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Reuniões de Performance

PNR-000001, Rev.: 10-16/02/2023

Diretoria Emitente: Diretoria de Excelência Operacional
Responsável Técnico: Nome: Bruna Maffra, Área: Ger. Exec. Excelência Operacional - Gestão
Público Alvo: Staff com funções de Gestão. EOG: Líderes e Staff.
Necessidade de Treinamento: ( ) SIM (X) NÃO

Resultados Esperados: implantar reuniões sistemáticas de gerenciamento de performance

que assegurem, de forma contínua, a análise de indicadores, a exposição de problemas e a
priorização das ações necessárias para o alcance dos resultados esperados.

1. OBJETIVO

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Sistematizar as reuniões de performance da Vale através do monitoramento de indicadores nos
níveis adequados, exposição de problemas, acionamento da cadeia de ajuda e priorização das
ações para alcance das metas estabelecidas, fortalecendo a cultura de alta performance e a

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prática do diálogo aberto e transparente.

2. REUNIÕES DE PERFORMANCE

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As reuniões de performance são fóruns realizados entre os líderes, seus diretos e
representantes das áreas matriciais. São discutidos assuntos relevantes que retratam o
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resultado da performance da área, destacando: resultados dos indicadores; pontos positivos,
de atenção e negativos, bem como o andamento e eficácia das ações para a solução de
problemas identificados. O conteúdo dos materiais elaborados deve restringir-se ao que será
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apresentado durante a reunião. Os 5Ps das reuniões de performance são:

 Monitorar o desempenho dos negócios e dos processos;

n

Propósito  Verificar o andamento dos planos de ação e corrigi-los, se necessário;

 Priorizar e deliberar ações para tratativa dos desvios;
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 Acionar a cadeia de ajuda.

 Visão integrada do desempenho dos indicadores - valor realizado, acumulado até a data e
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a projeção dos resultados;

Produtos  Problemas expostos e endereçados com a cadeia de ajuda acionada;
 Tomada de decisão com base nos resultados apresentados;
 Deliberações sobre novos direcionamentos.

Líderes, seus diretos e os representantes das áreas matriciais (quando aplicável). É

Participantes importante definir previamente os participantes para cada fórum, de forma que todos tenham
seu papel definido e possam contribuir efetivamente na reunião. Em caso de não
comparecimento de um dos participantes, deverá ser designado um substituto.

 Atualizar os resultados e a projeção dos indicadores, dashboards e Painel AIP (Annual

Incentive Program - Programa Anual de Incentivos);
Preparação  Realizar análise crítica dos resultados e análise das causas dos problemas;
 Acompanhar ações de reuniões anteriores e se necessário elaborar novos planos para
atingir os resultados esperados;
 Preencher o Resumo Executivo (Pontos Positivos, Atenção e Negativos) - foco nos
problemas;

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PNR-000001, Rev.: 10-16/02/2023

 Preparar material de apoio de leitura prévia para as reuniões, a fim de facilitar eventuais
deliberações e garantir o foco da reunião na discussão dos problemas;
 Consolidar e disponibilizar materiais para as RPs, conforme os modelos acordados e de
acordo com o cronograma estabelecido;
 Estar preparado para apresentar e discutir os resultados e as principais ações para tratar
os gaps entre metas e resultados esperados.

As reuniões de performance devem seguir a pauta estabelecida abaixo, recomenda-se nesta

ordem:
Processo / 1. Propósito Vale, Safety & Behavior Share
sistemática da 2. Acompanhamento das pendências da reunião anterior

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reunião 3. Painel AIP
4. Painel de Indicadores (Dashboards)
5. Resumo Executivo
6. Planos de Ação

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Tabela 1 - 5Ps das reuniões de performance

Cada um dos tópicos do processo / sistemática da reunião serão detalhados a seguir.

2.1 Propósito Vale, Safety e Behavior Share

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Momento para reforçar o propósito e as ambições da companhia através dos comportamentos
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chaves e direcionadores estratégicos, e também compartilhar boas práticas, alertas ou lições
aprendidas, de maneira franca, aberta e transparente com o objetivo de fortalecer a cultura de
segurança na Vale.
tro

2.2 Acompanhamento das pendências da reunião anterior

Acompanhamento das ações pendentes dos fóruns anteriores, com foco nas ações atrasadas.
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2.3 Painel AIP

co

A apresentação do painel AIP nas reuniões de performance tem como objetivo dar visibilidade
aos resultados mês a mês e à previsão de alcance das metas estabelecidas. Vale ressaltar que
a divulgação dos resultados segue o cronograma definido pelas áreas responsáveis pela
apuração de cada meta.
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Desta forma, para as RPs que acontecem antes do fechamento dos resultados, deverão
considerar o último painel apurado.

