AC 040

SAP R/3

MANAGEMENTUL COSTURILOR

SI

CONTROLLING
ZIUA 1
Prezentare generala curs

1. Introducere in sistemul SAP R/3

2. Notiuni generale despre Controlling
3. Unitati organizationale in CO
4. Instrumente de raportare
5. Planificare si planificare integrata
6. Postari in CO din alte module
7. Tranzactii in CO
8. Inchidere perioada in CO
 Introducere in sistemul SAP R/3

Cum intram in sistemul R/3 ?

Introducere in sistemul SAP R/3

Descrierea ferestrei R/3

 Introducere in sistemul SAP R/3

Arborele de menu R/3 – SAP Acces Usor

 Notiuni Generale despre Controlling

Contabilitatea externa vs contabilitatea interna

• Doar o mica parte din informatiile contabile sunt colectate

exclusiv pentru contabilitatea financiara. Cele mai multe
dintre informatiile importante din organizatie afecteaza si
contabilitatea interna care pregateste informatii
suplimentare in vederea imbunatatirii actului decizional.
• Contabilitatea financiara si cea interna sunt doua sisteme
sisteme contabile separate care sunt conectate.
• Contabilitatea financiara este destinata in principal
necesitatilor de raportare externe.
• Contabilitatea interna este destinata in principal
necesitatilor de raportare interne.
 Notiuni Generale despre Controlling

Locul Controlling-ului in sistemul R/3

• Module Logistice: Vanzari si
distributie (SD), Managementul SAP R/3 System
Materialelor (MM), Planificarea
Productiei (PP), Managementul Calitatii
(QM), Administrare de fabrica (PM)
• Modulul de Resurse SD FI
Umane MM CO
• Modulele Financiare: PP R/3 AM
Client/Server
Contabilitate Financiara (FI), QM PS
Controlling (CO), Managementul PM WF
Activelor (AM), Sistemele de proiecte HR
(PS) IS

• Module Cross-
Application: Workflow (WF),
Solutii Industriale (IS)  SAP AG U02XXCG.ppt 5/1/97 / 1
 Notiuni Generale despre Controlling

Locul Controlling-ului in sistemul R/3

Exemplu:
• Integrarea intre modulele de
Managementul Materialelor,Vanzari si
Distributie, Contabilitate Financiara si
Controlling.

Fiecare dintre aceste module pot avea efect

asupra unor module si sa nu afecteze altele.
 Notiuni Generale despre Controlling

Meniul Principal in Controlling

 Notiuni Generale despre Controlling

Componente principale in Controlling

• Contabilitatea elementelor de cost si venituri: furnizeaza o structura pentru
asignarea informatiilor in corespondenta cu un obiect CO.
• Contabilitatea centrelor de cost: utilizata pentru a identifica costurile care apar
intr-o organizatie in arii individuale. Se pot planifica costurile viitoare ca baza de
comparatie pentru costurile actuale.
• Comenzile interne: utilizate pentru a planifica, colecta, monitoriza si deconta
costurile aferente unor operatii specifice.
• Contabilitatea centrelor de profit: utilizata pentru a analiza profitul si pierderea
prin impartirea organizatiei in centre de profit.
• Analiza profitabilitatii: utilizata pentru a evalua segmentele de piata, sau unitatile
functionale. Furnizeaza informatii suport de luare a deciziei pentru departamentele
de vanzari, marketing, productie si pentru managementul organizatiei.
• Costul productiei: utilizat pentru a calcula costul bunurilor fabricate si a celor
vandute pentru fiecare unitate de productie. Este o punte de legatura intre modulul
de planificare a productiei si controlling.
• ABC: Metoda ABC este utilizata pentru masurarea costurilor si performantelor
proceselor de business si a obiectelor de cost.
 Unitati organizationale in CO

