MODULUL al V-lea

COMUNICAREA COLECȚIILOR
Documentele şi serviciile de bibliotecă pot fi comunicate/ difuzate prin
următoarele forme:
1. Consultarea, în spaţiile special amenajate ale bibliotecii, a documentelor, în
regim controlat, în regim semicontrolat sau în regim de liber acces.
2. Împrumutul asigurat de serviciile specializate, prin care biblioteca împrumută
utilizatorilor un anumit număr de documente aflate în colecţiile proprii, pentru
o perioadă determinată.
3. Împrumutul interbibliotecar: documente provenind din alte biblioteci din ţară
sau din strãinătate sunt puse la dispoziţia utilizatorilor pentru a fi consultate/
studiate.
4. Revista sau „dosarul de presă” realizează o informare rapidă şi economică a
actualităţilor, în funcţie de zona de interes a utilizatorilor, sub forma unor
semnalări, rezumate, a unor extrase.
5. Servicii oferite prin consultarea bazelor de date stocate în sistemul propriu al
bibliotecii (accesul on-line al publicului la bazele de date full-text, accesul la
resursele informaţionale pe suporturi digitale/ electronice).
6. Servicii oferite pe baza accesului în reţelele de informare automatizate (accesul on-line la
baza de date oferite de alte sisteme, accesul la serviciile oferite de reţele informaţionale -
Internet).
7. Realizarea și punerea la dispoziția utilizatorilor a documentelor secundare
produse de serviciile specializate ale bibliotecii:
● Serviciul de orientare care semnalează utilizatorilor nu numai documentele şi
informaţiile de care au nevoie, ci şi sursele de informare (publicaţii secundare,
biblioteci, organisme profesionale) şi locul în care acestea funcţionează sau pot
fi studiate.
● Serviciul de informare curentă, care ţine la curent utilizatorii cu privire la
informaţiile recent primite sau reperate de bibliotecă, pe care le actualizează cu
o anumită periodicitate.
● Listele de achiziţii, care sunt produse cu caracter periodic pe care biblioteca le
realizează pe măsura achiziţionării unor noi documente.
● Buletinele de semnalare, fascicole cu caracter periodic, care reproduc sumarul
noilor periodice achiziţionate, pe măsura intrării acestor documente în
colecţiile bibliotecii.
● Buletinele bibliografice, cu caracter periodic, care semnalează utilizatorilor
într-o manieră analitică, sintetică sau indexată conţinutul unor documente.
● Indexurile sau listele de termeni, structurate alfabetic sau după alte criterii
(cuvinte, concepte, formule, număr) care descriu conţinutul documentelor cu
menţionarea fiecărei referinţe bibliografice.
● Servicii oferite prin consultarea bazelor de date stocate în sistemul propriu
al bibliotecii (accesul on-line al utilizatorilor la cataloagele electronice
OPAC).
V.1 Modalități de comunicare
a colecțiilor
V.1.1 Modalități de împrumut al documentelor
din colecțiile bibliotecilor
 Modalități de comunicare

❑ Comunicare în acces direct;

❑ Comunicare în acces indirect;
❑ Comunicare mixtă: în acces direct și în acces
indirect;
❑ Comunicare prin împrumut.
 Comunicarea în acces direct
❑ Accesul direct la colecții (accesul liber la raft) este modul cel mai
agreat de utilizatori pentru că le permite acestora să-și aleagă singuri
documentele de pe raft, pe care pot să le consulte/ studieze în sala
de lectură sau să le împrumute acasă. Se practică pentru toate
colecțiile din bibliotecile mici.
AVANTAJE DEZAVANTAJE
Acces rapid al utilizatorilor la documente; Mânuirea intensă a documentelor duce la o
Identificarea rapidă a documentelor dorite degradare mai rapidă;
de utilizator; Efort susținut pentru rearanjarea zilnică a
Provocarea la lectură, ca urmare a unei largi documentelor împrumutate/ consultate;
oferte de titluri/ documente; Costuri suplimentare pentru asigurarea unui
Degrevarea bibliotecarului de obligația sistem de securitate a publicațiilor
servirii documentelor, în favoarea (magnetic);
îndrumării utilizatorilor. Riscul dispariției/ sustragerii unor publicații.
 Comunicarea în acces indirect
❑ O parte din documentele colecțiilor de bibliotecă sunt organizate în
depozite, de unde sunt furnizate utilizatorilor, la cerere.
