POP - SGDAT

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

REV: 1 FL 1 a 19
ROTINAS PADRÕES - SGDAT

Data: 01/03/2021

A. OBJETIVO:

Definir controle de acessos ao sistema informatizado SGDAT (Sistema de Gerenciamento para

Distribuidoras e Atacadistas).

B. ALCANCE:

Gestão e Automação da Distribuidora.

C. RESPONSABILIDADES:

Gestão Farmacêutica

D. PRECAUÇÕES

A solução automatizada SGDAT possui o controle de acesso por usuário/operador para todos
os menus disponíveis, conforme permissões pré-definidas auditadas para cada função
estabelecida.
As liberações de telas e acessos são definidas pelo usuário/operador de acesso geral (Diretor),
isto é, Gerente do Sistemas, que possui o acesso irrestrito de todos os processos e regras.
Cada departamento tem os acessos controlados parcialmente ou geral, onde cada função tem
suas respectivas permissões, sendo:
Faturamento/Vendas/Licitação: Consulta de estoque de produtos/lotes, emissão de
orçamentos e pedidos, cadastro e consulta de clientes, consulta de preços de vendas,
promoções, proposta de licitação, faturamento dos empenhos, emissão de nota fiscal e
backups.

Estoque: Controle de estoque de produtos/lotes, separação de produtos, conferência

eletrônica de produtos, transferência de produtos/lotes, entrada de mercadorias e backups.

Compras: Controle de estoque de produtos/lotes, sugestão de compras, estoque mínimo de

produtos, produtos sem giro, curva abc de produtos, controle de formação e preços dos
produtos.

Farmacêutico: Controle de estoque de produtos/lotes, emissão de livros, controle de

vencimento de lotes de produtos, bloqueio de produtos, devolução, exclusão e estorno de
produtos, cadastro clientes, cadastro transportadoras, cadastro fornecedores e backups.

Financeiro/Cobrança: Contas a pagar, contas a receber, análise de crédito, cadastros de

clientes, cadastro transportadoras, cadastro fornecedores, controle bancário, gerenciamento
de contas/fluxo de caixa e backups.

Diretoria: Acesso a todas a funções/cargos e processos irrestritos, liberação de acessos e

telas do sistema. Acesso total a integridade e auditoria do sistema.

As atribuições de permissões, poderão ser realizadas conforme os cargos de cada operador.

Função menu 1275 – Sistema -> Usuários do sistema -> Cargos
As atribuições de acessos serão realizadas pelo “Gerente de Sistemas”, que irá marcar cada
menu dentro do sistema, conforme função/cargo relacionado.
Função menu 1347 – Sistema -> Usuários do sistema -> Acesso para usuários -> Permissões de Acesso

Parametrização de liberações de rotinas, realizadas para cada usuário/operador.

Função menu 1272 – Sistema -> Usuários do sistema -> Acesso para usuários -> Manutenção de registros

 Caso haja algum produto cadastrado no SGDAT e o mesmo não existe movimentação
(entrada e saída), o mesmo ficará em status bloqueado (8), onde apenas o
farmacêutico entrando, através do contato com o fornecedor, terá a permissão para o
desbloqueio.
E. PROCEDIMENTOS

1 - Cadastro de Clientes

O cadastro de clientes contém todas as informações como CNPJ, Inscrição Estadual,

Municipal, endereço e contato além dos dados relacionados a fim de permitir a
rastreabilidade de todas as movimentações de entrada e saída de mercadorias.
No cadastro de clientes possui relacionamento de documentação necessária de alvarás,
autorizações e CRF para liberação de produtos específicos.
Nota.: A exclusão de qualquer registro de clientes, somente é permitida se não houve
movimentação de vendas, financeiro, etc e só será realizada mediante a permissão do
usuário.
Função menu 1254 – Cadastro -> Clientes -> Manutenção de registros

Função menu 1254 – Cadastro -> Clientes -> Manutenção de registros

2 - Cadastro de Fornecedores

O cadastro de fornecedores contém todas as informações como CNPJ, Inscrição Estadual,

Municipal, endereço e contato além dos dados relacionados a fim de permitir a
rastreabilidade de todas as movimentações de entrada e saída de mercadorias.
Nota.: A exclusão de qualquer registro de fornecedores, somente é permitida se não houve
movimentação de vendas, financeiro, etc e só será realizada mediante a permissão do
usuário.
Função menu 1224 – Cadastro -> Fornecedores -> Manutenção de registros

