MATRIZ DE GESTÃO DO TEMPO

Indicadas PARA todas as pessoas, em especial para os os empreendedores, em geral, podem ser classificados em
empreendedores que querem gerenciar melhor o seu quatro categorias:
tempo, priorizando o que é realmente importante para
o negócio. 1) Aumento de entradas de caixa (vendas);

SERVE PARA organizar as atividades a executar, 2) Redução de saídas de caixa (despesas, custos etc.);
considerando aquilo que é importante e urgente.
3) Aumento do valor da empresa (inovação,
É ÚTIL PORQUE é uma ferramenta visual, de fácil branding, parcerias etc.);
entendimento, e bastante eficaz para que as pessoas
organizem melhor seu tempo de acordo com suas 4) Aumento do significado da empresa (missão, propósito,
verdadeiras prioridades. sustentabilidade, admiração dos consumidores etc.).

SOBRE A FERRAMENTA: Dwight Eisenhower foi o 34º presidente Qualquer ação importante a ser executada pelo
dos Estados Unidos, entre os anos de 1953 a 1961. Entre seus empreendedor deveria estar em uma ou mais categorias
feitos estão a criação da DARPA, que viria a ser o que é a internet acima. Essas ações importantes podem ser críticas, ou seja,
atualmente, e a NASA, agência espacial americana. Antes disso, caso não sejam executadas, há uma grande perda de vendas,
seguiu carreira militar no exército até se tornar general. Mas, o um aumento volumoso de saída de caixa, uma enorme perda
que mais chamava a atenção dos que o conheciam era sua no valor da empresa ou em seu significado. A ação também
capacidade produtiva. Mesmo lidando com uma intensa agenda pode ser classificada como necessária. Não se tornou crítica
diária, conseguia priorizar aquilo que era realmente importante. ainda, mas é necessária para garantir o aumento de entradas
Sua receita de priorização, anos depois, se tornaria de caixa, reduções de saídas de caixa etc.
mundialmente famosa por meio do livro Os sete hábitos das
pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey1. Eisenhower Tudo aquilo que não é importante para o empreendedor
classificava suas atividades em duas categorias iniciais: em relação ao negócio deveria ser delegado para outro
importante e não importante. E em seguida, em urgente e não colaborador se for urgente ou simplesmente eliminado se
urgente. Para cada atividade, tomava uma atitude padronizada. não for urgente, útil ou ainda atrapalhar o foco no que é
Se fosse importante e urgente, executava aquilo imediatamente. realmente relevante.
Se fosse importante e não urgente, planejava e agia de acordo
com o pensado, impedindo que se tornasse algo urgente. Se não Outra categoria que deve ser tratada com cuidado é a das ações
fosse importante, mas urgente, delegava para outras pessoas. E urgentes. As ações urgentes e importantes devem ser
não fosse importante nem urgente, simplesmente eliminava a executadas imediatamente pelo empreendedor
atividade. Com esta lógica simples, conseguia investir seu tempo se o prazo for o mesmo dia ou a mesma semana, caso
apenas no que era realmente importante. Empreendedores que, permitam um prazo maior de realização.
em geral, reclamam da falta de tempo, podem se beneficiar ao
adotar esta prática como rotina diária. O ideal é que o empreendedor concentre suas ações no que é
importante, mas ainda não urgente. Em situações assim,
Como usar: O uso da Matriz de Gestão do Tempo ou Matriz sempre terá tempo para planejar da forma mais eficiente e
Eisenhower é bastante simples e pode ser feito em diversos executar com maior eficácia. Em casos assim, o empreendedor
formatos. A próxima página pode ser impressa e o sempre será um estrategista, um maestro e nunca um
empreendedor pode fazer suas anotações nos quadrantes. improvisador e um bombeiro.
Também pode replicar os quadrantes e fazer suas anotações
em planilhas eletrônicas ou editores de texto. Ou ainda,
pode usar aplicativos para smartphones. Há soluções
gratuitas, como o Priority Matrix ou pagas, como o Do Matrix
ou Eisenhower.

Para o empreendedor, o primeiro passo para o bom uso desta

ferramenta é definir os objetivos, os indicadores e as metas do
seu negócio para o próximo trimestre e para o ano corrente. Os
objetivos realmente importantes para
1 COVEY. Stephen R. Os Sete hábitos das pessoas altamente eficazes. 7ª Ed. São Paulo: Editora Best Seller, 2004.

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Ferramenta: MATRIZ DE GESTÃO
Estratégia e gestão DO TEMPO
“O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.
Dwight Eisenhower

Não importante e urgente Importante e urgente

(DELEGUE PARA OUTRA PESSOA) (FAÇA IMEDIATAMENTE)
e precisa ser...

3 1
realizado hoje?
É urgente
nesta semana?
realizado

Não importante e não urgente Importante e não urgente

mês?