Unitatile organizationale in CO

• Codul de companie: reprezinta o entitate legala si contabila

independenta (sau o companie in cadrul unui grup corporatist). Este
nivelul la care se obtin rapoartele cerute de autoritatile fiscale si
legale.
• Domeniul Functional: utilizat pentru a crea balante si conturi de
profit si pierdere pentru scopuri interne. Domeniul functional se
defineste in FI dar se poate utiliza si in Controlling.
• Aria de Control: este un obiect organizational specific Controlling-
ului si se utilizeaza pentru mangementul costurilor si veniturilor. O
arie de control poate contine unul sau mai multe coduri de
companie.
• Concernul Operativ: este o unitate organizationala utilizata pentru
a reprezenta o structura sau un segment de piata si este elementul
central organizational in PA. Se pot asigna una sau mai multe arii de
control la concernul operational. La randul lor, acestea pot contine
unul sau mai multe coduri de companie.
 Unitati organizationale in CO

Unitatile organizationale in CO
Organizational Units

CO-
CO-
Operating Concern
PA

CO-
CO- CO-
CO- EC-
EC-
Controlling Area OM PC PCA

Focus on External
Company Code
Accounting

Sales Organization Focus on Sales

A
A A

Plant Focus on Manufacturing

 SAP AG 1999
 Unitati organizationale in CO

Structura organizationala CO

• O arie de control trebuie sa

utilizeze un singur plan de CO Organizational Structure
conturi. CLIENT

• Ariile de responsabilitate
CHART OF ACCTS CHART OF ACCTS
(ierarhiile standard) sunt
setate la nivel de arie de CONTROLLING CONTROLLING
control. AREA AREA

• In afara de aceste unitati COMPANY COMPANY COMPANY

organizationale, unitati din CODE CODE CODE

alte module pot avea BUSINESS BUSINESS BUSINESS BUSINESS

importanta d.p.d.v. al AREA AREA AREA AREA

Controlling-ului.  SAP AG U03XXCG.ppt 5/2/97 / 1

 Unitati organizationale in CO

Obiecte in Controlling si clase de obiecte

• Primul obiectiv al
Controlling-ului este de CO Object Classes
colecta costuri in obiectele Investment Production
de cost relevante, pentru a
putea raspunde interogarilor
legate de bussines.
• Clasele de obiecte sunt
utilizate pentru a clasifica Profit Analysis Overhead Costs

obiectele (centre de cost,

comenzi, etc.) si a prezenta
fluxurile de costuri din CO
in perspectiva de business.
 SAP AG U03XXCG.ppt 5/2/97 / 1
 Unitati organizationale in CO

Date de baza utilizate in Controlling

• Elemente de cost: Clasificare de costuri in CO

Elemente de cost primare: Descriu costurile care apar in afara
CO.
SUNT legate de cheltuielile din FI.
Elementele de cost secundare: Descriu fluxurile de costuri care
apar
In CO. NU sunt legate de cheltuielile din FI.

• Centre de cost: Arii de responsabilitate in care apar costuri

• Tipuri de activitati: Clasifica activitatile furnizate de unul
sau mai multe centre de cost.
• Indicatori statistici: Valori statistice care descriu centre de
cost, centre de profit si comenzi
 Unitati organizationale in CO

Introducere in postarea costurilor in CO

Cost Flow from FI to CO

FI CO

Journal Entry to Company Code 3000 Cost Element 430000

DR 430000 $1,500 Assign to Cost Center 4210
Cost Center
CR 113000 $1,500 4210 $1,500
Account 430000 Account 113100 (Cash)

$1,500

 SAP AG U03XXCG.ppt 5/2/97 / 1

 Instrumente de raportar

ZIUA 2 Instrumente de raportare

• Report Writer: permite utilizarea
Report Painter/Report Writer
datelor din CO si alte aplicatii
SAP in functie de cerintele - Cost Element/Cost Center Actual/Target: Results Report
specifice ***** Cost Element/Cost Center Actual/Target *****

• Report Painter: similar cu RW Reporting period . . . . 1 to

Cost Elements / Cost Centers
03 2000
Actual Costs Target Costs
Date 07.04.00

dar mai usor de utilizat. Cele mai Variance (abs)

