Referat AUDITUL INTERN PRIVIND GESTIUNEA CLIENȚILOR INCERȚI SAU ÎN LITIGIU
Referat AUDITUL INTERN PRIVIND GESTIUNEA CLIENȚILOR INCERȚI SAU ÎN LITIGIU
Referat AUDITUL INTERN PRIVIND GESTIUNEA CLIENȚILOR INCERȚI SAU ÎN LITIGIU
2024
CUPRINS
Introducere.....................................................................................................................................
10
Studiu de caz..................................................................................................................................
12
Concluzii....................................................................................................................................... 13
Bibliografie................................................................................................................................... 15
1
INTRODUCERE
Într-o lume economică în constantă schimbare, unde relațiile dintre clienți și furnizori
sunt tot mai complexe și interdependente, abilitatea unei organizații de a gestiona eficient și
corect clienții incerți sau în litigiu este vitală. Gestionarea acestor clienți reprezintă adesea o
provocare atât din punct de vedere financiar, cât și juridic, având în vedere că acești clienți pot
avea impact asupra fluxurilor de numerar și, implicit, asupra sănătății financiare a organizației.
Auditul intern, o funcție strategică în cadrul oricărei entități, vine în ajutorul
managementului pentru a oferi asigurări că procesele și controalele interne sunt adecvate și
eficiente. Aceasta implică evaluarea modului în care organizația identifică, monitorizează și
gestionează riscurile asociate cu clienții incerți sau în litigiu. Fără o astfel de evaluare, o
organizație ar putea suferi pierderi semnificative, atât din punct de vedere financiar, cât și din
punct de vedere al reputației.
O gestionare ineficientă sau un litigiu neglijat pot duce la deteriorarea relațiilor cu
partenerii de afaceri, afectând în același timp și percepția publică asupra integrității și
profesionalismului organizației.
Pe lângă acestea, incertitudinea financiară generată de clienții incerți sau în litigiu poate
conduce la decizii strategice greșite, la alocări inadecvate de resurse sau la oportunități pierdute.
În acest context, rolul auditului intern devine esențial, oferind o perspectivă obiectivă și
profesională asupra modului în care riscurile sunt gestionate și asupra eficacității proceselor în
vigoare.
2
care activitățile sale se desfășoară în conformitate cu obiectivele și politicele stabilite. El se
concentrează pe evaluarea proceselor, sistemelor și controalelor interne, oferind recomandări
pentru îmbunătățire și asigurând astfel eficiența, eficacitatea și conformitatea activităților.
Clienții incerți sunt acei clienți a căror solvabilitate este pusă sub semnul întrebării, fie
din cauza dificultăților financiare, fie din alte motive.
Clienții în litigiu sunt acei clienți care se află într-un conflict deschis cu organizația, fie în
instanțe judecătorești, fie în alte forme de mediere sau negociere. Aceste conflicte pot fi legate de
3
neînțelegeri contractuale, de calitatea produselor sau serviciilor furnizate, de preturi sau de orice
alt aspect ce poate duce la dezacorduri.
Clienții incerți și în litigiu pot fi clasificați în funcție de natura riscului pe care îl prezintă
și de contextul în care apar problemele. Iată câteva tipuri comune:
- clienți cu dificultăți financiare: aceștia sunt clienți care traversează perioade de
instabilitate financiară, ceea ce îi face incapabili să își onoreze datoriile la timp.
- clienți cu un istoric de neplată: acești clienți au un istoric documentat de întârzieri sau
neplăți, ceea ce îi face un risc mai mare pentru organizație.
- clienți în litigiu activ: sunt clienți care sunt în prezent implicați în dispute juridice cu
organizația, ceea ce poate duce la costuri semnificative și pierderi de timp.
- clienți cu comportament neetic sau fraudulos: acești clienți pot fi implicați în activități
neetice sau frauduloase, punând organizația în pericol din punct de vedere legal și
financiar.