3 - Cadastro de Produtos

O SGDAT permite que todas as mercadorias movimentadas no sistema sejam cadastradas e

administradas através de um Cadastro de Produtos que possibilita parametrizar a fim de
controlar da entrada, a dispersão de todas as mercadorias.
Além de informações principais de cada produto, o SGDAT é parametrizado com todo
medicamento de controle especial.
Existem outros parâmetros como o fracionamento de produtos, registro do MS,
validade, cadastro da Portaria 344, antibióticos e demais condições.
Nota.: A exclusão de qualquer registro de produtos, somente é permitida se não houve
movimentação de estoque (entrada e saída), e somente será realizada pelo farmacêutico(a).
Função menu 1270 – Cadastro -> Produtos -> Manutenção de registros

Na aba “Geral” possui as informações como:

 Código (Código interno do produto)
 Nome Comercial
 Fabricante
 Princípio Ativo
 Unidade (Unidade principal de venda)
 Ramo/Grupo
 Demais informações
Função menu 1270 – Cadastro -> Produtos -> Manutenção de registros

Na aba “Adicionais” possui as informações como:

 Endereço de Estoque
 Peso
 Código de Barras
 Demais informações
Função menu 1270 – Cadastro -> Produtos -> Manutenção de registros

Na aba “Controles” possui as informações como:

 Portaria 344 e Antibióticos
 Código ANVISA/MS e Validade

O Cadastro de Produtos, possui diversas funções e opções que permitem a definição

das regras de controle que deverão ser aplicadas a cada item.
O SGDAT disponibiliza todas as ferramentas e opções necessárias a fim de permitir o
controle completo das mercadorias e medicamentos conforme a legislação vigente.
Além dessas informações e parâmetros encontrados nos cadastros, os controles de
entrada e saída de mercadorias, controle de estoque e auditorias em conjunto
garantem a rastreabilidade e controle total das movimentações.

4 - Entrada de produtos

No processo de Entrada de Mercadorias, o SGDAT possui diversas regras e

consistências que permitem o controle total do rastreamento das mercadorias
incluindo seus respectivos lotes e vencimentos.
As informações são lidas diretamente dos arquivos XMLs das notas fiscais dos
fornecedores.
Nota.: Caso possua autonomia/autorização, o operador poderá retificar essas
informações verídicas referente a mercadoria/lote, porém, em casos de divergências
desta natureza, cabe a empresa exigir do fornecedor, um novo faturamento ou para
os casos de retificação, carta de correção ou documento equivalente a fim de
justificar a atualização das informações contidas no arquivo XML da Nota Fiscal
Eletrônica.
Função Menu 1334 – Cadastros -> Produtos -> Pedidos/Compras -> Pedidos para compras
Certifique-se de que o cliente ou fornecedor encontra-se cadastrado no SGDAT, assim
como todas as mercadorias, pois ao se efetuar o lançamento do documento, caso
algum destes não se encontre cadastrado, não será possível prosseguir. Estes
cadastros servirão entre outras coisas para que os dados sejam validados no momento
de sua gravação no sistema. Para dar início ao processo:
 Selecione a opção “Incluir” para iniciar um novo pedido;
 Preencha os dados do cabeçalho com as informações do Fornecedor e Nota Fiscal;
 Faça a digitação dos itens ou importe as informações a partir de um arquivo XML na
opção “Importar NF-e;
 Grave o pedido na opção “Gravar Registro”;
 Confirme a entrada localizando o pedido e selecionando a opção “Confirmar Entrada”.

Nota.: Somente será aceita entrada do produto (medicamento) informando LOTE e

VENCIMENTO do item, possibilitando sua rastreabilidade.

Com a nota fiscal é efetivada e as mercadorias efetuam o abastecimento do estoque.

Somente usuários permitidos podem cancelar a entrada de mercadoria, o que deverá
requerer autorização de estornos, como lançamentos contábeis, financeiros, custos e
etc, ou seja apesar de possível para fins de correção é um procedimento auditado e
que requer o envolvimento de diversos departamentos, desta forma, trazendo maior
segurança para a operação.

5 - Devolução de vendas

Para as situações onde a própria empresa emitirá documentos/notas fiscais de entrada, como
nos casos de Devolução de Venda.
Função Menu 1454 – Finanças->Devolução de mercadoria->Manutenção
  Selecione a opção “Incluir”;
 Informe o número do pedido que originou a devolução, deixando somente devolver
mercadoria que foram faturadas pela empresa;
 Efetue o lançamento dos itens;
 Grave a devolução na opção “Gravar”;
 Após gravar e conferir, efetuar entrada clicando na opção “Confirmar”.
Nota.: É registrado os itens conforme a venda, impossibilitando alteração de lotes,
vencimento ou quantidade superior à saída. Os medicamentos devolvidos fora dos padrões de
qualidade não serão reintegrados no estoque.
Para estes processos estão incluídos devolução parcial e integral.
Nota.: Para a devolução de produtos somente será realizada pelo farmacêutico(a).