❑ Acest tip de acces este intermediat de bibliotecar.
❑ Colecțiile de documente organizate în depozite pot sau nu pot să fie
împrumutate acasă de utilizatori. În cazul consultării pe loc, este
necesar să se asigure spații adecvate (săli de lectură).
❑ Colecțiile speciale, constituite din documente care fac parte din
patrimoniul național cultural mobil și cele pentru care conservarea
este fundamentală (documente prețioase pentru colecții) sunt
organizate, în depozite, dar pot fi și alte documente organizate în
acces indirect, mai ales când există probleme de spațiu.
❑ Comunicarea acestor documente necesită o organizare riguroasă și
respectarea normelor de prezervare.
❑ Comunicarea la sala de lectură este limitativă și restrictivă pentru
utilizatori, (orar de funcționare, locuri disponibile).
❑ Modalitatea de comunicare:
❑ 1. Utilizatorul consultă cataloagele de bibliotecă, extrage datele de
identificare a documentului (autor, titlu, cotă), completează „Buletinul
de cerere” 7 Buletin_de_cerere.pdf pentru fiecare document solicitat,
pe care îl predă bibliotecarului, împreună cu permisul de acces.
❑ 2. Bibliotecarul completează datele privind numărul sălii, nr. locului în
sală, semnează la rubrica eliberat custode, apoi transmite buletinul de
cerere la depozit.
❑ 3. Bibliotecarul din depozit completează nr. inventar al dcumentului,
semnează și oprește cotorul formularului, apoi trimite cealaltă parte a
formularului (matca) împreună cu documentul, în sala de lectură pentru
a fi pus la dispoziția utilizatorului.
❑ La restituirea documentului, custodele semnează pentru restituire și
trimite documentul în depozit, împreună cu matca formularului și
restituie permisul de acces utilizatorului.
AVANTAJE DEZAVANTAJE
Colecțiile sunt mai bine protejate: Limitarea utilizatorilor în alegerea
conservate, mai puțin predispuse documentelor;
sustragerii. Suprasolicitarea bibliotecarilor;
Consum de timp pentru utilizator;
Nu stimulează lectura.
 Comunicarea mixtă - în acces
direct și acces indirect
❏ Bibliotecile românești, în cea mai mare parte, practică o comunicare
mixtă a colecțiilor.
❏ Colecțiile frecvent utilizate sunt expuse în sistem cu acces liber la raft,
pentru a asigura accesul direct al utilizatorilor la document, iar în
funcție de sistemul de organizare a accesului, utilizatorii le pot
împrumuta acasă sau le pot consulta la sala de lectură.
❏ O altă parte - cea mai mare parte a colecțiilor, mai ales în marile
biblioteci, sunt organizate în depozite, de unde pot fi servite la cerere
utilizatorilor. Acest mod de organizare și de acces la colecții se
practică în bibliotecile mari, din cauza lipsei de spații pentru
organizarea în acces liber la raft și desigur, în cazul colecțiilor
speciale.
❏ În bibliotecile mici, inclusiv fondul de referință (dicționare, atlase,
enciclopedii, albume, tratate etc., care sunt documente de informare
și nu se împrumută la domiciliu) se practică numai accesul direct.
 Comunicarea prin împrumut
❏ Împrumutul reprezintă punerea la dispoziția utilizatorilor spre
utilizare prin împrumut acasă, pentru un timp limitat și fără avantaje
financiare directe sau indirecte pentru bibliotecă a documentelor
deținute de aceasta.
❏ Împrumutul fizic și la distanță se realizează atât pentru documentele
pe suport tradițional, cât și pentru cele pe alte suporturi (ISO 2789:
2013).
❏ Se practică două tipuri de împrumut:
❏ împrumutul direct;
❏ împrumutul interbibliotecar.
❏ Operația de împrumut pune în relație trei elemente:
❏ documentul/ documentele;
❏ împrumutătorul;
❏ perioada de timp.
 A.Împrumutul direct
❏ Este acea formă de împrumut prin care documentul este
înmânat unui utilizator pentru a fi consultat/ studiat/
lecturat:
❏ 1. în sala de lectură a bibliotecii: împrumutul în sala
de lectură;
❏ 2. la domiciliul utilizatorului: împrumutul la domiciliu.
