Modelo para Elaboracao de Relatorio de Estagio
Modelo para Elaboracao de Relatorio de Estagio
Modelo para Elaboracao de Relatorio de Estagio
2014.2
Mamanguape
2015
TIAGO TAVARES FIDELIS
Mamanguape
2015
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..........................................................................................................................3
2 A EMPRESA ..............................................................................................................................4
3 DESENVOLVIMENTO DO ESTÁGIO ..................................................................................5
4 ATIVIDADES REALIZADAS..................................................................................................6
4. 1 PRESTAÇÃO DE SUPORTE GERAL NAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS ...............6
4. 2 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E ARQUIVAMENTO ........................................................6
4. 2. 1 ARQUIVOS CORRENTES ...............................................................................................................7
4. 2. 2 ARQUIVOS PERMANENTES .........................................................................................................8
4. 3 ELABORAÇÃO DE APRESENTAÇÃO E COMUNICAÇÃO INTERNA .............................11
5 ATIVIDADES NÃO DESCRITAS NO TCE .........................................................................11
5. 1 EVENTO CORPORATIVO ......................................................................................................11
5. 2 OBJETOS FABRICADOS ........................................................................................................12
5. 3 DESCRIÇÃO DO EVENTO .....................................................................................................14
6 ATIVIDADES NÃO REALIZADAS ......................................................................................16
6. 1 ELABORAÇÃO DE ATA DAS REUNIÕES DA CIPA ..........................................................16
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................................17
REFERÊNCIAS ...................................................................................................................................19
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1 INTRODUÇÃO
Esse relatório tem por finalidade descrever a experiência prática adquirida através
das atividades desenvolvidas na disciplina de Estágio Supervisionado Obrigatório II.
Elaborado por Tiago Tavares Fidelis, aluno regularmente matriculado no sétimo período do
Curso de Secretariado Executivo Bilíngue na Universidade Federal da Paraíba (UFPB) com
orientação da Professora Maika Bueque Zampier.
A atividade foi desenvolvida na Usina Monte Alegre S/A CNPJ: 090.946.32/0002-
17 no período de 04 a 22 de maio de 2015 com duração de 60h. Tendo como supervisora do
campo de estágio a Sr.ª Cicília Maria Gonçalves da Silva, Gerente de Recursos Humanos. A
empresa está localizada na Fazenda Monte Alegre na cidade de Mamanguape – PB.
A disciplina de estágio supervisionado obrigatório II está inserida na grade curricular
do curso citado e tem por finalidade colocar o aluno em contato direto com atividades práticas
da profissão.
Portela (2007) destaca que o estágio é um importante meio de crescimento
profissional, pois é o momento que o graduando leva para dentro de uma empresa os
conceitos e ensinamentos adquiridos durante sua formação. Logo, é uma oportunidade de
avaliação de suas habilidades numa situação concreta de trabalho. Desse modo o estágio
proporciona a complementação de ensino e da aprendizagem na formação do profissional.
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2 A EMPRESA
A Usina Monte Alegre S/A foi fundada em 1940, pela família Fernandes de Lima,
que deixou de ser um simples engenho, para fabricar e industrializar o Açúcar. Em 1990, o
Grupo Soares de Oliveira adquiriu a empresa, cujas instalações e áreas de cultivo foram
ampliadas e modernizadas. Está localizada na cidade de Mamanguape-PB, há 50 km da
capital. Sua área agrícola é responsável pelo plantio, cultivo e colheita da cana de açúcar para
produção, gerando anualmente cerca de 1.700 empregos diretos1.
Tem sua missão voltada na produção de açúcar e álcool para atender o mercado
interno e externo, dentro dos padrões de qualidade, pautado nos princípios administrativos de
segurança do trabalhador, na preservação ambiental e responsabilidade social, contribuindo
para o desenvolvimento econômico da cidade de Mamanguape, da Paraíba e do Brasil. Sua
visão é acompanhar a evolução tecnológica da indústria açucareira, através da constante
modernização dos seus equipamentos, produzindo energia limpa e renovável, comprometida
com a preservação do meio ambiente e a melhoria da qualidade de vida da sociedade2.
Seus principais produtos são: o açúcar cristal, triturado, demerara e VHP (Very High
Purity), além do álcool hidratado e anidro. Todos os tipos de açúcar são fabricados utilizando
o ozônio (O3), substância saudável e ecologicamente correta, ao invés do enxofre, no processo
de clarificação do açúcar.
