BIOFUND Manual de Procedimentos AdminFin Versao 001
BIOFUND Manual de Procedimentos AdminFin Versao 001
BIOFUND Manual de Procedimentos AdminFin Versao 001
BIODIVERSIDADE (BIOFUND)
Dados da Proposta
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Nome do Cliente abreviadoFundação para a Conservação da
Biodiversidade
ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS
VERSÃO 001
FEVEREIRO 2015
ÍNDICE
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 2
ÍNDICE DE TABELAS
Abreviaturas Utilizadas
Sigla Descrição
AC Areas de Conservação
AG Assembleia Geral
ANAC Administração Nacional das Areas de Conservação
BM Banco de Moçambique
CA Conselho de Administração
CF Conselho Fiscal
DAF Direcção de Administração e Finanças
DB Deutsche Bank
DE Director Executivo
DPR Direcção de Programas
LO/MEO Linhas de Orientação/Metodologia de Elaboração de Orçamento
MITADER Ministerio da Terra, Ambiente e Desenvolvimento Rural
P&S Ilhas Primeiras e Segundas
RH Recursos Humanos
SBQC Seleção Baseada na Qualidade e no Custo
SMC Selecção pelo Menor Custo
SOF Selecção com Orçamento Fixo
SQC Selecção Baseada nas Qualificações do Consultor
UF’s Unidades Funcionais
WB Banco Mundial ou World Bank
1 Introdução
1.1 Âmbito e Objectivos
O Manual de Procedimentos Administrativos e Financeiros abrange a sistematização
de políticas, normas e rotinas dos procedimentos componentes do sistema
normativo e decisório que orientam o bom funcionamento do modelo administrativo
e financeiro em vigor na FUNDAÇÃO PARA A CONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE (BIOFUND).
1.3.2 Arquivo
A DAF é responsável pelo arquivo do Manual. Este documento deverá ser mantido
em suporte electrónico e em papel, devendo-se garantir o arquivo de todas as
versões com indicação das respectivas datas de entrada em vigor.
2 Caracterização da BIOFUND.
A Fundação para a Conservação da Biodiversidade (BIOFUND) é uma pessoa
colectiva de direito privado, sem fins lucrativos, dotada de personalidade jurídica e
autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Criada com o objectivo de apoiar
a conservação da biodiversidade aquática e terrestre e o uso sustentável dos
recursos naturais, incluindo a consolidação do sistema nacional de Áreas de
Conservação.
2.2 Membros
Os membros da BIOFUND têm as seguintes categorias:
Efectivos
Honorários
Membros
Membros Efectivos 1. Podem ser Membros Fundadores, os membros efectivos que tenham
subscrito a proclamação da constituição da Organização;
Conselho de
Assembleia Geral
Patronos
Conselho Fiscal
Conselho de
Administração
Comite Executivo
Director
Executivo
Direcção de
Direcção de
Administração e
Programas
Finanças
Assistente
Financeiro
Órgão Responsabilidades
Órgão Responsabilidades
Órgão Responsabilidades
1ª Reunião 2ª Reunião
3ª Reunião
Responsável Responsável Responsável
Outubro
Março Junho
Demonstrações Demonstrações
Financeiras Financeiras do
DAF DAF
Auditadas do ano primeiro
anterior semester
Situação do Proposta de
Orçamento do Orçamento no Orçamento
DAF DAF DAF
Ano Anterior primeiro para o ano
semester seguinte
Relatório e
Contas relativo DPR & DAF
ao ano anterior
Actualização do Proposta de
Actualização do desempenho do programa de
DPR DPR DPR
Portfolio portfolio do 1ª subvenções
semester
Convocatória da reunião;
3 Normas e Procedimentos
(1)Proce dime ntos Pré-de finidos – Trata-se de procedimentos descritos noutras normas ou nã o estando descritos, estão estabelecidos por terceiros
Administrativos Financeiros e
Contabilisticos
Gerir Recursos
Gerir Património Gerir Orçamento Gerir Contabilidade
Humanos
Descrição do Fluxograma
Director da Unidade Funcional
Identificar Solicitar o
Necessidade de Recrutamento com
Recrutamento Indicação do Perfil
Proposta de
Recrutamento
Analisar e Validar a
Solicitação
DAF/Recursos Humanos
Proposta de
Recrutamento Integrar o
Recrutamento Preparar o
Não Publicar o Anúncio Candidato
Interno? Processo Individual
Seleccionado
Autorizar o
Recrutamento
Director Executivo
Não
Sim
Recrutamento
Aprovado?
Júri de Avaliação
Políticas Gerais
– Anúncio Interno;
– Anúncio Público;
As vagas são identificadas a nível das áreas funcionais nas seguintes circunstâncias:
Autorizar o Recrutamento
Após aprovação positiva das propostas por parte do DE, a DAF deverão adequar os
perfis desejados para cada candidato a ocupar as vagas existentes e preparar os
Termos de Referência.
Publicar o Anúncio
Analisar as Candidaturas
Avaliar os candidatos
Seleccionar Candidato
A selecção é feita por consenso e caso não haja consenso em relação ao mais
apropriado candidato, deverá ser envolvido o DE no processo de selecção.
Valor do salário;
Condições de trabalho;
Caso o candidato não aceite o posto, o júri de avaliação que esteve envolvido no
processo, sob a autorização do DE, deverá decidir se oferece a oportunidade a um
outro candidato que esteve a concorrer ou se pretende recomeçar o processo de
recrutamento.
Atestado Médico;
Registo Criminal;
Fotocópia de BI;
Fotografias;
Certificado de Habilitações.
Descrição do Fluxograma
Controlar e
Processar
Processar
Recursos Humanos
Salários
Efectividade
Folha de Salários
Mapa de controlo
de Efectividade
Sim
Director de Administração e Finanças
Validar a Folha de
Existem Erros?
Salários
Não
Tesouraria
Efectuar
Pagamento
Políticas Gerais
– Director Executivo;
– Director de Programa;
– Nível de Responsabilidade;
– Qualificações académicas;
– Antiguidade.