 A1. Împrumutul la sala de lectură
❏ Este modalitatea de comunicare care permite utilizatorilor să
consulte/ studieze, lectureze documentele deținute de bibliotecă, în
sala de lectură, sub supravegherea bibliotecarului, pe baza
permisului de acces.
❏ Are în vedere, mai ales, asigurarea securității documentelor (vechi,
rare, prețioase).
❏ Modalitatea de împrumut:
❏ fie utilizatorii își aleg singuri documentele de pe raft - dacă sunt
organizate în acces direct, pe care pot să le consulte/ studieze în
sala de lectură (în funcție de tipul de document);
❏ fie solicită din depozite documentele pe care apoi le consultă la
sala de lectură (vezi diapozitivele „Comunicarea în acces
indirect”, inclusiv tipizat „Buletin de împrumut”).
 A2. Împrumutul la domiciliu
❏ Este modalitatea de comunicare care permite utilizatorilor să
împrumute acasă (la domiciliu) documentele deținute de bibliotecă,
pentru o perioadă de timp limitată.
❏ Este cea mai agreată modalitate de împrumut de către utilizatori,
pentru că permite folosirea personalizată și completă a documentului.
❏ Modalitatea de împrumut: utilizatorul încheie un contract (Fișa
contract de împrumut - tipizat Fisa_contract.pdf )
❏ Prin acest contract biblioteca se angajează să împrumute utilizatorului
un anumit număr de documente la o vizită, pentru o perioadă limitată
de timp (stipulate în Regulamentele de împrumut ale bibliotecilor), iar
utilizatorul se angajează să le restituie în aceeași stare și la termenul
stabilit.
❏ Durata de timp pentru care se pot împrumuta documentele la domiciliul
utilizatorului diferă în funcție de tipul de bibliotecă, de tipul de document și
de numărul de exemplare deținute de bibliotecă (pentru documentele cu
un număr mic de exemplare se reduce timpul de împrumut la domiciliu).
La fel și numărul de documente disponibile pentru un împrumut, diferă, în
funcție de categoria de utilizator/ situație (ex. cursurile universitare sunt
necesare studenților pe parcursul întregului an universitar; personalul
didactic etc.).
❏ Relația între numărul de documente permise pentru împrumut (până la
restituire) și durata împrumutului trebuie să fie în acord cu resursele
bibliotecii și cu cererile sau posibilitățile de lectură ale utilizatorilor.
❏ Condițiile de păstrare a documentelor împrumutate sunt aceleași în orice
tip de bibliotecă. Acestea trebuie prezentate în detaliu în regulamentul de
împrumut (i se explică utilizatorului considerentele pentru care e necesar
să le restituie în aceeași stare, în care le-a împrumutat). Utilizatorii copii
trebuie instruiți cum trebuie să utilizeze documentele în condiții adecvate.
❏ Nerespectarea: condițiilor de împrumut la domiciliu: termenului de
împrumut, condițiilor de utilizare, atrag după sine sancțiuni (care la rândul
lor sunt prezentate în regulamentul de împrumut: amenzi, penalități) și
chiar suspendarea dreptului de împrumut, în funcție de gravitatea abaterii.
❏ Vezi și Legea nr. 334/ 2002, Capitolul VII - Drepturile și obligațiile
utilizatorilor (amendă de până la 50% din valoarea de inventar a
documentului, actualizată cu aplicarea coeficientului de inflație la zi).
❏ Prevederile regulamentului sunt aduse la cunoștința utilizatorilor la
momentul încheierii contractului, înainte ca aceștia să-l semneze.
❏ Pentru depășirea termenului de împrumut, utilizatorii sunt înștiințați (poșta
clasică, poșta electronică). Tipizat Instiintare.pdf
❏ În cazul pierderii/ distrugerii documentelor bunuri culturale comune, cititorul
completează o declarație și este obligat să restituie un exemplar identic
sau să achite contravaloarea documentului (valoarea de inventar
actualizată cu aplicarea coeficientului de inflație la zi, la care se adaugă o
sumă echivalentă cu de până la 5 ori față de prețul calculat astfel - Legea
334/ 2002, Capitolul VII. Declaratie.pdf
❏ În cazuri extreme se poate apela la justiție.
