Sumário

1. Introdução .................................................................................................. 2

2. Objetivo ...................................................................................................... 2

3. Acesso ao sistema ..................................................................................... 2

4. Tela inicial .................................................................................................. 4

5. Abrir Ordens de Serviço ............................................................................. 5

6. Inserir os itens (peças) ............................................................................... 8

7. Imprimir a Ordem de Serviço .................................................................... 19

8. Checklist ................................................................................................... 21

9. Consulta OS ............................................................................................. 24

10. Veículos Entregues ................................................................................ 36

11. Serviços Oferecidos ............................................................................... 36

12. Histórico de Avisos ................................................................................. 37

13. Avaliações de oficinas ............................................................................ 38

14. Vídeos .................................................................................................... 38

15. Integração .............................................................................................. 39

16. Notificações ............................................................................................ 39

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1. Introdução
O Sistema de manutenção atua na mediação entre clientes e oficinas credenciadas, com maior
eficiência no controle das manutenções de frotas.

2. Objetivo
O objetivo deste manual é orientar as oficinas credenciadas a utilizarem o Sistema de Manutenção
Prime Benefícios.

3. Acesso ao sistema
Para acessar ao Sistema de Manutenção da Prime Benefícios, acesse nosso site:
https://www.primebeneficios.com.br/ e siga os seguintes passos:

Passo 1:
Clique em “Login”;

Passo 2: Na opção Oficina clique em “Acessar”.

Nesta tela existem acessos para:

 Usuário do cartão: Aba destinada à consulta de saldo do cartão pelos usuários;

 Credenciado: Aba do sistema destinada a consultas financeiras;
 Empresa Cliente: Aba do sistema destinada à contratante do sistema de frotas;
 Oficina: Aba do sistema destinada ao acesso de oficinas contratadas.

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 Passo 3: Insira login e senha informados pelo credenciador;

Em caso de perda de senha, clique em “Esqueci minha senha”;

Preencha o código e usuário com o número da sua oficina;
Coloque o e-mail cadastrado no site e clique em recuperar senha, cheque o seu e-mail.

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4. Tela inicial
Essa é a tela inicial do sistema, na qual temos informações da empresa no cabeçalho e dois gráficos com
informações sobre as ordens de serviço e os comentários não lidos.

1º indicador: Mostra a porcentagem de comentários não lidos nas ordens de serviço.

2º indicador: Mostra a porcentagem de status das ordens de serviço.

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Há também um indicador de dados financeiros contendo as seguintes informações:

5. Abrir Ordens de Serviço

Passo 1: Clique em “Nova OS” no canto superior esquerdo;

Passo 2: Insira o número do cartão e clique em “carregar”;

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Passo 3: Insira a matrícula do condutor no campo “Reg. condutor” e clique em carregar;

Passo 4: Insira o km atual do veículo, no campo “Informações do veículo”;

Passo 5: Em informações da Ordem de serviço, clique no campo Data de entrada e selecione a data que o
veículo entrou na oficina;

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Passo 6: Insira a hora de entrada do veículo na oficina, a hora de entrada não pode ser menor que a hora
atual. Exemplo: A hora atual é 08:00, coloque 5 minutos a mais no caso 08:05.

Passo 7: Insira a categoria e o tipo de serviço;

Passo 8: A aba observações fica disponível para inserir comentários ou informações sobre a ordem de
serviço, o preenchimento não é obrigatório.

Passo 9: Clique em “Salvar Rascunho”.

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Passo 10: Insira a estimativa de entrega do veículo, validade do orçamento e previsão de início em dias.

6. Inserir os itens (peças)

Passo 1: Para inserir os itens, siga os passos a seguir. Os itens devem ser inseridos um por vez;

Obs: Em casos específicos, irá aparecer uma mensagem indicando um desconto na peça e mão de obra do
cliente. O desconto irá automaticamente aparecer no item selecionado.

