Manual de Gestão Terceirizados Da Enap
Manual de Gestão Terceirizados Da Enap
Manual de Gestão Terceirizados Da Enap
Fiscalização de Contratos
de Serviços Terceirizados da Enap
Manual de Gestão e de
Fiscalização de Contratos
de Serviços Terceirizados da Enap
Brasília/DF
1
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Francisco Gaetani
O manual foi aprovado pela Portaria/Enap nº 57, publicada no Boletim de Serviço Eletrônico
em 03 de abril de 2018.
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Sumário
Definições........................................................................................................................ 4
Referências Bibliográficas................................................................................................ 16
Subanexo A............................................................................................................................. 17
Subanexo B............................................................................................................................. 18
Subanexo C............................................................................................................................. 19
Subanexo D . .......................................................................................................................... 20
Subanexo E............................................................................................................................. 21
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Definições
Capítulo 1
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ÁREA DEMANDANTE DOS SERVIÇOS: unidade ou subunidade da Enap responsável por
demandar a contratação dos serviços, bem como pela indicação dos fiscais técnicos e setoriais
e respectivos substitutos à DGI.
GESTOR DO CONTRATO: servidor formalmente designado pela DGI para acompanhar
e coordenar as atividades dos fiscais e receber definitivamente o serviço (ato que
concretiza o ateste), após análise dos relatórios apresentados pela fiscalização técnica e
administrativa. É responsável também pelos procedimentos iniciais ou preparatórios, a fim
de dar encaminhamento ao setor de contratos dos atos relativos a: prorrogações, alterações,
reequilíbrio, pagamentos, eventuais sanções e extinção do contrato.
FISCAL TÉCNICO DO CONTRATO: servidor indicado pela Área Demandante Dos Serviços,
formalmente designado pela Diretoria de Gestão Interna (DGI), para acompanhar e fiscalizar
a execução dos serviços terceirizados, conferir a conformidade e a qualidade dos serviços
prestados, realizando o recebimento provisório dos serviços;
FISCAL ADMINISTRATIVO DO CONTRATO: servidor formalmente designado pela DGI para
acompanhar a execução dos serviços terceirizados, no que se refere ao acompanhamento
do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pela contratada, bem
como receber provisoriamente o serviço.
FISCAL SETORIAL: servidor formalmente designado pela Diretoria de Gestão Interna (DGI)
para acompanhar a execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando
a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos da Enap;
PREPOSTO DA EMPRESA: profissional da empresa contratada formalmente designado(a)
pela contratada antes do início da prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar
expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto.
RECEBIMENTO PROVISÓRIO: ato do fiscal técnico ou administrativo do contrato que apura a
conformidade da execução dos serviços de acordo com o objeto contratado, respectivamente,
nos aspectos técnicos (qualidade) ou administrativos (obrigações legais).
RECEBIMENTO DEFINITIVO: ato do gestor do contrato que concretiza o ateste da execução
dos serviços após análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela
fiscalização técnica e administrativa.
Realizar uma gestão e uma fiscalização contratual não envolve apenas o aspecto da legalidade,
isto é, se as ações estão de acordo com a lei e os regulamentos pertinentes. Envolve também
as dimensões de eficiência, eficácia e efetividade, ou seja, implica verificar se estão sendo
produzidos os resultados esperados, a um custo razoável, se as metas e objetivos estão sendo
alcançados e se os usuários estão satisfeitos com os serviços que lhes são prestados.
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Indicação e designação dos gestores e
fiscais de contrato
Capítulo 2
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2.4. A atribuição de gestor ou fiscal não pode ser recusada pelo servidor, por não se tratar de
ordem ilegal.
Em caso de deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento
do exercício de suas atribuições, o indicado deve expor a situação ao superior hierárquico.
No caso do item “a”, a Administração deverá providenciar a qualificação do servidor para o
desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou designar
outro servidor com a qualificação requerida.
2.5. Quando do desligamento de suas atribuições, o gestor ou fiscal e seus substitutos deverão
elaborar relatório registrando as ocorrências sobre a prestação dos serviços referentes ao
período de sua atuação.
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Procedimentos de gestão e fiscalização
de contratos de serviços terceirizados
Capítulo 3
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e pagamento do objeto; situações podem implicar atraso no pagamento.
e.2.1. Sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, apresentar plano de
fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos
de fiscalização, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis.
e.3. Frisar a necessidade de constante atualização documental da Contratada, a
fim de manter as condições de habilitação e o atendimento das exigências legais.
e.4. Informar que a realização de reuniões com o representante da
contratada é sempre recomendável em ocasiões em que houver
impasse na execução do contrato, com seu devido registro em Ata.
e.5. Esclarecer que toda a comunicação entre Gestores ou Fiscais e a Contratada será
formalizada por escrito, com confirmação de recebimento.
f) realizar reunião com os empregados terceirizados e informá-los de seus direitos
previstos em contrato, esclarecendo que estão autorizados a noticiar à Administração
da Enap o descumprimento de quaisquer desses direitos.