❏ În bibliotecile din sistemul de învățământ (preuniversitar și universitar),
finalizarea studiilor/ transferul sau eliberarea actelor de studii se
condiționează prin completarea „Fișei de lichidare a împrumuturilor de
documente”. Fisa_lichidare.pdf
❏ Rezervările reprezintă un serviciu apreciat de utilizatori. Poate fi
realizat manual sau automatizat, pe baza solicitării din partea
utilizatorului.
❏ Manual: utilizatorul completează într-o fișă sau într-un registru datele
documentului. Bibliotecarul consultă zilnic solicitările și anunță
utilizatorul când se restituie documentul și data până la care poate fi
rezervat documentul.
❏ Automatizat: sistemul permite chiar rezervarea de la distanță, pe baza
conectării la contul de utilizator.
 Sisteme de împrumut
❏ Manuale;
❏ Automatizate.
❏ În cadrul sistemului de bibliotecă fiecare utilizator înscris la
bibliotecă este identificat în mod unic printr-un număr preluat
din Registrul de înscriere a utilizatorilor, iar documentul este
identificat în mod unic prin numărul de inventar. Aceste
elemente sunt necesare în ambele sisteme de împrumut,
manual și informatizat.
❏ IFLA recomandă ca împrumutul să fie gratuit.
❏ Legea bibliotecilor nr. 334/ 2002 permite aplicarea de taxe.
❏ Sisteme de împrumut manuale: utilizate, în prezent mai ales
în bibliotecile mici.
❏ Vezi Fișa contract, interior Fisa_contract (1).pdf și Registrul de
înscriere a cititorilor 3 Registrul_de_inscriere_a_cititorilor.pdf
❏ Sistemul Newark se bazează pe:
❏ contract (fișa contract);
❏ permisul de cititor/ împrumut/ acces: se întocmește în
momentul înscrierii permis_acces_neinformatizate.pdf
❏ nota de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter
personal (recomandabil să includă și permisiunea pentru
utilizarea imaginii - în cazul activităților specifice organizate de
bibliotecă);
❏ fișa cărții: include elemente de identificare a documentului
(autor, titlu, cotă, nr. inv.);
❏ fișa de termen de restituire.
❏ Sisteme de împrumut informatizate: sistemele integrate de bibliotecă
dispun de module specializate pentru fiecare tip de activitate
desfășurată într-o bibliotecă.
❏ Modulul de circulație sau de împrumut dispune de evidențe privind:
❏ managementul utilizatorilor
❏ împrumutul documentelor
❏ termene de returnare
❏ prelungirea împrumutului chiar de la domiciliu
❏ statistici
❏ Două sisteme informatizate preponderent utilizate în România:
❏ sistemul de circulație bazat pe codul de bare;
❏ sistemul de circulație bazat pe tehnologia RFID.
➔ Sistemul de gestiune a împrumutului de documente bazat pe codul de
bare:
◆ numărul de inventar este transpus într-un cod de bare și tipărit pe
o etichetă de barcod; aceasta este aplicată pe cotor sau pe verso-
ul paginii de titlu; se citește cu ajutorul unui scanner de barcod și
înregistrat instantaneu în sistemul informatizat; documentele
identificate prin barcod pot fi protejate cu un fir magnetic aplicat în
cotorul cărții, care la trecerea frauduloasă prin poarta magnetică
poate emite un semnal sonor/ luminos de avertizare.
◆ sistemul înregistrează, prin acțiunea bibliotecarului înscrierea și
evidența utilizatorilor, tranzacțiile de împrumut și returnare,
prelungirea împrumutului, rezervarea se realizează în meniurile
corespunzătoare ale sistemului integrat de bibliotecă.
◆ pentru împrumut se scanează permisul de acces al utilizatorului și
apoi barcodul documentelor împrumutate, care se înregistrează în
contul utilizatorului și se afișează automat termenul de restituire;
◆ tot sistemul transmite înștiințarea de restituire, când este cazul;
 ◆ pentru restituire se scanează doar barcodul documentelor;
sistemul afișează dacă se aplică amenzi, în cazul depășirii
termenului de restituire;
◆ în cazul în care documentul a fost rezervat de un alt utilizator,
sistemul emite o avertizare care conține datele acestuia;
bibliotecarul amplasează documentul în spațiul rezervat pentru
acest scop și anunță utilizatorul (telefonic/ poșta electronică);
de obicei se rezervă timp de maximum trei zile;
◆ sistemul realizează statistici;
◆ sistemul răspunde oricând la întrebările: unde se află
documentul, până la ce dată este împrumutat și cui.