O desconto irá ser visualizado nesses dois campos:

Passo 2: Insira o código do produto que será realizada a troca, caso não possua, coloque na ordem
crescente. Exemplo: 1,2,3,4;

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Passo 3: Selecione a categoria que o produto se encaixa;

Passo 4: Selecione a descrição do produto;

Passo 5: insira a marca da peça que substituirá. Exemplo: Bosch;

Passo 6: Indicar a procedência (tipo) da peça que será utilizada;

Significados:

Original – São peças que replicam em todas as características da peça genuína, vem da mesma fabricante e
montadora, porém não contém o logo da montadora.

Genuína - Peça fabricada pela montadora e para determinada marca/modelo.

Mão de obra – Toda atividade que onera o trabalho de quem executa a ação (pode ou não estar relacionado
a uma troca de peças)

Remanufaturada - Peças reutilizadas e revendidas.

Paralelo - São desenvolvidas por diversas empresas, variedade de marcas.

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Passo 7: Selecione a garantia do produto (à critério da oficina);

Passo 8: Insira a garantia em KM que a oficina irá oferecer para o cliente;

Passo 9: Insira a quantidade de peças do mesmo produto. Exemplo: serão trocados os 4 pneus, então
deverá ser colocado o número 4 no campo;

Passo 10: Insira o valor unitário de cada produto. Exemplo: se cada pneu custa R$ 80,00, esse é o valor que
deve ser inserido;

Passo 11: O campo desconto fica bloqueado e só será liberado caso o cliente tenha desconto em contrato,
do contrário o desconto deve ser inserido no valor unitário em casos de peças;

Passo 12: O campo de desconto de mão de obra estará bloqueado, pois é uma função apenas para
desconto de mão de obra;

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Passo 13: Insira o valor em reais, (por hora) da mão de obra de seu colaborador e o sistema multiplicará
pelo tempo de serviço;

Passo 14: Selecione o tempo de mão de obra de seu colaborador;

Passo 15: Verifique o valor total da mão de obra, que aparecerá no item abaixo:

Este campo mostra o resultado do cálculo valor hora mão de obra que é multiplicado pelo tempo da mão
de obra.

Passo 16: Após a conferência dos itens, clique em “Inserir Item”;

OBS: Para casos específicos, itens padronizados serão disponibilizados, na qual teremos adição de:

1- Campo Apelido, com a descrição exata do item.

2- Sugestão de valores para a OS, que aparecerão em azul acima dos campos “Valor Unit.” e “Tempo
mão de obra”. (esses valores são originários da tabela de padronização de itens)
3- Part Number será preenchido automaticamente.

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Passo 17: Abaixo de inserir item verifique se todos os itens foram inseridos no sistema.

Para excluir, clique nos três pontos no campo “ação” e clique em “excluir”.

Passo 18: Alterar itens inseridos - O sistema permite que sejam alterados os valores e o prazo de garantia.
Após a alteração, a linha ficará amarela.

Passo 19: Clique no disquete verde, para que o item alterado seja salvo.

Assim que clicar no disquete, a linha voltará a ficar verde

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Passo 20: Cheque o campo “totais” e confira se está tudo correto conforme o preenchimento.

Passo 21: Clique na aba de comentários, lá você poderá adicionar qualquer adendo, item que está com
dúvida e o seu cliente poderá vê-lo.

Abaixo está a aba para inserir o comentário;

Passo 22: Clique em “Salvar”, para registrar o seu comentário

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Passo 23: Para anexar uma imagem na OS, clique em “Imagens”;

Passo 24: Abaixe a tela e clique em: escolher arquivo;

Passo 25: Irá abrir uma aba no seu computador, para escolher a foto que deseja anexar. Clique duas vezes
ou clique uma vez e depois em “abrir” na foto para selecioná-la.

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Passo 26: Clique em “Salvar”.

Então aparecerá a tela com a foto para você:

Passo 27: Aqui você terá a opção de excluir a imagem e de baixar novamente para o seu computador.

Passo 28: Clique em “emitir”, para a criação da OS;

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Irá aparecer a tela da OS finalizada para você.