1
AÇÚCAR ALEGRE: Usina Monte Alegre. Disponível em:
<http://www.acucaralegre.com.br/institucional/>. Acesso em: 20 maio. 2015
2
AÇÚCAR ALEGRE: Missão, Visão e Valor. Disponível em <http://www.acucaralegre.com.br/missao-
visao-valor/>. Acesso em: 20 maio. 2015
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3 DESENVOLVIMENTO DO ESTÁGIO
Para a realização das atividades práticas foram definidos dias e horários. Durante
esse período estavam presentes a Gerente de Recursos Humanos Cicília Gonçalves e
auxiliares de apoio orientando as funções a serem exercidas.
Durante a entrevista para solicitação do estágio falei em qual curso estou me
graduando, a Sr.ª Cicília falou: “mas nem recepcionista nós temos”. Com essa expressão,
lembrei imediatamente das orientações das Professoras. Aprendemos que ao solicitar estágio
nas empresas deveríamos apresentar a profissão de Secretariado e suas atribuições, então
comecei imediatamente a falar das atividades que esse profissional está apto a realizar.
A Gerente disse que ficaria muito feliz se eu contribuísse com a empresa. Segundo
ela, o estágio é uma oportunidade para os graduandos mostrarem seus conhecimentos e com
isso a empresa tem chance de absolver conceitos específicos sobre determinada área.
Destacou, também, que no primeiro momento eu ficaria responsável pela
organização do acervo arquivístico da empresa, pois a maior dificuldade do pessoal era a
localização imediata dos documentos que eram solicitados. O que gerava perca de tempo.
A partir do Termo de Compromisso de Estágio (TCE) foram definidas as seguintes
atividades a serem desenvolvidas:
1. Prestação de suporte geral nas atividades administrativas;
2. Organização de Arquivo e Arquivamento;
3. Elaboração de ATA das reuniões da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
(CIPA);
4. Elaboração de apresentação e comunicação interna.
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4 ATIVIDADES REALIZADAS
De acordo com Solon Buck, (1950 apud PAES, 1991 p. 18) “arquivo é o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”. Seguindo essa definição podemos dizer que uma das finalidades dos arquivos é
servir à administração, tornando disponíveis as informações contidas no acervo documental
sob guarda da empresa. Medeiros e Hernades (2010) destacam que para que os arquivos
desempenhem sua função, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de
forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade e flexibilidade de
acesso.
Levando em consideração esses aspectos, primeiramente fiz um levantamento de
dados do acervo arquivístico da empresa, a fim de saber quais eram as falhas e posteriormente
verificar a opção mais adequada para a realidade de instituição. Essa tarefa consiste em
verificar o gênero dos documentos, as espécies mais frequentes, os modelos e formulários em
uso, volume e estado de conservação, classificação dos documentos e normas de
arquivamentos. O próximo passo foi analisar os dados coletados e elaborar um plano para o
sistema de arquivo da empresa.
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4. 2. 1 ARQUIVOS CORRENTES
3 Betânia Maciel
Ba - Bm 3 Bn - Bz 4
4 Bruno Fernandes Costa
15 Hernandes Silva
Ha - Hm 5 Hn - Hz
16 Hugo Guimarães
Também organizei as gavetas dos armários, visto que algumas estavam lotadas
enquanto que outras ainda cabiam mais pastas. Então dividi de acordo com a quantidade de
gavetas a quantidade de pastas. Isso facilitou a processo de busca e arquivamento dos
documentos. O pessoal que tem acesso a esses documentos confirmaram que foi uma grande
mudança para melhor.
Pedi permissão à empresa para que conforme fosse desenvolvendo as atividades eu
registrasse para que pudesse relatar e apresentar em formas de figuras a fim de complementar
o relatório. Segue figura ilustrando respectivamente o antes e depois.
4. 2. 2 ARQUIVOS PERMANENTES
Quanto aos arquivos permanentes, a empresa tem uma sala onde estão postas estantes
e caixa arquivo. Assim como os arquivos correntes, o arquivo permanente também é em sua
maioria formado por documentação de pessoal, sendo que são dos colaboradores que não
estão mais trabalhando na instituição. Esses arquivos estavam da seguinte forma:
9
Melhor
aproveitamento
Verificar
Por não terem do espaço da
melhor layout
fixação sala.
para
adequada, Eliminação de
organização da
algumas risco de
sala e fixar as
estantes estão acidente e
estantes nas
se inclinando. desgaste
paredes.
antecipado do
aço. 26 parafusos
para bucha nº
ESTANTES
8 26 buchas nº
8 26 arruelas
De acordo
Temos 19
com a
estantes com 6 Economia de
quantidade de
prateleiras espaço físico
estantes,
cada. No resultando das
deveríamos
entanto é 4 estantes que
desmontar 4
possível deixá- podem ser
estantes para a
las com 7 desmontadas.
formação das
compartimentos
outras.