2.4 Painel de Indicadores (Dashboards)

Acompanhar os resultados dos indicadores (valores realizados, acumulados até a data e

projetados), permitindo à liderança gerenciar a performance e ter discussões baseadas em
fatos e dados. O VPS Stratws é a ferramenta que foi desenvolvida para suportar este
gerenciamento garantindo a apuração e apresentação dos indicadores de forma padronizada.

Todos os níveis de liderança devem possuir painéis de indicadores contendo indicadores de

resultado e de processo alinhados ao desdobramento da estratégia, à árvore de valor (PNR-
000072 – Gerenciamento pelas Diretrizes Vale - GPD) e às necessidades do negócio. Para
maiores informações referentes ao desdobramento da estratégia e metas, consultar PNR-
000046 – Desdobramento da Estratégia e Metas.

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Os indicadores com aplicabilidade global da Vale são padronizados conforme o PNR-000012 -

Manual de Indicadores Vale, a fim de garantir compatibilidade, reprodutibilidade, segurança e
qualidade nas informações, além de permitir a comparação entre o desempenho de diferentes
unidades de negócio, buscar benchmarks internos e mapear oportunidades de melhoria. Para
os indicadores que não constarem no Manual de Indicadores Vale, deve-se buscar orientação
técnica das áreas reguladoras responsáveis.

Todos os indicadores selecionados para monitoramento devem ter os valores das suas metas
definidos como uma referência a ser perseguida, bem como possuir um responsável único, de
acordo com a definição prévia dos responsáveis dos processos. As metas podem ter o objetivo

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de manter um resultado padrão ou de melhorar o indicador gerando novos resultados,
dependendo da necessidade do cliente. Os indicadores presentes no painel do gestor deverão
ser obrigatoriamente monitorados e devem ser atualizados com o valor realizado, o resultado
acumulado até a data e a projeção de fechamento para os próximos resultados (quando

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aplicável).

2.5 Resumo Executivo

Apresentar tópicos relevantes que tragam um panorama sobre a área e/ou processos com
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destaques positivos, pontos de atenção e negativos. Deve ser simples, direto e resumido,
conforme ilustrado na figura abaixo:
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Figura 1 – Elaborando um bom Resumo Executivo

2.6 Planos de Ação

Para os indicadores com resultados fora da meta e para os itens relevantes indicados no
campo “Negativos” do Resumo Executivo devem ser elaborados planos de ação a fim de
garantir o tratamento da causa raiz dos problemas e, consequentemente, a não recorrência dos
desvios. Durante as reuniões deve ser apresentado apenas o resumo desses planos de ação,
contendo a causa raiz identificada e o andamento das ações. Apesar de o tratamento dos
problemas ser abordado nessas reuniões, ele deve acontecer, efetivamente, na rotina.

Todo desvio deve ser entendido como um problema e, portanto, ser tratado. Porém, caso a
capacidade de ação seja limitada em relação aos problemas, as áreas podem definir gatilhos
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tanto para o tratamento quanto para a realização de análises formais (registradas), com o uso
de metodologia estruturada e aprofundamento nas causas raiz. Para mais informações sobre
análise e solução de problemas, consultar o PNR-000028 – Solução de Problemas e Melhoria
Contínua.

2.7 Ferramentas auxiliares da reunião de performance

2.7.1 VPS Stratws

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O VPS Stratws é o sistema global da Vale para suportar a implantação do VPS em
diversos elementos das dimensões Liderança, Técnica e, principalmente, Gestão.
Proporciona diversos ganhos à companhia, dentre eles:

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 Confiabilidade: centralização de informações e histórico de dados em um sistema
único e rastreabilidade e bloqueio de alterações, permitindo a integridade dos
dados;
 Agilidade: indicadores atualizados disponíveis a qualquer momento, dados oficiais

d
únicos compartilhados de forma centralizada pelas áreas reguladoras em todos
os níveis da organização, variedade de layouts dinâmicos, promovendo tomada
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de decisão ágil;
 Produtividade: milhares de indicadores automatizados e eliminação de retrabalho
pela replicação de dados entre níveis hierárquicos;
tro

 Foco em solução de problemas: maior tempo disponível para foco em análises de

desvios, além de planos, históricos e acompanhamento de ações em um local
único.
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Um de seus usos mais comuns é durante as reuniões de performance, nas quais o

Stratws permite maior otimização na consolidação de informações, maior agilidade na
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tomada de decisão, além de um gerenciamento de performance e discussões baseadas

em fatos e dados e diferentes tipos de ferramentas que auxiliam na exposição, análise e
solução de problemas.
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Alguns exemplos de utilização na Reunião de Performance são trazidos abaixo e, para

maiores informações, a página do VPS Stratws na intranet pode ser consultada.