- clienți cu relații contractuale neclare sau disputate: sunt clienți cu care termenii și
condițiile contractuale sunt neclari sau obiectul unor dispute, ceea ce poate duce la litigii
și complicații juridice.
Într-un mediu de afaceri unde cash-flow-ul și stabilitatea financiară sunt esențiale pentru
sustenabilitate, identificarea și gestionarea corespunzătoare a clienților incerți sau în litigiu devin
imperativ. Acești clienți pot reprezenta un risc semnificativ pentru organizații, ducând la pierderi
financiare sau probleme de reputație. Procesul de evaluare a acestor clienți este complex și se
desfășoară în mai multe etape:
4
- consultarea bazelor de date și a informațiilor externe: Utilizarea surselor externe, cum ar
fi agențiile de credit sau camerele de comerț, pentru a obține informații relevante despre
comportamentul financiar al clientului.
b) Evaluarea expunerii financiare:
- calculul expunerii totale: determinarea sumelor totale datorate de client, inclusiv facturile
neîncasate și comenzile în curs.
- evaluarea garanțiilor: verificarea existenței și valabilității oricăror garanții oferite de
client, cum ar fi scrisori de garanție bancară, ipoteci sau alte forme de asigurare.
c) Analiza juridică și contractuală:
- examinarea contractelor: verificarea clauzelor contractuale, termenilor și condițiilor
pentru a identifica drepturile și obligațiile părților.
- consultarea cu departamentul juridic: În caz de litigii, este esențială colaborarea cu echipa
juridică pentru a evalua meritele cazului și posibilele scenarii de rezolvare.
d) Constituirea de provizioane:
- evaluarea probabilității de pierdere: Bazându-se pe informațiile colectate, se va estima
probabilitatea ca suma datorată să nu fie recuperată.
- determinarea sumei provizionului: În funcție de estimările anterioare, se va aloca o sumă
corespunzătoare ca provizion în situațiile financiare ale organizației, pentru a acoperi
potențialele pierderi.
e) Monitorizarea și revizuirea periodică:
- urmărirea evoluției clienților cu risc: Efectuarea de revizuiri periodice pentru a se asigura
că informațiile sunt actualizate și că măsurile luate rămân adecvate.
- actualizarea provizioanelor: În funcție de schimbările în comportamentul de plată al
clientului sau de rezultatele litigiilor, provizioanele pot fi ajustate în mod corespunzător.
Prin implementarea acestui proces riguros de evaluare, organizațiile pot proteja activele lor și pot
asigura o gestionare eficientă a riscurilor asociate cu clienții incerți sau în litigiu.
Auditul intern, în esență, joacă un rol vital în asigurarea faptului că organizația operează
într-un mediu controlat și gestionat corect. În ceea ce privește clienții incerți, auditul intern
5
contribuie semnificativ la menținerea integrității financiare și la asigurarea unui mediu de afaceri
sănătos.
3. Identificarea riscurilor
Una dintre funcțiile cheie ale auditului intern este identificarea riscurilor. În contextul
clienților incerți, aceasta poate include:
6
După identificarea și evaluarea problemelor și riscurilor, auditul intern va recomanda
măsuri pentru îmbunătățirea gestionării clienților incerți:
Prin aceste activități, auditul intern ajută organizația să se protejeze împotriva riscurilor
asociate cu clienții incerți și să optimizeze procesele și politicile pentru a asigura o gestionare
eficientă și eficace a acestora.
Evaluarea clienților incerți sau în litigiu din perspectiva auditului intern necesită un set de
proceduri specializate care vizează identificarea, evaluarea și controlul riscurilor asociate cu
acești clienți. În continuare, sunt detaliate principalele proceduri de audit pentru această
categorie:
7
- obținerea unui rezumat al litigiilor: solicitarea unui raport detaliat privind stadiul
litigiilor, argumentele părților și evaluarea probabilităților de succes.
- înțelegerea implicațiilor juridice: discutarea cu echipa juridică a posibilelor implicații
legale, financiare și reputaționale ale fiecărui caz în parte.