Os salários devem ser processados pela área de RH até ao dia 15 de cada mês;
O registo de presenças é efectuado duas vezes por dia, nos seguintes horários:
Processar Salários
Informar sobre a
Necessidade de
Avaliação
Memo/Email
Responsável pela Avaliação
Divulgar os
Avaliar o Discutir a Auto- Emitir Relatório da
Resultados da
Colaborador Avaliação Avaliação
Avaliação
Relatório da
Ficha de
Auto-avaliação Avaliação
Avaliação
Colaboradores
Realizar Auto-
Avaliação
Relatório da
Director Executivo
Avaliação
Aprovar o Relatório
da Avaliação
Políticas Gerais
A avaliação do desempenho deverá realizar-se pelo menos duas vezes por ano;
Colaboradores
Factores de Avaliação Pessoal de Técnicos e Direcção
Apoio Administrativos e chefia
Relações de trabalho X X X
Disciplina X X X
Uso e manutenção dos meios X x x
Competências
Dinamismo e iniciativa X X x
Comportamentais
Carácter X X X
Adaptação e flexibilidade X X X
Assiduidade no posto de trabalho X X
Qualidade de trabalho X X X
Competência profissional X X X
Aperfeiçoamento profissional X X X
Cumprimento de tarefas e prazos X X X
Capacidade de dirigir e coordenar X
Responsabilidades Gestão do tempo de trabalho X X X
Trabalho em equipa X X X
Inovação e criatividade X X X
Liderança e gestão de equipas X
Negociação e tomada de decisão X
Comprometimento organizacional X X X
Avaliar o Colaborador
Promover o auto-aperfeiçoamento;
Por forma a permitir uma avaliação clara e justa, o avaliado deverá saber o que lhe
espera do seu desempenho, pelo que o avaliador deverá acordar com o colaborador
os objectivos a atingir durante o próximo período em avaliação, bem como planear o
mais detalhadamente possível o trabalho a desenvolver, devendo a avaliação recair
sobre os resultados conseguidos.
Neste contexto, para conseguir uma avaliação mais criteriosa, o avaliador deverá
adoptar uma atitude que obedeça aos seguintes princípios:
Realizar Auto-Avaliação
Promoção;
Formação;
Descrição do Fluxograma
Humanos
RecursosHumanos
Fornecer Alterações
de Dados Pessoais
Políticas Gerais
O Cadastro Individual dos Colaboradores deve ser constituído logo após o despacho
de admissão ou sempre que os dados constantes no cadastro sofram alguma
alteração (ex. actualização do nível de habilitações, mudança de endereço da
morada).
Nome do colaborador;
Data de nascimento;
Estado Civil;
Nº de filhos;
Habilitações literárias;
Área funcional;
Posto de trabalho.
Curriculum vitae;
Registo criminal;
Descrição do Fluxograma
Unidades Funcionais
Emitir Pedido de
Compra
Pedido de Compra
Sim
Comissão de Compras
Requisição
de Fundos
Aquisição Através de
Não Recolher Cotações
Concurso Público?
Contratos/
Cotações
Administração e
Direcção de
Finanças
Referenciar e
Efectuar Distribuir/ Alocar
Registar os Bens Contabilizar
Pagamentos Bens Imobilizados
Imobilizados
Políticas Gerais
Um bem é classificado como Imobilizado quando tem vida útil igual ou superior a
1 ano e cujo valor de aquisição é igual ou superior a USD 200 (duzentos dólares
americanos) ou equivalente. Contudo, se a natureza do bem o justificar e a sua
vida útil for superior a um ano, o responsável pela gestão do imobilizado poderá
considerar como bem imobilizado o bem com valor inferior ao limite acima
estipulado;
Pelo menos uma vez por ano, o sector responsável pela gestão do imobilizado da
BIOFUND deve realizar a inventariação física do património da BIOFUND e o
resultado confrontado com a listagem dos bens.
Descrição das Actividades
Lançar Concurso
Recolher Cotações
Seleccionar Fornecedor
Requisitar Fundos
Contratos;
Cotações/facturas pró-formas.
Marca e modelo;
Quantidades;
Especificações técnicas.
Sempre que os bens recebidos não conferirem com o pedido, a DAF deve proceder à
respectiva devolução, indicando na própria guia de remessa do fornecedor, as
principais razões.
A designação do bem;
Localização;
Especificações técnicas;
Fornecedor;
Valor de aquisição;
Distribuir/Alocar
Descrição do Fluxograma
Técnico de Património
Aprovar Relatório
Contabilidade
Contabilizar
Políticas Gerais
A inventariação dos bens imobilizados deve ser efectuada pelo menos uma vez
por ano, por uma equipa mista constituída por elementos das seguintes áreas:
– DAF;
Localização;
Estado físico;
Quantidades;
Especificações;
Localização.
Emitir Relatório
Contabilizar
Descrição do Fluxograma
Propor
Transferência
Unidades Funcionais
Transferência de
Externa?
Imobilizado
Proposta de Não
Transferência de
Imobilizado
Proposta de
Transferência de
Sim Imobilizado
Administração e Finanças
Departamento de
Aprovar Registar
Emitir Parecer
Transferência Transferência
Director Executivo
Aprovar
Transferência
Políticas Gerais
Sempre que uma área funcional da BIOFUND verifique que um determinado bem
não lhe está a ser útil, deverá comunicar o facto ao DAF;
Área solicitante;
Descrição do bem;
Aprovar Transferência
A transferência dos bens imobilizados deve ser acompanhada por uma Guia de
Remessa, que deverá ser validada e assinada pelas duas áreas (proveniência e
destino).
Registar a Transferência
Descrição do Fluxograma
Identificar
Unidades Funcionais
Necessidade de
Abate
Proposta de Abate
Departamento de Administração e Finanças/Património
Analisar
Necessidade de
Abate
Proposta
Aprovar a Proposta
Aprovada?
Não
Sim
Comunicar
Comissão de Abate
Proposta de Abate
Administracao
Conselho de
Autorizar Abate
Contabilista
Contabilizar
Políticas Gerais
– Transferências externas;
– Incapacidade no funcionamento;
– Furto;
– Ter sofrido avarias cuja reparação exceda 50% o seu valor real e corrente;
A DAF através do Património analisa a Proposta de abate emitida pelas UF´s e avalia
a importância da realização do abate, tendo em consideração outras alternativas
como seja a transferência para outros sectores da BIOFUND.
Caso seja favorável para o abate, o Técnico de Património deverá emitir um parecer
na própria proposta de abate e enviar ao Director da DAF para aprovação.
Aprovar a Proposta
Emitir Parecer
Autorizar Abate
3.1.3 Procurement
(a) Âmbito
Os procedimentos de procurement descritos mais adiante, são aplicados para a maior parte das
actividades desenvolvidas pela BIOFUND, com excepção das actividades de procurement referentes
ao Projecto MOZBIO, que serão realizadas de acordo com as normas especificas desse projecto com o
apoio do sector de procurement existente na Unidade de Implementação do Projecto sediada no
MITADER, o qual tem um Manual de Procurement apropriado.
As actividades de procurement para Biofund no âmbito do Projecto Mozbio serão tramitadas com
apoio dos Especialistas do Sector de Procurement da Unidade de Mozbio a nível central da ANAC,
conforme estabelecido nos Acordos de Financiamento.