Os itens de “a”, “b”, “c”, “d” e “f” aplicam-se apenas a contratos de serviços terceirizados de
natureza continuada “COM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA”.
3.3.2. O fiscal administrativo do contrato, assim que for designado(a), mediante Portaria da
DGI, deverá receber a documentação do gestor e:
a) Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
dos empregados e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo
empregado. Atenção especial deve ser dada para a data de início do contrato de
trabalho, a função exercida, a remuneração (importante que esteja corretamente
discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais
alterações dos contratos de trabalho.
b) Verificar se o número de terceirizados por função coincide com o previsto no contrato
administrativo.
c) Verificar se os salários conferem com o previsto no contrato administrativo e na
Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral rege a CCT do Sindicato
das Empresas de Asseio, Conservação, Trabalho Temporário e Serviços Terceirizados
do Distrito Federal – SEAC - Sindiserviços.
d) Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas
terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação).
3.2.3. O fiscal técnico do contrato, assim que for designado(a), deverá:
a) Armazenar em pasta eletrônica cópia do termo contratual (e no decorrer da vigência
contratual, todos os seus aditivos e apostilamentos), proposta de preços com a planilha
de custos e formação de preços atualizada, a relação dos empregados terceirizados
e as respectivas funções (nos contratos administrativos de natureza continuada com
dedicação exclusiva de mão de obra), juntamente com outros documentos capazes de
dirimir dúvidas, a respeito do cumprimento das obrigações assumidas pelas partes,
e que o auxilie no acompanhamento da execução técnica dos serviços contratados.
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b) Conhecer a proposta comercial da contratada e ler atenta e minuciosamente todo o
contrato, principalmente quanto: ao objeto da contratação; à forma de execução; à
forma de fornecimento de materiais e prazo de entrega ou prestação dos serviços;
relação de materiais ou equipamentos; quantitativo e funções dos funcionários
que prestarão o serviço; cronograma de serviços; obrigações da contratante e da
contratada, especialmente no que se refere aos aspectos técnicos/qualitativos
empregados na execução dos serviços contratados;
c) Iniciar acompanhamento “in loco” periódico da execução do objeto do contrato, e, em
caso de ocorrências, promover os registros pertinentes no módulo do SIASG destinado
à fiscalização do contrato.
Os fiscais e seus substitutos, assim que designados, deverão solicitar cadastramento nos Sistemas
SIAFI e SIASG ao Gestor do Contrato, a fim de viabilizar o acesso a consultas e a realização de
medição.
O servidor designado para gestão e fiscalização de contratos deverá, sempre que necessário, ser
capacitado e orientado para o exercício de suas funções.
Quando houver necessidade de mudança do Fiscal ou do seu substituto, o gestor do contrato
deverá solicitar, via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) à Área Demandante ou à Área de
Gestão de Contratos, a alteração, visando a expedição de nova Portaria de designação de fiscal.
3.2.1. O fiscal técnico do contrato deverá realizar mensalmente por intermédio dos
instrumentos de controle previstos neste Manual (Subanexos B e C), bem como, se previsto
no contrato, se possível, por intermédio de Instrumentos de Medição de Resultado (Subanexo
D) ou similar, a verificação dos seguintes aspectos do contrato, antes de encaminhar a
documentação ao fiscal administrativo:
a) os resultados alcançados em relação ao contrato, com a verificação dos prazos de
execução e da qualidade demandada;
b) a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
c) a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
d) o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e
e) a satisfação do público usuário, se possível a medição.
3.2.2. O fiscal técnico deverá, no caso dos contratos de serviços continuados com dedicação
exclusiva de mão de obra, verificar na planilha “controle mensal de funcionários(as)
terceirizados(as)”, preenchida pela empresa contratada, (Subanexo B), o seguinte aspecto:
se os recursos humanos empregados (postos e categorias profissionais), estão de acordo com
a quantidade e formação profissional exigidas no contrato;
3.2.3. Após o ateste provisório, o fiscal técnico deverá encaminhar toda documentação
referida nos itens anteriores, juntamente com o relatório circunstanciado e os instrumentos
de controle (Subanexos B e C), ao fiscal administrativo.