(continua)
10
Melhor
arquivamento
dos
Substituição documentos e
Para
do uso dos melhor
substituição
A maioria se envelopes de conservação.
dos envelopes
encontra entre papel por Eliminação do
dos arquivos
aberta devido envelopes de espaço
CAIXA correntes
os envelopes plástico. utilizado pelos
ARQUIVO precisamos no
serem maiores Compra de envelopes,
mínimo de 2
do que a as pastas pois muitos
mil envelopes
caixas. suspensas de são dobrados a
de plásticos
acordo com a fim de caber
sem furo.
necessidade. nas caixas de
arquivos e
pastas
suspensas.
Fonte: Elaboração do autor
5. 1 EVENTO CORPORATIVO
amenizar a situação. Seu público alvo foi: colaboradores e seus familiares bem como a
comunidade próxima.
Para a realização desse evento começamos a nos preparar bem antes, pois
combinamos que faríamos toda a ornamentação da Usina durante essa semana com material
reciclado. Portanto tivemos que pesquisar objetos reciclados para podermos primeiramente
fazê-los.
5. 2 OBJETOS FABRICADOS
Fizemos também flores com copo descartável e caixa de ovos. Para o talo foi
utilizado palito de churrasco. Foi decidido que faríamos a decoração da usina durante essa
semana com material reciclado. Então, pesquisamos vários objetos que poderíamos fazer para
aproveitar coisas que encontramos no lixo. No entanto, essas flores feitas com o material
citado não havia na internet nem em lugar algum. Então desenvolvi esse objeto a partir da
criatividade. O resultado foi agradável para todos.
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Fiz os puffs utilizando 32 garrafas pet, 2 fita durex larga, 2 sacos de náilon e 4
pedaços de papelão 40cmx40cm. Para fazer esse produto pesquisei na internet sobre como
fazer. Então o fiz e apresentei ao pessoal da empresa, todos gostaram muito. A oficina foi
dividida em 5 grupos em que cada um deste produzia algo diferente ensinado pela equipe da
organização do evento. No entanto, a Sr.ª Cicília me pediu para fazer um puff mostrando
como fazer. Fiz a apresentação para todos da oficina e inclusive foi gravado e postado na
internet segundo o link: https://youtu.be/pKxQKzBNT1Q
5. 3 DESCRIÇÃO DO EVENTO
No primeiro dia foi feita a abertura com a Sr.ª Cicília apresentado a Semana do Meio
Ambiente e a programação. Essa atividade foi realizada no auditório da empresa e os
convidados foram: representantes da comunidade, gerentes encarregados e monitores
agrícolas.
No dia posterior, nos dirigimos a Escola Maria Lúcia e Creche Tia Lucinha para
exibimos alguns vídeos sobre a importância da prevenção do meio ambiente e fazermos
algumas dinâmicas. Essas instituições de ensino estão dentro das propriedades da Usina
Monte Alegre, ficando cerca de 2 km das instalações da empresa. As atividades desse dia
tiveram como público alvo os alunos do Pré-1 e Pré-2 conforme mostra figura abaixo.
No dia seguinte as atividades realizadas foram as mesmas do dia anterior, sendo que
os alunos participantes foram os de séries mais avançadas. Após vídeos explicativos sobre o
meio ambiente fizemos algumas perguntas para os alunos e aqueles que acertaram receberam
uma flor confeccionada para o evento conforme mostra figura a seguir.
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Esse evento foi muito proveitoso para meu desenvolvimento dentro da empresa por
que através dele pude mostrar alguns conceitos adquiridos em aula e expor minha criatividade
na confecção dos produtos bem como na organização das atividades desenvolvidas durante a
semana do meio ambiente. Tudo o que fizemos foi registrado por fotos e vídeos e postados no
site do Açúcar Alegre. Segue link para visualização: http://www.acucaralegre.com.br/noticia-
interna/?Id_Post=976
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
_______________________________________________________________
Supervisora de Campo
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Professora Orientadora
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Graduando
Mamanguape
2015
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REFERÊNCIAS