➔ Sistemul de circulație bazat pe tehnologia RFID:
◆ este o tehnologie de identificare a unui obiect prin radio-
frecvență;
◆ permite securizarea documentelor din colecții, realizarea
tranzacțiilor de împrumut și verificarea rapidă a colecțiilor de
documente;
◆ permite utilizarea stațiilor de self-check, pe baza cărora
tranzacțiile de împrumut/ restituire se pot efectua direct, nu prin
intermediul bibliotecarului;
◆ transmite unde radio între un emițător și un receptor;
◆ emițătorul - o etichetă care încorporează antena și microcipul
este aplicat pe obiectul (permisul de acces al utilizatorului sau
documentul de bibliotecă) identificat printr-un număr unic și
prin date suplimentare (ex. datele bibliografice ale
documentului);
◆ receptorul (cititorul etichetei) este staționar și poate fi amplasat
în spații special amenajate sau pe biroul bibliotecarului;
◆ porțile RFID declanșează semnale acustice/ vizuale la trecerea
cu documentele prin porți, atunci când etichetele nu au fost
dezactivate (restituite/ sustrase);
◆ utilizează stații de autoîmprumut;
◆ tehnologie mai eficientă decât cea bazată pe codurile de bare:
durată de viață mai lungă, etichetele RFID pot fi rescrise,
rapiditate în execuție, autoîmprumut.
◆ dezavantaj: costurile ridicate, eliminarea elementului prosocial.
 B. Împrumutul interbibliotecar
❏ Reprezintă acea formă de împrumut prin care un document sau
părți ale acestuia, în format fizic sau electronic, sunt transmise
de la o bibliotecă la altă bibliotecă, ce nu se află sub aceeași
administrație (ISO 2789: 2013).
❏ Vezi
ORDIN Nr. 2338/5286 din 26 iulie 2004 privind aprobarea Regul
amentului pentru împrumutul interbibliotecar EMITENT
❏ De două tipuri:
❏ intern
❏ internațional
PROCEDURI ÎMPRUMUT INTERBIBLIOTECAR INTERN:
❖ Se realizează pe baza a trei formulare: A, B și C completate identic
(vezi regulament
ORDIN Nr. 2338/5286 din 26 iulie 2004 privind aprobarea Regulame
ntului pentru împrumutul interbibliotecar EMITENT
).
➢ formularul A se păstrează la biblioteca beneficiară;
➢ formularele B și C sunt transmise bibliotecii furnizoare (formularul
B însoțește documentul atât la împrumut, cât și la restituire,
pentru a putea fi identificat în orice moment; formularul C este
păstrat de biblioteca furnizoare pentru a justifica absența
documentului).
➢ se completează toate trei pentru fiecare titlu/ exemplar;
➢ în ultima rubrică beneficiarul certifică prin asumare că va utiliza
documentul doar pentru cercetare și studiu (exclus multiplicare);
➢ în cazul neonorării solicitării se restituie solicitantului toate cele
trei formulare;
➢ se pot realiza acorduri bilaterale între biblioteci;
➢ este recomandat să fie gratuit, doar taxele poștale le suportă, de
regulă, utilizatorul.
PROCEDURI ÎMPRUMUT INTERBIBLIOTECAR INTERNAȚIONAL:
❖ Regulamentul
ORDIN Nr. 2338/5286 din 26 iulie 2004 privind aprobarea Regulame
ntului pentru împrumutul interbibliotecar EMITENT
) prevede organizarea în fiecare țară a unui serviciu/ centru național
de coordonare.
➢ formulare standardizate IFLA: A, B, C, D (vezi anexa
regulamentului, art. 14);
➢ biblioteca furnizoare răspunde cererilor în termen de șapte zile/
maximum două săptămâni.
 BIBLIOGRAFIE
❏ BUTUC, Liviu. Compendiu de biblioteconomie. Buzău: Aldin, 2011;
❏ REGNEALĂ, Mircea. Dicţionar explicativ de biblioteconomie şi ştiinţa
informării : vol. 1-2. Ed. a 2 - a rev. Bucureşti: FABR, 2001;
❏ REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constanța: Ex Ponto,
2001;
❏ REGNEALĂ, Mircea (coord.). Tratat de biblioteconomie. vol. 2, partea
a II-a. București: Editura ABR, 2016.