** Other Administrative Costs 6,477,800.00 3,238,900.00 3,238,900.00 -
multe functiuni din RW sunt 2210 Electricity 112,000.00 56,000.00 56,000.00 -
* 481000 Depreciation 112,000.00 56,000.00 56,000.00
disponibile si in RP. ** Imputed Costs 112,000.00 56,000.00 56,000.00

• Rapoarte Drilldown: Acest 2110

2120
Goods Receipt
Warehouse, Receiving
566,000.00
849,000.00
283,000.00
424,500.00
283,000.00
424,500.00
2130 Warehouse, Shipping 1,414,999.84 707,499.92 707,499.92 -
instrument utilizeaza caracteristici 2310
2320
Admin Building
Warehouse Building
590,000.00
900,000.00
295,000.00 -
450,000.00 -
295,000.00
450,000.00
pentru a clasifica datele. Exemple *
2330
511111
Production Building
Assessment
1,340,000.00 670,000.00 - 670,000.00

de caracteristici: aria de control, 2110 Goods Receipt 1,277,159.92 638,579.96 638,579.96 -

cod companie, clienti, etc.  SAP AG 1999

 Planificare si planificare integrata

Introducere in planificare

• Versiunea de plan: este o vedere unica a costurilor si

veniturilor planificate. Sistemul SAP R/3 creaza
automat versiunea 0 cand se creaza aria de control.
• Functia copy planning: se poate folosi pentru a
simplifica procesul de planificare prin copierea unei
versiuni de la alta sau pentru utilizarea datelor actuale
in procesul de planificare.
• Reevaluarea: permite cresterea sau descresterea
rezultatelor planificate pe baza unui procent.
• Planning Layouts: Customizarea unui ecran de
introducere a datelor.
 Planificare si planificare integrata

Introducere in planificare
Planning Layouts

Activity Type/Activity Price Planning

Year 2000
Periods 1 to 12
Cost Center 4100 Technical Services
Activ. Type Planned Allocation
Activity Unit Price PPI Cost Element
MAINT 10000 H 35.00 3 612000
REPAIR 5000 H 60.00 3 615000

 SAP AG 1999
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

1. Planificare elemente Organization of the planning screen

de cost/intrari de
Planning areas Planning layouts Planner profiles
activitati 1-101 cost elements
activity indep./dep.

2. Planificare tipuri de Cost elements /

activity inputs
1-102 activity input
activity indep./dep.
SAPALL CO planning:
All planning areas

activitati/preturi Z0011 own layout for

activity input planning
SAPEASY CO-OM:

3. Planificare indicatori Activity types/prices 1-201 activity types Simple layouts

A0014 own layout for
activity type planning

statistici Statistical key figures

1-201 stat.key figures P0001 Own profile
CO-OM
S0010 own layout for
statistical key figures

 SAP AG 1999
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

Optiuni de evidenta a costurilor:

• Alocari de costuri:
1. Sunt planificate doar valorile cheltuielilor
2. Permite comparatie Actual/Plan
• Alocari de activitati interne
1. Trebuie definite tipuri de activitati pe un centru de cost
2. Se planifica cantitati aferente tipului de activitati
3. Tipurile de activitati pot fi programate
4. Preturile per tipuri de activitati poate fi calculat manual sau automat
• Identificare de costuri fixe si variabile
1. Se planifica costuri dependent de activitate sau independent de activitate
2. Permite componente de pret fixe si variabile
3. Permite comparatii plan realizat
4. Permite calcul de cost marginal
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

Planificarea indicatorilor statistici:

Se planifica indicatorii statistici pentru:
• Calcul indicatori pe centre de cost (ex. cost per
angajat)
• Creare factori de decontare pentru alocari periodice

Sunt doua tipuri de indicatori statistici:

• Valori fixe
• Valori totale
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

• Planificarea de costuri primare

Costurile primare dependente de activitate
clasificate dupa elemente de cost se planifica
pe centrele de cost per versiune de plan. Daca
se planifica costuri primare independente de
activitate se pot planifica doar costurile fixe.
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

• Planificarea tipurilor de
Activity-Dependent Primary Cost Planning
activitati:
Tipurile de activitati se planifica
Cost Center: Production
prin intermediul unui element de
cost secundar. Activity Type “Machine Hours” 1200 hrs

