Nota księgowa

Nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa, obciążeniowo-uznaniowa) – dokument, uniwersalny dowód księgowy wystawiany i/lub przyjmowany przez organizacje pozarządowe w przypadku rozliczeń dokonywanych pomiędzy partnerami, wewnątrzwspólnotowych dotyczących płacenia składek członkowskich, przy umowach dotacji etc. Dokument wystawiany w sytuacji, gdy organizacja ma zamiar obciążyć karą umowną lub odsetkami za nieterminową wpłatę należności.

Moment wystawiania noty księgowej

Dokument, zwany notą księgową, może być wystawiony, kiedy należy udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w celu:

• dokonania rozliczeń finansowych między organizacjami i członkami (np. zwrot poniesionych wydatków, zapłata składek członkowskich),
• obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenia karą umowną np. za niedotrzymanie warunków umowy,
• udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela
• przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych
• sprostowania błędnie wystawionych dowodów dla operacji niezwiązanych z podatkiem VAT (np. błędów popełnionych w innej nocie księgowej lub własnym rachunku wystawionym przez organizację niebędącą czynnym podatnikiem VAT).

Elementy danych noty księgowej

Według przepisów prawa nie ma określonego wzoru noty księgowej, jednakże musi ona stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Nota księgowa musi spełniać warunki określone dla dowodów księgowych:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr…”),
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Dodatkowo:

• nota księgowa nie musi posiadać podpisu odbiorcy, ale musi posiadać podpis wystawcy; nie ma żadnych zastrzeżeń do stosowania obydwóch podpisów na dokumencie;
• notę księgowa wystawiana jest w 2 egzemplarzach; oryginał noty otrzymuje odbiorca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy;
• nota księgowa wystawiana jest pod różnymi nazwami, np. nota obciążeniowa, nota uznaniowa, nota obciążeniowo-uznaniowa.

Nota księgowa jako koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r., § 11 ust.3, podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, do którego zalicza się też inne dowody (pkt 3), które spełniają warunki wymienione w tym rozporządzeniu. Nota księgowa może poświadczać koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnia warunki określone dla dowodów księgowych w art. 21 ustawy o rachunkowości.