A BIOFUND deverá formar uma Comissão de Avaliação constituída por um mínimo de 3 (três)
membros e um máximo de 5 (cinco), de entre os quais um Especialista de Procurement da Unidade do
Mozbio, que prestará apoio técnico no processo de avaliação das propostas e na redacção do
relatório final. A Comissão de Avaliação será presidida por um membro designado pela BIOFUND.
O Sector de Procurement da Unidade do Mozbio deverá assegurar que todas as aquisições de bens e
Serviços, bem como contratação de consultores para BIOFUND no âmbito do projecto Mozbio sejam
feitas em observância estrita das Directrizes publicadas em Janeiro de 2011, revistas em Julho de
2014, ou outros documentos aprovados pelo Banco e previstos no Acordo de Financiamento.
Nenhuma aquisição de Bens ou Serviços ou contratação de Consultores deverá ser efectuada fora do
previsto no Plano de Procurement.
Verificar que todas as requisições de bens e serviços, bem como contratação de consultores para
BIOFUND no âmbito do Projecto Mozbio estão previstas no Plano de Procurement;
Compete a BIOFUND:
A BIOFUND será responsável pela solicitação de Não Objecção dos Termos de Referência ao Banco
Mundial; solicitação e obtenção do “VISTO” do Tribunal Administrativo dos contratos; solicitação de
“homologação” dos contratos pelo Ministério da Economia e Finanças; solicitação e obtenção de
autorização para pagamentos ao exterior (quando aplicável); pagamentos das facturas dos
fornecedores/provedores de serviços e consultores; e todas as aprovações necessárias aos diversos
níveis de decisão;
A BIOFUND será responsável pela publicação de anúncios de concursos, emissão das notificações aos
concorrentes vencedores e publicação de adjudicação de contratos.
A BIOFUND será responsável pela gestão e monitoria dos contratos referentes às actividades da sua
sub-componente no Projecto Mozbio.
A BIOFUND será responsável pela negociação dos contratos e sua assinatura com os
concorrentes/consultores vencedores.
Os trabalhadores da BIOFUND com poderes de decisão para processos de procurement não poderão
fazer parte das comissões de avaliação.
O objectivo nos concursos lançados ;2pela BIOFUND, é obter a maior participação possível de
potenciais concorrentes, pois quanto mais atractiva for uma licitação, maior é o número de
candidatos e maior a competição, o que tende a diminuir os preços apresentados.
Esta orientação tem como finalidade, incrementar a competitividade dos processos de licitação, da
mesma forma que se preocupam com a igualdade de tratamento dispensada aos concorrentes e a
transparência dos processos de licitação.
Recomenda-se que os lotes de bens e de serviços conexos a serem adquiridos devam observar aos
seguintes critérios básicos:
Neste sentido, e tendo em conta os pontos acima enumerados, estabeleceram-se limites de revisão
prévia por parte do Conselho de Administração/Parceiros de cooperação, tendo em conta os
montantes a serem alocados em cada concurso, limites estes que têm que ser cumpridos de acordo
com as tabelas apresentadas, mais adiante, nesta Secção.
NÍVEL MONETÁRIO
MÉTODO DE LICITAÇÃO: BENS E OU SERVIÇOS (EXCEPTO OS DE
Valor total da transacção sem CONSULTORIA)
incluir o IVA (imposto sobre
Valor Acrescentado)
Nas compras de bens com valor estimado inferior ao equivalente a USD 500 para bens e serviços,
poderá ser adoptada a modalidade “Shopping” (Comparação de Preços), feita através de Solicitação
de Cotação de Preço.
cotações”, obtidas de diversos fornecedores (no caso de bens) ou de vários empreiteiros (no caso de
obras civis). Este método de aquisição é simples e rápido. No entanto, como é um dos métodos de
aquisição menos competitivos, o seu uso pode tornar-se abusivo, pelo que aconselha-se que sejam
observados um mínimo de formalidades processuais e que sejam guardados todos os registros
apropriados para posterior verificação e auditoria.
O BIOFUND não deverá usar o shopping apenas como um expediente para contornar métodos de
aquisição mais competitivos, nem fracionar grandes aquisições noutras mais pequenas apenas com o
objectivo de utilizar este método.
Características:
As cotações podem ser enviadas por carta, correio electrónico, e a sua avaliação adoptará
os mesmos princípios de uma licitação aberta;
4. Envio do Convite
Da forma que melhor convier (fax, email, carta simples,
registada, etc.), para facilitar o exame posterior. Contudo,
1 dia
todos os convites devem ser remetidos da mesma forma e
na mesma data.
5. Prazo para
Um mínimo de quinze dias. Deve, porém, adequar-se à 10-15
Apresentação de
Propostas complexidade do objecto. dias
6. Comparação de
Em conformidade com as especificações técnicas. 10 dias
Preços
8. Contrato
Qualquer forma aceitável, desde que estejam expressas as
principais obrigações de ambas as partes. 5 dias
9. Envio do processo
Para efectividade do contrato é necessário que este tenha
de contratação ao 5 dias
Director Executivo assinatura do Director Executivo
Nas compras com valor estimado superior ao equivalente a USD 16,500 (dezasseis mil e quinhentos
dólares americanos) para bens e serviços deverá ser adoptada a modalidade Licitação Pública, desde
que sejam salvaguardadas as seguintes disposições:
Queixas por parte dos Concorrentes. As queixas dos concorrentes devem ser tratadas pela
BIOFUND, o qual deverá informar por escrito ao Comité Executivo/Parceiros de
Cooperação sobre estas queixas.
Em casos excepcionais, independente do valor dos bens a serem adquiridos, por razões técnicas
relevantes e somente quando não houver possibilidade de aplicar uma das modalidades anteriores
(Shopping ou Licitação Pública), poderá ser utilizada a modalidade “Contratação Directa”.
O pedido de excepção à regra, com as devidas justificativas técnicas, deverá ser encaminhado ao
Comité Executivo/Parceiros de cooperação para análise e aprovação.
A contratação directa é o método que dispensa concorrência (fonte única) e pode ser aplicado nas
seguintes circunstâncias:
Âmbito do fornecimento;
Especificações técnicas;
Minuta de contrato.
As secções “Instruções aos Concorrentes e Condições Gerais do Contrato”, sempre permanecem fixas
e sem alteração, mudando-se apenas o âmbito do fornecimento, as especificações técnicas e a minuta
do contrato a ser celebrado com o vencedor do concurso.
A lista dos Bens e as especificações técnicas para as obras são desenvolvidas sob a
coordenação do Director Executivo.