Primary cost elements Fixed costs Variable costs

• Planificare costuri primare 420000 Direct Labor Costs

421000 Indirect Labor Costs
600,000.00
200,000.00
400,000.00
130,000.00
dependente de activitate 453000 Maintenance Costs 100,000.00 100,000.00

Permite planificarea costurilor 481000 Estim. Depreciation 300,000.00 270,000.00

primare care sunt dependente de

activitatea din centrul de cost, in Activity Type “Employee Hours” 800 hrs

termeni de catitate de tipuri de 420000 . . .

activitati.
 SAP AG 1999
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

• In plus la costurile Secondary Cost Planning

primare, intr-un centru Receiver Cost Center: Production

de cost pot aparea si Sender CCtr. Sender activity type Input quantity Plan costs

costuri secundare, 4100 Repair hours 100 hrs 8000.--

pentru ca un centru de
cost poate sa utilizeze Sender Cost Center: Technical Service - Maintenance 4100

servicii de la un alt Activity type Planned Quantity Scheduled Quantity Fixed price Variable price
Repair hours 100 hrs 100 hrs 30.-- 50.--

centru de cost.
80.-- x 100 hrs = 8000.--

 SAP AG 1999
 Planificare si planificare integrata

Planificarea in contabilitatea centrelor de cost

• Metode de alocare a costurilor in planificare

1. Repostarea periodica: Costurile primare sunt colectate pe un
obiect de alocare. Costurile sunt apoi alocate la finele
perioadei utilizand o cheie definita de user (valoare fixa sau
factor de alocare). Pot fi repostate doar costurile planificate.
Doar costurile primare pot fi distribuite. Elementele de cost
sunt retinute pe postari la destinatar
2. Distributia: Doar costurile primare pot fi distribuite.
Elementele de cost sunt retinute pe postari la destinatar
3. Distributia indirecta: Se pot distribui atat costuri primare cat
si secundare. Decontarea se face prin intermediul unui element
de cost special.
 Planificare si planificare integrata

Ciclul de planificare integrat

Planning Integration - Cost Center Planning Transferring Plan Values to Cost Centers

Logistics Sales Planning/ HR

Information Fore-
Fore- Personnel costs
System casts
Human Resources Cost Center
Sales
quantities Sales quantities AA
Depreciation / interest
Production - PP
SOP, LTP Asset Accounting

Activity requirements
Statistical key figures
Logistics Information System
(LIS)
Cost Centers
PP
Activity requirements

Production Planning

 SAP AG 1999  SAPAG1999

 Postari in CO din alte module

ZIUA 3 Postari din FI in CO

Posting from FI to a Cost Center

Income statement account Balance sheet account

FI 403000 113100

1000-- Cost origin: Cost center XY

1000--

CO

Cost Center
Debit under a cost
element

 SAP AG 1999
 Postari in CO din alte module

Postari din AA in CO
Posting from AA to a Cost Center

AA Depreciation on a machine
Cost origin: cost center xy

FI Depreciation Valuation adjustment

~~ Cost origin: Cost center XY ~~

CO

Cost Center XY
Debit under a
cost element

 SAP AG 1999
 Postari in CO din alte module

Postari din HR in CO
Posting from HR to a Cost Center

HR Payroll accounting
Cost origin: Cost center XY

FI Salaries & other costs Salaries clearing account

~~ Cost origin: Cost center XY ~~

CO

Cost Center XY
Debit under a cost
element

 SAP AG 1999
 Postari in CO din alte module

Postari din MM in CO
Posting from MM to a Cost Center

MM Material issued from stock

Cost origin: Cost center XY

Material consumption Material stock

FI
~~ Cost origin: Cost center XY ~~

CO

Cost Center XY
Debit under a cost
element

 SAP AG 1999
 Tranzactii in CO

Repostare articole

• Se pot reposta costuri primare dintr-un obiect

CO in alt obiect CO utilizand tranzactii de
transfer.
• Sunt doua tipuri de repostare: repostare costuri
sau venituri si repostare articole. Pentru a
reposta articole trebuie sa se faca referire la
documentul FI original care a postat costuri in
CO.
 Tranzactii in CO