Será gerado um número de OS, que será a identificação da sua ordem de serviço (EX: OS 298);

A tela mostrará a palavra PENDENTE no canto esquerdo, significando que o orçamento que você estipulou
para a sua OS está pendente de aprovação do cliente.

Obs: Caso o cliente tenha desconto para ser adicionado na OS, o usuário da oficina irá visualizar as
seguintes modificações:

Ao clicar em “Emitir” o usuário encontrará a opção de simular

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Terá a opção de Simulador

Na aba do simulador, aparecerá um aviso indicando a porcentagem de desconto que o cliente possui em
contrato

O desconto estará destacado no item de “Atenção” da página

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Será mostrado na tela um valor em vermelho (valor para emissão da NFe) e verde (Valor para pagamento
ao credenciado, com desconto).

7. Imprimir a Ordem de Serviço

Você terá a opção de imprimir a OS, para ter o comprovante em mãos da abertura da ordem.
Passo 1: Clique em “Comprovante”;

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Irá aparecer uma tela contendo os dados da abertura da sua ordem de serviço, como essa:

Passo 2: Mova a tela para baixo pela barra de rolagem, e clique em “Imprimir”;

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Passo 3: Irá abrir a tela menu de impressão, clique em “Imprimir”.

8. Checklist
O sistema oferece a opção de criar um formulário que disponibiliza o número abrangente de itens que
devem passar por revisão preventiva ou de assinalar os serviços necessários para o veículo.
Para ter acesso a ele:

Passo 1: Clique em “Checklist”;

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Passo 2: Irá aparecer um download no canto esquerdo inferior da sua tela, espere carregar e clique no
documento:

Passo 3: Irá carregar a página do Word com uma barra amarela na parte de cima, clique em “habilitar
edição’”;

Passo 4: Clique em “Arquivo”, no canto superior esquerdo, para imprimir a checklist;

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Passo 5: Irá abrir o guia de arquivo do Word, clique em “Imprimir”;

Passo 6: Escolha a sua impressora, como no exemplo abaixo:

Passo 7: Clique em “Imprimir” e retire a folha na sua impressora:

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9. Consulta OS
Há uma aba com uma lupa no canto esquerdo do seu visor. Esta aba é utilizada para acompanhar o
andamento das ordens de serviços, lançadas no sistema. Vamos explicar item por item a seguir:

9.1 Aguardando Orçamento: Clique em “Consulta OS” e escolha um item do menu;

As ordens de serviços emitidas pelo cliente e enviadas para a oficina fazer sua cotação aparecerão nesse
campo. Para responder o orçamento, siga as seguintes instruções:

Passo 1: Para procurar por um número de OS específico ou por placa de veículo, clique no campo “Nº da OS
ou placa do Veículo” destacado abaixo, insira a informação que você tem (placa ou nº de OS) e clique em
“Buscar”;

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O número pesquisado irá aparecer logo abaixo:

Clique em “Detalhes”, para abrir a OS e editá-la;

Irá abrir uma tela como essa:

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Passo 2: Role a tela para baixo, você verá 3 campos para serem preenchidos:

Estimativa de entrega (dias) – Significa o número de dias que você entregará o serviço pronto para seu cliente;

Validade do orçamento (dias) – Significa a validade que você dará para o seu orçamento, ou seja, a
quantidade de dias que ele estará válido, para aceitação do cliente;

Previsão de início (dias) – Significa em quantos dias você iniciará o serviço.

Passo 3: Clique em “Itens”;

Passo 4: Insira as informações em todos os campos destacados pela seta vermelha;

Insira as informações conforme explicado no ITEM 6 do manual.

Passo 5: Quando for inserida qualquer informação na linha, ela ficará amarela, mas é só você clicar no
disquete verde, que irá atualizar para a cor verde.

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Passo 6: Caso a oficina não trabalhe com algum item solicitado, clique nos três pontinhos no canto direito e
selecione a opção “Não atende”. Ao realizar este procedimento no item o mesmo aparecerá em laranja.