O Especialista de Procurement, faz a ligação com o técnico da área que requisita o bem e
ou serviço, e em conjunto preparam os documentos de concurso numa das línguas oficiais
No caso de o concurso ser nacional (NCB – Concurso Público Nacional) a publicação deve
ser feita no jornal de maior circulação nacional;
Após aprovação do caderno de encargos, a DAF inicia a venda dos Cadernos de Encargos e
regista os concorrentes/compradores na lista de empresas. A DAF deve receber o valor
correspondente à venda do Caderno de Encargos e proceder ao depósito na Conta
Bancária existente para o efeito, devendo posteriormente apresentar a lista das empresas
e o comprovativo do depósito no Banco; O DAF deve emitir os recibos correspondentes às
vendas do Caderno de Encargos;
O director da DAF propõe aos Directores proponentes para as aquisições de bens ou das
contrataçoes de obras, a nomeação dos elementos que farão parte da Comissão de
Avaliação (Júri) e enviar ao Director Executivo para homologação. Esta comissão deverá
incluir técnicos da DAF, o Especialista de Procurement e da Direcção de Programas.
Após a nomeação do Júri, o Director da DAF informa os membros do Júri, através de uma
comunicação interna, a constituição e as suas competências, a metodologia de avaliação a
ser seguida, bem como a cópia da nota de nomeação.
Caso seja feito algum pedido de esclarecimento por qualquer um dos concorrentes, as
respostas, elaboradas pelo Oficial de Procurement com a colaboração da equipa técnica
envolvida no processo, deverão ser enviadas a todos os concorrentes que receberam o
Caderno de Encargo ou que o venham a adquirir, sem citar o nome do concorrente que
pediu o esclarecimento;
Para efeitos de elaboração dos Relatórios de Avaliação das Propostas, são utilizados os Modelos de
Avaliação em vigor na BIOFUND ou requeridos por algum Parceiro de Cooperação.
Assinalar os pontos sem conformidade (Att.: se a proposta for melhor do que o solicitado
nas especificações, o ponto deve ser considerado conforme);
Converter o valor de todas as propostas a uma moeda comum. A taxa de conversão deve
ser conforme o indicado no Caderno de Encargos;
Elaborar um Relatório de Avaliação das propostas que deve ser acompanhado dos mapas
de avaliação da conformidade técnico-financeira assinada por todos os membros da
comissão de avaliação. Neste relatório deve indicar-se qual a proposta a que se pretende
adjudicar o concurso;
Nas contratações com valor estimado igual ou superior ao equivalente a US$ 3,000 para consultoria
individual (pessoa física) e de valor estimado igual ou superior ao equivalente a US$ 16,500 para
processos competitivos (pessoa jurídica) será obrigatória a utilização da modalidade SBQC.
Este método é apropriado somente na seleção de consultores para serviços de natureza padronizada
ou rotineira (auditorias, projecto de obras sem complexidade, etc.), para os quais já existem práticas e
padrões bem estabelecidos. Nesse procedimento, é definida uma pontuação “mínima” de habilitação
para a “qualidade”.
Este método é apropriado apenas para serviços simples, de definição precisa e orçamento fixo. A
BIOFUND indicará o orçamento disponível e pedirá aos consultores que apresentem as suas melhores
propostas técnicas e financeiras, dentro dos limites do orçamento e em envelopes separados.
Este método pode ser adoptado para serviços pequenos, para os quais não se justifica a preparação e
avaliação de propostas competitivas. Os limites em dólares que caracterizam “pequeno” serão
determinados em cada caso, levando em conta a natureza e complexidade do serviço, mas não
poderão ultrapassar US$ 16,500.
A Contratação Directa pode ser adequada se representar uma clara vantagem em relação à
concorrência: (a) quando os serviços envolverem a continuidade natural de trabalhos anteriores já
executados pela mesma empresa; (b) nos casos de emergência, em resposta a catástrofes, e para
contratar serviços de consultoria necessários durante o período imediatamente posterior à situação
emergencial; (c) para serviços muito pequenos ou (d) quando apenas uma empresa for qualificada ou
tiver experiência de valor excepcional para a execução do serviço.
A avaliação das propostas será realizada em duas etapas: em primeiro lugar a qualidade e em seguida
o custo. Os avaliadores das propostas técnicas não terão acesso às propostas financeiras até a
conclusão da avaliação técnica, incluindo quaisquer revisões e não-objeção do Comité
Executivo/Parceiro de Cooperação. As propostas financeiras serão abertas somente após o término
do primeiro estágio. A avaliação será realizada em total conformidade com as disposições da
Solicitação de Propostas.
PASSO DESCRIÇÃO
PASSO DESCRIÇÃO
2. Preparação da estimativa do
Deve ser feita uma estimativa do custo do serviço que se
custo do contrato.
propõe contratar, a qual deverá ser revista e aprovada pelo
Comité Executivo/Parceiro de Cooperação e deverá figurar no
Plano de Procurement caso exista.
3. Determinação do método de
A comissão de compras deverá discutir com o
selecção.
ComiteExecutivo/Parceiro de Cooperação sobre a adequação
de solicitar apenas propostas técnicas ou propostas técnicas e
financeiras, tendo em conta os limites orçamentais de cada
método para o país e projecto, bem como as especificidades dos
serviços, determinando assim qual o método a adoptar para a
selecção do consultor.
4. Publicação obrigatória da
A Solicitação de Manifestação de Interesse deve ser preparada a
Solicitação da Manifestação de
Interesse no Jornal de maior partir de formulários próprios “templates”. A sua publicação
circulação e Website, para
deve ser feita no Jornal de maior circulação no País e no
contratos cujo montante seja
superior a US$ 16,500. Website, a partir de US$ 16,500. A Solicitação da Manifestação
de Interesse tem como objectivo a recepção de manifestações
de interesse para a preparação da lista-curta.
PASSO DESCRIÇÃO
firmas nacionais.
PASSO DESCRIÇÃO
PASSO DESCRIÇÃO
b) Envio dos TOR e Solicitação de Manifestação de Interesse ao Parceiro de Cooperação para para não
objecção, caso seja necessário;
c) Publicação da Solicitação de Manifestação de Interesse aprovado e envio dos TOR aprovados aos
Consultores que os solicitarem;
e) Análise, pela Comissão de Avaliação, dos Curricula apresentados e avaliação da sua adequação aos
Termos de Referência em termos das qualificações e experiências profissionais, utilizando para isso os
critérios definidos nos TOR;
f) Procurar, pelos meios disponíveis, informações sobre os candidatos (registos, referências, selecção,
etc.);
g) Seleccionar os melhores Curricula, e realizar entrevistas pessoais, quando possível, para avaliação
de outras características da personalidade e experiência dos candidatos;
h) Seleccionar o candidato que melhor se adapte ao perfil solicitado para desenvolver aquele trabalho
pretendido;
i) Elaborar o Relatório de Avaliação e enviá-lo ao Director Executivo para obtenção da não objecção à
recomendação de adjudicação;
m) Assinatura do Contrato, cujos termos e condições deverão ser compatíveis com os Termos de
Referência e com a formação do profissional.