6 - Devolução de compras

Para as situações onde emitirá documentos/notas fiscais de saída, como nos casos de
Devolução de Compras.
Função Menu 1460 – Fisco->Entradas->Registro de Entradas

 Selecione a opção “Pesquisa”;

  Informe o número da Nota Fiscal para devolução;
 Clique no botão “Criar NF de Saída (Devolução);
 Grave a devolução na opção “Gravar”;
 Após gravar e conferir, efetuar saída clicando na opção “Confirmar”.
Nota.: É registrado os itens conforme a compra, impossibilitando alteração de lotes,
vencimento ou quantidade superior à entrada.
Para estes processos estão incluídos devolução parcial e integral.
Depois da Nota de Devolução de compra, é necessário informar o Nº de Controle no processo
de correção do estoque, para que os produtos sejam retirados.

7 - Faturamento – Emissão de NF

7.1. - Incluir pedidos de vendas

A inclusão de Pedidos é o processo de faturamento onde são registradas as saídas de
mercadorias no SGDAT.
Através deste processo, pode-se informar os produtos os quais serão feitas as saídas
de mercadorias e seus respectivos lotes que se efetuará a saída.
O usuário durante a digitação informará apenas os produtos e quantidades a serem
faturadas e o SGDAT executará o processo FIFO (First-In-First-Out/primeiro-que-entra-
primeiro-que-sai) automaticamente.
Após a realização deste processo juntamente com a separação das mercadorias, o
pedido é submetido a um processo de Check-in/Conferência eletrônica de pedidos,
onde os itens serão bipados ou seja, passarão pelo conferidor de forma eletrônica
permitindo determinar se o item separado é realmente o determinado (pelo usuário
ou pelo sistema), para assim garantir a realidade de que os itens faturados serão
realmente os entregues.
O SGDAT permite somente a saída de mercadorias que contenham quantidades
positivas no estoque.
O processo de inclusão de pedidos também pode ser utilizado para efetuar operações
de entrada para a natureza de operação de importação de produtos.
Função Menu 1564 – Faturamento->Inclusão de pedidos

 Selecione a opção “Incluir”;

 Informe os dados do Cliente e condições da venda;
 Efetue o lançamento dos itens;
 Grave o pedido na opção “Gravar pedido”.
Nota.: Ao registrar o pedido, será efetuada a saída do estoque, registrando lote e vencimento
do item no pedido.

7.2. - Emitir NF do pedido incluso

Função Menu 1148 – Faturamento->Relatório->Nota Fiscal – Gerar XML para validação na SEFAZ

 Informe o n° do pedido e selecione a opção “Gerar XML para validação na SEFAZ”;

 Aguarde a Validação e Impressão da Nota Fiscal pelo Gerenciador de Notas.

8 - Controle de Estoque
O estoque do SGDAT é movimentado de forma automatizada conforme são registradas
as operações de “Entrada” e “Saída, porém existem ajustes que podem ser
executados pelo usuário desde que possuam autorização.

8.1. - Consulta de Lotes e Vencimentos

Função Menu 1198 – Cadastro->Produtos->Estoques de Produtos->Consulta de Lotes/Vencimentos

8.2. - Conferência Eletrônica do Estoque – Contagem

Lista de produtos para contagem, para emissão e posteriormente a contagem manual
do estoque no SGDAT.
Função Menu 1509 – Relatórios->Produtos->Lista para contagem
8.3. - Processo de contagem de produtos
Função Menu 1202 – Cadastro->Produtos->Estoques de Produtos->Conferência Eletrônica do Estoque -
Contagem

8.4. - Quarentena de Produtos

Função Menu 1205 – Cadastro->Produtos->Pedidos de Compra->Produtos em Quarentena
8.5. - Correção de Estoque
Através do processo de correção de estoque, o usuário autorizado, pode efetuar
entradas e saídas de mercadorias, mesmo que essas movimentações não possuam
documentos fiscais que as justifiquem.
No SGDAT esse se faz necessário visto que, principalmente durante o processo de
implantação, ajustes no estoque oriundo de outros sistemas (conversão/migração de
dados) em muitos casos se faz necessário, além de outros processos posteriores.