Obs.: Você também tem a opção de excluir, caso não queira inserir as informações na linha.

Passo 7: Desça a barra de rolagem até o menu de “Totais”;

Lá você terá todos os valores inseridos na OS, confira cada um deles.

Passo 8: Caso tudo esteja certo, clique em “Salvar”.

Passo 9: Caso você não deseje fazer orçamento ou atender a esse cliente, basta clicar em “rejeitar”;

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Irá aparecer a mensagem de “pendente” no canto esquerdo da tela e logo abaixo uma mensagem verde
dizendo “OS atualizada com sucesso”, significando que a OS estará pendente de aprovação do orçamento
pelo cliente.

9.2 OS com prazo de resposta

Nesse campo, estarão todas as OS’s com os devidos prazos de resposta, selecionados pelo cliente,
constando o tempo selecionado e o tempo restante para resposta, vide imagem abaixo:

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9.3 Emitidas

Neste campo, estarão todas as ordens de serviço que estão aguardando resposta do cliente, pode ser uma
posição negativa ou positiva por isso é imprescindível aguardar. Você poderá pesquisar a O.S pelo número
ou placa do veículo, conforme explicado no item 9.1.

9.4 Reavaliar

São todas as OS’s que chegaram até o cliente e, por algum motivo foi solicitada a reavaliação dela, pode ser
por preço, descrição ou etc. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

9.5 Aprovadas

São as OS’s que você (oficina credenciada) fez os orçamentos e foram aprovadas pelo cliente. A Oficina só
deve iniciar o serviço quando a OS estiver nessa aba de “Aprovadas”.

Para iniciar um serviço, busque pela OS desejada, clique em Detalhes e após isso, clique em “Enviar
comunicado”

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Clique em “Início do Serviço”

Caso a O.S tenha algum item com erro nesse status, será necessário solicitar o cancelamento do item
(necessária aprovação do gestor cliente). Este status também disponibiliza que as notas fiscais sejam
inseridas para faturamento.

Para cancelar qualquer item, siga os seguintes passos:

Passo 1: Clique em “Detalhes”, na tela inicial da Aba;

Passo 2: Clique em “Itens”;

Passo 3: Role a tela para baixo e clique no sinal de “bloqueio” em laranja, conforme imagem abaixo;

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Passo 4: Abrirá um campo para escrever o motivo do cancelamento;

Passo 5: É necessário aguardar a autorização do órgão, o item aparecerá em amarelo até ser excluído;

Para inserir notas fiscais, siga os passos a seguir:

Passo 1: Clique em “Arquivos”;

Passo 2: Em “Tipo de arquivo”, selecione qual arquivo será inserido;

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Passo 3: Insira a série da nota fiscal, caso seja XML coloque a mesma série da nota a qual ele pertence;

Passo 4: Insira o número da nota fiscal, caso seja XML coloque a mesma série da nota a qual ele pertence;

Passo 5: Clique no campo “Data de emissão” e selecione a data no calendário;

Passo 6: Insira o valor líquido da nota fiscal no campo “Valor”;

Passo 7: No campo “Arquivo”, selecione o arquivo a ser procurado, clicando em “Procurar”;

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Passo 8: Após inserir o(s) arquivo(s), clique em “Salvar arquivo”.

Explicação sobre os arquivos:

NF Peças (PDF): São as notas fiscais com as mercadorias vendidas.

NF Serviços (PDF): São as notas fiscais com as prestações de serviços realizadas.

XML: É uma versão digital da nota fiscal, através dele é possível verificar a autenticidade da mesma.

Declaração do Simples nacional (PDF): Regime tributário diferenciado aplicável para Microempresas e
Empresas de Pequeno Porte.

Cartão de correção (PDF): A carta de correção de nota fiscal eletrônica é um documento fiscal com o objetivo
de corrigir informações da nota fiscal eletrônica. Ou seja, se você emitir uma NF-e com um erro, pode corrigir
com uma carta de correção, porém existem regras

NF Conjugada (PDF): São notas fiscais de peças e serviços juntas em um só arquivo.