É relevante notar que esse procedimento, conforme descrito, é o suficiente para ser considerado
satisfatório. Caso o Director Executivo assim o entenda, poderá ser ele a conduzir as negociações,
com o apoio e conhecimento do Especialista da Área, para garantir que as normas e procedimentos
sejam observados.
Misprocurement ou aquisição viciada, ocorre quando se realiza revisões posteriores e detecta erros
nos processos de concurso.
Mesmo no caso de o contrato ter sido adjudicado após a obtenção da “não objecção” do Comité
Executivo/Parceiros de Cooperação, poderá o mesmo, ainda, declarar viciado o processo de selecção,
se concluir que a “não objecção” se baseou em informações incompletas, imprecisas ou enganosas
fornecidas ou que os termos e condições do contrato foram modificados sem a aprovação do Comité
Executivo/Parceiros de Cooperação.
Ao se determinar que as evidências fornecidas não justificam algum pagamento efectuado a partir da
Conta Designada, ou que o pagamento tenha sido efectuado para uma despesa inadmissível, poderá
solicitar que a BIOFUND adopte uma das medidas apresentadas abaixo. Mediante notificação, a
BIOFUND deve adoptar prontamente a medida solicitada:
(l) Elegibilidade
Para promover a competição, permite-se que empresas e pessoas físicas de todos os países ofereçam
serviços de consultoria. Quaisquer condições à participação deverão ser limitadas àquelas que sejam
essenciais para assegurar a capacidade da empresa de cumprir o contrato em questão. Entretanto:
i. Alguns consultores podem ser excluídos se alguma lei ou regulamento oficial do país
vedar relações comerciais com o país do consultor, desde que se entenda que tal
exclusão não impede a competição efectiva na contratação dos serviços de consultoria
exigidos
Não poderão ser contratados consultores para a execução de tarefas que conflituem com obrigações
actuais, assumidas anteriormente com outros clientes, ou que os possa colocar em posição que os
inabilite para o empreendimento da tarefa de forma a melhor servir os interesses da BIOFUND. Sem
limitação do carácter geral do acima exposto, não serão contratados consultores que se moldem aos
diversos tipos de conflito de interesse descritos abaixo:
É política requerer a observância dos mais elevados padrões de ética no decorrer da selecção e
execução dos contratos. No prosseguimento desses objectivos, define-se as expressões abaixo:
b) “prática fraudulenta” Qualquer acto, deturpação (falsificação) ou omissão dos factos que, de
forma intencional ou irresponsável, induza ou tente induzir um indivíduo a erro, para obter
benefício financeiro, influenciar o processo de selecção ou de execução do contrato ou de
qualquer outra ordem, ou impedir o cumprimento de uma obrigação;
Observando-se qualquer das situações acima enunciadas a BIOFUND procederá da seguinte forma:
d) terá o direito de requerer, nos contratos, a inclusão de medidas autorizando a inspecção das
contas e registos e outros documentos dos consultores referentes ao envio de propostas e
Assegurar-se que a Comissão de Avaliação concorda com a definição dos graus a serem
usados na avaliação do nível de adequação das propostas técnicas relativamente aos
critérios e subcritérios estabelecidos na Folha de Dados;
Certificar-se que a comissão de negociação tem experiência técnica e legal relevante para
os serviços de consultoria;
Interditar, aos membros das comissões de avaliação e negociação, contactos não oficiais com os
consultores.
As adendas aos contratos poderão ser feitas, em caso de variação das quantidades, trabalhos a mais,
alteração do âmbito do trabalho, e por alteração dos prazos de entrega.
Sempre que os contratos estiverem sujeitos à revisão prévia e antes de conceder substancial
prorrogação do prazo especificado para sua execução, de concordar com qualquer modificação
importante no escopo dos serviços, substituir a equipe principal, dispensar condições do contrato ou
fazer quaisquer alterações que possam, em conjunto, elevar em mais de 15% o valor original do
instrumento legal, deve-se solicitar a “não-objecção” do ComitéExecutivo/Parceiro de Cooperação
para a proposta de extensão de prazo, modificação, substituição, dispensa ou alteração.
Os processos de aquisições são sujeitos a revisão prévia, revisão posterior e auditorias com o
objectivo de verificar se foram respeitados os procedimentos de aquisição estipulados nas Directrizes.
Para assegurar a transparência e correcção dos processos de aquisição, todos os documentos originais
relativos à sua tramitação devem ser guardados na BIOFUND à guarda da DAF, nos dossiers dos
respectivos concursos a fim de poderem ser objecto de auditoria e revisão.
b) Separadores indicando:
- Manifestação de Interesse;
- Contrato;
A correspondência trocada e mencionada nos vários separadores acima, pode eventualmente ser
posta num separador com a indicação “Correspondência”, mas deve estar dividida também em sub-
separadores segundo as etapas do processo.
Todos os pedidos de não objecção, todos os faxes e mails recebidos (não objecções, incorporação de
correcções nos Termos de Referência, Manifestação de Interesse, Solicitação de Propostas,
Documentos do Concurso, etc.), toda a correspondência trocada deve ser incluída nas pastas dos
respectivos concursos sob a responsabilidade do Oficial em Procurement.
Uma maior eficiência na realização das actividades de procurement do projecto pode ser obtida
estabelecendo um sistema interno de registo do progresso, monitoria e acompanhamento dos
processos.
Para alimentação dos relatórios de progresso fisico do projecto, de frequência trimestral e anual,
serão produzidos resumos da evolução das actividades de procurement, no que diz respeito aos
Contratos assinados (iniciados e concluídos) e ao desenvolvimento do procurement das actividades
planificadas.
Outros modelos de monitoria e acompanhamento das actividades de Procurement poderão vir a ser
desenvolvidos/melhorados ao longo da implementação do projecto, com vista a melhorar o registo do
progresso e dar a conhecer o ponto de situação dos processos a cada momento, dependendo
tambem das exigencias e especificações de alguns parceiros.
Para uma melhor organização da informação relativa aos Contratos, deverá ser elaborada uma base
de dados que permita a qualquer momento aceder à informação relativa à situação de qualquer
Contrato assinado durante a vida do Projecto. A informação relativa a cada contrato deverá se
encontrar nos seguintes campos: ano, componente, categoria de despesa, data de assinatura,
duração prevista, valor, valor pago até à data, data de conclusão do Contrato, entre outros).
Descrição do Fluxograma
Políticas Gerais
Pelo menos duas vezes por ano, a DAF ou um responsável por este indicado,
deverá efectuar contagens físicas de existências em armazém;
Receber Material
Data de aquisição;
Quantidades adquiridas;
Preço;
Fornecedor.