3.2.4. O fiscal administrativo do contrato deverá realizar mensalmente os seguintes exames,
antes de realizar o recebimento provisório e encaminhar a documentação para recebimento
definitivo pelo gestor do contrato:
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a) comprovação da regularidade fiscal, constatada através de consulta "on-line" ao
Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF.
b) verificar o número de dias e horas trabalhados efetivamente na planilha “controle
mensal de funcionários(as) terceirizados(as)” preenchida (Subanexo B). Para tanto,
deve analisar as folhas de ponto dos(as) empregados(as) por ponto eletrônico ou meio
que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a
menor, deve ser feita glosa da fatura.
c) verificação do pagamento de salários e demais verbas cabíveis (vale transporte,
auxílio alimentação, 13º salário, adicional de férias e demais obrigações contidas em
convenção coletiva), do mês anterior ao da prestação de serviços.
d) verificar se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas e o valor
cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido.
Os itens de “a”, “b” e “c” aplicam-se apenas a contratos de serviços terceirizados de natureza
continuada “COM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA”.
3.2.5. O fiscal administrativo deverá ainda exigir da empresa os seguintes documentos, para
a devida conferência e encaminhá-los juntamente com relatório circunstanciado e a planilha
de “controle de documentação para pagamento” (Subanexo A), para recebimento definitivo
pelo gestor do contrato:
a) Comprovante de pagamento de salário do mês anterior ao da prestação dos serviços e
de auxílios do mês vigente (vale transporte, vale refeição etc.), quando devidos;
b.1. Deverá ser observado nesses comprovantes se os valores apresentados estão
compatíveis com os informados na planilha de custo de formação de preço apresentada
pela contratada, que nunca deverá ser menor do que o disposto na CCT vigente;
b) verificar se a empresa realizou o recolhimento do FGTS e da contribuição do INSS do
mês anterior ao da prestação dos serviços, por intermédio dos seguintes documentos:
b.1. cópia do protocolo de envio de arquivos emitido pela conectividade social (GFIP),
com o código NRA coincidente ao código constante no Arquivo SEFIP;
b.2. cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e da Guia de Previdência Social
(GPS), com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento
bancário ou do comprovante emitido pela internet. Não será considerado válido o
agendamento de pagamento;
b.3. cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP (Relação de
funcionários);
b.4. conferir os nomes constantes na SEFIP com os nomes dos(as) funcionários(as) que
prestaram serviços para a Enap no mês a que se refere.
a) exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Conjunta Negativa
de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, o Certificado de
Regularidade do FGTS (CRF) e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT),
sempre que expire o prazo de validade ou não seja possível realizar a consulta no SICAF.
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3.2.6. – Nos contratos de serviços terceirizados de natureza continuada com dedicação
exclusiva de mão de obra, o fiscal administrativo deverá verificar ainda, no início de cada
mês (antes de realizar o recebimento provisório e encaminhar a fatura para recebimento
definitivo e pagamento), referentes ao mês anterior de prestação de serviços, utilizando o
Subanexo “Formulário Planilha Mensal de Controle de Terceirizados”:
a) se juntamente com eventuais férias foram pagas as gratificações correspondentes;
b) se os salários foram pagos no prazo previsto para pagamento e de acordo com o
salário vigente na CCT.
3.2.7. Para fins das verificações constantes dos itens anteriores e para verificações com base
em amostragem, os fiscais ou gestores poderão a qualquer momento solicitar:
a) extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração
contratante;
b) cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em
que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
c) cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos
serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;
d) comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-
alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção
ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e
de qualquer empregado; e
e) comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que
forem exigidos por lei ou pelo contrato.
Deverá ser observada a data base da categoria, pois, independente da empresa ter solicitado a
repactuação e essa ter sido analisada ou não pela contratante, é dever da empresa contratada
pagar os salários dos(as) seus(suas) funcionários(as) conforme o disposto em CCT vigente.
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d) comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato
dimensionado pela fiscalização com base em Instrumentos de Medição de Resultado
(IMR) definidos para o contrato, se for o caso (Subanexo D):
3.2.10. O gestor do contrato deverá realizar reuniões periódicas com o preposto, de modo
a garantir a qualidade da execução e os resultados previstos para a prestação dos serviços.
Deverá ser aberto no SEI, processo de fiscalização e pagamento para cada ano do contrato, o qual
deverá ser apensado ao respectivo processo principal (contrato de serviços terceirizados)
A documentação comprobatória relativa aos dos documentos referidos acima e nos subanexos,
deverá ser juntada ao processo de pagamento juntamente com a fatura, nota fiscal, atesto dos
serviços prestados no mês e “check-list” constante do Subnexo A.