- confirmarea datelor cu părțile externe: în cazurile relevante, poate fi utilă obținerea de
confirmări directe de la avocații externi sau alte părți implicate.
Prin aplicarea acestor proceduri specifice de audit, se poate obține o imagine clară a
riscurilor asociate cu clienții incerți sau în litigiu și se pot recomanda măsuri pentru a minimiza
aceste riscuri și pentru a proteja interesele organizației.
8
RISCURI ASOCIATE CU CLIENȚII INCERȚI ȘI ÎN LITIGIU
Interacțiunea cu clienții incerți sau aflați în litigiu poate avea efecte negative asupra unei
companii. Este esențial să se înțeleagă aceste riscuri pentru a putea implementa măsuri adecvate
de prevenire și gestionare.
1. Pierderi financiare directe datorate neplăților
Descriere: Când clienții nu își onorează obligațiile de plată, companiile pot înregistra
pierderi directe. Aceasta poate fi rezultatul neîncasării facturilor sau al anulării unor tranzacții.
Impact: Aceste pierderi pot afecta lichiditatea și profitabilitatea companiei, determinând
dificultăți în operarea zilnică și îndeplinirea propriilor obligații.
2. Costuri juridice și administrative
Descriere: Litigiile sau procesele de recuperare a datoriilor implică costuri legale și
administrative. Aceasta poate include honorariile avocaților, taxe judiciare, costuri cu executările
silite și timp pierdut în gestionarea acestor situații.
Impact: Pe lângă costurile financiare directe, acest lucru poate drena resursele companiei,
distragând atenția de la activitățile principale.
3. Reputația afectată a organizației
Descriere: Conflictul cu clienții, în special dacă devine public sau se extinde pe termen
lung, poate afecta negativ imaginea companiei în ochii altor clienți, parteneri sau investitori.
Impact: O reputație afectată poate avea consecințe pe termen lung, cum ar fi dificultăți în
atragerea de noi clienți, pierderea partenerilor de afaceri sau dificultăți în obținerea finanțării.
4. Pierderea unor oportunități de afaceri
Descriere: O relație deteriorată cu un client poate însemna pierderea unor oportunități
viitoare de afaceri cu acel client sau cu alții care sunt influențați de opinia acestuia.
Impact: Pe termen lung, aceasta poate însemna o scădere a veniturilor și a potențialului
de creștere al companiei.
Alte riscuri potențiale:
5. Impact asupra moralului angajaților
Descriere: Gestionarea constantă a litigiilor sau a problemelor cu clienții incerți poate
afecta moralul și satisfacția în rândul angajaților.
9
Impact: Angajații nemulțumiți pot fi mai puțin productivi sau pot căuta alte oportunități
de muncă, conducând la un turnover crescut și costuri asociate recrutării și formării.
6. Impactul asupra fluxului de numerar
Descriere: Dacă o sumă semnificativă de bani este blocată în litigii sau în facturi
neplătite, aceasta poate afecta grav fluxul de numerar al companiei.
Impact: Acest lucru poate determina dificultăți în satisfacerea obligațiilor curente, în
investiții sau în expansiune.
Pentru a minimaliza aceste riscuri, companiile trebuie să aibă o abordare proactivă,
adoptând politici solide de credit, comunicând eficient cu clienții și monitorizând în mod regulat
solvabilitatea acestora. De asemenea, ar trebui să fie pregătite pentru a face față litigiilor într-un
mod eficient și profesionist, protejându-și interesele, dar și menținând o relație pozitivă cu
clienții, în măsura posibilului.
10
Beneficii: Permite organizației să evalueze în mod proactiv riscul asociat cu fiecare client
și să decidă nivelul de expunere financiară pe care sunt dispuși să îl accepte.
