M19 Viagens Negocios

Módulo 19
Viagens de Negócios
Curso Profissional Técnico de Secretariado
Necessidade de realizar
viagens de negócios
• Em qualquer empresa, mais do que um custo,

as viagens de negócios são um investimento
que compensa.
• Para evitar custos desnecessários, é importante
um planeamento rigoroso e a criação de uma
política de viagens.
Necessidade de realizar
viagens de negócios
• Dependendo dos objetivos, local e duração, a
preparação de uma viagem de negócios, implica
para o secretariado um conjunto variado de
tarefas, exige:
– a preparação de diversos documentos
– e toda uma serie de contactos e de comunicações
preparatórias, que em muitos casos, são realizadas
com muito tempo de antecedência
Plannig
• A calendarização deve de ser feita na agenda

do dirigente e do assessor e elaborar um
“planning” com:
– As informações a obter;
– Os contactos a estabelecer;
– As tarefas a desempenhar.
Plannig - Exemplo
Finalidades das Viagens
Visitar clientes em
ações de Marketing
e ou Relações
Públicas;
Apresentar
Colocar produtos em
pessoalmente novos
novos mercados;
vendedores;
Fazer prospeção de Negociar “in loco”

mercados; com fornecedores;
Propor fornecimento
Controlar atividade
de produtos e/ou
de filiais, sucursais e
serviços e eventuais
dependências;
interessados;
Finalidades das Viagens
Participar em
feiras e
exposições;
Tratar de
(…) procedimentos
administrativos
de vulto
Assinar Conhecer novas

contratos, tecnologias e
acordos ou actualizar
protocolos. conhecimentos;
Estabelecer
bases de
atuação,
colaboração ou
intervenção
conjunta;
Quanto à natureza:
De rotina ou periódicas;
De iniciativa ocasional.
Quanto à duração:
De curta duração De média duração De longa duração

(ida e vinda no (de dois dias a (superior a uma
próprio dia); uma semana); semana).
Quanto à periodicidade:
Semanais; Quinzenais; Mensais; Semestrais; Anuais.

Quanto à deslocação
envolvida:
:
Locais;
Regionais;
Nacionais;
Internacionais.
Quanto ao meio de transporte
utilizado:
Aéreas;
:
Ferroviárias;
Rodoviárias;
Marítimas.
Planeamento e preparação de
uma viagem
• A planificação de uma viagem implica a

realização de dois grandes grupos de tarefas:
- Assuntos relacionados com a viagem em si;

- Preparação material da viagem.
uma viagem
A sua
calendariza
ção;
• A planificação da
viagem depende das
Finalidades
finalidades, destinos da viagem. O local da
viagem;
e duração e implica o
pré-conhecimento de
diversas informações,
tais como:
O número
A duração
de
da viagem;
viajantes;
uma viagem
• Só na posse destes elementos, é possível iniciar todo o
trabalho de preparação, que passa por:
- Reservar os bilhetes de
transporte; - Estabelecer contacto (s)
- Contactar, escolher e com uma agência de
reservar o alojamento; Ou viagens, para tratar das
- Tratar do (s) meio (s) de questões anteriores.
transporte na deslocação
no local de destino.
Programa da viagem
• No programa da viagem “planning”, dever conter

as informações necessárias para quem o vai
utilizar:
– dias, horas, locais de reuniões, encontros, eventos,

identificação dos interlocutores, transportes
assegurados e a providenciar, tempos livres, etc.
Programa da viagem
1.1- Definição do itinerário (roteiro) da viagem (pode

obedecer a critérios como: economia de tempo ou de
dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou
negocial, condicionantes do transporte, etc.), referindo:
- Horários de partida, chegada e regresso aos

diversos locais;
- Transporte para o aeroporto, no local de chegada e
entre os diversos locais;
Programa da viagem
1.2- Agenda de contactos, deve conter:
- Os contactos a estabelecer e as
assuntos/tarefas a desempenhar;
- Dias/horas, locais de reuniões, encontros,
visitas/eventos;
- Identificação dos interlocutores, visitantes.
Exemplo programa de viagem
Viagem a Barcelona
Eng. Martins
Dia 4 e 5 de Novembro 2017
Dia 4
0 - Transporte para o aeroporto Sá Carneiro, pelo motorista da empresa

7:00
0 - Check-in – Voo TAP 250

7:30
0 - Partida
8:00
1 - Chegada a Barcelona (aeroporto).

