PROCEDURA OPERATIONALA

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Cod: PO - xx
Editia x

ELABORAT

VERIFICAT

APROBAT

Functie, Nume, Semnatura

Functie, Nume, Semnatura

Functie, Nume, Semnatura

.......

DIRECTOR GENERAL

Data:

Data:

Data:

Nr. exemplar:

1
1.1

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

SCOP
Prezenta procedura documenteaza modul in care se analizeaza la intervale planificate
Sistemul de Management Integrat din organizatie, pentru a se asigura ca este in continuare
corespunzator, adecvat si eficace. Analiza efectuata de management include evaluarea
oportunitatilor de imbunatatire si necesitatea actualizarii permanente a Sistemului de
Management Integrat, inclusiv Politica si Obiectivele organizatiei.

DOMENIU DE APLICARE

2.1 Prevederile prezentei proceduri se aplica in intreaga organizatie, in domeniul managementului

integrat al calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca pentru serviciile, produsele,
procesele, activele, mijloacele si performantele organizatiei.

DEFINITII
Pentru scopurile acestei proceduri se aplica termenii si definitiile din standardele SR EN ISO
9000, SR EN ISO 14001 si SR OHSAS 18001, completate cu termenii si definitiile
prezentate in continuare:

3.1

Compartiment - denumire generica pentru serviciu, birou, sectie, atelier etc.

3.2

Sistem de management integrat - ansamblu format din conducatori si angajati, inclusiv

dotarile, procedeele, documentele si inregistrarile aferente, prin care se orienteaza si se tin
sub control functionarea societatii, in ceea ce priveste calitatea serviciilor si produselor
furnizate si respectiv mediul si securitatea si sanatatea in munca, in scopul asigurarii si
cresterii satisfactiei Clientilor si a respectarii cerintelor reglementate si legale.

3.1 Eficacitate SMI - masura in care sunt stabilite masuri de corectare si prevenire a
problemelor existente referitoare la calitate, mediu si securitate si/ sau de prevenirea a unor
posibile probleme, precum si masura in care sunt obtinute rezultatele urmarite.
3.3 Imbunatatire continua - abordare si efect al SMI prin care, atat periodic cat si ocazional, cresc
performantele si capabilitatea organizatiei :
de a indeplini si a depasi cerintele si asteptarile Clientilor privind serviciile si produsele
furnizate, respectiv modul de comunicare si colaborare ;
de a reduce la minimul posibil numarul de accidente/ incidente de munca si de mediu,
precum si aspectele semnificative de mediu si riscurile de nivel ridicat privind sanatatea
si securitatea in munca ;
de a respecta consecvent si consistent cerintele reglementate si legale din domeniul
calitatii, protectiei mediului, securitatii si sanatatii in munca.

3.4 Neconformitate - neindeplinirea unei cerinte (de calitate, de mediu sau de sanatate si securitate
in munca).

3.5 Actiune preventiva - actiune de eliminare a cauzelor unei neconformitati potentiale sau a altei
posibile situatii nedorite.
NOTA: Actiunea corectiva este intreprinsa pentru a preveni reaparitia neconformitatii.
Actiunea preventiva este intreprinsa pentru a preveni aparitia neconformitatii.

PRESCURTARI

4.1

SMI sistem de management integrat al calitatii, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale;

4.2

MMI - Manual de management integrat calitate, mediu, sanatate si securitate in munca;

Pagina 2 din 7
Procedura, cod PO - xx

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

4.3

RM Reprezentantul Managementului;

4.4

RCS - Responsabil compartimental de sistem (calitate/ mediu/ SSM/ SU);

4.5

CMSS Calitate, mediu, sanatate si securitate in munca;

4.6

AEM analiza efectuata de management;

4.7

SSM Sanatate si securitate in munca;