A análise e encaminhamento da documentação deve ser realizada tempestivamente, de forma a
não inviabilizar o cumprimento do prazo para pagamento da Nota Fiscal ou Fatura, que não deverá
ser superior a 5 (cinco) dias úteis, contados da data do recebimento definitivo, na inexistência de
outra regra contratual.
Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso, os autos devem
ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos à apreciação da autoridade
superior competente, que adotará as providências para verificar se é ou não caso de apuração de
responsabilidade, identificação dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa.
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Procedimentos e encaminhamentos
necessários à continuidade dos
contratos de serviços terceirizados
Capítulo 4
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Demais procedimentos
Para contratos de prestação de serviços
terceirizados continuados “com
dedicação exclusiva de mão de obra”
Capítulo 5
5.1 – O fiscal administrativo deverá exigir, como condição de envio da documentação para
pagamento das faturas referentes aos penúltimo e último meses do contrato, comprovante
do pagamento dos salários do mês faturado e demais benefícios previstos na CCT.
5.2 - O fiscal administrativo do contrato deverá exigir da contratada, até 10 dias após o último
mês de prestação dos serviços - em decorrência da extinção ou da rescisão do contrato, bem
como nas demissões ocorridas durante a vigência contratual:
a) Termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados terceirizados,
devidamente homologados, quando exigível, pelo sindicato da categoria,
acompanhados das cópias autenticadas em cartório, ou cópias simples acompanhadas
dos originais para conferência no local de recebimento;
b) Caso a rescisão dos contratos de trabalho ainda não tenha sido homologada, o fiscal
deverá exigir a cópia das rescisões e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
(GRRF), para os casos de demissões sem justa causa de empregados(as).
Caso o empregado continue vinculado à empresa, prestando serviços em outro órgão, deverá ser
apresentada cópia da CTPS, com a devida anotação.
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Referências Bibliográficas
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Subanexo A
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Subanexo B
CONTRATO Nº:
VIGÊNCIA DO CONTRATO: COMPETÊNCIA:
CONTRATADA:
CNPJ:
OBJETO DO CONTRATO:
QUANTIDADE DE COLABORADORES:
NOME DO PREPOSTO:
NOME DO FISCAL:
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02
03
04
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Subanexo C
CONTRATADA: CONTATO:
SERVIÇOS:
RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO – Deve conter o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências
relacionadas à execução do contrato, em especial as que repercutem na qualidade da prestação do
serviço e as que acarretam retenção no pagamento (fazer referência ao número do item acima):
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Subanexo D
Forma de acompanhamento
Periodicidade
Mecanismo de Cálculo
Início de Vigência
Sanções
Observações
Exemplo de Indicador
Nº 01 Prazo de atendimento de demandas (OS).
Item Descrição
Finalidade Garantir um atendimento célere às demandas do órgão.
Meta a cumprir 24h
Sistema informatizado de solicitação de serviços - Ordem de
Instrumento de medição
Serviço (OS) eletrônica.
Periodicidade Mensal
Cada OS será verificada e valorada individualmente. Nº de horas
Mecanismo de Cálculo
no atendimento/24h = X
Início de Vigência Data da assinatura do contrato.
X até 1 - 100% do valor da OS
Observações
1
Modelo extraído do ANEXO V-B da IN SEGES/MP Nº 05/2017.
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Subanexo E
* Observar se a repactuação foi requerida pela contratada antes de ser efetivada a prorrogação da vigência
do contrato. Atentar para o fato de que a preclusão também pode ser afastada mesmo se ainda não estiver
disponível, ao tempo da prorrogação, novo acordo, convenção ou dissídio coletivo, devidamente registrado(s)
no Ministério do Trabalho: nesse caso, a Contratada deve requerer a repactuação mesmo sem o acordo,
convenção ou dissídio coletivo antes da prorrogação, a fim de afastar a preclusão, situação em que deverá
ficar resguardado o seu direito no Termo Aditivo de Prorrogação Contratual;
** Não aceitar na planilha de formação de preços a presença de “Reserva Técnica” e itens relativos à
“Treinamento/Capacitação e/ou Reciclagem de Pessoal” no quadro de insumos (jurisprudência do TCU);
*** Corresponde à análise das planilhas e dos documentos juntados aos autos, que deverá ser efetuada pelo
órgão, a fim de constatar se os valores apresentados pela empresa contratada estão realmente corretos.
Atentar que para repactuação admite-se apenas a variação dos custos advindos da majoração dos direitos
trabalhistas dos empregados da contratada.
NÃO É NECESSÁRIO CELEBRAR TERMO ADITIVO. DEVE SER FEITO POR SIMPLES APOSTILAMENTO.
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