Die Einhaltung aller Bestimmungen und Vorschriften in Bezug auf die Verkaufssteuer kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere in den USA. Jeder Bundesstaat hat seine eigene Verkaufssteuerbehörde, die festlegt, wann Unternehmen die Steuer einziehen müssen. Diese Vorschriften haben sich in den letzten Jahren mehrfach geändert und ändern sich auch weiterhin. Das macht es schwierig, zu bestimmen, wann und wo Sie bei Transaktionen Verkaufssteuer berechnen müssen.

Anhand dieses Leitfadens können Sie ermitteln, welche Kriterien für die Registrierung zur Erhebung von Steuern in den USA gelten. Auf diese Weise vermeiden Sie Bußgelder und Zinsen, die bei Nichteinhaltung der Vorschriften anfallen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie sich in den einzelnen Bundesstaaten für die Verkaufssteuer registrieren und was zu tun ist, wenn Sie derzeit zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet sind, sich aber noch nicht registriert haben. Und schließlich erfahren Sie, wie Stripe Sie bei der Einhaltung der Steuervorschriften unterstützen kann.

Wann müssen Sie sich für die Erhebung der Verkaufssteuer registrieren lassen?

In den USA müssen Sie sich in jedem Bundesstaat für die Verkaufssteuer registrieren, in dem Sie die Kriterien für den „Physical Nexus“ oder „Economic Nexus“ oder andere Anforderungen des Bundesstaats erfüllen. Für Verkäufer außerhalb des Bundesstaats ist im Allgemeinen der Economic Nexus der anwendbare Standard, um zu bestimmen, wann sie sich für die Erhebung der Verkaufssteuer registrieren lassen müssen. Die Schwellenwerte für den Economic Nexus basieren entweder auf dem Umsatz oder dem Transaktionsvolumen und gelegentlich auf beidem. In Kalifornien beispielsweise müssen Sie sich registrieren lassen und die Verkaufssteuer einziehen, sobald Ihr Umsatz aus Verkäufen an Kundinnen und Kunden in Kalifornien 500.000 US-Dollar übersteigt. In Georgia hingegen müssen Sie die Verkaufssteuer erheben, sobald Sie einen Verkaufsumsatz von mehr als 100.000 US-Dollar erzielen oder 200 Transaktionen von Kundinnen und Kunden in Georgia abwickeln.

Unterschiedliche wirtschaftliche Schwellenwerte in Kalifornien und Georgia

Die Nexus-Definitionen für die Verkaufssteuer variieren ebenso wie der Physical Nexus von Bundestaat zu Bundesstaat. Allgemein kann aber eine physische Präsenz jeglicher Art eine „ausreichende Präsenz“ (Nexus) begründen und es erforderlich machen, sich in diesem Bundesstaat zu registrieren und dort Verkaufssteuer zu erheben. Dazu können ein Büro oder ein Hauptsitz, Ausrüstung oder Angestellte in einem Staat gehören, oder sogar eine vorübergehende Präsenz wie die Teilnahme an einer Branchenmesse. Auch der Standort Ihres Warenlagers kann einen Nexus in einem Bundesstaat begründen. (Dies gilt auch für Bestände, die in einem Amazon FBA-Lager oder einem anderen Fulfillment-Center eines Drittanbieters gelagert werden.)

Beachten Sie, dass es in fünf Bundesstaaten keine im gesamten Staat gültige Verkaufssteuer gibt: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. Das bedeutet, dass Sie in diesen Bundesstaaten keine allgemeine Verkaufssteuer erheben müssen. Alaska gestattet jedoch die Erhebung von Verkaufssteuern auf kommunaler Ebene. In den meisten Fällen müssen sich Händler nur auf bundesstaatlicher Ebene für Verkaufssteuerzwecke registrieren – mit einigen Ausnahmen, die weiter unten angegeben sind.

Sobald Sie ermittelt haben, wo Sie Steuern erheben müssen, ist Ihr nächster Schritt die Registrierung bei der bundesstaatlichen oder lokalen Steuerbehörde. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Sie für die Erhebung der Steuer registriert sein müssen, bevor Sie mit der Berechnung und Erhebung der Verkaufssteuer beginnen. Beachten Sie, dass dieser Leitfaden für direkte Verkäufer bestimmt ist. Wenn Sie ausschließlich auf Marktplätzen verkaufen, sollten Sie eine Expertin oder einen Experten für Verkaufssteuer konsultieren, um festzustellen, ob Sie eine Genehmigung für die Verkaufssteuer beantragen müssen, da die steuerlichen Richtlinien für Marktplätze variieren.

In den USA sollten sich Unternehmen erst registrieren lassen, wenn sie festgestellt haben, wo sie über einen Nexus verfügen, entweder durch eine physische Verbindung, durch einen Economic Nexus-Standard oder eine andere Anforderung des Bundesstaats. Unabhängig davon, welche Art von Produkten Sie verkaufen (z. B. digitale Waren, Dienstleistungen oder physische Produkte), gilt das gleiche Registrierungsverfahren.

Wie registrieren Sie sich für eine Verkaufssteuergenehmigung in den USA?