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Figura 2 – Exemplos de utilização do VPS Stratws em reuniões de performance

2.7.2 PowerPoint (Anexo 1 – Modelo_Reuniões de Performance)

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Caso a área ainda não utilize o VPS Stratws, uma ferramenta alternativa para suportar
as reuniões de performance é o template em PowerPoint disponível no Anexo 1 – Guia
de Preenchimento dos Modelos da Reunião de Performance).
n

3. PERIODICIDADE DAS REUNIÕES

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A realização das reuniões de Performance é obrigatória para todos os líderes, do nível de

gerentes até o CEO, uma vez por mês. Os supervisores deverão monitorar os resultados no dia
a dia para a ágil tomada de ações corretivas, visando a estabilidade dos resultados.
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A dinâmica das reuniões de performance deve seguir uma sequência conectando todos os
níveis hierárquicos, ao longo do mês, para garantir a correta exposição de problemas,
alinhamentos necessários e velocidade na tomada de decisão para o alcance e sustentação
dos resultados. A sequência lógica tem por início o nível de gerência, seguido da gerência
geral (caso haja), gerência executiva, diretoria, vice-presidência executiva e, finalmente, CEO,
de acordo com o Diário de Bordo.

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Importante:
1. A sequência lógica deve ser
respeitada conforme figura ao
lado para que os problemas
sejam analisados em cada nível,
permitindo o acionamento da
cadeia de ajuda;
2. Para as áreas que possuem as
estruturas de Gerente de Gerente
ou Gerente Geral, recomenda-se
a adequação ao calendário do
próximo nível;
3. Para maiores detalhes, consultar

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os Diários de Bordo padronizados
no PNR-000032.

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Figura 3 - Esquema lógico das Reuniões de Performance

4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Responsável
(quem)
d
 Realizar preparação da reunião;
Papel (o que)
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 Realizar as reuniões garantindo o correto reporte dos resultados com exposição dos
problemas existentes;
Área (dona da
 Garantir a tratativa para os problemas no tempo e da forma adequada;
reunião)
 Desenvolver e suportar a equipe para solução de problemas;
 Acionar a cadeia de ajuda quando necessário.
tro

 Definir as diretrizes para as rotinas de performance;

 Orientar sobre cumprimento dos requisitos de gerenciamento da performance e alinhar os
Excelência stakeholders sobre dinâmica das reuniões via VPS Stratws (se aplicável), consistência das
Operacional informações e sobre modelos (templates) a serem utilizados para as reuniões que ainda
acontecem via power point;
n

 Fornecer suporte metodológico para a dinâmica da reunião e para a solução de problemas;

 Disponibilizar os dados e informações do assunto sob sua responsabilidade, de forma
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Áreas técnicas padronizada, garantindo a acuracidade dos resultados.

responsáveis pelas  Disponibilizar os resultados dos indicadores e informações relevantes para suportar as
informações reuniões de performance via VPS Stratws, se aplicável.
(stakeholders)  Participar da solução dos problemas dos assuntos relacionados visando melhorar a troca de
práticas e padronização dos processos.
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Tabela 2 - Governança das reuniões de performance

5. MATURIDADE DA PERFORMANCE

A maturidade da performance de uma área é indicada pela não recorrência dos desvios,
alcançada através da frequência do acompanhamento dos resultados e efetividade da solução
dos problemas.

Desta forma, ao final da reunião, são realizadas avaliações de maturidade com o objetivo de
identificar as oportunidades de melhorias necessárias para a evolução dos resultados e da
qualidade da reunião. A avaliação é realizada conforme tópicos: pauta, participantes,
indicadores, método e solução de problemas, acompanhamento das ações, resultados e
conclusão da reunião.

O resultado da avaliação indica o percentual de eficiência atingido no rito e aponta ao líder os

principais pontos de melhoria para alcançar a maturidade na performance e.
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A maturidade da Reunião de Performance implantada nas áreas pode ser avaliada e

acompanhada através do check e Dashboard Maturidade RP, conforme diretrizes e links

Importante: Recomenda-se que as avaliações sejam realizadas durante ou logo ao final da reunião, considerando um maior
envolvimento dos participantes com o rito que acabou de acontecer e possibilitando o compartilhamento de dúvidas e oportunidades de
melhoria. As avaliações poderão ser realizadas por todos os participantes.

disponíveis no Anexo 2 - Avaliação de Maturidade_Reuniões de Performance.

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6. ANEXOS

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Anexo 1 - Modelo_Reuniões de Performance*
Anexo 2 - Avaliação de Maturidade_Reuniões de Performance
Anexo 3 - Modelos de Plano de Ação_Reuniões de Performance

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*Aplicável para as reuniões que ainda não utilizam o VPS Stratws.
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7. ELABORADORES

NOME E-MAIL ÁREA

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Gabriela Marchini [email protected] Excelência Operacional

n

Evellyn Pimenta [email protected] Excelência Operacional

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