
c. pengelolaan administrasi keuangan
d. pengelolaan administrasi perlengkapan
Sub Bagian
Bagia Tata Usaha
Penyusunan Program dan Anggaran
Keuangan
Sub Bagian
1. Menyiapkan bahan pelaksanaan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat,

penggandaan naskah-naskah dinas, kearsipan dan perpustakaan;
3. Menyiapkan bahan pelaksanaan urusan rumah tangga dan keprotokolan;
4. Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat;
5. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan kebutuhan kepegawaian mulai penempatan formasi, pengusulan
dalam jabatan, usulan pensiun, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, kenaikan pangkat,
Sasaran Kinerja Pegawai, Daftar Urut Kepangkatan, Sumpah/Janji Aparatur Sipil Negara, Gaji Berkala,
kesejahteraan, mutasi dan pemberhentian pegawai, diklat, ujian dinas, izin belajar, pembinaan kepegawaian
dan disiplin pegawai, menyusun standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional dan
menyelenggarakan pengelolaan administrasi aparatur sipil negara lainnya;
6. Menyiapkan bahan pelaksanaan penyusunan kebutuhan perlengkapan, pengadaan, perawatan,
serta pengamanan perlengkapan dan aset;
7. Menyiapkan bahan penyelesaian masalah hukum (non yustisia) di bidang kepegawaian; dan
8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.
Implementasi E-Surat
Implementasi merupakan suatu proses mendapatkan suatu hasil yang sesuai dengan tujuan atau
sasaran kebijakan itu sendiri. Dimana pelaksana kebijakan melakukan suatu aktivitas atau
kegiatan.
E-Surat adalah sebuah bentuk digital dari surat kertas yang dibuat dalam bentuk digital maupun
hasil pemindaian dari surat kertas menjadi digital. E-Surat merujuk pada aplikasi, website atau
media yang digunakan pegawai di Kantor Bappeda Jatim khususnya Sub Bidang Tata Usaha
dalam mempermudah memproses persuratan.
Dalam melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan penulis menemui beberapa manfaat dari
implementasi e-surat dilingkungan Sub Bidang Tata Usaha Bappeda Jatim.
Manfaat
Membuat arsip elektronik

Menurut publikasi kominfo (dalam Rita Prima Bendriyanti dan Leni Natalia Zulita,
2012), e-arsip adalah sebuah sistem kearsipan secara elektronis yang dapat
digunakan oleh staf atau pegawai instansi pemerintahan sebagai suatu alat yang
berguna dalam memantau dan mengelola hal-hal yang berkaitan dengan sistem 51
kearsipan baik berbentuk berkas, folder, audio, visual.
Mempermudah manajemen arsip elektronik

Menurut Fauziah Latif dan Aditya Wirangga Pratama (2015), beberapa
manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang
mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan
manajemen arsip elektronik
Efektivitas E-Surat
efektivitas e-surat dalam mendukung pelayanan di Sub Bagian Tata Usaha

terbilang sangat efektif. Dengan adanya e-surat pekerjaan pegawai dapat
dipermudah dan memudahkan pengelolaan atau manajemen surat itu sendiri
Dokumentasi PKL
Dokumentasi PKL
Dokumentasi PKL
Dokumentasi PKL
Dokumentasi PKL
Terima Kasih

Magang Bappeda Jatim

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Magang Bappeda Jatim

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Magang Bappeda Jatim

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

IMPLEMENTASI E-SURAT PADA SUB BAGIAN TATA USAHA BADAN

PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

pengelolaan pelayanan administrasi umum dan perizinan

Penyusunan Program dan Anggaran

1. Menyiapkan bahan pelaksanaan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat,

Membuat arsip elektronik

Mempermudah manajemen arsip elektronik

efektivitas e-surat dalam mendukung pelayanan di Sub Bagian Tata Usaha

Anda mungkin juga menyukai