Distribuir Material
Inventariar Stocks
Pelo menos duas vezes por ano, o director da DAF ou pessoa por este indicado
deverá inventariar os bens existentes no economato.
Descrição do Fluxograma
DAF/Técnico de Património
Abastecer e
Assegurar a
Alocar Viaturas Controlar Gerir Seguros
Manutenção
Combustível
Políticas Gerais
Alocar Viaturas
5 Os motoristas serão contratados sempre que existir a necessidade de alguma deslocação em serviço.
Matrícula da Viatura;
Data de abastecimento;
Cada Motorista deve velar pela viatura que lhe foi atribuída e diligenciar os serviços
de manutenção, devendo submeter o pedido a DAF. Para cada viatura, deverá ser
mantido um registo com a seguinte informação:
Data de manutenção/reparação;
Descrição do Fluxograma
Solicitar
Colaborador
Deslocação
Prestar Contas
Carta de Pedido de
Viagem/Plano de
Viagem
Responsável pela Autorização
Processo de
Prestação de Contas
de Viagem
Aprovar
Deslocação
Carta de Pedido de
Viagem/Plano de
Viagem
Tem direito a
Não Comunicar
Recursos Humanos
Ajudas de Custo?
Apurar o Valor de
Sim
Ajudas de Custo
Proposta de
Deslocação e
Departamento de
Administração e
Requisição
Finanças
Efectuar
Contabilizar
Pagamentos
Políticas Gerais
Solicitar Deslocação
A carta de pedido de viagem, após sua validação, é enviada juntamente com o plano
de viagem, ao responsável pela autorização da deslocação, conforme a seguinte
tabela:
Motivo da deslocação;
Nacional Internacional
Alimentação
Nacional Internacional
Alojamento
Até ao máximo de US$ 150 US$ 115 US$ 185 US$ 245
Prestar Contas
Políticas Gerais
Toda a correspondência para fora da BIOFUND deve ser acompanhada por uma
carta de envio.
Princípios Gerais
Os ficheiros e registos deverão ser mantidos num local designado para o efeito.
Registos confidenciais
Registos vitais
Princípios gerais
Senhas
As senhas serão criadas para cada trabalhador de modo a limitar o acesso aos
computadores, correios electrónicos e outras bases de dados ou sistemas da
BIOFUND.
As senhas não devem ser compartilhadas com pessoas que não sejam trabalhadores
da BIOFUND.
Para efeitos de segurança dos sistemas da BIOFUND, as senhas não deverão ter
menos que oito caracteres e deverão incluir pelo menos um número e um símbolo.
Apenas os “softwares” aprovados para fins relacionados com o trabalho podem ser
instalados em dispositivos da BIOFUND.
Restrições à Internet
Uso Pessoal
Privacidade
Utilização Proibida
Acesso remoto
Descrição do Fluxograma
Orçamento
Propostas de
L.O/M.E.O Orçamentos
Parciais
Unidades Funcionais
Ajustar Orçamento
Elaborar Proposta
de Orçamentos
Parcias
Sim
Colectivo (Director e
demais Directores)
Discutir e Validar
Necessidade de
a Proposta de
ajustamento?
Orçamento Global
Não
Administração
Conselho de
Aprovar a
Proposta do
Orçamento
Políticas Gerais
Cronograma de actividades.
As propostas parciais aprovadas a nível das UF’s são posteriormente enviadas a DAF,
para validação e consolidação, de modo a obter-se o Plano de Orçamento Global da
BIOFUND.
Ajustar Orçamento
Descrição do Fluxograma
Unidades Funcionais
Unidades Funcionais
Emitir
Requisição
de Fundos
Validar e Necessidade de
Financeiro
DAF/ControloFinanceiro
Não
DAF/Controlo
Elaborar Proposta
Proposta Actualizar
Sim de Redistribuição Sim
Aprovada? Orçamento
Orçamental
DAF/Tesouraria
DAF/Tesouraria
Gerir
Sim
Pagamentos
Políticas Gerais
Sempre que não haja dotação disponível para uma certa despesa orçamentada,
sendo esta imprescindível, a DAF deve elaborar uma proposta de redistribuição
orçamental que será internamente autorizada.
Indeferir Pedido
Actualizar Orçamento
Descrição do Fluxograma
Elaborar Relatório
DAF/Controlo Financeiro
Não de Execução
Orçamentais Existentes?
Orçamental
Sim
Identificar as
Causas e
Justificar
Políticas Gerais
Descrição do Fluxograma
Não
Validar
Documentação
Documentação de
Válida?
Suporte
Sim
DAF/Contabilidade
DAF/Contabilidade
Classificar e
Registar
Emitir e Aprovar
Documentos Fim
Contabilísticos
Políticas Gerais
em moeda nacional com base no câmbio que vigorar nessa data, tendo em conta
o seguinte:
Os documentos de suporte para que sejam considerados válidos para registo, devem
apresentar um conjunto de requisitos, dos quais se destacam os seguintes:
Corrigir Irregularidades
Classificar e Registar
Balancetes;
Balanços;
Descrição do Fluxograma
Tesouraria
Tesouraria
DAF/
Confrontar
Valores em Regularizar
Extractos com os Sim Contabilizar
Abertos? Diferenças
Registos
Não
Políticas Gerais
A DAF deverá solicitar ao Banco, até ao primeiro dia útil de cada mês, os extractos
bancários das contas a reconciliar, com indicação do período que se pretende
reconciliar.
Descrição do Fluxograma
DAF/Tesouraria
Depositar e
Receber e
Actualizar
Registar a Receita
Controlo Bancário
DAF/Contabilidade
Contabilizar
Políticas Gerais
– Doações;
– Alienação de património;
– Juros de depósitos;
Sempre que a DAF constate não ser necessário manter aberta qualquer conta
bancária deve, após aprovação do DE, solicitar às instituições respectivas o fecho
dessas mesmas contas.
Com base nos comprovativos dos débitos efectuados na conta bancária através de
transferência bancária e depósito, a DAF deverá proceder à actualização do controlo
bancário da BIOFUND, indicando o valor e a descrição da respectiva transacção
(Anexo II - Modelo 13).
Descrição do Fluxograma
UF´´s
Emitir Requisição
de Fundos
Não
DAF/Controlo
Financeiro
Cabimentar a
Despesa
Chefe do DAF
Autorizar a
despesa
Director Executivo
Sim
Autorizar
Pagamento
Não
DAF/Tesouraria
Pagamento Actualizar
Identificar Meio de Verificar Efectuar Receber e Validar
com Fundo de Sim Controlo Bancário/
Pagamento Disponibilidade Pagamento os Justificativos
Maneio? Caixa
DAF/Contabilidade
Contabilizar
Políticas Gerais
– Tenha disponibilidade;
Com base na carta recebida, a DAF/Secretária Executiva emite uma requisição com
indicação do tipo e quantidade dos bens requeridos, valor e fornecedor. Esta
requisição deverá ser acompanhada com o mínimo de três (3) cotações de
fornecedores diferentes.