Alocare de activitati directe

• Pentru a introduce o Direct Activity Allocation

alocare de activitate
directa se inregistreaza 10 h
Cost Center
Production

centrul de cost furnizor de

servicii, tipul de activitate Cost Center
3h
Cost Center
(serviciul) furnizat, si Development Customer-
Customer-
service
cantitatea de serviciu Activity 5h

furnizata.
Orders,
• Pentru alocare se Projects,
...

utilizeaza un element de
cost secundar (tip 43).  SAP AG 1999
 Tranzactii in CO

Bugete
Budget Management

Order: 400010
Original Current
Budget Budget
Overall 40,000 50,000
1998 20,000 25,000 Budget Line Items
1999 15,000 18,000 Order 400010 Chicago Trade Fair
2000 2,000 3,000
2001 3,000 4,000 Document Year Activity Amount ...
030000001 1998 Original 20,000
030000200 1998 Supplement 7,000
030000306 1998 Return 2,000-

Total 1998 25,000

 SAP AG 1999
 Inchidere de perioada in CO

ZIUA 4 Repostare periodica

• Repostarea periodica se utilizeaza ca ajutor la postare.
• Postarile primare (costuri telefoane) sunt colectate pe un
obiect de alocare (centru de cost, comanda, proces, element
WBS, sau obiect de cost) pentru a restrictiona postarile FI cat
de mult posibil. Aceste costuri sunt alocate in timpul perioadei
de inchidere la obiectele CO, utilizandu-se chei definite de
user.
• Primitorul poate fi un centru de cost, element WBS, comanda
interna sau obiect de cost. Se pot restrictiona numarul de
receptori in customizare.
• Se pot reposta numai costurile primare. In timpul procesului
elementul de cost original ramane la fel.
• Repostarile periodice pot fi reversate si repetate de cate ori se
doreste
 Inchidere de perioada in CO

Distributia

• Distributia a fost creata pentru a transfera costuri

primare dintr-un centru de cost expeditor la un obiect
de cost primitor. In timpul distributiei doar centrele
de cost sau procesele de business pot fi utilizate ca
expeditori.
• In timpul procesului, elementele originale de cost
raman la fel.
• Se poate reversa distributia de cate ori este nevoie.
• Utilizarea metodei cycle-segment presupune definirea
de relatii intre expeditor si destinatar.
 Inchidere de perioada in CO

Distributia indirecta

• Distributia indirecta fost creat pentru a transfera

costuri primare si secundare de la un centru de cost
expeditor la obiecte destinatare. In timpul distributiei
indirecte doar centrele de cost sau procesele de
business pot fi utilizate ca expeditori.
• Postarile primare si secundare sunt colectate pe un
centru de cost si alocate la finele perioadei conform
unei chei definite de user.
• Se poate reversa distributia indirecta de cate ori se
doreste.
• Daca se utilizeaza metoda cycle-segment se definesc
relatii intre expeditor si destinatar .
 Inchidere de perioada in CO

Analiza Rezultatelor
Variance Calculation on Cost Centers

Area
Target Actual Total Variance
16,000.- 20,000.-
-16,000.- -15,000.-
0.- 5,000.- Input Side Output Side

Where does the Input Price Output Price

over/under-absorption
come from? Input Quantity Output Quantity

Resource Usage Fixed Costs

 SAP AG 1999
 Inchidere de perioada in CO

Schedule Manager
Schedule Manager: Scheduling

Task list 2000

October
Send mail:
Closing process started
Set period lock
Periodic reposting
of personnel costs
Internal Orders:
Overhead and settlement Daily overview:
overview: October 31, 1999
Cost Centers: Allocations
Time Description Status User
8:00 Mail sent Miller
Convenient management 8:15 Actual period lock Miller
of period-end closing with 8:30 Periodic reposting Smith
the Schedule 9:45 Internal Orders: Closing Jones
Manager 11:30 Cost Centers: Allocations Jones

 SAP AG 1999