Aspectos Gerais Da Administração e Organizaçoes Como Sistema Aberto
Aspectos Gerais Da Administração e Organizaçoes Como Sistema Aberto
Aspectos Gerais Da Administração e Organizaçoes Como Sistema Aberto
a Administração vai muito além de apenar “cuidar de uma empresa”, como muitos imaginam,
mas compreende a capacidade de conseguir utilizar os recursos existentes (sejam eles: recursos
humanos, materiais, financeiros,…) para atingir os objetivos da empresa.
O ato de administrar é trabalhar com e por intermédio de outras pessoas na busca de realizar objetivos
da organização bem como de seus membros. Montana e Charnov
A administração tem uma série de características entre elas: um circuito de atividades interligadas,
busca de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais
disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle.
Para administrar os mais variados níveis de organização é necessário ter habilidades, estas são
divididas em três grupos:
• Habilidades Humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as pessoas e suas
atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência.
As Organizações formais possuem uma estrutura hierárquica com suas regras e seus padrões.
Os Organogramas com sua estrutura bem dimensionada podem facilitar a autonomia interna,
agilizando o processo de desenvolvimento de produtos e serviços.
O mundo empresarial cada vez mais competitivo e os clientes a cada dia mais exigentes
levam as organizações a pensar na sua estrutura, para se adequar ao que o mercado procura.
Com os órgãos bem dispostos nessa representação gráfica, fica mais bem objetivada
a hierarquia bem como o entrosamento entre os cargos.
As organizações fazem uso do organograma que melhor representa a realidade da empresa, vale
lembrar que o modelo piramidal ficou obsoleto, hoje o que vale é a contribuição, são muitas
pessoas empenhadas no desenvolvimento da empresa, todos contribuem com ideias na
tomada de decisão.
Com vistas às diversidades de informações, é preciso estar atento para sua relevância, nas
organizações as informações são importantes, mesmo em tomada de decisões.
É necessário avaliar a qualidade da informação e saber aplicar em momentos oportunos.
Para o desenvolvimento de sistemas de informação, há que se definir qual informação e como ela
vai ser mantida no sistema, deve haver um estudo no organograma da empresa verificando
assim quais os dados e quais os campos vão ser necessários para essa implantação. Cada
empresa tem suas características e suas necessidades, e o sistema de informação se adéqua a
organização e aos seus propósitos.
Para as organizações as pessoas são as mais importantes, por isso tantos estudos a fim de
sanar interrogações a respeito da complexidade do ser humano. O comportamento das pessoas
nas organizações afeta diretamente na imagem, no sucesso ou insucesso da mesma, o
comportamento dos colaboradores refletem seu desempenho. Há uma necessidade das pessoas
de ter incentivos para que o trabalho flua, a motivação é intrínseca, mas os estímulos são
imprescindíveis para que a motivação pelo trabalho continue gerando resultados para a empresa.
Para que todos esses conceitos e objetivos sejam desenvolvidos de fato, precisamos nos ater à
questão dos níveis de hierarquia e às competências gerenciais, ao que isso representa na teoria,
na prática e no comportamento individual de cada profissional envolvido na administração.
Existem basicamente três níveis hierárquicos dentro de uma organização, que são divididos em:
Nível Estratégico (ou Nível Institucional) – É representado pelos gestores. Elabora as
estratégias, faz o planejamento estratégico da empresa normalmente esse posto é assumido por
presidentes e alta direção da empresa, os representantes deste nível devem possuir
rincipalmente habilidades conceituais.
Nível Tático (ou Nível Intermediário) –Este nível é desempenhado pelos Gerentes é um nível
departamental, e seus integrantes necessitam em especial de habilidades humanas para motivar
e liderar os integrantes do nível operacional. Eles são importantes para manter tudo sob
controle. OBS:O gerente tem uma visão global, ele coordena, define, formula, estabelece uma
autoridade de forma construtiva, competente, enérgica e única.
Nível Operacional – Estes são os supervisores que necessitam de habilidades técnicas por
trabalharem de forma mais ligada à produção. Pelos trabalhadores e outros empregados da
empresa.