(ELIMINE) (Planeie)
e pode ser feito neste
urgente...

4 2
Não é
feito em
atéano?
um
ser
e pode

e ainda atrapalha? e não tem utilidade? necessário? crítico?

Não é importante... É importante e...

Fonte: Adaptado por Marcelo Nakagawa

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Ferramenta: MATRIZ DE GESTÃO
Estratégia e gestão DO TEMPO
DICAS DE UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA • Realize reuniões pessoais enquanto caminha! Steve Jobs,
cofundador da Apple, fazia todas as suas reuniões importantes
• Não se orgulhe de estar sempre “correndo”! durante longas caminhadas. Mark Zuckerberg, do Facebook, e Jack
Muitos empreendedores e executivos adoram dizer que estão Dorsey, do Twitter, também adotam a prática. Essa iniciativa aumenta
fazendo várias coisas, que estão sempre correndo. Muito o sigilo das conversas, além de elevar o nível de oxigênio no
provavelmente não deveriam se orgulhar disso, pois isso é um organismo, melhorando a memória e a conectividade entre os
reflexo da sua ineficiência na gestão do seu tempo e da ineficácia circuitos cerebrais. Também incentiva o uso dos dois lados do
na determinação de seus objetivos. cérebro, unindo capacidade analítica e criatividade. Por fim, caminhar
em um dia agradável melhora o humor e o condicionamento físico.
• Tenha três grandes objetivos! Um dos maiores problemas dos Com tantas vantagens assim, os resultados só tendem a melhorar. “O
donos de negócios é investir seu precioso tempo em questões que que mais gosto de fazer para relaxar é caminhar. Se estou com algum
não são prioritárias. “Algo que você não pode se permitir é perder amigo, sempre temos nossas melhores conversas enquanto
o foco. Empreendedores costumam ter uma espécie de distúrbio caminhamos”, diz Dorsey.
de déficit de atenção”, diz Marc Benioff, cofundador da
Salesforce.com. Nesta linha, Michael Lazerow, da Buddy Media, • Trave a quarta-feira! A prática começou no Facebook: deixar as
pergunta: “Quais são as três coisas que precisam acontecer nos quartas-feiras livres de reuniões ou compromissos, para que o
pró-ximos 6 ou 10 meses para aumentar as chances de a sua dono do negócio se dedique totalmente ao que deve ser feito.
empresa atingir o sucesso no longo prazo?”. Se você não sabe Mais tarde, outros empreendedores do Vale do Silício seguiram a
responder a essa questão, esta ferramenta vai ajudá--lo(a) a empresa de Mark Zuckerberg. Quando deixou o Facebook para
atingir seus objetivos. fundar a Asana, uma badalada startup que vende soluções de
produtividade, Dustin Moskovitz levou com ele a prática.
• 80/20 e nunca 20/80! Use 80% do seu tempo em ações Pendências da segunda e terça? Resolva na quarta! Algo que deve
importantes para o seu negócio e 20% apagando incêndios que ser entregue ou feito na quinta ou na sexta-feira? Adiante na
não foram previstos, nunca o inverso. Excelentes quarta-feira! “O maior objetivo de deixar as quartas sem reuniões
empreendedores chegam a 90/10. E não desista dos 100%! é garantir que todos tenham uma boa reserva de tempo a cada
semana para se concentrar no trabalho”, diz o memorando
• Não tenha dó de se desapegar das ações não
interno da Asana.
importantes e não urgentes. Comece fazendo pequenos
testes. Ignore aquilo que deveria fazer que não seja • Família sempre estará no quadrante importante! Tenha
importante ou urgente para você atingir seus objetivos como meta 80/20 ou 90/10 e terá muito mais tempo para a
como empreendedor. Uma semana depois, analise se es- sua família. Walt Disney sempre se orgulhou de ser um pai
tão fazendo falta, se é que você irá se lembrar do que presente e apaixonado, que protegia suas filhas de sua
limou da sua rotina. enorme fama. Foi só aos 6 anos que sua primeira filha, Diane,
se deu conta de que seu pai era “o” Walt Disney. Naquele
• Faça reuniões operacionais em pé! Michael Bloomberg não é
momento, ela pediu um autógrafo ao pai... “Um homem
apenas o prefeito de Nova York: ele fundou a Bloomberg News,
jamais deve negligenciar sua família em favor do seu
uma das maiores provedoras de informações financeiras do
negócio.”
mundo, que faturou US$ 8 bilhões em 2012. Em uma reunião, ele
ficou particularmente irritado com os funcionários que liam os
relatórios dos seus respetivos departamentos. Na semana
seguinte, todas as cadeiras da sala foram retiradas. “É incrível o
quanto uma reunião em pé é mais rápida e mais focada”, disse
Bloomberg.