Cabimentar Despesa
O valor máximo do Fundo Fixo de Caixa é definido pelo responsável da DAF, sob
proposta do Tesoureiro. Este montante é definido com base na estimativa do valor
de cobertura das despesas de pequena monta registadas em média, durante um
mês.
Periodicamente (pelo menos uma vez por trimestre), o responsável da DAF (ou outro
responsável por este indicado) deve efectuar uma contagem física de caixa e
verificar os documentos justificativos da sua utilização. Esta inspecção deve decorrer
de surpresa e sempre na presença do responsável pela gestão do Fundo Fixo de
Caixa.
Após a verificação física dos valores em caixa, o responsável pela contagem física e o
Tesoureiro deverão assinar o Mapa de Contagem de Caixa (Anexo II -Modelo 14),
para certificação da validade dos valores reflectidos nos registos. Quaisquer
diferenças devem ser clarificadas na altura, devendo-se imputar as devidas
responsabilidades.
As reposições do Fundo Fixo de Caixa devem ser efectuadas nas seguintes situações:
Sempre que o valor existente em caixa for igual ou inferior a 20% do valor
máximo definido;
No último dia útil de cada mês, para que se faça o fecho mensal.
Autorizar Despesa
Verificar Disponibilidade
Autorizar Pagamento
Efectuar Pagamentos
Nome do beneficiário;
Valor;
Data da emissão.
Nome do beneficiário/requisitante;
Valor;
O responsável da DAF deverá assegurar que até cinco (5) dias úteis após o fecho das
contas do mês toda a documentação referente ao mês anterior é processada no
sistema informático em uso na BIOFUND.
Relatório de Actividades/Progresso;
Relatório Financeiro;
Balancete Mensal;
Mapa de Execução Orçamental;
Reconciliações bancárias;
Extracto bancário.
Importa referir que em relação ao projecto MozBio, a BIOFUND irá prestar contas
trimestralmente, de acordo com todos os modelos de relatório que são
apresentados no disbursment handbook.
O Fundo de Investimento da BIOFUND é composto por capitais que não podem ser
mexidos e capitais que podem ser mexidos (denominado "fundo híbrido") caso a
meta planificada na “política de gastos” não seja alcançada. Os seguintes casos serão
considerados:
O valor combinado dos dois tipos de capitais será considerado como "Fundo de
Investimento" na aplicação da política e orientações aprovadas do investimento da
BIOFUND, nomeadamente a política de gastos.
O montante inicial depositado no fundo híbrido é de 1,6 milhões de euros (USD 1,85
milhões).
São necessários pagamentos fixos de USD 500.000, a partir de 2017, numa primeira
fase de desembolsos.
(a) Conta de Investimento para a area protegida das Ilhas Primeiras e Segundas
Dentro das contas da BIOFUND que recebem o capital de investimento, será criada
uma conta separada intitulada "Conta de Investimento P&S". Essa conta irá segregar
as contribuições do capital recebido, especificamente com a finalidade de gerir de
forma sustentável as áreas protegidas das Primeiras e Segundas.
A alocação de custos deverá ser feita numa base rotineira. Não pode-se
esperar pelo final do anor fiscal proceder a alocação dos custos aos projectos.
Exemplo 1
Valor da despesa = USD $ 5 000
Custos que beneficiam dois ou mais programas específicos, mas não todos os
programas são alocados aos respectivos programas na taxa de cada custo do pessoal
do programa (salários e benefícios aplicáveis) ao total dos custos de pessoal em
causa conforme a tabela:
Exemplo 2
Valor da despesa = USD $ 10, 000
Custos que beneficiam todos os programas são alocados na taxa de cada custo do
pessoal do programa (salários e benefícios aplicáveis) ao total dos custos do pessoal
conforme a tabela:
Exemplo 3
Valor da despesa = USD $ 4, 000
Custos que beneficiam dois ou mais programas específicos, mas não todos os
programas são alocados aos respectivos programas na taxa da despesa de cada
programa, conforme a tabela:
Exemplo 4
Valor da despesa = USD $ 8 000
Custos que beneficiam todos os programas são alocados na taxa de cada salário ao
total dos salários conforme a tabela:
Exemplo 5
Valor da despesa = USD $ 10 000
Custos das instalações são alocados ao metro quadrado. O metro quadrado de cada
programa e das actividades gerais e administrativas são considerados na análise. Os
custos das instalações das actividades administrativas gerais são ainda alocados a
cada programa por metro quadrado de cada programa de projecto ao total por
metro quadrado de todos programas de projectos. A tabela a seguir apresenta o
cálculo:
Todos os custos não permissíveis, que forem suportados, deverão ser imputados ao
centro de custo “BIOFUND”. A BIOFUND deverá ter no seu plano de contas, uma
conta destinada para este tipo de custos.
3.5.1 Objectivos
Nenhuma despesa será paga sem autorização prévia pela (s) pessoa(s)
designada(s) para esse efeito;
– se tem rasuras
4 Sistema de Reporting
Neste capítulo apresenta-se em síntese a informação de gestão que deverá ser
preparada e enviada para consumo interno e externo da BIOFUND.
Parceiro de
Cooperação
Órgãos
Governamentais
afins
Balancete Geral
Mapa Demonstração de
Parceiro de
Cooperaçãoes
DE
Instituições Públicas
afins
DE
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Assessorar e representar a BIOFUND em actos jurídicos de natureza forense, sempre que para tal
for delegado ou indigitado pela Direcção;
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Acompanhar e monitorar a execução das actividades administrativas e financeiras;
Gerir relacionamentos com instituições financeiras;
Elaborar os planos anuais e plurianuais da BIOFUND em coordenação com o DPR;
Controlar a implementação da política de formação de acordo com os planos superiormente
definidos;
Analisar e aprovar relatórios de desempenho económico e financeiro da BIOFUND;
Garantir a contratação e gestão do pessoal seja efectuada dentro das normas definidas;
Participar na negociação de contratos anuais de fornecimento de bens e serviços;
Liderar o processo de elaboração regular dos relatórios financeiros e fazer a análise mensal e
trimestral da previsão do orçamento da BIOFUND (incluindo todas as subvenções da organização) e
elaborar relatórios financeiros de acordo com os planos, para a tomada de decisões mais eficazes.