Checklist: Formulário de itens que passaram por revisão.

Se você precisar saber os dados do órgão, basta clicar na aba “detalhes”;

Desça a tela até o campo “Detalhes do cliente”.

Inseri um arquivo incorreto, e não consigo excluir, qual o procedimento?

O sistema não permite que a O.S fique sem arquivos quando já teve algum anexado antes. Para inserir o
arquivo correto, seguir os seguintes passos:

Passo 1: Em tipo de arquivo selecione um nome que ainda não foi inserido. Exemplo: inseri a NF de peças
errada, selecione a opção declaração do simples nacional;

Passo 2: Insira um arquivo em PDF qualquer, caso seja declarante aproveite e insira a mesma;

Passo 3: Após inserir outro arquivo, exclua o arquivo incorreto clicando na lixeira vermelha;

Passo 4: Insira o arquivo correto onde tinha inserido o arquivo errado.

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9.6. Aguardando Finalização

São as OS’s dos veículos já entregues ao Cliente e que aguardam a finalização do processo por parte do
Gestor. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

9.7 Finalizadas

São as OS’s já finalizadas pelo gestor e que serão faturadas no fechamento do mês. Para visualizar e a nota
fiscal, clique em detalhes.

Para finalizar um serviço, pesquise o número da OS desejada e clique em “Enviar comunicado”.

Marque a opção “Fim do serviço”;

Irá aparecer a mensagem abaixo na OS:

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Para finalizar o serviço, preencha os respectivos campos abaixo conforme explicação:

Matrícula do condutor – Matrícula cadastrada no sistema do condutor (não precisa saber, basta pesquisar o
nome do condutor, logo à direita);

Nome do condutor – Condutor que retirará o veículo;

Técnico responsável pela manutenção – E-mail do técnico responsável;

Senha condutor – Senha do condutor que retirará o veículo;

Clique na opção marcada em vermelho abaixo e logo após, clique em “Entregar Veículo”;

Sua tela irá mostrar a informação abaixo, com a mensagem de “Veículo Entregue”.

9.8 Negadas

São as OS’s negadas pelo gestor, por algum motivo. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

9.9 Rejeitadas

São as OS’s rejeitadas pela oficina por algum motivo. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

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9.10 Canceladas

São as OS’s que foram reprovadas pelo cliente. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

9.11 Rascunhos

São as OS’s que estão incompletas e não foram finalizadas. Para visualizar a OS, clique em “Detalhes”.

10. Veículos Entregues

É a aba do sistema que mostra os veículos que você entregou, conforme explicado no item 9.7 deste manual,
para ter mais detalhes da OS, clique em “Detalhes”.
Você também poderá pesquisar a OS pelo número ou pela placa do veículo no campo destacado em
vermelho.

11. Serviços Oferecidos

Esta aba é utilizada para sinalizar os serviços que a oficina realiza.

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Para selecionar os serviços, siga os seguintes passos:

Passo 1: Selecione a aba desejada;

Passo 2: Clique em cada opção que a oficina disponibiliza de serviços a serem prestados;

Passo 3: Clique em Salvar.

12. Histórico de Avisos

Esta aba é utilizada para registrar e consultar o histórico do credenciado, para saber mais detalhes, clique em
“Detalhes”.

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13. Avaliações de oficinas

Nesta aba aparece o seu nível de avaliação feita pelo cliente (gestor), você poderá observá-la pela quantidade
de estrelas.

14. Vídeos

Nesta aba, estão disponíveis vídeos explicativos de como realizar certas operações. Para acessar os vídeos,
siga os passos abaixo:

Passo 1: Clique no módulo que deseja saber mais;

Passo 2: Clique no play e assista.

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15. Integração

Aba utilizada para integrar os sistemas da oficina credenciada com o sistema de manutenção da Prime.

16. Notificações
No canto superior direito, terá um sininho que representa as notificações que a oficina está recebendo.

Nestas opções você poderá ver as OS’s que foram aprovadas e as com os prazos para encerrar.

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