Im Allgemeinen sind für die Registrierung zur Erhebung der Verkaufssteuer in einem Bundesstaat die folgenden Schritte erforderlich:

1. Erfassen Sie Geschäfts- und Kontaktinformationen.
   
2. Besuchen Sie die Website der Finanzbehörde Ihres Bundesstaats.
   
3. Klicken Sie auf den Abschnitt „Sales and Use Tax“ auf der Website, um Ihr Unternehmen zu registrieren.
   

Da jeder Bundesstaat über eine eigene Verkaufssteuerbehörde verfügt, müssen Sie sich in jedem einzelnen Bundesstaat für die Erhebung der Verkaufssteuer registrieren lassen, in dem Sie die Anforderungen für die Steuerregistrierung erfüllt haben. Um eine Genehmigung für die Verkaufssteuer zu beantragen, rufen Sie zunächst die Website der bundesstaatlichen Steuerbehörde auf. Den Link für die einzelnen Bundesstaaten finden Sie hier.

Für Bundesstaaten, die dem Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA) zugestimmt haben, gilt eine Ausnahme. Dieses Abkommen wurde geschlossen, um das Registrierungsverfahren für die Verkaufssteuer zu vereinfachen. Derzeit haben 24 Bundesstaaten Gesetze zur Umsetzung des SSUTA verabschiedet: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin und Wyoming. Verkäufer können sich hier für das Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) registrieren. Nach der Registrierung richten die Nutzer/innen für jeden Bundesstaat ein eigenes Konto ein und müssen sich gesondert registrieren, wenn sie in einem nicht SSUTA-konformen Bundesstaat der Verkaufssteuer unterliegen.

Wenn Sie bereits die Anforderungen für die Steuerregistrierungspflicht in einem Staat erfüllt, sich aber noch nicht registriert haben, haben Sie mehrere Optionen. Wenn der Stichtag zur erforderlichen Steuerregistrierung bereits einige Monate verstrichen ist, sollten Sie sich von einer Expertin bzw. einem Experten für Verkaufssteuer über die beste Vorgehensweise für Ihr Unternehmen beraten lassen. Die meisten Bundesstaaten unterhalten ein Programm zur freiwilligen Offenlegung, um Verkäufer bei der Begleichung früherer Verkaufssteuerverbindlichkeiten zu unterstützen. Möglicherweise können Sie an einem bundesstaatlichen Amnestieprogramm teilnehmen, um die Compliance mit den Vorschriften zu erreichen. Beginnen Sie erst mit der Steuererhebung, wenn Sie sich ordnungsgemäß bei der bundesstaatlichen oder lokalen Steuerbehörde registriert haben.

So kann Stripe Sie unterstützen

Die Bestimmung der Umsatzsteuerpflicht und der Registrierungspflicht kann sich angesichts all dieser Nuancen als kompliziert erweisen. Verkäufer, die dem „Economic Nexus“-Standard unterliegen, unterstützt Stripe Tax bei der Einhaltung ihrer Verpflichtungen und informiert sie, wenn sie auf der Grundlage ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert in Bezug auf die Steuerregistrierung für die Verkaufssteuer überschreiten.

Stripe Tax bietet bei folgenden Vorgängen Unterstützung:

• Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Anhand Ihrer Stripe-Transaktionen wird ermittelt, wo Sie zur Steuererhebung verpflichtet sind. Nach Ihrer Anmeldung können Sie unkompliziert weitere Bundesstaaten oder Länder hinzufügen. Hierzu müssen Sie Ihre bestehende Stripe-Integration lediglich um eine Codezeile ergänzen. Alternativ können Sie die No-Code-Produkte von Stripe wie etwa Invoicing mit nur einem Klick um Steuerfunktionen erweitern.
  
• Steuerliche Anmeldung: Stripe Tax enthält Links zu Websites, auf denen Sie sich registrieren können, sobald Sie in einem Bundesstaat einer steuerlichen Meldepflicht unterliegen.
  
• Automatischer Einzug der Verkaufssteuer: Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch den korrekten Steuerbetrag – ganz gleich, welches Produkt Sie anbieten und wo Sie tätig sind. Es unterstützt unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bezüglich Änderungen von Steuerregeln und Steuersätzen stets auf dem neuesten Stand.
  
• Vereinfachte Steuererklärung und -abführung: Stripe erstellt detaillierte Berichts- und Steuerübersichten zu sämtlichen Standorten. So können Sie Steuern in Rücksprache mit Ihrer Steuerberaterin/Ihrem Steuerberater oder mit einem Stripe-Partner eigenständig anmelden und abführen.
  

Je nach Ihrer Integration bietet Stripe eine Reihe verschiedener Berichte. Stripe Tax kann derzeit jedoch keine Steuern in Ihrem Namen erheben oder abführen. Für die automatische Einreichung in den USA empfehlen wir die AutoFile-Lösung von TaxJar. Für Europa empfehlen wir die Verwendung von Taxually oder Marosa. Für den Asien-Pazifik-Raum empfehlen wir Taxually.

Erfahren Sie mehr zu Stripe Tax.