Acompanhar a realização de auditorias realizadas na BIOFUND;
Acompanhar a execução do orçamento da BIOFUND e assegurar a arrecadação das receitas;
Analisar e validar os processos de prestação de contas;
Supervisionar a gestão financeira dos fundos de investimento para incluir o desenvolvimento de
políticas financeiras e orçamentais adequadas;
Realizar todas as tarefas relacionadas ao Procurement;
Propor políticas e procedimentos sobre a gestão de RH e assegurar que os recursos humanos sejam
geridos de acordo com as normas;
Realizar outras tarefas de natureza e complexidade similar.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Garantir nos aspectos técnicos a boa execução do Programa de Actividade da BIOFUND e fazer a
monitoria e avaliação de todos os projectos; assegurando o rigor da implementação, a
elaboração atempada dos relatórios a monitoria e a avaliação de impactos.
Contribuir para o bom nível geral de prestação da Fundação e do rigoroso cumprimento dos seus
objectivos estatutários;
Tendo por referência o Plano Estratégico, coligir elementos para a elaboração do Plano Anual de
Actividade da BIOFUND, garantindo depois a sua boa execução no plano técnico.
Coordenar a elaboração e implementação do plano de marketing da BIOFUND e o esforço de
angariação de novos recursos financeiros, em estreita ligação com agências internacionais,
organismos governamentais e a comunidade de conservação.
Trabalhar com a entidade responsável pela gestão do sistema de áreas protegidas (ANAC) e com
os parceiros de cooperação no sentido de garantir a melhor coordenação no desenho e
implementação de iniciativas e projectos que levem ao financiamento sustentável das áreas de
conservação.
Coordenar a informação técnica, a evolução das políticas, e todos os assuntos relativos à
conservação e protecção da biodiversidade e aconselhar e acções mais apropriadas à situação
de Moçambique com os diferentes parceiros.
Coordenar a participação e o contributo da BIOFUND em iniciativas conjuntas com a
Comunidade Doadora visando o financiamento sustentável do sistema nacional de áreas de
conservação.
Realizar outras tarefas de natureza e complexidade similar.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Preparar em coordenação com o Director de Administração e finanças os planos anuais e
orçamentos;
Validar toda documentação de suporte das transacções contabilísticas e proceder a sua
classificação e registo;
Emitir diários, conferir lançamentos, identificar erros e regularizar lançamentos;
Assegurar o pagamento das obrigações fiscais;
Reconciliar as contas de terceiros e corrigir as diferenças identificadas;
Emitir com devida antecedência as informações usuais de gestão (balanços, balancetes,
demonstração de resultados);
Preparar e consolidar reconciliações bancárias mensais de todas as contas existentes
Preparar solicitações de pagamento para a implementação das actividades;
Preparar os processos de viagens nacionais ou para fora do pais.
Elaborar relatórios de Execução Orçamental;
Preparar pagamentos incluindo verificação de recibos, importância paga e documentos de
suporte;
Assegurar que todos os registos contabilísticos e contas bancárias estejam em dia;
Gerir o fundo de maneio;
Preparar as previsões de fluxo de caixa e planificar aquisições em coordenação com o Director
de Administração e Finanças e o Director de Programas;
Garantir a correcta inventariação e actualização dos bens patrimoniais da BIOFUND;
Prestar apoio na aquisição de bens e serviços e administrar os contratos;
Preparar a documentação e prestar assistência ao processo de auditoria;
Prestar apoio administrativo às actividades da BIOFUND, na logística, documentação, arquivo
(fixo e eletrónico) e correspondência;
Realizar outras tarefas de natureza e complexidade similar.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Definir estratégias de SI/TI e assegurar a sua implementação;
Actualizar o plano estratégico de SI/TI, de acordo com a evolução tecnológica;
Garantir a segurança de base de dados, rede e aplicações;
Gerir o website da BIOFUND e assegurar a sua actualização permanente;
Garantir a disponibilidade de suporte tecnológico;
Definir procedimentos internos de SI/TI e garantir a sua implementação;
Gerir o cadastro do equipamento informático;
Realizar actividades de helpdesk, sempre que solicitado;
Garantir a operacionalidade permanente do sistema anti-vírus;
Realizar auditorias do sistema informático e emitir recomendações.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Receber e encaminhar todo expediente e assegurar a correcta expedição de toda
correspondência da BIOFUND;
Atender chamadas telefónicas e proceder o seu encaminhamento;
Recepcionar visitas e proceder ao seu encaminhamento;
Emitir e receber fax;
Realizar actividades do economato e apoiar nas actividades aprovisionamento sempre que
necessário;
Realizar todo trabalho de arquivo e reprodução dos documentos;
Inventariar os bens existentes no edifício da BIOFUND e proceder à sua codificação, etiquetagem
e gestão dos mesmos;
Assegurar a limpeza e segurança das instalações da BIOFUND;
Supervisionar o estado das instalações e assegurar a sua manutenção;
Assegurar a aquisição de bilhetes e marcação de reservas para deslocações do pessoal da
BIOFUND, em missão de serviço;
Assegurar a organização e assumir o controlo da execução do serviço de guarda e segurança de
veículos e outros bens pertencentes a BIOFUND;
Assegurar a gestão da biblioteca;
Garantir a correcta utilização e manutenção dos materiais, equipamentos e instalações;
Controlar as datas de revisão e manutenção de todas as viaturas pertencentes a BIOFUND e
garantir a sua execução;
Controlar os consumos de combustível e lubrificantes, revisão e manutenção de todas as
viaturas pertencentes a BIOFUND;
Executar quaisquer serviços que sejam incumbidos pela Direcção/Direcçãos e os requeridos para
o normal funcionamento da Secretaria-Geral;
Realizar outras tarefas de natureza e complexidade similar.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Distribuir a correspondência;
Cumprir com o programa de deslocações, respeitando os tempos definidos;
Controlar os consumos de combustível e lubrificantes, das viaturas sob sua responsabilidade;
Manter a limpeza das viaturas.
Referência Designação
Modelo 01 Formulário de Candidatura
Modelo 02 Pedido de Férias
Modelo 03 Pedido de Dispensa
Modelo 04 Controlo de Efectividade
Modelo 05 Ficha de Avaliação de Desempenho
Modelo 06 Cadastro de Imobilizado
Modelo 07 Listagem dos Bens Imobilizados da BIOFUND
Modelo 08 Pedido de Transferência de Imobilizado
Modelo 09 Ficha de Armazém
Modelo 10 Mapa de Controlo de Circulação de Viaturas
Modelo 11 Folha de Despesas
Modelo 12 Reconciliação bancária
Modelo 13 Mapa de Controlo Bancário
Modelo 14 Mapa de Contagem de Caixa
Modelo 15 Pedido de Reposição de Fundo Fixo
Modelo 16 Controlo de Caixa/Fundo de Maneio
Modelo 08
Parecer da DAF
TRANSFERÊNCIA DE IMOBILIZADO
Designação
Marca
Especificidades
Técnicas
Quantidade
O responsável da área
______________________