Função Menu 1199 – Cadastro->Produtos-> Estoques de Produtos ->Correção de Estoque (entrada e

saída)

Tipos de Movimento para correção:

 Contagem de estoque;
 Avarias internas;
  Avarias transportadoras;
 Devolução cliente;
 Devolução fornecedor;
 Produto quarentena;
 Outras não especificadas;
 Produto Vencido.
Nota.: É obrigatório informar no campo de Observações o motivo da correção do estoque.

8.6. - Extrato de Movimento de Produtos

O extrato de movimento de produtos pode ser classificado como o um dos principais
relatórios de rastreabilidade de mercadorias do SGDAT.
Através dele, é possível visualizar todas as movimentações ocorridas nas mercadorias,
de entradas, saídas, correções de estoque, movimentação entre estoques avariados
ou quarentena, balanços/contagem de estoque.
Função Menu 1313 – Relatórios->Produtos->Extrato de Movimento de Produtos->Analítico

8.7. – Gerenciamento de Estoque – Gestão WMS

A gestão WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém) é um processo muito útil para
administração do estoque de produtos com os fluxos de entregas, recebimentos,
armazenagem, separação e expedição de mercadorias.
Seu principal papel é controlar os processos de inventário e as demais movimentações
internas, como o reabastecimento de pickings (separação e preparação dos pedidos),
bloqueio de produtos e outros procedimentos. Tudo isso com o intuito de aproveitar o
máximo possível da disponibilidade do armazenamento.
Primeiro processo é a criação dos ambientes de armazenamento.
Função Menu 1121 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Manutenção de endereço
Endereço no estoque de produtos no varejo e reserva.
Função Menu 1121 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Manutenção de endereço
Endereço de estoque dos produtos do atacado e Grupo de LS (Lista de Separação).
Função Menu 1121 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Manutenção de endereço

Atribuir ao produto o endereço de estoque na Prateleira (Varejo) e Reposição

(Atacado).
Função Menu 1623 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Definições dos Produtos
Atribuir tamanho padrão da embalagem.
Função Menu 1623 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Definições dos Produtos

Alocação dos produtos no estoque, atribuindo o endereço físico onde será destinado a
embalagem.
Função Menu 1624 – Cadastro->Produtos->Gerenciamento de estoque (WMS)->Definições dos Produtos

8.8. - Rastreabilidade – RDC 16/2013

Função Menu 1329 – Relatórios->Produtos->Controle Especial->Rastreabilidade – RDC 16/2013
Acompanhar as movimentações de Entrada/Saída dos produtos
 Informe o produto (código) e lote (caso necessário) e o período de
movimentação desejado;
 Selecione a opção “Imprimir registros”.

8.8. - Escrituração Eletrônica

Função Menu 1327 – Relatórios->Produtos->Controle Especial->Emissão de registros/livros

Balanço completo de saídas/entradas de medicamentos

 Informe o tipo de movimento (entrada e saída), período (data) e tipo de produto
(XX, A1, A2, A3, B1, B2, C1, C2, C3, C4, C5, D1, D2, F1, F2, F3, F4, e sem
controle)
 Clique no botão de seleção e em seguida “Imprimir registros”.
 Para registro eletrônico, selecionar a guia “Eletrônico” e clicar na opção
“Exportar registro”.
9 - Cópia de Segurança – Backup
Função Menu 1361 – Sistema->Cópia de Segurança (Backup)

O processo de Backup é realizado pelo diretor da empresa ou por um responsável designado

(faturamento, farmacêutico, financeiro) sendo realizados todos os dias ao final do
expediente.
 “Dia da cópia”: Ao escolher a opção desejada, o nome do arquivo compactado será
conforme opção (COPIASEG ou COPIAaaaammdd)
 “Pasta destino da cópia”: C:\SGDAT\COPIAQUI.DS

 Clicar no botão “Fazer cópia/backup” .

 Após encontrar o arquivo compactado, verificar: Data, hora da modificação (sempre as
mesmas de finalização do backup) e tamanho do arquivo (devendo ser sempre igual ou
maior que o anterior).
 Após conferir, a cópia/backup é salva em um lugar seguro, no servidor e no HD
externo, onde possa ser acessada e não possa ser danificada, e caso necessário sua
restauração.
 Por medidas de segurança a empresa optou por salvar o arquivo no servidor e HD
externo.
F. ANEXOS

Não se aplica

G. APROVAÇÕES

Elaboração: Revisão: Aprovação:

Data: Data: Data:
01/03/2021 12/03/2021 12/03/2021
Assinatura: Assinatura: Assinatura

H. HISTÓRICO DE REVISÃO

Situação Data Alteração

Versão: 0 01/03/2021 Versão Inicial

Versão: 1 12/03/2021 Revisão geral do documento com inclusão dos

processos de auditoria.