0:00
Deslocação de táxi até ao hotel para depositar a bagagem, seguindo depois para a sede da empresa XPTO
1 (transporte providenciado pela empresa)
0:30
1 - Reunião com M. Josep Tápie e M. Antoni Puig (duração prevista: 1.30h)

1:30
1 - Almoço com a Administração no restaurante Catalana (carro da empresa)

3:30
1 - Visita às instalações comerciais de Vila Olímpica (em táxi)

5:30
- Regresso previsto pelas 19.00 h com transporte ao hotel
2 - Jantar oferecido pela nossa empresa no restaurante do hotel

1:00
2 - Passeio pela La Rambla.

2:30
Dia 5
8 - Deslocação para o aeroporto (táxi)

:30
9 - Check-in – Voo TAP 650

:00
1 - Partida de Barcelona
0:00
1 - Chegada ao aeroporto Sá Carneiro (carro à espera)

1:00
1 - Transporte para a empresa XXS

1:30
Dossier da Viagem
• O dossier acompanha o
viajante e deve conter os
seguintes documentos
separados em pastas,
divididos por assuntos,
de forma a contribuir
para o êxito da viagem.
Dossier da Viagem
2.1 - Documentos da
viagem:
- Passaportes;
- Vistos de entrada nos países;
- Etiquetas para as bagagens;
- Bilhetes;
- Programa da viagem;
- Mapas e itinerário;
Dossier da Viagem
2.2 - Documentos
pessoais:
- Cartão de Cidadão;
- Carta de condução;
- Carta verde;
- Certificado de vacinas;
- Boletim de saúde;
- Seguros.
Dossier da Viagem
2.3 - Documentos da
empresa:
- Papel timbrado, envelopes;
- Credenciais;
- Procurações;
- Cartões de visita;
- Canetas, blocos apontamentos;
- Folhetos e catálogos;
- Brindes e ofertas.
Dossier da Viagem
2.4 - Documentos
financeiros:
- Cartão de débito/crédito;
- Cheques viagem;
- Moeda do país;
Dossier da Viagem
2.5 – Outros
documentos:
- Manuais de Eventos
- Manuais de Informações
Turísticas;
- Mapas de Estradas;
- Plantas de Cidades;
- Roteiros Turísticos.

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Módulo 19

• Em qualquer empresa, mais do que um custo,

• A calendarização deve de ser feita na agenda

Fazer prospeção de Negociar “in loco”

Assinar Conhecer novas

De curta duração De média duração De longa duração

Semanais; Quinzenais; Mensais; Semestrais; Anuais.

• A planificação de uma viagem implica a

- Assuntos relacionados com a viagem em si;

• No programa da viagem “planning”, dever conter

– dias, horas, locais de reuniões, encontros, eventos,

1.1- Definição do itinerário (roteiro) da viagem (pode

- Horários de partida, chegada e regresso aos

1.2- Agenda de contactos, deve conter:

0 - Transporte para o aeroporto Sá Carneiro, pelo motorista da empresa

0 - Check-in – Voo TAP 250

1 - Chegada a Barcelona (aeroporto).

1 - Reunião com M. Josep Tápie e M. Antoni Puig (duração prevista: 1.30h)

1 - Almoço com a Administração no restaurante Catalana (carro da empresa)

1 - Visita às instalações comerciais de Vila Olímpica (em táxi)

2 - Jantar oferecido pela nossa empresa no restaurante do hotel

2 - Passeio pela La Rambla.

8 - Deslocação para o aeroporto (táxi)

9 - Check-in – Voo TAP 650

1 - Chegada ao aeroporto Sá Carneiro (carro à espera)

1 - Transporte para a empresa XXS

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