DOCUMENTE DE REFERINTA

5.1 SR EN ISO 9000: Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular ;

5.2 SR EN ISO 9001: Sisteme de management al calitatii. Cerinte ;
5.3 SR EN ISO 14001: Sisteme de management de mediu. Specificatii si ghid de utilizare
5.4 SR OHSAS 18001: Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte
5.5 MMI: Manualul Sistemului de management integrat calitate-mediului-securitate si sanatate in
munca;
5.6 Procedura Elaborarea procedurilor;
5.7 Procedura Controlul documentelor si inregistrarilor.
5.8 Procedura Controlul produsului neconform;
5.9 Procedura Actiuni Corective/ Preventive;
5.10

Procedura Comitete de sanatate si securitate in munca ;

5.11

Procedura Cercetarea evenimentelor de munca;

NOTA: Pentru documentele de referinta mentionate mai sus se aplica editiile/ reviziile
in vigoare la data utilizarii prezentei proceduri.

PROCEDURA

6.1 Generalitati

6.1.1 Regimul prezentei proceduri este stabilit si asigurat de catre RM conform prevederilor
aplicabile din procedurile Controlul documentelor si inregistrarilor si Elaborarea
procedurilor;
6.1.2

Procedura are la baza asa numitul ciclu PDCA (planifica, aplica, verifica si actioneaza) :
planificarea la nivel de organizatie, elaborare obiectivelor si tintelor privind SMI, pe baza
asteptarilor clientilor, pietei, comunitatilor locale, a cerintelor reglementate aplicabile, a
conditiilor de concurenta si a resurselor disponibile;
stabilirea si aplicarea de programe de masuri pentru indeplinirea acestor obiective si
tinte;
monitorizarea, inregistrarea periodica a evolutiei indicatorilor de indeplinire pentru a
sesiza din timp eventuale tendinte de evolutie negativa, analiza datelor pentru a stabili
cauzele primare si masurile necesare de prevenire;

Pagina 3 din 7
Procedura, cod PO - xx

6.1.3

6.1.4

6.2
1.1

6.3

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

analizarea periodica de catre management a performantelor SMI si eficacitatii

programelor de masuri, actualizarea obiectivelor si tintelor pentru mentinerea si
cresterea performantelor si stabilirea de noi programe de masuri in acest sens.

Imbunatatirea continua a eficacitatii SMI se realizeaza utilizand:

politica referitoare la CMSS, ca orientare si cadru;

obiectivele, indicatorii si tintele CMSS, ca repere;

date rezultate din auditurile interne si externe de CMSS, ca dovezi;

date rezultate de la Clienti, Autoritati sau alte parti interesate, respectiv din activitatile
interne de control si autocontrol, de masurare si monitorizare, ca dovezi;
rezultatele actiunilor corective si preventive, ca dovezi;

date rezultate din monitorizarea eficacitatii actiunilor corective/ preventive, ca dovezi;

analizele de date, ca tehnica;

analizele de sistem ca mijloace.

Procesele de imbunatatire sunt determinate prin:

masurile dispuse in cadrul AEM la nivel de organizatie;

monitorizari ale evolutiei si incadrarii in tintele stabilite a indicatorilor de indeplinire a

obiectivelor la nivel de organizatie.

Periodicitate
SMI este analizat si evaluat cel putin o data pe an de catre managementul organizatiei in
cadrul AEM.
Participanti

6.3.1

La reuniunile de analiza a SMI la nivelul organizatiei participa managementul organizatiei, RM

pentru SMI, precum si invitati daca este cazul.

6.3.2

Managementul organizatiei este alcatuit din:

Director General;
Director Productie.

6.3.3

Lista invitatiilor la reuniune este stabilita de Directorul General si/ sau de RM.

6.3.4

Analiza este condusa de catre Directorul General, RM pentru SMI, sau un membru participant
nominalizat de Directorul General, dupa caz.

6.4

Secretariat

6.4.1 Activitatea de secretariat este asigurata de RM pentru SMI;

6.4.2

Activitatea de secretariat cuprinde:

pregatirea ordinii de zi si difuzarea ei catre participanti;

difuzarea raportului scris privind problemele ce vor fi analizate;

difuzarea procesului verbal al AEM catre participanti;

difuzare catre functiile implicate a deciziilor luate in cadrul AEM;

urmarirea stadiului de indeplinire a masurilor stabilite.