É de suma importância que os níveis hierárquicos estejam bem definidos dentro da organização
para que cada um saiba o seu lugar e suas competências. Administrar é interpretar os objetivos
da organização e transformá-los em ação por meio de planejamento, organização, controle e
direção de todos os níveis organizacionais.
A seguir vocês poderão ver dois demonstrativos que discriminam as características de atuação
de cada um dos níveis Citados
Tipos de Competências
Existem vários tipos de competências definidas por teóricos sobre o conjunto de competências
existentes e utilizadas no ambiente organizacional. Serão citadas apenas duas:
Competências Individuais
São características que tornam um indivíduo singular, único. Além de serem os conhecimentos
adquiridos por uma pessoa, também faz parte a inteligência em lidar com situações complexas.
As competências individuais estarão relacionadas, por exemplo, a formação educacional, a
experiência profissional, assim como o ambiente em que vive, o visão de futuro, a flexibilidade,
etc. Estas competências também se classificam em:
» Competências gerais - relativa aos valores organizacionais e a cultura empresarial;
» Competências gerenciais - relativa as funções gerenciais;
» Competências técnicas - relativas ao profissional e suas habilidades específicas da área.
Competências Organizacionais
São formados pelo capital intelectual, estrutural, organizacional, de processo, etc. Para essas
competências devem ser analisados os clientes, concorrentes, funcionários, pois são eles que
agregarão um diferencial de mercado.
Essas competências são capazes de elevar o potencial de uma organização estando ela sempre
se fortalecendo. No livro Competências: conceitos e instrumentos para a gestão de pessoas na
empresa moderna, o autor define também um conjunto de competências que fazem parte das
competências organizacionais:
» Competências essenciais - importante para a organização;
» Competências distintivas - são competências que garantem vantagens competitivas para a
organização;
» Competência de suporte - são atividades que servem de base para outras atividades da
organização;
» Capacidade dinâmica - quando as competências organizacionais atendem as exigências do
ambiente.
Modelos Gerenciais
Os modelos gerenciais são capazes de nos dar ideias sobre como seria sua aplicação real. Como
os modelos de gestão se atualizam sempre, deve-se fazer um estudo da organização e ver
aquele que melhor se aplica. Não é uma tarefa fácil, mas requer esforço e competência para o
estudo tanto do ambiente interno, quanto externo da organização.
Um dos modelos gerenciais é o proposto por Robert Quinn, autor do livro Competências
gerenciais: princípios e aplicações. Seu modelo define a existência de vinte e quatro
competências gerenciais, das quais são classificadas como papéis gerenciais. Assim, há quatro
modelo gerenciais que estão divididos em oito papéis. E para o autor os modelos mais antigos
são de suma importância para auxiliar o gestor na tomada de decisões na organização. Confira:
Tem como base a lei da sobrevivência de Darwin: o indivíduo com maior habilidade e mais apto
mantêm o seu emprego. O objetivo desse modelo está na produtividade e no lucro. Ele está
relacionado aos papéis de diretor e do produtor.
Papel de diretor
O gestor enquanto diretor deve deixar claro o planejamento e as metas a serem atingidas. Ele
que decide, define opções, tarefas e problemas.
Papel de produtor
O gestor enquanto produtor tem foco nas tarefas, no trabalho, interesse, motivação e
determinação. Ele é pragmático.
Completa o modelo das metas racionais. Seu objetivo é a busca da estabilidade, continuidade e
eficiência no trabalho. Ele é baseado em rotinas. O gerente é considerado um monitor apto e um
coordenador verdadeiro e confiável.
Papel de monitor
O gestor enquanto monitor deve conhecer e supervisionar o ambiente de sua organização, e
também, estar a par das metas de cada setor.
Papel de coordenador
O gestor enquanto coordenador dá apoio à estrutura e ao desenvolvimento da organização. Suas
características são a organização, a conciliação do trabalho da equipe, coordenação à parte
logística, bem como encarar problemas.