4. Dezvoltarea de strategii proactive de recuperare a creanțelor
Descriere: Crearea unui set de acțiuni standardizate pentru recuperarea datoriilor,
incluzând notificări timpurii, planuri de plată negociate, mediere și, în ultimă instanță, acțiuni
legale.
Beneficii: Maximizarea șanselor de recuperare a sumelor datorate și reducerea timpului și
costurilor asociate cu acest proces.
11
STUDIU DE CAZ
Problema
Abordare
Echipa de audit intern a S.C. Fictiv S.A. a fost sesizată pentru a efectua o evaluare detaliată a
situației. Procedurile de audit au inclus:
Rezultate și Acțiuni
12
În urma analizei, s-a dedus că S.C. Fictiv S.A. ar putea avea dificultăți semnificative în
recuperarea sumelor datorate de Clientul X, în special dacă litigiul se va agrava. Astfel, pentru a
reflecta corect situația în conturile sale, S.C. Fictiv S.A.:
Studiul de caz al S.C. Fictiv S.A. ilustrează importanța procedurilor de audit intern în
identificarea și gestionarea riscurilor asociate cu clienții incerți sau în litigiu. De asemenea,
subliniază necesitatea unor politici interne solide și a unui mecanism eficient de evaluare și
control al creditelor acordate clienților.
CONCLUZII
Identificarea timpurie a riscurilor: prin procedurile sale, auditul intern poate identifica
riscuri potențiale înainte ca acestea să devină probleme majore, permițând astfel
companiei să intervină prompt.
Protecția activelor financiare: în cazul clienților incerți sau în litigiu, o evaluare corectă și
în timp util poate proteja compania de pierderi financiare semnificative, fie prin ajustarea
provizioanelor, fie prin adoptarea unor măsuri preventive.
13
Menținerea reputației: o abordare proactivă a gestionării clienților cu risc poate preveni
deteriorarea reputației companiei în piață, asigurând astfel relații bune cu ceilalți parteneri
și clienți.
Îmbunătățirea proceselor interne: pe baza constatărilor sale, auditul intern poate
recomanda îmbunătățiri ale politicilor și procedurilor existente, garantând că organizația
rămâne adaptabilă și rezistentă la schimbările din mediul de afaceri.
Încredere sporită pentru părțile interesate: un audit intern eficient transmite încredere
acționarilor, directorilor și altor părți interesate că organizația este bine gestionată și că
riscurile sunt monitorizate și controlate în mod adecvat.
Decizii mai bune: având o imagine clară a riscurilor și a expunerilor potențiale,
managementul poate lua decizii mai informate și strategice privind direcția și operațiunile
companiei.
14
BIBLIOGRAFIE
1. Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2020). Sistemele de informare contabilă și
auditul. București: Editura Economică.
2. Mateș, D. & Ionescu, I. (2014). Controlul și auditul intern în organizații. Brașov: Editura
Universității Transilvania.
3. Moeller, R. R. (2018). Bratton's Corporate Finance. București: Editura Universitară.
4. Morariu, A., Suciu, G. & Stoian, F. (2016). Tehnici și proceduri de audit. București:
Editura C.H. Beck.
5. Pop, A. & Borlea, S. N. (2013). Auditul intern în entitățile economice. Cluj-Napoca:
Editura Risoprint.
6. Spătariu, E. C. (2015). Audit intern și guvernanță corporativă. București: Editura
Universitară.
7. Vasile, E. & Dumitrașcu, M. (2019). Evaluarea și gestionarea riscurilor în auditul intern.
București: Editura Economică.
***ACCA (Association of Chartered Certified Accountants). (2021). Ghid de bune practici în
auditul intern. [Online]. Disponibil: [https://www.accaglobal.com/]
15
*** COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). (2017).
Cadrul de Referință COSO - Sistemul de control intern al entității. [Online]. Disponibil:
[https://www.coso.org/]
*** IIA (Institutul Internațional al Auditorilor Interni). Standardele internaționale pentru
practica profesională a auditului intern. [Online]. Disponibil: [https://www.theiia.org/
16