Pagina 4 din 7
Procedura, cod PO - xx

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

6.5

Ordinea de zi a AEM

6.5.1

Ordinea de zi a AEM este stabilita de Directorul General si este difuzata participantilor de

catre secretarul acesteia cel putin cu o zi inaintea sedintei.

6.5.2

Ordinea de zi include minim urmatoarele aspecte:

obiectivele managementului;

6.6

rapoarte ale clientilor privind neconformitati constatate (daca exista);

rezultate ale auditurilor interne;

aplicarea efectiva a corectiilor si actiunilor corective /preventive;

evaluarea adecvarii si eficacitatii continue ale SMI;

concluzii.

Desfasurare AEM:

6.7

RM intocmeste convocatorul si comunica fiecarei functii stabilite in convocator datele

referitoare la sedinta si rapoartele pe care trebuie sa le intocmeasca si sa le prezinte.
Participantii semneaza convocatorul pentru luare la cunostinta privind data, ora, locul si
ordinea de zi a sedintei de analiza.
Participantii care din motive obiective nu pot participa la sedinta comunica Directorului
General motivul si predau RM raportul intocmit.
Sedintele se desfasoara sub forma de dezbateri, pe baza materialelor intocmite de
participantii responsabilizati in ordinea de zi.
Pentru fiecare actiune propusa se stabilesc obligatoriu urmatoarele: responsabil, termen
implementare actiune, resurse necesare.

Date de intrare ale AEM

modul de rezolvare a masurilor/actiunilor stabilite la analiza precedenta;

stadiul implementarii SMI;

rapoarte ale clientilor (daca exista);

rapoarte audit intern/ extern;

rapoarte privind controlul calitatii;

raport Protectia Mediului;

raport Securitatea si sanatate in munca Situatii de Urgenta si AII:

- situatia cheltuielilor de prevenire si protectie;
- activitatea CSSM (privind situatia securitatii si sanatatii in munca si a starii de sanatate
a angajatilor);
- evenimente - incidente;
- situatia controlului medical la angajare si a controlului medical periodic al angajatilor;
- stadiul implementarii in santiere a cerintelor CMSS.
rapoarte privind aplicarea corectiilor si actiunilor corective/ preventive;

functionarea structurilor organizatorice in zonele unde s-au operat modificari ca urmare

a unor decizii in functie de obiectivele noi aparute ale organizatiei;
modificari/actualizari ale documentelor SMI;
propuneri de imbunatatire a SMI, inaintate de angajatii organizatiei (daca acestea
exista);
Pagina 5 din 7
Procedura, cod PO - xx

6.8

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

analiza performantelor proceselor si conformitatea produsului;

alte documente.

Date de iesire ale AEM

decizii si actiuni de urmat, referitoare la datele de intrare ale analizei, in scopul

imbunatatirii eficacitatii SMI si a proceselor sale;
stabilirea si aprobarea planului de masuri si actiuni corective/ preventive;
masuri ce trebuiesc luate si stabilirea responsabilitatilor acolo unde exista tendinta
aparitiei unor probleme sistematice referitoare la CMSS;
modificari necesare SMI (daca in urma AEM rezulta necesitatea unor modificari) si
stabilirea responsabilitatilor pentru urmarirea si aplicarea eficace a acestora.

6.9 Comunicarea rezultatelor

6.9.1

Comunicarea rezultatelor AEM se face in toate compartimentele, prin afisarea sintezei

analizei, a graficelor de evolutie a indicatorilor si a programului de imbunatatire care sunt
transmise de RM.

6.9.2

Copii dupa Rapoartele AEM si dupa Programele de Masuri rezultate din AEM sunt difuzate
RCS din santiere pentru informare si conformare.

6.9.3

RCS isi pastreaza in dosare/ bibliorafturi documentele si inregistrarile rezultate din analize, pe
o perioada de minim cinci ani de la fiecare analiza.