De acordo com o autor, após a queda da bolsa de valores (1929) e a Segunda Guerra Mundial foi
perceptível que os modelos citados anteriormente estavam se tornando ineficazes para a época.
Nesse novo modelo o objetivo é atingir o compromisso, a coesão e a moral. É valorizado mais a
participação, o acordo entre os funcionários e a resolução de problemas. O gestor é aquele que se
coloca no lugar do outro, é portanto, um facilitador e um mentor.
Papel de facilitador
O gestor enquanto facilitador estimula o trabalho em equipe e gerencia os problemas pessoais.
Papel de mentor
O gestor enquanto mentor trabalha no desenvolvimento de cada funcionário e aperfeiçoa suas
competências, eles são orientadores.
Para esse modelo é necessário viver em um ambiente ambíguo e competitivo. Seu objetivo é
atingir a adaptação e o apoio externo. É valorizado o empreendedorismo, a adaptação política e
administração de mudanças. O gestor é inovador e negociador.
Papel de inovador
O gestor enquanto inovador está aberto às mudanças, tem um pensamento crítico e analítico, é
visionário e identifica as tendências do mercado.
Papel de negociador
O gestor enquanto negociador deve utilizar técnicas de persuasão e influência em prol de seus
acordos e compromissos.
Ademais, assim como um sistema aberto, uma organização pode ser definida como uma
associação de grupos de interesses, sendo esses formados por elementos distintos, onde cada
um busca atingir seus objetivos no contexto do ambiente mais amplo.
Sobre suas ações, o próprio funcionário cria diversas expectativas, tanto para seu papel, quanto
para o papel de todos os outros elementos que fazem parte da organização como um todo, e
ainda transmitindo–as a todos indivíduos participantes. Apesar dessa relação ser inevitável ela
pode tanto alterar, como reforçar seu papel dentro da instituição.
Logo, uma organização pode ser definida então como um sistema de papéis, nos quais indivíduos
(ou no caso, funcionários), agem como verdadeiros transmissores de papel e pessoas focais.
As organizações são por definição sistemas abertos, pois não podem ser adequadamente
compreendidas de forma isolada, mas sim pelo inter-relacionamento entre diversas variáveis
internas e externas, que afetam seu comportamento.
Tal como os organismos vivos, as organizações têm seis funções primárias ou principais, que
mantêm estreita relação entre si, mas que podem ser estudadas individualmente.
c) Reação ao ambiente: o animal que reage frente a mudanças ambientais para sua
sobrevivência deve adaptar- se as mudanças. Também nas organizações reage ao
seu ambiente, mudando seus materiais, consumidores, empregados e recursos financeiros. As
alterações podem se efetuar nos produtos, no processo ou na estrutura (mudanças
face ao mercado).
e) Regeneração das partes: as partes do organismo perdem sua eficiência, adoecem ou morrem
e devem ser regenerados ou recolocados no sentido de sobreviver no conjunto. Os membros das
organizações também podem adoecer, aposentar-se, desligar-se da firma ou então morrer.
As máquinas podem tornar-se obsoletas. Ambos os homens e máquinas devem ser mantidos ou
recolocados – manutenção e substituição.
Organizações são sistemas abertos que afetam e são afetadas pelo ambiente externo.
Macroambiente: todas as organizações operam em um macroambiente, que é definido pelos
elementos mais gerais no ambiente externo que pode potencialmente influenciar
decisões estratégicas. Embora uma equipe de altos executivos possa ter forças internas e idéias
únicas sobre seus executivos, deve considerar os fatores externos antes de agir.
O Macroambiente é composto de forças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais, e o
ambiente Competitivo de forças mais próximas, como concorrentes atuais, ameaças
de novos entrantes e substitutos, fornecedores e consumidores.
A maior diferença entre os dois é a quantidade de controle dela sobre cada ambiente.
Ambiente Competitivo: o ambiente competitivo compreende organizações com as quais a
organização interage. Administrar significa, além de reagir e adaptar-se aos ambientes,
modificar ou moldar o ambiente da organização.