6.10

Efectele si eficacitatea analizelor

6.10.1 Analizele trebuie sa permita in mod sistematic, atat identificarea de oportunitati, cat si
stabilirea masurilor corespunzatoare de corectare si imbunatatire/ prevenire, prin care:

sa se asigure ca indicatorii de indeplinire a obiectivelor, ating si/sau depasesc tintele

stabilite;
sa se asigure cresterea satisfactiei Clientilor;

sa se asigure indeplirea asteptarilor Comunitatilor Locale, acolo und este cazul;

sa se reduca la minim riscurile de poluare, evenimentele de munca, bolile profesionale si

cele legate de profesie;
sa se asigure neinregistrarea de impacturi negative de mediu, respectiv de incidente,
accidente si boli profesionale.

RESPONSABILITATI

7.1 Director General

Stabileste/ aproba obiectivele de CMSS la nivelul organizatiei.

Conduce AEM, analizeaza si aproba/ dispune programele si masurile de imbunatatire

care depind de nivelul sau decizie.

Urmareste aplicarea programelor si masurilor de imbunatatire si respectiv efectele

acestora asupra indicatorilor de indeplinire a obiectivelor si tintelor organizatiei.

Raspunde de asigurarea resurselor necesare pentru realizarea programelor si

masurilor de imbunatatire pe care le aproba/ dispune;

Pagina 6 din 7
Procedura, cod PO - xx

PROCEDURA OPERAIONALA

Cod: PO - xx

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

Ed: x Rev: 0 1 2 3 4

Raspunde de asigurarea implicarii corespunzatoare a tuturor factorilor de decizie si

executie din subordine, atat in pregatirea, organizarea si desfasurarea analizelor de
sistem, cat si in aplicarea programelor si masurilor de imbunatatire stabilite.

7.2 Reprezentantul managementului pentru SMI

Organizeaza AEM si intocmeste, respectiv pastreaza corespunzator, documentele si

inregistrarile aferente;

Propune Directorului General organizarea si efectuarea analizelor ocazionale de sistem.

Comunica si difuzeaza catre participantii/ invitatii la AEM documentele si inregistrarile

necesare;

Asigura suportul necesar participantilor la sedintele de analiza, pregatirea si organizarea

AEM;

Intocmeste si prezinta rapoartele pentru care este nominalizat in ordinea de zi;

Raspunde de adecvarea masurilor de corectare si prevenire pe care le propune;

Raspunde de calitatea, utilitatea, difuzarea si buna pastrare a documentelor si

inregistrarilor emise cu ocazia AEM;

Raspunde de promptitudinea, corectitudinea si buna difuzare a materialelor de

comunicare pe care le elaboreaza.

Intocmeste si prezinta rapoartele pentru care este nominalizat in ordinea de zi.

Administreaza inregistrarile rezultate din AEM;

Monitorizeaza si inregistreaza implementarea masurilor in zona sa de responsabilitate;

Raspunde de adecvarea actiunilor corective/ preventive pe care le propune;

Raspunde de promptitudinea, corectitudinea si completitudinea materialelor de

comunicare pe care le elaboreaza.

7.3 RCS

7.4 Participanti/ invitati la analize

Intocmesc si prezinta rapoartele pentru care sunt nominalizati in ordinea de zi.

Semneaza procesul-verbal pentru AEM la care participa .

Raspund de adecvarea comentariilor si propunerilor pe care le fac .

INREGISTRARI

8.1

Raport AEM;

8.2

Plan de masuri si actiuni corective/ preventive, formular cod ..., model anexa 1;

8.3

Proces verbal AEM;

Pagina 7 din 7
Procedura, cod PO - xx

Anexa 1 la procedura cod PO -xx

PLAN DE MASURI SI ACTIUNI CORECTIVE/ PREVENTIVE

AEM din /
Nr.
crt.

Problema

Cauza

Masura (actiune
corectiva/preventiva

APROBAT: .. ..

Resurse

Responsabil(i)

Termen

MONITORIZARE
Data

INTOCMIT: .

Pag din
Formular cod ...

Rezultat